Material Picking
Material Picking
Material Picking
SENA
EXPEDICION DE
MERCANCIAS
ORDEN DE PICKING Y PREPARACION DE
PEDIDOS
Juan Carlos Ampudia
Instructores de Logística
2013
Introducción
Una expedición de mercancías es un conjunto de géneros que se envían de un lugar a otro. La
expedición es una de las actividades más importantes que realizan los operarios del almacén;
pues de nada sirven los cuidados mientras que el producto ha permanecido en custodia si la
preparación del envío no es la adecuada y el producto no llega al cliente en perfectas condiciones.
Cuando las mercancías se almacenan a granel o el cliente solicita un envase o embalaje especial
el proceso es más complejo. Hay que coordinar las operaciones de picking (selección y extracción
de mercancías) y las de packaging (envasado-embalado del producto) o proceso de empaquetado
adecuado para su distribución y transporte hasta el destinatario final.
Los contenidos de esta unidad nos permitirán conocer las actividades de expedición, propias del
almacén, junto a otras como el envasado-embalado de productos, que forman parte del proceso de
fabricación pero cada vez se realizan más en los almacenes.
Contenido
1. Operaciones de expedición
1.1. Extracción y selección de mercancías
2. Alistamiento
2.1. Orden de Picking
2.2. Preparación del envío
3. Esquema de conceptos
4. Actividades Propuestas
Objetivos
• Conocer las actividades que se realizan en el almacén cuando hay que preparar un envío o
expedición, según el plazo de entrega exigido por el cliente, el volumen de mercancías, el
número de referencias, etc. Analizar y comparar los métodos de extracción-selección de mer-
cancías y los equipos más idóneos para cada sistema.
• Saber los materiales que se utilizan en la elaboración de envases y embalajes; así como el
proceso de envasado y embalado más indicado para cada producto, según las características
de éste y los medios de transporte que se utilizan hasta que las mercancías llegan al destinata-
rio final.
1. Operaciones de expedición
Cuando un pedido llega al almacén se originan una serie de actividades que se suceden en
cadena, hasta que las mercancías se cargan en el medio de transporte para su envío al cliente.
Normalmente, la expedición de pedidos consta de las siguientes operaciones:
Las operaciones anteriores repercuten: por una parte, en desplazamientos de operarios y equipos
de manutención, horas de trabajo y esfuerzo del personal destinado a estas tareas, costes
operativos del almacén y, por otra, en el servicio suministrado al cliente, cuando éste recibe el
envío con puntualidad. Por eso, antes de iniciar una expedición (selección y extracción de
mercancías) debemos analizar: el tipo de pedido, la mercancía solicitada y la distribución del
almacén.
El volumen de mercancía, las características del producto o las referencias solicitadas nos pueden
exigir dedicarnos en exclusiva a un pedido o preparar varios pedidos al mismo tiempo; es decir, las
actividades de extracción se pueden hacer de dos formas:
Extracción por pedido-envío, se realiza una ronda para la selección y extracción de todos
los artículos, referencias y cantidades de cada pedido o envío y se depositan en la zona de
expedición o preparación de pedidos.
Extracción en bloque, en cada ronda o recorrido se extraen todos los productos nece-
sarios para todos los pedidos o envíos del día y se depositan en la zona de expedición.
También se puede aplicar el Método ABC y analizando la distribución del almacén podemos:
rentabilizar los ciclos de extracción y reposición; evitar recorridos excesivos e inútiles, ahorrar
tiempo y reducir costos y esfuerzos.
Cuando hay que preparar los pedidos con gran rapidez se complementa el sistema de estanterías
con máquinas preparadoras de pedidos de bajo nivel, procurando que éstas salgan lo menos
posible del pasillo de picking para que el rendimiento sea óptimo. Además, se coloca en el pasillo
frontal de las estanterías un sistema de transporte horizontal, como transportadores o vehículos
automáticos, de forma que los preparadores únicamente tengan que descargar sus pedidos una
vez preparados, para evitar la pérdida de tiempo.
