EMPRESA MUTUAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA SALUD ESS EPS´S

NIT.811004055–5

Acta No. XXXXX

TIPO DE REUNIÓN: Ordinaria

ORGANISMO: Junta Directiva
FECHA: XXXXXXXXXXXXX
LUGAR: Sala de Junta Directiva

ORDEN DEL DÍA

1) Llamado a lista y verificación del quórum.

2) Lectura Funciones Junta Directiva relativas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado
de Activos y la Financiación del Terrorismo (SARLAFT), establecidas mediante la circular Externa
000009 de 21 de abril de 2016 emitida por la Superintendencia Nacional de Salud por la cual se
imparten instrucciones.

3) Establecer las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que harán parte del
SARLAFT.

4) Proposiciones y varios.

5) Clausura.

DESARROLLO

1) Llamado a lista y verificación de quórum.

La secretaria de la Junta Directiva Sra. Keilling Beatriz Ramos González realiza el respectivo llamado
a lista de los miembros de la Junta Directiva, previamente convocados de manera telefónica; al
llamado contestaron presente el 100% de los miembros de Junta Directiva de EMDISALUD ESS
EPSS:
1. Rosa Elena Sánchez Ortiz cc 39.312.395 de Turbo en calidad de presidente.
2. Wilson Barrios Guerra cc 71.975.371 de Turbo en calidad de vicepresidente.
3. Keilling Ramos González cc 25.998.716 de Montelibano en calidad secretaria.
4. Olga Duvilla Barrera con cc 43.649.057 de Puerto Berrio en calidad de vocal.
5. Yolanda Uribe Graciano con cc 43.140.141 de Chigorodó en calidad de vocal.
6. Delia Rosales de La Vega con cc 26.210.224 de Tierralta en calidad de vocal.
7. Daniel Vargas Barinas con cc 9.396.860 de Sogamoso en calidad de vocal
8. Nelly Bertilda Banda Vargas con cc 32.252.383 de San Pedro de Urabá en calidad de
vocal.

Conformándose el quórum reglamentario para sesionar y adoptar decisiones válidas (firmas anexas a
esta acta).

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 2) Lectura Funciones Junta Directiva relativas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado
de Activos y la Financiación del Terrorismo (SARLAFT), establecidas mediante la circular
Externa 000009 de 21 de abril de 2016 emitida por la Superintendencia Nacional de Salud por la
cual se imparten instrucciones.

La secretaria de la Junta Directiva procedió a la lectura de las Funciones de la Junta Directiva

relacionadas con la Gestión del SARLAFT:

Funciones de la Junta Directiva.

a) Establecer las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que harán parte del
SARLAFT.

b) Aprobar el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.

c) Garantizar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en
funcionamiento del SARLAFT, teniendo en cuenta las características del riesgo de LA/FT y el
tamaño de la Empresa.

d) Designar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente.

e) Incluir en el orden del día de sus reuniones, la presentación del informe del Oficial de
Cumplimiento, por lo menos una vez al año o cuando éste lo determine necesario.

f) Pronunciarse sobre los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento y la Revisoría Fiscal
y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia
en las actas.

g) Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la
determinación y Reporte de las Operaciones Sospechosas (ROS).

h) Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

i) Designar la(s) instancia(s) responsable(s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores
cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las
operaciones inusuales.

j) Determinar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor
grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las
mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.

k) Establecer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en

funcionamiento el SARLAFT.

3) Establecer las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que harán parte del
SARLAFT.
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 Teniendo en cuenta que es función de la Junta Directiva establecer las políticas para la prevención y
control del riesgo de LA/FT que harán parte del SARLAFT, se diseñaron las siguientes Políticas las
cuales serán presentadas a la Asamblea General para su Aprobación:

POLÍTICAS DEL SARLAFT

Las siguientes son las políticas adoptadas por EMDISALUD ESS EPSS para el adecuado manejo del
Sistema de Administración de Riesgo Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo-SARLAFT en lo
referente a las etapas y elementos del Sistema, las cuales son de estricto cumplimiento por parte de los
empleados de EMDISALUD ESS EPSS, adicional al cumplimiento de las normas legales, las cuales de -
ben ser atendidas en el desarrollo de las actividades diarias.

