GRUPO LOS MILLENNIALS CIENCIAS ECONÓMICAS USAC

MATERIAL DE APOYO, PRIMER PARCIAL, CURSO:

PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS

SÉPTIMO SEMESTRE, ESCUELA DE AUDITORIA

Dato: Es la inclusión de cualquier hecho, cifra, palabra, símbolo, gráfica, etc. Que representan una
idea, objeto, condición o situación. Los datos son la materia prima de la cual se deriva la información.

Información: consiste en datos seleccionados y organizados con respecto al usuario, problema

tiempo, lugar, y función.

Proceso de datos: Consiste en la transformación de datos que no son útiles por si mismos a través
de un proceso a fin de obtener un producto (información) que es útil sin transformaciones posteriores.

Ciclo básico del procesamiento de datos: El ciclo del procesamiento de datos consiste en un
método sistemático para manejar datos y obtener la información deseada y está constituido por tres
etapas:

Entrada-proceso-salida

Entrada
Consiste en la recopilación de todos los datos requeridos, ordenándolos en una forma adecuada para
su procesamiento. En esta etapa los datos deben registrarse de una manera adecuada para el sistema
de procesamiento que se utilice (anotaciones a mano en libros, tarjetas perforadas, cintas de papel
perforada, disquetes, etc.).

Se pueden considerar corno etapas importantes en la función del registro de datos, los pasos
siguientes:

 Edición: Consiste en seleccionar los datos significativos y eliminar los que no se necesiten para
el proceso.

 Codificación: Se codifican (estandarizan) los datos con el fin de ahorrar tiempo, esfuerzo y
espacio los tipos de código más utilizados son: alfabético, numérico y alfanumérico.

 Conversión: Se utiliza para transformar los datos de un tipo de registro a otro. Ejemplo: de
tarjetas a cinta magnética o disquetes, mediante el uso de equipo especial, cambiándose la
forma de registro, pero no la naturaleza de los datos-

 Verificación: Función mediante la cual se asegura que todos los pasos del proceso de registro
de los datos se realicen sin error.

 Proceso: Es la etapa en la cual se realizan o ejecutan todos los cálculos o pasos necesarios
con los datos de entrada.

 Salida: Es el resultado del procesamiento de los datos o representación de la información

deseada.
Ciclo extendido del procesamiento de datos: Se conoce como ciclo extendido del procesamiento
de datos al cielo básico (ENTRADA-PROCESO SALIDA) - más otras dos etapas que son:

1. Documento fuente: Se refiere al origen y a la forma como se registra, pudiendo ser grande,
pequeño, manuscrito, impreso, etc. (tarjetas de tiempo, órdenes de compra, órdenes de venta,
facturas, etc.)

2. Almacenamiento de datos: Al finalizar el ciclo del procesamiento o dentro del mismo, en un

punto donde se obtienen resultados intermedios se almacenan datos de manera que se puedan
recuperar rápidamente. El método de procesamiento y el tiempo que se desee conservar los,
datos, determinan el tipo de almacenamiento, pudiendo ser:
 -manuscrito
 -hojas impresas
 -tarjetas perforadas
 -cintas de papel perforadas
 -cintas magnéticas
 -discos
 -disquetes

CICLO EXTENDIDO DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

DOCUMENTOS FUENTE ENTRADA PROCESO SALIDA

-tarj. Perforadas -cinta magnética -clasificación -formas imp.
-ordenes compra -entradas diarias -calculo -mecanog.
-facturas, etc. -tarj. Perforadas -comparación -tarj. Perf.
-análisis -cinta papel

Almacenamiento de datos
 Sistema de información
 Definiciones

Sistema: Es un conjunto de elementos y procedimientos íntimamente relacionado que tienen por

objeto lograr determinados objetivos.

Información: Es el conocimiento derivado del análisis y proceso de los datos.

Sistema de información: Con base en las anteriores definiciones puede decirse entonces, que
sistema de información es el conjunto de elementos y procedimientos que íntimamente ligados,
interactuando entre sí y con las demás partes de la organización a que pertenecen, llevan a cabo el
proceso de capitación de datos y la entrega de información, con el objeto de proporcionar los
conocimientos necesarios a las personas indicadas, para efectos de toma de decisiones.

