Derecho Notarial

La Legalización de Firmas

Recurso compliado por la docente José Manuel Volquez Novas

Fecha 2014
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LA LEGALIZACIÓN DE FIRMAS

Los Notarios tendrán facultad para dar carácter de autenticidad a las firmas
estampadas por los otorgantes de un acto bajo firma privada. El Notario dará
carácter de autenticidad a dichas firmas sea declarando haber visto poner las
mismas voluntariamente, sea dando constancia de la declaración jurada de
aquella persona cuya firma legaliza, de que la misma es suya y que fue puesta
voluntariamente en la fecha indicada en el acto.

Cuando las partes que realizan un acto bajo firma privada no sepan o no puedan
firmar, deberán imprimir en el mismo las huellas digitales de sus dos dedos
pulgares y a falta de éstos de cualesquiera otros dos dedos. En estos casos los
Notarios deberán actuar asistidos de dos testigos aptos según los términos de
esta Ley, quienes firmarán con ellos al pie de la legalización, dando constancia
de que la parte no sabe o no puede firmar.

En los casos señalados en el presente artículo los Notarios deberán leer al

compareciente que no supiere firmar, el acta a que corresponde la legalización,
dando constancia de ello en el texto de esta última. La legalización de firmas o
de huellas digitales efectuadas según lo establece esta Ley, da carácter de
autenticidad a las mismas, pero no otorga fecha cierta al acto frente a terceros.

En R.D. también la legalización de firmas es una función del notariado.

Además se le pueden añadir las funciones colaterales, como son la
conservación de los originales, la protocolización, y la expedición de copias. El
documento notarial tiene dos objetivos:

O dirime un litigio o lo evita.

Cuando la ley pensó en la necesidad de un documento notarial como parte en
un proceso debió pensar en dirimir o en evitar un litigio futuro en razón de ese
proceso. Lo mismo, los particulares que pensaron en lo valioso de una
operación a perpetuar determinar hacer un documento notarial para evitar o
dirimir un litigio futuro.
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De esa condición doble del doc. Notarial se desprenden varias consideraciones

importantes;
El documento debe ser suficiente para demostrar su existencia, es decir, el doc.
Notarial no debe ser interpretado, debe ser simplemente bastante.

El documento debe ser normado, de ahí sale la idea de que debe ser normado,
de carácter formal y de carácter fundamental. Hay muchos tratadistas que
dicen que por esta razón que el derecho notarial es un derecho formal, se
antepone la forma al fondo. Según Gil López, el derecho notarial es dual, es
tanto formal como fundamental, en razón de que no puede existir un
documento formalmente perfecto sin que el fondo sea transmisible a las
personas que formarán parte de un litigio futuro.

El documento debe ser además regular, debe conformar con todos los
requerimientos de la ley, con la ley general y con la ley 301 de notariado. Es
decir, el documento para existir debe tener las reglas mínimas de forma y las
reglas mínimas de fondo. Sólo así el documento notarial podría ocupar el lugar
más alto en el régimen probatorio nacional.

Los documentos auténticos son aquellos solamente atacables por la vía

excepcional de la inscripción en falsedad. Los actos bajo firma privada, si se
quiere, son documentos que dan noticias probatorias discutibles, incluso por
pruebas contrarias de rangos diferentes.

Pero derivado del criterio civilista de que las partes son y deben ser las que
proponen las reglas de sus propios juegos se entendía que todos los
documentos del mundo eran, por regla, bajo firma privada.

Recordemos que la ley de las partes es el pacto que les une. El código civil
también determina que cuando las partes lo quieran pueden subir el nivel
probatorio de sus documentos pasándolo por ante notario. Quiere decir que
ratificamos la idea de que el documento auténtico tiene un rango superior al
documento bajo firma privada.
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Diferencias entre ambos tipos de documento

La 1ra condición de los actos auténticos es que tienen forma y fondo

determinados por la ley. Los actos bajo firma privada carecen de forma.

