1. ¿Qué entiende usted por organización de eventos?

2. Según su experiencia relate un evento al que haya asistido donde la

organización haya sido un fracaso
3. Si en este momento su jefe le dice que lo asista en una reunión que
herramientas utilizaría para asistirlo
4. Cuáles son las normas básicas de modales
5. Que empresas conoce de Popayán eventos empresariales
6. Que es la comunicación de eventos
7. Mencione claves importantes para ser exitoso un evento
8. Que son los ¿cuál o cuáles son los targets?
9. ¿qué espacio elijo? o ¿cómo adapto el evento al espacio que me han
dado?
10. ¿cómo organizo el espacio?
11. ¿cómo lo decoro?
12. ¿dónde sitúo a los invitados?
13. ¿cómo estructuro el acto, y en qué orden?
14. ¿quién y dónde recibe a los invitados, y en qué orden?
15. realice dos tarjetas de invitación.
16. ¿qué materiales y elementos voy a utilizar?
17. ¿cómo respeto y hago visible la identidad corporativa?
18. ¿qué ambiente quiero transmitir?, y muchas preguntas similares.

1. Organización de eventos, es una expresión que atrae a más y más gente

cuando piensas en tu futura carrera o en una reconversión de la que ya
tienes, pero realmente necesitas saber en qué te estás metiendo antes de
empezar el proceso. Por eso hoy les presentamos lo que es la gestión de
eventos y su campo relacionado: la comunicación de eventos. Descubre los
fundamentos que te permitirán avanzar: definición, utilidad, etc.
Cuando se habla de organización de eventos se habla normalmente de cualquier
tipo de evento y cualquier forma de organización. Sin embargo, hoy en día la
palabra se utiliza principalmente para referirse a un sector de actividad terciaria.
La industria de los eventos, por lo tanto, es el sector de la organización de eventos
por profesionales.
2. No
3. –

4. Es posible que diez reglas no sean suficientes  para ver de forma

exhaustiva todo lo que abarca el tema de la etiqueta social y los
buenos modales. Pero son una importante base en la que situarse
para quedar como una persona bien educada.
1. Saber saludar. El saludo es un gesto de cortesía que debe hacerse a
todo el mundo, con independencia del grado de cercanía que se tenga.
El saludo puede variar en función de esta "relación" de cercanía.

2. Saber presentar. Social o laboralmente es preciso hacer

presentaciones de personas que no se conocen entre sí, bien sea en
una fiesta o celebración, o bien sea en una reunión de trabajo.

3. Saber hablar. Las conversaciones son un eje importante en la

relaciones sociales o laborales. Hay que saber cómo y de qué hablar.

4. Saber escuchar. Si es importante saber hablar, es tanto o más

importante saber escuchar. Estar atento a lo que dicen los demás.
Remarcamos, saber escuchar que no es lo mismo que oír.

5. Saber vestir adecuadamente. El vestuario es la mejor tarjeta de

presentación de una persona. Cambiar una mala primera impresión es
bastante difícil. Hay que saber vestir de forma correcta en función del
qué, cómo, cuándo y dónde.

6. Ser puntual. La puntualidad dice "es la cortesía de los reyes". Ser

impuntual significa hacer esperar a otras personas, hacerlas perder un
tiempo que no deberían malgastar en esa espera. Es una gran falta de
cortesía y de educación.

7. Ser respetuoso. Las personas tienen sus ideas, sus creencias, sus

formas de ver las cosas... y todo eso hay que respetarlo. El respeto
también supone tratar a la gente acorde a su cargo, edad o jerarquía. El
respeto supone no tutear a un desconocido. El respeto es el acatamiento
que se hace a alguien (según definición del diccionario de la Real
Academia Española R.A.E.).

8. Ser cordial y amable. Es importante tratar a los demás con amabilidad

y cordialidad. No cuesta nada y se consigue mucho. Una frase mal
dicha, un gesto grosero, un tono de voz inadecuado... son formas de
actuar que no favorecen nada la buena convivencia entre las personas.
En cambio, saber pedir las cosas "por favor", dar las "gracias", saber
pedir disculpas... ayudan a mejorar nuestras relaciones con los demás y
ayudan a tener una convivencia muchos más cordial y pacífica.
9. Saber despedir. Un saludo es un inicio. Una despedida, es un
término, una conclusión. Hay que saber terminar una celebración, una
reunión, una visita... de forma educada y cordial.

10. Ser cívico. Importante, aunque parece un término caído en el olvido.

Tirar un papel al suelo, una colilla, una lata de refresco; dar los buenos
días, respetar el mobiliario urbano, ceder el paso, sujetar una puerta,
etc. son formas de actuar en la vida que deben inculcarse a todo el
mundo; hay que enseñar estas reglas y formas de comportarse tanto en
casa como en el colegio-escuela.

5. las empresas que conozco son Frankachela

6. La comunicación en torno a tu evento es una tarea que conlleva dedicación y

tiene que sostenerse en el tiempo. Antes de empezar a comunicar, hay que
reflexionar y fundar las bases sobre las que se asentará tu comunicación: creación
y elección de la identidad de tu evento, de su universo, del tono en el que te
dirigirás a los asistentes e incluso la creación de una web específica para la
ocasión.

 Una página web atractiva

 E-mails eficientes

 Una comunicación planificada

 Ante todo, ¡piensa en móvil!

 No te olvides de la comunicación post-evento

7. Muchos eventos comerciales y corporativos han sido trasladados a plataformas

online con excelentes resultados. Las comunicaciones digitales en tiempo real han
demostrado un poderoso impacto a nivel de engagement en redes sociales. Si
quieres que tu evento virtual sea exitoso, solo tienes que seguir las siguientes
recomendaciones. 

