ESCUELA DE NEGOCIOS

Introducción al Trámite Documentario

 • Identificar las etapas del trámite
documentario.
• Maneja la gestión documentaria tanto
Logro(s) interna como externa.
• Redactar párrafos breves para
determinar el asunto de la hoja de
gestión documentaria.

• Identificar las etapas del trámite

documentario.
• Maneja la gestión documentaria
Contenido tanto interna como externa.
• Redactar párrafos breves para
determinar el asunto de la hoja de
gestión documentaria.
 Trámite Documentario

Meca (2019) señala que es un sistema de actividades que utilizan las

organizaciones para el buen funcionamiento de la documentación producida
durante las actividades diarias.

Maria (2013) menciona que es una aplicación que permite a las organizaciones
tener el control de la ubicación física y estatus, actual y pasado de la
documentación que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a estos
datos mostrar estadísticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no
agreguen valor y los cuellos de botella para mejorar los flujos de los
documentos dentro de la organización (p. 32).
 Beneficios del Trámite
Documentario

Según Renuevo( 2016, citado por Meca, 2019) manifiesta que

los beneficios del Trámite Documentario son los siguientes:
Preservación a
largo plazo de
los documentos
Cumplimiento Movilidad: La electrónicos: Las
Ahorro de Ahorro de
Mayor de las Homologación: gestión de nuevas Reducción del
Costes: tiempo: Los
Mejora en los productividad: normativas de El control documentos tecnologías nos riesgo
Reducción de los sistemas de
procesos: La gestión de seguridad: documental supone una ayudan a profesional: Si se
espacios donde gestión
Automatización documentos Utilizar sistemas favorece la mejora drástica preservar estos almacena
preservar la documental
de los procesos aumenta la de gestión unificación de en el acceso a documentos en grandes
información. permiten agilizar
aumenta el eficacia y documental se procedimientos todos los cualquier cantidades de
Esto significa un procesos. Esto
control sobre los eficiencia a la traduce en el estableciendo el documentos formato, papel se puede
ahorro supone una
mismos y los hora de buscar y cumplimiento de mismo modelo desde cualquier asegurando así llegar a
considerable de atención al
agiliza. recuperar varias para toda la parte gracias a que deteriorar e
costes y un cliente más
documentos. normativas de empresa. las nuevas dispondremos incluso a perder
mayor control. rápido.
seguridad. tecnologías. de esta
información
cuando lo
deseemos.
 Etapas del Trámite
Documentario

Vera (2013) indica, para que los documentos puedan llevar

a cabo su ciclo vital, es necesario que atraviesen por las
etapas de producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final. Por
lo tanto, a continuación, se realiza una breve descripción de
cada etapa.
 Producción documental
• Es la generación de documentos en las instituciones,
en cumplimiento de sus funciones. En esta etapa se
deben tener en cuenta todos los aspectos relacionados
con el origen, la creación y el diseño de formatos y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia.

Archivar Recepción de documentos

• Conjunto de medidas preventivas o • Es el conjunto de operaciones de verificación y control que
correctivas adoptadas para garantizar una institución debe realizar para la admisión de los
la integridad física y funcional de los documentos que son remitidos por una persona natural o
documentos al momento de la jurídica. En esta etapa se debe verificar que los documentos
finalización de su trámite se encuentren completos, que correspondan a lo anunciado y
administrativo. sean de competencia de la entidad para efectos de su
radicación y registro con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes.

Organización de los
documentos Distribución de los
• Es el proceso mediante el cual se
documentos
aplican las acciones de clasificación, • Son actividades tendientes a
ordenación y descripción de los garantizar que los documentos lleguen
documentos de un fondo de una a su destinatario. Esta etapa tiene
entidad. relación con el flujo de documentos
tanto al interior como al exterior de la
Trámite de documentos entidad.
• Tiene que ver con el curso del documento desde su producción
o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa. En esta etapa cada dependencia genera un
conjunto de documentos objeto de trámites administrativos,
los cuales conforman las series documentales que se observan
en las tablas de retención documental.
 Módulos de Trámite
Documentario

• Recepción, registro, derivación, delegación, archivado, observación

Trámite Externo y emisión.

