MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ESLINGAS DE BANDA SINTÉTICA

PETROMINAL S.A.S

JHONY JUNIOR MORALES MUÑOZ

ABRAHÁN JOSÉ PÉREZ MAESTRE
KAREN LIZETH PÉREZ MAESTRE

Trabajo de grado para optar al título de Administrador de Empresas

Asesor
Dr. Miguel Ángel Medina Herrera
Ms. C. Carlos Enrique Villegas López

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA DEL NORTE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BARRANQUILLA, COLOMBIA
2018
 CONTENIDO

pág.

GLOSARIO 8

RESUMEN 9

INTRODUCCIÓN 10

1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11

1.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 11
1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 12
1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 13

2 JUSTIFICACIÓN 14

3 OBJETIVOS 15
3.1 OBJETIVO GENERAL 15
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 15

4 IMPACTOS 16
4.1 EMPRESARIAL 16
4.2 ECONÓMICO 16
4.3 SOCIAL 16

5 MARCO INSTITUCIONAL 17

6 MARCO REFERENCIAL 19
6.1 MARCO CONTEXTUAL 19
6.2 ANTECEDENTES 20

2
 6.2.1 La empresa. 20
6.2.2 Problemática. 21
6.3 MARCO LEGAL 21
6.4 MARCO INVESTIGATIVO 22
6.4.1 Importancia de los manuales de procedimientos. 22
6.4.2 Los manuales administrativos en las organizaciones pequeñas y
medianas. 23
6.5 MARCO TEÓRICO 25
6.5.1 Eslingas. 25
6.5.2 Procedimiento. 25
6.5.2.1 Ventajas de los procedimientos. 27
6.5.3 Estandarización. 27
6.5.4 Producción. 28
6.5.5 Manual operativo. 28
6.5.5.1 Tipos de Manuales Administrativos. 30
6.5.6 Manuales de Procedimientos. 33
6.5.7 Desventajas de la utilización de manuales. 35

7 DELIMITACIÓN ESPACIAL Y TEMPORAL DEL PROYECTO 36

7.1 DELIMITACIÓN ESPACIAL 36
7.2 DELIMITACIÓN TEMPORAL 36
7.3 METODOLOGÍA 36
7.4 TIPO DE INVESTIGACIÓN 37
7.5 POBLACIÓN Y MUESTRA 38
7.6 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 39
7.6.1 Investigación. 39
7.6.2 Entrevista y encuesta. 39
7.6.3 Observación directa. 40
7.7 VALIDEZ Y CONFIABILIDAD 40
7.8 DISEÑO METODOLÓGICO 45

3
8 RECURSOS DEL PROYECTO 47
8.1 RECURSOS HUMANOS 47
8.2 RECURSOS FÍSICOS Y ECONÓMICOS 47

9 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 49

10 LIMITACIONES DEL PROYECTO 51

11 DESARROLLO DEL PROYECTO 52

11.1 REALIZACIÓN Y APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS 52
11.1.1 Investigación. 52
11.1.1.1 Norma ASME B30.9. 52
11.1.1.2 Confrontación. 54
11.1.1.3 Elaboración. 55
11.1.1.4 Recomendaciones generales de presentación. 57
11.1.1.5 Revisión, aprobación, distribución e implantación. 57
11.1.1.6 Actualización. 57
11.1.2 Entrevista y encuesta. 57
11.1.3 Observación directa. 59

12 FASE DE ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Y REALIZACIÓN DEL

DIAGNÓSTICO. 62

13 DESARROLLO Y APLICACIÓN DEL PROYECTO 68

13.1 DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO 68
13.2 ANÁLISIS CONDICIONAL 69
13.2.1 Identificación de procesos y responsabilidades. 69
13.2.2 Consideraciones importantes. 71
13.3 RECOLECCIÓN DE DATOS 71
13.4 ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS 72

4
 13.4.1 Misión. 72
13.4.2 Visión. 73
13.4.3 Valores empresariales. 73
13.5 PLANTILLA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 75
13.5.1 Introducción. 76
13.5.2 Objetivo. 76
13.5.3 Alcance. 76
13.5.4 Áreas de aplicación. 77
13.5.5 Responsables. 77
13.5.6 Políticas. 77
13.5.7 Descripción del procedimiento. 78
13.5.7.1 Consideraciones. 78
13.5.7.2 Descripción de actividades. 80
13.5.7.3 Procedimiento por tipo de eslingas de banda sintética. 81
13.5.7.4 Embalaje. 85
13.5.7.5 Despacho. 85
13.5.8 Supervisión. 86
13.5.9 Formatos. 87
13.5.10 Definiciones. 88
13.5.11 Control de cambios. 88

14 CONCLUSIONES 89

15 RECOMENDACIONES 91

REFERENCIAS 93

5
 LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 6-1. Eslinga: banda de nylon 25

Figura 11-1. Esquema de manual de procedimiento 56

Figura 11-2. Entrevista con gerente, donde se obtuvo información de la empresa y

su apoyo hacia en el trabajo que se está realizando 58

Figura 11-3. Entrada de la empresa Petrominal S.A.S, no se manejan carteles

publicitarios debido a los impuestos que este generaría 60

Figura 11-4. Área de costura, donde se observa el espacio reducido y la

organización sin actividad 60

Figura 11-5. Costura de ojo invertido, operador industrial 2 60

Figura 11-6. Costura de eslinga de 2" y refuerzo en el ojo, operador industrial 1 60

Figura 11-7. Vista lateral de embalaje por 2 61

Figura 11-8. Vista de embalaje frontal 61

Figura 11-9. Esquema de orden de producción a mejorar 61

6
 LISTA DE TABLAS

pág.

Tabla 6-1. Marco legal 21

Tabla 6-2. Descripción de estructura de manual de normas y procedimientos 31

Tabla 7-1. Seguimiento de actividades 41

Tabla 7-2. Formato de entrevista para área de producción 41

Tabla 7-3. Listado de preguntas y formato base para encuesta y entrevista a

gerencia 43

Tabla 7-4. Encuesta realizada al personal de la empresa 43

Tabla 7-5. Formato para sugerencias del personal de producción y gerencia 44

Tabla 7-6. Matriz de diseño metodológico basada en investigación de marco lógico

45

Tabla 8-1. Hoja de cálculo de costos asociados al proyecto 47

Tabla 9-1. Plan de actividades a realizar 50

Tabla 12-1. Encuesta realizada al personal administrativo 63

Tabla 12-2. Encuesta realizada al personal de producción 65

Tabla 13-1. Cargos y funciones relacionados con el tema del proyecto 70

Tabla 13-2. Presentación de manual 75

Tabla 13-3. Flujograma de actividades 80

Tabla 13-4. Adaptado de Petrominal S.A.S (2018), orden de producción actualizada

87

Tabla 13-5. Registro de modificaciones 88

7
 GLOSARIO

ESLINGAS: es una herramienta elaborada con cables de acero, bandas o tiras

sintéticas de nylon o poliéster que se utilizan principalmente para sujetar y elevar
cargas. La gran mayoría consta de terminales de los mismos materiales o accesorio
como ganchos para ser fijados a la máquina de elevación o transporte.

NYLON: “el Nylon es un plástico que se mecaniza. El Nylon es un polímero de la

familia de las poliamidas y es artificial. Es un polímero semicristalino y con un buen
cuadro de propiedades mecánicas, tenacidad alta y resistencia al desgaste.”
(Mecanizados Sinc, 2017).

PROCEDIMIENTO: pasos sucesivos para alcanzar un objetivo en específico donde

se especifican las disposiciones necesarias para obtener el mismo resultado.

MANUAL: instrumento administrativo que contiene información explícita, ordenada

y sistemática para alcanzar un objetivo en donde se delegan responsables, áreas e
instrumentos utilizados para cumplir las políticas según su tipo.

IZAJE: levantar una carga a partir elemento para su traslado o ubicación en un lugar
diferente.

BANDAS: tejido de forma rectangular utilizado para la fabricación de “eslingas de

banda”, este puede estar hecho principalmente de nylon o poliéster.

8
 RESUMEN

En este documento se desarrolla un proyecto de estudiantes de noveno semestre

de Administración de Empresas con el fin de planear y ejecutar su trabajo de grado
como reglamento para adquirir el título de Administradores de Empresas. Para este
propósito se seleccionó un enfoque de fortalecimiento empresarial, donde la
empresa a intervenir es Petrominal S.A.S una empresa dedicada a la fabricación y
venta de artículos navales, industriales, petroleros y mineros, como eslingas de
izajes y amarre de cargas. Se identificaron las áreas críticas de la empresa, se
seleccionaron las áreas: comercial, logística y de costura debido a que son las de
mayor impacto para la empresa donde se plantea un problema de investigación para
dar solución a los errores de pedido, elaboración, embalaje y despacho en función
eslingas de banda sintética y crear un manual de procedimientos. Para esto se limita
la investigación temporal y espacialmente para poder cumplir con los plazos de
entrega, se describe la metodología del proyecto, los objetivos, el proceso, las
limitaciones y lo que se obtendrá en el proyecto.

Palabras clave: eslingas, manual, procedimientos, accesorios, izaje.

9
 INTRODUCCIÓN

En el último siglo, se ha venido trabajando en la optimización de las tareas. Uno de

los métodos más utilizados para esta tarea es la visión de procesos, que consiste
en identificar la secuencia de pasos para conseguir un objetivo. Organismos
internacionales como la Organización Internacional de Normalización (ISO) son
evidencia contundente de la importancia de la optimización y estandarización de los
procesos en las empresas, donde una de las mayores herramientas señaladas para
la mejora es la información documentada, a lo que hace referencia de manuales,
documentos administrativos, seguimientos, etcétera.

Las realidades vividas en las empresas legalmente constituida y en crecimiento no

son muy favorables, debido a la falta de guías de trabajo, lo que entorpece y retrasa
su crecimiento como en la empresa Petrominal S.A.S en donde no existen manuales
de procedimientos en la ejecución de sus actividades en ninguna de las áreas en
función eslingas de banda sintética, que es su mayor producto fabricado, debido a
lo anterior, se gestiona a través de un proyecto de fortalecimiento empresarial las
rutas necesarias para dar soporte documental y administrativo con el fin de obtener
mejoras en las áreas administrativa y productiva.

El manual se elaborará con base en las normas ISO 9001:2015, ASME B30.9 e
investigaciones para la implementación en la empresa donde se dará apoyo desde
la administración en el que hacer de las actividades, tareas y elementos en el control
de la producción para proporcionar un manual de procedimientos.

Este proyecto tiene como finalidad aplicar para adquirir el título de Administrador de
Empresas estipulado en el reglamento universitario. Por lo cual las limitaciones de
este documento están marcadas por sus objetivos planteados.

10
 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Las empresas como entidades con finalidades de lucro, que bridan bienes o
servicios deben tener lineamientos que favorezcan el desarrollo y la sostenibilidad
de las mismas, para esto se debe tener conocimiento pleno de lo que se ofrece en
el mercado para entregar con calidad y en el menor tiempo a los clientes.

Los diferentes sectores en Colombia se ven movidos por la dinámica económica de

los mercados, en la que las disposiciones finales de los clientes y usuarios son un
factor fundamental. Además de las prebendas, el valor agregado, y la calidad de la
atención son factores diferenciales en las elecciones finales de los consumidores;
sin dejar de lado los beneficios que tiene conocer plenamente las actividades, tareas
y/o procedimientos que tiene cada compañía.

La necesidad de tener procedimientos claros y específicos por los administradores

y/o gerentes en las organizaciones ha llevado a la realización de manuales de
procedimientos en todas las áreas o departamentos.

La empresa Petrominal S.A.S empresa dedicada en la elaboración de eslingas en

cables y bandas de nylon; además de comercializar cables, accesorios y artículos
navales ha logrado establecerse y permanecer en el mercado, brindando a sus
clientes productos con altos estándares de calidad y cumplimiento de las normas de
seguridad desde 2011 (Petrominal S.A.S, 2018). Pero debido al crecimiento de la
empresa se ha visto en la necesidad de cada vez más mejorar su sistema interno
para poder cumplir y tener orden en los procesos que se realizan. Ya se han visto
inconvenientes en la producción de su principal producto, eslingas, donde se han
evidenciado problemas en la selección del material y los procedimientos
relacionados. Por lo cual, es necesaria la implementación de una herramienta que
sirva como guía en los procesos ejecutados en función de su producto con más
reconocimiento.

11
1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Debido al crecimiento que ha venido teniendo la compañía se han presentado

algunos problemas en la etapa de producción, esto ha perjudicado mucho a la
empresa ya que se han bajado los niveles de ventas, se han perdido varios clientes
importantes y se ven reflejado en los diferentes indicadores financieros.

La empresa Petrominal S.A.S es una empresa dedicada a en la elaboración de

eslingas en cables y bandas de nylon; además de comercializar cables, accesorios
y artículos navales, la compañía ha venido teniendo algunos problemas en la parte
de producción debido a que ha tenido un crecimiento circunstancial en el mercado
y no está preparada para este crecimiento tan rápido y se han perdido varios clientes
importantes porque se le ha incumplido en sus pedidos (Petrominal S.A.S, 2018).

Debido a lo anterior, desde la parte gerencial se han venido explorando las causas
de estos problemas como son las fallas en algunos procesos logísticos y de
producción, lo que ha hecho que se demoren la entrega de algunos pedidos. La
rotación del personal en la planta también hace que falle esta fase, porque los
nuevos empleados se demoran en el aprendizaje de los procesos de elaboración
eslingas de banda sintética y no reconocen los responsables y el proceso a seguir.

Todos estos problemas han causado problemas financieros debido a que las ventas
han disminuido y con la pérdida de algunos clientes ya se escuchan voces en el
mercado que han hecho que algunos clientes hayan preferido realizar sus compras
a otras empresas del sector.

Una causa de lo anterior es la falta de manuales de procedimientos donde se

puedan agrupar los diferentes pasos a la hora de realizar un proceso determinado
para que dicho proceso pueda ser evaluado y que la rotación de personal, que es
normal en el mercado, no genere ningún retraso a la hora de realizar cualquier
proceso.

Es necesario realizar estos manuales debido a que les va a permitir involucrar a

todo el personal a la hora de alcanzar los objetivos, realizar seguimiento de los

12
procesos y con esto conocer de manera más fácil y rápida donde se están
presentando las demoras en las áreas de la empresa (EAE BUSINES SCHOOL,
2017).

1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

A partir de la descripción del problema se generaron las siguientes preguntas a

responder.

 ¿Cómo mejorar el procedimiento de pedido, elaboración, embalaje y

despacho de eslingas de banda sintética?
 ¿Cómo estandarizar los procedimientos?
 ¿Cómo hacer seguimiento de la elaboración de eslingas de banda sintética?
 ¿Cómo evitar errores de procedimientos en función eslingas de banda
sintética?
 ¿Cómo evitar accidentes laborales por defectos en el procedimiento de
elaboración eslingas de banda sintética?

De lo anterior se aumentó la densidad y se plasmó de la siguiente forma:

¿Cómo mejorar el desempeño administrativo en las distintas áreas de la empresa

Petrominal S.A.S?

Respuesta: con un manual de procedimientos de las áreas en función eslingas de

banda sintética.

13
 2 JUSTIFICACIÓN

Al elaborar este manual de procedimientos se adquirirán conocimientos importantes

a través de la implementación de técnicas de investigación de operaciones, gestión
de calidad, procesos administrativos, producción y organización y control,
principalmente, los cuales son cursos de carácter obligatorio en la institución. Lo
cual ayudará en el crecimiento profesional al generar experiencia en estas áreas.
Dando una buena imagen de las capacidades profesionales de los egresados de la
Fundación Universitaria Católica del Norte, aumentando la credibilidad en la misión,
visión y lema universitario, permitiendo mejorar el concepto sobre la educación
virtual en Colombia, y principalmente en la localidad donde se realiza este proyecto.
Además, existiría la oportunidad de generar vacantes para nuevos proyectos que
favorezcan a estudiantes que lo soliciten.

