PONGA A TRABAJAR SU PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL

“Aplicación práctica del concepto del Balanced Score card”

Objetivo del artículo:

Explicar los conceptos del Balanced Score card por medio de un caso práctico realizado en
un colegio que de ahora en adelante denominaremos; “Colegio Austin”

Introducción

Hacia los años 60 y 70 empezó el boom de la estrategia en las empresas, se crearon

departamentos de planeación estratégica y se elaboraron muchos planes
estratégicos en forma elitista y desconectada con la operación del negocio.

Luego hacia los años 80 y 90 empieza el furor por la calidad, reingeniería,

reestructuración, y la planeación estratégica pasa a un segundo plano.

Ahora en este momento vemos un resurgir de la estrategia, pero como un proceso

democrático y participativo, y conectado con la operación del negocio, facilitado por
la aplicación del enfoque del Balanced Scorecard.

Balanced Scorecard (BSC)

Una de las formas como se puede definir el enfoque del Balanced Scorecard, es
como una Metodología para IMPLANTACION de ESTRATEGIAS (plan estratégico)
en las organizaciones; sean estas empresas (o negocios), de cualquier tipo.

El BSC sirve para traducir la visión (y en general todo el plan estratégico) en acción
por medio de un conjunto coherente de objetivos, indicadores e iniciativas
agrupados en perspectivas.

Partiendo de una planeación estratégica clara aplicar esta herramienta gerencial en

una entidad educativa, implica 7 pasos.

Primero: identificar el enfoque de la entidad educativa a través de su modelo de

perspectivas (ver gráfico # 1).

1
Segundo: Definir los objetivos estratégicos (los logros esperados) para cada una de
Gráfico No.1 las perspectivas seleccionadas.
Perspectivas del BSC: Colegio Austin
Tercero: Graficar los objetivos
FINANCIERA estratégicos en un esquema (mapa) de
enlaces causa – efecto, tratando de
CÓMO
LOGRAMOS identificar qué objetivos aportan a cuáles.
LA SOSTENIBILIDAD
ECONÓMICA?
(ver gráfico # 2). Este mapa permite ver la
estrategia del colegio y comunicar a toda
CLIENTES la comunidad educativa el rumbo a seguir.
PROCESOS

EN QUÉ CÓMO NOS VEN Cuarto: Definir claramente los indicadores

DEBEMOS SER NUESTROS
EXCELENTES ? USUARIOS Y
que van a utilizarse para evaluar el
COMUNIDAD ? cumplimiento de los objetivos estratégicos.

APRENDIZAJE Quinto: Especificar las metas, es decir

QUÉ RECURSOS
definir el valor del indicador en un
SON CLAVES Gráfico No.2
PARA MEJORAR
E INNOVAR ?
EJEMPLO DE UN BSC (Mapa de enlaces):

momento de tiempo dado. Perspectiva Maximizar el

Financiera valor agregado

Sexto: Dentro del mapa de

enlaces se pueden identificar los Perspectiva
del cliente
Generar confianza
caminos o ramales de la en el cliente
estrategia, lo cuál denominamos
vectores estratégicos. Perspectiva
Procesos Entender necesi- Diseñar Dar mejor
Claves
dades clientes soluciones cliente servicio al cliente
Séptimo: identificar las iniciativas,
programas o proyectos que van a Perspectiva
Aprendizaje
Incrementar
efectividad
permitir el logro de las metas en personal
el camino seleccionado, y que
Mejorar Mejorar ambiente
posiblemente impliquen un competencias de trabajo
esfuerzo extra institucional.

Caso práctico:

Este enfoque se aplica a todo tipo de organización, para efectos de este artículo
vamos a desarrollar el caso del Colegio Austin.

El Colegio Agustín inicia labores en el año 1992 y en sus diez años de

funcionamiento, se ha caracterizado por ser una institución moderna, preparada
para ofrecer la educación que se requiere en un mundo cambiante, apoyada en los
avances tecnológicos para asegurar su desarrollo armónico, comprometida con la
comprensión global de mundo y del hombre y empeñada en la formación integral de

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jóvenes colombianos dentro de la filosofía de la Calidad Total, el crecimiento y el
fortalecimiento continuo.

El colegio ofrece; Preescolar, Primaria y Bachillerato. Además de las siguientes

actividades: Clubes pedagógicos de interés, Grupos de representación institucional,
Participación juvenil en el gobierno escolar, Convivencias, Días culturales y
Orientación grupal y profesional.