 Define tus objetivos 

Para definir los objetivos de tu evento virtual, lo primero que debes hacer es
mapear con tu área de trabajo qué buscas en concreto de esta transmisión.
¿Quieres generar engagement?, ¿vender más?, ¿generar awereness? Conocer
qué quieres lograr te permitirá establecer objetivos inteligentes. 

Una vez que tengas esa respuesta, puedes aplicar el sistema OKR (objetivos y
resultados clave), que está formado por tres ejes:

 Los objetivos
 Acciones para conseguir los objetivos
 Medición de los objetivos implementados 

 Elige la plataforma correcta

Una de las decisiones más importantes es cuál plataforma usarás para transmitir
el evento. La buena noticia es que lamayoría de las opciones son muy seguras,
las plataformas de streaming han evolucionado mucho en el último año. Las
opciones más recomendadas son:

Plataformas Gratuitas

 ☛ Youtube 
 ☛ Facebook Live
 ☛ Instagram Live
 ☛ VIMEO
 ☛ Google Meet
Plataformas de pago

 ☛ Zoom Business 
 ☛ Stream Yard
 ☛ Akamai
 ☛ Stealthseminar

 Elige patrocinadores para el evento

Los patrocinadores dentro de los eventos son un factor importante, por ello, debes
conseguirlos para que impulsen el objetivo a alcanzar. Además, obtenerlos es más
sencillo de manera virtual porque hay empresas interesadas en invertir en eventos
online. 

¿Cómo sé qué patrocinador es el mejor?

 Estudia las posibles empresas, es decir, que cuenten con valor agregado a
lo que ofreces o vendes.
 Investiga en sus plataformas virtuales si han realizado con anterioridad
patrocinio a otras empresas. 
 No excedas los patrocinios, recuerda solo contratar a las empresas
necesarias que aporten contenido de valor a los participantes.

Un punto clave en el contacto con los patrocinadores es darle la garantía de

beneficio. Dado que así, como tu preocupación porque aporten utilidad al evento
es prioritario, ellos esperan lo mismo.

 Crea una estrategia de comunicación previa al evento 

No le avises a la audiencia sobre el evento un día antes, las comunicaciones

deben ser igual de sólidas que siempre. Planifica una estrategia de contenidos
para anunciar la actividad con mínimo dos semanas de antelación (de preferencia
más si el evento es pago), de este modo puedes dar tiempo a las inscripciones y
al posicionamiento digital.

Además, utiliza herramientas para que las invitaciones se sumen a la agenda de

tus asistentes y construye una cadena de emails que sirvan de recordatorio al
menos una vez por semana desde la inscripción, un día antes del evento y
minutos antes de comenzar.

 Dedícale tiempo a la presentación, speech o contenido del evento

Tómate el tiempo y crea una lista del contenido que será mostrado durante el
evento. Si se trata de un webinar o una reunión corporativa, debes preocuparte
por crear una buena presentación.

Desarrolla un guion
Esta guía sirve para organizar las ideas a exponer y controlar el tiempo, ante ello,
evita leer las diapositivas porque quitará profesionalismo a la ponencia. Un punto
adicional es, no temerle a la improvisación.

Presentación memorable

Recuerda que estarás frente a una audiencia profesional y no profesional, la

imagen que brindes en la ponencia será recordada. Es por esa razón que, el
aspecto de la presentación debe ir acorde a lo que buscas vender, si la ponencia
es de imagen entonces esfuérzate en diseñar diapositivas que refuercen lo que
dices. 

Conecta con tu audiencia

Dentro de la presentación debes mostrar información en estadísticas que tengan

impacto con sus organizaciones, así el vínculo de interés incrementará. Otra de
las partes importantes de un evento virtual es la ronda de preguntas, es
fundamental que estés preparado y con las rmejores respuestas para probar el
grado de experiencia del evento. 

 Hazle seguimiento de los asistentes 

Luego del evento es importante que realices seguimiento a los clientes potenciales
para conocer la impresión de la ponencia. Para ello, es recomendable que envíes
un correo con información adicional o complementaria del evento, también puedes
incluir una encuesta para conocer sus percepciones. De esa forma, los
espectadores sabrán que guardas importancia sobre ellos y que el contacto se
mantiene. Al finalizar el correo puedes agregar CTA para una cita personalizada. 

8. El target es una idea tan antigua como el propio marketing. Después de

todo, los productos o servicios de una marca no pueden encajar para todo el
mundo, sino que necesariamente se dirigen a un grupo de personas concretas
con necesidades concretas. Tener muy claro cuál es nuestro target ayuda a
centrar todas nuestras iniciativas de marketing y a obtener una mayor
rentabilidad de nuestra inversión.
Lo que sí es una novedad es que hoy en día, gracias a las analíticas de
diferentes plataformas de marketing digital , podemos obtener gran cantidad de
datos sobre nuestro target y hacer segmentaciones muy precisas.

o 5 puntos clave para definir tu target 

 Demografía

La segmentación demográfica  es uno de los recursos clásicos del marketing,

pero no por ello resulta menos efectiva. Aunque hoy en día podemos ir mucho
más allá, siempre es interesante empezar por definir estos aspectos clave:
 Edad: la edad del target marcará el tono de la campaña, los valores y
los canales utilizados. En el caso de los niños, hay que tener en
cuenta que los padres son los que toman las decisiones de compra,
por lo que las campañas deben ser atractivas tanto para pequeños
como para mayores.
 Género: hoy en día se busca cada vez más hacer campañas
inclusivas y no asumir roles de género clásicos  (por ejemplo, no dirigir
los productos de limpieza exclusivamente a mujeres). Teniendo esto
en cuenta, siempre hay productos que por sus propias características
se dirigirán a un género en concreto, así que debemos tener esto en
mente para orientar correctamente las campañas pero sin caer en
estereotipos.
 Situación familiar: casados, solteros, con o sin hijos... Con las
opciones de segmentación actuales podemos llegar a hilar muy fino,
por ejemplo "parejas heterosexuales recién casadas" o "padres de
niños entre 1 y 3 años".
 Ubicación

O en otras palabras, ¿dónde viven las personas de nuestro target?