Los documentos auténticos pasan por ante notario (son hechos por notarios).
Los actos bajo firma privada son hechos por quien guste. Lo importante es que
el documento bajo firma privada revela la voluntad de partes y el documento
de carácter auténtico lo que pasó por ante notario.

En los actos auténticos el original es conservado por el notario siempre. En los

doc. Bajo firma privada los originales son de las partes.

No existe ningún acto notarial que conste de dos originales, sólo hay un original.
En los actos bajo firma privada solamente existirá tantos originales como partes
haya.

El acto bajo firma privada carece de copias, y los actos notariales siempre tienen
copias.

En los actos bajo firma privada las partes tienen la custodia de los originales, en
los actos notariales es el notario quien conserva el original.

Los actos auténticos tienen fecha cierta siempre. No existe la menor duda de
que el documento existe en el mismo momento en que el notario dice que
pasó.

Los actos bajo firma privada tienen fecha cierta excepcional en tres únicas
oportunidades: cuando son registrados; cuando muere; cuando son
mencionados en un acto auténtico.
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Hay un documento del 4 de enero del 2001, se registra el 24 de mayo del 2001.
Ese documento tiene fecha 4 de enero a partir del 24 de mayo. Antes del 24
de mayo no tenía fecha.

Los actos auténticos son oponibles a todo el mundo. Los actos bajo firma
privada son oponibles a todo el mundo sólo cuando son registrados o cuando
son contenidos en un acto auténtico.

Compra un carro el 4 de enero del 2001 por un acto bajo firma privada. Su
matrícula está bajo el nombre del antiguo propietario. El 2 de febrero choca el
que compró el carro y lo demandan. Si no se ha registrado el acto. El 2 de
febrero ese acto no es oponible y se puede demandar al antiguo propietario.
La oponibilidad de los actos bajo firma privada es absoluta respecto de las
personas contratantes.

Los actos auténticos son hechos por el notario, los actos bajo firma privada
pueden ser terminados por el notario. Un acto bajo firma privada es legal sin
la intervención del notario. Un acto bajo firma privada es válido desde el
momento en que las partes firman dando su consentimiento con lo estipulado.
Un acto bajo firma privada puede ser registrado sin la necesidad de la
instrumentación de un acto notarial final. El registro y la legalización no tienen
nada que ver.

El único efecto de la legalización de firmas es amarrar a los contratantes en un

vínculo auténtico, los contratantes no podrán negarse el uno al otro la firma
que hayan puesto.

Legalización de firmas

La idea de que se llamen legalizaciones es errada. Si analizamos la morfología

del término entenderíamos que es “hacer una cosa legal”, y las legalizaciones
no hacen nada legal, el acto bajo firma privada era legal antes de ser tocado por
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el notario. Entonces, la idea de la ley 301 es equivocada, mejor sería llamar

“certificación de firmas y huellas”, tal como lo hace la misma ley 3 veces.

El notario certifica que la firma y huella fue puesta enfrente o declaradamente

por ante él.

Este proceso no existe en ninguna otra legislación del mundo. En ninguna otra
forma legal existe la legalización de firmas, sólo en R.D.

Está consagrada en el artículo 1, 56, 57 y siguientes; el 33, 24 de la ley 301.

Los tres tipos de legalizaciones aparecen en el art. 56 y 57.

En el 33 aparece una formalidad posterior y en el 24 se introduce la idea de los

actos auténticos respecto de las legalizaciones.

En el resto de la ley hay posibilidades y mejoras respecto de la legalización. La

legalización, entonces, no tiene un criterio doctrinal amplio.

Si se consultan los manuales de derecho notarial, nadie trata las legalizaciones,

sobre todo porque no es posible combinar las legalizaciones con el resto del
sistema legal civil y penal ni de ningún tipo.

Existen 3 formas únicas de legalizar una firma, de certificar la probable

concertación de un consentimiento entre partes.
1.- Presencial
2.- Declarada
3.- De huellas / ágrafa

Las legalizaciones tienen un principio de seguridad que es lógico. No se puede

hacer una legalización independientemente del acto cuya firma se está
legalizando. El acto y la legalización son un todo conjunto a pesar de tener
diferentes naturalezas.
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Solamente existen 3 formas de legalización porque la ley lo dice.