En EMDISALUD ESS EPSS se promueve y se trabaja por una cultura institucional contra los delitos de
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. La prevención y control del LAFT abarca todas las
operaciones relacionadas con los servicios prestados por la Empresa. Y la Junta Directiva velará porque
los lineamientos aquí establecidos sean acatados por todos los Empleados, socios, administradores y
representante legal de la Empresa.

Políticas Generales para la prevención y control de la Administración del Riesgos del LA/FT.

 Para EMDISALUD ESS EPSS es una prioridad el cumplimiento de las normas legales y
disposiciones internas relacionadas con el control y prevención LA/FT, para evitar la
materialización del riesgo; el SARLAFT que se adopta, como el Código de Ética y Buen
Gobierno son de estricto y obligatorio cumplimiento por parte de todos los empleados,
administradores, socios, clientes, proveedores, representante legal y demás vinculados con la
Empresa.

 Constituye una obligación especial a todos los empleados, directores y representante legal
colaborar oportunamente con las autoridades y Entes de Control, en la prevención y control del
LA/FT atendiendo de forma estricta todos los requerimientos que estos radiquen ante
EMDISALUD ESS EPSS.

 El incumplimiento de las políticas y responsabilidades sobre la Administración del Riesgo LA/FT

por parte de cualquier empleados de EMDISALUD ESS EPSS dará lugar a medidas de carácter
disciplinario y la terminación del vínculo laboral, lo cual se incluye en el Reglamento Interno de
Trabajo como causal grave. Independientemente de las sanciones que la Ley establezca, todo
ello sin perjuicio de las sanciones administrativas que pueda imponer la Superintendencia
Nacional de Salud, y las sanciones y multas a las que podría hacerse acreedora la empresa.

 El SARLAFT de EMDISALUD ESS EPSS incluye el diseño e implementación de herramientas de

control que permitan prevenir, detectar y reportar de manera oportuna y eficaz el lavado de
activos y la financiación del terrorismo a través de los productos y servicios que ofrece la
Empresa. El Oficial de Cumplimiento diseñará e implementará las metodologías para llevar a
cabo las etapas de identificación, medición, control y monitoreo que componen el SARLAFT y
velará por la difusión de las mismas a los todos empleados, los cuales son responsables de su
ejecución.

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  Las disposiciones del Manual SARLAFT de EMDISALUD ESS EPSS son de obligatorio
cumplimiento para todos los grupos de interés de la empresa y constituye reglas de conducta que
no podrán violarse en ningún caso. El Manual del SARLAFT es el documento soporte del
Sistema de Administración de Riesgo y debe ser aprobado por la Junta Directiva al igual que sus
modificaciones.

 Es deber de los empleados de EMDISALUD ESS EPSS guardar absoluta reserva sobre la
divulgación de operaciones intentadas, operaciones inusuales u operaciones sospechosas,
reportadas al oficial de cumplimiento. Al igual que los procedimientos de autocontrol y gestión
que se deriven del Manual del Sistema de Administración del Riesgo Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo. Todo empleado y miembro de la empresa debe mantener la debida
reserva, asegurar calidad, oportunidad, análisis y acuerdo de confidencialidad de la información.

 Los empleados de EMDISALUD ESS EPSS informarán de inmediato al Oficial de Cumplimiento o

Director Regional sobre cualquier operación intentada, inusual o sospechosa que identifiquen y
consideren en el ejercicio de sus actividades diarias.

