HERRAMIENTAS DE GESTION

MODULO III : HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

Ing Richard Valladolid
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OBJETIVO
interpretar estándares de gestión,
elaborar planes estratégicos, desarrollar
estructura de documentos y analizar
datos empleando las herramientas
administrativas, de calidad y de gestión.

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CONTENIDO
• HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

• CONTROL DE DOCUMENTO

• Herramientas básicas para

Automatizar SG-SST

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 HERRAMIENTAS
ADMINISTRATIVAS

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS - PROCEDIMIENTOS

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CONTROL DE
DOCUMENTO

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 El control de documentos es un requisito que establece
las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte
documental de los sistemas de gestión y poco a poco se
está implementando ampliamente en diversas empresas
alrededor del mundo. Sin embargo, a muchas personas les
cuesta definirlo clara y efectivamente.

El control de documentos es como un sistema de gestión

cuyo propósito es hacer cumplir los procesos y prácticas
para la creación, revisión, modificación, emisión,
distribución y accesibilidad de los documentos.

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 El control documental es crucial para cualquier
empresa

Muchas organizaciones en varios países han logrado

alcanzar una mayor eficiencia y un gran desarrollo. Como
verás, el control documental puede traer varios beneficios
a tu empresa. La importancia del control de
documentos radica en asegurar la eficiencia, desarrollo,
confianza, trazabilidad, calidad y seguridad de la
información.
Ahora que hemos definido de forma más clara lo que es el
control de documentos y en qué consiste, esperemos que
tomes en cuenta esta función para la mejora de tu
empresa

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 De un modo general, el control de
documentos puede definirse procedimiento puesto
en marcha por una organización con el fin
de asegurar la disponibilidad de cualquier
información en el momento que se requiera.
Para poder funcionar con eficiencia, evitando
pérdidas inútiles de horas de trabajo e, incluso,
exponerse a sanciones por parte de las
administraciones, todas las organizaciones necesitan
tener un control total de la documentación que
generan, centralizando sus sistemas de gestión.
Solo de esta forma es posible conseguir un sistema
realmente ágil de gestión de la documentación, que
posibilite archivar y organizar la información de
forma que pueda ser encontrada sin problemas

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Control de documentos según ISO
9001:2015. Gestión de calidad

El control de información documentada (apartado 7.5.

de norma ISO 9001:2015) es un requisito que establece
las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte
documental de los sistemas de gestión de la calidad. La
distinta información documentada del sistema define y
determina las pautas de trabajo a desarrollar para el
desempeño del sistema de gestión. En el presente artículo
se detallan las etapas para realizar el control de
documentos y se ofrece un ejemplo práctico para el
cumplimiento de los requisitos de la norma de
referencia en la pequeña empresa

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 Factores para el control de
documentos en ISO 9001

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 Factores para el control de documentos en ISO 9001

Para controlar los documentos es necesario

disponer de un procedimiento que determine las
pautas de actuación para las siguientes tareas:

1. Aprobación de los documentos.

Es necesario determinar las responsabilidades de
https://www.studocu.com/co/document/corporacion-
aprobación de cada uno de los documentos y la
unificada-nacional-de-educacion-superior/salud-
evidencia de dicha aprobación. Las organizaciones
ocupacional/prc-sst-003-procedimiento-para-el-control-de-
definirán los pasos necesarios para la redacción,
documentos-y-registros/19320536
revisión y aprobación de los distintos documentos
del sistema de gestión de la calidad, así como las
correspondientes responsabilidades y
metodologías.

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 2. Revisión y actualización de la
información documentada
Los documentos del sistema son
documentos vivos sometidos a los
cambios que se realicen en las
metodologías de trabajo (mejora
continua). La organización debe
determinar la frecuencia y el método de
esta revisión de la adecuación de los
documentos. En la práctica es habitual
que los documentos se revisen al menos
una vez al año durante el proceso de
revisión del sistema por la dirección.

