Proyecto FV

PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO
DE “ASISTENCIA TÉCNICA A LA OFICINA DE PROYECTOS EUROPEOS”
Ref. BILBAO EKINTZA/2019/OPE
1. ANTECEDENTES
A finales de 2015 se puso en marcha la Oficina de Proyectos Europeos (OPE), entendida

como una unidad de trabajo ubicada en Bilbao Ekintza y dirigida a apoyar a las Áreas y
Entidades Municipales del Ayuntamiento de Bilbao en su participación en proyectos,
especialmente aquellos que aspiran a lograr financiación de la Unión Europea bien
directamente desde la propia Comisión Europea, bien indirectamente a través de alguna
otra administración u organismo gestor.
La OPE se concibe, por consiguiente, como un elemento de soporte en la búsqueda de

financiación de las Áreas y Entidades Municipales en función de los intereses y
prioridades de éstas. Es evidente que previamente a la identificación de los posibles
programas financiadores se requiere de una labor de búsqueda de la información así
como de orientación y asesoramiento para cada Área y Entidad Municipal, tarea que
recae igualmente en la OPE.
Conviene precisar que al hablar de proyectos europeos se está, en términos generales,

haciendo referencia a iniciativas que presentan una serie de características que los hacen
particularmente complejos.
 Gozan de financiación comunitaria y, por consiguiente, deben satisfacer la

normativa correspondiente (directivas y reglamentos, especialmente) además de
la legislación específica del propio organismo o fondo financiador.
 Presentan un amplio período temporal de ejecución, normalmente extendiéndose

su desarrollo durante varios años.
 Destacan por la concurrencia de diversos agentes, con frecuencia de diferentes

países.
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Desde su creación la OPE ha contribuido de manera decisiva en el acceso municipal ha
financiación comunitaria, aportando apoyo técnico en la preparación de las propuestas y
acompañando a éstas en aquellos casos en que han sido resueltas favorablemente en
los procesos de negociación con el organismo financiador correspondiente.
La positiva experiencia habida con este servicio y, la complejidad y diversidad de las

materias que quedan englobadas dentro de los proyectos europeos aconsejan a seguir
contando con un servicio externo experto en la materia.
2. OBJETO DEL CONTRATO
El objeto de la presente licitación consiste en la contratación de servicios de consultoría

especializada en el ámbito de la financiación de proyectos europeos para el Ayuntamiento
de Bilbao y sus Entidades Municipales en aquellas áreas temáticas que resulten de su
interés. Dichos servicios de consultoría se han organizado en dos categorías en función
de las necesidades identificadas:
2.1. Información, orientación y otras tareas relacionadas
2.1.1. Información
En lo que hace referencia a información esta actividad se centrará en los siguientes

aspectos:
 Líneas de financiación para actividades de las Áreas y Entidades Municipales, no

sólo relativas a las convocatorias que periódicamente puedan salir sino,
igualmente, adelantando información sobre futuras convocatorias.
 Orientación (resolución de dudas, valoración sobre la oportunidad de tomar parte

en determinados programas,…).
 Apoyo en la preparación de consultas formales o informales a las entidades

financiadoras correspondientes.
 Noticias de interés general en el ámbito de los proyectos con financiación

comunitaria. No sólo los lanzados desde la Comisión y otros organismos
dependientes de ésta o en los que aquella ha delegado la gestión sino,
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igualmente, de organismos nacionales a los que pudiese concurrir el municipio de
Bilbao en la búsqueda de financiación.
 Noticias relevantes en el marco de redes y foros (a nivel nacional y de la UE)

donde se tratan temas de interés a nivel comunitario y especialmente desde una
perspectiva urbana (como, por ejemplo, la Red de Iniciativas Urbanas).
 Seguimiento periódico de las novedades existentes en relación con el nuevo

período de programación comunitaria 2021-2027, en particular en lo que afecta a
nuevas líneas donde adscribir los proyectos con financiación comunitaria.
 Información sobre la normativa (comunitaria y nacional) aplicable a proyectos