Tipos de sistemas de información tomando en consideración los medíos con que se realizan las
funciones de sistema de información, principalmente la de proceso, se clasifican así:

Manuales:
Consiste en el registro manual de los datos (lápiz, pluma, bolígrafo, marcador, lapicero, etc.).
 -Ventajas: Economía, flexibilidad y fácil adaptación a cambios.
-Desventajas: Lentos, engorrosos, susceptibles de cometer errores.

Mecánicos:
Es un proceso más eficiente, se auxilia de dispositivos mecánicos. La recopilación de datos se logra a
través de máquinas de escribir, cajas registradoras, relojes chequeadores.

El proceso de cálculo se efectúa con sumadoras, calculadoras, máquinas de contabilidad

(Combinación de máquinas de escribir y otras funciones de máquinas calculadoras).

-Ventajas: Se incrementa la velocidad y exactitud de los procesos.

-Desventajas: El proceso de datos no es continuo. Las maquinas solo son ayuda para reducir
las operaciones manuales.

Electromecánicos:
Permiten mayor velocidad y exactitud que el sistema mecánico ya que los procesos se hacen más
rápido y eficazmente. Una vez que los datos son registrados pueden utilizarse para diferentes procesos,
las maquina representativas de este sistema son las de registro unitario (realizan solo un tipo de
operación o proceso); así, hay maquinas:

 Perforadoras
 Verificadoras
 Interpretes
 Clasificadoras
 Intercaladoras
 Tabuladoras
 Reproductoras, etc.

-Ventajas: Mayor velocidad y eficiencia. Los datos una vez registrados pueden
Utilizarse para diferentes procesos.

-Desventajas: El proceso de datos no es continuo. Errores difíciles de detectar pues los datos
están en tarjetas perforadas. Los datos deben manejarse en forma secuencial.

Electrónicos
Los cuantiosos volúmenes de datos a procesar, el aumento de la complejidad de los procesos y la
necesidad de obtener información rápida y precisa, determinan el uso de un equipo electrónico o sea
un computador.

Operaciones como clasificar, reproducir, intercalar o tabular, en los sistemas manuales, mecánicos o
electromecánicos, según el caso, requieren el empleo de varios hombres o varias máquinas y deben
llevarse a cabo como procesos independientes y por separado.

Mediante el uso de un sistema de procesamiento electrónico de datos, tales procesos se efectúan en

forma integrada en un solo proceso y mucho más rápidamente.
 -Ventajas: El proceso es continuo- Alta velocidad y exactitud en el proceso. Ahorro de
espacio.

-Desventajas: Relativamente costosos. Requiere personal calificado.

Factores que deben considerarse Para recomendar un determinado sistema de Procesamiento

de datos

 -Volumen de operaciones o de datos a procesarse.

 -Complejidad de las operaciones.
 -Necesidad de respuesta rápida.
 -volatilidad de la información.
 -Repetitividad.
 -Relación costo/beneficio.

Especializaciones y Especialistas:

El auge que ha tomado la disciplina de procesamiento electrónico de datos, ha dado lugar al origen de
tareas especiales, es decir, se han creado especializaciones y derivado de ello, especialistas para
atender tales especialidades; así, dentro de una estructura organizativa, se ha creado la gerencia o
dirección de centros PED. El análisis y diseño de sistemas ha originado la especialización de analistas
de sistemas; la especialidad de programación ha originado la especialización de programadores; la
operación del equipo, a operadores; las necesidades de mantenimiento del equipo, ha técnicos en
electrónica, etc.

Como se ve, la disciplina de PED ha creado una gama de especializaciones cuya atención requiere
de especialistas, desde el nivel de gerencia o dirección, hasta nive les como los encargados de control
y bibliotecarios.

Elementos Materiales:

Un sistema PED está constituido por tres elementos básicos: el material (hardware), el
Lógico (software) y el humano (humanware).

