Sistemas de Información Administrativa

Trabajo Final

EMPRESA MOTOIMPORT
S.R.L.
Materia: Sistemas de Información Administrativa

Alumnos:

 KEVIN FISHER ROJAS CRESPO

 OLGA CLAURE LAURA ALBERTI
 JHONNY JAVIER ROJAS OVANDO

Docente: SALOMON VARGAS

Fecha: 17 DICIEMBRE 2022

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MOTOIMPORT S.R.L.
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................... 5
Determinar el objeto de estudio (empresa, colegio, universidad, etc.)......................................5
I.- Antecedentes de la empresa....................................................................................................5
1.1 Misión/visión y objetivos estratégicos. Estrategias con respecto a la tecnología.................5
1.2 Objetivos de la empresa......................................................................................................6
1.3 Estrategias de la empresa...................................................................................................6
Estructura organizacional.......................................................................................................... 6
1.4 Organigrama General..........................................................................................................7
Sistema de organización (Abierto)............................................................................................7
Departamentalización............................................................................................................... 7
1.5 Análisis de los niveles jerárquicos.......................................................................................7
II.- Sistemas de información administrativa..................................................................................8
2.1 Sistema Tecnológico de la empresa...................................................................................8
2.1.3 Módulos de las Áreas Funcionales...............................................................................9
2.1.4 Sistema de planificación de Recursos Empresariales (ERP)......................................14
2.1.5 Sistema de Relación Cliente (CRM)...........................................................................14
2.2 Análisis de problemas detectados en tecnología e información........................................15
2.3 Sistemas de Procesamiento de Operaciones – SPO........................................................15
2.4 Sistema de Soporte Ejecutivo -SSE..................................................................................15
III.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES........................................................................15
Conclusiones.......................................................................................................................... 15
Anexos.................................................................................................................................... 16

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INTRODUCCIÓN
Determinar el objeto de estudio (empresa, colegio, universidad, etc.).
El objetivo del presente proyecto es comprender como los sistemas de información responden a
la estrategia empresarial y a su vez las nuevas tecnologías de información y comunicación (TIC
´s) tienen influencia en la estructura informativa de la Empresa MOTO IMPORT S.R.L.
Por lo tanto, sé nos permitirá emplear procedimientos ordenados que, al ser ejecutados,
proporcionan información para la toma de decisiones y las mejoras en los procesos a través del
seguimiento y el control de los proyectos. La información se define como una entidad tangible o
intangible que permite reducir la incertidumbre de algún estado o proceso. Por consiguiente,
este documento, es el resultado del análisis para dar los resultados propuestos. Llevando un
seguimiento del desarrollo a través de los requerimientos planteados para que el proyecto siga
los lineamientos y metodologías que se desean llevar a cabo.

I.- Antecedentes de la empresa.

En septiembre del 2010 MOTO IMPORT S.R.L. se enorgullece de ser nombrada por Visal -
Distribuidor de vehículos Honda para Bolivia, como “Concesionario autorizado de motocicletas
Honda”, e inaugura sus oficinas y salón de exposición interno en la ciudad de Santa Cruz de la
Sierra, ubicada en 2 ANILLO ENTRE AV BRASIL, Calle # 4, Nº 20. Somos una empresa con
buen tiempo de trayectoria en el sector automotriz del Departamento de Santa Cruz, tenemos
12 años de presencia empresarial, lo que ha permitido consolidar nuestro liderazgo. Tiempo
después debido al crecimiento (empresa mediana) y éxito de la empresa se vio la necesidad de
expandirse a la ciudad de Trinidad y a otras provincias de Bolivia. Contando en la actualidad
con 4 sucursales en Santa Cruz y 2 sucursales en Trinidad y provincias del país. De la mano de
la Filosofía de Honda y otras marcas de motos que comercializamos, la empresa mantiene un
ritmo de crecimiento que le permite concentrarse en la atención de sus clientes brindando un
verdadero servicio personalizado y preferencial. (Anexo Imagen nro.1)

1.1 Misión/visión y objetivos estratégicos. Estrategias con respecto a la tecnología.

1.1.1 Misión
“Brindar a nuestros clientes productos y servicios de calidad que superen sus expectativas,
aprovechando los avances tecnológicos, contando con personal capacitado y comprometido,
buscando constantemente el mejoramiento continuo.”

