PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE No.3

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO RECURSOS HUMANOS

● Código del Programa de Formación: 134200 V.2
● Nombre del Proyecto: Cartilla didáctica del proceso de selección y vinculación de trabajadores de las
unidades productivas del municipio de Soacha y la zona de influencia del CIDE
● Fase del Proyecto: Planeación
● Actividad de Proyecto: Elaborar Flujogramas del proceso de selección y vinculación de acuerdo con
normativa vigente
● Competencia y Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
SELECCIÓN DE CANDIDATOS Y VINCULACIÓN DE TRABAJADORES

02 Ejecutar el procedimiento de selección y vinculación de trabajadores, teniendo en cuenta

procedimiento, normativa y políticas establecidas por la organización.

03 Documentar el procedimiento de selección y vinculación de trabajadores de acuerdo a técnicas,

normas y procedimientos de la organización.

DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS TÉCNICOS

03 Mantener el soporte documental de los procedimientos de selección y vinculación, De acuerdo con las
políticas y normas técnicas

• Duración de la Guía 120 horas

2. PRESENTACIÓN

La Selección de Personal surge en primer lugar por la necesidad de la empresa de contar con un personal
idóneo y acorde para realizar las funciones necesarias para llevar a cabo satisfactoriamente su objeto social
o el cumplimiento de sus objetivos y metas económicos. No existe un parámetro a seguir que proporcione una
toma de decisiones adecuada para el proceso de selección, siendo este el filtro para reclutar el personal
idóneo acorde a las necesidades de la empresa, indispensable para el éxito. Los procesos de seleccionar a
las personas se llevan a cabo en diferentes fases, lo que hace que se tomen las mejores decisiones, lo cual

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se hace necesario estandarizar y documentar los procedimientos de selección y vinculación para que se
realice de manera uniforme.

SELECCIÓN DE PERSONAL

¿Qué es la selección de personal? La selección de personal es el proceso que se

sigue para la contratación de un empleado en
una organización. Inicia desde que una persona
se postula para una vacante o en el momento en
el que el reclutador ha encontrado un perfil
interesante y culmina con la contratación de un
nuevo compañero de trabajo.

3.1.1 Actividades de reflexión inicial.

Actividad 1
De acuerdo con lo que usted considera de:

1. Ejecutar el procedimiento de selección y vinculación de trabajadores

2. Documentar el procedimiento de selección y vinculación de trabajadores

Observe las imágenes y relacione con los RAP (Resultados de Aprendizaje )1 Y 2, coloca al frente el número
que considere corresponda. Socializa con su instructor.

1. Ejecutar el procedimiento de
selección y vinculación de
trabajadores

2. Documentar el
procedimiento de selección y
vinculación de trabajadores

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Actividad 2
3.2.2.

1 De acuerdo con lo que observa en la imagen establezca el orden del proceso de selección y
vinculación.

Orden Actividad
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

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 2. Descripción de la actividad:
Resuelva las siguientes preguntas
✓ ¿En qué consiste la selección de personal?
✓ Cuál sería el orden para la selección de personal:
✓ Explique la frase: “los ocupantes adecuados a sus necesidades”

Elabora cronograma actividades:

• Proceso de preselección, selección y vinculación de trabajadores de acuerdo con su Unidad Productiva
seleccionada.
✓ Utilice herramientas tecnológicas dispuestas por la organización.
✓ Utilice el formato dispuesto por la organización.
Presente el documento escrito al instructor y socialice ante sus compañeros la información consignada.

Actividad 3

3.2.3. Consulte las siguientes definiciones y aplicar a su Unidad Productiva. Apóyese en el acuerdo 027 de
2006 del AGN Archivo General de La Nación y en el material sugerido de esta guía.

✓ Manual de funciones
✓ Manual de procesos
✓ Expediente
✓ Legajo
✓ Principio de procedencia
✓ Principio de orden original
✓ Sistemas de ordenación
✓ Ciclo vital del documento
✓ Foliación documental
✓ Tabla de Retención Documental (TRD)

Actividad 4
3.2.4. Realizar lectura de Cartilla de contratación basada en el Código Sustantivo de Trabajo (ver
material de Apoyo Instructor(a) y posteriormente:

● Diseñe un mapa mental del capítulo 1. contrato de trabajo

● Realice un cuadro comparativo del capítulo 2. Inducción
● Elabore una infografía del capítulo 3. Terminación y liquidación del contrato.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN

Actividad 5
Tenga en cuenta la Unidad Productiva objeto de estudio y realice:

✔ Perfiles Ocupacionales

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 ✔ Oferta y demanda
✔ Clasificación de ocupaciones
✔ Elabore y publique la convocatoria
✔ Aplique lista de chequeo para clasificar hojas de vida y soportes
✔ Registre en formato y brinde soporte en la confirmación, verificación y validación de:
Documentos
Referencias
Antecedentes
Certificaciones.
✔ Elabore informe siguiendo protocolos, formatos y lineamientos establecidos.