En ocasiones, nos encontraremos con situaciones como una marca con

ecommerce que pretende llegar a un mercado global. En otras, solo nos
interesarán los usuarios que vivan en un radio de 5 kilómetros de una de
nuestras tiendas físicas.

Si pretendemos llegar a un mercado global, seguiremos teniendo que hacer una

mínima segmentación del target, ya que la misma campaña no funcionará
igual con los usuarios de Madrid y de Tokyo. Como poco, debemos tener en
cuenta el idioma y los factores culturales para causar la impresión que
buscamos.
 

3) Perfil sociocultural

Aquí profundizaremos un poco más en la demografía de nuestro target,

detallando aspectos como:

La clase social a la que pertenecen (y por tanto, su capacidad


adquisitiva).
 Nivel educativo e idiomas.
 La profesión. En el caso de las empresas B2B, este factor es
absolutamente clave, ya que generalmente querremos orientarnos
hacia los tomadores de decisiones de un sector profesional en
concreto.
 Los valores y las creencias. Por ejemplo, amantes de las actividades
al aire libre, dueños de mascotas, personas con un estilo de vida
urbano...
 Perfil digital

Hoy en día, este apartado es tan importante como los anteriores o incluso más.
Y es que, para poder llegar a nuestro target, tenemos que saber dónde y cómo
se mueve.

Hasta cierto punto, el perfil digital de nuestro target irá ligado a su edad, desde
los centennials que viven pegados al móvil hasta las personas mayores que
acaban de abrirse una cuenta de Facebook para estar más en contacto con su
familia.
Tenemos que identificar cuáles son los canales digitales que usa
regularmente nuestro target (por ejemplo, cuál es su red social preferida) y
sus hábitos de uso, sobre todo en lo referente a las decisiones de compra
(¿investigan en Google antes de escoger un producto?, ¿piden
recomendaciones en Twitter?).

 Necesidades

Por último (¡pero no menos importante!) tenemos que articular qué es lo que
necesita nuestro target y cómo podemos responder a esa necesidad con
nuestros productos y servicios. Este es un apartado fundamental a la hora de
diseñar un perfil de cliente ficticio o buyer persona.
Lo que necesitamos saber, en definitiva, es qué le podemos aportar a estos
usuarios en concreto para hacer sus vidas mejores. Generalmente, lo que
buscamos es resolver un problema o mejorar un aspecto de su día a día.
Nuestro marketing se centrará en explicarle al cliente potencial lo que nuestros
productos o servicios pueden hacer por él.

9. Uno de los primeros puntos en la lista del organizador de eventos es ¡encontrar

el espacio donde tendrá lugar el evento! Tratándose de uno de los elementos
centrales de tu evento, es importante que el espacio sea acorde a tus objetivos, tu
visión del evento, el número de asistentes esperados, el tipo de evento… ¡Aquí
tienes los principales puntos que te ayudarán a elegir correctamente el espacio
ideal para tu evento!

Encontrar un espacio para un evento pequeño

Si tu evento está destinado a un número pequeño de asistentes, encontrar un

espacio con un ambiente acogedor, original y 100% acorde a tu evento es
más fácil.

El tipo de evento y el horario son los primeros datos importantes para escoger

un espacio: es evidente que no requiere el mismo tipo de espacio un evento
nocturno que uno matinal. Un loft, un café, una sala de reuniones, un espacio
cultural, una discoteca, una sala de conciertos… Escoge sin dejar de lado el
ambiente que quieres crear, el universo en torno al que girará tu evento, el  tipo de
evento que organizas (concierto, evento profesional, reunión entre amigos, taller,
etc.).

La facilidad de acceso al lugar del evento y la distribución del

espacio también son fundamentales. No es mala idea combinar varios espacios
que se vayan adaptando al programa de tu evento: para una presentación, lo suyo
es tener cómo instalar a los asistentes sentados y en el caso de un cocktail lo
importante es tener suficiente espacio para estar de pie y moverse un poco con
comodidad. El mobiliario disponible también puede jugar un papel importante a la
hora de decidir, ya que siempre es más conveniente poder utilizar el que se pone
a tu disposición en el lugar del evento. Además, según la época del año, puede
que lo importante sea disponer de un espacio abierto, para aprovechar el buen
tiempo, o crear una zona de fumadores, etc.

La siguiente pregunta es: ¿Reservar todo el recinto o solamente una zona? No

olvides tampoco concretar bien el horario completo, incluyendo el tiempo de
instalación y desmontaje.
Otras preguntas que te puedes hacer son: ¿Cuántas personas asistirán? ¿Habrá
algún tipo de animación? ¿Qué material vas a necesitar? ¿Tienes que contratar un
catering? Todos estos temas te ayudarán a cerrar con los responsables del
espacio un presupuesto que se ajuste a tus necesidades.

Encontrar un espacio para un evento grande

Un congreso, una fiesta universitaria, un concierto… Buscar la sala o el recinto

ideal sigue siendo una de las primeras preocupaciones del organizador de eventos
y si los asistentes van a ser numerosos, la tarea se complica. Según la época del
año, puede ser buena idea disponer de un espacio al aire libre. Busca también
espacios públicos a través de los ayuntamientos, espacios culturales, salones de
conferencias, salas de exposiciones, etc. ¡No elijas un espacio demasiado grande
para que no dé sensación de vacío aunque aunque hayas alcanzado tus objetivos
de asistencia!

