3 Manual Del Usuario SAP HCM - Gestión de Tiempos

Manual del Usuario: Gestión de
Tiempos
Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.
La información contenida en este documento es confidencial y para uso exclusivo de sus destinatarios, quienes acceden
con clave y usuario a la Intranet del GRUPO BASA. Está prohibido a las personas o entidades que no lo sean, realizar 1
cualquier tipo de modificación, copia o distribución del mismo. En caso de dudas y consultas del presente documento
puede enviar un mail a recursos.humanos@grupobasa.com.ar
Índice
1. OBJETIVO......................................................................................................................................3
2. INFOTIPOS IMPORTANTES ..........................................................................................................4
3. PA61 .............................................................................................................................................6
4. INFOTIPO 2001 - ABSENTISMO ...................................................................................................8
5. INFOTIPO 2002 - PRESENCIAS .................................................................................................. 11
6. INFOTIPO 2003 - SUPLENCIAS .................................................................................................. 13
7. INFOTIPO 2011 – HECHOS TEMPORALES ................................................................................ 15
8. CONTINGENTE ABSENTISMOS ................................................................................................. 16
9. INFOTIPO 2007 – CONTINGENTE DE PRESENCIAS .................................................................. 19
10. PT_ERL00 .............................................................................................................................. 22
11. PT40 ...................................................................................................................................... 24
12. PT62 ...................................................................................................................................... 27
13. PT63 ...................................................................................................................................... 29
14. PT_BAL00 .............................................................................................................................. 31
Objetivo
1. OBJETIVO
El objetivo del siguiente módulo es comprender la funcionalidad y metodología de la gestión de
tiempos en el sistema. Además, conocer los conceptos básicos del mismo.
Gracias a este módulo podremos planificar, registrar y valorar el trabajo interno y externo
realizado por los empleados, así como también los tiempos del ausentismo.
Es indispensable realizar el seguimiento de los resultados de la evaluación de tiempos

diariamente, sin excepciones, debido a que los errores que puedan surgir, ya sea por error u
omisión de datos, frenan completamente el seguimiento normal del sistema.
Para crear y modificar, ingresaremos desde la transacción PA61.
Para visualizar, ingresaremos desde la transacción PA51.
Primeros Pasos: Infotipos importantes
2. INFOTIPOS IMPORTANTES
Para que la gestión de tiempos funcione correctamente, es obligatorio que los siguientes IT
estén ingresados con los datos actualizados y correctos.
Siempre corroborar que la validez de los infotipos sea hasta el 31.12.9999
 INFOTIPO 0007 – HORARIO DE TRABAJO
 INFOTIPO 0041 – DATOS DE FECHA
 INFOTIPO 0050 – ENTRADA DE TIEMPOS
Proceso: Gestión datos de tiempos
3. PA61
Menú Recursos humanos  Gestión de tiempos  Gestión 
actualizaciónDatos de Tiempos Actualizar
Código de transacción PA61
En esta funcionalidad se accede a la pantalla que permite efectuar todo tipo de tratamiento
sobre la información de tiempos.
Es válido realizar para cada Infotipo las opciones de:

 Crear
 Modificar
 Crear como copia
 Borrar
 Visualizar historial
 Entrada en lista de datos
Para poder ingresar a un IT y ejecutar alguna de las acciones nombradas anteriormente, es muy
importante completar 3 campos en la indicación preliminar para obtener la correcta
visualización de la información de tiempos que se requiere del sistema.
.
Los campos utilizados previa selección de Infotipo son los siguientes:
INFOTIPO 2001 - Absentismo
4. INFOTIPO 2001 - ABSENTISMO

actualizaciónDatos de tiemposActualización
En este Infotipo se cargarán todos aquellos desvíos correspondientes con ausencias del
personal.
Con Goce de Sueldo Sin Goce de Sueldo

Lic. Anual Lic. por Excedencia
Lic. Matrimonio Lic. por Maternidad Down
Lic. Nac. o Adopción Reserva de Puesto
Lic. Fallec. Familiar Ausencia Injustificada
Lic. por Mudanza Suspensión
Lic. Dador Sangre Inasistencia
Lic. Enfermedad Lic. por Maternidad
Lic. Enf Padre a Cargo
Lic. Enfermedad Hijos
Lic. Enfermedad Cónyuge
Lic. por Examen
Lic. Profiláctica
Franco Compensatorio
Lic. X Art
Lic. Gremial
Luego se indica la operación a realizar:
Para la creación de un registro de absentismo deberá indicarse:
Luego deberá grabarse a través de la opción:
 Si fuera necesario modificar los datos de tiempos ya existentes debemos seleccionar la

opción “editar”.
 O borrado:
Al grabar, el borrado quedará actualizado y el registro no podrá recuperarse.
INFOTIPO 2002 – Presencias
5. INFOTIPO 2002 - PRESENCIAS

En este Infotipo se cargarán todos aquellos desvíos correspondientes con horas trabajadas para
la empresa por el personal, pero cuando el mismo no se encuentra físicamente en el domicilio
habitual de trabajo.
Se deberá indicar el número del Infotipo y el subtipo encargado de definir la clase o tipo de la
presencia.
Se accederá a la pantalla que sigue, en donde al igual que en el caso de los absentismos se
deberá completar la fecha desde – hasta y el horario desde – hasta, excepto la presencia que se
trate de todo el día.
INFOTIPO 2003 – Suplencias
6. INFOTIPO 2003 - SUPLENCIAS

Suplencia se entiende generalmente como la sustitución temporal de un empleado ausente.

