Excel avanzado

Macros
¿Qué es una Macro? ¿Para qué sirven?

Las Macros en Excel son una serie de instrucciones que se ejecutan en forma ordenada y
de manera secuencial siguiendo estrictamente la manera en la que fueron creadas. Si bien
no es necesario saber programación para crear una macro, es importante conocer que
están hechas mediante el lenguaje VBA (Visual Basic for Applications).
Es decir, explicándolo de manera simple, una macro es aquella opción de Excel que
permite «grabar nuestras acciones» para luego poder repetirlas mediante un comando o
atajo del teclado.

Una Macro graba desde simples clics hasta la acción de llamar a otras macros, permitiendo
obtener operaciones cada vez más complejas y automatizadas.

¿Cómo se crea una macro en Excel?

Podemos crear una macro en Excel de dos maneras: Programándolas con VBA o usando la
herramienta Grabadora de Macros. Por supuesto que también podemos hacerlo
mezclando o alternando las dos maneras.

Habilitar la pestaña «Programador»

Para hacer esto, hacemos clic derecho en cualquier espacio en blanco de la cinta de
opciones y seleccionamos la opción «Personalizar la cinta de opciones«.

Luego, en la ventana emergente debemos activar la casilla «Programador» y aceptamos.

De esta manera ya tendremos activada la pestaña «Programador» y las opciones para

grabar y editar macros y código.
Otras formas de grabar Macros

Adicional al método propuesto, hay otros lugares desde donde podremos empezar a
grabar nuestras macros (ver la imagen), siempre y cuando tengamos la pestaña
«Programador» habilitada.

Crear y aprender a usar Macros es bastante simple, y se puede llegar a ahorrar mucho
tiempo remplazando aquellas tareas repetitivas por Macros que usted mismo haya
creado, uno de los primeros pasos para acercarse al uso de Macros puede ser el comenzar
a utilizar el grabador de Macros.
Creación de Macros en Excel

Antes de empezar a grabar una macro

Aprendimos a activar la pestaña «Programador» en Excel, paso indispensable para crear

macros. Ahora, para crear tu primera macro (sin tocar código VBA), te recomendamos
seguir una serie de pasos bastante intuitivos y que te ayudarán a tener macros efectivas:

 Define bien lo que quieres hacer,

 Practica un par de veces para ejecutar el mínimo de acciones necesarias,
 Empezar a grabar.

Recuerda también que un archivo con macros no es igual a un archivo de Excel común, y
esto se puede observar en las extensiones de los archivos: .xlsx (un libro de Excel sin
macros) y .xlsm (un libro de Excel habilitado para macros).
Generalmente, cuando creamos una macro dentro de un libro, Excel automáticamente
guardará el archivo en su formato .xlsm respectivo. En cualquier caso, siempre puedes
editar la extensión con la que se guardará.

¿Cómo hacer una Macro en Excel?

Asumiendo que ya definiste la tarea que quieres repetir con esta herramienta, puedes
pasar al siguiente paso, el cual es empezar a grabar.

Para esto, debes dirigirte a alguna de las 3 opciones que vimos en el capítulo anterior para
grabar macros. Nosotros usaremos la siguiente ruta: Pestaña Programador > Opción
Grabar macro.
En la ventana emergente, tendremos las opciones para nombrar nuestra macro, asignarle
un atajo de teclado, escoger en dónde quieres guardarla y poner una breve descripción de
lo que hace.
Recuerda también que cualquier atajo que le asignes a tu macro reemplazará los atajos
predeterminados de Excel.
Es muy recomendable y de buenas prácticas el darle seguimiento (anotar) el nombre de
tus macros y ponerles una descripción clara y concisa.
Otro factor muy importante a tener en cuenta es que hay ciertas reglas para nombrar a las
macros:

1. No pueden empezar con un número

2. No pueden contener espacios (puedes usar guiones en su remplazo)
3. No pueden contener caracteres especiales

Ejercicios de Macros en Excel

A continuación, vamos a practicar creando algunas macros mediante los ejercicios

propuestos.

1. Copiar contenido de la celda I5 a la celda L5.

✅ Este ejercicio es el más simple. Únicamente necesitas poner algo de información en la

celda a copiar. Luego, vas a la pestaña Programador > Grabar macro, le asignas un nombre
y un atajo (en este caso es Ejercicio_1 con el atajo CTRL+a) y una buena descripción.