Los medios mecánicos más adecuados son los recogepedidos de medio nivel. Este tipo de
máquinas están obligadas a cumplir las normas europeas de seguridad, que son:
a) Las puertas de la cabina del operario tienen un micro-interruptor y si no están perfectamente
cerradas la máquina no funciona.
b) El operario debe mantener apretado un pulsador, testigo de su presencia, para que la máquina
se ponga en funcionamiento. El pulsador se acciona con el pie y actúa a su vez como freno
electromagnético de la máquina.
Picking a alto nivel: Consiste en utilizar para la preparación de pedidos la altura total de las
estanterías, para ello cada hueco contienen sólo una referencia. La selección y extracción de
mercancías se hace tomando uno a uno los artículos que componen cada pedido. Este tipo de
picking requiere que el almacenamiento y ubicación de productos se adapte a los siguientes
métodos:
- Un hueco para cada referencia. Existe un hueco, en todo el almacén, para cada referen-
cia. Cuando la relación referencia-hueco permanece constante la preparación de pedidos
se realiza de manera automática, pues se produce un efecto de rutina y el operador puede
memorizar la ubicación del artículo y se reduce el tiempo de localización y preparación.
- Un pasillo con varios huecos para cada referencia. Para utilizar este método es
necesario disponer de un sistema de comunicación en tiempo real entre el operario y el
ordenador central. Éste da la orden de extracción de una determinada referencia y el
operario extrae el producto y comunica al ordenador las coordenadas del hueco para que
programe la reposición del producto en el hueco del cual se ha extraído.
- Varios pasillos con varios huecos para la misma referencia. Este método únicamente
es adecuado cuando se trabaja con varios preparadores al mismo tiempo; en este caso es
mucho más preciso un sistema de comunicación en tiempo real, pues la finalidad es evitar
los desplazamientos de los preparadores a lo largo y alto de los diferentes pasillos.
Los medios mecánicos que se utilizan en la preparación de pedidos a alto nivel son: preparadores
de pedidos de alto nivel, carretillas trilaterales tipo "combi" y transelevadores. Cuando se utilizan
transelevadores es imprescindible instalar un sistema de transmisión de datos en tiempo real y que
los operarios permanezcan en su interior el mayor tiempo posible, de esta forma se obtiene un
rendimiento muy alto. El operario recibe las órdenes directamente del ordenador central y, a su
vez, transmite las bajas de los productos que extrae, para realizar estas funciones se instala en
cada transelevador un pequeño terminal, conectado vía interface con el ordenador, y se dota
también de un escáner o lector de códigos de barras.
2. Alistamiento
2.1. Orden de picking
La "orden de picking" o de extracción es el impreso o programa de extracción donde se detallan
los productos, cantidad, ubicación, pasillo, estantería, etc., y el recorrido o trayecto que tiene que
hacer el operario encargado de preparar el pedido. Cuando un pedido contenga varios artículos
almacenados en diferentes ubicaciones, cada una de estas ubicaciones dará lugar a una orden de
extracción, por ejemplo un pedido en el que se solicitan artículos de droguería, lácteos, frutas y
verduras, conservas, material escolar, etc.; como es obvio estos productos no se almacenan en la
misma estantería, ni en la misma zona (lácteos, frutas y verduras necesitan condiciones especiales
de conservación).
Para la extracción en bloque se formaliza: primero una orden de extracción de las mercancías
desde su ubicación inicial a una intermedia y varias órdenes para la extracción individual de los
artículos de cada envío. Cada orden de extracción debe especificar la ubicación de origen y donde
se debe dejar la mercancía extraída (área de embalado, zona de expedición, etc.). Una vez
formalizadas todas las órdenes de extracción se agrupan en programas, que se imprimen o graban
en los terminales y se entregan a los operarios. Los programas especifican la ronda o recorrido
que se debe aplicar con el fin de utilizar correctamente los recursos operativos y completar todas
las operaciones con el mínimo tiempo; para ello las órdenes de extracción en bloque se realizan
antes que las de extracción individual.
