Manual de Contabilidad - Instrumentos Contables

Instrumentos Contable
INSTRUMENTOS CONTABLES
ELABORADO POR: LIC. MARTÍN ERNESTO CORDERO ESPINOZA. MERCADOTECNISTA. DIRECCIÓN: JUZGADOS 2 1/2
CUADRAS AL NORTE. DIRIAMBA, CARAZO, NICARAGUA, AMÉRICA CENTRAL.
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RUC: 061270-0338
Cordero Espinoza Consultores
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Introducción.
I. Tabla de Contenido.
Parte 1. Conceptos Generales. ..............................................................................................................5
1.1. Concepto de Contabilidad. .....................................................................................................5
1.1.1. Relación entre la Actividad de la Empresa, la Contabilidad y la Toma de

Decisiones Empresariales. .............................................................................................................5
1.1.2. Características de la Contabilidad. ...............................................................................5
1.1.3. Funciones de la Contabilidad. .......................................................................................6
1.1.4. El Departamento de Contabilidad y el Contador. .....................................................7

Instrumentos Contables
Parte 2. Instructivo Contable................................................................................................................11
2.1. Estados Financieros (etimología). ......................................................................................11
2.1.1. Usos y Usuarios. .............................................................................................................11
2.1.2. Concepto de Estados Financieros. ............................................................................12
2.1.3. Clasificación. ....................................................................................................................12
2.1.4. Estudio de las Cuentas y sus Movimientos. ............................................................13
2.1.5. Terminología Técnica de las Cuentas. ......................................................................13
2.1.6. Apertura de Cuanta. ........................................................................................................14
2.1.7. Motivos de Cargos y Abonos. ......................................................................................14
2.1.8. Reglas para el Registro de Cuentas o Jornalizar. ..................................................16
2.2. Estado de Situación Financiera o Balance General.......................................................16
2.2.1. Concepto de Estado de Situación Financiera o Balance General. ....................16
2.2.2. Principales Grupos del Estado de Situación Financiera o Balance General. .17
2.3. Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados. .........................................41
2.3.1. Concepto de Estado de Pérdida y Ganancia o Estado de Resultados. ............42
2
2.3.2. Diferencias y Similitudes entre el Estado de Pérdida y Ganancias o Estado
de Resultado y el Balance General.............................................................................................42
2.3.3. Principales Grupos del Estado de Pérdida y Ganancia o Estado de

Resultados. .......................................................................................................................................43
Parte 3. Catálogo de Cuentas. .............................................................................................................49
3.1. Concepto de Catálogo de Cuentas. ....................................................................................49
3.2. Importancia del Catálogo de Cuentas. ..............................................................................49
3.3. Organización del Catálogo de Cuentas. ............................................................................49
3.3.1. Clasificación del Catálogo de Cuentas. ....................................................................50
3.4. Ejemplo de Catálogo de Cuentas........................................................................................50
3.4.1. Clasificación: (Numérico – Decimal) ..........................................................................50

Parte 4. Normativa Contable. ...............................................................................................................55
4.1 . Concepto de Control Interno Contable. ..........................................................................55
4.1.1. Efectivo ...................................................................................................................................56
4.1.2. Caja General. .........................................................................................................................57
4.1.3. Reembolsos de Caja Chica ................................................................................................57
4.1.4. Emisión de Cheques. ..........................................................................................................58
4.1.5. Conciliaciones Bancarias. .................................................................................................59
4.1.6. Cuentas por Cobrar. ............................................................................................................60
4.1.7. Inventarios. ............................................................................................................................61
4.1.8. Pasivos. ..................................................................................................................................64
4.1.9. Ingresos. .................................................................................................................................64
4.1.10. Gastos de Operación ........................................................................................................64
4.1.11. Elaboración de Estados Financieros. ...........................................................................65
4.1.11. Documentación de Respaldo..........................................................................................66
Parte 5. Manual de Formularios. .........................................................................................................67
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5.1. Formularios...............................................................................................................................67
5.1.1. Recibo Oficial de Caja ....................................................................................................68
5.1.2. Arqueo General de Caja.................................................................................................70
5.1.3. Comprobante de Pago. ..................................................................................................73
5.1.4. Factura de Contado ........................................................................................................76
5.1.5. Comprobante de Diario..................................................................................................79
5.1.6. Nómina de Pago. .............................................................................................................82
5.1.7. Recibo de Egresos ..........................................................................................................87
5.1.8. Constancia de Retención I.R. .......................................................................................89
Referencias Bibliográficas....................................................................................................................92
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Parte 1. Conceptos Generales.
1.1. Concepto de Contabilidad.
La contabilidad es una ciencia aplicada de carácter social y de naturaleza económica que
proporciona información financiera del ente1 económico para luego ser clasificadas,
presentadas e interpretadas con el propósito de ser empleados para controlar los recursos y
tomar medidas oportunas para evitar una situación deficitaria que ponga en peligro su
supervivencia; es decir, la contabilidad es el nombre genérico de todas las anotaciones,
cálculos y estados numéricos que se llevan a cabo en una empresa con el objeto de
proporcionar:
El Registro en forma clara y sistemática de todas las cuantas que se manejan en la

