Manual Basc - Exal 2023

MANUAL DEL SISTEMA
DE GESTIÓN EN
CONTROL Y
SEGURIDAD BASC
Área de operaciones
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN......................................................1
DEFINICIONES.............................................................2
OBJETIVO.....................................................................3
ALCANCE...................................................................3
CONTROL DEL MANUAL..........................................4
ORGANIGRAMA MIT....................................................5
ESTRUCTURA DE PROCESOS MIT.............................5
ESQUEMA ÁREA DE OPERACIONES..........................6
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN -
IMPLEMENTAR NORMA BASC....................................7
DOCUMENTOS SOLICITADOS PARA BASC...............8
CUMPLIMIENTO DE LA NORMA..............................10
CONTROL DE CAMBIOS...............................................18
Código:
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN Fecha de creación: 24-04-2023
CONTROL Y SEGURIDAD BASC Versión: 1
INTRODUCCIÓN
EXTRUSORA DE ALUMINIO S.A.S es una empresa de Transformación y
comercialización de aluminio comercial e industrial, satisfaciendo las necesidades
de nuestros clientes en calidad y servicio con 14 años de experiencia en el
mercado. En el área de operaciones comprende varias funcionalidades que
comprenden la importación y exportación de mercancías por medio de transporte,
marítimo, aéreo y OTM.
El presente Manual tiene por objeto definir, controlar y regular la estructura del
Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC en el área de operaciones de la
empresa EXTRUSORA DE ALUMINIO S.A.S, para su desarrollo, implementación,
puesta en funcionamiento y aplicación.
1
Código:
DEFINICIONES
ANÁLISIS DEL RIESGO: Uso sistemático de la información disponible, para
determinar la frecuencia con la cual pueden ocurrir eventos especificados y la
magnitud de sus consecuencias.
ESTÁNDARES BASC: Conjunto de requerimientos aplicables, complementarios a
esta norma y de obligatorio cumplimiento en función al alcance de SGCS, en las
empresas que implementan un sistema de Gestión en control y seguridad BASC.
AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD: Examen

sistemático,
documentado e independiente, para determinar si las actividades y resultados
relacionados con la Gestión en Control y Seguridad, cumplen las disposiciones
preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar
los objetivos.
MEJORA CONTÍNUA: Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de
cumplir los requisitos.
EFICIENCIA: Es la medida de la utilización de los recursos para cumplir las metas
y los objetivos planeados.
RIESGO: Posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Se
mide en términos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia.
2
Código:
OBJETIVO
El objetivo general del presente Manual es establecer los “debes” y lineamientos a
seguir en el área de operaciones, a través de los cuales EXTRUSORA DE
ALUMINIO SAS puede postularse a la certificación BASC.
ALCANCE
El Sistema de gestión en control y seguridad Basc, rige en la Ciudad de
Barranquilla, de acuerdo por la normatividad implementada para la aplicación y
mantenimiento de estándares de seguridad definidos por la organización mundial
Basc bajo la norma BASC versión 6 de 2022 y los Estándares aplicables empresa
de producción. Este manual está dirigido al gerente general, director de planta y
ingenieros de áreas y colaboradores que tienen relación directa e indirectamente
con el área de producción de la empresa extrusora de aluminio SAS.
3
Código:
CONTROL DEL MANUAL
Las necesidades de modificación del presente Manual pueden surgir a partir de:
 Modificación de los procesos del área de operaciones
 Cambios en la estructura organizacional y/o modificación de las
funciones del personal que tiene responsabilidades dentro de las
funciones establecidas en el manual
 Anulación o incorporación de un documento o registro referenciado en
este Manual.
 Actualización de la normatividad aplicable.
 Toda actualización y revisión del presente Manual, debe ser presentada
ante la Junta de socios por el Encargado de Cumplimiento, para su
respectiva aprobación y posterior divulgación.
4
Código:
ORGANIGRAMA EXTRUSORA DE ALUMINIO SAS
ESTRUCTURA DE PROCESOS EXTRUSORA DE ALUMINIO SAS
5
Código:
ESQUEMA DEL ÁREA DE OPERACIONES EXTRUSORA DE ALUMINIO SAS
IMPORTACIÓN MARÍTIMA
EXPORTACIÓN MARÍTIMA
6
Código:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN PARA IMPLEMENTAR
NORMA BASC EN LA EMPRESA
La certificación de la norma BASC es responsabilidad de la Gerencia General de
la compañía y su Representante Legal; para lo cual el Empleado de Cumplimiento
deberá realizar seguimiento, y los líderes de cada área debe monitorear y exigir el
cumplimiento de los controles establecidos para la prevención de riesgos
asociados en cada departamento con el fin de controlar los riesgos y reducir las
amenazas en cada procedo de la cadena de producción.
Son responsables de la gestión para optar a la certificación norma BASC:
 Gerente general.
 El Representante Legal
 Los líderes de cada área de la empresa
 Empleado de Cumplimiento
 Directores y responsables de asegurar la aplicación de los controles en los
procesos en los que existan factores de riesgos dentro de la compañía
EXAL.
 Todos los colaboradores
7
Código:
DOCUMENTOS SOLICITADOS PARA LA SOLICITUD DE ADMISIÓN BASC
1. Formulario de solicitud de admisión a BASC Barranquilla diligenciado.
2. Carta entrega de documentos.
3. Carta de autorización de verificación de antecedentes junto con listado de

