MÓDULO DE INVENTARIOS

RESUMEN DE PROCESOS
(ALCA0020PO)

PROYECTO DE IMPLANTACIÓN
PEOPLESOFT
Este documento es únicamente para uso de personal de Trafigura – División Minería. Ninguna parte de
este documento puede circular o ser reproducida para distribución fuera de la organización de Trafigura
– División Minería sin la aprobación escrita de Grupo Quanam.
PROCESOS PEOPLESOFT

Funcionalidad:
Se listan todos los procesos y actividades provistos por el módulo de Inventarios que se implantará en el
cliente.
Para cada una de las actividades, deberá identificarse el sector responsable del cliente, si se usa o no y
en caso de utilizarse describir en detalle la actividad en el documento ALCA0021IN.
Para cada proceso se plantean un conjunto de preguntas para obtener información sobre la forma en
que opera la empresa, es importante ser lo más descriptivo posible en las respuestas.

Valores posibles para columna “¿Se usa?”:

No: no aplica al cliente
Sí: se va a implementar en esta etapa
R: actualmente no se cuenta con este proceso/funcionalidad pero se requiere

Proceso
Sector/responsable
Actividad Menú ¿Se usa?
cliente
1.- Ubicación de Stock
1.1.- Expresa: Almacenes > Ubicación de SI Almacenes
Ubicación Rápida Stock > Ubicación Rápida

1.2.1.- Automática: Almacenes > Ubicación de R Almacenes

Ubicación Temporal Stock > Ubicación Temporal
Manual Manual

1.2.2.- Automática: Almacenes> Ubicación de SI Almacenes

Carga tabla de interfaz y Stock > Carga Artículos Ubic
alta de los materiales Temporal

1.3.1.- Por Pasos: Almacenes > Ubicación de R Almacenes

Carga tabla de interfaz Stock > Carga Artículos Ubic
Temporal

1.3.2.- Por Pasos: Almacenes > Ubicación de R Almacenes

Corrección de errores Stock > Correc Errores Ubic
Temporal

1.3.3.- Por Pasos: Almacenes > Ubicación de R Almacenes

Impresión plan de Stock > Informe de Plan de
almacenamiento Ubicación

1.3.4.- Por Pasos: Almacenes > Ubicación de R Almacenes

Revisión plan de Stock > Revisión de Plan
almacenamiento
1.3.5.- Por Pasos: Almacenes > Ubicación de R Almacenes
Confirmación de lugares Stock > Información de
de almacenamiento Almacén

1.3.6.- Por Pasos: Almacenes > Ubicación de R Almacenes

Alta de materiales en Stock > Finalización de
almacenes Ubicaciones
Proceso
Sector/responsable
Actividad Menú ¿Se usa?
cliente
2.- Satisfacción de Pedidos de Stock
2.1.1.- Expresa: Almacenes > Satisfacción SI Almacenes/Areas Diversas
Expedición Rápida Pedidos de Stock >
Peticiones de Stock >
Expedición Rápida

2.1.2.- Expresa: Almacenes > Satisfacción SI Almacenes/Areas Diversas

Deducción o Descuento de Pedidos de Stock >
Stock Peticiones de Stock >
Expedición Rápida – Deducir
Existencias Físicas

2.2.1.- Automática: Almacenes > Satisfacción R Almacenes

Creación del Pedido de Pedidos de Stock >
materiales Peticiones de Stock >
Creación/Actz Petición Stock

2.2.2.- Automática: Almacenes > Satisfacción SI Almacenes

Aprobación del Pedido de Pedidos de Stock >
materiales Peticiones de Stock >
Aprobación Petición Stock

2.2.3.- Automática: Almacenes > Satisfacción R Almacenes

Reserva de materiales, Pedidos de Stock >
recolección, despacho y Peticiones de Stock >
descuento Proceso de Reserva de
Material
2.3.1.- Por Pasos: Almacenes > Satisfacción R Almacenes
Creación del Pedido de Pedidos de Stock >
materiales Peticiones de Stock >
Creación/Actz Petición Stock

2.3.2.- Por Pasos: Almacenes > Satisfacción R Almacenes

Aprobación del Pedido de Pedidos de Stock >
materiales Peticiones de Stock >
Aprobación Petición Stock

