Control Interno

CONTROL INTERNO
Mario Alberto Bustos Lango

Licenciatura en Contaduría
3ero H
Profesora: Laura Patricia Bueno Macias
Lunes 18 de octubre del 2021
INTRODUCCIÓN
Hoy día la información se ha convertido en un activo importante de las
organizaciones. No se conciben las actividades de la vida moderna sin información
y esta no solo es importante en su cantidad y calidad, sino en la rapidez con la
que se obtiene. Mientras mejor sea la información de una organización, ésta
podrá administrar mejor sus recursos, sin embargo, no solo es suficiente que la
información exista, porque de alguna manera siempre está presente, lo esencial
es que la información obtenida sea adecuada y oportuna para la toma de
decisiones del momento. Por tanto, no basta con que la misma se genere de
forma dispersa en cada unidad administrativa, sino que es necesario la existencia
de un sistema que coordine los flujos y registros de información de toda la
empresa, recopilando, elaborando y distribuyendo los datos útiles para las
actividades de dirección y control.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Generar estrategias para mejorar la eficiencia del Sistema de
Información Financiero a fin de optimizar el control y la toma de decisiones
en la Alcaldía de Barinas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar las funciones asignadas formalmente a las unidades de
la Alcaldía de Barinas que manejan información financiera. Describir el
Sistema de Información Financiero de la Alcaldía de Barinas durante el
período 2005-2006.Analizar el Sistema de Información Financiero de la
Alcaldía durante el período 2005-2006 según los requerimientos de sus
usuarios. Generar estrategias para mejorar la eficiencia del Sistema
de Información Financiero a fin de optimizar el control y la toma de
decisiones en la Alcaldía de Barinas.
METODOLOGÍA
El estudio se realizó en la Alcaldía del municipio Barinas, tomando en
cuenta sólo el conjunto de personas que laboran en las divisiones donde
se maneja información financiera, las cuales son: la División de
Contabilidad, responsable de emitir la información financiera; la
Oficina de Programación, Planificación y Presupuesto, por ser
responsable de la contabilidad presupuestaria; y la División de Tesorería,
por manejar parte de la contabilidad fiscal. Sin la información generada por
estas dos últimas unidades, la División de Contabilidad se vería imposibilitada de
cumplir con su función.
Por tales motivos, la población o universo de estudio estuvo conformado
por un total de dieciséis (16) individuos, que constituyen el 100 por ciento
del personal que labora en los tres departamentos, los cuales estaban
distribuidos así: seis (6) personas de la Oficina de programación,
planificación y presupuesto, cinco (5) personas de la División de Contabilidad
y cinco (5) personas de la División de Tesorería
En un principio se realizó una serie de observaciones directas para conocer
la forma como se ejecutan los trabajos, quiénes los realizan, quiénes los
super visan, y el grado de veracidad de los datos suministrados por los
encuestados. Posteriormente se aplicó una entrevista, con la finalidad de
recoger información sobre el flujo de datos entre los tres departamentos
(datos de entrada y salida, número de procesos efectuados, tiempo de cada
proceso, responsables involucrados).
Finalmente se aplicó un cuestionario diseñado bajo la escala tipo
Likert, conformado por un total de treinta y nueve (39) afirmaciones, cada
una de ellas con una escala de cinco puntos: muy de acuerdo, de
acuerdo, indeciso, en desacuerdo y muy en desacuerdo. Las primeras
veintitrés (23) afirmaciones del cuestionario, estuvieron destinadas a
identificar los requerimientos del sistema de información existente en la
Alcaldía evaluados en función de: capacidad, control, accesibilidad de la
información y complejidad. Las afirmaciones restantes, estuvieron
destinadas a evaluar la calidad de la información que se maneja, tomando
como referencia: el tiempo, contenido y la forma como se transmiten los
datos.
RESULTADOS
1. Respecto a la distribución de funciones entre las unidades de la Alcaldía.

Estructuralmente los departamentos que frecen la información financiera
(Contabilidad, Tesorería y Presupuesto) se encuentran dispersos debido
a que se encuentran adscritos a dependencias distintas (Gráfico 1). Esta
situación dificulta la coordinación que debe haber entre tales
departamentos y genera la impresión de que Presupuesto tiene más
importancia jerárquica que el resto, y que, por tanto, goza de mayor autonomía,
generándose así conflictos de autoridad y responsabilidad.
Muchas de las funciones desempeñadas por los departamentos no se encuentran
formalmente en la “Ordenanza sobre la Estructura Organizativa de la
Administración y Gobierno Municipal del 2005.
Es difícil delimitar las funciones de los tres departamentos en estudio. Todos
manejan la misma información, pero en diferentes momentos: toda
transacción financiera debe ser autorizada por presupuesto, cancelada por
tesorería y registrada por contabilidad. Están muy interrelacionados en
teoría, mas no en la práctica.
2. Respecto al Sistema de Información Financiero de la Alcaldía (2005-2006)
En la elaboración de la orden de pago participan un total de seis

