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Tabla de contenido Estadísticas.................................................................................................................................................3 1. Estadísticas o reportes disponibles...................................................................................................4 1.1. Estadística de radicados por usuarios.......................................................................................4 1.1.1. Generar estadística radicados por usuarios.......................................................................4 1.2. Estadísticas por medio de recepción.........................................................................................5 1.2.1. Generar estadística por medio de recepción.....................................................................5 1.3. Estadísticas de medio envío final de documentos....................................................................6 1.3.1. Generar estadística medio envío final de documentos......................................................6 1.4. Estadísticas de digitalización de documentos...........................................................................7 1.4.1. Generar estadística de digitalización de documentos.......................................................7 1.5. Estadísticas de radicados de entrada recibidos del área de correspondencia............................8 1.5.1. Generar estadística de radicados de entrada recibidos del área de correspondencia........8 1.6. Estadísticas de radicados actuales en la dependencia...............................................................9 1.6.1. Generar estadística de radicados actuales en la dependencia............................................9 1.7. Estadísticas de radicados vencidos.........................................................................................10 1.7.1. Generar estadística de radicados vencidos......................................................................10 1.8. Estadísticas de procesos radicados de entrada........................................................................10 1.8.1. Generar estadística de procesos radicados de entrada.....................................................11 1.9. Estadísticas de re-asignación de radicados.............................................................................11 1.9.1. Generar estadística de procesos radicados de entrada.....................................................11 1.10. Estadísticas de digitalización................................................................................................12 1.10.1. Generar estadística de digitalización............................................................................12 1.11. Estadísticas de documentos re-tipificados por TRD.............................................................13 1.11.1. Generar estadística de documentos re-tipificados por TRD..........................................13 1.12. Estadísticas de expedientes por dependencia.......................................................................14 1.12.1. Generar estadística de expedientes por dependencia....................................................14 1.13. Estadísticas de radicados asignados detallados (carpetas personales)..................................15 1.13.1. Generar estadística de radicados asignados detallados (carpetas personales)...............15 1.14. Estadísticas de digitalización (anexos).................................................................................16 1.14.1. Generar estadística de digitalización (anexos)..............................................................16 1.15. Estadísticas de trámites terminados......................................................................................17 1.15.1. Generar estadística de trámites terminados...................................................................17 1.16. Estadísticas por radicados y sus respuestas..........................................................................18 1.16.1. Generar estadística de trámites terminados...................................................................18 1.17. Estadísticas por permisos asignados.....................................................................................19 1.17.1. Generar estadística seleccionado rol.............................................................................19 1.17.2. Generar estadística seleccionado rol y acceso al sistema..............................................19 1.17.3. Generar estadística seleccionado rol y tipo documental...............................................20 1.18. Estadísticas de digitalización a negocios..............................................................................20 1.18.1. Generar estadística de digitalización a negocios...........................................................20
Carrera 64 No 96-17 Bogotá D.C., Colombia PBX: +57 1 2262080
Este módulo está diseñado para que usted pueda generar 17 reportes que permite el sistema, realizado la combinación de diversos filtros de búsqueda. Todos los reportes están asociados a los documentos que entran y salen de la entidad y las entidades que intervienen en el proceso.
Para ingresar al módulo de estadísticas, seleccione el icono de estadísticas que esta ubicado en la parte superior derecha como se muestra a continuación.
Ilustración 1: Opciones Generales del sistema
Realizado el proceso anteriormente descrito, se presentará la siguiente ventana:
Ilustración 2: Ventana de Estadísticas
La pantalla para la generación de reportes está compuesta por los siguientes elementos: a) En la parte lateral izquierda se describen los campos disponibles para el filtrado del reporte. b) En la parte lateral derecha se muestran todos los filtros disponibles para aplicar en el reporte. c) En la parte inferior central se muestra una explicación del objetivo de cada reporte. Es importante destacar que una vez generado un reporte el mismo puede ser exportado a un formato .doc o .xls a través de los botones inferiores de cada tabla de resultado.
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Este reporte genera la cantidad de radicados de acuerdo al medio de recepción o envío realizado al momento de la radicación y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario de la dependencia. c) Tipo de radicado. d) Rango de fecha.
1.1.1. Generar estadística radicados por usuarios
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 3: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Nombre del usuario que realizó la acción. c) RADICADOS: Conteo de radicados involucrados al medio de recepción.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
lustración 4: Resultado interno de la estadística
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Este reporte genera la cantidad de radicados de acuerdo al medio de recepción o envío realizado al momento de la radicación y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario de la dependencia. c) Tipo de radicado. d) Rango de fecha.
