Código: DG-100-PD-088

Procedimiento: SALIDAS NO CONFORMES

Versión: 6
Proceso: Direccionamiento estratégico Vigencia: 28/08/2019

PROCEDIMIENTO: SALIDAS NO CONFORMES

1. DATOS BÁSICOS

Nombre del Proceso: Direccionamiento Estratégico

Código: DG-100-PD-088
Versión: 6
Vigencia: 28/08/2019

2. OBJETIVO:

Establecer las directrices para la identificación, control, responsabilidad y tratamiento de Salidas no conformes (producto o servicio no
conforme) que se entregan al usuario final de la entidad, para prevenir su uso y/o entrega no intencional minimizando la recurrencia y
generando acciones de mejora que conduzcan elevar la satisfacción de las partes interesadas.

3. ALCANCE:

Este procedimiento inicia con la determinación de los requisitos a cumplir de Salidas no conformes (productos y/o servicios no
conformes), la identificación (antes, durante o después), el tratamiento de salidas no conformes detectadas que afecten la calidad y
oportunidad de los productos y servicios que se entregan al cliente externo y finaliza con el seguimiento al cumplimiento de las
actividades establecidas.

Aplica a procesos misionales del Sistema Integrado de Gestión.

4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

a) El seguimiento al cumplimiento de los requisitos de los productos o servicios, debe realizarse al interior de la entidad durante todas
las etapas establecidas para la provisión del producto o servicio.
b) La toma de acciones para tratar las salidas no conformes (producto y/o servicio no conforme) estará a cargo de los líderes del
proceso.
c) Se debe determinar el impacto que tiene la salida no conforme (producto o servicio no conforme) en la entidad así:

 Impacto alto: afecta requisitos normativos y/o requisitos del cliente y el tratamiento que se hace no permite corregir el
incumplimiento antes de que involucre al cliente. Requiere acción correctiva.
 Impacto medio: afecta requisitos del cliente y el tratamiento que se hace permite corregir el incumplimiento antes de que
involucre al cliente. No requiere acción correctiva
 Impacto Bajo: no afecta requisitos ni del cliente ni normativos. No requiere acción correctiva
d) Sí el proceso misional reporta la misma salida no conforme (producto/servicio no conforme) consecutivamente por 3 veces, éste
proceso debe establecer plan de mejora.
e) Cuando se trata de una PQRSD, el líder de proceso deberá evaluar si se trata de un servicio o producto no conforme para definir si
se adelantan las acciones de tratamiento, preventivas o correctivas según sea el caso.

5. NORMATIVA APLICABLE AL PROCEDIMIENTO

Ver Normograma Institucional (Proceso Gestión Jurídica)

6. DEFINICIONES

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir.

CLIENTE: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio destinado a esa persona o requerido por
ella

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito

CORRECCIÓN: Acción para eliminar una no conformidad detectada.

FORMATO DE REGISTRO DE SALIDAS NO CONFORMES: Documento que permite la identificación de productos y/o servicio de
los procesos que tienen salidas con destinación al ciudadano, los posibles incumplimientos ante requisitos o características que estos
pueden tener, cuya ocurrencia constituye una salida o en un producto/servicio no conforme, así como las acciones para su
tratamiento, los líders y sus evidencias.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PRODUCTO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos, que se entrega a la ciudadanía.

PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME EN EL SIG: Producto y/o servicio, que no cumple con uno o varios de los requisitos
definidos en el “Formato de registro de salidas no conformes” de cada proceso misional.

REPROCESO: Acción tomada sobre un producto o servicio no conforme para que cumpla con los requisitos.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

SALIDA: Resultado de un proceso

SALIDA NO CONFORME: Es un producto, servicio o salida de un proceso que no cumple con los requerimientos o características
definidos.