departamentos. Cada uno de estos departamentos participa hasta dos (2)
veces, solamente en este procedimiento, lo que origina que las órdenes de
pago se tarden no menos de una semana para ser emitidas, si es que
existe disponibilidad financiera. De lo contrario, puede tardar hasta ocho
(8) meses para la culminación de este proceso.
Respecto a los registros contables éstos se efectúan según lo dispuesto en la
Publicación Nº 21 de la Contraloría General de la República.
Los informes que requiere la División de Contabilidad para realizar los
pases a los libros son:a) el “Resumen de Ejecución Presupuestaria de Gastos”
que es remitido mensualmente por la Oficina de Programación, Planificación y
Presupuestob) el “Movimiento Mensual de Tesorería Municipal” que es
enviado mensualmente por la División de Tesoreríac) un listado de
incorporaciones y desincorporaciones de bienes muebles, que es
remitido anualmente por la División de Compras
Aparte del control a que es sometida la información financiera, la misma resulta
de gran utilidad para la toma de decisiones a corto plazo, lo que garantiza la
operatividad de las actividades diarias dentro de la Alcaldía, así como para
la realización de la Memoria y Cuenta que el alcalde debe presentar anualmente
ante el Poder Legislativo Municipal.
3.1 Requerimientos del sistema de información actual

Para identificar los requerimientos, se examinaron las áreas de:
capacidad, control, accesibilidad a la información y complejidad.
Capacidad del sistema de información
El 75% de los encuestados tiene una opinión favorable respecto a la
capacidad del sistema de información. La mejor apreciación está relacionada con
la actuación del personal en sus funciones (carga de trabajo, nivel de
instrucción, mantenimiento de equipos y rendimiento laboral).
Las opiniones anteriores no involucran procedimientos, puesto que los
mismos se valoraron mediante la entrevista. En sentido el 100% de los
entrevistados está de acuerdo con automatizar los procesos para agilizarlos,
además de que se identificaron las siguientes debilidades:
Los procedimientos son manuales, lo cual origina que la información no llegue de
manera oportuna para el momento en que se requiere.
La duración del retraso de algunos procedimientos es incierta, debido a la falta
de coordinación entre la disponibilidad presupuestaria y financiera. El
retraso depende también del tipo de gastos (nómina nunca se retrasa)
y del grado de influencia del beneficiario del pago.
Muchos procedimientos son lentos y con pasos innecesarios (la información
entre departamentos se transfiere mediante un mensajero o mediante
el traslado físico de la persona de un departamento a otro.
Los procedimientos son obsoletos
Hay exceso de papeles en ciertos procedimientos, por ejemplo, cada gasto
a efectuar genera tres (3) ordenes de pago, y cada una de ellas genera
cuatro (4) copias, por lo que se producen 15 documentos en total por cada gasto
(3 originales y 12 copias)..
Control de la información
El 94% de los encuestados tiene una opinión favorable respecto al
control del sistema de información, es decir, están dadas las condiciones para
mantener un buen control sobre la información generada, por lo que la misma
es confiable, según la apreciación de los encuestados.
Control de procedimientos: el personal entrevistado tiene una actitud
positiva ante las actividades que se corresponden dentro de sus cargos, pero
tienen una actitud negativa sobre aspectos que no son su
responsabilidad directa, sino que se derivan de la organización formal del trabajo.
De allí que las quejas se centren en dos aspectos:
 La improvisación de los procedimientos
 La duplicación de funciones
Control de contenido: existe un fuerte control del contenido de la
información, lo cual concuerda con el hecho de que exista
duplicación de funciones, puesto que es necesario verificar la exactitud
de la información de otros departamentos antes de usarla.
Control de auditoría: existen procedimientos que facilitan la
realización de controles posteriores de auditoría. Es uno de los controles más
apreciados por ser exigido por la ley. De hecho, es el centro de atención y
motivación de muchos empleados.
Control de responsabilidad: en este aspecto, los encuestados critican:
 La falta de evaluación periódica del desempeño del personal
 La falta de delimitación clara de las funciones dentro del departamento
Accesibilidad a la información
Respecto a la accesibilidad a la información, se identificaron dos
tipos de problemas:
 Problemas de información
 Problemas de funcionamiento
Complejidad de la información
Los procedimientos son medianamente complejos. La complejidad se
deriva de la cantidad de tareas interrelacionadas, difíciles de coordinar.
Muchos informes se hacen para cubrir un requisito legal, se ignora su uso en
órganos de la Administración Central, lo que genera desmotivación para la
presentación oportuna de los mismos.
3.2 Calidad del sistema de información actual