 EMDISALUD ESS EPSS llevará a cabo una revisión anual de las políticas, y procedimientos de
cada una de las etapas que conforman el Manual de la administración del SARLAFT, para asegu-
rar su funcionamiento efectivo, eficiente y oportuno, y ajustarlos a los cambios efectuados por Ley
o por los procesos al interior de la Empresa.

 El SARLAFT abarca todas las actividades llevadas a cabo por EMDISALUD ESS EPSS, en el de -
sarrollo de su objeto social.

Para efectos del Manual SARLAFT, todas las operaciones con los diferentes tipos de clientes se conside-
rarán relevantes, siempre y cuando su valor mensual supere los siete (7) salarios mínimos legales men -
suales vigentes.

Todas las operaciones se deben realizar a través de los sistemas de información de que dispone EMDI-
SALUD ESS EPSS, de modo que queden debidamente registradas, que puedan consultarse y auditarse.

Políticas para la prevención y control de la Administración del Riesgos del LA/FT en la

Contratación de Bienes y Servicios.

 EMDISALUD ESS EPSS se abstendrá de contraer vínculo contractual con Persona Natural o
Jurídica, que se encuentren vinculadas o relacionadas con actividades de Lavado de Activos y/o
Financiación del Terrorismo LA/FT a nivel Nacional e Internacional; previamente  identificada a
través de los mecanismos preventivos propuestos en el SARLAFT (Listas Restrictivas ONU y
OFAC).

 Todos los Proveedores de Salud y Contratistas Administrativos que deseen contratar con
EMDISALUD ESS EPSS deberán ser consultados en las listas restrictivas, previo a la suscripción
de cualquier contrato, orden de compra y/o servicio; para que sea surtido el proceso del
SARLAFT. Cuando se trate de una persona jurídica se deberá consultar al Representante Legal,
miembros de Junta Directiva, Revisor Fiscal y accionistas en las listas restrictivas.

 Las personas naturales o jurídicas que deseen hacer parte del registro de contratistas de
EMDISALUD ESS EPSS se identificarán y cumplirán con el proceso de vinculación de clientes,
mediante el diligenciamiento del Formato de Conocimiento del Cliente y la entrega de la

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 documentación requerida en el mismo. De acuerdo con su perfil durante su vinculación y los
negocios que realicen con EMDISALUD ESS EPSS, se adelantarán análisis para establecer que
los precios de los bienes y servicios son acordes con el mercado y cualquier otro análisis que
resulte necesario para prevenir un posible contagio de actividades relacionadas con LA/FT.

 Todos los empleados de EMDISALUD ESS EPSS así como las terceras partes relacionadas, es-
pecialmente aquellas con las que se tengan establecidas relaciones comerciales o contractuales,
están en la obligación de poner en conocimiento de la Administración los hechos o circunstancias
que puedan ser considerados como actos de corrupción o soborno. Para ello podrán informar al
Director del área respectiva, al Director de Control Interno, al Gerente General o al Oficial de
Cumplimiento. EMDISALUD ESS EPSS garantizará que nadie sufra ningún tratamiento perjudi-
cial o retaliación o cuestionamiento como resultado de negarse a participar en el soborno o co -
rrupción, o debido a la presentación de informes en los que de buena fe exponga sus sospechas
de que un soborno real o potencial u otro delito de corrupción ha tenido lugar, o pueden tener lu-
gar en el futuro. Tales denuncias pueden ser puestas en conocimiento de la empresa amparadas
en los principios de confidencialidad y/o anonimato.

Políticas para la prevención y control de la Administración del Riesgos del LA/FT. Para la
Vinculación del Personal

 EMDISALUD ESS EPSS consultará en listas restrictivas y en noticias de internet a todos los
candidatos postulantes a ser empleados permanentes y/o temporales; dicha consulta deberá ser
efectuada antes de suscribir cualquier contrato y/o acuerdo verbal con el empleado.
EMDISALUD ESS EPSS adelantará análisis para detectar comportamientos inusuales en
cualquiera de sus empleados, a fin de tomar las medidas que resulten pertinentes.