Petrominal S.A.S es una empresa que tiene reconocimiento por su experiencia,

calidad y seguridad en los productos que elabora. Por lo tanto, es indispensable
para su crecimiento empresarial tener control administrativo, por lo cual debe tener
documentados los procesos que se realizan que se plasman en un Manual de
Procedimientos. Al crear un Manual de Procedimientos tendrá la capacidad de
controlar, verificar y retroalimentar los procedimientos y así cumplir con las
especificaciones; Además, cuando haya rotación del personal, este tendrá la guía
de procedimientos para realizar correctamente la tarea asignada, lo que acorta el
tiempo de capacitación y evitará los errores en el procedimiento que pueden ser
verificados en cualquier momento, lo que disminuirá el tiempo improductivo y de
preparación que a su vez el costo final.

Al no realizarse este manual de procedimiento se incurrirá en cualquier ocasión en

el no cumplimiento de las especificaciones o lineamiento de la empresa, causando
retrasos o accidentes laborales, debido a que son productos de carga sometidos a
grandes esfuerzos que pueden fallar y poner en peligro la integridad de las personas
que se encuentran en el área de trabajo. Lo que incurrirá a demandas y pondrá en
riesgo a toda la empresa, sin olvidar que la empresa perderá toda credibilidad en
todos sus productos elaborados. Además de lo anterior, también se incurre en que
ocurran errores en la selección de materiales de elaboración, procedimientos o
punto final del proceso de despacho y, por lo tanto, que llegué al lugar equivocado.
Todo lo anterior incurrirá en el aumento de los costos.

14
 3 OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Construir el manual de procedimiento de eslingas de banda sintética que contribuya

a mejorar el desempeño organizacional y el cumplimiento de los objetivos de la
empresa Petrominal S.A.S.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Diagnosticar las condiciones actuales del procedimiento de eslingas de

banda sintética.
 Analizar las condiciones actuales para estandarizar el procedimiento de
pedido, elaboración, embalaje y despacho de eslingas de banda sintética.
 Recolección de la información de las condiciones actuales de cómo se hacen
las tareas y los elementos para poder diseñar el procedimiento.
 Presentar una propuesta del procedimiento en función de eslingas de banda
sintética con el cual se pueda mejorar el control de la producción y las áreas
encargadas.

15
 4 IMPACTOS

4.1 EMPRESARIAL

Fortalecimiento: del control de procedimientos y producción, y confiabilidad de los

productos elaborados en la empresa con el fin de patrocinarlos con seguridad y
garantizando las especificaciones requeridas para las condiciones de trabajo. Con
lo anterior y la imagen que se cree se ampliarán los clientes que confiarán en la
elaboración de los productos de la empresa; Además de posibilitar la fidelidad de
los clientes, lo que ayudará a la permanencia de la empresa en el mercado.

Con base a lo anterior y la estandarización de los procesos, se tendrá información

documentada que servirá para la implantación de un sistema de gestión de la
calidad. Esto debido a que es un deber de la organización contar con información
documentada para poder realizar sus operaciones (ISO, 2015).

4.2 ECONÓMICO

Con la creación del Manual de Procedimientos en función eslingas de banda

sintéticas se aumentará la confiabilidad de los empleados y el mercado, lo que
asegurará la permanencia de los clientes y el aumento de los mismos. Lo que llevará
a un aumento de las utilidades de la empresa.

4.3 SOCIAL

Al cumplir con los objetivos de este proyecto, se lograría aumentar la producción y

como consecuencia se requerirá mayor personal para suplir la demanda de
producción ayudando a la disminución de la tasa de desempleo de los colombianos,
y así contribuyendo a la sociedad desempleada.

16
 5 MARCO INSTITUCIONAL

PETROMINAL S.A.S

Empresa colombiana ubicada en la ciudad de Barranquilla, Atlántico de carácter

nacional-privada dedicada a la comercialización y fabricación de productos para los
sectores Marítimo, Petrolero, Industrial y Minero. Donde su principal actividad es la
fabricación de eslingas sintéticas y de cadenas. Cuenta con un mercado objetivo de
clientes con altos estándares de calidad para no comprometer la seguridad de sus
operaciones (Petrominal S.A.S, 2018).

Eslogan: soluciones en izajes y amarre de carga.

Es una empresa privada con ánimo de lucro que tiene como visión aumentar y
diversificar su portafolio con el fin de satisfacer las necesidades que su mercado
tiene, brindando producto de calidad respaldados con certificaciones, ya sea de
fabricación propia o de comercialización. Actualmente la empresa no cuenta con la
información documentada para ser plasmada, sólo existen borradores de lo que
sería la visión y organigrama de la empresa debido a que la empresa pertenece a
las pymes y se encuentra en una expansión que no se esperaba y está organizando
en aras de mejorar la gestión que está llevando a cabo.

La empresa piensa conseguir sus objetivos de expansión ampliando su capacidad

y brindando el mejor servicio de asesoría como lo está haciendo, por lo tanto, está
invirtiendo sus esfuerzos en mantener el servicio debido a su crecimiento, lo que le
está costando el mejoramiento de la parte administrativa y se están generando
inconvenientes en las tareas.

El ambiente presentado en la empresa es de total comunicación, existe una fuerte

relación formada por sus integrantes que permite la delegación de las actividades
que corresponden a otro cargo, pero que por ser una pyme le permite delegar de
esta forma actividades específicas de otros cargos.

17
Las áreas que no se involucran una con otra en la empresa son las que ejecutan
actividades financieras y las de actividades productivas. No se observa la
delegación, esto debido a que sus facultades son muy distintas entre sí y están
enfocadas en actividades incompatibles.

18
 6 MARCO REFERENCIAL

6.1 MARCO CONTEXTUAL

Petrominal S.A.S es una empresa colombiana nueva en el mercado como proveedor

de elementos de Elevación, Tracción y Amarre de cargas para los sectores
Marítimos, Petroleros, Mineros e Industrial. Contamos con un personal con
experiencia de más de 20 años en el sector, lo cual es prenda de garantía al
momento de asesorar a nuestros clientes. Nos destacamos por nuestra excelencia
en la atención a nuestros clientes y la calidad de los productos que comercializamos.

Nuestra empresa nace a comienzos de 2011 en la ciudad de Barranquilla-

Colombia, y aparece como una alternativa importante ante el surgimiento de nuevas
industrias producto de los convenios comerciales de nuestro país, como el TLC con
los Estados Unidos, y el rol tan significativo que juega la ciudad de Barranquilla
como plataforma de lanza de nuestro país Colombia y del continente suramericano
en general debido a su envidiable posición geográfica.

Estamos en un constante crecimiento día a día caracterizándonos por la

introducción de nuevos productos y líneas como las Herramientas de corte y
manuales buscando con ello lograr cubrir de mejor forma las necesidades de
nuestros clientes actuales y potenciales.

Nuestra actividad principal está dirigida a la comercialización de

elementos para Elevación, Tracción y Amarre de cargas tales como:

Eslingas Sintéticas, en cadena eslabonada, Estrobos de acero

 Accesorios de amarre e izaje
 Polipastos, Tirfor.
 Artículos marinos (Anclas, cabos de amarre, boyas, etc.)
 Herramientas manuales, de corte
 Guayas de control (Embrague, aceleración, etc.)

19
 Y en esa búsqueda de lograr cubrir las necesidades de nuestros
clientes hemos incluido recientemente en nuestro portafolio de
productos la línea de herramientas, manuales y de corte como
Pulidoras, Taladros, Pinzas, Destornilladores, Prensas de banco,
Buriles, Brocas, zunchos metálicos, etc. (Petrominal S.A.S, 2018).

6.2 ANTECEDENTES

6.2.1 La empresa. Debido a las demandas del mercado en el año 2011 la empresa
fue creada como sociedad de acciones simplificadas con el fin de suplir la demanda
que existía en el mercado, y desde entonces ha estado en crecimiento según el
aumento de demanda, debido a que su producción es a base de pedidos.

Dicha empresa se ha dedicado a la producción de cables con terminales, eslingas,

herramientas de izaje y carga, equipo de altura, la comercialización de cadenas,
ganchos de carga, entre otros productos. Todos estos especialmente en el área
portuaria.

Actualmente la empresa se encuentra en un punto clave para el crecimiento y este

no se conseguirá si no tiene en orden los procedimientos que realiza con el fin de
tener determinados los alcances de la organización para ampliar su capacidad de
producción y poder planificar su crecimiento.

La organización actualmente no consta con los requerimientos como organización

para poder fortalecer su lema y asegurar su futuro en el mercado. Esto se ve
evidenciado en la formulación de misión, visión y valores empresariales concretos
que sean reconocidas por sus empleados que día a día buscan cumplir con los
objetivos. Lo cual no se evidencia porque no se han actualizado tales elementos
empresariales.

La visión de la empresa se centra en el fortalecimiento empresarial, y este se basa

en el aumento y fidelización de los clientes. La principal estrategia de la empresa se
está enfocando en las generaciones previas de las ordenas de sus clientes, en estar

20
anticipados en los requerimientos y cumplirlos. Actualmente se está iniciando la
implementación de un software de órdenes sincronizado con el inventario para ser
más eficientes en el control de bodega. Todo esto en busca de un mejoramiento
empresarial.

6.2.2 Problemática. La empresa se ha encontrado con dificultades al no constar

con un manual de procedimientos, debido a que no tienen a la mano donde
consultar un procedimiento si están dudando de este.

Por lo cual se basan en su experiencia para realizar los procesos y se terminan

tomando decisiones no certeras que pueden: atrasar las entregas, aumentar costos
o variar las especificaciones del producto.

Durante la identificación del problema, al hacer la visita a la empresa, sucedió uno

de estos eventos mencionados, esto debido a que se escogió erróneamente un
material para la elaboración de una “malla tira cable”, esta fue una muestra de que
la empresa requería claramente la elaboración de manuales de procedimientos. Y
debido a que las eslingas de banda sintética son el producto principal de elaboración
en la empresa, se enfocó a este.

6.3 MARCO LEGAL

Tabla 6-1. Marco legal

Norma y fecha Entidad Descripción

“ISO 9001 es una norma internacional aceptada
por innumerables organizaciones y empresas
9001:2015 ISO que define los requisitos mínimos que debe
cumplir un sistema de gestión de calidad para ser
certificado.” (ISO CALIDAD 9001, 2013, pág. 1).
“Las normas y certificaciones emitidas por las
ASME juegan un papel importante para
garantizar la seguridad del público y
B30.9:2016 ASME
estandarización de cosas tan comunes como
pueden ser las tuercas y los tornillos.” (ASME,
2016).

21
 Norma y fecha Entidad Descripción
Norma técnica colombiana para eslingas de
NTC 5877:2011 ICONTEC cintas tejidas planas fabricadas con fibras
químicas para uso general.
Fuente: Elaboración propia.

La anterior versión de la norma ISO 9000 de 1994 se componía de una

serie de tres normas cuyos códigos eran ISO 9001:94, ISO 9002:94 e
ISO 9003:94, destinadas a empresas industriales que,
respectivamente, contemplasen la totalidad de operaciones, incluidas
las de diseño, que solamente tuviesen en cuenta la fabricación, o que
basasen su sistema de calidad únicamente en el análisis y los ensayos
finales de sus productos. (ISO CALIDAD 9001, 2013).

6.4 MARCO INVESTIGATIVO

Según Martin G. Álvarez Torres (1997), dice que los manuales son documentos que
integran lo sustancial de un tema de estudio, da visión integral y proporcionan
información básica y concisa sobre la materia. Es un documento administrativo
integrado por un conjunto de procedimientos interrelacionados que pueden
corresponder a un área o a la totalidad de una dependencia (pág. 70).

6.4.1 Importancia de los manuales de procedimientos. Constituyen una fuente

formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de ejecutar
un trabajo determinado,
 establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta
ejecución de un trabajo determinado,
 contribuye a dar continuidad y coherencia a las actividades de
descripción y
 delimitación responsabilidades del trabajo y proporcionan a los
jefes de los elementos necesarios para verificar el cumplimiento de
las actividades a sus subordinados. (Torres, 1997, pág. 71).

22
6.4.2 Los manuales administrativos en las organizaciones pequeñas y
medianas. En la práctica, se ha podido constatar que muchos de los organismos
sociales (sobre todo de orden público) no establecen por escrito la coordinación y
sucesión de operaciones que componen el trabajo, sin tomar en cuenta que esta es
la única manera de establecer una norma, requisito necesario para una organización
adecuada y eficiente.

La época actual se caracteriza por una concentración cada vez mayor

de capitales en las grandes organizaciones en las cuales en ocasiones
se dan las más grandes contradicciones de tipo organizacional; pero
también se está intentando promover la producción en pequeñas
empresas y cooperativas, por esta razón es inconcebible que una gran
cantidad de estos organismos se desarrollen fuera de todo control
estricto. Tal afirmación podría parecer algo excesiva si se encuadra en
un ámbito macro administrativo. Pero no ocurre lo mismo en el caso
de las organizaciones pequeñas en la que cada año se disipa
inútilmente gran cantidad de riquezas debido a la falta de una
adecuada estructura organizacional y falta de controles.

Manual de Producción: su objetivo es dictar las instrucciones

necesarias para coordinar el proceso de fabricación, es decir, la
inspección, la ingeniería industrial, y el control de la producción.

Manual de Compras: su objetivo es definir las actividades que se

relacionan con las compras, de modo que este manual representa
una útil fuente de referencia para los encargados de las compras,
especialmente cuando se presentan problemas fuera de lo común,
por ejemplo: el encargado del departamento de compras debe
adquirir una válvula esférica de importación, pero debe estar seguro
de las condiciones y especificaciones de dicha válvula. Es por ello,
que es imprescindible que se plasme por escrito el proceso de
compra que se debe seguir, definir el alcance de las compras, los
métodos a utilizar y el proceso en su totalidad.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del

trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de

23
ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al
personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para
tomar decisiones cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las

responsabilidades financieras en todos los niveles de la
administración, contiene numerosas instrucciones específicas a
quienes en la organización están involucrados con el manejo de
dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manuales generales: se refiere a todo el organismo en su conjunto,

dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

 Manuales generales de organización: Este es producto de la

planeación organizacional y abarca todo el organismo,
indicando la organización formal y definiendo su estructura
funcional,
 manual general de procedimientos: Este es también
resultado de la planeación, contiene los procedimientos de
todas las unidades orgánicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar y
 manual general de políticas: Se refiere a presentar por
escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda
la empresa, estas políticas generales establecen líneas de
guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar
de acuerdo a condiciones generales. (Joaquin, 1998, págs.
70-71).

24
6.5 MARCO TEÓRICO

6.5.1 Eslingas. “Una eslinga es un tramo de un material flexible y resistente, ya

sea textil, fabricada a partir de fibras químicas o de cables de acero.”
(ESLINGAS.NET, 2005).

Figura 6-1. Eslinga: banda de nylon

Fuente: Recuperado de CSBEAVER. Todos los beneficios de las eslingas de nylon, obtenido de:
https://csbeaver.com/blog/beneficios-eslingas-nylon/

Para qué puedo usar una eslinga: “Una eslinga puede usarse básicamente con
dos finalidades: Elevación: la eslinga se usa con sus extremos en forma de ojales,
lo que permite elevar y manejar la carga en diferentes posiciones, con ayuda de una
grúa o polipasto.” (ESLINGAS.NET, 2005).

6.5.2 Procedimiento. “Un procedimiento es una secuencia definida, paso a paso,

de actividades o acciones (con puntos de inicio y fin definidos) que deben seguirse
en un orden establecido para realizar correctamente una tarea. Los procedimientos
repetitivos se denominan rutinas.” (Riquelme, 2012, pág. 1).

