CAPACITACIÓN:

GESTIÓN DE INVENTARIOS
EN LA FARMACIA

GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA 2022

¿Qué es la gestión de inventarios?

GESTIÓN
Proceso de planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar.

INVENTARIOS
Conjunto de mercancías o artículos que tiene una
empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la
compra y venta, en un periodo económico determinados.

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¿Por qué es importante la gestión de inventarios?
Porque permite:
Controlar el stock disponible para ventas
Identificar productos cercanos a caducar o que han caducado
Analizar la rotación de los productos para la planificación de futuras compras
Conservar correctamente los productos

Para evitar:
Errores al momento de la entrega de medicamentos
Productos caducados
Ventas perdidas por falta de stock
Productos dañados por falta de control de condiciones ambientales
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Clases de inventarios

INVENTARIO PERPETUO
El sistema de inventario permanente o perpetuo consiste en el registro constante
de todos los movimientos de stock. Desde las entradas y salidas hasta los
movimientos internos. De este modo, podemos saber de manera inmediata el
estado de los inventarios.

INVENTARIO PERIÓDICO
El sistema de inventario periódico o físico, es un método utilizado por algunas
empresas para mantener un control de sus productos. Este control puede ser
realizado de manera mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.

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Clases de inventarios

INVENTARIO CÍCLICO
El inventario cíclico es un método de conteo y control en el que el
inventario se cuenta a intervalos regulares. Dichos intervalos (o
ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido
en los materiales, es decir, bimestral, trimestral, por
cuatrimestre, etc.
El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los
artículos de alta rotación que los artículos obsoletos.

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¿Qué es la rotación de inventarios?

Número de veces que un inventario hace ciclos o gira durante un año. Un método
frecuentemente usado para computar la rotación de inventario es dividir el costo anual ventas
por el nivel de inventario promedio.

Cantidad anual de ventas

Índice de rotación de inventarios =
(anual) Nivel de inventario promedio

EJEMPLO

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Rotación de inventarios: ejemplo

Cantidad anual = Q enero + Q febrero + ... + Q diciembre = 457 + 203 + ... + 246 = 3.678 jarabes/año
de ventas
Q enero + Q febrero + ... + Q diciembre 457 + 203 + ... + 246 = 307 jarabes
Nivel de inventario = =
promedio 12 12

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Rotación de inventarios: ejemplo

3.678 jarabes/año
Índice de rotación de inventarios = = 11.98 veces/año = 12 veces/año
(anual) 307 jarabes

El inventario ha rotado 12 veces al año.

Mayor es la cantidad de ventas = Mayor índice de rotación

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Sistemas de inventarios

FIFO - FIRST IN FIRST OUT - PRIMERO QUE ENTRA PRIMERO QUE SALE
El sistema FIFO es utilizado con frecuencia en establecimientos con productos perecederos, productos que
pueden quedar obsoletos o productos que pueden "pasar de moda".

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Sistemas de inventarios

LIFO - LAST IN FIRST OUT - ÚLTIMO QUE ENTRA PRIMERO QUE SALE
El sistema LIFO es utilizado con frecuencia en establecimientos con producto homogéneo, que no pierda valor con
el paso del tiempo y que no caduque o sea perecedero.

CERÁMICAS VIDRIOS PRODUCTOS PETREOS

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Sistemas de inventarios

FEFO - FIRST EXPIRES FIRST OUT - PRIMERO QUE EXPIRA PRIMERO QUE SALE
El sistema FEFO recupera los lotes de mayor antigüedad y selecciona para que salgan los primeros al mercado.
De esta forma se evita que estos productos salgan al mercado sin tiempo suficiente para su consumo o caduquen
en los almacenes. Aplica a alimentos, fármacos, etc.

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Control de inventarios
Kardex
Es el registro manual de las entradas y salidas de los productos en la farmacia. La información se registra en una
plantilla con un formato definido. Utilizado para el control de los inventarios.

MARCAR SI EL
PRODUCTO ES
CONTROLADO
FARMACIA ESTABLECE EL CÓDIGO DEL PRODUCTO

NOMBRE COMERCIAL DEL PRODUCTO

EN EL ENVASE MARCA DEL PRODUCTO

DEL
PRODUCTO

EN EL ENVASE FACTURA DEL

ANOTAR LA FECHA EN DETALLES DEL UNIDAD DE CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD
DEL PEDIDO O
LA QUE LLEGA EL PRODUCTO MEDIDA QUE INGRESA QUE EGRESA ACTUAL
PRODUCTO VENTA
PRODUCTO O EN LA
QUE SE ENTREGA

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Control de inventarios
Ejemplo de llenado de Kardex
Lunes 7/11/2022 se vendieron 5 cajas de Curadil 90 a un cliente. Antes de realizar la venta, habían 70 unidades en stock que llegaron
el viernes 4/11/2022

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Control de inventarios

Sistema informático para el control de inventarios

Al igual que el kardex, un sistema informático permite

realizar el seguimiento de la entrada y salida de los
productos. Entre otras características, existe la
posibilidad de saber cuales son las ubicaciones del
productos mediante el sistema informático. Esta
herramienta de control de inventarios es comúnmente
usado en establecimientos donde la variedad de
productos es amplia.

