Instructivo para toma física de Inventario de Activos Fijos

1. OBJETIVO:
Agilizar las actividades que interviene en el proceso de la toma fisica de inventarios de Activos Fijos en las instalaciones y
la oficinas respectivas, mediante la actualización de la base de datos contable y administrativa con información veraz y
confiable.

2. ALCANCE:
El presente instructivo aplica para la toma física de todo tipo de Activos Fijos que forman parte de la utilización de la
entidad

3. TERMINOS Y DEFINICIONES:
Toma Fisica: Verificar la existencia real y material del bien
Todos los bienes muebles e inmuebles que sean adquiridos por la entidad, para hacer uso
Activos Fijos: de ellos.
Es reconocer mediante un distintivo único con número consecutivo, código de barras o
Placas de identificación o Pla señalización que identifique únicamente el bien.

Distintivo que permite identificar que al bien se le realizó su conteo, con el fin de evitar su
omisión y/o doble conteo debe de contener "Inventario de Activos Fijos", el mes y año de
Stickers Adhesivos:
realización de la toma física

Son bienes que por su utilización, uso, actualización o defecto no deben hacer parte de la
Obsoletos: propiedad planta y equipo motivo por el cual deben ser depurados.
Confrontar la situación actual del bien frente al módulo de activos y asi reclasificar los
Depuraciones: ajustes contables a los que sean pertinentes después de su análisis

Es la autorización reglamentaria que se debe obtener para realizar los ajustes contables
Actos Administrativos: una vez realizada la depuración, o asignación de responsabilidades o investigaciones de
acuerdo a la situación presentada en la depuración (hurto, perdida, avería, obsolescencia o
extravió)

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No. Actividades Responsable

El conteo será efectuado por el personal delegado para tal fin, junto con el funcionario responsable de la Administración
dependencia de acuerdo a la fecha acordada previamente para la gestión en mención, realizar un listado
1 de las personas que realizaran el inventario con nombre completo y puesto dentro de la entidad.

Los equipos de conteo pueden ser integrados por parejas las cuales se asignaran por unidades funcionales Administración
2 conformadas por dos (2) personas responsables del área a contar.

Se informará por escrito con una antelación a los encargados del conteo y a las dependencias, sobre el Administración
proceso a realizar, la relación de activos a su cargo, la fecha, la importancia, solicitando la activa
3 colaboración de los funcionarios y la necesidad de tener los bienes organizados.

Los responsables de la Toma Física efectuarán la verificación elemento a elemento determinando su Por Auxiliar y
estado (Bueno, Malo, regular, obsoleto etc.) teniendo en cuenta los bienes inservibles u obsoletos o Encargado de
4 susceptibles de reparación, y que esté debidamente plaqueteados. inventarios
No. Actividades Responsable
Cada vez que se verifique un elemento deberá ser marcado colocando un sticker adhesivo, por el Por Auxiliar y
encargado de levantar el inventario junto con el responsable del área, que permita identificar que se Encargado de
inventarios
realizó su conteo, con el fin de evitar su omisión y/o doble conteo, si algún elemento no aparece en la
plantilla de recolección de información será registrado al final de esta. Una vez establecida la realidad de
5 los bienes contados, si alguno no tiene placa o no es visible, se le reasignará la Placas de identificación que
le corresponda y tomar una fotografía visible de cada activo inventariado agregando la imagen a la plantilla
proporcionada en donde corresponda.

El resultado del conteo, se registrará en las plantillas de recolección de información, por cada uno de los Por Auxiliar y
Encargado de
6 funcionarios encargados del inventario físico, entregándolas debidamente firmadas. inventarios

Recibidas las plantillas de los conteos se colocará el visto bueno, firmará y entregará al Auditor encargado Auditor
7 para las verificaciones del caso. encargado,
auxiliar y
encargado de
Inmediatamente después de confrontados los conteos y revisadas las diferencias, se procede a levantar un Auditor
acta sobre la finalización del inventario firmada por los funcionarios responsables de los conteos y el encargado,
Auditor encargado que respalde como Finalizado el Inventario de Activos fijos y se realizará el Informe, auxiliar y
encargado de
8 con el resultado del inventario físico (Depuración De Las Propiedades Planta Y Equipo), determinando las inventarios
diferencias por faltantes y sobrantes y produciendo las recomendaciones pertinentes a la Administración
para que este autorice su incorporación en la Contabilidad información especificada

Una vez realizados los ajustes contables el departamento de contabilidad suministrara a cada responsable Administración
9 el listado de sus elementos que están a su cargo. (aplica si tienen tarjetas de responsabilidad)

5. FUNCIONES DE QUIENES INTERVIENEN EN EL INSTRUCTIVO DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES.

5.1. FUNCIONES DE LOS ENCARGADOS DEL CONTEO FÍSICO
a) Inspeccionar cada uno de los activos del área que se está inventariando.
b) Verificar que las identificaciones y características del activo sean las mismas que están registradas en la
plantilla de recolección de inventarios de activos fijos y agregando la fotografía respectiva.
c) Registrar en las plantillas de recolección de inventarios de activos fijos, los bienes muebles (muebles,
equipos, etc.) contados, diligenciarlas con bolígrafo no borrable ni tachar, registrando la hora en que se
hizo el conteo, y agregando la fotografía por cada activo fijo en el documento digital.