Al momento de aceptar, ejecutas la tarea (copiar el contenido de la celda a la otra). Una

vez hecho esto, detienes la grabación haciendo clic en la opción «Detener grabación» en
la misma pestaña «Programador».
La práctica es vital cuando se graban macros de esta manera, ya que solo así adquirirás la
experiencia necesaria para conocer los pequeños detalles que hacen que una macro sea
limpia, rápida y eficiente. Detalles que pueden parecer no muy importantes, pero que
marcan la diferencia, por ejemplo, en dónde empiezan y terminan los clics, en qué
pestaña, en qué hoja, con qué formatos, etc.
Eliminar, modificar e insertar registros con Macros

Ahora, llevaremos a la práctica la aplicación de las macros con un formulario de registro

bastante simple.

Creando un formulario de registro simple

Crear la hoja de Excel que se muestra a continuación, que consta de un formulario de

registro con los datos básicos de usuario, los cuales pasarán a guardarse en la tabla
inferior haciendo uso de botones y macros.

Con nuestro framework listo (la plantilla que acabamos de crear), ya podemos añadir
dinamismo con macros. Recuerda que antes de grabar es muy importante ensayar lo que
se quiere hacer, para así evitar pasos innecesarios que solo llenarían de código innecesario
a nuestra macro, y que, a pesar de que no lo veamos, saturaría y ralentizaría nuestro
trabajo.

Grabación de la Macro

Básicamente, lo que queremos con nuestra macro es copiar los datos ingresados en el
formulario en la tabla de registro inferior. Esto lo podemos hacer fácilmente de la
siguiente manera:

1. Empezamos la grabación de la macro. Recuerda ensayar primero.

2. Seleccionamos y copiamos los datos
3. Insertamos una nueva fila debajo de los títulos de la tabla
4. Hacemos clic en la primera celda de la tabla
5. Usamos las opciones de Pegado especial
6. Activamos la casilla «Transponer»
7. Clic en el botón «Aceptar».
8. Presionar la tecla ESC o Hacer clic en la primera celda del formulario.

Observaciones

 Nota que el paso 1 y el paso 2 pueden fácilmente invertirse, no afectaría el

resultado final de la macro.
 Puede que al insertar una fila debajo de la fila de encabezados de la tabla, también
se copien los formatos. Puedes añadir un paso adicional para quitarle ese formato
si es que esto ocurre.
 Si usas diferentes formatos de texto en el formulario y en la tabla (como en la
imagen) también puedes cambiar la opción de «Todo» a «Valores» en la ventana
de pegado especial.

Como ves, hay varias maneras de hacerlo, lo importante es tratar de llegar al resultado
deseado en la menor cantidad de pasos posible.
Asignando la Macro al botón

Te mostramos una captura de cómo se asigna una macro a cualquier objeto en Excel, ya
sea una figura, celda, imagen, etc.

1. Clic derecho en la figura

2. Clic en la opción «Asignar macro…»
3. Seleccionamos la macro correspondiente
4. Aceptamos y listo.

RECUERDA: El tiempo no se registra en una macro, puedes tomarte todo el tiempo del
mundo para grabar una, pero lo que sí es importante es no hacer clics o acciones
innecesarias, ya que cada clic es un poco de código en el programa.
Filtros Avanzados con Macros en Excel

Desarrollaremos un ejercicio en el que aplicaremos filtros avanzados a una serie de datos

valiéndonos de macros.

Creando el formulario de entrada

Para este programa desarrollaremos una interfaz visual muy simple que consta de una
pequeña tabla para la entrada de filtros y un botón para ejecutar la macro.

No olvidar insertar una Tabla de datos al rango que corresponde a los datos.

Solo copiamos los encabezados de la tabla de referencia arriba de esta y agregamos una
fila para escribir los filtros.
Creando el botón de búsqueda

Podemos crear un botón con la opción Formas. Aquí variaremos un poco e insertaremos
un ícono de lupa 🔍 para realizar la misma función.

Seguimos la ruta: Pestaña insertar > Opción Íconos > Tipeamos «Buscar» >
Seleccionamos el ícono de nuestra preferencia > Clic en Insertar.

Creando la macro de búsqueda y filtrado

Para grabar y detener una macro seguimos los siguientes pasos. En la imagen inferior,
usamos la ruta Programador > Grabar macro para realizar esta acción.
Para este ejercicio, le asignamos el nombre Macro_Filtro y el atajo CTRL+u (Puedes
personalizarlo como quieras). Recuerda que es importante poner una descripción clara.

Ahora, nos dirigimos a la pestaña Datos > Menú Ordenar y Filtrar > Avanzado.