25
También podemos obtener otras definiciones que amplían la descripción y definición
que nos permite tener una visión más clara de los pasos a tener en cuenta. A
continuación, se presenta una descripción clara de procedimiento.

Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece

un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en
secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de
acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en
que deben realizarse ciertas actividades. Es común que
los procedimientos crucen las fronteras departamentales. Por ejemplo,
el procedimiento de tramitación de pedidos de una compañía
manufacturera involucrará casi indudablemente al departamento de
ventas (a causa del pedido original), el departamento de finanzas (para
la confirmación de la recepción de fondos y la aprobación de crédito al
cliente), el departamento de contabilidad (para el registro de la
transacción), el departamento de producción (dado que el pedido
implica la producción de bienes o la autorización para extraerlos del
almacén) y el departamento de tráfico (para la determinación de los
medios y ruta de transporte para su entrega). Bastarán un par de
ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y políticas. La
política de una compañía puede conceder vacaciones a los
empleados; en los procedimientos establecidos para la
instrumentación de esta política se determinará un programa de
vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán
métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los
registros para asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones
y se explicitarán los medios para solicitar vacaciones. (Koontz, 2008,
pág. 568).

Podemos encontrar que la definición de procedimientos enmarca características de

seguimiento que genera control en los pasos que se ejecutan, facilitando la
supervisión en las empresas y permitiendo la optimización de las tareas que se
realizan.

26
6.5.2.1 Ventajas de los procedimientos. Facilita la uniformidad de control con el
cumplimiento de la rutina de trabajo sin permitir arbitrariedad,
 permite evaluar la operatividad de las unidades de negocios,
 facilita las labores de las auditorias,
 es de gran ayuda para el entrenamiento de personal nuevo dentro
de la empresa,
 controla los procedimientos de manera ordenada según los puestos
de responsabilidad facilitando la reingeniería de los procesos,
 interviene en la consulta del personal de trabajo. (PAC.COM, 2010,
pág. 1).

6.5.3 Estandarización. “La Estandarización permite la creación de normas o

estándares que establecen las características comunes con las que deben cumplir
los productos y que son respetadas en diferentes partes del mundo.” (GOB.MX,
2010, pág. 1).

La estandarización es el proceso que permite definir normas, lineamientos y

secuencias de procesos, productos o servicios con el fin de determinar
características en común y para detallar un modelo a seguir. Está actividad también
es realizada con el fin de general un concepto común que se respeta
internacionalmente en la elaboración de ciertos productos, lo que genera confianza
a la comunidad internacional. Esto quiere decir que será la misma forma de hacer,
fabricar en México, Estados Unidos, China, o en cualquier otra parte del mundo
(GOB.MX, 2010, pág. 2).

“La estandarización es una actividad técnica especializada que ofrece muchos

beneficios a la sociedad mexicana; permite que las empresas puedan acceder a
mercados internacionales, contribuye a la reducción de costos de producción y
facilita el avance en la tecnología”. (GOB.MX, 2010, pág. 3).

Las ventajas de tener elementos que estandaricen nuestros procesos son:

 “Preservar y compartir el conocimiento,

 proveer una forma de medir el desempeño,
 los clientes podrán encontrar el mismo servicio en cualquier sucursal,

27
  oportunidad de capacitar a los equipos de trabajo y
 crecimiento del punto de venta (cierre).” (SHOPOLOGY360, 2016, pág. 4).

6.5.4 Producción. “Es un proceso que busca obtener un producto específico

mediante la combinación de ciertos ingredientes o medios de producción,
identificados bajo tres categorías: tierra, trabajo, capital.” (BANCO DE LA
REPÚBLICA, 2013, pág. 1).

Según su naturaleza, estos tres recursos, insumos o factores de producción se

identifican, así:

 “Recursos naturales económicamente explotables o bienes que no pueden

ser producidos por el hombre, sino que son aportados directamente por el
medio,
 población o trabajo humano y
 recursos producidos por medio del uso de una tecnología.” (BANCO DE LA
REPÚBLICA, 2013, pág. 2).

La relación entre las calidades y cantidades de factores que se utiliza

para obtener un producto, y la cantidad y calidad de producto que se
obtiene, dependen de la técnica que usa el productor al combinar los
factores, la cual es, a su vez, el resultado de sus experiencias y
conocimientos. A esa relación y combinación se le da el nombre de
función de producción. (BANCO DE LA REPÚBLICA, 2013, pág. 3).

6.5.5 Manual operativo. “Un manual operativo es una herramienta de apoyo para
el funcionamiento del negocio y un instrumento de medición que permite asegurar
la calidad en los procesos y las técnicas para su buena ejecución.”
(ENTREPRENEUR, 2017, pág. 1).

Para conseguirlo con éxito son ocho los puntos que debes cuidar y
seguir:

1. Antes de iniciarlo es importante que definas la estructura que

tendrá éste mismo. Cada concepto requiere de características

28
 específicas y particulares, tales como el lenguaje, ejemplos
gráficos, etcétera.
2. Es indispensable saber que no todo el manual lleva la misma
redacción, ya que hay segmentos que van dirigidos al ejecutor
del proceso, o bien, al operador de la franquicia, de ahí la
necesidad de identificar plenamente quiénes serán los
usuarios del manual para utilizar el lenguaje y el contenido
correctos.
3. Una vez que identificaste al usuario de un manual, tienes que
definir si vas a hacer un documento por puesto, área o para
toda la organización. Esta clasificación te permitirá saber si
necesitas elaborar sub-manuales o guías operativas para
cada caso.
4. No olvides definir las políticas que van a delimitar el
desempeño de cada individuo, determinado los factores que
es necesario medir y evaluar en la operación cotidiana, tanto
del propio franquiciatario como la del franquiciante.
5. Identifica y selecciona los principales procesos del negocio,
que habrás de plasmar en los documentos. Ten en cuenta que
sólo deben contener la información que requiere el usuario.
6. Redacta el manual de una manera ágil, dinámica, concreta y
accesible. Incluye elementos gráficos y muy visuales, pues
puede ser mucho más entendible mostrar imágenes de la
preparación de una pizza, que redactar un recetario de varias
hojas.
7. No caigas en lo obsoleto. Para que una franquicia sea
rentable, no sólo deben revisarse los manuales operativos al
menos una vez al año, sino también hay que realizar los
cambios que sean necesarios dentro de la propia estructura,
pues no es lo mismo satisfacer las necesidades de un
consumidor de hace 15 años a un actual.
8. No olvides que debes empezar por organizar tu empresa. Así
como existen los manuales operativos para el franquiciatario,
también deben de existir para el franquiciante. Este
documento recaba toda la información del proceso comercial,
legal y técnico que conlleva su negocio. Sirve como una guía
para llevar de la mano primero a su propia empresa y segundo
a sus franquiciatarios. (ENTREPRENEUR, 2017, pág. 2).

29
6.5.5.1 Tipos de Manuales Administrativos. Entre los tipos de manuales más
utilizados se encuentran:

1. Manuales de Organización
2. Manuales de Políticas
3. Manuales de Normas y Procedimientos
4. Manuales para Especialistas
5. Manual del empleado
6. Manual de contenido múltiple.
7. Manuales de finanzas
8. Manuales del sistema

A continuación, se describen las principales características de algunos manuales

relacionados con el tema de este proyecto.

 Manual de Normas y Procedimientos. “Es la expresión analítica de los

procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento
básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.”
(MARCIACHUQUI, 2012).

Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual

de estas características:

Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la

secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la
organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los
cuales los mismos se desenvuelven.

Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que

circulan dentro de los circuitos administrativos.

30
 Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera gráfica,
que se conocen también como diagramas de procedimientos.
Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de
instrumentos administrativos tienen por objeto:

 Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las

operaciones a cargo de la organización, los puestos o unidades
administrativas que intervienen, precisando su participación en
dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de
las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración.
 Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.
 Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de
funciones. (MARCIACHUQUI, 2012).

 Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos.

Tabla 6-2. Descripción de estructura de manual de normas y procedimientos

CONTENIDO DESCRIPCIÓN
Introducción.
Contenido Instructivo de Uso.
Tabla de contenido
Identificación de la empresa (razón
Capítulo I social, actividad económica, dirección,
tecnología).
Sección a Reseña histórica.
Objetivos generales y específicos de la
empresa.
Misión.
Sección b Visión.
Valores.
Objetivos generales y específicos de la
empresa.

31
 CONTENIDO DESCRIPCIÓN
Organigrama general.
Funciones de las unidades
organizativas.
Sección c
Organigrama específico del área del
manual.
Descripciones de cargos.
Objetivos del manual.
Sección d
Política de calidad de la empresa
Normas generales del manual.
Capítulo II
Normas técnicas del manual.
Objetivo del procedimiento.
Norma técnica del procedimiento.
Capítulo III
Procedimiento (playscript).
Flujograma.
Fuente: Elaborado con base en MARCIACHUQUI. (Mayo de 2012). Importancia de los manuales.
Obtenido de MARCIACHUQUI: http://marciachuqui.blogspot.com/2012/05/importancia-de-los-
manuales.html

 Manual para Especialistas. “Es aquel que agrupa normas, pautas e

instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de
actividades o tareas como, por ejemplo: manual del vendedor o compendio
de la secretaria.” (MARCIACHUQUI, 2012, pág. 1).

“La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es

recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo
suficientemente grande como para justificarlo.” (MARCIACHUQUI, 2012,
pág. 2).

“El objetivo básico perseguido con su preparación es el de entrenamiento y

capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta
para la realización de las tareas asignadas.” (MARCIACHUQUI, 2012, pág.
3).

32
  Manual de Contenido Múltiple. “Ya se ha visto que un manual puede
contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no
resulten siempre bien definidos.” (MARCIACHUQUI, 2012, pág. 1).

La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar

diseñados intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la
preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos
requisitos indispensables para asegurar su éxito:

 Manifestación clara de las normas generales de la empresa y

 comprensión total de la organización básica de la misma.
(MARCIACHUQUI, 2012, pág. 2).

“Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de

procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no
son, claramente firmes y comprensibles.” (MARCIACHUQUI, 2012, pág. 3).

6.5.6 Manuales de Procedimientos. “Es un documento en el que se compilan o

agrupan los diferentes procedimientos necesarios para completar una tarea,
teniendo como fin establecer una adecuada comunicación a los actores
involucrados que les permita realizar sus tareas en forma ordenada y sistemática.”
(RISSOLUTIONS, 2013, pág. 4).

Existen diversos autores que definen los manuales de procedimientos ejemplo de

esto es que según A. Reyes Ponce (1988), es un folleto o libro de uso sencillo y
manejable realizado sistemáticamente para orientar y describir las actividades del
personal de la organización (RISSOLUTIONS, 2013, pág. 5).

De lo anterior hay que resaltar se describe como folleto o libro, características

primordial son documentos escritos diferencia cuando se habla de procedimiento
que en si describe un acto o acción no necesariamente documentado. Es así como
Graham Kellog, indica que un procedimiento se debe estipular apropiadamente el
plan a ejecutar del trabajo, actividad o procedimiento que se describe. Queda claro
entonces, que el Manual de Procedimientos les otorga la formalidad necesaria a las

33
tareas o las actividades siendo fuente principal para guiar a los responsables y
lograr los objetivos eficazmente (RISSOLUTIONS, 2013, pág. 5).

De lo anterior se infiere que, la característica sobresaliente del Manual de

Procedimientos la constituye el hecho de que es un documento escrito, a diferencia
del Procedimiento en sí que está representado por la acción material. Es así como
Graham Kellog, indica que “Un procedimiento por escrito significa establecer
debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”. Queda claro
entonces, que el Manual de Procedimientos les da a los procedimientos realizados
(que no necesariamente establecidos), un carácter formal u oficial para una
determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en
la consecución de un resultado eficaz y eficiente (RISSOLUTIONS, 2013, pág. 6).

Por lo anterior, la elaboración de Manuales de Procedimientos dentro

de la institución o empresa es una función de los directores, gerentes
y demás personas con autoridad para la toma de decisiones,
conducentes a mantener bien informados a los colaboradores sobre la
forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así,
confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero sirven, a la
vez, como un instrumento de rendición de cuenta acerca de qué,
cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son
responsabilidad de cada funcionario.

Sin perjuicio de la descripción específica de los pasos a seguir para

cumplir con tareas específicas, los Manuales de Procedimientos
deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el
buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles
podemos mencionar.

1. Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos,

relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas
institucionales,
2. propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes
colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún
inconveniente,

34
 3. evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador
para detectar omisiones,
4. propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de
una mayor eficiencia administrativa,
5. facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la
institución,
6. permite la integración de todos los colaboradores, así como la
funcionalidad integral del personal,
7. propicia el ahorro de esfuerzos y recursos y
9. es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del
Control Interno. (RISSOLUTIONS, 2013, págs. 7-9).

6.5.7 Desventajas de la utilización de manuales. Constituyen una herramienta,

pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan
presentar,
 si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez,
 incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de
lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la
misma es notoria,
 muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por
todos los integrantes,
 algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día y
 existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación
y rigidez. (PAC.COM, 2010, pág. 2).

35
 7 DELIMITACIÓN ESPACIAL Y TEMPORAL DEL PROYECTO

7.1 DELIMITACIÓN ESPACIAL

El proyecto se elaboró en la ciudad de Barranquilla, Atlántico en la empresa

Petrominal S.A.S con NIT. 900.405.736 – 6 ubicada en la calle 72 No. 66 – 87. Es
una empresa con personal de más de 20 años de experiencia en el sector, lo que le
da garantía al momento de asesorar a sus clientes. La ciudad de ubicación facilita
el mercado donde labora la empresa debido a que el departamento del Atlántico fue
quien tuvo el primer puerto en Colombia inaugurado en 1893 hasta 1943 y estuvo
ubicado en el municipio al cual debe su nombre “Puerto Colombia”; además de los
avances en industria e infraestructura que ha tenido la ciudad con el fin de mejorar
su sector industrial permitiéndole volver a la creación de un puerto en Barranquilla
“Puerto de Barranquilla” inaugurado en 1936 (Puerto de Barranquilla, 2018).

7.2 DELIMITACIÓN TEMPORAL

La duración de este proyecto fue de 4 meses en donde se realizó las plantillas del
manual de procedimiento en función eslingas de banda sintética que cumpla con los
requerimientos de un manual de procedimientos y sea aceptado por la empresa.

Las tareas de reconocimiento para la elaboración del manual de procedimientos se

realizaron en el área de logística, comercial, costura e investigación en bases de
datos reconocidas y fuentes confiables de investigación (por ejemplo: ISO, ANSI, E-
Libro, etc.).

7.3 METODOLOGÍA

La implementación de la metodología fue de tipo cualitativo, esto se debe a que

para la realización de un manual de procedimientos se requiere recolectar
información de los diferentes sectores de la empresa y así constituir una guía
general, en nuestro caso, en función eslingas de banda sintética. Donde dicha

36
información varía según la fuente, lo que la clasifica en este grupo debido a su
diversidad no cuantitativa. Además, para este proyecto no se tomaron decisiones
con base en información de tipo cuantitativo. Por último, se identificó las diferencias
entre secuencia de elaboración de cada tipo de eslingas y construir el
procedimiento. En ningún momento de la metodología planteada ha requerido de
datos cuantitativos, por lo cual nos define la metodología por sí misma.