empresa, ya que esto constituye su funcionamiento o procedimiento básico el que debe
ser en alto grado exacto para evitar errores o pérdidas de tiempo.
La presentación en tiempo y forma de una imagen clara de la situación financiera de la
empresa que sea capaz de orientar las actuaciones de la gerencia del negocio en la
toma de decisiones.
El Establecimiento de un control absoluto sobre cada uno de los activos y obligaciones

del negocio a fin de justificar la correcta gestión de dichos recursos.
1.1.1. Relación entre la Actividad de la Empresa, la Contabilidad y la Toma de

Decisiones Empresariales.
La actividad de la e m pre s a origina

las ope racione s Adm inis trativas
Las de cis ione s de la ge re ncia Las ope racione s tie ne n un

de te rm inan la actividad de la re fle jo o s oporte docum e ntal
e m pre s a
El anális is de los datos contable s Los docum e ntos s on la bas e de

orie nta las de cis ione s las ins cripcione s o re gis tros
de la e m pre s a contable s
La contabilidad ofre ce re s úm e ne s
de la s ituación y re s ultados
1.1.2. Características de la Contabilidad.
Desde el punto de vista procedimental la contabilidad posee una serie de características que la
convierten en una ciencia o disciplina científica, más sin embargo, desde el punto de vista
teórico la contabilidad no puede ser considera como una ciencia exacta ya que dentro de su
1
Ente o entidad es la denominación atribuida a toda unidad económica organizada para llevar a cabo actividades
empresariales.
5
misma estructura posee cuentas de más presuntivas como las estimaciones para cuentas
incobrables, amortizaciones, depredaciones entre otras. Dentro de las características más
relevantes encontramos las siguientes:
La Contabilidad.
La Ciencia. Ø Sirve a la sociedad para satisfacer las necesidades.
Finalidad:
Ø El capital.
Objeto:
Ø Las empresas e instituciones.
Campo:
Ø La partida doble.
Método:
Ø Es histórica.
Evolución:
Ø Sistema de cuentas, presentación de balance general,
Técnicas:
estados de resultados, cuentas en forma T, entre otros.
Teoría:
Ø Tiene un conjunto de conceptos integrados en un sistema
lógico.
Leyes:
Ø Sus conocimientos tienden a generalizarse.
Conocimiento:
Ø Es sistemático y está en constante desarrollo.
Predicción:
Ø A través del presupuesto, punto de equilibro, costeo.
Objetiva:
Ø Analiza los hechos en la prueba de la razón.
1.1.3. Funciones de la Contabilidad.
La contabilidad se muestra en su actuación mediante distintas facetas de su trabajo – que

toman el nombre de funciones contables – o aspectos diferentes. Entre estas distintas funciones
la teoría ha destacado las siguientes:
1.1.3.1. Función histórica.
Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van apareciendo en la vida
de la empresa; por ejemplo: la anotación de todos los cobros y pagos que se van
realizando, por orden de fechas, etc.
1.1.3.2. Función estadística.
Es el reflejo de los hechos económicos, en cantidades que dan una visión real de la
forma como queda afectada por ellos la situación del negocio.
1.1.3.3. Función económica.
Estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto o generación del
servicio, estableciéndose de forma precisa los costos y gastos incurridos en cada
proceso a fin de determinar el precio de venta apropiado para conseguir una ganancia.
1.1.3.4. Función financiera.
Analiza la obtención de los recursos monetarios, para hacer frente a los compromisos de
la empresa; es decir:
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o Con qué dinero cuenta la empresa;
o Plazos de cobro de los clientes;
o Compromiso de pago con los acreedores; etc.
1.1.3.5. Función fiscal.
Determina cómo le afectan las disposiciones fiscales a la empresa, mediante las cuales
se fija la contribución a las cargas públicas. Es decir, conocer todos los impuestos.
1.1.3.6. Función legal.
Responde al marco legal establecido en las leyes de naturaleza comercial del país y
otras que puedan afectar a las empresas para que la contabilidad refleje de manera
legal el contenido jurídico de sus actividades, Todo de conformidad a lo establecido en
los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA) y las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas (NIA’S).
 Instituto Nicaragüense de Seguridad Social. (INSS).

 Instituto Nacional Tecnológico. (INATEC).

