CONTABILIDAD BÁSICA Lic.

Alisabel Durán García

TEMA 5

EL CICLO CONTABLE

1. INTRODUCCIÓN

Considerando que la contabilidad es un sistema de información útil e imprescindible en

la toma de decisiones y para obtener tal información es necesario seguir un proceso o
ciclo contable que consiste en la captación de la documentación fuente, registro,
resumen y clasificación de las operaciones mercantiles, ocurridas en una determinada
empresa durante un periodo de tiempo y/o ejercicio que usualmente es mensual,
bimestral y anual (obligatorio) para fines tributarios.

2. SISTEMAS DE CONTABILIDAD

Para la obtención de los estados financieros se pueden utilizar los siguientes sistemas:

 SISTEMA MANUAL

 SISTEMA MECANIZASO DE REGUSTRO DIRECTO

 SISTEMA COMPUTARIZADO

SISTEMA MANUAL

En este sistema se siguen los siguientes pasos:

 Obtención de la documentación fuente

 Registrar las transacciones en el Libro Diario y Comprobantes de

Contabilidad de acuerdo con el catálogo de cuentas.

 Transferir o postear los débitos y créditos en las cuentas, al Libro Mayor

General y Auxiliar.

 Obtener las sumas de los débitos y créditos en el Libro Mayor de cada una de
las cuentas.

 Preparar el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.

 Registrar los asientos de ajuste en el libro Diario y Comprobantes de Diario.

 Formular la Hoja de Trabajo en la preparación de estados financieros.

 Preparar los estados financieros.

 Asientos de cierre.

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SISTEMA MECANIZADO DE REGISTRO DIRECTO

En este sistema se siguen los siguientes pasos:

 Obtención de la documentación fuente

 Registrar las transacciones en el Libros Auxiliares de acuerdo con el

catálogo de cuentas y transferir las sumas de los importes al Mayor General
y en forma simultánea a través de la copia se obtiene el registro en el Libro
Diario. El Libro Diario y el Libro Mayor de este sistema se conforman a
través de las hojas o tarjetas sueltas, que se empastan después de ser usadas,
formando los libros correspondientes.

 Preparar el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.

 Registrar los asientos de ajuste en el libro Diario y Comprobantes de Diario.

 Formular la Hoja de Trabajo en la preparación de estados financieros.

 Preparar los estados financieros.

 Asientos de cierre.

SISTEMA COMPUTARIZADO

En este sistema se siguen los siguientes pasos:

 Obtención de la documentación fuente

 Se capta y se valida la transacción, lo que significa que se introduce los datos

al sistema contable computarizado, y se aprueba su correcta captura, para ser
introducida posteriormente al sistema en forma automática.

 Se imprime el Libro Diario o Comprobantes de Contabilidad, el Mayor, los

auxiliares y la balanza de comprobación de Saldos a través de la memoria y
los programas de la computadora.

 Se introducen los ajustes de operación necesarios.

 Se preparan los estados financieros. En este sistema la información

económica y financiera usualmente se obtiene en forma automática a través
del programa de la computadora.

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4. PRESENTACIÓN GRÁFICA DEL CICLO CONTABLE

BALANCE INICIAL
INCLUYENDO
LOS AJUSTES SE
ELABORA
Documentación fuente

HOJA DE TRABAJO PARA LA

SE REGISTRA EN PREPARACIÓN DE ESTADOS

FINANCIEROS

Comprobantes de
contabilidad
SE
Ingreso, egreso libro ELABORA

SE ESTADO DE BALANCE
POSTEA RESULTADOS GENERAL
AL

ASIENTOS DE ASIENTOS DE
CIERRE CIERRE FINAL
LIBRO PREPARATORIO
MAYOR

BALANCE DE SE REGISTRA EN:

COMPROBACIÓN DE
SUMAS Y SALDOS
DEPRECIACIÓN

GASTOS E INGRESOS
DEVENGADOS Y
ASIENTOS ACTUALIZACIONES
DE AJUSTE

5. COMENTARIO DE CADA ETAPA

 Balance Inicial o Apertura:

Es el primer estado financiero que se presenta con datos del inventario inicial
entregado por el propietario del negocio y aporte de los socios con fines de obtener
el NIT, Padrón Municipal y registros en diferentes instituciones donde debe afiliarse
necesariamente para ser considerada como una empresa legalmente conformada.
Todas las empresas inician o reinician sus actividades con determinados activos
(inversiones) y pasivos (financiaciones).

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 Documentación Fuente:

El sistema de contabilidad debe permitir la preparación de un documento fuente –

Recibos, facturas, cheques, letras de cambio, pagarés, etc. – en el momento en que
se lleva a cabo una determinada transacción comercial. Esta documentación
constituye un respaldo de las operaciones y proporciona los elementos necesarios
para el asiento contable en el Libro Diario.

 Registro de Transacciones “Libro Diario”

Cada día y cada momento, se suceden transacciones comerciales en las empresas,

esto se debe al flujo interno y externo de hechos financieros y económicos. El
registro cronológico de estas transacciones se las realiza en el “Diario”. La
anotación que se efectúa en este instrumento contable se denomina “asiento”, que
lógicamente será plasmado después de un análisis contable.

 Pases al Mayor

El registro acumulativo o “Mayor”, tiene como función clasificar las informaciones

asentadas en el “Diario”, agregando todos aquellos hechos contables de idéntica
naturaleza, con el objeto de establecer en cualquier momento el estado económico
financiero de las cuentas.

 El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos

Surge al agregar las cuentas tanto en sus movimientos como en sus saldos, sirviendo
como un control cuantitativo y cualitativo de las contabilizaciones.

 Ajustes de Operación

Son los asientos de ajustes que se realizan al final del periodo, a objeto de obtener
saldos reales de las cuentas de resultados y de balance, asimismo, para relacionar los
ingresos y gastos habidos en el periodo es necesario analizar y ajustar los ingresos y
gastos deferidos, acumulados y ajustes necesarios de acuerdo a la Ley 843 (Ley de
Reforma Tributaria).

 La Hoja de Trabajo

Es un instrumento útil en el proceso de elaboración de los Estados Financieros.

Parte de la información del Balance de Comprobación de Sumas y Saldos y, según
sea el columnado de esta hoja, fácilmente se podrá agregar toda la información
respecto a los ingresos y gastos acumulados y diferidos (ajustes contables), además
de las actualizaciones de ley, obteniéndose los estados financieros fácilmente.

 Los Estados Financieros

En los Estados Financieros se muestra en forma agregada y sintética, los resultados

económicos y financieros obtenidos por el negocio a lo largo de un ciclo contable,
información que se plasma en el Estado de Resultados y el Balance General.

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 Asientos de Cierre

Son los asientos que se realizan para saldar las cuentas de resultados o diferenciarlas
al final de cada periodo fiscal. Asimismo, es necesario muchas veces efectuar el
asiento de cierre final, que consiste saldar en forma momentánea las cuentas reales o
de balance.