También significa asignar a otra persona la posición y las tareas asociadas de un colega ausente.
Una suplencia no solo es la sustitución temporal de un empleado ausente sino que, ante todo,
implica una modificación en el horario teórico del empleado.
INFOTIPO 2011 – Hechos Temporales
7. INFOTIPO 2011 – HECHOS TEMPORALES

En este Infotipo podremos visualizar todas las fichadas generadas por el empleado que el reloj
envía al sistema.
Ingresamos a través de “Entrada en Lista” que nos permite tanto visualizar por fechas como
realizar alguna modificación necesaria únicamente para corregir errores que no nos permitan
avanzar con la evaluación.
Cuando se corre
la evaluación de
tiempos aparece
el símbolo =
Cada vez que

realizamos una
modificación en las
fichadas aparecerá
una M de “Manual”
Desde estos campos podemos

seleccionar el rango de fechas que
queremos visualizar
Proceso: Contingente Absentismos
8. CONTINGENTE ABSENTISMOS
Un contingente es un acumulador de días que tiene cada empleado por un determinado

período de tiempo para poder realizar un control de los días gozados en el año de determinadas
licencias.
Los que nosotros utilizaremos serán:
El único contingente que se generará automáticamente es el de Licencia Anual, el resto

debemos crearlos de la siguiente manera:
Ingresamos al IT 2012 “Val. Prefijados transfer. Tmpo”
La fecha siempre debe ser por el mismo día, siempre anterior a la fecha en que comience la
licencia.
Cantidad Horas: siempre se utiliza un 1, salvo en la licencia anual años anteriores que se indica
la cantidad de días que tiene pendiente de gozar, por única vez.
Evaluamos por la PT 40 el legajo.
Chequeamos en el IT 2006 que se haya creado correctamente:
*En la columna Liq.cont. podemos observar los días que ya gozó de esa licencia.
-Contingente especial.
El contingente de Lactancia, sirve para justificar la hora anterior o posterior de su jornada
habitual que la empleada toma como hora de “Lactancia”.
La creación del mismo se realiza de la siguiente manera:
Indicar si es Lactancia al inicio o al final de la jornada en el subtipo.
En fecha ingresar el año que dure la Lactancia.
Cantidad Horas: 1.
INFOTIPO 2007 - Contingente de presencias
9. INFOTIPO 2007 – CONTINGENTE DE PRESENCIAS

Este Infotipo será el utilizado para autorizar el pago de las horas extras generadas por los
empleados o enviar esas horas al “banco de horas a compensar”.
Se deberá generar por día, incluyendo el rango de horario desde – hasta y el motivo de las horas
generadas. Recordemos que este paso es necesario para la generación de las horas extras, pero
que no alcanza por sí mismo para generarlas, ya que necesita del par de tiempos real (fichada
en entrada / salida) asociado.
HORAS EXTRAS AUTORIZADAS (A PAGAR)
Ingresamos al IT 2007
Rango horario
Cantidad de horas
Luego debemos chequear por la PT_BAL00 que el concepto aparezca para que sea enviado a
Nómina y se efectúe el pago del mismo.
HORAS EXTRAS A COMPENSAR
(Al igual que el anterior caso se puede ingresar un rango horario o cantidad de horas)
Luego de la evaluación de tiempos, corroboramos en el IT 2006 que se haya creado el Banco de

Hs a compensar de manera correcta.
Para hacer uso del Banco de Horas a compensar debemos ingresar por el IT 2001
Elegir el absentismo “Hrs. Compensar Banco Horas” e informar que horario se toma como
compensación.
Mensajes de la evaluación de tiempos
10. PT_ERL00
Evaluación tiempos  Notificación de evaluación de tiempos (
Código de transacción PT_ERL00
Nos permite acceder a los mensajes que la evaluación de tiempos dejó luego de su ejecución.
Ejecutamos la transacción PT_ERL00
En este reporte, podremos filtrar por personal, sociedad, división y subdivisión. Y ejecutamos.
Este reporte debemos guardarlo diariamente para tener el respaldo del motivo de las
modificaciones que deben realizarse en el sistema para poder corregir los errores que figuran.
Proceso “Pool de trabajo” – Evaluación de Tiempos
11. PT40
Menú
Recursos humanos  Gestión de tiempos  Gestión 
Evaluación de tiempos  Pool de trabajo
Código de transacción PT40
Esta herramienta permite acceder a los datos de tiempos de los empleados, y también visualizar
los resultados de la evaluación de tiempos.
Esta transacción nos lleva a tener en forma conjunta la información para visualizar los posibles
errores y a solucionarlos.
El acceso a los datos se realiza a través de la indicación del número de legajo del empleado.
A partir de la selección de las siguientes opciones, se podrá acceder a:
Pueden aparecer distintos tipos de errores, que se pueden clasificar según su color:
-Rojos: son errores que frenan la evaluación. Es necesario corregirlos desde los distintos
infotipos que figuran en esta transacción: Absentismos, hechos temporales, creación de
contingentes, etc.
-Amarillas: son errores que alertan sobre un descuento que se aplicará al trabajador. Puede ser
que sea necesario corregirlo o no, dependiendo el caso.
-Transparente: es un aviso de que el empleado trabajó un día que no le correspondía según su