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 3. Identificación de los cambios y de
la versión vigente de los documentos
La organización debe mantener el
histórico de los cambios en los distintos
documentos, al mismo tiempo debe
crear una metodología de identificación
de las versiones (revisiones, versiones)
actualizadas

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 4. Distribuir la documentación vigente para que
se encuentre accesible en los puntos de uso
Esta distribución de documentos puede realizarse en
formato físico o en formato digital, debe ser de tal
forma que todas las personas tengan acceso a los
documentos que sean de aplicación a sus
responsabilidades en el sistema.

5. Mantener los documentos legibles e identificables

Los documentos de la organización suelen estar
identificados con logotipos, títulos y códigos de tal
forma que se facilite su identificación y su
accesibilidad.

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 6. Control de documentos externos
La organización debe controlar aquellos documentos
externos que sean necesarios para el desarrollo de las
actividades del sistema. Por ejemplo, podrán ser
documentos externos los textos legales aplicables a la
actividad, los procedimientos requeridos aportados por
clientes, los manuales de productos de proveedores, etc.

7. Control de la documentación obsoleta

Cuando se realicen cambios en algún documento y
se aprueba una nueva versión, la organización
debe disponer de una metodología para retirar los
documentos obsoletos para evitar su consulta.

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Ejemplo de control de la información
documentada
A continuación se presenta, a modo de ejemplo, la
portada de un documento de un sistema de gestión de la
calidad. En la misma pueden apreciarse diferentes textos
y secciones que facilitan el cumplimiento de
los requisitos de la norma ISO 9001 sobre la
información documentada.

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La portada de este documento dispone de:
•
Un logotipo y un título que permiten identificar el documento y
la propiedad del mismo.
•Un indicador del número de revisión para
identificar las diferentes actualizaciones del
documento.
•Identificador de copias. Esta sección permite
catalogar el documento como original o copia y, al
mismo tiempo, facilita la identificación y control de
las copias entregadas de cada documento.
•Histórico de revisiones. En esta tabla de revisiones se
identificarán los cambios en las distintas revisiones de los
documentos y facilitará el control de las mismas.

•Cuadros de revisión y aprobación. En estos cuadros se evidenciará la revisión

y aprobación de los documentos según lo especificado en el procedimiento de
control de la documentación definido por la organización.

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DS 005-20TR

Artículo 32.- La documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad

y Salud en el Trabajo que debe exhibir el empleador es la siguiente:
a) La política y objetivos en materia de seguridad y salud en el trabajo.
b) El Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
c) La identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus medidas de
control.
d) El mapa de riesgo.
e) La planificación de la actividad preventiva.
f) El Programa Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo. La
documentación referida en los incisos a) y c) debe ser exhibida en un
lugar visible dentro de centro de trabajo, sin perjuicio de aquella
exigida en las normas sectoriales respectivas

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 Artículo 33.- Los registros obligatorios del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo son:
a) Registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales,
incidentes peligrosos y otros incidentes, en el que deben constar la
investigación y las medidas correctivas.
b) Registro de exámenes médicos ocupacionales.
c) Registro del monitoreo de agentes físicos, químicos, biológicos,
psicosociales y factores de riesgo disergonómicos. d) Registro de
inspecciones internas de seguridad y salud en el trabajo.
d) Registro de estadísticas de seguridad y salud.
e) Registro de equipos de seguridad o emergencia.
f) Registro de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros de
emergencia.
g) registro de auditorías. Los registros a que se refiere el párrafo
anterior deberán contener la información mínima establecida en
los formatos que aprueba el Ministerio de Trabajo y Promoción del
Empleo mediante Resolución Ministerial.

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ISO 45001 – Control de documentos
7.5.3 Control de la Información documentada
La información documentada requerida por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo y que la norma ISO 45001 tiene que controlar para asegurarse de que:
•Se encuentre disponible y sea perfecta para su uso, donde y cuando se necesite.
•Se encuentre protegida de forma adecuada.
Para el control de la información documentada, la empresa tiene que abordar las
siguientes actividades, según se aplique:
•Distribución, acceso, recuperación y uso
•Almacenamiento y preservación, incluyendo la preservación de la legibilidad
•Control de cambios
•Conservar y poner a disposición
La información documentada de origen externos que la empresa establece como
necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo se tiene que identificar, según sea apropiado.