La ubicación del recinto es muy importante; establece unos criterios y busca un

sitio que se ajuste a ellos: facilidad de aparcamiento en los alrededores o parking
privado suficientemente grande, accesible para personas con movilidad reducida,
número de accesos adecuado para el operativo necesario… ¿Va a haber
asistentes que vengan del extranjero o de otras ciudades? En ese caso, ten en
cuenta si hay un aeropuerto cercano, estación de tren o si es accesible en
transporte público. Sobre todo para eventos profesionales, no olvides tampoco la
comodidad de los asistentes: piensa en la posibilidad de ofrecer un servicio de
transfer.

Estos servicios, si son de pago para los asistentes, los puedes incluir en

tu taquilla virtual para que el asistente pueda adquirirlos en el propio proceso de
compra de su entrada o inscripción.

Se trate de un evento grande o pequeño, es imprescindible anticiparse a las

posibles necesidades: escríbelas para tenerlas claras y tómate el tiempo de
visitar los distintos espacios que encajen. También tienes que tener muy claro el
objetivo (y el mensaje que quieres transmitir). ¡Ten siempre presente
un presupuesto detallado para que no se te vaya de las manos y no olvides
pensar un plan B! Nadie está libre de los imprevistos de última hora.
Una vez encontrado el espacio ideal, ¡envía las invitaciones, empieza a
vender entradas, gestiona las inscripciones, da a conocer tu evento y
finalmente, recibe a los asistentes!

10. ¿Cómo organizar un espacio para hacer reuniones?

Para tener un evento tomando en cuenta todos los detalles para que sea todo un
éxito y logres el propósito que buscas.

Entonces, ¿qué elementos debes tomar en cuenta? Te daremos las ideas

masticadas a continuación:

¿CUÁNTAS PERSONAS ASISTIRÁN AL ESPACIO DE REUNIÓN?

En algunas ocasiones resulta muy sencillo saber la cantidad de personas que

asistirán al evento o reunión que planeas, sin embargo, puede que no esté tan
claro o se trate de un rango de personas, para poder tener un control de los
asistentes es recomendable llevar una lista con sus datos y el último status de
asistencia que te han dado y cuando la reunión se acerque puedas confirmar
quienes asistirán, esto aliviará la organización en términos de los elementos que
tendrás disponibles para los asistentes, como libretas, bolis, marcadores, o
cualquier otro artículo a utilizar en la reunión o evento que vas a realizar,
igualmente si estas planeando acompañar tu evento con un catering debes saber
con exactitud las personas que asistirán.

¿QUÉ TIPO DE REUNIÓN SERÁ?

Cuando defines el tipo de reunión a realizar podrás organizar todos los recursos a
utilizar, así como la disposición del espacio de reuniones, esto te ayudará a
planificar todo de la forma más ordenada y fluida posible. ¡Te recomendamos
llevar un planificador para que no se te escape nada! Este planificador no es más
que un cuadro, en Excel o una libreta, donde realices una lista con cada una de
las actividades que se llevarán a cabo en tu reunión, luego en cada fila o punto de
la agenda colocarás las columnas con los títulos de aspectos a tomar en cuenta,
cómo por ejemplo, que recursos necesitaras tanto para el o las personas que
dirigen la reunión, así como para los participantes, otra columna importante es
para las acciones que realizarán los asistentes, por ejemplo, es una reunión de
tipo charla, conferencia, curso, entrenamiento, de reflexión o intercambio de
ideas? ¿los asistentes desarrollaran algún tipo de dinámica? y en este caso será
de forma individual, grupal, sentados, de pie, etc. Al contar con este cuadro
planificador de cada una de las actividades y sus respectivos aspectos a tomar en
cuenta te será más fácil tenerlo todo al tiro. 

¿CÓMO ORGANIZAR EL ESPACIO DE REUNIÓN?

Sin duda, en este aspecto sí que tenemos experiencia en nuestros centros de

negocios, ya que contamos con salas diáfanas, de diversos tamaños y con
diferentes tipos de mesas, para poderlas adaptar a las necesidades de tu evento o
reunión, ¡también puedes contar con un equipo de personas que podrá organizar
el espacio de tu reunión justo como la necesitas! Entonces, si ya has llenado el
planificador que te hemos mencionado en el punto anterior ya puedes tener una
idea de cómo organizar el espacio para tu reunión o evento y si aún no lo tienes
claro, acá te mostramos algunas sugerencias:

ESPACIO ORGANIZADO TIPO CONSEJO:

Es un espacio de trabajo ideal cuando quieres hacer actividades que faciliten la

comunicación en los asistentes, ya que estos podrán verse unos a otros de forma
sencilla y espontánea, de esta forma se facilita en el intercambio de ideas que
plantee el moderador de la reunión. Igualmente facilita algunas actividades en
grupo, así como las de networking.

ESPACIO ORGANIZADO TIPO U:

Es muy parecida a la anterior, ya que los asistentes pueden verse unos a otros, lo
cual fomenta la participación y diluye la sensación de liderazgo y además podrás
utilizar con mayor facilidad un proyector, pizarra o tv para proyectar tu
presentación, videos u otro tipo de herramienta de apoyo que los participantes
puedan ver con facilidad.

ESPACIO ORGANIZADO TIPO TEATRO:

Permite tener una mayor concentración en el líder, conferencista o formador que

esté dando la información. Se utiliza frecuentemente para dar discursos, charlas,
conferencias o eventos de empresas, Este tipo de distribución te permitirá
fomentar el interés hacia un solo punto de la sala donde estará el o las personas
que emitirán el tema que se va a dictar.

ESPACIO ORGANIZADO TIPO AULA:

Este tipo es parecido al anterior, las sillas están distribuidas hacia un área frontal
de la sala, colocando las sillas como en tipo teatro, pero además se utilizan mesas
lineales o mesas tipo pala que acompañan a cada una de las sillas para poder
tomar notas o realizar trabajos individuales o con el compañero que impliquen
tomar notas o usar ordenador o algún material con el que se vaya a trabajar que
requiera una mesa.