1.2.1. Generar estadística por medio de recepción
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 5: Resultado de la estadística
d) (ITEM) #: Conteo de registros.
e) MEDIO: Nombre del medio de recepción f) RADICADOS: Conteo de radicados involucrados al medio de recepción.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
lustración 6: Resultado interno de la estadística
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1.3. Estadísticas de medio envío final de documentos
Este reporte genera la cantidad de radicados enviados a su destino final por el área y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario de la dependencia. c) Rango de fecha.
1.3.1. Generar estadística medio envío final de documentos
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 7: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Nombre del usuario. c) TOTAL ENVIADOS: Cantidad de radicados enviados por ese usuario. d) MEDIO DE ENVÍO: Medio a través del cual se envío ese radicado.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
lustración 8: Resultado interno de la estadística
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Este reporte genera la cantidad de radicados digitalizados por usuario y el total de hojas digitalizadas. Se puede seleccionar el tipo de radicación y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario de la dependencia. c) Tipo de radicado. d) Rango de fecha.
1.4.1. Generar estadística de digitalización de documentos
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 9: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Nombre del usuario. c) RADICADOS: Cantidad de radicados tramitado por ese usuario. d) HOJAS DIGITAIZADAS: Cantidad de hojas digitalizadas por los radicados
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
lustración 10: Resultado interno de la estadística
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1.5. Estadísticas de radicados de entrada recibidos del área de correspondencia
Este reporte genera la cantidad de documentos de entrada radicados del área de correspondencia a una dependencia y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario de la dependencia. c) Rango de fecha.
1.5.1. Generar estadística de radicados de entrada recibidos del área de
correspondencia Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 11: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Nombre del usuario. c) RADICADOS: Cantidad de radicados recibidos
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
lustración 12: Resultado de la estadística
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1.6. Estadísticas de radicados actuales en la dependencia
Esta estadística trae la cantidad de radicados actuales por usuario y dependencia y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario de la dependencia. c) Tipo de radicado. d) Agrupar por Tipo de documento.
1.6.1. Generar estadística de radicados actuales en la dependencia
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 13: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Nombre del usuario. c) DEPENDENCIA: Dependencia a la cual pertenece el usuario. d) RADICADOS: Cantidad de radicados asociados al usuario y dependencia.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
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Este reporte genera la cantidad de radicados de entrada cuyo vencimiento esta dentro de las fechas seleccionadas y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Rango de fecha.
1.7.1. Generar estadística de radicados vencidos
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 14: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) FECHA DE VENCIMIENTO: Fecha que aplica dentro del rango establecido. c) RADICADOS: Cantidad de radicados vencidos.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
1.8. Estadísticas de procesos radicados de entrada
Este reporte muestra el proceso que han tenido los radicados tipo 2 que ingresaron durante las fechas seleccionadas y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Rango de fecha.
1.8.1. Generar estadística de procesos radicados de entrada
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
Carrera 64 No 96-17 Bogotá D.C., Colombia PBX: +57 1 2262080
b) FECHA DE VENCIMIENTO: Fecha que aplica dentro del rango establecido. c) RADICADOS: Cantidad de radicados de entrada.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
1.9. Estadísticas de re-asignación de radicados
Este reporte muestra cuantos radicados de entrada han sido reasignados y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario. c) Tipo de documento. d) Rango de fecha.
1.9.1. Generar estadística de procesos radicados de entrada
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 16: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
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b) FECHA DE VENCIMIENTO: Fecha que aplica dentro del rango establecido.
c) RADICADOS: Cantidad de radicados de entrada.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
1.10. Estadísticas de digitalización
Muestra la cantidad de radicados digitalizados por usuario y el total de hojas digitalizadas y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario. c) Tipo de radicado. d) Rango de fecha.
1.10.1. Generar estadística de digitalización
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 17: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Usuario del sistema. c) TOTAL MODIFICADOS: Digitalizaciones realizadas d) HOJAS DIGITALIZADAS: Cantidad de hojas digitalizadas.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Total Modificados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de la digitalización.
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1.11. Estadísticas de documentos re-tipificados por TRD
Muestra los radicados que tenían asignados un tipo documental (TRD) y fueron modificados y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario. c) Tipo de radicado. d) Tipo de documento. e) Rango de fecha.
1.11.1. Generar estadística de documentos re-tipificados por TRD
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 19: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Usuario del sistema. c) TOTAL MODIFICADOS: Cantidad de radicados modificados. d) FECHA RADICACIÓN: Última fecha de modificación.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Total Modificados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
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Muestra todos los expedientes agrupados por dependencia con el número de radicados totales y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia.