EMPLEADOS, DIRECTIVOS, SOCIOS Y ACCIONISTAS en formato en EXCEL
según las instrucciones del anexo.
4. Certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio

(con vigencia menor a 30 días)
5. Fotocopia del Registro Único Tributario – RUT, por favor enviar completo.
6. Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150% del Representante

Legal Principal, Suplente y Gerente, en caso de ser una persona extranjera
deberá presentar fotocopia de pasaporto o documento oficial
7. Portafolio de Servicios o Productos (Brochure).
8. Carta suscrita por el Representante Legal (con no más de 60 días de

expedido), en donde se afirme que no existen procesos penales relacionados con
la Ley 30 de 1986 ni con los artículos 323 al 326 de la ley 599 de 2000 contra la
empresa, ni sus socios, ni sus representantes legales.
9. Referencia Comercial expedida por un cliente y un proveedor certificados

BASC en Colombia, observación si no cuenta con relaciones con empresas BASC
deberá presentar 2 cartas de clientes y 2 cartas de proveedores de Empresas
legalmente constituidas en Colombia con operación activa y evidenciable.
10. Certificado de carencia de informes por tráfico de estupefacientes, (si aplica).
8
Código:
11. Copia de resolución, licencia de funcionamiento o habilitación vigente de la

entidad (DIAN, MINISTERIOS, SUPERINTENDENCIA, DIMAR ETC) que regula,
supervisa o autoriza a la Empresa para ejercer actividades en Colombia, (si
aplica).




9
Código:





10
Código:

aplica).




aplica).
11
Código:

Legal Principal, Suplente y Gerente, en caso de ser una persona extranjera deberá
presentar fotocopia de pasaporto o documento oficial



aplica).
40. Adjuntar juego completo de los Estados Financieros Comparativos con

notas (Estado de la Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Flujo
de Efectivo, Estado de Cambio del Patrimonio) de los últimos 2 años FIRMADOS
por Representante Legal Contador Público y Revisor Fiscal (si aplica) e incorporar
la Certificación.
41. Declaración de impuestos de renta de los últimos dos (2) años.
42. Certificado de la composición accionaria o socios suscrita por el Revisor

Fiscal (si aplica) o Representante Legal con número de identificación, nacionalidad
12
Código:
y porcentaje de participación, en caso que la empresa tenga numerosos

accionistas se debe reportar como mínimo el 50% + 1, numero cuotas y/o
acciones, valor nominal de cada acción, con vigencia menor a 30 días.
43. Constancia expedida por el Revisor Fiscal o Representante Legal donde

indique que la empresa se encuentra a paz y salvo con la seguridad social.
44. Certificación de Origen de Fondos de la Empresa.
45. Organigrama
13
Código:
CUMPLIMIENTO DE LA NORMA PARA EL ÁREA DE OPERACIONES
A continuación, se dará a conocer los debes de la norma para el área de

operaciones, los hallazgos encontrados y también las acciones a implementar.
No. ESTÁNDARES / HALLAZGOS A LA ACCIONES A