Al momento de asignar los puestos tenga en cuenta

 En primer lugar, el evento se debe planificar con invitados en números

pares para facilitar la distribución de los puestos, alternado hombres y
mujeres. Al asignar los puestos, se evitará que dos mujeres se sienten
juntas (siempre que el tipo de evento lo permita).
 Los puestos deben estar identificados en la mesa y se asignarán según
las dimensiones del evento. Si es muy grande, debe existir un mapa que
indique la mesa y el asiento de cada comensal; en caso contrario, el
anfitrión o la persona designada por él, debe conducir o indicar a los
invitados su lugar. Se sugiere no colocar a parejas juntas, a menos que
sean las homenajeadas.
 En cuanto a la orientación de la mesa, el anfitrión debe estar situado
frente a la puerta de entrada al salón comedor, para poder tener el
control de las personas que ingresen o se retiren.

Es importante señalar que existen otras recomendaciones y normas, la

precedencia es una parte vital del protocolo y lleva años de estudio y preparación.
Lo que se pretende es dar orientaciones generales que permitan ser un anfitrión
10 en cualquier evento.

El orden en los actos. Colocar a los participantes - invitados

Realmente, cuando se habla del protocolo de un acto, se hace

referencia a dos cuestiones esenciales:

- orden del acto (contenido),

- y colocación de invitados.

Ambos son temas complejos que varían según sea la filosofía del
acto y las características del local donde se celebre.
 Orden de acto

Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se

sigue en los actos desde que el anfitrión e invitados de honor
ocupan la presidencia hasta que la abandonan . Suele ser el acto
central que motiva la invitación y en él el anfitrión se dirige a todos para
exponerles el motivo de la reunión o celebración, al tiempo que ofrece la
palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que
se dirige. De forma incorrecta, este momento se conoce como el acto
institucional. Por lo general, suele poner fin a la parte formal de los
programas.

¿Cómo asignar los puestos de los invitados en una mesa?

¿Te has preguntado cómo se establece el orden al momento de distribuir los
puestos en una mesa? ¿Quién se sienta primero y quién va a su lado?

El orden correcto en la colocación de las personas de distintos ámbitos, méritos,

cargos o edad no se realiza al azar, es la base fundamental sobre la que se
cimienta la mayor parte de los eventos, actos, banquetes y reuniones. La acertada
ubicación de los invitados es un arte.

En un evento protocolar la persona responsable de asignar los lugares de los

invitados será el organizador de eventos, mientras que a nivel familiar será el
anfitrión o una persona muy cercana.

Un nombre para el correcto orden

La precedencia es la parte del protocolo que establece el orden de prelación; es

decir, la antelación o la preferencia con que una persona será atendida, tendrá
una intervención, un lugar en la mesa con respecto de otras, el orden de entrada a
un lugar o quien debe iniciar un banquete.

Conocer, saber cumplir y respetar las normas correspondientes a la etiqueta y el

protocolo, es un indicativo de la educación que tiene un individuo.

A nivel oficial, existen dos tipos de precedencia: la precedencia por ley, regulada
por un reglamento, decreto o ley en particular, y la precedencia por cortesía, que
se aplica por cesión, aunque no le corresponda oficialmente ese orden.
En las familias se establecen precedencias por edad y género al asignar los
lugares en la mesa, por tanto, el orden sería: el padre, la madre y los hijos de
mayor a menor edad. Luego los yernos y las nueras según el orden en el que haya
contraído matrimonio. Por último, los nietos de mayor a menor. Si algún miembro
ha fallecido o está ausente por cualquier motivo, la precedencia la tiene quien le
sigue. Siempre a la derecha del anfitrión irá la persona de mayor jerarquía invitada
y su pareja irá a la derecha de la anfitriona, y así sucesivamente.

Ahora bien, luego de conocer quién va primero y quien le sigue, ¿cuál será el lugar
en el que se debe sentar el anfitrión?, dependerá del criterio que se utilice: a la
inglesa o la francesa.

Dos maneras de entender el mundo… y la mesa

A la francesa: los anfitriones se ubican uno frente al otro

A la francesa es el criterio más utilizado hoy en día, los anfitriones se colocan uno
frente al otro y, a su derecha, irán las personas que les sigan en orden de
importancia, comenzando en primer lugar por el anfitrión y luego por la anfitriona,
o por la persona de mayor importancia según sea el tipo de evento.

A la inglesa: las personas de mayor relevancia se colocan en las cabeceras

A la inglesa es el criterio que se utilizaba antiguamente y es, quizás, la imagen
clara de lo que representaba la mesa en el Renacimiento, donde en las cabeceras
estaban las personas de mayor relevancia y a su derecha las que les seguían en
orden de importancia.

Al momento de asignar los puestos tenga en cuenta

 En primer lugar, el evento se debe planificar con invitados en números

pares para facilitar la distribución de los puestos, alternado hombres y
mujeres. Al asignar los puestos, se evitará que dos mujeres se sienten
juntas (siempre que el tipo de evento lo permita).
 Los puestos deben estar identificados en la mesa y se asignarán según
las dimensiones del evento. Si es muy grande, debe existir un mapa que
indique la mesa y el asiento de cada comensal; en caso contrario, el
anfitrión o la persona designada por él, debe conducir o indicar a los
invitados su lugar. Se sugiere no colocar a parejas juntas, a menos que
sean las homenajeadas.
 En cuanto a la orientación de la mesa, el anfitrión debe estar situado
frente a la puerta de entrada al salón comedor, para poder tener el
control de las personas que ingresen o se retiren.
Es importante señalar que existen otras recomendaciones y normas, la
precedencia es una parte vital del protocolo y lleva años de estudio y preparación.
Lo que se pretende es dar orientaciones generales que permitan ser un anfitrión
10 en cualquier evento.