d) Entregar las plantillas de recolección de inventarios de activos fijos debidamente firmadas al Auditor encargado.
e) Volver a recontar cuando se lo solicite
f) Firmar las plantillas de recolección de inventarios de activos fijos

OTRAS FUNCIONES EN EL PROCESO DE TOMA DE INVENTARIOS

a) Reunir previo a la toma, a los funcionarios que intervendrán en el proceso, a efecto de divulgar la
metodología concebida en el Instructivo, capacitar y aclarar dudas,
b) Participar del corte de documentos,
c) Participar de los conteos de inventarios,
d) Verificar que se impriman los cortes de documentos y las existencias según el sistema de información de
los activos después del corte, firmándolos con los demás funcionarios a quienes les compete,

e) Avalar con su firma los documentos soporte de la toma del inventario físico, como el listado de faltantes
y sobrantes y la baja de Activos Fijos,

f) Efectuar los ajustes contables autorizados por la administración o aquellos que sean de su competencia.
 Instructivo para toma física de Inventarios Materiales y Suministros

1. OBJETIVO:
Agilizar las actividades que interviene en el proceso de la toma fisica de inventarios de Materiales y suministros en las
instalaciones y la oficinas respectivas, mediante la actualización de la base de datos contable y administrativa con
información veraz y confiable.

2. ALCANCE:
El presente instructivo aplica para la toma física de todo tipo de Materiales y Suministros que forman parte del
inventario consumible de la entidad

3. TERMINOS Y DEFINICIONES:
Toma Fisica: Verificar la existencia real y material del bien
Todos los bienes consumibles que sean adquiridos por la entidad, para la utilización
Materiales y Suministros: durante la producción de las actividades que realiza la entidad.

Plaquetas o Placas de Es reconocer mediante un distintivo único con número consecutivo, código de barras o
identificación Adhesivas: señalización que identifique únicamente el bien.
Distintivo que permite identificar que al bien se le realizó su conteo, con el fin de evitar su
omisión y/o doble conteo debe de contener "Inventario de Materiales", el mes y año de
Stickers Adhesivos:
realización de la toma física

Son bienes que por su utilización, uso, actualización o defecto no pueden ser utilizados
Obsoletos: motivo por el cual deben ser depurados.
Confrontar la situación actual del bien frente al módulo de activos y asi reclasificar los
Depuraciones: ajustes contables a los que sean pertinentes después de su análisis

Es la autorización reglamentaria que se debe obtener para realizar los ajustes contables
Actos Administrativos: una vez realizada la depuración, o asignación de responsabilidades o investigaciones de
acuerdo a la situación presentada en la depuración (hurto, perdida, avería, obsolescencia o
extravió)

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No. Actividades Responsable

El conteo será efectuado por el personal delegado para tal fin, junto con el funcionario responsable de la Administración
dependencia de acuerdo a la fecha acordada previamente para la gestión en mención. Dar previo aviso
1 al persona encargado de bodega que no se podrá ingresar ni egresar productos mientras se realiza el
inventario.

Los equipos de conteo pueden ser integrados por parejas las cuales se asignaran por unidades Administración
funcionales conformadas por dos (2) personas responsables del área a contar, realizar un listado de las
2 personas que realizaran el inventario con nombre completo y puesto dentro de la entidad.

Se informará por escrito con una antelación a los encargados del conteo y a las dependencias, sobre el Administración
proceso a realizar, la relación de activos a su cargo, la fecha, la importancia, solicitando la activa
3 colaboración de los funcionarios y la necesidad de tener los bienes organizados.

Realiza la actualización del Inventario versus requisiciones de suministros o ingresos a la bodega. Esto Encargado de
previo a la toma física y se prohibe el ingreso o salida de productos en la bodega mientras se realiza la Inventarios
4 toma física del inventario.
No. Actividades Responsable
Previo a la toma física, se hará el corte de documentos el cual corresponde en tomar fotografía a la Por Auxiliar y
última requisición y boleta de ingresos utilizadas firmadas y selladas por el contador en la parte de atrás Encargado de
además colocar la hora de inicio y finalización del inventario con lapicero. Los elementos adquiridos o inventarios
5 solicitados en el transcurso del inventario serán incorporados o entregados en el aplicativo una vez
culminado el inventario.