El hardware está integrado por los componentes físicos principalmente la unidad central de
proceso o CPU (Central Proccessing Unit y las unidades periféricas de entrada y salida.

El software es el Intermediario, entre el usuario y el hardware y está compuesto por el conjunto

de programas que mediante su ejecución hacen funcionar al computador.

El humanware es el elemento humano que como ya se indicó participa a todo nivel en el

desarrollo de las actividades de un sistema de procesamiento electrónico de datos.

Programa es una secuencia lógica de Instrucciones que un computador ejecuta a efecto

De obtener los resultados requeridos.

Centralizada: es aquella en que el centro de cómputo centraliza toda actividad PED recibiendo
de los diferentes departamentos usuarios de la empresa la documentación a procesar a los
 mismos, los reportes de salida. También pueden existir terminales Tontas en los diferentes
departamentos usuarios en línea con el computador central, es decir, que está siempre
centralizando el proceso de datos.

Descentralizada: En este caso el centro de cómputo prepara el software y cada departamento

usuario procesa las aplicaciones, es decir, que el proceso se hace en unidades de trabajo
separadas sin capacidad de comunicación directa entre ellas.

Proceso distribuido: (red) en este caso, se trata de un sistema de computadoras

interconectadas mediante una red de comunicaciones. Este proceso se da principalmente en
dos modalidades. Red de Anillo y red de estrella. La primera consiste en una red en forma de
anillo en la que las diferentes unidades de trabajo pueden comunicarse entre sí y en la segunda
existe un computador central manejador de datos al cual estáán conectados los demás
computadores por lo que para comunicarse entre sí tiene que ser a través de dicho computador
central.

Modalidades del Proceso:

POR LOTES (BATCH) En los primeros tiempos en que se utilizaba el computador y aún en la
actualidad para efectos del proceso de datos, se hace acopio de datos en lotes, para luego
procesarlos uno por uno, juntamente con los archivos específicos de datos
vinculados con la operación que corresponda. A este modo de procesamiento se te llama
proceso en lotes (batch) o en serie. Porque los datos de entrada deben colocarse en forma
secuencial, en el mismo arden de los archivados.

EN LINEA (ON LINE)- Conectado y Disponible. Se refiere a las terminales conectadas a las
computadoras y listas para su uso. Los sistemas en línea también son llamados interactivos
porque implican una conversación entre el usuario y la computadora. El sistema en línea puede
trabajar en lotes y en tiempo real.

EN TIEMPO REAL ÍREAL TIEM): Operar en tiempo real consiste en que las transacciones que
se producen en las terminales se transmiten directamente a la
CPU y afecta en ese mismo momento, archivos o producen resultados que afectan al ambiente
en donde se encuentran las terminales. Las terminales conectadas con cable coaxial pueden
estar a 1000 mts. de distancia manejando la misma clase de señales que internamente usa la
CPU.

TELEPROCESAMIENTO (TELEPROCESSING): Los sistemas en línea remotos son aquellos

que pueden operar terminales desde lugares sumamente distantes, utilizando para ello los
medios de comunicación públicos portadores de señales diferentes a las que utilizan
internamente las computadoras, tales como las líneas telefónicas y las microondas. En este
caso se dice que existe un Procesamiento de datos a distancia, es decir, un teleproceso.
Cuando se utiliza el teleproceso, se requiere de dos dispositivos electrónicos llamados MODEM
(modulador - Demodulador), uno en cada extremo del canal de comunicación, los que realizan
el proceso de convertir las señales digitales provenientes de una terminal o computadora, en
tonos de audio. También convierte otra vez estos tonos de audio en pulsos o señales digitales,
al otro extremo, es decir, codifica y decodifica (modula y de mula) las señales.
Unidad Central de Proceso (CPU)

La Unidad Central de Proceso (Central Processing Unit) es la parte de un equipo de cómputo en la

que se alojan los circuitos aritméticos, de control y lógicos que gobiernan y llevan a cabo la ejecución
de las instrucciones. Es la parte principal de un sistema de computación.