DEBES DE LA FECHA DEL IMPLEMENTAR
NORMA DIAGNÓSTICO
1.1 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
1.1. Deben existir La empresa extrusora de La empresa dentro de sus

aluminio
1 procedimientos actualmente se encuentra procesos documentales deberá
documentados para documentando cada uno de los completar e implementar toda
evaluar a los procesos que componen cada la documentación completa de
Asociados del área con los indicadores de cada área incluyendo: -
Negocio, más allá de Seguridad. Procedimientos
los requisitos -Indicadores de seguridad,
financieros,
incluyendo Se puede prácticas específicas
indicadores de evidenciar en carpeta interna
14
Código:
seguridad que virtual:

identifiquen factores
o prácticas
específicas cuya
presencia activaría
una evaluación
adicional por parte
de
la empresa.
1.1. Debe contar con la Actualmente la empresa no Obtener la certificación
2 documentación que cuenta con la certificación BASC para cumplir con los
indique si el BASC y por ende no cuenta con requisitos de documentación
Asociado del negocio la respectiva documentación. solicitada y actualizada.
está o no certificado
por BASC (por
ejemplo, autenticidad
del certificado
BASC, número,
vigencia, entre otros)
o cuando esté en
proceso de
certificarse.
1.1. El asociado del Actualmente las capacitaciones Se deberá implementar un
3 negocio actual o que se realizan externas a la seguimiento de las personas
futuro que haya empresa, se informan por que hayan obtenido
obtenido medio del grupo de WhatsApp certificación en un programa
certificación en un donde allí recibe la autorización de seguridad de la cadena de
programa de del director del área encargada. suministro.
15
Código:
seguridad de
producción
administrado por una
actividad aduanera
nacional o extranjera,
debe informar su
situación de
participación a la
empresa.
1.1. Debe establecer por Actualmente no se está La empresa deberá realizar

4 escrito acuerdos de manejando acuerdos de seguridad dentro
seguridad para de sus procesos de
aquellos asociados de abastecimiento de logística
Negocio que no estén donde allí establezcan todos
certificados por los acuerdos de cumplimiento
BASC, que describan de seguridad BASC, siendo
el cumplimiento de así resultante de la evaluación
los criterios de de riesgos.
seguridad BASC que
hayan sido
establecidos como
resultado de la
evaluación de
riesgos.
16
Código:
1.1. Debe verificar los Cada área de la empresa La empresa deberá realizar un
5 procedimientos de EXAL presenta riesgos proceso documental
seguridad que ha asociados a cada actividad que exhaustivo de cada área
implementado el se presentan, el ingeniero de donde informen
asociado del negocio cada área realiza unos detalladamente los riesgos
No basc basándose objetivos, documentación y que pueden presentarse y los
en un proceso presentación en sus informes pasos de seguridad.
documentado de donde establecen los riesgos de
gestión de riesgos cada área y como pueden
minimizarla a partir de sus
actividades y controles diarios
en su área. Se cuenta
actualmente con un manual de
gestión de riesgos donde se
encuentra en la carpeta virtual.
1.1. Debería mantener En estos momentos la empresa Es netamente necesario que

6 una lista de no cuenta con ese listado. MIT realice esa lista de
asociados de negocio primera necesidad para saber
certificados BASC en si alguno de nuestros
todas las categorías proveedores o clientes
relevantes de servicio cuentan con la certificación
17
Código:
BASC en todas las categorías