Presencial: una legalización presencial supone:
a) Que el acto bajo firma privada llega en blanco. Esto significa que las
firmas no han sido puestas aún. Se procede a colocar las firmas y luego a la
identificación de los firmantes. La identificación supone el mecanismo visual
de la comparación de la cédula con las personas firmantes. En la legalización
presencial no se necesitan ninguna otras generales. Tiene como característica
que la fecha es de hoy. Es la única fecha que tiene el notario (la de hoy). El
notario puede conocer o no conocer a las personas que firman. Conocer
supone que se ha visto a esa persona lo suficiente como para poder prever sus
conductas futuras. En la ley de 1901 y en toda la legislación castellana que
tuvimos del notariado, como no había cédula había que tener los notarios dos
cuidados: que la persona fuese conocida o que la persona no lo fuese. Si no lo
era, los notarios no podían instrumentar actos. Conocida quería decir que en
el pueblo dos testigos pudieran dar fe (o el notario) de que esa persona era
quien decía ser. Entonces se quedó la coletilla “doy fe conocer”, pero la ley del
64 no dice que haya que conocer al compareciente para una legalización, por
lo tanto esto es opcional. Al final de los trazos de la firma se pone: “YO, lic. Xxx,
notario de los del número para el municipio de xxx certifico que las firmas que
aparecen más arriba (o al dorso) del acto escriturado han sido puestas libre y
voluntariamente por ante mí por los señores xxx y zzz, personas que he
identificado debidamente y a quienes doy fe conocer. En la ciudad de xxx,
municipio de xxx, provincia xxx, a los xx días del mes xxx del año xxx. Fulano de
Tal, Notario Público.

El marco de una legalización es el marco del compromiso del notario, por lo

tanto el notario no debe declarar cosas que no sabe. No se puede decir que
han sido puestas por fulano y fulano, “de generales puestas más arriba”, porque
poner eso es comprometerse con el contenido del acto, se está
comprometiendo en certificar esas calidades.
Si quien firma es un representante de una sociedad comercial y el notario dice
que el sujeto actúa en su calidad de presidente de esa sociedad el notario está
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certificando su condición de presidente. Y si ese tipo no es el presidente de la

sociedad, el notario va a tener problemas por certificar algo que no conocía.
Para legalizar un acto no se debe pedir las calidades de las personas. Lo único
que debe certificar es que el notario identificó a los firmantes. Declarada: está
en el art. 57, supone que el acto no vino en blanco, sino que había sido firmado
anteriormente a la visita de las personas a la notaría. Supone una declaración
de que los firmantes dicen por ante el notario que esas firmas son las de ellos.
Esto tiene también un proceso de identidad: antes de tomar la declaratoria hay
que identificar a las personas. La fecha es de hoy, y el aspecto de conocer a las
partes es opcional.

Los firmantes del acto aparecen por ante el notario y le dicen al notario que
firmaron ese acto en tal fecha y que las firmas que aparecen een el papel son
las de ellos. El notario les pregunta quiénes son, confronta a los individuos con
las cédulas y luego procede a legalizar el acto. Si el acto es de otra fecha el
notario lo puede legalizar si la declaración de todas las partes está presente. La
declaratoria de una de las partes no amerita una legalización respecto de otra
de las partes. El notario dice que “le han declarado que esa es la firma que
utilizan en todos los actos de su vida civil”, no se pone la declaratoria de “por
ante mí”, sino que simplemente le han declarado.

El notario puede no haber sido notario ni abogado cuando se produjo el

documento, si los firmantes están vivos y se presentan por ante el notario y
dicen que esas son sus firmas, la declaratoria suple su presencia suscribiente.
Esto tiene una gran peligrosidad, pero la ley lo permite.

Las dos legalizaciones no pueden ser mezcladas, porque la ley las dispone como
alternativas (una u otra). Los notarios no son calígrafos, no podrán certificar
nunca que la firma puesta por ante ellos es la única que tiene el sujeto, a menos
que parta de una declaratoria del firmante.