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Control de inventarios

Toma de inventarios

La toma de inventarios se realiza como parte del

control de inventarios, consiste en la comparación
entre el conteo físico (conteo dentro del almacén) y las
existencias que figuran en los registros de inventarios
(kardex o sistema informático o ambos). La frecuencia
de la toma de inventarios usualmente se realiza
mensualmente, sin embargo, es una decisión del
establecimiento.

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Que es el lote?

Un conjunto de unidades de venta de un producto

alimenticio, producido, fabricado o envasado en
circunstancias prácticamente idénticas
Nos permite identificar al producto
Colabora a la trazabilidad
Muestra la fecha de vencimiento

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Control de inventarios

Identificación de las ubicaciones del producto

Existen diversos métodos para ubicar eficientemente los productos

dentro de las farmacias. Las ventajas de tener ubicados los productos
en lugares identificados son:
El tiempo de búsqueda del producto es corto, por ende la entrega
del producto al cliente es rápida.
Evita pérdida de productos.
Permite realizar el control de inventarios de manera eficiente y
ordenada.

A continuación se sugieren formas de realizar la identificación.

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Control de inventarios

1. Clasificación alfabética de medicamentos

A

Dentro de cada estante o

B

gaveta identificada mediante la C

clasificación ATC, los

D

medicamentos pueden
clasificarse alfabéticamente.
G

I F

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Control de inventarios

2. Clasificación de medicamentos por volumen de ventas

PRODUCTOS CON MAYOR
ROTACIÓN

Aquellos productos que tengan

una rotación más alta
(productos con mayor volumen
de ventas) son los productos
que se ubicarán más cerca del
operador farmacéutico.

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Control de inventarios

3. Clasificación de productos por marca

Es posible clasificar los medicamentos

de acuerdo a su marca. Es importante
tener identificado el lugar donde se
está almacenando los medicamentos
según la marca.

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Buenas Prácticas de Almacenamiento - BPA

"Las Buenas Prácticas de Almacenamiento, constituyen un elemento fundamental dentro de toda

institución destinada al manejo de productos farmacéuticos, que engloba políticas, actividades y
recursos con el objeto mantener y garantizar la calidad, conservación y el cuidado de los
medicamentos reconocidos por Ley, para una buena prestación de servicios de salud."

Personal Infraestructura Equipos y materiales Documentación

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Buenas Prácticas de Almacenamiento - BPA

PERSONAL

Deben adoptarse las

medidas necesarias
Vestimenta de para impedir el ingreso
Higiene Personal
trabajo adecuada de personas no
autorizadas.

Personas con
enfermedades o Prohibido fumar,
heridas no comer, beber o
pueden trabajar masticar
en almacenes

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Buenas Prácticas de Almacenamiento - BPA

INFRAESTRUCTURA

Contar con las

Ubicación donde áreas delimitadas, Fácil movimiento y
se evite identificadas y unidireccional
contaminación necesarias

Control de
Prohibido fumar,
condiciones
comer, beber o
ambientales (°T,
masticar
HR, luz, aire)

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Buenas Prácticas de Almacenamiento - BPA

EQUIPOS Y MATERIALES
Extintores e
Estantes, Termómetros,
implementos de
tarimas, armarios higrómetros de
seguridad industrial,
o vitrinas que acuerdo a las
ubicados en lugares de
guarden distancia características
fácil acceso y según
adecuada del producto
corresponda.

Botiquines de
primeros auxilios, Materiales de Sistema que
ubicados en limpieza garantice la
lugares necesarios ubicación de los
adecuados y productos
accesibles.

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Buenas Prácticas de Almacenamiento - BPA

DOCUMENTACIÓN

Los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse

actualizados.
Cuando en un documento deban registrarse datos, estos deben ser claros,
legibles e indelebles. Debe haber suficiente espacio para el ingreso de
todos los datos solicitados.
Los registros de existencias (manuales o computarizados) deben
mantenerse de manera comprensiva, documentada y revisada
periódicamente mostrando todos los recibos y materiales de partida de
acuerdo a un sistema específico que consigne el número de lote y fecha de
vencimiento de los productos y debe verificarse periódicamente esta
información, según política de la empresa.

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Buenas Prácticas de Almacenamiento - BPA

DOCUMENTACIÓN
Se debe establecer el control de existencias a través de inventarios periódicos de los
mismos, el que será de utilidad para:
a. Verificar el registro de existencias
b. Identificar las existencia de excedentes
c. Verificar la existencia de pérdidas
d. Controlar la fecha de vencimiento de los productos
e. Verificar condiciones de almacenamiento y estado de conservación
f. Planificar futuras adquisiciones
La conciliación periódica de existencias debe hacerse comparando la cantidad real (actual)
y la cantidad registrada. La no conciliación de los datos debe ser investigada por la empresa.
Los materiales utilizados deben ser descartados para impedir que haya falsificación o
contaminación.

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 CAPACITACIÓN:
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