El efectivo es un elemento de balance y forma parte del activo circulante.

Es el elemento más líquido que

posee la empresa, es decir, es el dinero. La empresa utiliza este efectivo para hacer frente a sus
obligaciones inmediatas.

El efectivo está formado por:

Dinero en curso legal
Cuentas corrientes o de ahorro (siendo el titular la empresa)
Cheques

Flujo de efectivo
Es un estado contable básico que suministra la información sobre cuánto efectivo queda realmente en la
empresa, después de los gastos, intereses pagados y otros pagos de capital.
Representa todos los movimientos de efectivo y equivalentes, de esta forma informa de la capacidad de la
empresa para generar efectivo y las exigencias de liquidez que tenga.

La administración de una oficina requiere de pequeños gastos diarios que se deben manejar mediante una
caja chica.

Una caja chica es un método de administración contable que permite tener a la mano una suma de dinero
determinada para realizar y controlar gastos en efectivo, por ley, menores a los dos mil pesos.

Como parte de una administración eficiente, es indispensable que se asienten cuidadosamente los gastos
cotidianos realizados, los cuales luego pueden ser agrupados en un solo rubro en los libros contables de la
empresa sin necesidad de detallarlos minuciosamente

Clasificaciones.

Activo Su clasificación se hace entendiendo al grado de disponibilidad que tiene cada uno de los elementos,
entendiéndose por esto, la mayor o menor facilidad que tiene cada elemento para convertirse en efectivo.

Como ya lo mencionamos anteriormente el activo esta constituido por los recursos o bienes económicos, propiedad
de un negocio, por lo cual se obtendrán beneficios; y variaran de acuerdo a la naturaleza de la empresa, lo podemos
clasificar en activo circulante y no circulante.

a) Circulante: El activo circulante es aquel que se forma por los bienes y derechos del negocio los cuales están
en rotación o movimiento constante, su principal característica es su facilidad de convertirse en efectivo.
Otra forma de conceptualizarlo es que está integrado por los elementos que sufren cambios de manera
continuada por la propia actividad empresarial. Los rubros que lo integran principalmente son: caja, fondo
fijo, bancos, cuentas por cobrar, clientes, deudores diversos, inventarios entre otras.

b) No circulante. Activo no circulante o fijo: es aquel que esta formado por las inversiones destinadas para el
uso de la empresa, este tipo de cuenta tiene poco movimiento, se clasifican en tangibles e intangibles. Puede
decirse que el activo no circulante es el conjunto de elementos que permanecen en la empresa durante un
periodo prolongado. Se trata de elementos adquiridos para ser utilizados, ya sean tangibles o intangibles e
inversiones financieras, cuando la empresa no piensa desprenderse de ellas Los activos tangibles son
aquellos que podemos ver y tocar, como son la maquinaria, el equipo de computo, los edificios, por
mencionar algunos. A estos activos se les depreciara hasta agotar su valor original y se dan de baja por su
venta o por que ya no son de utilidad para la empresa. El alumno deberá tener presente que en algunas
entidades se considera una clasificación adicional constituida por activos intangibles considerados como
aquellos que como su nombre lo indica no se pueden ver ni tocar por no tener materia física pero
representan valores para la empresa, estos activos se deberán amortizar anualmente hasta que
desaparezcan de libros, entre otros tenemos las patentes, los pagos anticipados, etc.
B. Pasivo. En el pasivo exigible pueden establecerse atendiendo al criterio de exigibilidad, es decir, en función de la
capacidad que tienen los elementos de pasivo de ser exigidos en un momento determinado.

a) A corto plazo. El pasivo a corto plazo esta representado por aquellas deudas que la empresa debe reintegrar en el
plazo de un año, es decir, cuyo vencimiento es igual o inferior al año. Puede denominarse también pasivo circulante.
Destacan entre ellas las deudas con los proveedores, o los acreedores comerciales, que se derivan de la compra de
bienes y servicios necesarios para desarrollar la actividad principal de la empresa.