PARA INICIAR LA INSTITUCIÓN DEBE TENER UNA PLATAFORMA

ESTRATÉGICA CLARA:

COLEGIO AUSTIN:

➢ VISION:
"En el año 2005 seremos una empresa reconocida a nivel internacional en el
desarrollo de proyectos educativos innovadores con un equipo humano
identificado con nuestra filosofía y orgullosos de contribuir al éxito de la misión
institucional".

➢ MISIÓN:
"Formamos integralmente al ser humano a través de servicios de educación con
procesos innovadores de enseñaza-aprendizaje, desarrollando el talento
personal, la productividad y la calidad para el desarrollo de competencias con
perspectiva global, incorporando nuevas tecnologías y procesos de mejoramiento
continuo, garantizando el crecimiento, la supervivencia y la rentabilidad
institucional con el fin de maximizar el beneficio de nuestros clientes internos y
externos en el mercado nacional e internacional".

➢ VALORES:
Se basa en los principios de corresponsabilidad, subsidiariedad, trabajo en equipo
, procesos de calidad y mejoramiento continuo.

PASO 1: Identifique el enfoque de su organización desde las 4 perspectivas

propuestas (Ver gráfico No. 1):

a. ¿Cómo logramos la satisfacción de los dueños o propietarios?

La satisfacción por parte de los dueños o propietarios de dicho colegio es

brindando el mejor servicio y desempeño laboral, con las mejores tecnologías y
garantizando así el crecimiento de los clientes eso es lo mas importante para los
dueños tener a gusto a sus consumidores.
Sen enfocan también la parte financiera en su crecimiento y rentabilidad que esta
pueda llegar a tener.

b. ¿cómo nos ven nuestros clientes (estudiantes y padres de familia)?

Los clientes lo ven como la mejor opción para la educación de sus hijos, dado así
que esta en sus manos el futuro de sus seres queridos, por el mayor servicio de
calidad y la gran participación que pueda tener en el mercado.
3
c. ¿en qué procesos debemos ser excelentes?

El enfoque debe ser excelente en la enseñanza de calidad, brindar mayor facilidad

a que los alumnos puedan tener accesibilidad a otras áreas de lenguaje,
enseñanzas donde también puede haber lenguaje a señas y más, ya que hoy en
día se haría mucho más fácil poder comunicarse

d. ¿qué debemos aprender para mejorar e innovar?

Aprender en cursos sobre innovación, de relación de saber como manejar sus

emociones hoy en día siento en mi punto de vista que sería una pieza fundamental
ya que si nuestra mente no esta de la mejor manera nada marcha bien.

PASO 2: A partir de la planeación estratégica identifique los objetivos

estratégicos teniendo en cuenta las 4 perspectivas trabajadas:

El balanced scorecard es una herramienta sumamente importante ya que cualquiera

empresa debería tenerla sea publica o financiera para su gran rendimiento dado así
que tenemos 4

Enfoque Financiero
Establecer un fondo de emergencia por alguna crisis financiera
Diversificar y aumentar las fuentes de ingresos
Realizar un balance de presupuesto

Enfoque clientes

Capacitarlos continuamente al momento de brindarles información a los clientes

Capacitarlos a momento de manejar una mala situación y a clientes que son sumamente
groseros
Saber como fidelizar a los clientes

Enfoque procesos

Mejorar un proceso específico (por ejemplo, simplificación de un proceso de aprobación

interno).

Optimización de la calidad (por ejemplo, la reducción de los residuos de fabricación).

Aumentar la capacidad de producción (por ejemplo, utilizar una tecnología particular

para aumentar la eficiencia).

Enfoque aprendizaje

4
Capital humano: habilidades, talento y conocimiento (por ejemplo, evaluación de
habilidades, evaluación del desempeño, efectividad de la capacitación).

Sistemas e infraestructura: este punto se refiere a los recursos que la empresa ofrece a
su talento humano para llevar a cabo sus actividades de manera más efectiva.

5
 l

PASO 3: Grafique los objetivos estratégicos en un mapa de enlaces

ENFOQUE FINANCIERO. ENFOQUE DE CLIENTE.

