Sesión 09

Frase reflexiva

“Si no tiene tiempo para leer, no

tendrás herramientas para escribir”

Sthepen King
 Previamente…
Observa el siguiente video y responde las preguntas :

https://www.youtube.com/watch?v=k246QNJOuIA

A partir del video observado, ¿qué reflexiones podemos hacer?

¿Por qué es importante la redacción?
¿Qué criterios se debe tomar en cuenta al redactar?
LENGUAJE I

UNMSM
Introducción

La redacción administrativa hoy en día es

muy importante en la sociedad; para
poder desenvolvernos en el ámbito
laboral, ya sea en empresas privadas o
públicas cuyo contenido se enfoca en
asuntos específicos relacionados al
trabajo dentro del ordenamiento legal.
 LENGUAJE I
La Solicitud
UNMSM
Es un documento de gran
uso en la actualidad que
sirve para pedir un goce
de un derecho, beneficio o
servicio que se considera
que puede ser atendida
por alguna persona o
UNMS
institución. M
A veces la solicitud se
presenta acompañado de
los requisitos que exigen
las instituciones para
tratar o entender el pedido.
 Partes de la Solicitud
1.Nominación del año y
sumilla. Es el mensaje
de petición. Tiene que
ser preciso.
2.Destinatario. La
persona, grupo de
personas o UNMS
entidad a la
M
que se va dirigida el
documento.
3.Tratamiento. Forma
parte de la cortesía
contemporánea.
 Partes de la Solicitud
UNSM
4.Presentación del
solicitante. Todos los datos
importantes del solicitante.
A saber: nombre y
apellidos completos,
nacionalidad, edad, tipo de
documento de identidad ,
domicilio. UNMS
M
5.El texto. Es un mensaje
argumentativo. Se puede
dividir en dos secciones: la
parte considerativa y la
petición.
Partes de la Solicitud

6. La despedida. Incluye
una mención de lo
expuesto y un saludo de
agradecimiento.
7. Lugar y fecha.
UNMS
M
8.Firma
 Modelo de Solicitud

UNMS
M
 UNMSM
El oficio
Es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los
organismos del Sector Público; y por extensión, en
algunas instituciones educativas, culturales, sociales y
deportivas que no dependen del Estado.
Se usa, con la finalidad de comunicar y coordinar
acciones, invitar,
UNMS
M
pedir información, contestar, remitir
documentos, agradecer o tratar asuntos
diversos de trabajo administrativo.
Partes
UNMSM
El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Membrete
2. Lugar y fecha
3. Código
4. Destinatario
5 Asunto
6. Texto
7. Antefirma
8. Firma,UNMS
posfirma y sello
9. “con copia”
M
10. Pie de página
Y las siguientes complementarias:
• Nombre del año
• Referencia
• Anexo
UNMSM

UNMS
M
 El oficio
Redacción del texto
El texto del oficio, por lo general, consta de tres
secciones:
1. Fórmula de apertura: que encabeza la redacción
del texto del oficio.
UNMS
Hay muchas M fórmulas de apertura, pero las que
recomiendan los manuales de redacción y las
directivas internas de los organismos estatales son
dos: “Tengo el honor...”, cuando el oficio es dirigido a
un superior, y “Tengo el agrado...”, si es enviado a un
funcionario de igual o menor jerarquía.
 UNMSM

2. Exposición: que desarrolla el asunto del oficio en

forma clara, directa y lo más breve posible. Se
inserta a continuación de la fórmula de apertura.
La complejidad del trabajo administrativo de
nuestra época nos obliga a ser prácticos, directos y
económicos, en función de ahorrar tiempo y
esfuerzo. UNMS
M
3. Párrafo de cierre: que, como su nombre lo
indica, es un párrafo que se utiliza al finalizar el
texto del oficio.
UNMS
M
Clases
UNMSM

Distinguimos dos clases de oficios: simple y

múltiple.
1.Oficio simple
Usos
El oficio simple, conocido comúnmente solo
“oficio”, se emplea para comunicar disposiciones,
consultar, UNMS
M
responder, remitir documentos u
objetos, realizar gestiones, presentar personas,
participar la realización de actividades, coordinar
acciones, transcribir documentos y para
proporcionar cualquier otra información a un solo
destinatario.
 UNMSM

Estructuración según formatos

Los oficios simples y múltiples se estructuran en
base a tres formatos: A, B, C, los que se diferencian
por:
a) Redactar o distribuir de manera especial los
elementos del “destinatario”;
b) Llevar UNMS
“asunto” obligatoriamente los dos
M
primeros formatos. (En el formato C, el uso del
‘asunto” es opcional); y
c) Ser los dos primeros formatos modernos., y el
tercero, tradicional.
UNMS
M
UNMSM