b) A largo plazo. El pasivo a largo plazo o fondos ajenos a largo plazo son aquellas deudas que la empresa debe
reintegrar en el plazo superior al año. Entre estas deudas cabe mencionar los préstamos o empréstitos emitidos y las
deudas con otros acreedores, en todos los casos con vencimiento superior a un año. Este tipo de financiación, junto
con los recursos propios, se utiliza para financiar la estructura fija, o activo fijo, de la empresa.
Caja chica La caja chica es una cantidad de dinero que utilizan las empresas cuando tienen que hacer
frente gastos imprevistos o de emergencia que no están programados en el presupuesto de la
organización. Suelen ser gastos de pequeña cantidad y que, por tanto, pueden ser satisfechos en efectivo.
Permite resolver estas partidas de forma ágil, evitando complejidades contables mayores.

Objetivo El objetivo de la caja chica es que las empresas dispongan de liquidez ante gastos imprevistos, sin
que sea necesaria la aprobación, por parte de los responsables de la organización, de satisfacer estos
pagos. No obstante, todo gasto debe estar justificado y, por tanto, serán necesarios cheques o justificantes
que avalen el abono de estas cantidades.

Es decir, que este dinero no es de libre disposición, ni siquiera para la dirección general de la empresa.
Aunque sirve para abonar pequeños gastos, estos también deben estar justificados.

Cómo organizarla
-Determinar un monto específico de dinero para la caja chica
-Nombrar a un responsable de caja chica
-Registrar todas las salidas de dinero
-Analizar los gastos de caja chica

Cada organización debe decidir cuánto dinero va a depositar en esta caja (muchas veces de metal, con
cerradura y llave, custodiada por un empleado). Dicho importe debe ser renovado cada vez que se hace
uso de él, con el fin de que al menos siempre haya la cantidad mínima fijada por la organización.
Esta caja suele ser responsabilidad de un empleado concreto (el cajero) y deberá, por tanto, rendir cuentas
sobre la gestión de los fondos. Será su cometido pedir a los empleados un recibo, ticket o justificante para
abonar estos pequeños gastos. Además, lo ideal es que lleve un registro de todas las cantidades
entregadas, el concepto del pago (independientemente de su tamaño) y la persona a la que se le ha
abonado. En dicho registro también debe reflejarse el día del pago y el número de justificante para el
mismo. También es recomendable llevar, en ese diario, la cantidad que había al empezar la jornada, el total
de gastos pagados durante ese día y el dinero restante que, por tanto, queda en la caja chica al terminar el
día.
Dado que sirve para los pequeños gastos, es muy importante que se anoten todos (aunque sea la compra
de unas grapas), con el fin de que quede todo bien justificado y atado.
Ventajas
Contar con este recurso proporciona algunas ventajas para la gestión del día a día de las organizaciones.
Entre ellas
*Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata
*Enfrentar gastos imprevistos del negocio
*Comprobar y justificar el manejo de efectivo
*Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto
*Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto
*Confiar el control de estos desembolsos a una persona de confianza y con conocimiento del manejo
contable y administrativo de la empresa
¿Qué se puede pagar?
Entre los pagos que se pueden hacer con este monto en efectivo están:
• Papelería, consumibles y artículos de oficina
• Utensilios y productos de limpieza
• Pasajes y transporte público
• Combustible, peajes y tarifas de estacionamiento
• Materiales y mano de obra de reparaciones menores
• Suministros cotidianos, como agua purificada y café

¿Cómo llevar una caja chica?

Lo primero es designar a una persona honesta como responsable, y después asignar una cantidad que
corresponda con los movimientos de dinero cotidianos.

El óptimo manejo de caja chica requiere pedir siempre un recibo y anotar todas las cantidades entregadas
y el concepto del pago, sin importar lo pequeño que sea el monto.