. Establecer un fondo de . Capacitarlos a momento de
emergencia por alguna crisis manejar una mala situación y
financiera a clientes que son
Diversificar y aumentar las sumamente groseros
fuentes de ingresos . Saber cómo fidelizar a los
Realizar un balance de clientes
presupuesto

´´COLEGIO AGUSTÍN´´

ENFOQUE PROCESOS.
Simplificación de un proceso de
aprobación interno ENFOQUE APRENDIZAJE
. Evaluación de habilidades,
. Reducción de los residuos de evaluación del desempeño,
fabricación efectividad de la capacitación

. Utilizar una tecnología particular

para aumentar la eficiencia

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PASO 4: construya su tabla de indicadores:

Luego de tener clara la interconexión de las perspectivas y objetivos estratégicos, se

pasa a construir la tabla de indicadores que van a permitir medir la estrategia de la
organización y por Tabla No.1
ende alinear todos Ejemplo de Tabla de Indicadores - BSC: Colegio Austin
los demás OBJETIVOS INDICADORES METAS
indicadores. (En ESTRATÉGICOS ESTRATÉGICOS Actual - 2002 – 2003
A1- Tener un equipo humano
la tabla # 1 se preparado, identificado y
APREN-
DIZAJE -Indice de compromiso P.C.
muestra un orgulloso de la misión
A2- Incorporar nuevas -Nuevas tecnologías
ejemplo parcial de tecnologías incorporadas 1 1 1
tablero de A3- Propender por el -Indice de mejoramiento
indicadores) mejoramiento continuo continuo (CMM) N.D.

P.C. : Pendiente Calcular P.P.D.: Pendiente por definir N.D.: No disponible

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En este paso suele ocurrir sobre todo con la perspectiva de aprendizaje; que no es
claro como medir alguno de los objetivos, en ocasiones se deja planteado el nombre
del indicador, para definirlo posteriormente. Esto ocurre porque no estamos
acostumbrados a medir los aspectos más cualitativos (intangibles) de nuestra
organización.

Se sugiere empezar con unos cuantos indicadores, usar la referenciación para

entender cómo se mide, y pensar que en muchos casos lo que nos va a dar
información no es el dato en sí, sino su comportamiento en el tiempo, la tendencia.

TABLA-N°1
TABLA DE INDICADORES BSC-COLEGIO AGUSTÍN

ENFOQUES OBJETIVOS INDICADORES METAS ACTUAL-

ESTRATEGICOS ESTRATEGICOS 2002-2003
FINANCIERO 1.Establecer un fondo - Índice de P.C
de emergencia por emergencia
alguna crisis financiera
-Verificar el balance P.P.C
2.Diversificar y continuo
aumentar las fuentes de
ingresos

3.Realizar un balance P.C

de presupuesto
CLIENTES 1.Capacitarlos a -Índice de P.P.C
momento de manejar compromiso
una mala situación y a
clientes que son -Índice de situación P.C
sumamente groseros

2.Saber cómo fidelizar a

los clientes

PROCESOS 1.Simplificación de un -índice de aprobación P.P.C

proceso de aprobación
interno
-índice de fabricación
2.Reducción de los P.C
residuos de fabricación -avance tecnológico

3. Utilizar una
tecnología particular P.P.C
para aumentar la
eficiencia

APRENDIZAJE 1.Evaluación de -índice de P.C

habilidades, desempeño
evaluación del
desempeño,
efectividad de la
capacitación

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PASO 5: identifique claramente cómo va a interpretar cada indicador y
colóquese metas

Otra parte importante del proceso consiste en fijar las metas para los indicadores
seleccionados; se recomienda tener la lectura de la situación actual y fijarse metas
que puedan ser realizables pero que a la vez sean ambiciosas y reten a la
organización a conseguirlas.
Tabla No. 2: Tabla de Indicadores - BSC: Colegio Austin
OBJETIVOS INDICADORES METAS
PROYECTOS
ESTRATÉGICOS ESTRATÉGICOS Actual - 2002 – 2003
FINANCIERO

F1- Garantizar la supervivencia -Margen de operación -Costeo ABC Primaria

de la entidad -Margen de contribución
F2- Buscar el crecimiento de la
entidad -% nuevos alumos año 3% 5% 8% -Plan de mercadeo

C1- Maximizar el beneficio de -Ind. Satisfacción padres -Encuesta satisfacción

CLIENTES

nuestros clientes de familia y estudiantes. N.D. -Sistema quejas

C2- Ser reconocidos

internacionalmente -Indice de proyección -Experiencias pedagógicas
internacional 15% 20% 25% internacionales

En la tabla No. 2 se puede ver el caso del porcentaje de nuevos alumnos y como el
Colegio se plantea un incremento del 5% para el año 2002 y del 8% para el año
2003, para un total del 8%.

Lo mismo que se hizo para la perspectiva financiera se realiza para las demás
perspectivas para así terminar integralmente la tabla o tablero balanceado de
indicadores.