2.3.3.- Por Pasos: Almacenes > Satisfacción R Almacenes

Reserva de materiales Pedidos de Stock >
Peticiones de Stock >
Proceso de Reserva de
Material

2.3.4.- Por Pasos: Almacenes > Satisfacción R Almacenes

Creación del Plan de Pedidos de Stock > Acopio >
Recolección Petición Liberación de
Pedidos

2.3.5.- Por Pasos: Almacenes > Satisfacción R Almacenes

Actualización del Plan de Pedidos de Stock > Acopio >
Recolección Información Acopio de
Material
Proceso
Sector/responsable
Actividad Menú ¿Se usa?
cliente
2.- Satisfacción de Pedidos de Stock (cont.)
2.3.6.- Por Pasos: Almacenes > Satisfacción R Almacenes
Confirmación Recolección Pedidos de Stock > Acopio >
de materiales Proceso Confirmación de
Acopio

2.3.7.- Por Pasos: Almacenes > Satisfacción R Almacenes

Armado de la Pedidos de Stock > Envíos >
documentación de Envíos y Expediciones
Despacho
2.3.8.- Por Pasos: Almacenes > Satisfacción R Almacenes
Creación de la Guía de Pedidos de Stock > Envíos >
Remisión Creación Apuntes Notas de
Embarque

2.3.9.- Por Pasos: Almacenes > Satisfacción R Almacenes

Deducción Existencias Pedidos de Stock > Envíos >
Físicas Deducción Existencias
Físicas

3.- Gestión de Inventario

3.1.- Ajustes de Inventario Almacenes > Gestión de R Almacenes
Inventarios > Ajustes

3.2.- Asignación de Almacenes > Gestión de R Almacenes

Estados Inventarios > Estado del
Inventario

3.3.- Transferencias Almacenes > Gestión de R Almacenes

internas Inventarios > Transferencias

4.- Transferencias Entre Unidades de Negocio

4.1.- Creación del Almacenes > Satisfacción R Almacenes
requerimiento Pedidos de Stock >
Peticiones de Stock >
Creación/Actz Petición Stock

4.2.- Recepción de la Almacenes > Ubicación de R Almacenes

mercancía transferida Stock > Recepción
InterUnidad + RMA
5.- Gestión de Recuento de Materiales
5.1.1.- Sistema: Almacenes > Recuentos de R Almacenes
Creación del Evento de Inventario > Preparación
Conteo Evento de Recuento >
Creación Evento de Recuento

5.1.2.- Sistema: Almacenes > Recuentos de R Almacenes

Impresión de las Lista de Inventario > Preparación
Conteo Evento de Recuento >
Creación de Hoja de
Recuento
Proceso
Sector/responsable
Actividad Menú ¿Se usa?
cliente
5.- Gestión de Recuento de Materiales (cont.)
5.1.3.- Sistema: Almacenes > Recuentos de R Almacenes
Ingreso de los resultados Inventario > Realización de
del Conteo Recuento > Actualización
Evento Recuento

5.1.4.- Sistema: Almacenes > Recuentos de R Almacenes

Impresión del reporte de Inventario > Concil Balances
conciliación y diferencias de Inventario > Informe de
Conciliación

5.1.5.- Sistema: Almacenes > Recuentos de R Almacenes

Confirmación de los Inventario > Concil Balances
resultados del Conteo de Inventario > Actualización
Cantidad Stock

5.2.1.- Manual: Almacenes > Recuentos de R Almacenes

Ingreso al sistema de los Inventario > Realización de
resultados del conteo Recuento > Recuento Manual

5.2.2.- Manual: Almacenes > Recuentos de R Almacenes

Creación del evento de Inventario > Preparación
conteo Evento de Recuento >
Creación Evento de Recuento

5.2.3.- Manual: Almacenes > Recuentos de R Almacenes

Impresión del reporte de Inventario > Concil Balances
conciliación y diferencias de Inventario > Informe de
Conciliación

5.2.4.- Manual: Almacenes > Recuentos de R Almacenes

Actualización y Inventario > Concil Balances
confirmación de los de Inventario > Actualización
resultados del Conteo Cantidad Stock

6.- Reabastecimiento de Stock

6.1.- Definición de Almacenes > SI Almacenes
Opciones de Reaprovisionamiento
reabastecimiento Inventario > Definición de
Reaprov