1.1.2 Visión
“Ser la empresa líder en la comercialización y distribución de vehículos de transporte y
maquinaria pesada, con presencia consolidada en los mercados más importantes norte del
país.”

1.1.3 Valores
• Alegría
• Honestidad
• Respeto
• Iniciativa
• Comunicación

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1.2 Objetivos de la empresa

- Venta de productos de gran valor agregado que satisfagan una demanda exigente y particular.
- Brindar un servicio post venta que se diferencie por la rapidez de brindar soluciones al cliente
a un precio accesible.
- Incrementar las ventas.
- Lograr una mayor cobertura a lo largo de la zona Norte a través de una red de ventas
eficiente.

1.3 Estrategias de la empresa

Diferenciación, de acuerdo con sus clientes que son personas jóvenes, cuentan con diseño e
imagen de marca, y una buena atención aliente, cuentan con varias sucursales a nivel nacional,
Desarrollo de producto. - En esta aplica el crecimiento de desarrollo de producto, por el cual
a implementado nuevos servicios, así como es hoy en día SERVICIO TECNICO.
Penetración del mercado. - usan campañas publicitarías, promociones y actividades de
confraternización y caravanas de mototaxista.

Estructura organizacional
La estructura organizacional es el modelo jerárquico que una empresa usa para facilitar la
dirección y administración de sus actividades.

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1.4 Organigrama General

GERENTE GENERAL

SECRETARIA
RECEPCIONISTA

GERENTE
GERENTE DE GERENTE
COMERCIAL Y
FINANZAS ADMINISTRATIVO
MARKETING

JEFE DE JEFE DE VENTAS Y JEFE DE SERVICIO JEFE DE

JEFE DE COBRANZA JEFE DE MARKETING JEFE DE RRHH
CONTABILIDAD DISTRIBUCIÓN TECNICO Y TALLER ALMACENES

ASISTENTE DE AUXILIAR DE ENCARGADOS DE ASISTENTE DE AUXILIAR DE

AUXILIAR DE CAJA ASISTENTE DE RRHH
COBRANZA CONTABILIDAD SUCURSALES DISEÑO ALMACENESD

COBRADORES CAJA VENDEDORES MECANICOS DESPACHO

CONDUCTORES AYUDANTES

Sistema de organización (Abierto)

Por el hecho de ser una empresa dedicada al rubro automotriz, Honda presenta un sistema de
organización abierto, debido a que tiene que estar en constante interacción mutua con clientes,
competidores, tecnología.

Departamentalización.
Motoimport, se encuentra establecido de manera Funcional, Presentando el nivel jerárquico un
Gerente General y subordinados a él los distintos departamentos que los componen, y estos a
su vez tienen a sus cargos las respectivas jefaturas.

1.5 Análisis de los niveles jerárquicos.

• Tramo de control.
En base al organigrama presentado se logra evidenciar que Honda cuenta con tramos de
control equilibrados, debido a que cada departamento cuenta con una cantidad suficiente de
jefaturas, las cuales serán las responsables de asignar tareas y realizar el seguimiento
correspondiente.

• Coordinación.
Honda presenta un alto grado tanto de coordinación y comunicación entre sus distintas áreas y
jefaturas. Tanto de forma ascendente, descendente, vertical y horizontal.

• Autoridad Funcional.

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Cada departamento de Honda, debido a la naturaleza de sus funciones cuenta con un alto
grado de Autoridad y Responsabilidad.

II.- Sistemas de información administrativa

2.1 Sistema Tecnológico de la empresa.

Motoimport actualmente trabaja con el sistema de APLICACIONES INFORMÁTICAS TR-4

SRL., para su sistema contable y de inventarios.

