Actualmente podemos trabajar en equipo con documentos de Word en varias formas, en

esta unidad veremos herramientas de revisión como el resaltado, los comentarios y el control
de cambios, en el tema siguiente veremos cómo podemos guardar documentos desde
OneDrive y compartirlos con otros usuarios para trabajar de forma prácticamente simultánea.

Hoy día es muy frecuente el trabajo en equipo. Un documento puede ir pasando por
diferentes manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresa
grandes y también en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial, escritores,
periodistas e incluso en trabajos de estudiantes.

Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento

y poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden
realizar cambios sobre él y dejar comentarios, que posteriormente se pueden consultar para
saber quién comentó o modificó el documento original. También existe la
herramienta Resaltado que es como si marcásemos texto con un rotulador. Por último, veremos
como manejar diferentes versiones de un mismo documento mediante el control de cambios.

En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que
tienen las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la compartición de
documentos. No te asustes por lo que puede parecer a primera vista, ya que hemos introducido
todos los elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una imagen.

Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos

hacer es situarnos al inicio del documento y acceder a la pestaña Inicio y desplegar el menú del
botón Buscar para seleccionar la opción Búsqueda avanzada.

Aparece el diálogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaña Buscar y hacer clic en

el botón Más que despliega más opciones de búsqueda. Pulsamos sobre Formato y
seleccionamos Resaltar. Para comenzar la búsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como
lo hacemos de forma habitual. Nos irá encontrando los elementos resaltados del documento.

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original, pero quieres matizar o
apostillar algún concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto
de personas que comparten el texto.

Los comentarios se adjuntan al documento, pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos

expresamente a la hora de lanzar la impresión.
  

El comentario lo primero que indica es el rótulo Comentarios. A la izquierda aparece el logo

del autor y su nombre (aula Clic) y a continuación muestra el texto del comentario. En la parte
derecha aparece un triángulo que abre un desplegable con las
opciones Mover, Tamaño y Cerrar, a la derecha aparece el aspa X para cerrar el comentario. Si
colocamos el cursor encima del comentario aparece la hora/fecha en que se hizo el comentario
y un icono para contestar al comentario. Si el documento es revisado por varias personas y
queremos encontrar un comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos
accediendo al diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio, desplegando el menú Buscar y
seleccionando Ir a.…, o presionando la combinación de teclas Ctrl+I o bien F5.

Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la

lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor de entre
los que han añadido comentarios en el documento. Con los botones Anterior y Siguiente del
mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de
los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones,
modificaciones de formato o texto eliminado). Word pone el nombre y le asigna un color
diferente a cada miembro del equipo que realice algún cambio, así se les puede identificar
fácilmente. Una buena opción es trabajar en vista Revisiones simples porque así evitamos que
por cada cambio que efectuemos aparezca un texto indicando el cambio efectuado, ya que
puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de textos de revisiones.

También podemos controlar el grado de revisión desde el menú Mostrar marcas ya que

podemos elegir lo que queremos ver, basta marcarlo en la lista que se muestra, como se ve en
la imagen siguiente.

Aparte de esta opciones, tenemos todavía otra posibilidad más de mostrar la comparación:
Si queremos ver una comparción en la que aparezcan el documento original, el revisado y el
comparado, debemos abrir el desplegable Comparar, y luego en Mostrar documentos de
origen, elegimos, Mostrar ambos, como muestra la siguiente imagen. Otra forma de comparar
dos documentos es viéndolos al mismo tiempo ambos documentos el documento original y el
documento final.

Para realizar este tipo de comparación debemos seguir los siguientes pasos:
 - Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento final).

- Desde el documento original accedemos a la pestaña Vista y seleccionamos Ver en

paralelo.

Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en posición vertical
un documento al lado del otro.

Los formularios son documentos normales de Word que están diseñados con campos para
que los usuarios los completen con información, por ejemplo, un formulario para rellenar los
datos necesarios para contratar un seguro de automovil. Por lo tanto, para crear un formulario
partiremos de un documento de texto, en el que incluiremos cajas de texto o cuadros de
selección, donde el lector del documento podrá rellenar los datos que le solicitemos, de forma
parecida a como rellenábamos los documentos basados en plantillas.

Una vez creado el formulario lo podemos guardar como un documento normal o como una
plantilla. Lo más habitual es protegerlo para que sólo se pueda escribir en los campos
preparados para ello y no se pueda alterar el resto del documento. Más adelante veremos
cómo hacerlo.

Un formulario no es más que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser
rellenado por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales
que permiten introducir información de forma muy variada.

Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar
la Ficha de programador en la Cinta. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en la
pestaña Archivo. En la sección Personalizar cinta de opciones marcaremos la
casilla Desarrollador en el cuadro de la derecha que muestra las fichas disponibles.