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 TABLA-N°2
TABLA DE INDICADORES BSC-COLEGIO AGUSTÍN

ENFOQUES OBJETIVOS INDICADORES METAS PROYECTO

ESTRATEGICOS ESTRATEGICOS ACTUAL-
2002-
2003
FINANCIERO 1.Establecer un fondo - Índice de 10% 1.control de
de emergencia por emergencia capital
alguna crisis financiera 7%
-Verificar el balance
2.Diversificar y continuo
aumentar las fuentes 2.control de
de ingresos fuentes
6%
3.Realizar un
balance de
presupuesto
CLIENTES 1.Capacitarlos a -Índice de 30% 1.control de
momento de manejar compromiso gestión
una mala situación y a
clientes que son -Índice de situación 50%
sumamente groseros
2.encuestar
2.Saber cómo fidelizar
a los clientes

PROCESOS 1.Simplificación de un -índice de 80% 1.control

proceso de aprobación aprobación interno
interno

2.Reducción de los -índice de

residuos de fabricación fabricación 2.control de
40% inversión
3. Utilizar una -avance tecnológico
tecnología particular
para aumentar la
eficiencia
20%

APRENDIZAJE 1.Evaluación de -índice de 80% 1.plan de

habilidades, desempeño mercado
evaluación del
desempeño,
efectividad de la
capacitación

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 PASO 6: Identifique los vectores estratégicos

Las rutas o ramales dentro del mapa de enlaces que se observan son:

TABLA-N°3
TABLA DE INDICADORES BSC-COLEGIO AGUSTÍN

ENFOQUES OBJETIVOS INDICADORES METAS PROYECTO VECTORES

ESTRATEGICOS ESTRATEGICOS ACTUAL- ESTRATEGICO
2002-
2003
FINANCIERO 1.Establecer un fondo - Índice de 10% 1.control de Mayor acción al
de emergencia por emergencia capital momento de
alguna crisis financiera 7% brindar estrategias
-Verificar el balance
2.Diversificar y continuo
aumentar las fuentes 2.control de
de ingresos fuentes
6%
3.Realizar un
balance de
presupuesto
CLIENTES 1.Capacitarlos a -Índice de 30% 1.control de Capacidad y
momento de manejar compromiso gestión adaptación
una mala situación y a complementaria
clientes que son -Índice de situación 50%
sumamente groseros
2.encuestar
2.Saber cómo fidelizar
a los clientes

PROCESOS 1.Simplificación de un -índice de 80% 1.control Ser sumamente

proceso de aprobación aprobación interno monótono en las
interno decisiones

2.Reducción de los -índice de

residuos de fabricación fabricación 2.control de
40% inversión
3. Utilizar una -avance tecnológico
tecnología particular
para aumentar la
eficiencia
20%

APRENDIZAJE 1.Evaluación de -índice de 80% 1.plan de Calidad en lugar

habilidades, desempeño mercado de cantidad
evaluación del
desempeño,
efectividad de la
capacitación

11
PASO 7: Identifique las iniciativas a llevar a cabo

Aquí se deben identificar los proyectos o programas que deben ser llevadas a cabo
para cumplir con las metas.
Esto implica establecer los responsables de cada actividad y los recursos necesarios
para hacerlas realidad. (Ver tabla No. 2)

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 TABLA-N°4
TABLA DE INDICADORES BSC-COLEGIO AGUSTÍN

ENFOQUES OBJETIVOS INDICADORE METAS PROYEC VECTORES RESPONSABL

ESTRATEGIC S ACTUA TO ESTRATEGI ES
OS ESTRATEGIC L-2002- CO
OS 2003
FINANCIER 1.Establecer un - Índice de 10% 1.control Mayor acción Socios
O fondo de emergencia de capital al momento
emergencia por 7% de brindar
alguna crisis -Verificar el estrategias
financiera balance
continuo 2.control
2.Diversificar y de fuentes
aumentar las 6%
fuentes de
ingresos

3.Realizar un
balance de
presupuesto
CLIENTES 1.Capacitarlos a -Índice de 30% 1.control Capacidad y Tutores,
momento de compromiso de gestión adaptación capacitadores
manejar una complementa
mala situación y -Índice de 50% ria
a clientes que situación
son sumamente 2.encuest
groseros ar

2.Saber cómo
fidelizar a los
clientes

PROCESOS 1.Simplificación -índice de 80% 1.control Ser Contadores

de un proceso aprobación interno sumamente
de aprobación monótono en
interno las
-índice de decisiones
2.Reducción de fabricación 2.control
los residuos de 40% de
fabricación -avance inversión
tecnológico
3. Utilizar una
tecnología
particular para 20%
aumentar la
eficiencia

APRENDIZA 1.Evaluación -índice de 80% 1.plan de Calidad en Directores

JE dehabilidades, desempeño mercado lugar de encargados
evaluación del cantidad
desempeño,
efectividad de
la
capacitación
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14