El registro de caja chica se elabora diariamente y debe asentar la fecha, el nombre del responsable, la
cantidad inicial y el monto total gastado, y luego una lista en que se incluya el número de la factura o
recibo que respalda cada gasto, su concepto y la cantidad pagada.

El control de caja chica es más eficiente cuando se hace uso de vales de viáticos como Ticket Empresarial,
que facilitan el registro y justificación de los desembolsos.

Para un manejo eficiente de la caja chica, recuerda siempre que se debe usar solo para hacer frente
pequeños gastos necesarios e indispensables en la empresa y que su cuidadoso control evitará que se
convierta en una fuga de capital que puede perjudicar a la rentabilidad de la organización.

Conciliación bancaria: La conciliación bancaria es la comparación que se hace entre los apuntes contables
que lleva una empresa de sus cuentas bancarias y los ajustes que realiza el propio banco sobre esas
cuentas.

Beneficios de una conciliación bancaria

La conciliación bancaria resulta ser un proceso lento y tedioso, por lo que muchas empresas deciden
obviarlo y no realizarlo. Pero las ventajas que aporta realizar esta tarea de forma periódica son
importantes para el negocio. Los listamos a continuación:

*Mejor control de los recursos económicos El hecho de controlar periódicamente, normalmente

mensualmente, los extractos bancarios y de la contabilidad, nos permite tener un control sobre el estado
de las cuentas de la empresa. Tenemos la certeza que nuestra información contable es verídica, y por lo
tanto, refleja una imagen fidedigna del estado económico y financiero de la sociedad.

*Contabilidad al día Este proceso nos obliga a tener actualizados los apuntes contables, por lo que instaura
una dinámica de trabajo más controlada.

*Seguridad delante de una inspección

La conciliación bancaria nos permite detectar errores o desajustes en la contabilidad, e identificar su origen
para después poder solucionar el problema. Así, en caso de una inspección, podemos tener la seguridad de
que la contabilidad refleja la realidad, no hay descuadres y será más probable que no haya ningún
problema.

*Información de calidad en la toma de decisiones

La información es un recurso estratégico muy valioso. Cuanto más y mejor es la información de que
disponemos, mejores serán las decisiones que se podrán tomar. Por eso, la conciliación bancaria nos
asegura que nos basamos en una información veraz y real, además de actualizada.

Quién es el responsable de hacer las conciliaciones bancarias

La persona que tendrá que realizar mes a mes el proceso de conciliación bancaria será la misma que se
ocupa de la contabilidad. El personal del departamento contable es el que mejor conoce la situación
contable de la empresa, por lo que le será mucho más fácil detectar errores, problemas, despistes, apuntes
por pasar, etc. En caso de PYMES que tengan externalizado el departamento contable a través de una
asesoría o consultoría, se les tendrá que pedir a éstas que realicen también esta tarea, y que envíen el
resultado a la empresa para su comprobación.

Analiza los descuadres

A menudo el problema en la conciliación bancaria suele venir de errores “típicos” como, por ejemplo:
- Duplicar un apunte, por lo que el descuadre será del mismo importe que el apunte en cuestión.
- No contabilizar un movimiento, que también dará un descuadre del importe del apunte olvidado.
- Equivocarse al colocar la coma, que produce un descuadre cuyas cifras suman 9. Por ejemplo, si en vez de
12,40 € ponemos 124,0 €, el descuadre será de 111,60 €. Si sumamos los dígitos 1 + 1 + 1 + 6 = 9.
- Equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra, que al igual que el caso anterior, produce un
descuadre cuyas cifras suman 9. Por ejemplo, si en vez de 974 € ponemos 947 €, la diferencia es de 27 €, y
al sumar los dígitos 2 + 7 = 9.