La población de estudio del proyecto fue el área comercial, logística, gerencia y

costura, que son los principales responsables de definir el procedimiento en función
eslingas de banda sintética. La validez y confiabilidad de la información recolectada
en un enfoque cualitativo, ha sido juzgada a tal punto de llamarla “pseudociencia”
por fundamentalistas metodológicos que sólo apoyan la investigación cuantitativa.
Pero la realidad es que estos enfoques no se pueden juzgar debido a que los dos
sirven para situaciones diferentes en donde sólo una de ellas es aplicable. Debido
a que cada vez es más difícil encontrar las respuestas a las problemáticas
presentes, se ve en la necesidad de buscar opiniones diferentes a partir de los dos
enfoques, es así como nace el enfoque mixto en la investigación donde tanto el
cualitativo como el cuantitativo se apoyan para dar respuestas a las problemáticas
a pesar de los conceptos que los fundamentalistas metodológicos generan ante esta
situación (Levano, 2007, pág. 7).

El instrumento de recolección de datos se hizo a partir de entrevistas e investigación

visual en el área de trabajo de la empresa de tal forma que se tenga seguridad de
que la entrevista está acorde con la realidad y tomar las distintas correctivas en el
proceso. A causa de lo anterior, “el diseño metodológico del proyecto es de tipo
investigación-Acción” (Levano, 2007, pág. 2). El análisis de las variables e
indicadores están basados en la información recolectada a partir de la identificación
de repetición y secuencia en los procedimientos y recomendaciones de las distintas
áreas de estudio.

7.4 TIPO DE INVESTIGACIÓN

La investigación es de tipo cualitativa: Investigación-Acción. Como primera medida

se han realizado búsquedas de investigaciones anteriores sobre la creación de
manuales de procedimientos, lo cual es evidenciado en el marco de referencias del

37
presente proyecto. Esto con el fin de tener un conocimiento previo a la realización
del proyecto.

Como segunda medida, a partir de encuestas se evidenció la posición de cada uno

de los miembros involucrados en la muestra y se entendió la situación actual en la
cual se encontraban desde diferentes puntos de vista. Lo que sirvió para informar a
los diferentes participantes los temas relacionados con el proyecto.

Como tercera medida, a partir de entrevistas se mostró la posición de gerencia y se

identificaron los pasos que cada área expone que se hace, esto con el fin de
identificar las diferencias entre estas áreas y por qué se dan estas diferencias con
el fin de que impacten de mejor forma al procedimiento.

Como cuarta medida se realizó la documentación por medio de mecanismos de

grabación de video y/o audio los procedimientos y se verificó con la información
obtenida en la entrevista. A partir de los resultados obtenidos se hizo las respectivas
correcciones y socializaciones con las áreas de trabajo.

El motivo de todo lo anterior es recolectar toda la información disponible para su

confrontación y que las medidas tomadas sean las óptimas para la empresa donde
se está realizando el proyecto.

7.5 POBLACIÓN Y MUESTRA

La población es la empresa Petrominal S.A.S, la muestra es por conveniencia con

enfoque cualitativo en las áreas de gerencia, logística, comercial y costura. En la
gerencia encabezada por su gerente y las demás por sus empleados,
principalmente 2 operarios industriales y un auxiliar de logística. En donde la
empresa tiene 14 empleados en total y la muestra no probabilística (no aleatoria)
tomada de forma tentativa principal será 3 y total de 8 debido a que la población es
finita, la empresa pertenecer a las pymes y en este tipo de estudio no es importante
la magnitud de la muestra. Además, debemos señalar que la muestra en las
investigaciones cualitativas están sujetas a cambio por parte del investigador según

38
sea el ambiente estudiado, rescatando que en estos casos no se busca generalizar
los resultados, sino entender el problema estudiado y resolverlo (Hernández
Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2014, págs. 382-390).

7.6 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Los instrumentos de recolección de información son: grabación de video y audio.

Además de medios escritos. Estos instrumentos son los necesarios para el
desarrollo de este proyecto. Las técnicas de recolección son:

7.6.1 Investigación. Se investigar en bases de datos confiables sobre el diseño e

implementación de manuales de procedimientos en empresas.

Esto con el fin de llevar una guía referente y darle solidez al proyecto, de esta forma
se evitará incurrir en errores; facilitando el cumplimiento de los objetivos del
proyecto.

7.6.2 Entrevista y encuesta. Las entrevistas se enfocarán al personal incluido en

la muestra poblacional principal y las encuestas a la muestra total para identificar
las diferentes interpretaciones que se dan desde su perspectiva y las cuales son
normales en enfoques cualitativos; además, se generará un formato con el fin de
identificar sugerencias del resto del personal.

La divergencia entre las respuestas en enfoques cualitativos es la característica

criticada por varios autores, en donde cada uno de ellos expone formas diferentes
de evitar el sesgo. Sin embargo, sigue siendo un enfoque caracterizado por obtener
buenos resultados en este tipo de ambientes (Levano, 2007, pág. 5).

39
7.6.3 Observación directa. A partir de la observación del proceso de pedido,
elaboración, embalaje y despacho de eslingas de banda sintética se identificarán
las variables que en la práctica realmente existen.

Esta se realizará a las áreas de: costura, logística, comercial y gerencia, incluyendo
a cada uno de los empleados involucrados en la muestra principal mientras se
realicen eslingas de banda sintética por lo menos una vez.

7.7 VALIDEZ Y CONFIABILIDAD

Los instrumentos de recolección de la información requerida se hicieron con base

en entrevistas mediante grabaciones en audio y/o videos y medios escritos. En
estos se plasmó, escuchando y evidenciando como es el proceso, por lo que se
tendrá evidencia de la búsqueda de los objetivos planteados.

Con estas encuestas se busca recolectar y analizar las percepciones de los

empleados en cuanto a la información entregada al momento de su ingreso a la
organización con respecto a las políticas y procedimientos, que nos lleve a
diagnosticar las condiciones actuales mientras se valida la disponibilidad de los
estos en el desarrollo de dicho proyecto.

La entrevista y encuesta tendrá como tema principal los procedimientos para las
eslingas de banda sintética. Por lo cual el esquema de preguntas de apoyo de
elaboración propia será el mostrado en las Tabla 7-1 a Tabla 7-5.

40
Tabla 7-1. Seguimiento de actividades

FORMATO DE SEGUIMIENTO
Petrominal S.A
NIT 900.405.736-6 Fecha
Nombre Cargo
Actividad Detalles
SECUENCIA ANOTACIONES

Fuente: Elaboración propia.

Tabla 7-2. Formato de entrevista para área de producción

ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE PRODUCCIÓN DE LA

EMPRESA

Petrominal S.A.S
NIT 900.405.736-6 Fecha
Nombre Cargo RESPUESTAS
N° CUESTIONARIO
¿Ha tenido inconvenientes en los procesos de
1 SI NO
producción de eslingas?
Falta de
2
Si lo anterior fue correcto, ¿cuál cree que fue el Manual
principal causante? Error
3 Otros
H/no
¿Se le realizo inducción al momento del ingreso a la
4 SI NO
empresa?
¿Tiene conocimiento de la misión, visión y valores
5 SI NO
corporativos de la organización?
¿Se le hizo entrega de información escrita de los
6 SI NO
procesos de producción?
7 ¿Tiene conocimiento de gestión de calidad? SI NO
8 ¿Tiene documentado el proceso que ejecuta? SI NO
9 ¿Maneja manual de políticas internas? SI NO
¿Tiene conocimiento en elaboración de
10 SI NO
procedimientos?

41
 ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE PRODUCCIÓN DE LA
EMPRESA

Petrominal S.A.S
NIT 900.405.736-6 Fecha
Nombre Cargo RESPUESTAS
N° CUESTIONARIO
¿Cree necesario la implementación de un manual de
11 SI NO
procedimientos?
¿Estaría dispuesto en participar en la
12 documentación de los procesos en los cuales usted SI NO
interviene?
¿Está dispuesto a suministrar información del
13 SI NO
proceso de producción?
14 ¿Tiene conocimiento de inicio y culminación de la SI NO
elaboración de eslingas de banda sintética?
15 ¿Se han realizado algunos cambios al proceso de SI NO
producción desde que inició en la empresa?
16 ¿Se han documentado los cambios realizados en los SI NO
procedimientos de la producción?
¿Está dispuesto a suministrar información relevante
17 de acuerdo a su perspectiva que aporte mejoras en SI NO
la elaboración del producto final?
¿Cree que le hace falta algo al proceso de
18 SI NO
producción de eslingas de banda sintética?
19 Si lo anterior fue correcto, ¿Qué es?

Regul
20
¿Cómo es la comunicación con su jefe inmediato? Buena ar
21 ¿Qué requiere el almacén de producción?

22 ¿Cuál es la secuencia de elaboración de eslingas?

Fuente: Elaboración propia.

42
Tabla 7-3. Listado de preguntas y formato base para encuesta y entrevista a gerencia

Petrominal S.A.S
NIT 900.405.736-6 Fecha
Nombre Juan Carlos Mendoza Cargo Gerente RESPUESTAS
CUESTIONARIO
¿Ha tenido inconvenientes en los procesos de producción
SI NO
de eslingas?
Falta de Manual
Si lo anterior fue correcto, ¿cuál cree que fue el principal
causante? Error
Otros
H/no
¿Cree necesario la implementación de un manual de
SI NO
procedimientos?
¿Está dispuesto a suministrar información del proceso de
SI NO
producción?
¿Está dispuesto a invertir en el proyecto? SI NO
¿Aceptaría informa a sus empleados sobre el proyecto? SI NO
¿Acepta la grabación de los procesos exclusivamente para
SI NO
el proyecto?
¿Su empresa maneja manual de políticas internas? SI NO
¿Tiene documentado su misión, visión y valores
SI NO
corporativos?
¿Tiene documentado los procesos en su empresa? SI NO
¿Tiene conocimiento de elaboración de procedimientos? SI NO

Fuente: Elaboración propia.

Tabla 7-4. Encuesta realizada al personal de la empresa

ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE LA EMPRESA

Petrominal S.A.S
NIT 900.405.736-6 Fecha
Nombre Cargo RESPUESTAS
N° CUESTIONARIO
¿Han tenido inconvenientes en los procesos para
SI NO
1 la producción?
2 Falta de Manual

43
 ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE LA EMPRESA

Petrominal S.A.S
NIT 900.405.736-6 Fecha
Nombre Cargo RESPUESTAS
N° CUESTIONARIO
Si lo anterior fue correcto, ¿cuál cree que fue el
Error Otros
principal causante?
¿Al momento del ingreso a la empresa se le
3 realizo inducción de acuerdo a sus actividades por SI NO
ejecutar?
¿Tiene conocimiento de la misión, visión y valores
4 SI NO
corporativos de la organización?
5 ¿Tiene conocimientos de las políticas internas? SI NO
¿Tiene claro el proceso para la producción de la
6 SI NO
empresa en la que labora?
¿Cree necesario la implementación de un manual
7 SI NO
de procedimientos?
¿Cree que le hace falta algo al proceso que
8 SI NO
ejecuta en la empresa?
9 Si lo anterior fue correcto, ¿Qué es?

10 ¿Cómo es la comunicación con su jefe inmediato? Buena Regular

11 ¿Qué instrumento requiere en su área?

Fuente: Elaboración propia.

Tabla 7-5. Formato para sugerencias del personal de producción y gerencia

FORMATO DE SUGERENCIAS
Petrominal S.A
NIT 900.405.736-6 Fecha
Nombre Cargo
Actividad Detalles
SUGERENCIA ANOTACIONES

Fuente: Elaboración propia.

44
Es primordial tener claro que en la investigación cualitativa no se aplican
estadísticas para obtener los resultados, más su investigación se basa
principalmente en la selección de ambientes, recolección de datos y la generación
de análisis e hipótesis para los diferentes ambientes. En este sentido, la prospectiva
se relaciona con la investigación cualitativa, porque establece escenarios posibles.
La herramienta más poderosa de la investigación cualitativa son las anotaciones en
el área de investigación y así se ceñirá esta investigación (Hernández Sampieri,
Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2014, pp. 357, 370-371).

Dentro del contexto de la investigación cualitativa es propicio tener algunas

respuestas listas para la muestra escogida. Se estará preparado después de la
respectiva investigación del caso. Por esta razón se recomienda una revisión teórica
del tema y por lo cual se realiza el marco teórico (Hernández Sampieri, Fernández
Collado, & Baptista Lucio, 2014, pág. 367).

7.8 DISEÑO METODOLÓGICO

Tabla 7-6. Matriz de diseño metodológico basada en investigación de marco lógico

Construcción del manual de procedimiento de eslingas de banda sintética que contribuya a

mejorar el desempeño organizacional y el cumplimiento de los objetivos de la empresa
Petrominal S.A.S.
Fases Objetivo específico Resultados Actividades Medios/Fuente de
esperados Verificación
I Diagnosticar las Recolección de Discusión de  Realización
condiciones actuales información para el actividades con entrevista
del procedimiento de inicio de la gerencias,  Diligencia de
eslingas de banda identificación. generación de cuestionario
sintética. calendario y  Medios de
revisión de grabación.
funcionamiento  Presentación de
organizacional. documentación.

II Analizar las Reordenamiento y Inicio de análisis  Medios de

condiciones planteamiento de de datos, grabación.
actuales para las actividades, confrontación con  Resultados del
estandarizar el tareas y elementos investigación y análisis de
procedimiento de en función eslingas discusión con condiciones.
pedido, elaboración, de banda sintética. gerencia.

45
 Construcción del manual de procedimiento de eslingas de banda sintética que contribuya a
mejorar el desempeño organizacional y el cumplimiento de los objetivos de la empresa
Petrominal S.A.S.
Fases Objetivo específico Resultados Actividades Medios/Fuente de
esperados Verificación
embalaje y  Lista de
despacho de funciones y
eslingas de banda responsables.
sintética.
III Recolección de la Identificación de las Identificar la  Medios de
información de las condiciones información de las grabación.
condiciones actuales de cómo tareas realizadas  Presentación de
actuales de cómo se se hacen las tareas para los elementos información de
hacen las tareas y y elementos. obtenida en la tareas.
elementos para empresa.  Listado general
poder diseñar el de tareas.
procedimiento.
IV Presentar una Plantillas de Listado final de  Plantillas de
propuesta del manual de procesos para el manual de
manual de procedimientos. pedido, procedimientos
procedimiento en elaboración, de en función
función de eslingas embalaje y eslingas de
de banda sintética despacho, banda sintética.
con el cual se pueda implementación de
estandarizar el formato,
control de la presentación y
producción y las aceptación por
áreas encargadas. gerencia.
Fuente: Matriz de diseño metodológico basada en la Metodología de Marco Lógico. Adaptado de
Cepal (2005), Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y la evaluación de
proyectos y programas. Recuperado de
http://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/5607/S057518_es.pdf

46
 8 RECURSOS DEL PROYECTO

8.1 RECURSOS HUMANOS

Para la implementación de este proyecto se requiere de la muestra escogida en la

metodología, las actividades de producción no se vieron afectadas, sólo se retrasó
debido a la presencia del personal de estudio en la zona. Además, estos sabían que
estaban siendo grabados en su área de trabajo para identificar cómo están
realizando las tareas. No es distinto a la vigilancia de sus actividades, debido a que
la empresa cuenta con sistemas de seguridad.

Se requirió de la presencia de uno de los miembros del grupo de trabajo de la

Fundación Universitaria Católica del Norte para realizar las actividades propuestas,
como el tutor, en las cuales se requiera su presencia; además de la persona que
fue intervenida como empleados y gerente de la empresa.

8.2 RECURSOS FÍSICOS Y ECONÓMICOS

Para la formulación y ejecución del proyecto es requerido los siguientes recursos

que están ligados principalmente al transporte y ejecución final del proyecto. Dichos
recursos varían según el tipo de proyecto y con base al objetivo de este proyecto
los recursos físicos y económicos son los expuestos en la Tabla 8-1.