relevantes de servicio.
1.1. Debe asegurar que Actualmente EXAL no cuenta Es pertinente que una vez
7 todos los criterios de con dicha certificación para MIT cuente con el certificado
seguridad basc estén que los clientes nos conozcan de la norma BASC realice a
disponibles para los por medio de métodos de través de capacitaciones,
clientes a través de difusión seminarios o publicidad a
métodos de difusión todos sus clientes ya
tales como evaluando y dando a conocer
seminarios, servicios la importancia de los criterios
de consulta y de seguridad en cada uno de
materiales de texto y sus procesos dentro de la
derivando los hacia cadena de abastecimiento.
el respectivo
capítulo
basc.
1.1. Debería establecer Actualmente EXAL cuenta con Tener un control y un
8 criterios de la documentación pertinente seguimiento más exhaustivo
verificación para el para vinculación a nuevos con los clientes, es necesario
ingreso de nuevos socios y clientes, como realizar una visita a sus
socios accionistas protocolo. Son documentos instalaciones comerciales para
que se manejan directamente conocer de su actividad entre
de la empresa EXAL como otros factores importantes.
también de Aduana junto con
otros documentos importantes
como lo son el RUT, Cámara
de comercio
18
Código:
entre otros.
19
Código:
1.1. Debe asegurar que No se cumple ya que aún no se Una vez se cuente con esta
9 los proveedores de cuenta con la certificación certificación se realizarán los
servicio por contrato BASC por ende no se aplica protocolos pertinentes como
se comprometan a documentación BASC para
seguir los requisitos asegurarse que estos cumplan
de seguridad de basc con todos los requisitos por
mediante acuerdos BASC
contractuales.
1.1. Deben desarrollar y No se cumple ya que aún no se Se deberá establecer un
10 documentar un cuenta con la certificación protocolo documental que
procedimiento para BASC por ende no se aplica cubra con las necesidades de
el manejo de la los clientes cubriendo la
seguridad seguridad en cada una de sus
relacionado con los mercancías.
requerimientos del
cliente
1.2 Prevención del lavado de activos y financiación del Terrorismo
No. ESTÁNDARES / HALLAZGOS A LA ACCIONES A

DEBES DE LA FECHA DEL IMPLEMENTAR
NORMA DIAGNÓSTICO
20
Código:
1.2 Debe aplicar en su Las actividades ilícitas como el Continuar con control si
proceso de selección Lavado de Activos y la seguimiento.
evaluación de Financiación del Terrorismo
asociados de negocio representan una amenaza muy
y nuevos socios importante para la estabilidad
(accionistas) que económica, social y política de
contengan criterios cualquier nación y de sus
de prevención contra mercados. Por lo anterior la
el lavado de activos y Empresa EXTRUSORA DE
financiamiento del ALUMINIO SAS ha
terrorismo tales implementado un Sistema de
como: Gestión de Riesgos de Lavado
A. conocimiento de de Activos y Financiación del
sus asociados de Terrorismo, con el fin de
negocio (identidad y prevenir que sus operaciones
legalidad de la sean utilizadas como
empresa y sus instrumento para el lavado de
socios) activos y o canalización de
B. Antecedentes recursos de actividades ilícitas
legales penales y u otros delitos fuente.
financieras EXTRUSORA DE
ALUMINIOI SAS se
C. Monitoreo de sus
encuentra en la labor de velar
operaciones
por el cabal cumplimiento de
( actividad
las normas y procedimientos
económica, origen
para la administración de los
de sus
riesgos, así como la detección,
ingresos,
control y prevención del
características de sus
lavado
operaciones, otros
21
Código:
clientes, de activos y financiación del
22
Código:
cumplimiento de terrorismo. Todos los

contratos y colaboradores de
antigüedad en el EXTRUSORA DE
mercado) ALUMINIO SAS; desde el
D. Reporte oportuno Gerente General hasta el
a las autoridades colaborador de menor rango,
competentes cuando son responsables de la
identifica aplicación de las políticas y
operaciones procedimientos para evitar ser
sospechosas vehículos de cualquier
operación de blanqueo de
Debe contemplar capitales ilícitos o de
como mínimo los financiación del terrorismo.
siguientes factores Actualmente EXAL cuenta con
para la identificación un manual y con un SARLAF
de operaciones el cual se realiza comités
sospechosas: mensuales con los directores
a. origen y destino de cada una de las áreas que
de la operación de componen la empresa:
comercio operaciones, comercial,
internacional recusos humanos y financiero.
b. frecuencia de las
operaciones
c. valor y tipo de
mercancías
d. modalidad de la
operación de
transporte
23
Código:
e. forma de pago de
la transacción
f. inconsistencias en
la formación yo nada
por el asociado de
negocio
g. requerimientos que
no son normales o
que salen de lo
establecido
CONTROL DE CAMBIO
VERSION MODIFICACION FECHA
24