Unidad de Memoria: Llamada también de almacenamiento primario, sirve para almacenar datos y
programas. Generalmente los fabricantes proveen programas de supervisor o administrador general
del sistema, los cuales ya ocupan una parte de la memoria interna del computador. Esta memoria se
mide en Kilobytes (k, bytes).

Unidad de aritmética y lógica: Esta unidad es la que se encarga de realizar los cálculos aritméticos y
las evaluaciones lógicas.

Equipos de entrada, almacenamiento y salida

Todo sistema de cómputo necesita una serie de datos para poder efectuar el procesamiento de
información centralizándolos en una unidad de entrada del computador, de donde son leídos para ser
procesados y posteriormente grabados (almacenados) o impresos por medio de impulsos electrónicos.

Bit, Byte, Kilobyte, Megabyte y Gígabyte

BIT: Es la unidad más pequeña de información. Es un estado de Activado o Desactivado en la

memoria del computador, que representa un digito binario (bit = binary digit)

BYTE: Es la unidad más pequeña que puede dirigir procesar o almacenar un carácter
(Alfabético, numérico o especial). Generalmente un es un conjunto de 8 bits). –

KILOBYTE (KBYT1 o KB): Palabra que se utiliza como unidad de medida y representa 1,024
bytes, no obstante, en la generalidad de los casos, el kbyte se torna como equivalente a 1000
bytes.

MEGABYTE (MBYTE 0 MB) Palabra que se usa para definir 1,024,000 bytes, aunque en la
práctica se le toma como 1,000,000 de bytes.

GIGABYTE (GBYTE 0 GB): Palabra que se utiliza para definir 1,000 megabytes, es decir, que
es equivalente a 1,024,000,000 bytes, aunque en la práctica se le toma como 1,000,000,000
bytes.

E) Dato, Campo, Registro, Archivo

DATO: Es simplemente la inclusión de cualquier hecho, cifras, palabras, símbolos, gráficas, etc.
que representan una Idea, objeto, condición o situación. Los datos son la materia prima de la
información.

CAMPO: Es el total de unidades de almacenamiento requeridas para albergar un dato.1 dato.

Es un elemento dentro de un registro, que constituye una partida de información.
 REGISTRO: Colección de campos interrelacionados que se manejan como una unidad y que
integran una transacción.

ARCHIVO: Es un conjunto o colección de registros relacionados.

Definición de la contabilidad

La contabilidad es la técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información

financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica
y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar
a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad. (Instituto Guatemalteco
de Contadores Públicos y Auditores).

Objetivos de la contabilidad
a) Proporcionar el máximo de información indispensable para una acertada toma de decisiones
en áreas tales como: estructura financiera, resultados, costos, rendimientos, etc.
b) Aplicar las prescripciones legales correspondientes.
c) Establecer para la empresa en su conjunto o para cada una de sus divisiones, sucursales o
agencias, para un ejercicio contable o para una parte del mismo, situaciones financieras,
balances y cuentas de gastos, de productos y de resultados, documentados, veraces y cuyos
elementos sean comparables con el tiempo.
d) Obtener información que muestre la situación económica de la empresa frente a terceros.
e) Registrar imparcialmente las transacciones.
f) Permitir la interpretación de los hechos registrados.

Contabilidad Gubernamental
La contabilidad Gubernamental es una rama de la contabilidad general que satisface los
requerimientos para el registro, control, presentación y evaluación de todas las operaciones
financieras, presupuestarias y patrimoniales desarrolla por las instituciones del sector público.

Contabilidad Administrativa
Es la parte de la contabilidad general que se orienta a servir internamente en la empresa proporcionado
información referente a aspectos particulares que toma de los registros contables.

Contabilidad Financiera:
Esta orienta a brindar información referente al estado financiero y económico de la empresa para
uso de sus acreedores, inversiones, etc.