6.2.- Definición de Almacenes > SI Almacenes

Atributos de Reaprovisionamiento
Reabastecimiento por Inventario > Definición de
artículo Reaprov Artículos

6.3.- Cálculo de los Almacenes > R Almacenes

Parámetros de Reaprovisionamiento
Reabastecimiento Inventario > Cálculo
Parámetros de Reaprov

6.4.- Generación de Almacenes > R Almacenes

Requisiciones de Reaprovisionamiento
Reabastecimiento Inventario > Creación
Peticiones de Reaprov
Proceso
Sector/responsable
Actividad Menú ¿Se usa?
cliente
7.- Devolución de Materiales
7.1.- Creación del Compras > Devolución al R Almacenes
documento de Devolución Proveedor >
al Proveedor (RTV) Intod/Actualización de RTVs

7.2.- Salida del Material a Almacenes > Satisfacción R Almacenes

Devolver Pedidos de Stock >
Peticiones de Stock >
Expedición Rápida –
Devoluciones Proveedor

7.3.- Creación del Almacenes > Gestión R Almacenes/Areas Diversas

documento de devolución Devolución de Material >
interna de materiales RMA
(RMA)
7.4.- Recepción del Almacenes > Ubicación de R Almacenes
Material Devuelto Stock > Recepción
InterUnidad + RMA

8.- Creación de Artículos para Inventario

8.1..- Definición de Artículos > Definición SI Almacenes
Artículos Artículos/Atributos >
Definición de Artículos

8.2.- Definición de Artículos > Definición SI Almacenes

Atributos del Artículo por Artículos/Atributos > Vínculos
Unidad de Negocio de Artículo de UniNeg

8.3.- Definición de Almacenes > Mantenimiento R Almacenes

Ubicaciones por Defecto Ubic Almacenamiento >
del Artículo Ubicaciones Finales
p/Defecto

8.4.- Atributos de Almacenes > Satisfacción R Almacenes

cumplimiento de Demanda Pedidos de Stock > Reglas de
del Artículo Satisfacción > Defin
Satisfacción Artículos

9.- Generación de Transacciones Contables y Valuación de Inventario

9.1.- Creación de Contabilidad de Costes > R Almacenes
Registros de Contab Almacenes y
Transacciones Costeadas Fabricación > Creación de
y Líneas Contables Entradas Contables >
Creación Contabilidad Costes
CUESTIONARIO
Almacenamiento:
Cubre las instancias desde la recepción de materiales en el almacén hasta que es guardado en su
destino final dentro del depósito.

Describa su proceso de almacenamiento y los distintos orígenes de los materiales, así como su
tratamiento.

Una vez de recibido el material procedemos a revisar físicamente los suministros contra el documento,
luego de que todo esté correctamente revisado procedemos a codificarlos y almacenarlos en sus
respectivas ubicaciones, si hay alguna variación o discrepancia procedemos a enviar el reclamo
respectivo a las personas que corresponden.

¿Cómo registra contablemente un ingreso de stock?

Al momento de recepcionar el suministro de stock en el sistema, automáticamente se genera un registro

contable en el sistema.

Mantenimiento de Inventario:
Cubre aspecto de tareas internas del depósito, tales como transferencias de ubicación, ajustes, control
por estados de las ubicaciones y materiales, etc.

¿Qué operaciones de rutina diaria se llevan a cabo en los almacenes y cómo?

Recepción , despacho de materiales (Inventarios y cargos directos) mediante el sistema Logístico Actual
y control manual de inventarios.

¿Por qué razones realiza ajustes a su inventario?

Por diversos motivos como son faltantes y sobrantes por resultados de inventarios, ajustes por material
o repuestos dañados por diversos motivos, ajuste de precios ocasionalmente.

¿Cómo las registra contablemente?

Generamos vales de salida negativo o positivo de acuerdo al motivo

¿Clasifica por estado sus materiales en determinadas ubicaciones? ¿Cómo?

No

¿Qué registro se debe dejar de un movimiento interno de materiales?

Se debe dejar un vale indicando las cantidades del material en movimiento, el origen y destino de los
almacenes.

Salidas de Stock:
Cubre desde la generación de los pedidos de materiales, hasta el descuento de stock una vez
despachados.