Formato y contenido
El impreso que contiene la orden de picking generalmente se adapta al formato diseñado por el
propio almacén, que suele utilizar uno o varios modelos en función del sistema de extracción y los
equipos que utiliza en cada operación. Como el documento es de carácter interno el diseñador del
mismo debe procurar que la persona encargada de realizar el picking tenga que escribir lo menos
posible en la orden recibida, para evitar errores de transcripción.
Los programas informáticos incorporan un impreso estándar que se puede imprimir o visualizar a
través de la pantalla de los medios mecánicos, cuando éstos están preparados para operaciones
de picking. Generalmente, los almacenes de gran volumen utilizan programas de gestión
instalados en un ordenador central que está conectado a las máquinas que extraen la mercancía;
de esta forma al preparar el pedido se transmite la actividad realizada y las incidencias o
anomalías detectadas.
Cuando el picking se realiza sin medios mecánicos el operario recibe el impreso con las
instrucciones y tiene que poner una marca a las extracciones realizadas, escribir otros datos como
existencias, incidencias... y, una vez terminada la operación, pasar el impreso a la oficina para que
se formalicen las gestiones administrativas. Este método es muy habitual para la extracción de
artículos pequeños, como: pinta labios, frascos de perfume, cremas, maquillajes, etc., que se
recogen manualmente en cajas de cartón duro o de plástico y se trasladan al área de preparación
de pedidos.
El contenido del impreso, según el modelo que aparece en la figura 9.1, es el siguiente:
La parte superior o cabecera del documento contiene: orden de picking (n° de expedición),
fecha de la operación, operario (datos, código o n° de la persona que hace la selección y
extracción), almacén donde está ubicada la mercancía, tipo de envío (pedido ordinario o
urgente) y expedición (número de partida o envío).
Las filas del centro o cuerpo del impreso detallan a renglones seguidos: pasillo y
estantería (indicando el número o letra asignado), nivel de ubicación dentro de la
estantería, tipo de mercancía y código interno, cantidad extraída (cajas, palets...) y
existencias después de la extracción.
La orden de picking de la figura 9.2 refleja una extracción en bloque de cargas completas para
componer varios pedidos. Como se puede observar el almacén ha destinado pasillos contiguos
para productos que reúnen características similares o se suministran al mismo tipo de clientes
(supermercados, ultramarinos, tiendas de comestibles, etc.).
Empresa / almacén
02 F 3 Compotas 00321 18 5
02 G 5 Brevas 00333 15 4
03 B 7 Mermeladas 00520 21 7
03 C 7 Melocotones 00521 12 2
04 L 2 Aceitunas 00601 33 3
04 M 2 Garbanzos 00605 22 8
ACTIVIDAD 1
El Almacén Suministros El Hogar ha recibido el pedido n° 222. El cliente solicita con carácter de
urgencia los siguientes artículos y cantidades:
Se pide:
Formalizar la orden de picking con fecha 10 de Mayo (año actual), para enviar las mercancías en
la expedición n° 36/15 con destino al puerto de Buenaventura. Los empleados que intervienen en
la operación son: Salomón García (organiza la expedición), Jairo. Benítez (operario n° 8 realiza la
extracción) y Liliana Manzano (prepara el envío).
Verificación: consiste en comprobar que cada envío contiene los artículos (modelos, tallas,
colores...) y las cantidades detalladas en el pedido del cliente.
Embalado: con esta operación se trata de colocar la máxima cantidad de artículos en un número
reducido de bultos (cajas, contenedores, palets, etc.) y rellenar los espacios vacíos con materiales
de relleno, como papeles arrugados, bolsas de plástico llenas de aire, etc.