Tabla 8-1. Hoja de cálculo de costos asociados al proyecto

OBJETIVOS ACTIVIDAD CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTAL

Reunión con gerencia 9 $ 2,100.00 $ 18,900.00
Generación de
I
calendario 3 $ 2,100.00 $ 6,300.00
Entrevistas 4 $ 2,100.00 $ 8,400.00
Confrontación 10 $ 2,100.00 $ 21,000.00
II Recolección de datos 4 $ 2,100.00 $ 8,400.00
Informes 4 $ - $ -
III Análisis de datos 9 $ - $ -

47
OBJETIVOS ACTIVIDAD CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTAL
Resultado de análisis 5 $ - $ -
Estandarización 6 $ - $ -
Presentación gerencia 3 $ 2,100.00 $ 6,300.00
IV
Ofimática y otros - $ - $ 500,000.00
Total 59 $ 569,300.00
Fuente: Adaptado de C. Elena (2018), Formato trabajo de grado.

48
 9 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Como guía del proyecto se deben ejecutar actividades que permitan el cumplimiento
de los objetivos. A continuación, se enumeran las actividades realizadas para dar
solución a la problemática propuesta.

I. Reuniones con gerencia: las cuales permitirán discutir temas relacionados

con el calendario, recolección de la información, tratamientos, entrevistas y
mejoras administrativas para le empresa.
II. Generación de calendario: a través del cual se podrán estipular fechas para
la realización de actividades para el fortalecimiento empresarial.
III. Entrevistas: Medio de recolección de datos específicos a través de los
formularios.
IV. Confrontación: comparación de los datos recolectados con los estándares y
recomendaciones de los directivos y técnicos.
V. Recolección de datos: por medios de grabación y experiencia en el área de
producción.
VI. Informes: entregados al tutor para su validación y seguimiento de la
elaboración del trabajo. Hechos a partir de las recomendaciones
sugerencias. Cuyo calendario puede cambiar según las disposiciones
académicas.
VII. Análisis de datos: permitir el análisis como cumplimiento de los objetivos
específicos.
VIII. Resultados: parte del análisis para concretar los resultados obtenidos.
IX. Estandarización: linealización de los resultados obtenidos.
X. Presentación en gerencia: muestra del avance y presentaciones de los
esquemas.

49
Tabla 9-1. Plan de actividades a realizar

CRONOGRAMA
Jul Agosto Septiembre Octubre

Sem. 10
Sem. 11
Sem. 12
Sem. 1

Sem. 3
Sem. 4
Sem. 5
Sem. 6
Sem. 7
Sem. 8
Sem. 9
sem.2
ACTIVIDADES RESPONSABLES OBSERVACIONES

I X X X X
Est. Y Gerente X
Dependen de los X
II X X X Est. Y Gerente acuerdos
III X X X Estudiante Encargado principal
IV X X X Estudiante para el cumplimiento
V X X X X X X X Estudiante según calendario.
VI X X X X Est. Y Tutor Según calendario
VII X X X X X Estudiante
Principal
VIII X X X X X Estudiante
IX X X X X X Estudiante Según calendario y
X X X X X Est. Y Gerente comentarios.
Suma 2 1 4 4 6 5 7 4 6 2 2 2 Cronograma establecido según calendario
Total 45 de 2018-II. (Jul.23-Nov.23)
Fuente: tabla elaborada con base en: Fundación Universitaria Católica del norte (2018). Formato de trabajo de grado Proyecto de
fortalecimiento empresarial. (V1.5). Colombia: Santa Rosa de Osos.

50
 10 LIMITACIONES DEL PROYECTO

Las limitaciones de este proyecto están marcadas por sus objetivos, el

incumplimiento de estos son los que afectan la culminación del programa que se
desea implementar. El factor que afecta directamente al proyecto está ligado al tipo
de metodología que se implementará, por lo que se necesita recolectar información
en el área de trabajo de tipo cualitativa y esta se debe obtener en los momentos
determinados y según la producción de la organización. De estos factores no se
tiene control, ya que se planifica según las ventas de la empresa.

El cronograma generado es basado en supuestos cumplimientos de plazos de

entrega según la empresa y sólo esta tiene el control de sus operaciones y puede
hacer modificaciones en estos.

Al proponer las plantillas del manual de procedimientos se deberá obtener la

aceptación por parte de la empresa, si las plantillas cumplen los requerimientos y la
empresa no lo aprueba, se extenderá la realización para hacerle los ajustes que se
soliciten, además, la información recolectada puede contener datos poco precisos
o erróneos, por lo cual se deberá ajustar estos a una tendencia lineal para obtener
los resultados esperados, este proceso al contener más incoherencias se puede
extender su desarrollo.

Al poder requerir información de la planta, se deberá trasladarse hasta el lugar, por

lo cual eventos relacionados el clima, calamidades o eventos catastróficos están
fuera del control de la ejecución del plan de trabajo. Lo que retardará el proceso de
investigación y estarán completamente justificados. Eventos o situaciones como las
anteriores son razones de limitación del proyecto y tienen respaldo ante
incumplimientos de los objetivos.

51
 11 DESARROLLO DEL PROYECTO

11.1 REALIZACIÓN Y APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS

11.1.1 Investigación. “Un manual de procedimientos es un instrumento

administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una
empresa.” (INGIENERIA UNAM, 2018).

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente

tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para
llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los
manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de
las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un
tiempo definido.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y

secuencial de un conjunto de labores concatenadas que
constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas

del personal, la determinación de los tiempos de realización, el uso
de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de
métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz
desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
(INGIENERIA UNAM, 2018).

11.1.1.1 Norma ASME B30.9. “Las normas y certificaciones emitidas por las
ASME juegan un papel importante para garantizar la seguridad del público
y estandarización de cosas tan comunes como pueden ser las tuercas y los
tornillos.” (ASME, 2016).

O como en nuestro caso que estamos trabajando las eslingas de banda sintética.
La norma que rige es la B30: seguridad para las instalaciones de cables, grúas,
torres y montacargas, conectores y eslingas – grúas y aparejos en la vida cotidiana.

52
B30.9 este volumen incluye disposiciones que se aplican a la
fabricación, el apego, el uso, la inspección y el mantenimiento de las
eslingas utilizadas para fines de elevación, que se utiliza en conjunto
con el equipo descrito en otros volúmenes de la norma B30, con
excepción de lo restringido de B30.12 y B30 0.23. Las eslingas
fabricadas a partir de la cadena de aleación de acero, cuerdas de
alambre, mallade metal, cuerda de fibra sintética, membrana sintética,
y los hilos de fibras sintéticas en una cubierta protectora (s) se
abordan. Las eslingas fabricadas con otros materiales o
construcciones que no sean los previstos en el presente volumen se
utilizarán únicamente de acuerdo con las recomendaciones del
fabricante de la eslinga o una persona cualificada.

La aplicación cuidadosa de los estándares de seguridad B30

ayudará a los usuarios a cumplir con las reglamentaciones
aplicables dentro de sus jurisdicciones, al tiempo que logrará los
beneficios operacionales y de seguridad que se obtendrán de las
mejores prácticas de la industria detalladas en estos volúmenes.

Destinado a fabricantes, propietarios, empleadores, usuarios y

otros interesados en la especificación, compra, mantenimiento,
capacitación y uso seguro de eslingas y ganchos con equipos B30,
además de todas las entidades gubernamentales potenciales.
(ASME, 2014). Lo que se busca con estas normas es estar atento
a todos los imprevistos que puedan tener las eslingas y por ello se
revisan todas las clases de eslingas que existen:

 ESLINGAS DE CADENA DE ALEACIÓN DE ACERO ,

 ESLINGAS DE CABLE DE ACERO,
 ESLINGAS DE MALLA METÁLICA,
 CUERDAS SINTÉTICAS,
 ESLINGAS DE CORREAS SINTÉTICAS Y
 ESLINGAS REDONDAS SINTÉTICAS. (ASME, 2014).

53
11.1.1.2 Confrontación. Organismos internacionales como la ISO, en su
publicación 9001:2015 para la implantación de sistemas de gestión de la
calidad aconsejan y dictan obligaciones de las empresas para brindar y
estar en posición de asegurar las especificaciones de sus productos y/o
servicios unas reglas aplicables a cualquier organización.

Entre sus recomendaciones podemos encontrar el uso del término de información

documentada que en antiguas ediciones se refería entre otras a manuales y
políticas de calidad, donde especifica las principales características que debe
contener esta información con el fin de ir implantando un sistema de gestión de
calidad que permita a la organización hacer control de calidad de los productos y/o
servicios e implantar una vista como procesos en la empresa que permita identificar
los pasos que se ejecutan facilitando la verificación y retroalimentación de los
procesos.

Según la ISO 9001 (2015), al crear y actualizar la información documentada, la

organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado (pág. 20):

a) la identificación y descripción (por ejemplo, titulo, fecha, autor o

número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los
medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

Con base en la ISO 9001:2015 se hace la búsqueda, selección, clasificación y

elección de esquemas para la implantación de un manual de procedimientos dando
como resultado:

Contenido del manual de procedimiento

 Título: Donde se expone de forma clara y breve el contenido a

tratar,
 introducción: Explicación general del procedimiento,
 organización: Estructura micro y macro de los procedimientos de
la empresa,
 descripción del procedimiento:
- Objetivo de procedimiento: Propósito del mismo,

54
 - alcance: Según el actual procedimiento,
- base legal: Normas aplicables al procedimiento de orden
gubernamental o internas, requisitos, documentos y archivos,
- descripción rutinaria del procedimiento u operación y sus
participantes: pasos que se deben hacer, como y porque,
identificado responsable,
 responsabilidad, autoridad o delegación de funciones del
proceso, las cuales entrarán a formar partes de los “Manuales de
Funciones” en los que se establecerán como parte de las labores
asignadas individuales en los diferentes funcionarios,
 medidas de seguridad, prevención y autocontrol, aplicables y
orientadas a los procedimientos, para evitar desviaciones,
 términos, definiciones y formatos: económicos, financieros,
estadísticos, de labores y autocontrol y
 supervisión, evaluación, examen y autocontrol de oficinas
encargadas del control, con sus recomendaciones para lograr
mejoramiento continuo y calidad. (Guevara, 2013, pág. 5).

11.1.1.3 Elaboración. Para elaborar un manual de procedimientos hay que

seguir los siguientes pasos:

1. Definir el contenido:
 Introducción.
 Objetivos.
 Áreas de aplicación.
 Responsables.
 Políticas.
 Descripción de las operaciones.
 Formatos.
 Diagramas de flujo.
 Terminología.
2. Recopilación de información.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas
responsables.

55
 9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los
procedimientos.

 Las fuentes de información más comunes son:

 Archivos de la empresa.
 Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

 Los métodos para compilar la información son:

 Encuestas.
 Investigación documental.
 Observación directa. (INGIENERIA UNAM, 2018).

Figura 11-1. Esquema de manual de procedimiento

Contenido de
Medidas de
Manual de Responsabilidades
seguridad
procedimientos

- Descripción de Términos,
Título rutina detallada. definiciones y
- Alcance formatos.

- Base legal Supervisión y

Introducción - Objetivo de control de
procedimiento cambios.

Descripción del
Organización Feedback
procedimiento

Fuente: figura elaborada con base en Guevara, A. G. (7 de Abril de 2013). Instructivo para la
elaboración de los manuales de procedimientos y funciones. Obtenido de SLIDESHARE:
https://es.slideshare.net/aheruhelsing/instructivo-para-la-elaboracion-de-los-manuales-de-
procedimientos-y-funciones.

56
11.1.1.4 Recomendaciones generales de presentación. La presentación es
muy importante, para lo cual hay que considerar:

o Logotipo,
o nombre de la empresa,
o lugar y fecha de elaboración,
o responsables de la revisión y autorización,
o índice con la relación de capítulos que forman el manual,
o carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del
manual, diagramas y anexos,
o formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y
actualización en tamaño carta u oficio,
o utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas y
o utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones
del manual. (INGIENERIA UNAM, 2018).

11.1.1.5 Revisión, aprobación, distribución e implantación. “Una vez

concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
información esté completa, que sea veraz y no tenga
contradicciones.” (INGIENERIA UNAM, 2018).

“El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su

impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo.
Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar
las actividades.” (INGIENERIA UNAM, 2018).

11.1.1.6 Actualización. “Es necesario mantener los manuales

permanentemente actualizado mediante revisiones periódicas, a fin de
tenerlos apegados a la realidad de la operación.” (INGIENERIA UNAM,
2018).

11.1.2 Entrevista y encuesta. Se hizo al gerente con el fin de expresar su

conocimiento del trabajo que se está llevando a cabo, su opinión y expectativa,
conocer sobre la empresa y recolectar evidencia del trabajo Figura 11-2.

57
Se observó en la entrevista, que el gerente está convencido que es necesario que
se le de apoyo para generar el manual de procedimientos de eslingas sintéticas,
con el fin de mantener el compromiso de mejora y control de calidad de los
productos que estos ofrecen al mercado, asegurando de esta manera su
permanencia. También, expresó su compromiso para dar cumplimiento e
implementar el manual, junto con la observación sobre el tratamiento que se le dará
a la información recolectada en la empresa.

Figura 11-2. Entrevista con gerente, donde se obtuvo información de la empresa y su apoyo
hacia en el trabajo que se está realizando

Los empleados de la muestra expresaron su compromiso para que se dé

cumplimiento a los objetivos que tiene el trabajo de grado. En la entrevista y
encuesta que se realizó se puede observar que: no se manejan documentos que
muestren los procesos que se realizan, ni de políticas internas de la empresa, la
inducción fue realizada por los operarios con experiencia del área, la mayoría
estaban de acuerdo con que se presentan inconvenientes en la producción,
expresaron sugerencias y posibles mejoras para hacerle a su área de trabajo, se
han realizado cambios desde el inicio de la empresa en el proceso de producción
los cuales no se han documentado, en general, no conocen la política de calidad de
la empresa y por último, se puede observar que la muestra estuvo de acuerdo con
la elaboración de un manual de procedimientos en donde todos intervengan para

58
que se recolecte la información que exprese los pasos, principios y parámetros para
realizar correctamente la guía.

Se hizo la encuestas correspondiente al personal que interviene en el proceso de

logística y servicio al cliente para complementar el procedimiento de pedido y
despacho que realiza la organización. El personal fue: Auxiliar de logística,
coordinadora comercial y asistente administrativo. Esto debido a que son los que
principalmente intervienen en los procesos objetivo de este proyecto.

11.1.3 Observación directa. Se identificaron procedimientos generales y

limitaciones para la elaboración de eslingas de banda sintéticas, se tomaron
apuntes de secuencia, se identificaron variables y se clasificaron.

Se pudo obtener una guía para la elaboración de un tipo en especial de eslingas ojo
a ojo y parámetros aplicables para otros procesos y se logró identificar la existencia
de variaciones entre los procesos de elaboración, lo que ampliará el tiempo de
recolección de datos en la empresa para poder estandarizar los procedimientos. El
espacio de trabajo es estrictamente el necesario para la producción de elementos,
lo cual se vuelve un inconveniente cuando la producción es elevada. Por último, se
observaron problemas debido al estado de la maquinaria que generan retrasos en
los plazos de entrega. A continuación, se muestra evidencias del cumplimiento de
la técnica a través de figuras.

59
Figura 11-3. Entrada de la empresa Petrominal Figura 11-4. Área de costura, donde se
S.A.S, no se manejan carteles publicitarios debido observa el espacio reducido y la
a los impuestos que este generaría organización sin actividad

Fuente: Elaboración propia. Fuente: Elaboración propia.

Figura 11-6. Costura de eslinga de 2" y refuerzo en Figura 11-5. Costura de ojo invertido,
el ojo, operador industrial 1 operador industrial 2

Fuente: Elaboración propia. Fuente: Elaboración propia.