Al hacer esto nos saldrá una ventana emergente con las opciones del filtro avanzado.

Seleccionamos el rango de la tabla (aquella que contiene los datos) y el rango de criterios
(la pequeña tabla superior).

Asignando la macro al botón de búsqueda

Por último, hacemos clic derecho en el botón que hayamos creado, en este caso, en la
lupa. Seleccionamos la opción «asignar macro», seleccionamos la que creamos y le damos
a aceptar.
Gráficos Dinámicos con Macros en Excel

En este capítulo, desarrollaremos gráficos dinámicos avanzados a una serie de datos

valiéndonos de macros.

Seleccionamos los datos e insertamos la Tabla:

Lo ideal para crear gráficos es tener una columna de texto y el resto valores.

Creamos el gráfico

Primero Insertamos un gráfico con los datos de Productos y Año 2020. Luego las formas.
Grabamos el primer macro:

Hacemos dos veces clic en el gráfico y deben aparecer las herramientas para gráficos.
Hacemos clic en Seleccionar datos.
Nos aparece la siguiente ventana:

Borramos
donde dice Rango de celdas del gráfico y seleccionamos las dos columnas que estamos
representando, en el primer caso Producto y año 2020.

Luego aceptamos. Hacemos un clic en una de las barritas y nos vamos a Formato y en
color de relleno le damos el mismo color de la forma que corresponde a su año, en este
caso
2020.

Nos vamos a la pestaña Programador, luego Macro y Detener grabación.

Repetimos los pasos dos veces más con cada una de las formas restantes, Año 2021 y Año
2022. Al momento de Seleccionar los datos, en el cuadro Rango de celdas de datos,
seleccionamos la columna Producto y manteniendo presionada la tecla ctrl seleccionamos
la columna 2021 o 2022.
Si modificamos los valores en los datos también se modificará automáticamente el gráfico.

Cómo poner un botón de Macros en la Barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido no es más que un espacio en la interfaz de Excel que nos
permite añadir o quitar botones/opciones/funciones rápidas para acceder a ellas con solo
un clic. Por ejemplo, de manera predeterminada se encuentran activas las opciones de
Guardar, Deshacer y Rehacer.

Grabamos una macro que se llame por ejemplo Mostrar. Que esta pinte todos los bordes
de las celdas. Para ello primero deberemos seleccionar toda la hoja.

Grabamos otra macro que se llame por ejemplo Ocultar. Hacemos el procedimiento
inverso. Para ello primero deberemos seleccionar toda la hoja. Luego le quitamos los
bordes.

Hacemos clic en Personalizar barra de herramientas. Luego en Mas comandos.

En Comandos más utilizados, seleccionamos Macros.

Seleccionamos las macros creadas Mostrar y Ocultar y le damos Agregar para que pasen al
sector de la derecha.
Si queremos podemos Modificar el icono que aparecerá.
Lo mismo para la otra macro y en la parte superior aparecerán los botones de las
mismas.

Creación de un formulario con Macros VBA

Creamos la hoja de Excel base.

Editor de código Visual basic

1. Alt + F11.
2. Clic derecho en la hoja y elegimos Ver código,

3. Haciendo clic en la pestaña programador y luego en el botón Visual Basic.

Siempre al momento de guardar los archivos, recordar utilizar la opción: Libro
habilitado para macros.
En la planilla de Excel no olvidar dar formato de tabla a los campos de ingreso de
datos.

Insertar una forma o una imagen para llamar al formulario.

Con Alt + F11 accedemos a la ventana de Visual Basic.

Vamos a menú Insertar y elegimos UserForm.

Trabajamos sobre el mismo con sus propiedades.

De la caja de herramientas elegimos los controles necesarios para ingresar los textos y
los botones.
Y este es el resultado. No olvidar poner un nombre en la propiedad Name a los cuadros
de textos.

También al combobox de sexo le ponemos un nombre, por ejemplo, txt_sexo.

Para llamar al formulario desde Excel necesitamos crear una Macro.
Lo hacemos desde el editor de código, dentro de Módulos.
Se va llamar llamar-formulario.

Guardamos y damos clic derecho a la forma o botón en la hoja de Excel. Seleccionamos Asignar
Macro. Aparecerá la macro creada en el editor.
Luego con un clic sobre la imagen podemos acceder al formulario en Excel.

En el editor de código de VB programamos el botón Agregar y el botón Limpiar.

Inicializamos el combobox desde el código.