Actividad 6
Definir, presentar las siguientes prácticas de la unidad productiva

✔ Utilice herramientas tecnológicas dispuestas por la organización para:

Citar candidatos a entrevista (s)
Citar candidatos para aplicación de pruebas psicotécnicas, psicométricas y de personalidad.
✔ Organice logística para entrevista y aplicación de pruebas teniendo en cuenta protocolos de
servicio al cliente interno y externo:
✔ Recursos tecnológicos.
✔ Listas de chequeo.
✔ Formatos y Cuestionarios.
✔ Entrevistas. Ver Anexo entrevista Efectiva y No Efectiva Empresa Nestlé (Material de Apoyo del
Instructor)
✔ Pruebas.
✔ Visita domiciliaria y/o estudio de seguridad.
✔ Convoque candidatos para practicar exámenes médicos de ingreso.
✔ Elabore informe siguiendo protocolos, formatos y lineamientos establecidos.

Actividad 7
Organice carpeta física y digital de hoja de vida.
✔ Aplique normas de preservación y confidencialidad de la información; tenga en cuenta.
✔ Formato hoja de vida. https://view.genial.ly/60c293fe2c649d0d71f3e40d/presentation-seleccion
✔ Ver presentación Anexo Taller hoja de Vida (Material de Apoyo del Instructor)
✔ Soportes
✔ Documentos.
✔ Formatos.

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 ✔ Informes.

Registre resultados siguiendo sistema de información, reglamentos, lineamientos e instrucciones

dadas resultados de:

Actividad 8
Vinculación de trabajadores:

✔ Elabore contratos de acuerdo con condiciones pactadas, normativas y lineamientos dados. CST
Contrato, tipos de contrato https://view.genial.ly/61241410db777c0dc03c3d7b/presentation-
contratacion-y-vinculacion

✔ Elabore registro en formatos y/o sistema de información las afiliaciones respectivas.

EPS,
ARL,
AFP,
Caja de compensación familiar,
Otros como Cooperativas de trabajo
✔ Reporte a las dependencias respectivas, siguiendo lineamientos, instrucciones, políticas y normativa
✔ Pago de nómina.
✔ Entrega de uniformes, dotación y EPP.
✔ Programación a inducción.
✔ Carnet.

Actividad 9
3.4 Actividad de transferencia

● Continuando con el proyecto formativo vamos a diseñar una propuesta Cartilla didáctica del
proceso de selección y vinculación de trabajadores de las unidades productivas del municipio de
Soacha y la zona de influencia del CIDE
la siguiente estructura:

1. Logo
2. Misión
3. Visión
4. Organigrama
5. Etapas del proceso
● Planeación del personal
- Descripción general
- Estructura de los cargos establecidos en el organigrama
- Formato requerimiento de personal
● Reclutamiento
- Descripción general (fuentes de reclutamiento)

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 - Formatos
● Selección
- Descripción general
- Diagrama de proceso
- Formatos

o Vinculación
- Descripción general
- Formatos
- Estructura de la historia laboral
● Gestión documental del proceso
- Tablas de retención documental referentes al reclutamiento, selección y vinculación
de trabajadores."
6. Conclusiones
7. Recomendaciones

Ejemplo de formato de procesos

4. AMBIENTES

✔ Ambiente de formación convencional.

✔ Sistema de Bibliotecas.
✔ Sala virtual.
✔ LMS.

5. MATERIALES REQUERIDOS

✔ Computadores de mesa.

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 ✔ Portátiles.
✔ Televisor.
✔ Conectividad a internet
✔ Memoria USB.
✔ Tablero.
✔ Borrador para tablero.
✔ Marcadores.
✔ Esfero de diferentes colores.
✔ Papel.
✔ Cartulinas.
✔ Lápices de colores.

6. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento Elabora convocatoria para Técnica:

Mapa conceptual respectiva publicación de acuerdo Portafolio
Investigación con lineamientos establecidos por
Consulta Instrumento:
área de recursos humanos.
Lista Cuestionario
Mapa mental
Cuadro comparativo Organiza listas de chequeo,
Infografía formatos, instructivos y modelos
documentales requeridos en
selección y vinculación de
trabajadores de acuerdo a
procedimientos establecido por la
organización.

Organiza hojas de vida y soportes

entregadas por jefe de área, según
resultados obtenidos en análisis y
evaluación.

Hace confirmación, verificación y

validación de documentos,
referencias, antecedentes,
certificaciones proporcionadas por
el candidato para asegurar
cumplimiento.

Organiza logística para aplicación

de entrevistas y pruebas
psicotécnicas disponiendo recursos
tecnológicos, listas de chequeo,
formatos, cuestionarios, requeridos
por los responsables y jefe de área
funcional.