60
Figura 11-8. Vista de embalaje frontal Figura 11-7. Vista lateral de embalaje por 2

Fuente: Elaboración propia. Fuente: Elaboración propia.

Se hizo la recolección de la información documentada de la administración, donde

se encuentran flujogramas y descripción de los puestos de trabajo, no se detallan
secuencias ni especificaciones; Además, se solicitó la política de calidad de la
empresa (Misión, Visión y valores empresariales) para conocer los objetivos de la
empresa y aunque maneja un eslogan sólo gerencia tiene conocimiento de la visión
de la empresa y no existe información documentada sobre la política de calidad,
que respalde sus afirmaciones. A continuación, se presenta un el formato de orden
de producción para su actualización (Figura 11-9).

Figura 11-9. Esquema de orden de producción a mejorar

Fuente: tomado de Petrominal S.A.S.

61
 12 FASE DE ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Y REALIZACIÓN DEL
DIAGNÓSTICO.

El proceso en función eslingas de banda sintética se encuentra obstaculizado por la

falta de capacitación de los empleados, quienes no tienen definidas en totalidad sus
funciones, lo que lleva a incumplimientos o indecisiones que cuestan tiempo en el
momento de realizar las actividades. Las secuencias que se realizan en la empresa
están definidas por las experiencias y en las modificaciones de carácter distintivo
para la empresa. Lo que ocasiona incertidumbres en la producción según la
consideración que tenga el responsable de un objetivo. Este tipo de situaciones
conlleva al incumplimiento de las funciones y filtros necesarios para llevar un control
efectivo de las actividades de la empresa causando desconocimiento de escala en
los procesos.

Se identificó el proceso de elaboración como artesanal, debido a que la única

influencia de máquinas es en la costura. Además, no se tiene maquinaria
automatizada, reglas, guías o herraduras que se implementen para dar los
acabados al trabajo final. Las medidas e inclinaciones se dan gracias a la guía
manual y con la experiencia del operario industrial a cargo.

Debido a lo anterior, ninguna eslingas es igual a otra, más todas cumplen con las
especificaciones obtenidas con la experiencia y pruebas de bancos de esfuerzos
hechos en laboratorios certificados. Además, hasta el momento no hay forma de
estandarizar completamente el proceso de producción definiendo medidas y
tolerancias específicas, que es parte fundamental en este tipo de procesos, más se
pueden establecer pautas de los pasos a seguir para alcanzar el producto final que
sirva como guía para estandarizar las escalas y permitir mejorar el control y la
inducción del personal.

No se observa ambiente donde se reconozca la línea de mando en la empresa, sólo

de la gerencia, se debe adecuar el área de costura para mejorar el flujo de los
materiales utilizados y elaborados para evitar accidentes laborales. El personal no
está siguiendo las normas de seguridad mínimas para salvaguardar su integridad
personal en la empresa. Por lo anterior, se debe capacitar y hacer seguimiento de
las normas de seguridad para comprometer a los empleados a cumplir con estas.

62
Las áreas administrativas relacionadas con el procedimiento están realizando
tareas fuera del correcto funcionamiento de una empresa, lo que crea cuellos de
botella que retrasan el inicio de la producción y los plazos de entrega a los cliente,
esto debido a que debe existir autorización por parte de gerencia de la mayoría de
las decisiones que se toman en esta, desde el stock hasta las finanzas de la
empresa. Esta situación no permite el libre desarrollo de las actividades y cuando el
flujo de información se satura se genera este fenómeno que con el tiempo inhibe el
crecimiento administrativo y en el mercado creando insatisfacción por parte de los
clientes y empleado. La mencionada situación puede ser un punto de quiebre para
la empresa, y se deben tomar las medidas adecuadas para estableces las
disposiciones que satisfagan las necesidades de la empresa, una de esta, es la
definición de funciones a partir de información documentada que sirva como guía y
evidencia a la hora de justificar las decisiones adjudicadas.

El proceso de embalaje no es el más práctico para la labor que se realiza en la

empresa, debido a que el material que se usa es velcro, que causa gran
contaminación y no se tiene la medida necesaria para mantener en su lugar las
eslingas, por lo cual, se da mal uso, es de mal apariencia y las normas ambientales
cada vez son más estrictas en este sentido. Por lo anterior, se debe establecer los
parámetros más adecuados para minimizar el impacto económico-ambiental
causado por este procedimiento. A continuación, se presentan las tablas con los
resultados obtenido en las encuestas realizadas.

Tabla 12-1. Encuesta realizada al personal administrativo

ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE LA EMPRESA

Petrominal S.A.S
NIT 900.405.736-6 Fecha Octubre 13 de 2018
RESPUESTAS
Nombre N/A Cargo Área administrativa
N° CUESTIONARIO SI NO
¿Han tenido inconvenientes en los procesos para la
1 1 2
producción?
¿Al momento del ingreso a la empresa se le realizo
3 inducción de acuerdo a sus actividades por 3 0
ejecutar?

63
 ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE LA EMPRESA

Petrominal S.A.S
NIT 900.405.736-6 Fecha Octubre 13 de 2018
RESPUESTAS
Nombre N/A Cargo Área administrativa
N° CUESTIONARIO SI NO
¿Tiene conocimiento de la misión, visión y valores
4 3 0
corporativos de la organización?
5 ¿Tiene conocimientos de las políticas internas? 1 2
¿Tiene claro el proceso para la producción de la
6 2 1
empresa en la que labora?
¿Cree necesario la implementación de un manual
7 2 1
de procedimientos?
¿Cree que le hace falta algo al proceso que ejecuta
8 1 2
en la empresa?
TOTAL 13 8
RESPUESTAS Buena Regular
9 ¿Cómo es la comunicación con su jefe inmediato? 3 0
Falta de Manual
RESPUESTAS
Error Otros
Si lo anterior fue correcto, ¿cuál cree que fue el 0
2
principal causante? 0 3
Fuente: elaboración propia.

Los resultados obtenidos fuera de las expectativas esperadas en la anterior

encuesta se pueden justificar como causa de las siguientes descripciones:

1. La falta de conocimiento de los empleados sobre su empresa.

2. El poco interés que se le da al proceso que se está llevando a cabo.
3. La interacción que tienen los empleados con los procesos de la empresa.
4. Las capacitaciones realizadas por la empresa.

Una causa de este resultado se podría explicar con base en la falta de políticas
empresariales que definan a la empresa y visionen a los empleados a hacer
correctamente sus labores en aras de los objetivos de la empresa. La administración
debe encargarse de mantener a sus empleados informados acerca de las

64
actividades principales de la empresa y sus políticas, que se evidencien en la
práctica y este documentado al alcance de todos con el fin de realizar sus tareas de
forma correcta y en su totalidad. Los resultados fueron satisfactorios de forma
general, debido a que se identificó que no existe certeza sobre el tema y se debe
implementar las políticas de la empresa para poder realizar el proceso de
mejoramiento empresarial basado en la gestión de calidad.

Tabla 12-2. Encuesta realizada al personal de producción

ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA

Petrominal S.A.S
Octubre 10 de
NIT 900.405.736-6 Fecha
2018 RESPUESTAS
Nombre N/A Cargo Área de costura
N° CUESTIONARIO SI NO
¿Ha tenido inconvenientes en los procesos de
1 2 2
producción de eslingas?
¿Se le realizo inducción al momento del
3 2 2
ingreso a la empresa?
¿Tiene conocimiento de la misión, visión y
4 2 2
valores corporativos de la organización?
¿Se le hizo entrega de información escrita de
5 1 3
los procesos de producción?
6 ¿Tiene conocimiento de gestión de calidad? 3 1
7 ¿Tiene documentado el proceso que ejecuta? 1 3
8 ¿Maneja manual de políticas internas? 1 3
¿Tiene conocimiento en elaboración de
9 4 0
procedimientos?
¿Cree necesario la implementación de un
10 4 0
manual de procedimientos?
¿Estaría dispuesto en participar en la
11 documentación de los procesos en los cuales 4 0
usted interviene?
¿Está dispuesto a suministrar información del
12 3 1
proceso de producción?

65
 ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA

Petrominal S.A.S
Octubre 10 de
NIT 900.405.736-6 Fecha
2018 RESPUESTAS
Nombre N/A Cargo Área de costura
N° CUESTIONARIO SI NO
¿Tiene conocimiento de inicio y culminación
13 de la elaboración de eslingas de banda 4 0
sintética?
¿Se han realizado algunos cambios al
14 proceso de producción desde que inició en la 2 2
empresa?
¿Se han documentado los cambios realizados
15 1 3
en los procedimientos de la producción?
¿Está dispuesto a suministrar información
relevante de acuerdo a su perspectiva que
16 4 0
aporte mejoras en la elaboración del producto
final?
¿Cree que le hace falta algo al proceso de
17 1 3
producción de eslingas de banda sintética?
TOTAL 39 25
RESPUESTAS Buena Regular
¿Cómo es la comunicación con su jefe
18 4 1
inmediato?
Falta de Manual
RESPUESTAS
Error H/no Otros
Si lo anterior fue correcto, ¿cuál cree que fue 0
2
el principal causante? 1 3
Fuente: elaboración propia.

En esta ocasión, podemos observar que todas preguntas fueron respondidas en su

totalidad, satisfaciendo las necesidades de la encuesta y mostrando el conocimiento
e interés sobre el tema que se está tratando.

66
Hay que señalar la gran variedad y dispersión de los datos entre todas las
preguntas, por ejemplo: aunque más de la mitad de los entrevistados está de
acuerdo con que no han tenido inconvenientes en la fabricación de eslingas, la
mayoría cree necesario la implementación del manual; además, aunque no tienen
conocimiento de políticas internas, si tiene sobre gestión de calidad y por último, no
creen que sea por falta de manual que se encuentran en esa situación.

Esta información es confrontable con la información suministrada por la gerencia y

las dos personas con mayor experiencia en el área de trabajo. Estos concuerdan
que si se han presentado problemas, que en la mayoría de las ocasiones el producto
se ha dirigido a exhibición y por esta razón se han evitado inconvenientes.

Se puede determinar que por la falta de experiencia o tiempo de trabajo en la

empresa, el personal no tiene conocimiento de inconvenientes generados en el área
enfocada en este trabajo, más si se puede evidenciar las falencias que están
presentando por basarse únicamente en sus conocimientos y experiencias, por no
tener información documentada de los procesos que realizan.

En conclusión, se puede decir que: el personal no está capacitado respecto a las

políticas de la empresa, existe escaza información documentada, no se reconocen
los límites, mandos y funciones de los cargos, los procesos se realizan con base en
experiencias, órdenes y sugerencias y los cargos de la empresa están limitados por
la administración.

Con base en lo anterior, se desarrolla el proyecto teniendo en cuenta el diagnóstico

de la empresa y realizando los cambios y/o anexos pertinentes para realizar una
organización de la empresa que le permita solventar los problemas administrativos
que se presentan. Los anexos correspondientes son: la generación de la misión,
visión y valores empresariales para permitir identificar el rumbo de la empresa e
identificar y corregir las secuencias que se están llevando a cabo en los canales y
la administración en aras que se ejecuten de forma correcta.

67
 13 DESARROLLO Y APLICACIÓN DEL PROYECTO

Según los objetivos específicos en el desarrollo del proyecto se ejecutaron las

actividades correspondientes con el fin de obtener el objetivo general y cumplir con
el proyecto. A continuación, se describe el desarrollo del proyecto y su aplicación
final.

13.1 DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

Se realizó la reunión inicial con el gerente según el calendario y se acordaron los

puntos y cómo se realizaría la investigación, la recolección de la información y la
presentación de la información en la empresa para poder contextualizar a los
empleados y la administración. Se hicieron las entrevistas y encuestas
correspondientes donde se presenta el punto de vista del gerente y los operarios
industriales, quienes son las personas con mayor experiencia en la empresa y se
requiere su conocimiento para poder desarrollar de forma correcta el proyecto.

Durante esta entrevista-encuesta se pudo ver que: la gerencia se encuentra

conforme y muestra su interés en el presente proyecto, existe divergencia sobre la
presentación de errores en los procesos que se llevan a cabo y consideran que es
un error humano si se presentan, no existe información documentada, están
dispuestos a brindar información y todos consideran que es necesario un manual
de procedimientos. En esta etapa se identificó la necesidad de realizar la política de
calidad de la empresa: misión, visión y valores corporativos. Con el fin de identificar
el estado de la organización, que debe ser identificado por sus empleados
disminuyendo de forma considerable la dispersión de la información sobre la
empresa.

Las encuestas se hicieron de forma que se les explicó el significado de las preguntas
realizadas, con el fin de que las respuestas obtenidas sean confiables y poder
interpretarlas de forma clara.

68
Se realizaron las visitas a la empresa con el fin de observar cómo se realizaban las
tareas, actividades y elementos, para poder analizar y saber cómo linealizar los
procesos que se realizan, debido a que esta es una de las recomendaciones de la
ISO.

13.2 ANÁLISIS CONDICIONAL

A partir de la información obtenida en la fase de diagnóstico, se identificó que:

1. Se debe mejorar el sistema de comunicación formal de la empresa, debido a
que existe un gran indicador de tiempo improductivo.
2. Existe relación entre algunos procesos, por lo tanto, son extrapolables.
3. Hay falta de definición de funciones, identificado con las entrevistas.
4. Se requiere la implantación de políticas de calidad.
5. La empresa está siguiendo recomendaciones respecto a sus productos con
base en la ANSI B30.9.
6. No se ha iniciado el proceso de gestión de calidad. Por lo cual no se
encontrará información documentada, se deberá generar.
7. Las tareas se ejecutan de forma semejante entre los operarios. Lo que
permite la generación de procedimientos.
8. La empresa tiene oportunidades de mejora para la implementación del
manual. Debido a que sus procesos se ejecutan de forma sucesiva y
controlada por la administración.
9. El presente proyecto será una guía importante para mejorar la organización
de la empresa, debido a que está documentado y apoyado por investigación.

La identificación hecha en el análisis servirá para desarrollar las actividades

correspondientes para la corrección de los pasos o tareas ejecutadas en el
procedimiento.

13.2.1 Identificación de procesos y responsabilidades. A partir del análisis

realizado se identificó los cargos y responsabilidades en los empleados de la
empresa.

69
A continuación, se presenta el listado de los cargos responsables en de alguna
actividad relacionada con el tema de este proyecto Tabla 13-1.

Tabla 13-1. Cargos y funciones relacionados con el tema del proyecto

CARGO FUNCIONES
Servicio al cliente.
Seguimiento de cliente.
Supervisora de vendedores y/o
asesores, no se está realizando esta
Coordinadora comercial tarea de forma correcta debido a que se
evaden los reportes.
Delegación de orden de compra a
logística.
Seguimiento de producción.
Recepción y atención de clientes en el
local.
Servicio de asesoría.
Auxiliar de logística
Verificación de stock.
Orden de producción.
Logística y papeleo de despacho.
Fabricación.
Operario Industrial Control de calidad.
Embalador.
Embalador.
Obrero Auxiliar de operario.
Control de bodega.
Asistente Administrativo Facturación.
Supervisor general.
Asesor y/o vendedor.
Gerente
Tesorero.
Capacitador.
Fuente: Elaboración propia.

70
13.2.2 Consideraciones importantes. La administración de la empresa debe
considerar la reasignación y limitaciones de las funciones aunque a causa de esto
se tengan que generar nuevos puestos de trabajo, apoyándonos en la cultura de
mejora continua implantada en Japón por E. Deming que consiste en: planear,
hacer, verificar y mejorar.

Lo que en sus dos etapas finales no se está cumpliendo a causa de que son las
fases que requieren de mayor seguimiento y a consecuencia de esto son más
costosas.

