Responsabilidades que utilizan destrezas

interpersonales
¿Cuáles son las principales responsabilidades laborales de los gerentes de proyectos?
Vamos a recapitular lo que hemos aprendido en el video anterior.

El gerente de proyectos es responsable de planificar, organizar, gestionar las tareas,

elaborar presupuestos, controlar los costos y otros factores para ayudar a mantener el
proyecto dentro del presupuesto y de los plazos establecidos.

¿Qué significa eso? Básicamente, como gerente de proyectos, serás responsable de hacer
un seguimiento de los detalles diarios del proyecto, pero también tendrás la oportunidad
de tomar distancia y ver el panorama general.

En función del proyecto y la organización, es posible que también tengas

responsabilidades que utilicen tus destrezas interpersonales. Las destrezas
interpersonales son los comportamientos que usas para interactuar con los demás, como
la comunicación, la escucha activa y el liderazgo.

Revisemos estas responsabilidades.

Enseñanza y tutoría

Como gerente de proyectos, puedes servir como mentor de tu equipo. Cuando te tomas el
tiempo para explicar completamente las expectativas, eliminas las repeticiones, la
confusión y la frustración. Ser un mentor y enseñar a otros las lecciones que tú has
aprendido como gerente de proyectos, le permite al equipo tomar mejores decisiones y
aprovechar tu experiencia. La tutoría también implica apoyar a cada persona del equipo a
cumplir con las expectativas y ayudarlos a superar su propia idea de potencial personal.

Establecer relaciones

¡Las relaciones lo son todo! Al ocuparte de conocer a los miembros de tu equipo, se dan
cuenta de que te preocupas por ellos como personas, no solo como empleados. Tomarte
el tiempo necesario para establecer relaciones con tus clientes, proveedores y otros
interesados es igualmente importante. Dedica tiempo a consultar y escuchar a la gente.
Presta atención a las ideas que te ofrecen sobre su estilo de trabajo, ya que sus acciones
pueden decirte cómo interactuar con ellos de la manera más efectiva. Pregúntales sobre
sus vidas más allá del proyecto y realiza un seguimiento de esas conversaciones más
adelante para mostrar tu interés en ellos. Cuando fomentas estas relaciones, todos se
comprometen más con el éxito del proyecto.
Controlar el cambio

El novelista estadounidense Louis L'Amour escribió: “Lo único que nunca cambia es que
todo cambia”. Esto también se aplica a los proyectos. Los proyectos cambian a medida
que vas comprendiendo las expectativas y las necesidades de los interesados. Como
gerente de proyectos, debes ser flexible y ajustarte a las necesidades de los interesados.
Sin embargo, también es importante proteger a tu equipo de cambios y repeticiones
constantes. Una buena forma de hacerlo es documentar las expectativas iniciales del
proyecto e identificar claramente los cambios que se solicitan. También es útil
comprender el impacto de los cambios en el presupuesto y el cronograma, y asegurarte
de que los interesados comprendan ese impacto. Como gerente de proyectos, eres
responsable de proteger al equipo.

Empoderar al equipo

Todos disfrutamos ser escuchados y apreciados en nuestras profesiones. Dar a tu equipo

la capacidad de trabajar directamente con los interesados y sus equipos les permite saber
que confías en ellos y crees en sus destrezas. Una de las mejores cosas de empoderar al
equipo es que obtienes ideas frescas y empleados apasionados dispuestos a ayudarte a
encontrar soluciones a los problemas. Otra forma de empoderar al equipo es delegarles
responsabilidades, permitirles tomar algunas decisiones del proyecto y utilizar sus
aportes en la planificación y ejecución del proyecto. La tutoría eficaz a menudo conduce a
equipos más empoderados.

Comunicar el estado y las inquietudes

Como gerente de proyectos, la comunicación lo es todo. Con una comunicación efectiva,

puedes trabajar junto con tu equipo para encontrar soluciones a los desafíos. El gerente
de proyectos marca la pauta del proyecto. Mantener una política de puertas abiertas y
generar confianza dentro de tu equipo y entre los interesados, todo ello sin dejar de ser
positivo, contribuye al éxito del proyecto.

Conclusión clave

Has aprendido que los gerentes de proyectos pueden ser responsables de enseñar y
orientar a los miembros del equipo del proyecto, establecer relaciones con el equipo y
una variedad de interesados, controlar el cambio y su impacto en el proyecto, empoderar
a los miembros del equipo para que tomen decisiones, y comunicar el estado y las
inquietudes potenciales. Estas responsabilidades interpersonales pueden ser tan
importantes para el éxito de tus proyectos como las responsabilidades más concretas,
como la programación de plazos y la elaboración del presupuesto.