Describa su proceso de salida de stock y los distintos destinos posibles de los materiales (clientes, otras
unidades de negocios, donaciones, consumo interno.), así como su tratamiento.
Actualmente lo generan

¿Utiliza alguna política de selección de materiales especial para la salida? ¿Cuál?

Tenemos la política del primer material que ingresa tiene que ser el primero que sale en algunos casos
lo manejamos mediante lotes de acuerdo a la fecha de llegada.

¿Dónde nace un pedido de stock, y quienes están autorizados a realizarlos?

Actualmente los pedidos lo generan los encargados de los almacenes que son los únicos autorizados

¿Realiza reservas de stock? ¿En qué momento? ¿Qué tipo de reserva?

Actualmente nuestro sistema no realiza reservas

¿Conoce de antemano de donde recolectar los materiales previo a ser despachados?

Efectivamente de acuerdo a sus ubicaciones

De no ser así, ¿basa su recolección de materiales en listas de pickeo? ¿Qué criterios de selección de
ubicaciones utiliza para la recolección? ¿Cómo y donde actualiza el resultado de su recolección?

¿Tiene áreas específicas de entrega? ¿Tiene áreas específicas de empaquetamiento y despacho?

La mayoría de los materiales se entregan en el Almacén principal a excepción de los explosivos,

combustibles, Lubricantes, Llantas y Reactivos.

¿Qué ocurre cuando la disponibilidad de materiales no cubre la demanda de un pedido en particular?

(reservas)

El sistema genera una orden de reaprovisionamiento mediante una solicitud de pedido

¿Genera backorders?

Si

¿Qué documentación prepara para el despacho de materiales? Describa requisitos de información.

La única documentación que prepara es una nota de salida o guía de remisión indicando el código del
material, cantidad de envío, centro de costo, unidad de envió y observaciones

¿Cómo influye la forma de trabajo de los transportistas en sus despachos?

Actualmente en CMC no hay mucho problema, la influencia es mínima en C.H. es mas critico ya que
contamos con 2 unidades de envío (Mina y Planta)

¿Cómo influyen la ubicación de su almacén y del destino de sus envíos en sus despachos?

¿Cuántas guías de remisión confecciona: en qué casos y con qué información?

Se confecciona guías de remisión cuando enviamos materiales de nuestro almacén de transito hacia las
unidades mineras de CMC y CH, también emitimos guías de remisión cuando enviamos materiales y
repuestos hacia el deposito Callao, por el motivo de devolución o reparación

¿Cómo prioriza el armado de sus despachos?

Mediante la comunicación con los encargados de los almacenes en Mina, para ello se envía la
información de todos los suministros que se encuentran en transito en el Deposito Callao, y luego se
coordina de acuerdo al tamaño de la carga que es lo que se debe de enviar dándole la prioridad a lo que
indica el Jefe de Almacenes.

En función de las distintas instancias que componen la salida de materiales, describa quién o quiénes se
encargan de cada función.

Oscar Cruz se encarga de generar las Guías de Salidas del Almacén de transito hacia ambas unidades
Mineras CMC y CH.
En CMC el Sr. Carlos Castillo es el encargado de generar las salidas de materiales.
En C.H. el Sr. John Nuñez es el encargado de generar las salidas de materiales.

¿Cómo debe impactar en la contabilidad la salida de materiales?

Mediante líneas contables

Conteo de Materiales:

¿Cada cuánto o en qué circunstancias realiza conteo de materiales?

Realizamos conteo de materiales en forma cíclica generalmente lo hacemos semanalmente, en algunos

casos para monitorear el stock de materiales de Reposición automática

Describa cómo lo realiza.

Hacemos el conteo por categorías, donde cada grupo de categorías tienen una ubicación dentro de los
almacenes.

¿Cómo evalúa las diferencias y qué criterios determinan las decisiones a tomar frente a éstas?

La revisamos detenidamente y chequeamos si hubo algun vale despachado o procesado erróneamente,

de acuerdo a las diferencias encontradas solicitamos vales de parte del usuario.

¿Cómo impactan en la contabilidad las diferencias?

Reabastecimiento de Stock:

¿Cuáles son sus políticas de reabastecimiento?

La única política que tenemos es de reponer los inventarios de acuerdo a la estadística de consumos y
en algunos casos por la configuración de mínimos y máximo de un artículo.