La administración se encuentra interesada en la gestión de la calidad con base en

las normas ISO, lo que es de esperarse, ya que organismos internacionales como
la ISO son referencias mundiales de la calidad de las empresas. Para iniciar este
proceso hacia la calidad se debe establecer un proceso de mejora continua que
tenga como paso primordial la información documentada, por lo que se deben tomar
medidas para comenzar a implementarlas. Se aconseja que debe comenzar a
almacenar información de todas las áreas de la empresa, con el fin de que sirvan
de apoyo en un porvenir de mejora. Además, plasmar la información empresarial
que se encuentra en la experiencia de cada uno de los empleados en documentos
confiables que den solides a la empresa y faciliten sus actividades.

Durante el estudio de la situación de la empresa, se identificó que en el área de

costura existe tiempo improductivo extra a causa del estado de la maquinaria, estas
no se encuentran actualizadas, por lo tanto el reabastecimiento de material causa
un factor de tiempo improductivo que no se está teniendo en cuenta en los procesos
y causa demoras que son tomadas como parte del proceso. Este enfoque no les ha
permitido a la organización disminuir su tiempo de entrega y con la evolución de la
empresa será un factor clave para optimizar la gestión.

13.3 RECOLECCIÓN DE DATOS

Se ejecutan las disposiciones necesarias para recolectar la información

administrativa y productiva de la empresa. Iniciando con la información

71
documentada disponible y avanzando con la toma de información en los
departamentos de la empresa.

En las encuestas y entrevistas se obtuvo la información necesaria para reconocer

el estado de conocimiento de los distintos empleados de la organización junto con
la gerencia e identificar las dispersiones que existen entre los mismos para
diagnosticar la situación actual de la empresa que permita tomar las medidas
necesarias para linealizar gestión administrativa.

Con base en la información documentada se midió la capacidad e inclinación de la

administración hacia los procesos, lo que evidenció unos procesos sin culminar,
pero con iniciativa de mejorar. Las funciones de los cargos se encuentran
señaladas, más no se está implementando en totalidad y una de las causas estaría
definida por el cruce de actividades con otros puestos relacionados.

13.4 ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

En aras de satisfacer las necesidades presentadas en la organización, se ejecutó la

generación de la misión, visión y valores empresariales. Los cuales hacen parte de
la política de calidad con la cual se compromete la empresa y es indispensable para
definir la orientación de los procesos. A continuación, se presenta el resultado
obtenido a partir de reuniones con gerencia.

13.4.1 Misión. Petrominal S.A.S es una empresa colombiana comprometida con la

seguridad e innovación, dedicada a la venta y fabricación de elementos y accesorios
para el izaje y amarre de cargas en los sectores marítimo, petrolero, industrial,
construcción y minero.

72
13.4.2 Visión. Para 2024 ser una empresa líder a nivel nacional en brindar
soluciones para el izaje y amarre de cargas logrando fidelizar a nuestros clientes
basándonos en una asesoría integral y especializada, innovando y aumentando
nuestro portafolio con ayuda de nuestros colaboradores y en beneficio de los
accionistas, empleados y la empresa.

13.4.3 Valores empresariales.

 Servicio: El amor por el servir es un valor que deben tener nuestros

empleados ya que lo más importante para nosotros son nuestros clientes y
el prestarles buen servicio nos va a volver mucho más competitivos en el
mercado.

 Respeto: El respeto hacia nuestros empleados, clientes y proveedores es

uno de nuestros valores fundamental porque lo primero que debe existir en
una relación es el respeto hacia el otro y lo hacemos brindando todas las
facilidades posibles para realizar sus diferentes actividades.

 Integridad: Nuestra integridad no la decimos en palabras sino que la

demostramos con cada uno de los hechos que realizamos a diario con el
cumplimiento de todas las leyes y normas que rigen nuestro sector
económico y de producción.

 Innovación: Las personas que están en nuestra empresa deben tener el

valor de la innovación y competitividad ya que nos caracterizamos por ser
cada vez mejores y crear productos muchos más mejores para nuestros
clientes.

 Seguridad: La seguridad es un valor muy importante ya que con esto lo que

buscamos es evitar accidentes o imprudencias por parte nuestra, esto lo
realizamos cumpliendo con todas las normas de seguridad que debemos
tener a la hora de realizar nuestras funciones para evitar accidentes laborales
o que puedan perjudicar a terceros.

73
 Honestidad: Para nuestra empresa la honestidad con nuestros clientes y
trabajadores hace parte fundamental, en la presentación de nuestros
informes contables y de gestión.

 Responsabilidad: La empresa Petrominal S.A.S se ha caracterizado por su

gran compromiso con las comunidades y el medio ambiente, con la
contribución de mejorar la calidad de vida de las comunidades donde nos
encontramos ubicados.

 Pasión: Nuestra pasión por servir por cada día seguir mejorando y
alcanzando nuestros objetivos nos ha hecho una empresa fuerte en el
mercado.

74
13.5 PLANTILLA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Tabla 13-2. Presentación de manual

Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
MPES001
IMAGEN RECEPCIÓN, ELABORACIÓN, EMBALAJE Y
DESPACHO DE ESLINGAS DE BANDA SINTÉTICA
Estado: A
Versión: V1 DOCUMENTO CONTROLADO Fecha:
Elaboró: Practicantes de
Revisó: Dr. Miguel Medina
Administración de Empresas de Aprobó: Juan Carlos Mendoza
Herrera
la Universidad Católica del Norte
Cargo: Asesor trabajo de
Cargo: Estudiantes Cargo: Gerente Petrominal
grado
Fuente: Elaboración propia.

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. ÁREA DE APLICACIÓN
5. RESPONSABLES
6. POLÍTICAS
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1. CONSIDERACIONES
7.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
7.3. PROCEDIMIENTO POR TIPO DE ESLINGA DE BANDA SINTÉTICA
7.3.1. ESLINGA OJO-OJO
7.3.2. ESLINGA CUERPO ANCHO
7.3.3. ESLINGA OJOS PEGADOS
7.3.4. ESLINGA SIN FIN
7.4. EMBALAJE
7.5. DESPACHO
8. SUPERVISIÓN
9. FORMATOS
10. DEFINICIONES
11. CONTROL DE CAMBIOS

75
13.5.1 Introducción. El procedimiento para las eslingas de banda sintética de la
empresa Petrominal S.A.S consta de 6 etapas, 3 administrativas y 3 operacionales:
recepción, asesoría, facturación, producción, embalaje y despacho.

1. Recepción: recibir a los clientes mediante cualquier medio y dar respuesta a

todos los interrogantes que se comuniquen, con el fin de que se tenga
claridad en de los productos y servicios que ofrece la empresa.
2. Asesoría: se le brinda información acerca de los productos que pueden
usarse para la operación según las especificaciones suministradas.
2.1. Si, la retroalimentación del cliente es de confirmación se sigue
con la siguiente etapa.
2.2. Si, la retroalimentación del cliente es de duda se vuelve a la
asesoría y se puede brindar una visita en el campo donde va a operar
el producto.
2.3. Si, la retroalimentación es de rechazo se confirma el mensaje
y se brinda servicios extras.
3. Facturación: se genera la factura, se confirma la transacción, se autoriza en
gerencia y se entrega copia al cliente acordando despacho.
4. Producción: se genera la orden de producción con las especificaciones
correspondientes y se entrega al área encargada para entrar en la secuencia
según la importancia y prioridad.
5. Embalaje: se encarga de hacer el empaque de correspondiente de los
productos para asegurar su integridad en su transporte e informar a logística
de la terminación.
6. Despacho: se hacen entrega del producto y documentación respectiva al
encargado para su entrega correspondiente según su ubicación, planeación
y secuencia de entrega.

13.5.2 Objetivo. Establecer las disposiciones necesarias para un adecuado

procedimiento en función de la elaboración de eslingas de banda sintética, de
manera que se garantice la calidad en los productos y/o servicios ofrecidos
establecidos por la empresa.

13.5.3 Alcance. Aplica desde la recepción, elaboración, embalaje y despacho de

las eslingas de banda sintética.

76
13.5.4 Áreas de aplicación. Todas las áreas involucradas en la recepción,
elaboración, embalaje y despacho de Eslingas de Banda Sintética. (Comercial,
logística y costura)

13.5.5 Responsables.

1.1. Auxiliar de logística: Encargado de recibir las ordenes desde el área de

mercadeo y gerencia o realizar el servicio de venta directamente, asesorar,
verificar la existencia en bodega, si no hay existencia, se hace el pedido y
se acuerda con el cliente y recibir el dinero, si aplica.

1.2. Coordinadora comercial: Encargada de recepción de los clientes, asesoría

y dirigirse al auxiliar de logística para que siga con el procedimiento. Se
encarga de la atención post venta.

1.3. Asistente administrativo: Elaborar y archivar las facturas de ventas.

1.4. Gerente-tesorero: Cumple la función de tesorero, también funciones como:

mercadeo y servicio al cliente y firma las facturas elaboradas para su
entrega.

1.5. Operador industrial: Encargado de: corte, quemadura, elaborar las

eslingas.

1.6. Obrero: Encargado de: almacenaje, corte, quema y embalaje de las

eslingas.

13.5.6 Políticas.

1.1. El presente manual nos servirá de guía para las personas que participan en
el proceso de pedido, elaboración, embalaje y el despacho de eslingas de
bandas sintéticas.

77
 1.2. Se le realizara un control y evaluación a los procesos establecidos en este
manual con el fin de ser necesario realizar cambio y actualización en este
proceso.

1.3. La gerencia es la responsable de darle un buen manejo a este manual con

el fin de que las actividades descritas se cumplan de manera eficaz.

1.4. A la hora del pago de los pedidos solo la gerencia y tesorería están
autorizados de recibir dinero y negociar con cada uno de nuestros clientes.

1.5. Este manual va a servir de guía a la hora de evaluar el desempeño a los

diferentes integrantes del proceso para evaluar que tan efectivos están
siendo en cada una de sus funciones.

1.6. Este manual entrara en vigencia desde la fecha inmediata que las directivas
de la empresa lo aprueben.

1.7. La elaboración y aplicación de este manual están plenamente encaminados

con los objetivos y políticas de la empresa.

13.5.7 Descripción del procedimiento. Se hace la recepción del pedido en el área

de logística (o mercadeo). La cual se encarga de verificar la existencia del material
en stock a partir del software, seguido de que se verifique existencia y se pueda
visualizar el costo total, se hace el respectivo cobro y se verifica que se haga la
transacción, se pasa al área de contabilidad para generar la factura correspondiente
con firma en gerencia y se entrega el costo de la operación. Se sigue con la entrega
de factura al cliente y se genera la orden de producción y se pasa al área encargada
en producción para su elaboración indicando la importancia y prioridad que tiene el
pedido.

13.5.7.1 Consideraciones.

o Verifique el estado de la máquina antes y durante la operación.

78
o Todos los finales de costura se aseguran dando reversa sobre este.
o Cuando se realiza todo el procedimiento, las costuras de fijación se
hacen continuamente con el trabajo para agilizar.
o Verifique el estado de la costura para hacer recargo del carrete
inferior.
o Portar los elementos de seguridad exigidos para la operación.
o Informar cualquier anomalía presentada en las máquinas o
producción.

79
13.5.7.2 Descripción de actividades.

Tabla 13-3. Flujograma de actividades

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Se atienden solicitudes de los
clientes por los canales oficiales de
Inicio la empresa (Teléfonos corporativos,
1 correos electrónicos) se brinda Coordinador comercial
información de los productos
ofrecidos según la capacidad de
carga que necesiten.
Se valida stock de los materiales
2 Se valida Stock necesarios según solicitudes de los Logística
clientes.

Si no hay Stock se realiza solicitud

No de materiales por correo electrónico
3 ¿Existencia Logística
en Stock? a Gerencia con los requerimientos
para autorizar compra.

Si Se realiza cotización inicial al los

clientes interesados , se asesora
Se realiza
según las necesidades indicadas
4 cotización Coordinador comercial
por los mismos y se estipulan los
tiempos requeridos para su
a entrega.

No A la negativa de los clientes, se

¿Es
aprobada?
mejora propuesta comercial y se
5 Coordinador comercial
envía nueva cotización por correo
electrónico.
Si
Esta orden es recibida por correo
Se recibe orden de electrónico en los casos en que las
6 compra empresas solicitan nuestro producto Logística
o con la firma del cliente
autorizando la cotización.

Con este documento inician las

7 Se realiza orden actividades para la elaboración en Logística
de producción el área de costura.

Se da inicio al proceso de
Elaboración de
8 eslingas producción de las eslingas de Operario industrial
banda sintética.

Se realiza la preparación de el
9 Embalaje Obrero
producto a despachar.

Se reunen los documentos

Despacho necesarios para las entregas
10 Logística
correspondientes, según la petición
de los clientes.

Fuente: Elaboración propia.

80
13.5.7.3 Procedimiento por tipo de eslingas de banda sintética.

 Eslinga ojo-ojo (EE).

A continuación, se describe la secuencia en el área de costura para eslingas de

banda sintética.

1. La orden de producción llega al área de costura, se hace su respectiva

revisión de lo que hay por hacer. Según la importancia y urgencia se le da
prioridad con base en las indicaciones hechas por el área de logística.
2. Se escoge el material del almacén y se mide.
3. Según el tipo de eslinga se envuelve la banda sobre si para darle las capas
correspondientes.
3.1. Se gira la mitad de las capas hacia afuera para darle ojo
invertido, cuando aplique.
4. Se hacen las marcas del cuerpo, ojo y se corta.
5. Se queman los extremos cortados.
6. Cuando el pedido es mayor o igual a 2, y si se puede hacer, se asegura la
eslinga con las costuras longitudinales principales extremas en el cuerpo
para su posterior terminación y se continúa con el numeral 2.
7. Se prosigue con la costura de los ojos.
8. Se toma el refuerzo y se cosen los bordes longitudinales juntos de forma que
se encuentre equidistante en la extremo del ojo.
9. Se continúa con terminar las costuras de fijación extremas longitudinales y
finales hasta después del traslape superior y se hacen los remates
transversales bajando con estos.
10. Sin interrumpir la costura se asegura el otro extremo del traslape bajando
primero con la costura extrema longitudinal faltante.
11. Se sube hasta el inicio del traslape y se hacen los remates transversales
desde abajo subiendo con estos.
12. Se continúa subiendo con los remates en zigzag asegurando hasta después
del final del traslapo e inclinarlo según la cantidad.
12.1. Si el número de capas es impar, se repite la operación desde el
numeral 7 en el lado contrario de la eslinga.
12.2. Si el número de capas es par, se sigue con el numeral 7
continuando con el 13.
13. Se termina las costuras iniciando desde la inmediatamente siguiente y se
hacen los remates transversales desde la parte superior bajando con estos y
se hacen los zigzags continuando con la terminación de las costuras
longitudinales.

81
 13.1. La marquilla se cosen a lo largo del cuerpo de la eslinga con la
costura de remate transversal final dentro del ojo.
13.2. Cuando lleva cordura en el cuerpo se hacen las costuras
principales a la eslinga y según el ancho de la banda y cordura se
hacen el resto de costuras sobre la cordura, sabiendo que sólo se va
hasta antes del traslapo.

 Costura de ojos.

Para eslingas de banda sintética de 2” y 3” de 1 y 2 capas aplica:

1. Se dobla para unir los dos bordes desde la marcación inclinando con mayor
grado la banda hasta que se unan y se le hace una costura en los ojos desde
el cuerpo del lado interior de los ojos.
2. Para los refuerzos primero se cosen los bordes de este (sólo hasta el
refuerzo) y luego con una costura desde antes del ojo hasta el otro extremo
de forma recta comenzando en la costura del dobles del ojo.