TR-4 SRL. Generación 2000

En el año 2,000 iniciamos el proyecto de desarrollo de una nueva generación de sistemas que
incorpore las nuevas tecnologías y los enfoques gerenciales actuales y nos permita ofrecer a
nuestros clientes una herramienta moderna de acuerdo con sus nuevas expectativas. Esta es la
cuarta generación de sistemas que desarrollamos, en la cual hemos incluido los requerimientos
y sugerencias de nuestros clientes y el resultado de nuestra propia investigación y experiencia
en el área.

Objetivo.
El objetivo del sistema TR-4 es ofrecer una herramienta de gestión gerencial en Tiempo-Real en
el cual al introducir una operación se afecten todos los registros operativos y contables de la
empresa, facilitando la implantación la políticas y hábitos que permitan presentar información
gerencial y estados financieros en forma oportuna.
El sistema está diseñado para generar los informes los informes de periodos o gestiones
anteriores que sirven como anexo a los estados financieros de la empresa en el momento que
se necesita en forma perpetua.

Empresas Orientadas.
El sistema TR-4 está orientado a controlar las operaciones de múltiples empresas Comerciales,
Industriales, Agrícolas, Agroindustriales y de Servicios y está diseñado para ambientes
multiusuarios con controles de concurrencias en todas las operaciones en funciones utilizando
“transacciones unitarias” en todas las operaciones con la base de datos.

2.1.1. Software empleado y Módulos dispuestos

El TR-4 requiere de Windows 2000 y server SQL 2000 en el mismo idioma de preferencia
español. En estos productos además de sus licencias para el servidor se requiere la licencia
para las estaciones de trabajo (CAL). Sistemas de Información Administrativa.

Los clientes del sistema deben utilizar Windows (ME, Windows2000, profesional) con un mínimo
de 120 MB RAM y espacio disponible en disco de 400 MB. Recomendable Pentium II o mejor.
Módulos dispuestos TR-4. –
El sistema TR4 está altamente integrado y está compuesta por los siguientes módulos básicos.
• Contabilidad General y Presupuesto.
• Tesorería y Caja.
• Cuentas por cobrar y pagar.
• Control de inventarios.
• Compras y Ventas SFE.

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• Activos fijos.
• Recursos Humanos.
• Seguridad y Auditoria.

2.1.2 Módulos de las Áreas Directivas.

Motoimport no cuenta con módulos especializado para su área directiva. Si bien el sistema con
el cual trabaja si cuenta con módulos para estas áreas, la empresa sin embargo a optado por
adquirir el sistema para el área contable, comercial, recursos humanos y almacen.

2.1.3 Módulos de las Áreas Funcionales.

Contabilidad General y Presupuesto.

Aplicación.
• Aplicación General Bimonetaria con ajustes por inflación automática.
• Balances y Estados Financieros en diferentes formatos detallados y resumidos por sucursal y
consolidado. Índice Financiero.
• Informes resumidos y detallados de ingresos, egresos y costos por centros costos y cuentas.
• Control de ejecución presupuesto económico integrado a la contabilidad. (Ingresos y Egresos).
• Apropiación contable y especifica con cuenta, centro de costos y regional o sucursal.
• Generación de asientos automáticos con las transacciones resumidas de los otros módulos.

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Gerencia comercial.

El sistema le permite a la Gerencia Comercial obtener información y reporte detallado acerca

de:
• Clientes. – reportes de documentos de ventas, proformas, detalle de venta y consignaciones.
• Proveedores. – Le permite acceder a información sobre las órdenes de compra, lista de
precios de proveedores.
• Productos. – le permite consultar Kardex, existencias y generar informes sobre el inventario de
sus productos.
• Lista de precios. – Registra nuevas listas de precios.
• Comisiones. – Registra porcentajes de comisiones por diferentes conceptos como ser:
comisiones por sobre ventas. Sobre ventas cobradas, sobre margen.

Ejemplo: Imagen de la página principal del módulo de gerencia comercial.

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Compras y Ventas

Aplicación.
• Control y seguimiento de compras e importaciones de productos y servicios.
• Banco de lista de precios por proveedor.
• Registro y seguimiento de órdenes de compra.
• Informe de ordenes de compras.