7. ACTIVIDADES

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 Código: DG-100-PD-088
Procedimiento: SALIDAS NO CONFORMES
Versión: 6
Proceso: Direccionamiento estratégico Vigencia: 28/08/2019

Responsable Dependencia o Control

# Descripción de la actividad Registros
(Cargo) parte interesada (Si aplica)
Formato de Cotización
Formato Orden de
Coordinadores de Grupo
Determinar los requisitos a Subdirección Producción
1 adscritos a Subdirección
cumplir del producto o servicio. Técnica Formato Orden de Compra
Técnica
Caracterización productos y
servicios
Tecnico Operativo
Formato de registro de
Operario Calificado
Identificar las salidas no salidas no conformes
Profesional Universitario Subdirección
2 confomes
Profesional Técnica
Formato satisfacción del
especializado
cliente externo
Contratista
Tecnico Operativo
Verificar si lo
Operario Calificado
Reportar al líder de proceso y reportado cumple
Profesional Universitario Subdirección Formato de registro de
3 revisar si se trata de un producto con los requisitos
Profesional Técnica salidas no conformes
o servicio no conforme de una salida no
especializado
confome
Contratista
Definir la disposición o el
tratamiento a seguir de acuerdo
al nivel del impacto y delegar a
los funcionarios encargados de
llevar a cabo el tratamiento.
Coordinadores de Grupo
Subdirección Formato de registro de
4 En el caso del producto adscritos a Subdirección
Técnica salidas no conformes
denominado material impreso en Técnica
los casos en los que se hace
necesario hacer reprocesos el
producto no conforme junto con
el retal de corte se vende como
material reciclable.
Dar tratamiento a la salida no
conforme y registrar la fecha en
la cual se realizó. Hacer la
verificación para
Si se cumple con el tratamiento Coordinadores de Grupo comprobar que
Subdirección Formato de registro de
5 establecido se continúa con la adscritos a Subdirección se realizaron las
Técnica salidas no conformes
siguiente actividad Técnica acciones
definidas y
Si no, se solicita al funcionario registrar la fecha.
delegado realizar nuevamente la
acción
Definir si se requieren acciones
correctivas o preventivas
derivadas del tratamiento a la
salida no conforme y registrarlo Coordinadores de Grupo
Subdirección Formato de registro de
6 en el formato. adscritos a Subdirección
Técnica salidas no conformes
Técnica
En caso positivo, continúa con el
procedimiento gestión de planes
de mejoramiento.

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO

Formato orden de producción

Formato cotización
Formato orden de compra
Formato registro salidas no conformes
Caracterización productos y servicios
Formato de satisfacción del cliente externo

9. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de entrada en vigencia del Relación de las

Versión Naturaleza del cambio
procedimiento (dd/mm/aa) secciones modificadas
No aplica por ser
1 16/07/2009 Adopción del procedimiento
versión inicial
2 02/06/2010 Objetivo y descripción Se modificó el objetivo y se revisó la actividad 3
Descripción y políticas Se cambiaron las actividades y se modificó la segunda política de
3 06/07/2012
de operación operación.
Se diferencia entre producto y servicio no conforme y su tratamiento,
Definiciones y
4 10/10/2013 se incorporan los requisitos de las Normas NTC-OSHAS 18001 y
descripción
NTC 14001
5 22/03/2019 Descripción Ajuste de las actividades

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 Código: DG-100-PD-088
Procedimiento: SALIDAS NO CONFORMES
Versión: 6
Proceso: Direccionamiento estratégico Vigencia: 28/08/2019

Fecha de entrada en vigencia del Relación de las

Versión Naturaleza del cambio
procedimiento (dd/mm/aa) secciones modificadas
Se actualizó objetivo, alcance, políticas de operación, actividades y
6 28/08/2019 Todo el documento
se incorporó la accesibilidad del documento.

10. LÍDERS

ETAPAS DEL DOCUMENTO NOMBRE DE LA PERSONA RESPONSABLE FECHA

Elaboración Martha Gómez y Sara Rivera 16/08/2019
Revisión Ricardo Hernández 28/08/2019
Aprobación Carlos Parra 28/08/2019

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