1.12.1. Generar estadística de expedientes por dependencia
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 21: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Usuario del sistema. c) NÚMERO DE EXPEDIENTE: Cantidad de expedientes.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Número Expediente para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
1.13. Estadísticas de radicados asignados detallados (carpetas personales)
Muestra el total de radicados que tiene un usuario detallados por cada carpeta y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia.
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1.13.1. Generar estadística de radicados asignados detallados (carpetas personales)
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 22: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Usuario del sistema. c) TOTAL MODIFICADOS: Cantidad de radicados
Haga clic sobre el número que aparece en columna Total Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los radicados.
lustración 23: Resultado de la estadística
1.14. Estadísticas de digitalización (anexos)
Muestra la cantidad de anexos de radicados digitalizados por usuario y el total de hojas digitalizadas y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario. c) Tipo de radicado. d) Rango de fechas.
1.14.1. Generar estadística de digitalización (anexos)
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
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b) TOTAL MODIFICADOS: Cantidad de anexos c) HOJAS DIGITALIZADAS: Cantidad de hojas digitalizadas.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Total Modificaos para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los anexos.
lustración 25: Resultado de la estadística
1.15. Estadísticas de trámites terminados
Reporte con respecto a los días de trámite y finalización de éste y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Tipo de radicado. c) Rango de fechas.
1.15.1. Generar estadística de trámites terminados
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 26: Resultado de la estadística
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b) FECHA DE RADICACIÓN: Fecha agrupada de los radicados. c) RADICADOS: Cantidad de radicados. d) NÚMERO DE RESPUESTAS: Cantidad de respuestas de los radicados.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que contendrá la información de los anexos.
1.16. Estadísticas por radicados y sus respuestas
Este reporte genera la cantidad de documentos que han llegado al área o usuarios sin importar su origen y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Dependencia. b) Usuario. c) Tipo de radicado. d) Tipo de documento. e) Rango de fechas.
1.16.1. Generar estadística de trámites terminados
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 27: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) USUARIO: Usuario de la aplicación. c) RADICADOS: Cantidad de radicados.
Haga clic sobre el número que aparece en columna Radicados para que aparezca una nueva ventana que
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Esta estadística permite las siguientes consultas:
a) Si selecciona solo el rol, muestra como resultado todos los usuarios pertenecientes al rol. b) Si selecciona rol y tipo permiso (Accesos al sistema) muestra los permisos que tiene el rol. c) Si selecciona rol y tipo permiso (Tipos documentales) muestra todos los tipos documentales a los que tiene permiso el rol.
Cuenta con los siguientes filtros de información:
a) Rol. b) Tipo de permiso.
1.17.1. Generar estadística seleccionado rol
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 28: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) ROL: Rol asociado al usuario. c) NOMBRE USUARIO: Usuario de la aplicación. d) DEPENDENCIA: Departamento al que pertenece el usuario.
1.17.2. Generar estadística seleccionado rol y acceso al sistema
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
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b) ROL: Rol asociado al usuario. c) NOMBRE PERMISO: Permiso del sistema. d) PERMISOS ASIGNADOS: Permisos de acceso al sistema que tiene el rol.
1.17.3. Generar estadística seleccionado rol y tipo documental
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 30: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) ROL: Rol asociado al usuario. c) TIPO DOCUMENTAL: Permisos a los tipos documentales que tiene el rol.
1.18. Estadísticas de digitalización a negocios
Este reporte genera la cantidad de documentos digitalizados para los negocios fiduciarios y cuenta con los siguientes filtros de información: a) Negocios. b) Dependencia. c) Tipo de documento.
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1.18.1. Generar estadística de digitalización a negocios
Al configurar los diversos filtros y presionar el botón Generar, se podrá visualizar la siguiente tabla de resultados:
lustración 31: Resultado de la estadística
a) (ITEM) #: Conteo de registros.
b) NÚMERO RADICADO: Radicado del documento. c) CÓDIGO ANEXO: Número asociado al anexo. d) NOMBRE DEL ANEXO: Nombre del documento anexo. e) ASUNTO ANEXO: Nombre del asunto del anexo. f) USUARIO CARGO ANEXO: Usuario dueño del documento. g) DEPENDENCIA CARGO ANEXO: Dependencia a la que pertenece el usuario. h) FECHA ANEXO: Fecha de digitalización del anexo. i) TIPO DOCUMENTAL: Tipo documental del anexo. j) CLASIFICACIÓN: Clasificación del anexo.
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