 EMDISALUD ESS EPSS incorporará en los contratos que celebre en adelante, y en aquellos
previamente suscritos que se encuentren vigentes se les adicionará dicha cláusula mediante
Otrosí, inclusión de algún mecanismo de prevención de Riesgo LA/FT que la faculte, en lo
posible, para dar por terminado el contrato cuando la contraparte sea incluida en las listas de
control de la OFAC y ONU o se encuentre vinculado por las autoridades a investigaciones de
LA/FT, siempre y cuando el contrato así lo permita.

 La Coordinación de Recurso Humano deberá velar por que en el proceso de selección de

personal se implemente una actividad de control del riesgo LA/FT, a través de la cual consulte a
los candidatos en listas restrictivas, previo al proceso de entrevistas y pruebas. Si la consulta
arroja algún tipo de coincidencia se deberá evaluar el reporte y la persona no podrá continuar en
el proceso de selección. Así mismo la Coordinación de Recurso Humano deberá documentar e
imprimir las consultas realizadas a las personas que serán vinculadas, las cuales deberán ser
archivadas en la Historia Laboral.

 El Coordinador de Recurso Humano deberá realizar como mínimo cada 6 meses la consulta de
todo el personal en listas restrictivas, dejando evidencia de su gestión y notificando de forma
inmediata al Oficial de Cumplimiento en caso de que el reporte arroje coincidencias; y
anualmente debe actualizar la información de los empleados.

 La vinculación de Personas Públicamente Expuestas, definidas según el artículo 38 de la ley 489

de 1998, será autorizada por el Representante Legal luego de la debida diligencia de conocimien-
to del cliente.

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 Políticas para la prevención y control de la Administración del Riesgos del LA/FT en el Manejo de
Efectivo

 El movimiento del dinero en cajas menores deberá ser monitoreado por el Director Regional o de
Área correspondiente, con el fin de evitar pagar en efectivo a través de estas, sumas que
excedan (2) SMLMV a un mismo beneficiario en el transcurso del mismo mes.

 Todas las transacciones en efectivo que se realicen que superen los montos establecidos por la
UIAF se deberán reportar oportunamente a la UIAF, cumpliendo con los procedimientos
establecidos por ésta, es responsabilidad de los directores Regionales y Directores de Área
notificar oportunamente dichas transacciones al Oficial de Cumplimiento. El Oficial de
Cumplimiento o el Representante Legal, jamás podrá exonerar a un cliente de diligenciar el
formato de identificación individual de transacciones en efectivo.

Políticas para la prevención y control de la Administración del Riesgos del LA/FT Sobre
Desarrollos Tecnológicos
EMDISALUD ESS EPSS se apoyará en desarrollos tecnológicos que le permitan verificar los clientes
contra las listas OFAC y ONU o contra otras bases de datos que se incorporen en el futuro.

EMDISALUD ESS EPSS Buscará desarrollos tecnológicos que le permitan hacer seguimiento y análisis
al comportamiento de las principales cifras generadas a cada proveedor y clientes. Y se determinará la
información relevante en la consolidación de operaciones por cliente, variaciones en los montos de
ingresos y egresos. Así mismo este mecanismo permitirá monitorear las operaciones e identificar
señales de alerta.

Políticas para la prevención y control de la Administración del Riesgos del LA/FT en el Manejo de
la Información

EMDISALUD ESS EPSS establece como mecanismo de divulgación de las políticas y procedimientos
para la prevención y control de lavado de activos y financiamiento de terrorismo, el diseño y desarrollo de
un programa de capacitación anual que permitirá la sensibilización y entrenamiento a todos los
empleados al inicio y durante el tiempo que dure la relación contractual. El programa contemplará la
frecuencia de la capacitación, el alcance, las formas de evaluación y los medios para ejecutarlo.