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MANUAL DEL SISTEMA

CONTROL Y SEGURIDAD BASC Versión: 1

EXTRUSORA DE ALUMINIO S.A.S es una empresa de Transformación y

comercialización de aluminio comercial e industrial, satisfaciendo las necesidades

de nuestros clientes en calidad y servicio con 14 años de experiencia en el

mercado. En el área de operaciones comprende varias funcionalidades que

comprenden la importación y exportación de mercancías por medio de transporte,

marítimo, aéreo y OTM.

Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC en el área de operaciones de la

empresa EXTRUSORA DE ALUMINIO S.A.S, para su desarrollo, implementación,

puesta en funcionamiento y aplicación.

CONTROL Y SEGURIDAD BASC Versión: 1

ANÁLISIS DEL RIESGO: Uso sistemático de la información disponible, para

determinar la frecuencia con la cual pueden ocurrir eventos especificados y la

magnitud de sus consecuencias.

ESTÁNDARES BASC: Conjunto de requerimientos aplicables, complementarios a

esta norma y de obligatorio cumplimiento en función al alcance de SGCS, en las

empresas que implementan un sistema de Gestión en control y seguridad BASC.

AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD: Examen

documentado e independiente, para determinar si las actividades y resultados

relacionados con la Gestión en Control y Seguridad, cumplen las disposiciones

preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar

MEJORA CONTÍNUA: Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de

cumplir los requisitos.

EFICIENCIA: Es la medida de la utilización de los recursos para cumplir las metas

y los objetivos planeados.

mide en términos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia.

CONTROL Y SEGURIDAD BASC Versión: 1

El objetivo general del presente Manual es establecer los “debes” y lineamientos a

seguir en el área de operaciones, a través de los cuales EXTRUSORA DE

ALUMINIO SAS puede postularse a la certificación BASC.

El Sistema de gestión en control y seguridad Basc, rige en la Ciudad de

Barranquilla, de acuerdo por la normatividad implementada para la aplicación y

mantenimiento de estándares de seguridad definidos por la organización mundial

de producción. Este manual está dirigido al gerente general, director de planta y

ingenieros de áreas y colaboradores que tienen relación directa e indirectamente

con el área de producción de la empresa extrusora de aluminio SAS.

CONTROL Y SEGURIDAD BASC Versión: 1

CONTROL DEL MANUAL

 Modificación de los procesos del área de operaciones

 Cambios en la estructura organizacional y/o modificación de las

funciones del personal que tiene responsabilidades dentro de las

funciones establecidas en el manual

 Anulación o incorporación de un documento o registro referenciado en

 Actualización de la normatividad aplicable.

 Toda actualización y revisión del presente Manual, debe ser presentada

ante la Junta de socios por el Encargado de Cumplimiento, para su

respectiva aprobación y posterior divulgación.

CONTROL Y SEGURIDAD BASC Versión: 1

ORGANIGRAMA EXTRUSORA DE ALUMINIO SAS

ESTRUCTURA DE PROCESOS EXTRUSORA DE ALUMINIO SAS

CONTROL Y SEGURIDAD BASC Versión: 1

ESQUEMA DEL ÁREA DE OPERACIONES EXTRUSORA DE ALUMINIO SAS

CONTROL Y SEGURIDAD BASC Versión: 1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN PARA IMPLEMENTAR

NORMA BASC EN LA EMPRESA

La certificación de la norma BASC es responsabilidad de la Gerencia General de

la compañía y su Representante Legal; para lo cual el Empleado de Cumplimiento

cumplimiento de los controles establecidos para la prevención de riesgos