A medida que sigas avanzando en este curso, aprenderás más sobre cómo estas
responsabilidades del gerente de proyectos se integran en las diferentes fases de un
proyecto.
 Competencias clave: Flexibilidad y manejo de la ambigüedad

En el video anterior, hablamos de las cuatro competencias clave de un gerente de

proyectos: facilitar la toma de decisiones, comunicación y escalamiento, sólidas
habilidades organizativas y flexibilidad. Con tiempo y práctica, dominarás estas
destrezas para tener éxito en una función de gestión de proyectos. En esta lectura,
profundizaremos en por qué la flexibilidad es esencial para una gestión de proyectos
eficaz y cómo puedes ayudar a tu equipo a lidiar con la ambigüedad.

En primer lugar, vamos a revisar las otras competencias de gestión de proyectos que has
aprendido hasta el momento.

Facilitar la toma de decisiones

Puedes ayudar a los miembros del equipo a sentirse empoderados desde el principio del
proyecto al hacer que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo. Por ejemplo,
indica los objetivos que corresponden a cada resultado entregable específico y obtén
información de tu equipo sobre cómo lograr esos objetivos. Es posible que tengas una
idea de cómo te gustaría que se llevaran a cabo ciertas tareas, pero los miembros del
equipo pueden tener enfoques más creativos o eficientes. Empoderar al equipo para que
expresen sus opiniones y tomen sus propias decisiones te permite centrarte en las tareas
generales de gestión y priorizarlas por orden de importancia. Además, cuando permites
que los miembros del equipo participen en las decisiones, ayudas a fomentar un entorno
de responsabilidad y cercanía con el equipo.

Comunicación y escalamiento

La gestión de proyectos requiere que se comuniquen con claridad los objetivos y

expectativas del proyecto, las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo y
que se aporten comentarios constructivos. Saber cómo comunicarte con eficacia y
cuándo escalar los problemas a la gerencia es clave para que tú, tu equipo y tu
organización se mantengan encaminados hacia el éxito. Cuando sea necesario escalar
algo, trata de acercarte a la gerencia tanto con el problema como con la posible solución
o sugerencias al respecto. Esto demostrará que estás tomando la iniciativa como gerente
de proyectos.

Sólidas habilidades organizativas

Si demuestras que es importante para ti, como líder, mantenerte organizado a través de
un seguimiento y una comunicación eficientes, tu equipo hará lo mismo. Una forma de
hacerlo es aprovechar la abundancia de herramientas organizativas disponibles, tales
como:

 Software de planificación y cronogramas (plantillas, flujos de trabajo, calendarios)

 Herramientas de colaboración (correo electrónico, software de colaboración, paneles)
 Documentación (archivos, planos, hojas de cálculo)
 Herramientas de garantía de calidad (evaluaciones, rastreadores de productividad,
informes)
Es posible que tengas que experimentar con diferentes enfoques organizativos para
determinar qué funciona mejor para ti y el equipo.

Flexibilidad

Todos los gerentes de proyectos deben contar con la capacidad de adaptarse y superar
los cambios y los desafíos. Analicemos más a fondo por qué la flexibilidad es una destreza
de gestión de proyectos tan importante y hablemos de cómo puede ayudar a preparar a
tu equipo para el cambio, mitigar los riesgos y manejar la ambigüedad.

Planificación flexible
El cambio es inevitable, y cuanto más flexible seas como gerente de proyectos, más éxito
tendrás a lo largo de tu carrera. Estas estrategias de planificación flexibles pueden
ayudarte a gestionar tu proyecto en momentos de imprevisibilidad:

 Evaluar las restricciones externas. Al planificar el proyecto, ten en cuenta los eventos
externos, como los días festivos nacionales, las vacaciones de los miembros del equipo y
las licencias por enfermedad. Dejar tiempo extra en el cronograma por adelantado para
estos eventos inevitables puede ayudar a minimizar el impacto en el proyecto.
 Planificar cómo enfrentar los riesgos y desafíos. Si tienes en cuenta los riesgos que
pueden surgir, es posible que puedas encontrar soluciones para ellos por adelantado. Por
ejemplo, ¿qué pasa si alguien del equipo se enferma o decide renunciar? ¿Eres capaz de
sustituirlos dentro de la empresa? Si no, ¿puedes utilizar a un contratista independiente?
Elabora una lista de personas que podrían unirse al equipo si alguno de los miembros deja
de estar disponible. También puedes evaluar los riesgos si observas los datos históricos.
Revisa tus proyectos anteriores y examina los desafíos a los que te has enfrentado. Luego
evalúa si podrían aparecer desafíos similares en este proyecto y prepárate en
 consecuencia. Hablaremos en profundidad de la gestión de riesgos más adelante en este
programa.
 Calcular la “flotación” de la programación. La flotación, u holgura, se refiere a la
cantidad de tiempo que puedes esperar para comenzar una tarea antes de que afecte al
cronograma y amenace el resultado del proyecto. Identificar la flotación en el cronograma
puede ayudarte con la gestión de recursos y la programación, y a mantener el proyecto
encaminado. Aprenderás más sobre cómo calcular la flotación en un curso posterior,
cuando hablemos de cómo crear una ruta crítica para las tareas del proyecto.