UNMS
M
UNMSM

UNMS
M
 UNMSM

Oficio múltiple
1. Usos
El oficio múltiple se utiliza para comunicar
disposiciones o cualquier otra información
simultáneamente a varios destinatarios.
Sobre este particular, revisando los manuales de
redacción,UNMS
las directivas internas y los archivos de
los organismos
M
estatales, hallamos dos
denominaciones: “oficio circular” y “oficio múltiple”
para referirse al oficio que va dirigido con el mismo
contenido a varios destinatarios.
 UNMSM

Estructuración según
formatos
El oficio múltiple se
estructura en base a
los mismos formatos
proporcionados
UNMS
para
redactar elM oficio
simple.
 La carta
Es un documento de carácter privado que se utiliza
en las entidades que no dependen del Estado y
entre personas naturales para tratar diversos
asuntos de interés común relacionados con el
campo administrativo, legal, comercial, cultural,
social, familiar o amical.
UNMS
M
 Área de difusión
La carta se difunde:
• En las empresas y demás entidades del sector privado,
estableciendo comunicación a nivel externo; o sea con entidades y
personas ajenas a ellas, tal como lo hace el oficio en las
instituciones públicas; y
• Entre personas naturales para que se comuniquen entre si y con
empresas y demás instituciones públicas y privadas. Ya que las
entidades privadas
UNMS emplean la carta para su comunicación externa;
M
en el ámbito interno, hacen uso, con más frecuencia, de
memorandos e informes
Facultad para firmar cartas
UNMSM
La tienen todas las personas naturales y los representantes legales de
entidades privadas.
Partes
La carta presenta las siguientes partes obligatorias:
1. Membrete
2. Lugar y fecha
3. Código
4. Destinatario
UNMS
5. Asunto M
6. Texto
7. Antefirma
8. Firma y posfirma (sello si hubiera)
9. “con copia”
10. Pie de página
 Partes

Y las siguientes complementarias:

• Nombre del año
• La línea de atención
• Referencia
• Vocativo
• Anexo
UNMS
M
UNMSM

UNMS
M
Redacción del texto
El texto de la carta consta, generalmente, de tres secciones:
Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto de la
carta.
Es una frase de cortesía que se usa por costumbre. Puede ser
también una frase de saludo o palabras previas al desarrollo del
asunto. ExistenUNMS
M
muchas fórmulas de apertura, inclusive algunas
como las de oficio. Por ejemplo: “Por la presente...”, “Es grato
.Y”, “Tengo el agrado....”, “Es sumamente grato…”,
“Agradeceremos a usted....”, “Tenga a bien…”
Redacción del texto
Exposición, que viene a ser el desarrollo del mensaje
que se desea transmitir. Es la parte central de la carta.
Se redacta en forma breve, directa, clara, precisa y
coherente, UNMS
empleando los términos más apropiados a
fin de influirMen el lector como quisiéramos.
 UNMSM

Redacción del texto

Párrafo de cierre, que finaliza la redacción del texto de la carta.
Es una frase hecha, utilizada por cortesía. Hay infinidad de
párrafos de cierre. He aquí algunos ejemplos: “Sin otro
particular, nos suscribimos de usted.”. “Su atento y seguro
servidor.”, “En espera de su pronta respuesta, me suscribo de
usted.”, “Es propicia la ocasión para reiterarle mi saludo.”,
UNMS
“Agradeciéndole
M
por su atención prestada.....”, “Renovándole
nuestros saludos, quedamos como siempre a la espera de sus
gratas noticias.”, “En espera de sus gratas órdenes....”, “Con la
seguridad de haber satisfecho vuestras expectativas, quedamos
de usted.”, “Agradeciendo anticipadamente su valiosa
colaboración...”, “Mientras tanto, le reiteramos nuestro
agradecimiento...”.
UNMS
M
 UNMSM

Clases
Las cartas se clasifican teniendo en cuenta diferentes criterios.
Nosotros las clasificamos considerando dos criterios: el número
de destinatarios y el tema que tratan.
1.Cartas por el número de destinatarios
Son simples y circulares. Las cartas simples son aquéllas que
tienen un solo destinatario y las circulares que tienen varios. Las
cartas simplesUNMS
M
como las cartas circulares comparten las mismas
características de los oficios “simple” y “múltiples”, con la única
diferencia que llevan por denominación “carta” y “carta
circular”, respectivamente. Los ejemplos de carta dados
anteriormente son cartas simples y el que sigue es carta circular:
UNMS
M
 UNMSM