El 100% de los encuestados considera que la información es confiable, es decir,
que no se distorsionan los hechos reales en los informes que se realizan.
4. Respecto a las estrategias para mejorar la eficiencia del Sistema de

Información Financiero en la Alcaldía de Barinas
Tomando en cuenta el análisis realizado del Sistema de Información

Financiero de la Alcaldía de Barinas, se sugiere la implantación de varias
estrategias que conduzcan hacia el cambio o mejora deseada, las cuales
se presentan a continuación:
1. Reorganizar a los departamentos que generan información financiera, en
la estructura organizativa de la Alcaldía, para garantizar la coordinación
entre los mismos.
2. Mejorar la dotación de equipos de trabajo y el espacio físico
3. Automatizar los procedimientos
4. Implantar una red de información. La interconexión entre los
distintos usuarios ofrecerá varias ventajas:
 Formación de expedientes electrónicos
 Se elimina la duplicación de actividades entre de los departamentos y
entre el personal de un mismo departamento
 Se agilizan las operaciones al no ser necesario el traslado físico de las
personas de un sitio a otro en busca de información.
 Los registros contables y presupuestarios se pueden realizar de
forma simultánea y en el momento real en que ocurren las
transacciones.
 La generación de la información financiera, se realizarían de forma
automática y oportuna.
5. Cambiar los procedimientos de operación: no es suficiente con

automatizar los procedimientos, si éstos se mantienen con las mismas
debilidades que antes. Por tanto, es prioritario:
 Modificar los procedimientos financieros, simplificándolos y ajustándolos a
las necesidades de información de la Alcaldía
 Generar reglas y normativas relacionadas con los nuevos procesos
financieros.
 Redefinir las funciones entre el personal y redistribuir las responsabilidades
 Generar manuales de normas y procedimientos que orienten al funcionario
6. Establecer indicadores de gestiónde los principales procesos de la Alcaldía.

7. Preparar al personal en función de dos aspectos: preparación en
informática y preparación psicológica del trabajador para evitar la
resistencia natural que se produce ante el cambio del sistema de información.
8. Considerar los cambios propuestos en el marco conceptual de SIGECOF
municipal, bien sea para sumarse a él o para tomarlo como punto de
referencia en el diseño de un nuevo sistema de información.
CONCLUSIONES
El Sistema de Información Financiero de la Alcaldía de Barinas, se
caracteriza por ser fragmentado y disperso, puesto que la información se
genera en tres departamentos diferentes (Contabilidad, Tesorería y
Presupuesto), los cuales, a pesar de estar altamente interrelacionados, no se
encuentran coordinados, lo que genera en muchos casos duplicación de
funciones. Esta dispersión se aprecia, inclusive, desde el punto de vista
estructural, al estar adscritos a direcciones gerenciales diferentes.
Luego de analizar el Sistema de Información Financiero de la Alcaldía de Barinas,
tomando en cuenta variables como: capacidad, control, accesibilidad y
complejidad, se identificaron los siguientes aspectos:
En cuanto a capacidad: hay exceso de trabajo en algunas unidades, el
equipo disponible no es suficiente para cubrir las necesidades y la
tecnología que utilizan es obsoleta, en comparación con los adelantos
tecnológicos de hoy. En referencia a los procedimientos, estos se caracterizan por
ser manuales en su totalidad, el uso del computador es complementario; hay
muchos pasos informales que dependen de la pericia de la persona de turno;
son procesos lentos y burocráticos en su mayoría, y generan exceso de
documentos para archivar.
En cuanto al control, la mayoría de los encuestados defienden la
exactitud de la información que generan los departamentos hacia otras
unidades, dado que existen auditorias y controles de los superiores
jerarcas al respecto. Sin embargo, se pudo constatar la falta de manuales de
procedimiento, lo que origina que muchos procesos sean cambiados según la
administración de turno y que se improvisen algunos pasos, lo que origina que
la información que se produzca sólo sea útil para efectos de control, pero no
para toma de decisiones importantes.
Según las debilidades encontradas, como resultado del análisis del
Sistema de Información Financiero de la Alcaldía, se determinó la
necesidad de que cualquier modificación o reforma a realizar sobre el
mismo, deberá responder a los siguientes requisitos:
Modificación de los procedimientos para hacerlos más sencillos, rápidos y
confiables, acordes a las necesidades propias de la Alcaldía.
Mayor velocidad de procesamiento mediante el uso de las
Tecnologías de Información y Comunicación (TIC).
Establecer una mejor formalización de los procedimientos para evitar la
improvisación y la duplicación de funciones. Mayor conciencia y compromiso por
parte del poder ejecutivo y legislativo municipal de la necesidad de mejorar
el sistema de información financiero de la Alcaldía.

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