Los responsables de la Toma Física efectuarán la verificación elemento a elemento determinando su Por Auxiliar y
estado (Bueno, Malo, regular, obsoleto etc.) teniendo en cuenta los bienes inservibles u obsoletos y que Encargado de
6 esté debidamente plaqueteados. inventarios

Verifican en la bodega las existencias, comparando versus el inventario base, chequea cada uno de los Por Auxiliar y
suministros. Dándose los casos siguientes: Encargado de
A. Que las existencias estén conforme al inventario. inventarios
B. Que las existencias no este conforme al inventario,
C. Que sea un sobrante de existencias o que sea un faltante.
7 Si se dan los casos B o C, verifica las requisiciones versus con el inventario para ver si no existe omisión
en los datos; de no encontrar el faltante o sobrante. Si las hubiere informar del faltante al auditor
encargado para determinar la forma de registro del ajuste respectivo.

Cada vez que se verifique un elemento deberá ser marcado colocando un sticker adhesivo, por el Por Auxiliar y
encargado de levantar el inventario junto con el responsable del área, que permita identificar que se Encargado de
realizó su conteo, con el fin de evitar su omisión y/o doble conteo, si algún elemento no aparece en la inventarios
plantilla de recolección de información realizar la actividad anterior para determinar el procedimiento.
8 Una vez establecida la realidad de los bienes contados, si alguno no tiene placa o no es visible, se le
reasignará la Placas de identificación que le corresponda.

El resultado del conteo, se registrara en las plantillas de recolección de información, por cada uno de los Por Auxiliar y
funcionarios encargados del inventario físico, entregándolas debidamente firmadas. Encargado de
9 inventarios

Inmediatamente después de confrontados los conteos y revisadas las diferencias, se procede a levantar Auditor
un acta sobre la finalización del inventario firmada por los funcionarios responsables de los conteos y el encargado,
Auditor encargado que respalde como Finalizado el Inventario de Materiales y Suministros y se realizará auxiliar y
encargado de
10 el Informe, con el resultado del inventario físico, determinando las diferencias por faltantes y sobrantes y inventarios
produciendo las recomendaciones pertinentes a la Administración para que este autorice su
incorporación en la Contabilidad información.

El informe debe contener con base en la autorización de la administración ejecutiva y previos conceptos Auditor
técnicos sobre el estado de los Bienes Muebles, deteriorados, inservibles, dañados u obsoletos, luego se encargado
aprobará la baja y el destino final que se le darán a estos Bienes, para lo cual se dejara constancia en el
11 acta respectiva de la reunión. A este comité deberá invitarse a las autoridades fiscalizadoras de la
empresa para que haga las verificaciones pertinentes.

Una vez realizados los ajustes contables el departamento de contabilidad suministrara a cada Administración
12 responsable el listado de sus elementos que están a su cargo. (aplica si tienen tarjetas de
responsabilidad)
5. FUNCIONES DE QUIENES INTERVIENEN EN EL INSTRUCTIVO DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES.
5.1. FUNCIONES DE LOS ENCARGADOS DEL CONTEO FÍSICO
a) Inspeccionar cada uno de los suministros del área que se está inventariando.
b) Verificar que las identificaciones y características del producto sean las mismas que están registradas
en la plantilla de recolección de inventarios de materiales y suministros.
c) Registrar en las plantillas de recolección de inventarios de materiales y suministros, los productos
contados, diligenciarlas con bolígrafo, no borrable y no tachar, registrando la hora en que se hizo el
conteo.
d) Entregar las plantillas de recolección de inventarios de materiales y suministros debidamente al Auditor encargado.
e) Volver a recontar cuando se lo solicite
f) Firmar las plantillas de recolección de inventarios de materiales y suministros

OTRAS FUNCIONES EN EL PROCESO DE TOMA DE INVENTARIOS

a) Reunir previo a la toma, a los funcionarios que intervendrán en el proceso, a efecto de divulgar la
metodología concebida en el Instructivo, capacitar y aclarar dudas,
b) Participar del corte de documentos,
c) Participar de los conteos de inventarios,
d) Verificar que se impriman los cortes de documentos y las existencias según el sistema de información
de los insumos después del corte, firmándolos con los demás funcionarios a quienes les compete,

e) Avalar con su firma los documentos soporte de la toma del inventario físico, como el listado de
faltantes y sobrantes y la baja de los insumos respectivos,

f) Efectuar los ajustes

contables autorizados por la
 Instrumentos para realizar Inventario físico
Placas de identificación adhesivas con código de barras para colocar a los activos que no
tengan identificación
Sticker adhesivos para identificar los activos inventariados
Lapiceros
Celular para fotografías
Computadoras
Marcadores permanentes
Plantillas de Activos Fijos
Plantillas de Materiales y Suministros
Listado de las personas que realizarán el inventario
Listado de almacenes, bodegas u oficinas
Máquina de lector de código de barras para realizar el inventario

Solicitudes o consultas previas al realizar la toma física de Inventarios

Listado de personas que realizarán el inventario

Preguntar sí existen tarjetas de responsabilidad de inventarios físicos, en caso

afirmativo solicitarlas.

Solicitar máquina de lector de código de barras

Solicitar Placas de identificación adhesivas

Solicitar Stickers adhesivos de activos o productos inventariados

Cuál será la forma para que el personal a cargo del inventario se hospede y alimente en el
campo?

Cuál será el medio de transporte?