2.Cartas por el tema qué tratan

Las cartas por el tema que tratan pueden ser agrupadas
en administrativas, comerciales, notariales y familiares.
Carta administrativa
Es aquélla que trata asuntos de carácter administrativo
en las empresas e instituciones que no dependen del
Estado. Por UNMS
medio de esta carta, las entidades remiten
documentosM u objetos; realizan gestiones; presentan a
sus trabajadores; efectúan consultas; invitan a personas
naturales e instituciones a participar en actividades
culturales, académicas, científicas, sociales, deportivas;
solicitan e intercambian información y coordinan
acciones diversas de trabajo interinstitucional.
UNMS
M
 UNMSM

Carta comercial
Es aquélla que emplean las empresas y las personas
naturales para tratar asuntos relacionados con la actividad
comercial. Mediante esta carta se realiza pedidos de
mercadería; se envía documentos como guías de remisión,
facturas, catálogos, lista de precios; se propagandiza la salida
al mercado de algún producto nuevo; se oferta productos; se
UNMS
remite cheques,
M
giros o comprobantes de movimientos
económicos realizados en los bancos u otras entidades
financieras; se hace reclamos; se avisa el vencimiento de
plazos para el pago de letras de cambio o de otros
compromisos contraídos; en fin, se efectúa cualquier otra
acción vinculada con el comercio y las finanzas.
UNMS
M
 UNMSM

Carta notarial
Recibe el nombre de carta notarial aquélla que se
envía con la firma del remitente legalizada por
notario público, en los casos que dispone la ley o
en los que el interesado considera delicados o de
mucha responsabilidad.
UNMS
M
Por ejemplo, los casos en los que se requiere enviar
carta notarial son dos: en casos de renuncia de
derechos y en los de desistimiento de pedidos o
reclamos efectuados.
 UNMSM

Seguidamente ofrecemos algunos casos en los que se utiliza la

carta notarial:
a) Al presentar renuncia voluntaria al trabajo
El trabajador que ha decidido renunciar voluntariamente al
trabajo que viene desempeñando, debe comunicar tal decisión
al empleador mediante carta simple, con 30 días de
anticipación. (Aunque este plazo podría exonerarse por
iniciativa del UNMS
M
empleador o a solicitud del trabajador). Sin
embargo, si lo desea puede hacerlo también con su firma
legalizada por notario o funcionario público autorizado del
centro laboral donde presta servicios. (Concordado con, el D.L.
21116, el Art. 51° del Decreto Legislativo 728: Ley de Fomento
del Empleo y el Art. 23° del Texto Único Ordenado de la Ley de
Normas Generales de Procedimientos Administrativos).
b) Al solicitar retiro o cese voluntario
El servidor que ha decidido retirarse o cesar voluntariamente
de su centro laboral, del mismo modo, deberá comunicar tal
determinación mediante carta simple, o con firma legalizada
por notario o funcionario autorizado, con 30 días de
anticipación. En la administración pública se presenta solicitud
en vez de carta (Concordado con las mismas normas
anteriores). UNMS
M
 UNMSM

c) Al renunciar al cargo
La persona que ha decidido renunciar al cargo que viene
ejerciendo o al que iba a asumir (por haber sido nombrado,
designado o elegido para tal), debe presentar su renuncia por
carta con firma legalizada por notario público (o por
funcionario autorizado de su centro laboral, si el cargo al que
renuncia es interno de su institución).
UNMS
M
d) Al despedir a trabajador
El empleador que ha adoptado la decisión de despedir a un
trabajador comunicará tal determinación por medio de carta
simple, indicando claramente el motivo del despido y la fecha
del cese. Pero si el trabajador se niega a recibir dicha carta, el
empleador la remitirá con firma legalizada por notario público
y a través de éste o del juez de paz, o de la policía, a falta de
aquéllos. UNMS
M
La carta de despido se considerará válidamente entregada si es
dirigida al último domicilio registrado por el trabajador en su
centro de trabajo, aunque al momento de su entrega no se
encontrase en aquel lugar. (Art. 65° del Decreto Legislativo
728, Ley de Fomento del Empleo).
e) Al desistir de un pedido o derecho
La persona que ha tomado la decisión de desistir, renunciar o
dejar dé gozar un derecho o un pedido formulado, deberá
comunicar tal hecho a la autoridad competente con carta o
solicitud, según sea el caso, con firma legalizada por notario
público o funcionario autorizado.
El documento que contiene el desistimiento se presenta antes
que la situación
UNMS procesal que se renuncia ha producido efectos
M
o antes que se ha expedido resolución o sentencia en primera
instancia sobre lo que se renuncia.
c) Al solicitar rectificación de información periodística
La persona afectada por una información dada por un medio
de comunicación social, puede solicitar la rectificación
respectiva mediante carta notarial y por intermedio de notario
público.
g) Al solicitar cumplimiento de contrato y al comunicar
resolución del mismo
La parte afectada
UNMS
M
en un contrato por el incumplimiento de
obligaciones de la otra parte, puede pedirle que cumpla con
ellas por medio de carta con su firma legalizada por notario
público. Asimismo, si ha decidido resolver (dejar sin efecto)
dicho contrato, podrá comunicar su decisión por el mismo
medio y en la forma indicada.
UNMS
M
UNMSM