¿Cómo determina cuándo comprar?

De acuerdo al Lead Time dependiendo el tipo de compra establecido según la importancia del pedido.

¿Qué indicadores utiliza?

Por el momento la estadística de consumos

Interfaz con Contabilidad:

¿Qué transacciones impactan en la contabilidad?

Los ingresos y salidas de material.

¿Cómo distribuye contablemente las mismas?

Por centro de costos y proyecto de inversiones

¿Cómo y cuándo las registra?

En el momento que procesamos los vales de salida e ingresos de materiales con guías de remisión

¿Qué controles realiza?

Controla que el Centro de Costo o cuenta de Inversiones existan en el maestro de cuentas,

¿Qué método de valuación de inventario utiliza?

¿Qué correspondencia existe entre la organización del Inventario y la Contabilidad?

¿Puede variar la contabilización en función de lugar de almacenamiento (dentro del mismo almacén)?

No

¿Qué área o sector (o persona) es responsable del traslado de la información de transacciones de

inventario a la contabilidad?

El Encargado de Contabilidad (Contador) de cada Unidad de negocio

Creación de Artículos de Inventarios:

¿Quién es el responsable de la creación de Artículos de Inventarios? Describir el procedimiento de

creación de artículos.

Hay solo una persona encargada de creación de articulos en Trafigura (Luis Gonzales).
Para que esta persona pueda crear un codigo de articulo deben de entregarle el requerimiento mediante
un formato llamado CIT donde indica la descripción, numero de parte ,unidad de medida, cantidades
minimas y maximas para su reaprovisionamiento futuro, etc.
Luego el catalogador revisa si este pedido guarda relacion con algun codigo existente, si esto no lo tiene
entonces procede a crear el nuevo codigo de articulo.

Al crear un artículo de inventario, se encuentran disponibles todos los datos del artículo?

Si

¿Es necesaria la aprobación del artículo de inventario antes de poder ser utilizado?
No

Devolución de Materiales

Descripción de los procesos de: Devoluciones al proveedor y Devoluciones Internas

Actualmente las devoluciones al proveedor se realiza antes de darle ingreso al sistema, ya que no existe
un proceso automatico de devolución al proveedor en el sistema Logístico.
Igualmente sucede con las devoluciones internas, la devolución es aceptada si es que el vale aun no ha
sido procesado, quiere decir que lo tienen que hacer el mismo día o antes del procesamiento del vale.

¿Cómo es la Imputación contable?

LOG DE VERSIONES DEL ENTREGABLE

En esta sección se refleja el historial de las versiones del documento entregado, dejando constancia de
la fecha de entrega de cada versión por parte de Quanam y del resultado de las revisiones del
responsable de Trafigura – División Minería.
Cada entrega tendrá dos posibles resultados:
 SC (Solicitud de Cambio): el responsable de Trafigura – División Minería deberá completar el
cuadro de Solicitudes de Cambio haciendo referencia a la versión correspondiente y explicitando
la sección del documento a modificar;
 AC (Aceptación): el responsable de Trafigura – División Minería da por finalizado y aceptado el
entregable.

Una vez aceptado el entregable en la versión correspondiente, el responsable de Trafigura – División

Minería firmará el Certificado de Aceptación de la siguiente sección.

Log de entregas por versión:

Versión 1.0 2.0

Fecha Entrega
Remitido por Leonardo Cortínez
Responsable Trafigura Reynaldo Razo
Fecha Aceptación
Resultado

Log de Solicitudes de Cambios por versión:

Fecha Remitido
Ver. Descripción Solicitudes de Cambio del documento
Solicitud Por
Reynaldo
1.0
Razo

2.0
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL ENTREGABLE

Cliente: Trafigura – División Minería

Proyecto Implementación PeopleSoft v.8.9

Iniciado por: Grupo Quanam

Fecha:

Versión: 1.0

Referencia del entregable: Módulo de Inventarios – Resumen de Procesos

El presente entregable ha sido revisado por Trafigura – División Minería y cumple en su totalidad con los
objetivos expresados por Trafigura – División Minería para la definición del Alcance Módulo de
Inventarios – Resumen de Procesos

TRAFIGURA - DIVISIÓN MINERÍA FECHA