El Oficial de Cumplimiento de EMDISALUD ESS EPSS velará por que en el proceso de inducción, se dé
a conocer a los nuevos empleados las metodologías y procedimientos relativos al SARLAFT al igual que
las implicaciones del incumplimiento de las actividades propias de su ejecución, se dejará constancia que
certifique que el funcionario ha recibido, leído, comprendido y entendido la información recibida.

El Oficial de Cumplimiento de EMDISALUD ESS EPSS es el responsable de divulgar y capacitar al

personal de la Empresa sobre las actualizaciones y modificaciones del Manual de Procedimientos del
Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT,
para lo cual se dejará constancia física de las capacitaciones realizadas.

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 Políticas para la prevención y control de la Administración del Riesgos del LA/FT en la
Conservación de Documentos del SARLAFT

 Los documentos y registros que se deriven del cumplimiento de las normas sobre prevención y
control al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo se conservarán en físico durante cinco
(5) años, bajo la custodia del Oficial de Cumplimiento de EMDISALUD ESS EPSS; luego se
conservarán digitalizados o microfilmados en el archivo general de la Empresa durante diez (10)
años. Deben cumplir con los requisitos de seguridad de tal forma que le permita al Oficial de
Cumplimiento su consulta inmediata. Pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningún
requerimiento al respecto por autoridades competentes podrá ser eliminado.

Políticas para la prevención y control de la Administración del Riesgos del LA/FT para los
Reportes a la UIAF

 Cuando el Oficial de Cumplimiento toma la decisión de catalogar y documentar la operación

como sospechosa, el reporte se debe realizar de manera inmediata, dicho plazo para el reporte a
la UIAF no puede exceder de ocho (8) días calendario.

Prohibiciones para el cumplimiento del SARLAFT

EMDISALUD ESS EPSS, no iniciará relaciones comerciales y/o laborales con las siguientes personas:

 Con quienes se tenga conocimiento que se encuentran involucrados en operaciones

sospechosas de actividades ilícitas o delictivas o que figuren registrados en las Listas
vinculantes, Lista OFAC e Internas.

 Con quienes se tenga conocimiento o indicios serios que puedan estar vinculados al tráfico de
estupefacientes o sustancias psicotrópicas, al tráfico de armas, al secuestro extorsivo,
enriquecimiento ilícito, terrorismo o cualquier otro delito penalizado por el Código Penal
Colombiano.

 Con clientes que se rehúsen a suministrar información sobre su actividad económica, domicilio,
profesión o declaración voluntaria del origen de fondos, o presenten información falsa o de difícil
verificación.

 Personas naturales o jurídicas respecto de las cuales no se pueda establecer suficientemente su

identificación.

 Con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento público de su

intervención en actividades delictivas o no se tenga plena claridad sobre su solvencia moral y
económica.

 Personas que presenten documentos manifiestamente falsos o cuyas características externas,

permitan albergar serias dudas sobre su legalidad o legitimidad.

 Personas que habiendo presentado la documentación que permita realizar una plena
identificación del titular y/o el beneficiario final, se nieguen a que la empresa obtenga una copia

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 del documento que acredite la identidad, o de cualquier otro documento que resulte
necesario para su vinculación.

4) Proposiciones y varios.

La Junta Directiva Revisará y Aprobará el Manual SARLAFT en el cual deberán contemplarse las
Políticas Aprobadas.

5) Clausura.

Agotado el orden del día, los miembros de Junta Directiva por aprobación unánime se da por terminada la
reunión a las XXXXX del día XX de XXXXXXXX en las instalaciones de la Junta Directiva en la Cra 22
No.8ª-38 en la ciudad de Montería – Córdoba.

Comuníquese, cúmplase y publíquese.

JUNTA DIRECTIVA

ROSA ELENA SANCHEZ ORTIZ KEILLING BEATRIZ RAMOS GONZALEZ

C.C N° 39.312.395 de Turbo C.C N° 25.998.716 de Montelíbano
Presidenta Secretaria

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