cofinanciados y especialmente todo lo que tiene que ver con ayudas públicas,
contratación e información y publicidad, ayudando a la interpretación en aquellas
cuestiones que sean de aplicación.
 Jornadas informativas (info-days, presentaciones de programas,…).
 Identificación de proyectos donde pudiera encajar Bilbao como socio.
Las empresas licitadoras deberán detallar, en la medida de lo posible, la información a

suministrar considerándose que una mayor concreción en el tipo de información se
encuentra asociada a un mejor conocimiento de las fuentes de generación de la misma.
Igualmente, dada la variedad de temáticas que pueden ser cubiertas se valorará
especialmente una adecuada ordenación y organización de la información que facilite la
consulta de la misma. Asimismo, deberán especificar sus capacidades (pertenencia a
redes/asociaciones vinculadas a actividades de la Comisión Europea y donde se
desarrolla un papel activo; red de oficinas,…) para acceder a la información y/o acudir a
eventos de interés, especialmente los organizados en Bruselas.
2.1.2. Orientación
Bajo el concepto de orientación se hace referencia básicamente a aquellas labores no

incluidas en el epígrafe anterior y que finalmente no se concretan en la presentación de
un proyecto a una convocatoria de financiación determinada. Básicamente, podrían
encajar bajo esta categoría dos grandes tipos de actuaciones:
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 Acciones de orientación donde es precisa una dedicación que no resulta puntual:
concreción de una idea de proyecto, tratamiento de cuestiones que requieren de
una mayor dedicación o análisis, identificación de algún socio para un proyecto,
etc.
 Tareas abordadas con la idea inicial de presentar un proyecto a alguna

convocatoria de ayudas y que, por las razones que fueren, dicho proyecto no
concurre a dicha convocatoria.
2.1.3. Otras tareas relacionadas
Bajo este epígrafe se incluyen:
 Acciones de sensibilización a nivel municipal dirigidas a lograr un mayor nivel de

implicación y participación no sólo en proyectos e iniciativas con financiación
comunitaria sino en otras actividades que pudiesen permitir un mejor conocimiento
de la política comunitaria en diferentes ámbitos de interés a nivel municipal.
 Formación (talleres, seminarios, etc.) a impartir en materias de interés en el ámbito

de los proyectos europeos.
Las empresas licitadoras deberán plantear un programa de carácter anual de

sensibilización y formación dirigido a lograr un mejor conocimiento de las posibles líneas
de financiación comunitaria, así como una mayor capacitación del personal municipal en
el ámbito de los proyectos europeos.
Sin perjuicio de que en la operativa de trabajo la remisión de información a cada Área y

Entidad Municipal se limite a lo que para cada una de ellas pudiera ser relevante,
trimestralmente se deberá conformar un documento donde se recoja de manera
estructurada toda la actividad desarrollada por la asistencia técnica en materia de
información, asesoramiento y otras tareas relacionadas. Este informe se hará llegar a la
OPE.
Este servicio de información, orientación y otras actividades relacionadas se realiza tanto

a Bilbao Ekintza como a las Áreas y resto de Entidades Municipales del Ayuntamiento de
Bilbao.
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2.2. Presentación de proyectos a financiación
El servicio de consultoría adscrito a esta categoría incluye todas las actividades

relacionadas con la presentación de un proyecto a una convocatoria de ayudas,
consistiendo en las siguientes:
 Encuadramiento de la idea.
 Elaboración de presupuestos.
 Coordinación con los diferentes agentes (internos y externos) participantes.
 Búsqueda de socios.
 Elaboración de presupuestos.
 Cumplimentación del formulario de solicitud (documentación administrativa y

técnica) y su remisión al organismo correspondiente.
 Seguimiento de la solicitud y en particular el apoyo en la fase de negociación y las

diversas tareas que pudieran concurrir previas a la firma del acuerdo de
subvención.
 Subsanación de posibles requerimientos que pudiese hacerse por parte del

organismo financiador en el proceso de resolución de la convocatoria.
La participación de la asistencia técnica será a requerimiento de la OPE, pudiendo existir

proyectos donde por alguna razón no se requiriese su presencia pese a que Bilbao
Ekintza tomase parte en el mismo.
Se contempla la posibilidad de que la asistencia técnica sea dirigida a apoyar a algún