Si la declaratoria es falsa el problema es del firmante. Si la certificación es falsa

el problema es del notario.
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En el art. 56 de la ley, se establece la legalización de huellas o ágrafa. Lo que

quiso decir el legislador era que las personas no supieran leer ni escribir, pero
en realidad lo que dijo en la ley fue que la persona no pudiera firmar o que no
supieran. Entonces esta figura parte de que la persona declare que no sepa
firmar. Pero hay gente que no sabe leer ni escribir, pero saben firmar. Si una
persona sabe poner una cruz, y dice que esa es su firma, sabe firmar. el notario
debe determinar que existen dos testigos, y el suscribiente debe poner las
huellas (de los pulgares o los dedos subsiguientes). Si no tiene manos no puede
hacer actos bajo firma privada.

Los testigos lo son de que vieron al tipo poner las huellas, además lo son de la
obligación del notario de haber leído íntegro el acto (de ahí se desprende que
lo que pretendía el legislador era establecer que la persona no sabía leer).

Los testigos son del notario, no son testigos actuantes. Por eso si una
convención se va a realizar entre dos personas que no saben o que no pueden
firmar no podrán hacerlo, porque si cada huella necesita dos testigos la ley dice
que los testigos actuarios no pueden ser más de dos. Quiere decir, que si las
dos partes no saben firmar, tendrán que recurrir a un mandato. Los testigos
actuarios se supone que deben saber leer y escribir, deberán saber firmar. Los
testigos convocados a este efecto deben ser convocados por el notario.

La idea de la implantación de las huellas no tiene un carácter dactiloscópico.

Para atacar la legalización de huellas no se puede recurrir a un análisis
dactiloscópico, porque el criterio de oficialidad del notario es superior a
cualquier criterio científico ordinario. Para atacar la legalización de huellas se
deberá probar que los testigos no fueron o no estuvieron allí, o que el tipo no
fue quien puso las huellas digitales. Pero la prueba dactilográfica no basta para
probar la falsedad de las declaratorias.

Los testigos actuarios no son los mismos convocados en el momento de la

instrucción de la audiencia. Si usted ya es testigo actuario, mal pudiera un
abogado citarlo a declarar en la audiencia de fondo de la verificación de
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escrituras o inscripción en falsedad, porque ya usted como testigo actuario lo

ha dicho en el acto. La mayoría de abogados recurren a si el acto está malo a
citar a esos mismos dos testigos (esos dos testigos ya han propuesto su
voluntad testimonial!).

La legalización ágrafa: los testigos, al ser actuarios del notario, aparecen

suscribiendo el acto conjuntamente con el notario, por ello las tachas de los
testigos actuarios, como el notario no les legaliza las firmas, podrían pensarse
que pueden ser de las tachas ordinarias, no de las tachas notariales, pero
lógicamente, para evitarse problemas no se llama a ser testigo a una persona
que tenga tachas notariales, entonces el acto terminará con las huellas, la firma,
legalización, testigos y notario.

Los testigos actuarios, si es un acto auténtico, no pueden ser llamados a

audiencia. Los testigos de la convención sí pueden ser llamados a audiencia. La
ley exige que el notario lleve un registro de las legalizaciones hechas, pero no
establece las menciones que debe llevar el registro ni cómo debe llevarse dicho
registró. Algunos notarios ponen en el registro el nombre del acto, la fecha y
las personas firmantes.

En principio la ley no exige impuestos para las legalizaciones. Un sello de 6

pesos y un sello 0.25. Ambos de leyes que ya no son aplicables.

BIBLIOGRAFÍA

Referencias
1. Este recurso fue recopilado por el Prof. José Manuel Volquez Novas con ayuda de los
libros de Castillo Ogando, N. 2000. Manual de Derecho Notarial Dominicano. Moca,
Republica Dominicana. Editora Dalis, Pérez, L. 1895. Tratado de Derecho Notarial.
Madrid, España y
2. Ley No. 8905 que crea el Colegio de Notarios. Promulgada en fecha 24 de febrero del
2005.