Manejo de la ambigüedad
La ambigüedad puede representar un desafío importante en la gestión de proyectos. Los
gerentes de proyectos a menudo se enfrentan a ambigüedades en cuanto a objetivos,
requisitos, cronogramas, visión u otras áreas relacionadas con el proyecto. El equipo
esperará que demuestres tu liderazgo en momentos de ambigüedad y cambio, y la
flexibilidad es especialmente importante en estos casos. Estas son algunas formas
diferentes de ayudar al equipo a lidiar con la ambigüedad:

 Mantén la calma. En tiempos de incertidumbre, manejar la ambigüedad con dignidad y

aplomo ayudará a inspirar a los miembros del equipo a hacer lo mismo.
 Expresa empatía. Como gerente de proyectos, es importante tratar de entender lo que
piensa y siente tu equipo, especialmente en momentos de ambigüedad. Haz saber a los
miembros del equipo que te preocupan los desafíos a los que se enfrentan y que estás ahí
para respaldarlos.
 Comunica con claridad lo que sabes. Define los aspectos del proyecto que están
confirmados y que no cambiarán. Esto ayuda al equipo a tener una mejor idea de lo que
pueden esperar, independientemente de cualquier aspecto del proyecto que aún se
desconozca o esté cambiando.
 Toma decisiones y respétalas. Intenta no dudar de tus decisiones frente al equipo, ya que
esto puede generar una mayor incertidumbre. Si necesitas cambiar de rumbo, explica con
claridad al equipo por qué has elegido hacerlo.
 Confía en la experiencia de tu equipo. Aumenta la claridad al hacer que todos los
miembros del equipo analicen lo que ya saben o creen que es cierto sobre los
componentes del proyecto, como lo que implican ciertas tareas o recursos necesarios, en
función de sus áreas de especialización. Luego, habla sobre lo que aún no se sabe y haz
una lluvia de ideas sobre formas de recopilar más información.

Conclusión clave

Como gerente de proyectos, te da una ventaja tener la flexibilidad y la capacidad de

manejar la ambigüedad en un entorno empresarial que cambia rápidamente. Dominar
estas competencias, junto con facilitar la toma de decisiones, las destrezas de
comunicación efectiva y las sólidas habilidades organizativas, te permitirá innovar y
crecer como líder y gerente de proyectos.
Mitos comunes sobre los gerentes de proyectos
Hemos hablado de las destrezas que necesitan los gerentes de proyectos para tener éxito
en su función. Ahora vamos a desacreditar algunos de los mitos comunes sobre lo que se
necesita para ser un gerente de proyectos eficaz.

Mito: Tienes que ser un experto en el campo del proyecto y tener muchos
conocimientos técnicos sobre el proyecto.

Realidad: Que el gerente de proyectos no tenga muchos conocimientos técnicos sobre un

proyecto es beneficioso. En lugar de quedar atrapado en los detalles técnicos cuando se
comunica con la gerencia y los interesados, el gerente de proyectos puede analizar todas
las diferentes piezas en las que está trabajando el equipo multidisciplinario y evaluar
cómo contribuye cada una al éxito del proyecto. Como gerente de proyectos, convocas a
los miembros del equipo adecuados (con sus diferentes áreas de especialización) y
confías en ellos para que puedan centrarse en los aspectos técnicos. Tu trabajo consiste
en gestionar la comunicación, la documentación y la organización necesarias para que el
proyecto llegue con éxito a la línea de meta.

Escenario: Jamar acaba de conseguir su primer trabajo de gestión de proyectos en una

empresa constructora. Le han encomendado la tarea de gestionar la construcción de una
nueva escuela primaria en su ciudad. No se espera que cuente con todas las destrezas
técnicas necesarias, como ingeniería, construcción, plomería y electricidad; él contratará
a las personas adecuadas para cada trabajo. Comunicará las necesidades, los plazos y las
expectativas del proyecto a los miembros de su equipo y a los interesados y los ayudará a
superar los obstáculos que pueden impedir que se complete el proyecto a tiempo. Jamar
ayudará a los ingenieros y a los trabajadores de la construcción a comunicarse entre sí
para asegurarse de que todos están de acuerdo con respecto a los requisitos. Se
asegurará de que los materiales estén disponibles para los plomeros y electricistas.