La identidad corporativa como estrategia

La identidad en las empresas, como en las personas, es intrínseca al hecho de
existir, se sea consciente o no de ello. Identificar y definir los rasgos de identidad
de una empresa, integrarlos y conducirlos a una estrategia establecida de manera
congruente aumenta las garantías de que la personalidad de la organización sea
percibida de forma más precisa, en menos tiempo y con menor inversión
económica.
La identidad corporativa se transmite mediante cualquier acto comunicacional de
la empresa. Manejarla conscientemente, conseguir una relación armoniosa entre
todas las actividades comunicacionales, puede ser una estrategia para lograr
grandes éxitos.

Claves para definir la identidad corporativa de tu empresa:

1. Definir la filosofía corporativa: es la concepción global de la organización; se
trata de dar respuesta las preguntas ¿quién soy y que hago?, ¿cómo lo
hago? y ¿dónde quiero llegar?. Es decir, se trata de definir la misión (qué es y
qué hace la compañía), los valores (cómo hace la organización sus negocios,
cuales son sus principios profesionales) y la visión (dónde quiere llegar; es la
perspectiva de futuro de la compañía) corporativas.
2. Definir la cultura corporativa: el conjunto de normas, valores y pautas de
conducta compartidas y no escritas por las que se rigen los miembros de una
organización y que se reflejan en sus comportamientos. Es el conjunto de códigos,
creencias y valores compartidos por todos o por la gran mayoría de los miembros
de una organización.
3. Crear una imagen corporativa que transmita la filosofía, la cultura, la
personalidad y, en definitiva, la identidad de la organización. Se trata de definir la
identidad visual de la empresa con el objetivo de transmitir las sensaciones, las
emociones, la filosofía y los valores de la misma. Es lo que comúnmente se
reconoce como marca, compuesto por: el nombre, el logotipo, el isotipo,
el isologotipo y el color. Estos elementos tangibles serán el núcleo conceptual
sobre el cual se va a apoyar la comunicación de la organización para transmitir su
identidad intangible, es decir, la manera en que desea mostrarse y ser reconocida
por su público. Cada vez mas, los clientes ya no compran productos o servicios,
sino que compran marcas y el conjunto de aspectos tanto racionales como
emocionales que estás puedan ofrecerles. El consumidor se mueve por estímulos
pasionales, se deja seducir por marcas que le atraen y que hacen de su momento
de compra una experiencia inigualable. De ahí la importancia de desarrollar una
línea de objetos coherentes con formas y colores que se perciban de manera
clara, uniforme y concreta por el público a partir de ideas virtuales que en un
principio están sólo en la mente.
4. Elaborar una estrategia de comunicación corporativa: la imagen de una
empresa se materializa, además, a través de todas las expresiones cuotidianas
que en ella se realizan y a través de las personas que la representan, de sus
cualidades, actitudes, experiencia y forma de actuar. También, de la forma en la
que se organiza su entorno, de sus reuniones y de cada detalle de los eventos que
se planifican. Crear un protocolo de actuación afianza la identidad corporativa de
un modo positivo con un estilo propio de actuar y de relacionarse interna y
externamente.
5. Garantizar la solidez: una imagen corporativa sólida debe permanecer en el
tiempo, ya que los clientes progresivamente se irán familiarizando con esta
identidad. Si se cambia de forma precipitada y no justificada, se puede perder el
reconocimiento y la consistencia que se ha ganado. Las imágenes corporativas ya
creadas sólo se cambian en casos que se necesita una modernización o
adaptación al mercado, y son sumamente planeadas a través de múltiples
estudios.
6. Cuidar la reputación online: se pude difundir y analizar al mismo tiempo el
impacto de la identidad corporativa de la organización gracias a las nuevas
herramientas como son los blogs y las redes sociales. Éstas, se pueden utilizar,
además, para detectar los posibles problemas que puedan ir surgiendo, así como
las percepciones que tiene el público sobre una marca o producto, ya sean
positivas o negativas. Ésta información se puede conseguir de manera
instantánea, de forma que se puede actuar rápidamente en consecuencia y
corregir las deficiencias cuando sea necesario.
Además, las redes sociales y los blogs sirven como punto de encuentro y de
fidelización de los admiradores y seguidores de la empresa, y serán ellos en
muchos casos los que, como buenos conocedores de la marca, defiendan y
expliquen la organización, los productos o los servicios ante los demás.
7. Elaborar un manual de identidad corporativa: se trata de elaborar un
documento en el que se reflejen el conjunto de normas a las que los responsables
de la imagen corporativa y la comunicación cultural recurren para unificar criterios
y normalizar el manejo de la imagen gráfica y corporativa de la empresa. El
objetivo es promover la identidad visual en la forma más conveniente, consistente
y eficiente.
En el manual se definen las normas que se deben seguir para imprimir la marca y
el logotipo en los diferentes soportes internos y externos de la compañía, se
describen los signos gráficos escogidos por la organización para mostrar su
imagen, así como todas sus posibles variaciones: forma, color, tamaño, etc.
Los contenidos del manual se organizan en dos grandes capítulos:

 Las normas básicas de construcción y desarrollo de la identidad

corporativa.
 La aplicación del logotipo en las distintas plataformas de comunicación:
papelería, facturas, albaranes, carteles, tarjetas de visita, uniformes,
vehículos, etc.
La identidad corporativa tiene que ser el principio guía para todas las actividades
de una organización. Todo lo que una empresa hace, dice y comunica amplía su
identidad, consolidándola o debilitándola. Por este motivo es imprescindible tener
claros los valores y los objetivos comunes que se quieren transmitir. Tenemos que
preguntarnos quienes somos y a que público queremos llegar para definir la propia
identidad y proyectarla con éxito hacia el exterior.
Técnicas para la Organización de Eventos
La organización de eventos comienza siempre con una idea, una propuesta, la
necesidad de alguien de organizar un evento o incluso con una obligación; y todo
ello puede responder a las más variadas circunstancias.