Precintado: se hace para evitar la apertura de los bultos antes de llegar al destinatario. El objetivo
del precintado es impedir que los agentes intermediarios manipulen la mercancía del paquete, por
causas naturales o con intención de sustraer algún artículo.
Pesado: es un factor muy importante para el transporte, tanto para calcular el costo del mismo
como para que el transportista controle el peso que va cargando en el vehículo.
Etiquetado: consiste en colocar una o varias etiquetas en cada bulto. Por ejemplo: etiqueta de
expedición (almacén de origen, dirección de entrega, identificación de la agencia de transportes),
etiqueta de mercancías peligrosas (cuando sea necesario), identificación del bulto (número
individual del bulto respecto al envío) y datos del propio bulto para su inclusión en el sistema
informático.
Emisión de documentos: éstos son el albarán o documento para el cliente o el listado de bultos y
pesos. El albarán refleja el contenido real de cada bulto y se puede entregar al transportista o
adjuntar a un bulto del envío (dentro de una bolsa de plástico adherida en lugar visible). También
se puede justificar el envío con la carta de porte, que puede emitir el almacén o el transportista. En
este caso el almacén debe preparar el listado de bultos para transferir la custodia de la
mercancía al transportista y para que éste tenga los datos necesarios y prepare la documentación
de transporte.
Agrupación de envíos: Los bultos que pertenecen al mismo pedido deben estar juntos durante la
preparación del envío. También se agrupan, en la zona de expedición, los envíos que se cargan en
el mismo camión; cuando hay varias entregas con destino en la misma zona.
3. Esquema de Conceptos
Picking a nivel del suelo. Se extraen cargas completas y se dejan en el suelo en la zona
destinada para la preparación de pedidos.
Picking a bajo, medio o alto nivel. La selección y extracción se hace tomando los artículos o
paquetes individuales que componen cada pedido. El pedido o envío se prepara en las
propias estanterías y puede ser en los niveles bajos, medios o altos.
Actividades Propuestas
Actividad 2
Se pide:
Confeccionar (con fecha 12-04-2010) la orden de picking n° 35, para enviar los artículos en la
expedición n° 102 con destino al puerto de Barcelona. Indicar en observaciones el puerto de
destino y completar los datos de los operarios.
Actividad 3
El almacén "Grupo Altamar" tiene que preparar los siguientes pedidos:
Productos solicitados Envión0 21 2 Envión0 31 3 Envío n° 414
(urgente) (ordinario) (ordinario)
Otros datos
Artículo Almacén Pasillo Estantería Nivel Stock
LD-12 Alimentación L 2 1 897
Notas: Indicar en observaciones dónde se deben depositar los artículos. Los empleados que
realizan dichas actividades son: responsable (Y. López), extracción (operario n° 14, A. Marín),
preparador de envíos (E. Simlat).
1 °. La orden de picking n° 117 (extracción pedido-envío) con los artículos del pedido urgente, para
depositar en la zona de expedición.
2°. La orden de picking n° 136 (extracción en bloque) con los artículos de los pedidos ordinarios,
para depositar en la zona de preparación de pedidos.
3°. Las órdenes, números 245 y 246, para depositar los artículos correspondientes a cada envío
ordinario en la zona de expedición.
Actividad 4
Una vez leído y analizado el material de consulta “Preparación y Organización de Pedidos –
Picking”, resolver el siguiente cuestionario:
4. ¿Que condiciones son necesarias de acuerdo a su formación logística, para que el modelo
de picking sea rentable en el proceso de gestión de almacenes?.
5. ¿Describan cuales podrían ser las principales ventajas y desventajas de aplicar métodos
manuales o electrónicos (automatizados) en el proceso de preparación de pedidos.
Videos y Links:
https://www.youtube.com/watch?v=TYJt7x6pI58 : Video Que es el Picking – Duración 2:14 minutos
https://www.youtube.com/watch?v=Y4Rc_XppA8Q : duración 7: 27
Link de información:
https://retos-operaciones-logistica.eae.es/sabes-que-es-picking/