Área o Entidad Municipal (diferente de Bilbao Ekintza), siempre y cuando la temática
abordada concurra con los ámbitos de actividad de Bilbao Ekintza y, los requisitos a
cumplir por el beneficiario imposibiliten la participación de Bilbao Ekintza.
Dado que la mayor parte de las convocatorias en el ámbito de la UE sugieren o incluso

requieren expresamente que la documentación se aporte en inglés, éste deberá ser el
idioma en que se tramite la solicitud frente al organismo financiador correspondiente. En
aquellos casos en que se pudiera realizar la solicitud en castellano (caso de solicitudes a
requerimiento de algún financiador nacional), siempre que lo autorice la OPE, podrá ser
éste el idioma en que se efectúe la solicitud.
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El cálculo del precio de los servicios se determinará en función del presupuesto del
proyecto presentado, según se recoge en el cuadro adjunto:
VALORES DETERMINANTES DEL PRECIO

DE SERVICIO
PRESUPUESTO DE DEL
IMPORTE CANTIDAD PRECIO
PROYECTO
FIJO (€) VARIABLE MÁXIMO (€)
MÁXIMA
Inferior a medio millón de

0 3,00% 15.000
euros
Igual o superior a medio

millón de euros e inferior a 1 5.000 2,50% 25.000
millón de euros
Igual o superior a 1 millón de

euros e inferior a 2 millones 6.875 1,88% 37.500
de euros
Igual o superior a 2 millones

de euros e inferior a 3 8.125 1,56% 50.000
millones de euros

de euros e inferior a 4 9.375 1,38% 57.500
millones y medio de euros

y medio de euros e inferior a 10.625 1,06% 67.500
6 millones de euros

12.500 0,81% 81.250
de euros
TOTAL 333.750,00€
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Para la determinación del presupuesto del proyecto se tendrá en cuenta el papel de Bilbao
Ekintza en el mismo:
- Si Bilbao Ekintza ejerce de líder del proyecto, el presupuesto a considerar será el

del proyecto que se presente conjuntamente por todos los socios en el formulario
de solicitud.
- Si Bilbao Ekintza actúa como socio o partner de un consorcio, el presupuesto a
considerar será el correspondiente a Bilbao Ekintza en el formulario de solicitud.
Los licitadores deberán presentar en sus ofertas, mejoras a la baja de los tres conceptos
recogidos, es decir, importes fijos, porcentajes de cantidad variable y precios máximos.
3. OPERATIVA DE FUNCIONAMIENTO
La OPE ejercerá la labor de interlocución entre las Áreas y Entidades Municipales y la

asistencia técnica, especialmente en los momentos iniciales de la colaboración con cada
Área y Entidad Municipal.
4. LOCALIZACIÓN DE OFICINAS TÉCNICAS
Quienes deseen tomar parte en la presente licitación deberán contar o comprometerse a

disponer durante toda la vigencia del contrato, de una oficina técnica en el municipio de
Bilbao o en sus proximidades (a nivel provincial en Bizkaia), que le permitan gestionar
con facilidad los Proyectos en cuestión, y tener agilidad en el acceso a las Áreas y
Entidades Municipales.
Asimismo, los/as aspirantes deberán contar con una oficina en Bruselas con el fin de tener
mayor accesibilidad a la Comisión Europea.
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5. EQUIPO DE TRABAJO
En relación al equipo habitual de trabajo, las empresas deberán estar compuestas por un
mínimo de 3 personas, con una experiencia de al menos 3 años en trabajos de
preparación y presentación de proyectos a financiación comunitaria. Una de ellas deberá
ejercer las labores de interlocución con la OP y coordinar el trabajo del resto de personas.
6. METODOLOGÍA Y PLAN DE TRABAJO
El objetivo es que la OPE mantenga una actividad continuada durante todo el año, y
favorezca la presentación de proyectos a cofinanciación comunitaria, al tiempo que se
refuerce el interés y conocimiento del personal municipal en esa materia.
Para la satisfacción de las cuestiones anteriormente contempladas, las empresas

licitadoras deberán elaborar un plan de trabajo anual donde se identifiquen, al menos, las
necesidades a cubrir, el público objetivo y las tareas a desarrollar.
Por cada una de las personas que componen el equipo de trabajo se deberán detallar
aquellas propuestas exitosas (financiadas) en las que han intervenido en su preparación,
indicando en cada una de ellas lo siguiente: el volumen económico (presupuesto del
proyecto cofinanciado), el organismo y fondo financiador, el programa y la convocatoria,
la fecha de presentación y, el cliente para el que se ha elaborado.
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DE “ASISTENCIA TÉCNICA A LA OFICINA DE PROYECTOS EUROPEOS”