Resumen de compras mensuales.

• Gestión completa de ventas de productos y servicios con proformas y cotizaciones.
• Formas de pago.
• Facturación.
• Devolución.
• Actualización de precios.

Ejemplos: Registro y seguimientos de ordenes de compras

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Recursos Humanos.

El sistema facilita el control de los recursos humanos cubriendo todo el ciclo del personal dentro
de la empresa desde su contratación hasta los finiquitos.

Aplicación.

• Ficha del personal con toda su información personal y familiar.

• Consola del personal con toda la información de los empleados.
• Registro de todos los tipos de contratos con los que cuente la empresa.
• Control de asistencias.
• Registro de licencias y bajas del empleado.
• Elaboración de planillas de Bonos, anticipos, sueldos y salarios.
• Control de vacaciones.
• Elaboración de finiquitos y certificados de trabajo.

Ejemplo: Ficha del personal con toda su información.

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2.1.4 Sistema de planificación de Recursos Empresariales (ERP)

Honda actualmente cuenta con un solo sistema de planificación de recursos empresariales. El

TR-4 Gestión Gerencial en tiempo real, el cual cuenta con diversos módulos, para las distintas
áreas de la empresa. Esto le permite organizar e integrar y disponer de toda la información
necesaria que así requiere la empresa para el buen desarrollo de sus actividades.

2.1.5 Sistema de Relación Cliente (CRM)

Honda cuenta con un mismo sistema para todas sus actividades “El TR-4 Gestión Gerencial en
tiempo real, en el cual cuenta con un módulo especifico de compras y ventas el cual le permite
tener la facilidad de automatizar los procesos de compras y ventas y así también obtener
información detallada de sus clientes, proveedores.

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2.2 Análisis de problemas detectados en tecnología e información

Se logra identificar los siguientes problemas: El sistema TR4 es un sistema que se encuentra
descontinuado en cuanto a lo que la actualidad de la empresa necesita, se debe de optar por
cambiar de sistema o integrar un CRM que permita potenciar las ventas del concesionario.
Con el actual Sistema TR4 la experiencia no está diseñada para acompañar el recorrido de
venta en el concesionario. Tampoco incluyen integraciones específicas con plataformas del
rubro en Sistemas de Información Administrativa particular. En consecuencia, no solucionan
muchos de los problemas que enfrentamos hoy en día en el sector.
La venta, la gestión y la posventa presentan dificultades y desafíos que sólo pueden abordarse
utilizando un CRM que los contemple específicamente, un CRM para la industria automotriz.

2.3 Sistemas de Procesamiento de Operaciones – SPO.

La empresa requiere un Procesamiento en línea: un método de procesamiento de información

en el que las operaciones entran directamente al sistema de cómputo y se procesan de
inmediato.

2.4 Sistema de Soporte Ejecutivo -SSE.

Se enfocan primordialmente a proporcionar información de la situación actual de la compañía y

dejan en un plano secundario la visualización o proyección de esta información en escenarios
futuros. A la empresa Motoimport le hace falta mejorar e implementar un módulo más eficaz
para que los ejecutivos puedan tener el acceso más fácil e inmediato.

III.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones.

Se ha determinado el problema existente en la empresa Motoimport, la alta tasa de mora en

aumento, la devolución y decomiso de motos, se ha realizado la técnica de observación directa
como herramienta para detectar problemas y a través de la aplicación de la técnica espina de
pescado como herramienta para las causas y efectos del problema, se ha analizado distintas
alternativas y estas se han determinado a través de ponderación y justificación.
También se logró captar una falencia en los módulos del sistema de relación cliente (CRM)
Recomendaciones. –
Se recomienda una asesoría de empresas terciarias dedicadas al rubro para una mejor
actualización al sistema TR-4 para la integración de nuevos módulos en el SISTEMA DE
RELACION CLIENTE (CRM) para poder incluir gustos y preferencias de futuros clientes a tener
y así lograr una mayor solvencia y alcance especialmente en un mundo globalizado y de
elevada competencia

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