Trámite Interno • Creación, aprobación, emisión, derivación y emisión

Reportes de gestión del

sistema

Configuración • Permisos, datos maestros, plantillas de correo, firmas, alertas, etc.

Carga Masiva • Permite cargar conjuntos de documentos y sus metadatos

 Trámite externo

Fuente: Gestión y sistemas / https://gestionysistemas.com/novedades/es/tramitedocumental/index.html

 Trámite interno

Fuente: Gestión y sistemas / https://gestionysistemas.com/novedades/es/tramitedocumental/index.html

Memorando
• Es una comunicación escrita de carácter interno.

Circular
• Este documento se usa para las comunicaciones que contienen un interés común, puede ser de un carácter interno o externo.

Actas
• Documento escrito en el cual se plasma lo acordado en una reunión de empresa pública o privada.

Constancia
• Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.

Certificado
• Documento de carácter aprobatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad.

Nota interna
• Es el documento por cual se brinda información rápida y veraz entre los funcionarios y superiores, se le llama razonero y es de
carácter interno y un formato pre impreso.

Informe
• Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo. Carta
• Contribuye al fortalecimiento de las relaciones entre los empleados y también clientes.
Memorando
Circular
Acta
Constancia
Certificado
Nota interna
Informe
 Reporte, configuración y carga masiva

Fuente: Gestión y sistemas / https://gestionysistemas.com/novedades/es/tramitedocumental/index.html

 Instituciones de la Administración Pública
Instituto Nacional de Servicio de Inteligencia Instituto Nacional de Defensa
Estadística e Informática – INEI Nacional – SIN Civil – INDECI

Consejo Superior de Superintendencia Nacional de

Comisión para la Promoción
Contrataciones y los Registros Públicos –
de Exportaciones (PROMPEX)
Adquisiciones del Estado SUNARP

Superintendencia Nacional de
Contaduría Pública de la Oficina de Normalización
Administración Tributaria
Nación Previsional – ONP
(SUNAT)

Instituto Nacional de Defensa

Superintendencia nacional de
Centro de Formación de de la Competencia y de la
Administración de Aduanas
Turismo – CENFOTUR Protección de la Propiedad
(ADUANAS)
Industrial – INDECOPI

Comisión para la Promoción

del Perú – PROMPERÚ
 GOBIERNOS LOCALES
(MUNICIPALIDADES)

Son órganos de gobierno local, que emanan de la voluntad popular.

Son personas jurídicas de derecho público con autonomía
económica y administrativa en los asuntos de su competencia.

Promueven la adecuada prestación de los servicios públicos locales,

fomentan el bienestar de los vecinos y el desarrollo integral y
armónico de las circunscripciones de su jurisdicción.
 Instituciones Públicas Descentralizadas

La administración pública descentralizada es aquella en la cual

diversos órganos con competencias determinadas llevan a cabo las
funciones del Estado. Por este motivo, la descentralización no es
otra cosa que un descongestionamiento de los órganos del Estado.

Características

La autonomía técnica es la verdadera justificación de la desconcentración.

La competencia exclusiva de los órganos desconcentrados es limitada, ya que está

sometida al poder central.

La administración pública descentralizada tiene un carácter subjetivo, debido a que los

organismos descentralizados no tienen en muchas ocasiones una autonomía económica
propia, correspondiendo a otro organismo del Ejecutivo ejercer control sobre los mismos.
 Referencias

Gestión y sistemas (s.f.). Trámite documental. https://gestionysistemas.com/novedades/es/tramitedocumental/index.html

Maria, S. (2013). Trâmite de documentos. Madrid.

Meca, F. (2019). Gestión de calidad en trámite documentario en Empresas Privadas.

https://repositorio.unp.edu.pe/bitstream/handle/UNP/1987/ADM-MEC-ROS-
2019.pdf?sequence=1&isAllowed=y#:~:text=2.4%20ETAPAS%20DEL%20TRÁMITE%20DOCUMENTARIO&text
=Para%20que%20los%20documentos%20puedan,consulta%2C%20conservación%20y%20disposición%20fin al.

Pérez, E. (s.f.). Instituciones de la Administración pública peruana. Revista Jurídica Cajamarca

https://www.derechoycambiosocial.com/RJC/REVISTA2/INSTITUCPUBLICAS.htm

Vera, L. (2013). Trámite documentario. Bogotá.