Para eslingas de banda sintética de 4” a 12” de 1 y 2 capas:

1. Se hacen las costuras de los ojos desde cada extremo equidistante hacia la
parte interior cada una con su costura comenzando desde antes del ojo
sabiendo que el dobles comienza desde la marcación del ojo cada vez con
un mayor grado de inclinación hasta que se unan en la parte central de la
eslinga y terminando igual que el otro extremo del dobles.
2. Para los refuerzos se hace la costura desde este y se unen mediante zigzags.

Para eslingas de banda sintética de 3” a 12” de 3 y 4 capas:

1. Se dobla cada una de las capas del ojo y se traslapan una a otra y se cosen
por los extremos cada una como el numeral 1 anterior.
2. Para los refuerzos se aplica el numeral 2 anterior, pero desde el inicio del ojo
ambas costuras comienzan desde extremos contrarios.

Nota 1: para eslingas de 1” no se doblan los ojos y de 2 capas en adelante la costura

es plana igual que para eslingas de 2” de 3 y 4 capas.

82
Nota 2: en el caso de eslingas con accesorios como ganchos, choker o triángulos
estos se insertan durante el numeral 3, asegurando su posición y orientación de
trabajo.

 Eslinga cuerpo ancho (WB).

1. La orden de producción llega al área de costura, se hace su respectiva

revisión de lo que hay por hacer. Según la importancia y urgencia se le da
prioridad con base en las indicaciones hechas por el área de logística.
2. Se escoge el material del almacén y se mide.
3. Según el tipo de eslinga se envuelve la banda sobre si para darle las capas
correspondientes.
4. Se hacen las marcas del cuerpo, ojo y se corta.
5. Se queman los extremos cortados.
6. La mitad de las capas se deslizan hacia un lado para formar el cuerpo ancho.
6.1. Cuando el número de capas es mayor o igual a 2 requiere
costura el cuerpo y aplican los en totalidad lo siguiente, si no, aplica
sólo en el traslape.
7. Se hace la costura longitudinal en un extremo del cuerpo para fijar las capas.
8. Se continúa con las costuras inmediatamente siguientes y terminar la costura
de fijación extremas longitudinales hasta el final del traslape superior.
9. Se hacen las costuras de los ojos desde cada extremo equidistante hacia la
parte interior cada una con su costura comenzando desde antes del ojo
sabiendo que el dobles comienza desde la marcación del ojo cada vez con
un mayor grado de inclinación hasta que se unan en la parte central de la
eslinga y terminando igual que el otro extremo del dobles.
10. Se hacen los remates transversales bajando con estos.
11. Sin interrumpir la costura se asegura el otro extremo del traslape bajando
primero con la costura extrema longitudinal faltante.
12. Se sube hasta el inicio del traslape y se hacen los remates transversales
desde abajo subiendo con estos.
13. Se continúa subiendo con los remates en zigzag asegurando hasta después
del final del traslapo e inclinarlo según la cantidad.
13.1. Si el número de capas es impar, se repite la operación desde el
numeral 8 en el lado contrario de la eslinga.
13.2. Si el número de capas es par, se sigue con el numeral 14.
14. Se termina la costura longitudinal del extremo contrario.
15. Se hace la costura de los bordes de la mitad de la eslinga con zigzags
intermitente para fijar el cuerpo ancho.
16. Se hace la costura en los extremos del cuerpo de cinturones para reforzar
con una costura por el borde y zigzags en el centro.

83
 16.1. La marquilla se cosen a lo largo del cuerpo de la eslinga con la
costura de remate transversal final dentro del ojo.
16.2. Si llevan cordura aplica el procedimiento de ojo-ojo para su
costura.

 Eslinga ojos pegados (AE).

1. La orden de producción llega al área de costura, se hace su respectiva revisión

de lo que hay por hacer. Según la importancia y urgencia se le da prioridad con
base en las indicaciones hechas por el área de logística.
2. Se escoge el material del almacén y se mide.
3. Se hacen las marcas del cuerpo, ojo y se corta.
4. Se queman los extremos cortados.
5. Se hace la costura longitudinal de los ojos de uno de los extremos de la banda,
comenzando con el extremo y distribuyendo equidistante hacia adentro según
su cantidad y tamaño.
6. Se hace la costura del otro extremo de la banda del ojo en el mismo orden
anterior.
7. Se hace un remate arriba en el extremo del cuerpo y otro al final de los traslapes
de los ojos.
8. Se hace la costura de un cinturón por su perímetro y zigzags en ambos extremos
de la eslinga.
8.1. La marquilla se cose a lo largo del cuerpo de la eslinga con una costura
perimetral.

 Eslinga sin fin (EN).

1. La orden de producción llega al área de costura, se hace su respectiva

revisión de lo que hay por hacer. Según la importancia y urgencia se le da
prioridad con base en las indicaciones hechas por el área de logística.
2. Se escoge el material del almacén y se mide.
3. Según el tipo de eslinga se envuelve la banda sobre si para darle las capas
correspondientes, desde la mitad se miden las capas y se hacen las costuras.
4. Se hacen las marcas del cuerpo, ojo y se corta.
5. Se queman los extremos cortados.
6. Cuando el pedido es mayor a o igual a 2, y si se puede hacer, se asegura la
eslinga con las costuras longitudinales principales extremas en el cuerpo
para su posterior terminación y se continúa con el numeral 2.

84
 7. Si aplica, se continúa con terminar la costura de fijación extremas
longitudinales hasta el del traslape y se hacen los remates transversales
bajando con estos.
8. Sin interrumpir la costura se asegura el otro extremo del traslape bajando
primero con la costura extrema longitudinal faltante.
9. Se sube hasta el inicio del traslape y se hacen los remates transversales
desde abajo subiendo con estos.
10. Se continúa subiendo con los remates en zigzag asegurando hasta después
del final del traslapo e inclinarlo según la cantidad.
11. Finalmente se terminan las costuras longitudinales faltantes.
11.1. La marquilla se cose a lo largo del cuerpo de la eslinga con una
costura perimetral.
11.2. Si llevan cordura aplica el procedimiento de ojo-ojo para su
costura.

13.5.7.4 Embalaje.

1. Se toma la eslinga y se comienza a doblarla sobre si misma desde el traslape

hasta llegar al ojo.
1.1. Si queda el otro extremo de la eslinga fuera o sobre saliendo,
se retrocede y se acomoda más largo el rollo.
2. Se envuelve sobre el rollo de la eslinga del lado mayor con plástico para
embalar con las vueltas necesarias para asegurar su fijación en la posición.
2.1. Mientras se hace este numeral se inserta el manual de uso.
3. Se trasladan las eslingas al área de despacho y se notifica al área de
logística.

13.5.7.5 Despacho.

1. Se genera la factura.
2. Se adjuntan los documentos legales respectivos al producto.
3. Se da salida al producto para su despacho.

85
13.5.8 Supervisión. Todos son responsables del estado-calidad de los productos
y/o servicios que se ofrecen con mayor o menor influencia, por lo tanto, se debe
estar vigilantes en todos aspectos en los cuales se está en relación para aportar a
los parámetros de la empresa.

86
 13.5.9 Formatos.

Tabla 13-4. Adaptado de Petrominal S.A.S (2018), orden de producción actualizada

Sistema de medida: S.I

ORDEN DE PRODUCCIÓN N° 3723

FECHA
PETROMINAL S.A.S CÓDIGO NOTAS
IMAGEN OC
NIT. 900.405.736-9
CLIENTE
ÍTEM N° REFERENCIA A ADICIÓN OJOS COSTURAS C/U (A) FINAL SERIE

OBSERVACIONES:

AUTORIZADA SUPERVISOR OPERARIO

Nota: S.I: todas las distancias en metros (m); S.A: todas las distancias en pies (ft).
Fuente: Elaborado con base en Petrominal S.A.S. Orden de producción.

87
13.5.10 Definiciones.

Orden de producción: Es un formato que especifica la secuencia de producción

con los detalles de la misma.
Orden de compra: Es una solicitud escrita a un proveedor, donde solicita la
elaboración de determinados artículos a un precio convenido.
Factura de venta: Formato usado como certificado de venta y garantía de la
empresa.
Estado-calidad: Características visuales evaluables según la política de la empresa
que se deben cumplir.
Traslapo: Se le llama a la unión de dos placas, bandas u otros elementos una sobre
otro.
Remate: Se llama a las costuras que aseguran la eslinga.
Transversal: Que se halla o se extiende atravesado de un lado a otro.
Longitudinal: Hecho o colocado en el sentido o dirección de la longitud.

13.5.11 Control de cambios.

Tabla 13-5. Registro de modificaciones

VIGENCIA VERSIÓN DESCRIPCIÓN

Versión original. Documento de gestión de

25/09/2018 1
calidad.
Fuente: Elaboración propia.

88
 14 CONCLUSIONES

El haber realizado el proyecto de fortalecimiento empresarial desde una

perspectiva de gestión de calidad, documentación y ambiente organizacional
permitió conocer las fortalezas y debilidades que en esta se presentan.

La estructura administrativa organizacional de la empresa Petrominal S.A.S no se

encuentra documentada las actividades que realizan para la elaboración de los
productos que ofrecen y a su vez los procedimientos básicos y estructurales de la
empresa.

Administrativamente estas actividades no documentadas generan una pérdida de

tiempo debido a que en las actividades generan un reproceso en cuanto a la falta
de definición de responsables separados de la gerencia; además, se generan
duplicidad de documentos debido a que cada área tiene la posibilidad de generar
formatos según sus preferencias y versiones, lo que ocasiona descontrol y
desordenes en la empresa adicionando las múltiples fotocopias generadas por no
tener claro los soportes pertinentes autorizados lo que genera un alto consumo de
papel.

Es imprescindible reconocer y documentar las rutas y procedimientos a nivel

organizacional ya que la falta de estas generan mal servicio ofrecido a los clientes
debido a que los empleados no tienen claros los procedimientos de sus áreas lo que
los lleva a involucrarse en otras sin tener conocimiento específico, actitudes o
aptitudes para desempeñarlas, este tipo de errores impacta en la imagen de la
compañía debido a que los clientes perciben un ambiente confuso y errante lo que
genera desconfianza, este tipo de comportamientos generan un voz a voz negativo
toda vez que las expectativas de los clientes siempre son altas y exigentes, hay que
tener presente que todo en conjunto afecta directamente las finanzas porque se
dejan de percibir dineros por clientes insatisfechos y disgustados que se encargan
de proliferar las vivencias ocurridas; además, los costos adicionales que se generan
por una mala gestión de calidad.

89
Las condiciones actuales para estandarizar el procedimiento de pedido,
elaboración, embalaje y despacho de eslingas de banda sintética son deficientes
partiendo de que no existen instructivos, documentos, manuales u otras
instrucciones que permitan partir de una base o inicio que ayude reconocer las
políticas organizacionales con respecto a los productos ofrecidos en el mercado.

Debido a lo anterior, fue necesario entras a los procesos visualizando,

documentando y haciendo las entrevistas necesarias con el fin de extraer la
información pertinente y de importancia para elaborar un procedimiento de acuerdo
al que hacer diario y a las necesidades de la organización que permitan tener
claramente identificados sus pasos con el que logren satisfacer los expectativas de
los clientes y mejore el desempeño de sus empleados toda vez que logran
reconocer áreas y el alcance pertinente de cada una de estas.

Durante el desarrollo del proyecto, se tuvo la posibilidad de interactuar con la

mayoría de los miembros de la empresa y fue interesante poder identificar como
percibe cada integrante la organización y la ejecución de las actividades de la
misma, fue necesario sustraer la información relevante de los procesos, además de
orientarnos a diseñar una propuesta de procedimiento que permita orientarse, que
se completó, entendible y que puedan ir ajustando a las necesidades que se les
presente en cuanto a controlar los procesos administrativos y elaboración de sus
productos y a simplificar y entender las tareas inmersas y de ejecución permanente.
Se buscó mejor en varios aspectos fundamentales dentro de la compañía sobre
todo a la hora del manejo de la información, debido que al no estar documentada
es muy difícil controlar los procesos y funciones, esto lleva a que la empresa no sea
eficaz y eficiente sobre todo en los procesos de pedido, elaboración, embalaje y
despacho.

Tener definido un marco estratégico hace que la empresa tenga claro cuáles son
sus puntos a seguir partiendo de una misión clara, una visión que tiene que ser
medible y reflejada en el tiempo para que pueda ser evaluada por parte de las
directivas; además, es necesarios que los valores y políticas vayan de acuerdo a
los objetivos y actuaciones de la empresa.

90
 15 RECOMENDACIONES

Las compañías que desean lograr impactos positivos a nivel organizacional deben
involucrarse en conocer todas las áreas organizacionales, la gestión de calidad
permite a los dirección participar en políticas y proyectarse en la consecución de
objetivos, metas y lograr un proceso continuo y permanente que se mira en un
perspectiva globalizada organizacionalmente.

Es necesario que la empresa Petrominal S.A.S Documente los procedimiento

administrativos y de elaboración de sus productos, esto los puede realizar basado
en normas ISO 9001 de sistemas de gestión de la calidad que proporciona la
infraestructura, procedimientos, procesos y recursos necesarios para ayudar a las
organizaciones a controlar y mejorar su rendimiento y conducirles hacia la eficiencia,
servicio al cliente y excelencia en el producto.

La norma ISO 9001 es aplicable a cualquier organización libremente de su tamaño,

ubicación geográfica y actividad. Una de las principales fortalezas de la norma ISO
9001 es su gran atractivo para todo tipo de organizaciones. Al centrarse en los
procesos y en la satisfacción del cliente y no distingue o hace exclusión a los
servicios o a la fabricación de productos.

Se debe tener en cuenta que a la hora de aplicar la realización de manuales o

procedimientos es necesario adecuarlo según el tipo actividad que se desea
documentar y mantenerlos actualizados; además, siempre es recomendable que la
gerencia supervise la aplicabilidad de los mismo, mientras se hacen las revisiones
y modificaciones necesarias que le permitan ajustarse a las necesidades de la
empresa a la vez que se controlan los procesos que repercuten en la satisfacción
de los clientes y en un ambiente organizacional controlado y adecuado.

Se recomienda iniciar el proceso de documentación de los procesos basado en el

manual que se presenta en este proyecto y con ello puedan lograr así un
conocimiento total de la organización que se proyecte en el mercado.

91
Los sistemas de gestión están cada vez más vinculados con el éxito y supervivencia
de las organizaciones. A su vez directores, administradores y gerentes de todo el
mundo enfatizan la importancia que tienen estas actividades para asegurar que las
entidades y empresas cumplan con sus objetivos y se consoliden en los mercados.

Se recomienda adicionalmente que la organización realice la descripción de los

puestos de trabajo que le permita tener un entendimiento significativo y utilizable,
siempre será importante el uso del conocimiento para el desarrollo corporativo, este
tipo de procedimientos y actividades permite compararnos competitivamente con
otras empresas puesto que al entender los procedimientos se puede proponer
alternativas que mejoren e impacten positivamente en la consecución de
actividades, además, de alguna forma documentar muestras las debilidades y
fortalezas en donde se pueden encontrar oportunidades de mejoras.

La evaluación, seguimiento y control deben ser parte fundamental de las funciones

del gerente ya que estas les permiten evitar problemas y permite ir solucionado
temas que se van presentando en el día a día de una compañía y el solucionarlos
a tiempos puede evitar que se conviertan en errores muchos más grandes y difíciles
de solucionar.

Como quedaron plasmadas en las políticas del manual queda a cargo de la gerencia
realizar periódicamente evaluación y seguimiento a cada una de las personas que
intervienen en proceso para el cual se está realizando este manual para mirar que
se estén cumpliendo con todos los objetivos planteados.

Además de realizar la documentación de los procedimientos de la empresa es

necesario que se opte por determinar los o el responsable de la documentación y
distribución de la información y se determine cronograma de capacitación del
personal donde se involucren en la gestión de calidad de la organización.

92
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