El diseño de eventos: técnicas

Unas de las propuestas más conocidas para el diseño de eventos nos hablan de la
“teoría del caos”, y la “construcción del puzzle”, a través de la “visualización”.
No existe un manual de procedimiento a seguir, porque es imposible encontrar un
orden preciso, cuando son muchas las cosas que hay que hacer al mismo tiempo.
Esa sensación que tiene el profesional cuando comienza su carrera profesional y
va a organizar sus primeros eventos – ¿por dónde empiezo y cómo me
estructuro? – es la misma que tiene un profesional experimentado, aunque pueda
salvar el caos precisamente gracias a su experiencia y su adecuada gestión.
Pero desde el punto de vista conceptual, la programación de un acto comienza en
el caos. Cuando se habla de la teoría del caos, se hace referencia al juego del
puzzle, y partimos de la imagen de la caja del juego en la que hay cientos, o miles
de fichas, que solo con paciencia e intuición pueden ser ordenadas hasta lograr
la imagen final que sabemos que queremos conseguir.
En la organización de eventos el funcionamiento es parecido. Se parte de una
especie de caja imaginaria en la que vamos poniendo todas las piezas que
necesitamos para conseguir la imagen de nuestro puzzle: desde el espacio donde
se organizará el evento, las invitaciones, el catering, los guiones, el diseño y la
escenografía, el sonido y la iluminación, la decoración, las flores y los atriles, los
adornos y regalos, los invitados y programas, los medios de comunicación… Sin
embargo, estamos intentando componer una imagen, pero es una imagen que no
tenemos con anterioridad (como sí ocurre en el juego del puzzle). En este
caso, somos nosotros los que tenemos que crear esa imagen final con el recurso
de nuestra imaginación. Aquí es donde se encuentra el caos. Y el lugar donde se
comenten más errores en la organización de eventos.
Es fundamental crear una imagen clara de cómo queremos que sea el evento,
antes de ponernos a organizar las piezas para crear nuestro puzzle. Hay que
sentarse delante del ordenador a componer cómo queremos que sea esa imagen
final, teniendo en cuenta los objetivos del evento, los medios y el presupuesto con
el que se cuenta. Así se comienza a establecer un primer diseño, una primera
propuesta, un primer cronograma. Esta imagen no tiene por qué ser estática, pero
sí debe servirnos de referencia para intentar casar las piezas de nuestro puzzle
organizativo. De hecho, durante la fase de preproducción e incluso producción del
evento, esta imagen final irá sufriendo modificaciones propias de la maduración
organizativa y de las realidades que nos vayamos encontrando.

Preguntas básicas para la fase de planificación

Es en este momento al que llamamos caos cuando hay que hacerse
las preguntas importantes y encontrar las respuestas (muchas de las cuales
vienen dadas por el proyecto en sí o por la empresa o institución que desea
organizarlo). Son las preguntas básicas de la fase de planificación:

 ¿qué me han encargado?

 ¿qué se pretende transmitir?
 ¿cuáles son los objetivos?
 ¿cuál o cuáles son los targets?
 ¿qué espacio elijo? o ¿cómo adapto el evento al espacio que me han
dado?
 ¿cómo organizo el espacio?
 ¿cómo lo decoro?
 ¿dónde sitúo a los invitados?
 ¿cómo estructuro el acto, y en qué orden?
 ¿quién y dónde recibe a los invitados, y en qué orden?
  ¿qué materiales y elementos voy a utilizar?
 ¿cómo respeto y hago visible la identidad corporativa?
 ¿qué ambiente quiero transmitir?, y muchas preguntas similares.

En eventos sencillos y habituales la fase del caos es más manejable, pero en

eventos complejos o poco habituales es mucho más compleja. Es por eso que lo
mejor es que se lleve a cabo esta fase en equipo, aunque siempre el
organizador o responsable del evento debe liderar todos estos procesos,
gestionarlos y dirigirlos, rentabilizando tiempos, estructurando las propuestas, y
separando las propuestas buenas, malas e inviables; además de motivar
la capacidad imaginativa de los colaboradores, coordinarlos e integrarlos.

La visualización
La visualización es el uso de manera activa de nuestra imaginación con fines
creativos. Se trata de que nos imaginemos que ha llegado el día del evento, y nos
pongamos, sucesivamente, en los zapatos de los distintos actores del mismo, y
recorramos, con todo lujo de detalles, el evento, incluso desde antes del día.
El éxito de los eventos actualmente reside, en gran parte, en la interacción con
los públicos, en que se vean y se sientan como parte esencial del acto,
protagonistas del mismo. Debemos contar con las interacciones que se producen
con todos los agentes que participan en un evento.
Aunque pueda parecer que los eventos son efímeros, son solo ciertas fases del
evento las que duran poco tiempo, en realidad los objetivos tienen que tener la
duración y la prolongación en el tiempo que corresponda a la estrategia de los
promotores. Los eventos comienzan y acaban, pero sus contenidos y mensajes
deben prolongarse en el tiempo, y para conseguirlo debemos organizar el evento
teniendo en cuenta el papel clave que juega la comunicación, la visualización, la
asignación de papeles…
Es entonces cuando del caos pasamos a montar el puzzle, paso a paso, utilizando
nuestro sentido común, nuestra experiencia y nuestro aprendizaje. Empezamos a
poner pieza tras pieza del puzzle, intentando casarlas para montar nuestra imagen
final.
Ejemplo de organización de un evento
Con un ejemplo del experto en protocolo Carlos Fuente podemos ilustrar esta
fase:
Nos encargan organizar un acto de colocación de la primera piedra de una fábrica
destinada a producir ordenadores de última generación. Si obviamente nos piden
que sea la primera piedra es porque no hay nada hecho hasta el momento. Nos
encontraremos pues con el solar sin más y si acaso con las primeras
excavaciones o tanteos de terrenos. ¿Por dónde empezamos?