Ref. BILBAO EKINTZA/2019/OPE

A finales de 2015 se puso en marcha la Oficina de Proyectos Europeos (OPE), entendida

La OPE se concibe, por consiguiente, como un elemento de soporte en la búsqueda de

Conviene precisar que al hablar de proyectos europeos se está, en términos generales,

 Gozan de financiación comunitaria y, por consiguiente, deben satisfacer la

 Presentan un amplio período temporal de ejecución, normalmente extendiéndose

 Destacan por la concurrencia de diversos agentes, con frecuencia de diferentes

La positiva experiencia habida con este servicio y, la complejidad y diversidad de las

2. OBJETO DEL CONTRATO

El objeto de la presente licitación consiste en la contratación de servicios de consultoría

2.1. Información, orientación y otras tareas relacionadas

En lo que hace referencia a información esta actividad se centrará en los siguientes

 Líneas de financiación para actividades de las Áreas y Entidades Municipales, no

 Orientación (resolución de dudas, valoración sobre la oportunidad de tomar parte

 Apoyo en la preparación de consultas formales o informales a las entidades

 Noticias de interés general en el ámbito de los proyectos con financiación

 Noticias relevantes en el marco de redes y foros (a nivel nacional y de la UE)

 Seguimiento periódico de las novedades existentes en relación con el nuevo

 Información sobre la normativa (comunitaria y nacional) aplicable a proyectos

 Jornadas informativas (info-days, presentaciones de programas,…).

 Identificación de proyectos donde pudiera encajar Bilbao como socio.

Las empresas licitadoras deberán detallar, en la medida de lo posible, la información a

Bajo el concepto de orientación se hace referencia básicamente a aquellas labores no

 Tareas abordadas con la idea inicial de presentar un proyecto a alguna

2.1.3. Otras tareas relacionadas

Bajo este epígrafe se incluyen:

 Acciones de sensibilización a nivel municipal dirigidas a lograr un mayor nivel de

 Formación (talleres, seminarios, etc.) a impartir en materias de interés en el ámbito

Las empresas licitadoras deberán plantear un programa de carácter anual de

Sin perjuicio de que en la operativa de trabajo la remisión de información a cada Área y

Este servicio de información, orientación y otras actividades relacionadas se realiza tanto

El servicio de consultoría adscrito a esta categoría incluye todas las actividades

 Coordinación con los diferentes agentes (internos y externos) participantes.

 Cumplimentación del formulario de solicitud (documentación administrativa y

 Seguimiento de la solicitud y en particular el apoyo en la fase de negociación y las

 Subsanación de posibles requerimientos que pudiese hacerse por parte del

La participación de la asistencia técnica será a requerimiento de la OPE, pudiendo existir

Se contempla la posibilidad de que la asistencia técnica sea dirigida a apoyar a algún

Dado que la mayor parte de las convocatorias en el ámbito de la UE sugieren o incluso

VALORES DETERMINANTES DEL PRECIO

Inferior a medio millón de

Igual o superior a medio

Igual o superior a 1 millón de

Igual o superior a 2 millones

Igual o superior a 3 millones

Igual o superior a 4 millones

Igual o superior a 6 millones

- Si Bilbao Ekintza ejerce de líder del proyecto, el presupuesto a considerar será el

La OPE ejercerá la labor de interlocución entre las Áreas y Entidades Municipales y la

4. LOCALIZACIÓN DE OFICINAS TÉCNICAS

Quienes deseen tomar parte en la presente licitación deberán contar o comprometerse a

6. METODOLOGÍA Y PLAN DE TRABAJO

Para la satisfacción de las cuestiones anteriormente contempladas, las empresas

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