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 Organiza carpeta física de hoja de
vida con soportes y documentos
aportados por los candidatos
preseleccionados, según
procedimiento establecido por el
área funcional aplicando normas y
preservando la confidencialidad de
la información.

Evidencias de Desempeño: Aplica direccionamiento estratégico Técnica:

Simulación en los procedimientos de Simulación
Formato de proceso reclutamiento, selección y Instrumento:
Lista de chequeo
vinculación de trabajadores del
talento humano, teniendo en cuenta
los perfiles ocupacionales y las
requisiciones de personal.

Aplica lista de chequeo para

clasificar hojas de vida y soportes
según requisitos establecidos en
requisición, manual de funciones y
convocatoria, siguiendo
procedimiento por jefe de recursos
humanos.

Cita a candidatos a entrevista y

aplicación de pruebas psicotécnicas
aplicando protocolo de servicio y
utilizando herramientas
tecnológicas dispuestas por la
organización.

Programa visita domiciliaria, para

convocatoria respectiva aplicando
protocolo de servicio y utilizando
herramientas tecnológicas
dispuestas por la organización.

Realiza trámites para legalización

del contrato y afiliación al sistema
de seguridad social, siguiendo los
lineamientos, políticas y normativa.

Evidencias de Producto: Tramita afiliación al sistema de Técnica:

simulación seguridad social eps, arl, afp y caja simulación
Informe del proceso de selección de compensación familiar, Instrumento:
vinculación, documentación Proyecto
utilizando protocolos, formatos,
.
oficinas virtuales o aplicativas
establecidos por la organización.

Elabora contratos haciendo uso de

herramientas tecnológicas, de

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 acuerdo con condiciones pactadas,
normativas y políticas establecidas
por la organización.

Formaliza historia laboral del

trabajador, haciendo apertura y
archivo de la documentación física
pertinente a contrato, afiliación a
seguridad social, caja de
compensación, beneficiarios según
principios, normatividad y
lineamientos establecidos por la
organización.

7 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los
archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico
o cultural.

Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o
subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización
de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo
determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una categoría
programática cuya producción es intermedia, y por tanto, es condición de uno o varios productos.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y

control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en

espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión
y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios
y procesos archivísticos.

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Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política
archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda
del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra
y del que se le confía en custodia.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación
que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de
derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la
cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de
la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARL: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir,

proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan
ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de
un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Capacitación: Es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las

habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento
y preservación.

Cargo: Función de la cual una persona tiene la responsabilidad en una organización, un organismo o una
empresa.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los

archivos.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y

establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad
productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.

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Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no
tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización
de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó
la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo
General de la Nación.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y

administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando
su integridad y estabilidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen.

Contratación: Es la materialización de un contrato a un individuo a través de la cual se conviene, acuerda,

entre las partes intervinientes, generalmente empleador y empleado, la realización de un determinado trabajo
o actividad, a cambio de la cual, el contratado, percibirá una suma de dinero estipulada en la negociación de
las condiciones o cualquier otro tipo de compensación negociada

Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a
respetar y cumplir una serie de condiciones.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y

que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original
en caso de pérdida o destrucción de este.

Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o
varios cuadernillos.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una
institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona,
que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea
su titularidad. D

Desempeño: el grado de desenvoltura que una entidad cualquiera tiene con respecto a un fin esperado

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación

de los documentos de archivo.

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que
no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los
documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de
consulta.

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Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de
entrada para la búsqueda sistemática de información.

Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras
a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no
hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido
informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después
de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas

las entidades. Soportan trámites comunes en todas las dependencias, (oficios, circulares, memorando,
planillas, etc.),

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos
externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones
internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio
histórico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución debido a su objeto social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o
de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

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Empaste: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto
del empaste se llama “legajo”.

Empleador: Es empleador aquella persona que da empleo. Es un concepto íntima y esencialmente

relacionado con el de empleado, que es el otro sujeto de la relación laboral

Empresa: Entidad en la que intervienen el capital y el trabajo como factores de producción de actividades
industriales o mercantiles o para la prestación de servicios

Encuadernación: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren
con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

Encuesta: son un tipo de preguntas verbal o escrita que se relaciona a un grupo de personas determinado
para obtener información sobre un tema específico para investigación, cuando es de forma escrita se usa
entrevista y de forma escrita se realiza por medio de cuestionario.

Entrevista: Reunión de dos o más personas para tratar algún asunto, generalmente profesional o de
negocios

EPS: Las Entidades Prestadoras de Salud son empresas que brindan servicios de seguridad social en salud
privada a los trabajadores que están afiliados a ellas, complementando la cobertura de Salud.

Equipo de trabajo: es el grupo de personas asignadas o auto asignadas, de acuerdo a habilidades y

competencias específicas, para cumplir un determinado objetivo bajo la dirección de un coordinador. Todo
esto desde una integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas.

