SISTEMA DE GESTION PARA EL AREA DE

Bienes y Suministros

DE LA UNIVERSIDAD HERMILIO VALDIZAN

El área de Bienes y Suministros de la UNHEVAL actualmente realiza su control

manual. El interés primario es poder hacer que los Bienes se manejen de forma
rápida y con el menor grado de error. Para esto quien maneja la sección de "Bienes
y Suministros" plantea las siguientes condiciones del negocio para la construcción
de un sistema de información:

 La Sección está dividida en tres (3) áreas: LOGISTICA, ALMACEN,

INVENTARIO.
 El área de LOGISTICA funciona de la siguiente forma:
o Recibe las solicitudes de compras de las diferentes áreas de la
UNHEVAL.
o Cada solicitud tiene un responsable que está adscrito a un área.
o Cada solicitud es autorizada por el jefe del área y posteriormente por
el Director Financiero.
o De la solicitud se debe diligenciar la siguiente información: Número de
la solicitud (consecutivo), Fecha, Responsable (nombre y cédula),
área, Rubro presupuestal del cual se descargará la compra. En cada
solicitud se pueden discriminar uno o muchos items con la siguiente
información: item, nombre del bien, cantidad solicitada, unidad de
medida del bien, valor unitario y valor total. Cada solicitud debe ser
totalizada.
o Cada bien es identificado por un código universal que es único y es de
caracter devolutivo (suministro) o un bien inmueble.
o Una vez diligenciada la solicitud es remitida al área de logística para
realizar su correspondiente cotización.
o Las cotizaciones son realizadas con uno o varios proveedores de los
bienes solicitados.
o Una vez la cotización definitiva está lista, se crea una orden de compra
que maneja la siguiente información: Número de la orden de compra,
nombre del proveedor al cual se le va a realizar la compra, fecha de la
orden, monto total de la orden, fecha de entrega. Cada orden puede
tener asociado uno o varios items de la solicitud o solicitudes que van
a ser despachadas. Cada item tiene la siguiente información: nombre
del bien, cantidad solicitada, cantidad despachada, unidad de medida
del bien, valor unitario y valor total.
o La orden de compra es aprobada por el Director Financiero para que
sea enviada al proveedor elegido.
 El área de Almacén funciona de la siguiente forma:
o Su función principal es recepcionar los bienes que llegan de los
proveedores y distribuirlos a las correspondientes áreas que
realizaron las solicitudes de compras.
 o Cuando llega un proveedor de mercancía, este hace una entrega
física de los bienes, los cuales son comparados con la factura que este
entrega y con la orden de compra correspondiente. Si esta acción es
correcta se registra una entrada de almacen por cada factura
relacionada, con la siguiente información: Número de Entrada, Fecha,
Número de factura, Proveedor, Total Bienes, Valor Total (los totales
deben coincidir con los de la factura). Adjunto a esta se discriminan
los items recibidos con la siguiente información: nombre del bien,
cantidad entregada.
o Cuando el almacén decide despachar los bienes a las diferentes áreas
solicitantes, registra cada una de las entregas en Salidas de Almacén
con la siguiente información: Número de Salida, Empleado
responsable del bien a entregar, fecha de salida, fecha de
entrega. Por cada entrega se detalla cada uno de los items con la
siguiente información: nombre del bien, cantidad entregada.
o Una entrada de almacén puede generar muchas salidas de almacén,
por ejemplo: Pueden ingresar 500 pacas de papel higiénico, pero
como se debe repartir entre varias áreas, cada una requiere de una
salida de almacén.
 El área de inventarios funciona de la siguiente forma:
o Es la encargada de administrar y controlar la ubicación de los bienes
dentro de la UNHEVAL, por esto antes de que el bien salga del
almacén debe ser codificado a través de un código único que lo haga
identificable dentro de la UNHEVAL.
o La ubicación del bien se identifica por la siguiente información:
responsable del bien, fecha de entrega, dirección del bien (ubicación).

Construir un sistema de gestión para: Bienes y Suministros de tal manera que todos
los pedidos de las diferentes aéreas, se haga de manera electrónica y la entrega de
la nota de pedido también se haga de manera electrónica;

Por ejemplo, cuando una oficina realiza su pedido lo debe hacer desde su estación
de trabajo

Diseñar todos los formularios que se utilizaran para el sistema