plan de trabajo.
Para poder corregir estos errores la transacción nos ofrece entrada rápida a los infotipos que
sirven para la corrección:
IMPORTANTE: siempre ubicarse sobre el día que queremos trabajar.
Click derecho sobre el renglón a evaluar:
Luego de realizar la corrección del error, se debe evaluar dicho día para que el mismo
desaparezca:
PT62: Control de Presencias
12. PT62
Ingresamos a la transacción PT62 y veremos la siguiente imagen.
Ejecutamos y luego visualizamos.
PT 63: Plan de horario de trabajo
13. PT63
Menú
Recursos humanos  Gestión de tiempos  Gestión 
Sistemas de información  Selección de informes  Plan
horario de trabajo  Plan horario de trabajo personal.
Código de transacción PT63
En este plan se genera un reporte de plan de horario del trabajo para los empleados de
nuestra empresa.
Ingresamos a la transacción PT63 y ejecutamos
Deberemos ingresar el número de personal o varios en el caso de ser necesario, también

podremos elegir el periodo o mes a evaluar.
Donde al efectuar la ejecución, la salida del reporte es la siguiente:
Veremos el listado en donde se visualiza por empleado, la fecha, el horario de entrada - salida
y la cantidad de horas correspondientes al horario.
“Evaluación de tiempos acumulados”
14. PT_BAL00
Menú Recursos humanos  gestión de tiempos  gestión  sistema
de información  selección de informes. Cuentas de tiempos
Código de transacción PT_BAL00
Este informe permite crear una lista de saldos diarios, de los saldos acumulados (saldo mensual)
o de CC-nóminas de tiempos, que ha determinado la evaluación de tiempos.
Ejecutamos la transacción PT_BAL00
OPCION 1
En este ejemplo seleccionamos la condición “saldos individuales diarios” y ejecutamos.
Si queremos ver los subtotales por fecha, deberíamos seleccionar la columna fecha actual y
seleccionar el icono como vemos en la imagen de arriba.
OPCION 2
En la siguiente imagen sacaremos el listado por la condición CC-nóminas de tiempo: esto realiza
el cálculo al día del corte.
Seleccionamos la condición y ejecutamos. Veremos el siguiente reporte con los tiempos
acumulados.

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Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Es indispensable realizar el seguimiento de los resultados de la evaluación de tiempos

Para crear y modificar, ingresaremos desde la transacción PA61.

Para visualizar, ingresaremos desde la transacción PA51.

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Siempre corroborar que la validez de los infotipos sea hasta el 31.12.9999

 INFOTIPO 0007 – HORARIO DE TRABAJO

 INFOTIPO 0041 – DATOS DE FECHA

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Código de transacción PA61

Es válido realizar para cada Infotipo las opciones de:

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

4. INFOTIPO 2001 - ABSENTISMO

Con Goce de Sueldo Sin Goce de Sueldo

Luego se indica la operación a realizar:

Para la creación de un registro de absentismo deberá indicarse:

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

 Si fuera necesario modificar los datos de tiempos ya existentes debemos seleccionar la

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

5. INFOTIPO 2002 - PRESENCIAS

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

6. INFOTIPO 2003 - SUPLENCIAS

Suplencia se entiende generalmente como la sustitución temporal de un empleado ausente.

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

7. INFOTIPO 2011 – HECHOS TEMPORALES

Cada vez que

Desde estos campos podemos

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Un contingente es un acumulador de días que tiene cada empleado por un determinado

Los que nosotros utilizaremos serán:

El único contingente que se generará automáticamente es el de Licencia Anual, el resto

Ingresamos al IT 2012 “Val. Prefijados transfer. Tmpo”

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Evaluamos por la PT 40 el legajo.

Chequeamos en el IT 2006 que se haya creado correctamente:

La creación del mismo se realiza de la siguiente manera:

Indicar si es Lactancia al inicio o al final de la jornada en el subtipo.

En fecha ingresar el año que dure la Lactancia.

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

9. INFOTIPO 2007 – CONTINGENTE DE PRESENCIAS

HORAS EXTRAS AUTORIZADAS (A PAGAR)

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

HORAS EXTRAS A COMPENSAR

Luego de la evaluación de tiempos, corroboramos en el IT 2006 que se haya creado el Banco de

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

A partir de la selección de las siguientes opciones, se podrá acceder a:

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.

-Transparente: es un aviso de que el empleado trabajó un día que no le correspondía según su

IMPORTANTE: siempre ubicarse sobre el día que queremos trabajar.

Click derecho sobre el renglón a evaluar:

Capital Humano. Versión 3. Enero, 2020.