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 Herramientas básicas para
Automatizar SG-SST.

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 La automatización consiste en usar
la tecnología para realizar tareas
con muy poca intervención
humana. Se puede implementar en
cualquier sector en el que se lleven
a cabo tareas repetitivas.

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Los problemas relacionados con la seguridad y salud
en el trabajo tienen un alto impacto en la reputación y
la rentabilidad de una organización. Automatizar el
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, se convierte así en el objetivo primordial
para las organizaciones que deben cumplir con los
requisitos de la norma ISO 45001, pero también con
las exigencias legales de cada país.
Sin embargo, automatizar el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, requiere herramientas
que deben ser aportadas por un software de gestión
ISO. ¿Cuáles son esas herramientas?

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 Herramientas necesarias para automatizar el Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Control de documentos

La automatización de un SG-SST debe considerar asuntos como

el control de documentos, la gestión de riesgos y el seguimiento Auditorías – Gestión de riesgos
a las acciones correctivas. Algunas de estas acciones más
relevantes son
Acciones correctivas

Gestión de riesgos en SST

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 Control de documentos

Los métodos de creación, revisión, aprobación y almacenamiento

manual de documentos representan un alto riesgo para las
organizaciones, debido a la posibilidad de incurrir en incidentes
costosos.
La lectura de un manual de operaciones desactualizado representa un
peligro crítico que puede generar incluso una fatalidad. La
automatización de la gestión de documentos permite verificar quién es
el autor de la información, cuándo fue creado el documento, quiénes
han incorporado cambios y cuál es la versión definitiva.
Una herramienta informática, incorpora flujos de trabajo de los
documentos que agilizan la elaboración, verificación y aprobación de
la documentación en un entorno colaborativo y automatizado

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Auditorías – Gestión de riesgos
La planificación y la rutina de una auditoría interna es
similar en todas las organizaciones. Inician con un
cronograma y una lista de verificación, que se ven
truncados cuando se enfrentan a dificultades para obtener
información manual. Entonces, todo lo estructurado se
deja de lado y comienza la etapa de improvisación.
Por supuesto, esto no es conveniente. Las herramientas de
administración de auditoría de un software de gestión ISO
permiten registrar hallazgos, marcar no conformidades
de alto riesgo, asignar acciones correctivas y
documentar la tarea de auditoría en general.

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Acciones correctivas
Al aplicar acciones correctivas es el momento ideal para comenzar el proceso de
automatizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los
encargados del SG-SST dedican una gran cantidad de tiempo a lidiar con
acciones correctivas vencidas que implican retrasos y finalmente, representan
altos costes para la organización.
La automatización del proceso de acciones correctivas permite:
•Vincular acciones correctivas con los hallazgos de auditoría y no conformidades
encontradas, para obtener registros de cumplimiento completos y eficaces.
•Crear diferentes flujos de trabajo de acuerdo con las categorías de acciones
correctivas.
•Enrutar las solicitudes a las personas adecuadas en el momento adecuado.
•Enviar notificaciones a los responsables y establecer normas de seguimiento
para cuando una solicitud esté vencida.

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Gestión de riesgos en SST
Un software de gestión ISO permite asimilar con facilidad
plantillas de gestión de riesgos, soportadas en modelos conocidos
como Matriz de Riesgos o Árbol de Decisiones. Ello permite, entre
otras cosas:
•Priorizar acciones correctivas según el nivel de riesgo.
•Utilizar modelos para controlar riesgos en la fase de diseño.
•Hacer seguimiento a las acciones correctivas, detectar acciones
vencidas y determinar si se requieren controles adicionales.
Incorporar el riesgo en los procesos ayuda a estandarizar la forma
de tomar decisiones, ofreciendo una medida imparcial sobre cómo
un evento puede afectar a la organización. Una vez se logra este
objetivo, la gestión de riesgos enfoca hacia la prevención de
incidentes, antes que en actuar después de que han ocurrido

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Video de
Automatización
de Herramientas de
gestión

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