Presupuesto
Presupuesto en su acepción general significa la terminación anticipada de gastos e ingresos, según
cálculos más o menos exactos, para regular los unos por los otros y realizar un periodo determinado
una ganancia o una perdida.
Suposición o supuesto motivo o pretexto con que se ejecuta una cosa: Computo anticipado de
gastos e ingresos o de unos y otros en cualquier negocio.
Supuesto previamente: Motivo, causa de una cosa. Suposición. Ingresos y gastos para un periodo
de tiempo determinado de una corporación, de un organismo público, de un Estado. Calculo
anticipado del coste de una obra.

El presupuesto es un plan financiero que consiste, como su nombre lo indica, en presuponer una serie
de factores y situaciones con mayor y menor detalle, como base para la realización de operaciones
futuras y para el control de las mismas.

Principios del presupuesto:

Previsión, patrocinio, participación, responsabilidad, coordinación, periodo, correlación, realismo,
aprobación, costeabilidad y flexibilidad.

Previsión, En f u n c i ó n d e los objetivos de la empresa, deben preverse todas las implicaciones

de los planes y cuantificarse.

Patrocinio: El presupuesto debe ser patrocinado por la administración. Esto es que la gerencia
general o autoridad superior debe tomar la autoridad de su adopción y guiarse por el en la ejecución
de las operaciones de la empresa

Participación, Se e s t a b l e c e q u e , en el proceso de elaboración del presupuesto, deben participar

los jefes o personas responsables de su ejecución

Responsabilidad, Debe d e f i n i r s e c o m o precisión la responsabilidad de las personas en la

ejecución presupuestal que les corresponde

Coordinación, Debe establecerse la programación para cada función o departamento y la de todo

lo que se ejecute en la empresa debe responder a los objetivos de esta. Como afectan las decisiones
de una parte a las otras.

Período, El p e r i o d o d e l p r e s u p u e s t o d e b e d e f i n i r s e . Significa q u e l a vigencia del

presupuesto debe quedar establecida para un periodo de tiempo determinado

Correlación, La unidad de medida en el presupuesto debe set la misma que se utilice en la

contabilidad, en vista que esta es la base para el registro de la ejecución de aquel

Realismo, Las cifras del presupuesto deben representar metas razonablemente obtenibles,
ni tan altas que no puedan lograse y originen frustraciones ni tan bajas que propicien las complacencias

Aprobación, Corresponde a la gerencia general o autoridad superior la aprobación final del

presupuesto, lo cual debe comunicarse a todo el personal

Costeabilidad, Las ventajas que se obtengan de la implementación del sistema del control
presupuestal deben ser superiores al costo mismo de instalación y funcionamiento del
sistema

Flexibilidad, En el presupuesto deben quedar consignados un mínimo y un máximo del costo de

manera que su comportamiento pueda ser evaluado a varios niveles de producción o ventas
Clasificación del Presupuesto
En cuanto al periodo o plazo al que se refiere: De corto, medio o largo plazo, o sea, lo que se denomina
presupuesto, pronósticos y plan de acción, respectivamente;

Por su importancia; principales o sumarios y secundarios o analíticos.

Los principales son los Estados financieros presupuestos (balance general y estado de pérdidas y
ganancia) los presupuestos de ventas, de costo de producción y/o adquisición de los artículos
vendidos de compras, de costo de ventas de gastos de operación y de caja o flujo de efectivo

Los secundarios o analíticos son los presupuestos de análisis de ventas por línea, zona, distrito,
etc., costo de ventas por línea, de gastos de operación de adquisición de inmueble.

En cuanto a su origen y efectos: económicos o de operación y financieros.

Los primeros son básicamente los que se refieren al Estado de resultados y los otros, son los de flujo
de efectivo o inversiones programas de pago, compras, inventarios, proyectos capitalizables y los que
en cierta forma se refieren al estado de situación financiera;

En cuanto a la flexibilidad: fijos o de asignación y flexibles; En cuanto a límite que expresa:

máximos, mínimos o mixtos;

En cuanto a las unidades: monetarios y de unidades (numéricos o gráficos); En cuanto a la entidad:

sector público-gobierno y sector privado.

Etapas de Control Presupuestal

Planeación
Formulación
Aprobación
Ejecución
Control

Grupo Millennials, febrero 2023