Estrategia: es la técnica que tiene una organización para desarrollar ciertas actividades que mejoren el
proceso de servicio con un objetivo fijo la satisfacción del cliente.

Estudio: Es el desarrollo de aptitudes y habilidades mediante la incorporación de conocimientos nuevos;

este proceso se efectúa generalmente a través de la lectura. El sistema de educación mediante el cual se
produce la socialización de la persona tiene como correlato que se dedique una elevada cantidad de horas
al análisis de diversos temas
Ética: ser correcto y actuar bajo una normas o principios individuales y sociales que cada uno de nosotros
vamos creando porque en el ambiente interno y externo de la organización de va creando.

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de
conservación.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Experiencia: Conjunto de conocimientos que se adquieren en la vida o en un período determinado de ésta.

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o

electrónico, entre otros.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más
antigua y reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

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Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que
se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese
definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.

Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente
de primera mano”. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico
que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos
indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

Hoja de vida: es la primera impresión que reflejarás a los reclutadores y para ser efectiva, deberá resaltar lo
mejor de ti. Un buen diseño y la disposición del contenido del Curriculum Vitae serán la clave para pasar a la
siguiente fase, la entrevista de trabajo.

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Inducción: Consiste en la orientación, ubicación y supervisión que se efectúa a los trabajadores de reciente
ingreso (puede aplicarse asimismo a las transferencias de personal), durante el período de desempeño inicial

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y

precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Jornada de trabajo: es el tiempo que el trabajador debe destinar, para prestarle al empleador el servicio
pactado en el contrato de trabajo.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

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Liquidación del sueldo: Es un documento que debe entregar al trabajador(a) y este firmarlo, con el cual
usted como empleador(a) puede comprobar el pago de sueldo a su trabajador(a)

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica

archivística.

Obra: Cosa perdurable que resulta de la aplicación del trabajo o del conocimiento humano a un material o a
un conjunto de ideas. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para

identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la

agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción

de los documentos de una institución.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Periodo: Es el tiempo concertado por el trabajador y el empresario durante el cual, cualquiera de ellos puede
dar por finalizada la relación laboral sin preaviso, sin necesidad de alegar ninguna causa y sin derecho a
indemnización.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se

establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con
los de otras.

Proceso: Procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete una cosa para elaborarla o
transformarla

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.

Prueba: Acción de probar a alguien o algo para conocer sus cualidades, verificar su eficacia, saber cómo
funciona o reacciona, o qué resultado produce

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

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Reclutamiento: Se define como el proceso de atraer individuos oportunamente en suficiente número y con
los debidos atributos y estimularlos para que soliciten empleo en la organización. Igualmente, puede ser
definido como el proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes capacitados e idóneos

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la
dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden
cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el
archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Salario: Dinero que recibe una persona de la empresa o entidad para la que trabaja en concepto de paga,
generalmente de manera periódica. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora
de documentos.

Selección: Es un proceso de previsión que procura prever cuáles solicitantes tendrán éxito si se les contrata;
es al mismo tiempo, una comparación y una elección.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y
realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo
para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas

de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Signatura topográfica: Identificación
convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el

mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa
del ciclo vital. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que
posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo
de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Talento: Especial capacidad intelectual o aptitud que una persona tiene para aprender las cosas con facilidad
o para desarrollar con mucha habilidad una actividad.

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Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida
para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias
cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de
cierta extensión.

Trabajo: aquella actividad ya sea de origen manual o intelectual que se realiza a cambio de una
compensación económica por las labores concretadas

Trabajador: Persona que realiza un trabajo a cambio de un salario

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento
de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al
histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. U Unidad
administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente. V

Vacante: Cargo, empleo que no está ocupado por nadie. Valor administrativo: Cualidad que para la
administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de
conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de
los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales,
políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho
común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia
histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

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Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta
que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los
documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

https://www.youtube.com/watch?v=74CN2_ROWp0

https://www.youtube.com/watch?v=DGRZsfzGE9Y

https://www.youtube.com/watch?v=A_4OCi34ww0

https://www.youtube.com/watch?v=_NqyZFMOB_0

https://www.youtube.com/watch?v=Dcav6sZCliE

Manual de Ordenación del AGN

La foliación En archivos del AGN.

https://www.nosonpapeles.com/

BUEN, Trabajo, Como Gestionar el Talento en tu Empresa, 2015

CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. Ed. Mac Graw Hill. Bogota, 2006.

https://www.paho.org/hq/index.php?option=com_content&view=article&id=10935:2015-elaboracion-listas-
verificacion&Itemid=42210&lang=en

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Yudy Andrea Jiménez Instructor(a) Articulación Marzo 2023

Martínez con la media
Instructor
Alirio Umaña Velásquez

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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