La conclusión es la siguiente: Los gerentes de proyectos contratan a los expertos y

ayudan a armar todas las piezas del proyecto. No es necesario que los gerentes de
proyectos sean expertos en todos los campos.
Mito: Solo las personas con mucha experiencia dentro de una organización pueden
gestionar proyectos con éxito.

Realidad: Es una idea errónea común pensar que cualquier persona que tenga
experiencia y éxito significativos en una organización pueda gestionar proyectos allí. Para
gestionar con éxito proyectos en cualquier organización, es necesario adquirir las
destrezas, los conocimientos, las herramientas y las técnicas necesarias y saber aplicarlos.
No es necesario que hayas trabajado con anterioridad en esa organización. Al participar
de esta certificación, estás aprendiendo y practicando cómo ser un gerente de proyectos
eficaz antes de asumir un puesto.

Escenario: Sofía es supervisora de un importante centro de atención al cliente. Ha sido

reconocida por la gerencia por su excelente desempeño. Para recompensarla, le han
ofrecido la función de gerente de proyectos para la implementación de un nuevo software
para el centro de atención telefónica. Su trabajo será supervisar la instalación,
capacitación e implementación del nuevo proceso. Sofía intenta gestionar el proyecto,
pero no tiene idea de cómo crear un plan de proyecto, gestionar a los distintos miembros
de su equipo, identificar riesgos o manejar ninguna de las otras tareas importantes de
gestión de proyectos. Le hace saber a su gerente que no tiene la capacitación adecuada
para gestionar el proyecto, pero que le gustaría desarrollar esas destrezas. El gerente de
Sofía la inscribe en un curso de capacitación en gestión de proyectos para que tenga las
destrezas necesarias para gestionar proyectos en el futuro.

La conclusión es la siguiente: Para ser un gerente de proyectos exitoso en cualquier

organización, independientemente de si has trabajado allí con anterioridad, es esencial
dominar las destrezas, herramientas y técnicas de gestión de proyectos.

Mito: Debes conocer todos los detalles del proyecto en todo momento.

Realidad: Los detalles importan en la ejecución del proyecto, pero como gerente de
proyectos también debes centrarte en el panorama general y la estrategia del proyecto.
¿Cuál es el objetivo final? ¿Tu equipo y tú tienen una dirección clara? Si todo el equipo
entiende sus objetivos y cuenta con lo necesario para tener éxito en sus tareas, puede
trabajar en los detalles individuales y proporcionarte espacio para supervisar los objetivos
generales del proyecto. Las líneas de comunicación abiertas servirán para garantizar que
los miembros del equipo compartan contigo cualquier posible riesgo para el presupuesto
o el cronograma.

Escenario: Yui es una gerente de proyectos que trabaja para una empresa de vestimenta.
La empresa está desarrollando una nueva línea de ropa de dormir de invierno que se
lanzará a finales de octubre. Yui se reúne con los interesados clave para determinar sus
objetivos y los plazos del proyecto. Convoca empleados de los departamentos de
comercialización, exportación, marketing, materiales, producción y control de calidad
para que formen parte del equipo del proyecto. Yui se reúne con el equipo al comienzo del
proyecto para aclarar los objetivos de la línea de productos y los consulta regularmente
para eliminar los obstáculos y averiguar dónde necesitan apoyo adicional. Cuando un
miembro del equipo del departamento de materiales informa a Yui que la tela que
planeaban usar para un estilo particular de pijama ha aumentado de precio, Yui trabaja
con el miembro del equipo para encontrar un nuevo proveedor para que el presupuesto
general del proyecto no se vea afectado.

La conclusión es la siguiente: Tu función como gerente de proyectos consiste en

comunicarte con los interesados, aclarar los objetivos y establecer expectativas. Confía en
que tu equipo se encargará de los detalles de cada tarea del proyecto y se comunicará
contigo cuando surja un problema. A través de la comunicación directa y tu enfoque
estratégico para resolver problemas, puedes ofrecer soluciones y ayudar a superar los
obstáculos que afectan al equipo. Aquí es donde agregas valor.

¡Acabamos de destruir tres mitos sobre la gestión de proyectos! Reconocer estas

realidades te ayudará a tener más confianza y más éxito a medida que avances en tu
carrera como gerente de proyectos.