Cuál es el objetivo de la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria tiene como objetivo asegurar que todos los apuntes que sean contables estén
correctamente reflejados en el saldo bancario; con el fin de verificar que no se hayan abonado a otra
cuenta. Al mismo tiempo, permite identificar tanto los depósitos contabilizados que no se han reflejado en
el banco como aquellos que se encuentran reflejados en las cuentas bancarias, pero que no se han
contabilizado.

Se trata de una tarea que se realiza periódicamente dentro de cualquier empresa. Puesto que, es un
proceso de control que permite tener un absoluto conocimiento del efectivo y del dinero que hay a
disposición. Es una forma de incentivar la correcta gestión de los recursos de la empresa. Éste
procedimiento se termina convirtiendo en un elemento imprescindible para mostrar la imagen correcta de
la compañía en lo que respecta a la tesorería; facilitando, además, la toma de decisiones gerenciales que
ayudarán con el crecimiento continuo de la empresa

Cómo es el procedimiento para realizar la conciliación bancaria?

Para poder realizar la conciliación bancaria, lo más cómodo y seguro es iniciar el proceso tomando como
base o punto de partida el saldo actual en el extracto bancario. Puesto que, es un dato que emite
oficialmente el banco; conteniendo, así, los movimientos y estado de la cuenta. Estos datos del banco von
valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa. En este orden de ideas, la estructura
de conciliación se puede presentar de la siguiente manera:
  Saldo del extracto bancario a conciliar.
 Cheques pendientes de cobro y saldo por cobrar.
 Revisión de notas de crédito no registradas.
 Consignaciones pendientes por analizar.
 Notas de débito no registradas.
 Errores en el auxiliar que deben registrarse.
 Todo lo anterior, da como resultado el saldo en libros.

El uso de las notas de crédito y débito en la conciliación bancaria…

Debemos recordar que, las notas de débito son una erogación para la empresa, puesto que una nota de
débito significa un claro ingreso para quien la emite. Bien se pueden emitir por el cobro de la cuota de
manejo de la cuenta, por la chequera u otro medio.

Las notas de crédito, por otro lado, significan un ingreso para la empresa. Puesto que, una nota de crédito
es un egreso para el banco, la cual se puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se deben restar los que disminuyen en los auxiliares y se suman aquellos que son
complementarios en los auxiliares. De esta manera, partiendo así del extracto, se termina llegando al saldo
que figura como auxiliar.
Métodos para elaborar una conciliación bancaria
Existen dos métodos para elaborar una conciliación bancaria, el Método de Saldos Correctos y el método
de Saldos encontrados, el primero es el más usado y compara el estado de cuenta con los estados
bancarios, el segundo parte de los saldos del ejercicio para realizarlo.
Método de Saldos correctos
A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y
didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo
que a continuación explicaré será igual para los dos métodos.
Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el
libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos
saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia
que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
1. Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no
asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:
1.a Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un
cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el
banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de
cuenta bancario hasta que sea cobrado.
1.b. Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no
son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de
cuenta del mes.
2. Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no
asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
2.a. Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos
de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado
en nuestros libros.
2.b. Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de
intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la
información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
2.c. Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca
fueron asentados en los libros de la empresa.
2.d. Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su
correspondiente registro.
3. Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de
equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
3.a. Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte
de la empresa, entre las cuales tenemos:
 Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
  Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o
por debajo del monto de emisión.
 Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
 Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la
empresa.
 Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y
viceversa.
 Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cargan o abonan en los libros,
pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en
diversos bancos.
 Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no
se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el
monto del mismo.

3.b. Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de
todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales
tenemos:

 Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.
 Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.
 Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no
fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
 Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero
no fueron asentados en el banco.
 Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
 Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado
de cuenta bancario.
 Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de
abonarse y viceversa.
 Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cargan o abonan
en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee
diversos clientes.

Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a
sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se
plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.
Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos
correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco
Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:

https://www.gestiopolis.com/conciliacion-bancaria-definicion-importancia-y-metodos-para-elaborarla/