 Primera pregunta que nos hacemos: ¿qué se pretende con el acto de

colocación de la primera piedra?
 Respuesta: “Transmitir a la sociedad en general que comienza una obra
importante destinada a construir un gran edificio donde se fabricarán
ordenadores súper modernos”.
 Primer concepto: un nuevo servicio a favor de la sociedad que contará con
nuevos instrumentos tecnológicos que tratarán de dar mayor calidad de
vida y permitirán contribuir al desarrollo general de la población.
 ¿Más objetivos? Trasladar a los demás que con esta fábrica se generarán
puestos de trabajo, economía y mayor riqueza para la zona; transmitir a los
representantes públicos y fuerzas vivas del entorno la pujanza de la
empresa y su apuesta por la innovación, etc. Y así otros posibles objetivos,
entre los que se podrían añadir la potenciación de la marca o de la imagen
de empresa, su diversificación, etc.
 Segunda pregunta: para llegar al cumplimiento de esos objetivos, ¿a quién
nos tenemos que dirigir? Elaboramos un cuadro genérico de los posibles
públicos objetivos:
 Para llegar a la sociedad en general: medios de comunicación y fuerzas
vivas del entorno que terminarán igualmente por ser trasmisores de nuestra
imagen.
  Para demostrar la viabilidad e importancia de la obra: presencia de las
principales autoridades cuya cita constituye de por sí un aval, de los altos
cargos de la empresa propietaria, de la empresa constructora, de los
bancos que financian, de los representantes de los organismos económicos
y empresariales del lugar...
 Captación de clientes: presencia de posibles personas o representantes
de empresas para cuyas actividades puedan ver con utilidad el producto
que pensamos fabricar y a los que podemos generar expectativas positivas.

Primer paso listo. Una empresa rentabiliza sus acciones y, por lo tanto, las
racionaliza. Invitar a los que haya que invitar, nada más, sin olvidarse de esas
personas que siempre colaboran, que su sola presencia –aunque no estén
relacionados con el producto en cuestión– ya da fuerza al acto. Son esos lobbyes
sociales que tienen capacidad de opinión y marcos donde expresarla. Una sola
frase buena de ellos es todo un anuncio de publicidad: “Estos van en serio”. Una
expresión así tiene unas consecuencias muy positivas. Dado el primer paso,
iniciamos en paralelo la gestión: designamos a una o varias personas que
comienzan a elaborar los listados por grupos, procurando ya desde esta fase
ordenarlos de acuerdo a la precedencia que pretenderemos aplicar en el evento.
Segundo paso: de esos objetivos, ¿cuáles de ellos nos obligan a tenerlos en
cuenta para la escenificación de la primera piedra? Buscamos las respuestas:

 Se trata de transmitir que comienza una obra, luego tenemos que

realizar el acto en un entorno de obra y tratar de conseguir una imagen que
hable por sí misma del inicio de la construcción. La colocación de la primera
piedra, con presencia de obreros, cemento, palas…
 Vamos a poner la primera piedra de algo que no se ve, que no existe.
Tenemos que crear la ilusión de los públicos de tal forma que, aunque todo
es aún inexistente se lleven la imagen de lo que será cuando todo finalice.
Quizá una maqueta, un vídeo virtual, una exposición con imágenes…
 Queremos comunicar la creación de riqueza, de puestos de trabajo, de
contribución a la mejora o potenciación de la economía de la zona.
Necesitamos, pues, que en las palabras de los empresarios promotores ese
mensaje se diga y que podamos reforzarlo mediante la imagen corporativa,
la presencia de trabajadores, de máquinas, medios…
 Pretendemos decir que fabricaremos ordenadores de última
generación… Tenemos que organizar el evento donde se transmitan
continuamente nuevas tecnologías, desarrollo, nuevas
aportaciones, Futuro.
  Deseamos decir que estos ordenadores van a dar servicios a la
sociedad. Tenemos que conseguir visualizar qué cosas pueden hacer por
mejorar la calidad de vida.

Tercer paso. Hay que visitar el lugar y la forma de acceder a él. Qué posibilidades
nos ofrece, cómo está de accesible, cuáles son los posibles fondos, dónde hay
actividad de obra (si ya se hubiera iniciado, qué es lo conveniente), dónde vamos
a concentrar a los invitados, dónde estacionan éstos sus vehículos, carteles
indicadores si fueran necesarios, instalación de carpas, fijación del lugar donde
colocar la primera piedra, sitio para los medios de comunicación, posibles puntos
de toma de energía, posición del sol para las posibles horas previstas, valoración
de las previsiones del tiempo meteorológico (que miraremos en Internet),
inspección sobre el terreno de la situación general, anotaciones de medidas y
primeros planos a mano alzada y previsiones sobre la disposición general del acto
(presidencia, carpa para el cóctel, maqueta, punto de primera piedra…).
Una sensación muy propia que tiene el profesional cuando empieza a concretar
las cosas: comienza a ver la luz en esa oscuridad caótica. Ahora hay que dar
dos pasos más al mismo tiempo: conocer el día y la hora (para hacer las
invitaciones y prever los calendarios de gestión) y elaborar el primer anteproyecto,
que someteremos a la discusión de nuestros superiores. Un anteproyecto que hoy
se presente en formato informático animado que permita entender mejor el
alcance de nuestra propuesta.