UNMS
M
 UNMSM

Carta familiar
No obstante que el estudio de la carta familiar no estaría
comprendido, en los objetivos del presente manual, damos
algunas ideas en relación con ella,, por su importancia en la
sociedad.
Recibe el nombre genérico de carta familiar aquélla que se
emplea indistintamente entre familiares, amigos, enamorados,
compañeros de estudio y trabajo con el fin de tratar temas
UNMS
M
vinculados con la vida diaria, los sentimientos, las dificultades,
las aspiraciones, los proyectos personales o familiares o
colectivos, las metas y los logros alcanzados. La carta familiar
suele utilizar un lenguaje simple, directo, coloquial, espontáneo;
flexible y despojado de formalidades y frases vacías. Veamos
UNMSM

UNMS
M
UNMSM
El Memorando

UNMS
M
 UNMSM

Clases
MEMORANDO QUE Si hay una serie de
ORDENA funcionarios colocados en
orden ascendente o
descendente de autoridad, las
órdenes deben transmitirse en
circunstancias normales hasta
UNMS
M que se alcance al empleado
que está encargado de la
ejecución. Desde un orden
jerárquico mayor a uno menor.
Debe ser cortés, claro y
preciso en lo que se ordena.
 UNMSM

Clases
MEMORANDO QUE Complementa a la orden e
INSTRUYE informa los procedimientos
que deben seguirse para
cumplirla.
MEMORANDO QUE Se dirige a un superior. Es
SOLICITA UNMS cortés y realiza una petición.
M
MEMORANDO QUE Transmite información de
INFORMA diversa índole respecto al
movimiento y desarrollo de la
empresa en sus diferentes
áreas.
 Características
Por su carácter funcional, esta comunicación tiene empleo muy
extendido, en primer lugar, identifica rápidamente los tres
factores básicos del acto comunicativo: emisor, receptor y
mensaje. En segundo término, puede contener variados tipos
de mensaje: órdenes, instrucciones, informes.
UNMS
M
 UNMSM

Estructura
- La palabra MEMORANDO
- Destinatario (A o PARA)
-Origen (DE)
-Asunto
- Fecha
-Mensaje
UNMS
- Firma M
UNMS
M
 UNMSM
Correos electrónicos: los errores
que se deben evitar
1) No se considera la intención y situación
comunicativa:
En muchas ocasiones, el correo se redacta sin tener
un propósito
UNMS claro. Es decir, el mail debe plantear
M
una intención comunicativa clara: informar,
persuadir, convencer, etc. También, es importante
saber a quiénes se dirige el correo. El registro
deberá ser más o menos formal dependiendo de la
situación comunicativa.
 UNMSM

Correos electrónicos: los errores

que se deben evitar
2) No se coloca el asunto de manera clara:
El “asunto” del correo debe estar escrito en una
frase nominal corta y clara. La comunicación se
complica siUNMS
no se plantea adecuadamente cuál será
M
el tema a tratar, en especial cuando el destinatario
no es una persona que se conozca previamente.
 UNMSM

3) El saludo y la despedida no son planteados de

manera correcta:
Al escribir un correo, es de suma importancia
saludar y despedirse cordialmente. En una
comunicación formal, lo recomendable es comenzar
con la frase
UNMS “Estimado señor/profesor/doctor” (el
M
título puede variar dependiendo del contexto).
Asimismo, es necesario cerrar el correo con la frase
“Saludos cordiales” o “Atentamente”. La firma debe
añadirse al final del mensaje. Se debe recordar,
además, que la puntuación en las fórmulas de
saludo y despedida son las siguientes:
UNMS
M
LENGUAJE I

UNMSM

A continuación, se presentan dos

modelos de correo electrónicos. El
primero de ellos es una versión
con errores; en el segundo, estos
han sido solucionados: es la
versión correcta e ideal.

UNMS
M
UNMS
M
Modelo de correo electrónico
 UNMSM

Referencia
• Garret, Paula y Steve DEnnis (2002) La comunicación escrita en los
negocios. Madrid: Prentice Hall-Pearson Educación S.A.
• Valladares Rodriguez, Otto (sf) Manual de Redacción Administrativa.

UNMS
M