 Dirección General de Ingresos. (DGI).
 Policía Nacional. (PN)
 Ministerio de Salud. (MINSA).
 Ministerio de Gobernación. (MINGOB).
 Instituto de Turismo. (INTUR).
 Ministerio del Trabajo. (MITRAB).
 Alcaldía Municipal.
 Catastro Municipal, etc.
1.1.4. El Departamento de Contabilidad y el Contador.
El departamento de Contabilidad es el sitio donde se concentran todas las operaciones

realizadas en los distintos departamentos de la empresa; su función principal consiste en
registrar en el Mayor todas las operaciones practicadas.
El Contador es la persona encargada en la empresa del departamento de contabilidad; llevan

las anotaciones, los registros, libros y demás medios necesarios para reflejar la situación
económica de la empresa y permitir su conocimiento y estudio.
La teneduría de libros implica la ejecución material de los trabajos contables; es decir, la

realización en forma clara, exacta y con presentación cuidada del registro contable, aplicando
los métodos y reglas convenientes – obligatorias y legales – para este registro.
Dentro del departamento de contabilidad pueden establecerse distintas categorías, cargos o

puestos de trabajo.
o Jefe o director contable.

o Contable mayor.
o Contable.
o Auxiliar contable.
o Asesor contable, etc.
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1.1.4.1. Condiciones de la Contabilidad en la Empresa.
Las condiciones que debe de reunir la contabilidad en una empresa para que sea un
instrumento eficaz de análisis de la actividad desarrollada, de información para la toma de
decisiones y de justificación de la rectitud con que se ha administrado son las siguientes:
a. La contabilidad en sus cuentas, libros y anotaciones ha de recoger y reflejar las

variaciones patrimoniales de la empresa y las relaciones capaces de producirlas.
 Desde el proceso de constitución de una empresa, las aportaciones

provenientes de los accionistas y/o propietario de la empresa según sea el
caso, deberán de relacionar todo lo que aportan a la misma y, a continuación,
las modificaciones que se van produciendo a lo largo del tiempo.
b. Debe reflejar las previsiones administrativas y controlarlas.
 Se establecerán planes y proyectos los cuales deberán ser presentados

siempre por escrito para facilitar el análisis comparativo entre lo previsto y lo
realmente ocurrido o consumido al final de cada período.
c. Debe producir la especialización de períodos de tiempo, para señalar sucesivas

situaciones de la empresa.
 De tiempo en tiempo, por lo menos una vez al año, se elaborará un balance para
conocer su nueva situación y determinar si la empresa ha generado utilidades o
pérdidas.
d. Las sucesivas situaciones de la empresa han de presentarse de forma continuada, sin

retrasos, a medida que las operaciones se realicen.
 Se registrarán las operaciones que intervienen de un modo claro y metódico
e. Debe de utilizarse una unidad estable de medida de valor.
 El registro de las operaciones se hará indicando el número de unidades

monetarias (u.m) de cada operación.
f. Ha de responder a la verdad de los hechos administrativos2 y a la exactitud de las

valoraciones asignadas a los mismos.
 Para conocer la verdadera situación económica de la empresa, se tendrá que

ser exacto al relacionar los hechos.
g. No debe enmendarse nunca, todo lo escrito debe permanecer sin alteraciones.
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Como resultado de la actividad del elemento personal sobre los bienes económicos, aparecen los hechos
administrativos que son las operaciones de índole económica que afectan la actividad de la empresa. Pueden ser
de orden interno, cuando se producen en el interior de la empresa o de orden externo (llamados también relaciones
externas), cuando se producen entre la empresa con otras empresas.
Hecho interno. Ejemplo: el pase de materia prima desde el almacén al departamento de producción para su
transformación en producto terminado.
Hecho externo. Ejemplo: la compra de materia prima para la elaboración de los productos.
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 La presentación de los datos deberá hacerse con pulcritud de forma que sean
claros al momento de mostrar la información en ellos contenida. En caso de
equivocaciones en el proceso, no se tachará o borrará el error, sino más bien
se deberá explicar en qué consiste lo que está mal.
h. Debe estar asegurada de las correspondientes garantías legales.
 En caso de conflictos o querellas judiciales, deberá de garantizarse que la

información presentada cumpla con las disposiciones legales requeridas.
i. Los métodos utilizados han de responder a un correcto sistema técnico adaptado a las
necesidades de la empresa.
 Se relacionarán los hechos siguiendo las reglas concretas que afectan cada
proceso, las cuales constituirán el sistema técnico adecuado a la naturaleza de
la actividad de la empresa.
j. Toda anotación contable ha de tener una justificación lógica, jurídica y matemática en

una operación administrativa demostrable documentalmente.
 Se tendrá el cuidado de que todo lo que ha quedado descrito pueda

comprenderse y sobre todo ser justificado a fin de evitar cualquier tipo de
suspicacia respecto a la información.
1.1.4.2. Principios3 Generalmente Aceptados de la Contabilidad.
Son pautas a seguir en la valuación, registro y exposición de los distintos hechos económicos
relacionados con la empresa en marcha. Se les denomina principios generalmente aceptados
porque está implícita su aceptación general por el profesional contable.
1.1.4.3. Principio de la Entidad Contable o Sociedad Mercantil.
Toda empresa o entidad mercantil, indistintamente a su forma de organización, presta un

servicio económico4 mediante el cual trata de conseguir un beneficio que remunere lo
consumido para prestar dicho servicio, los esfuerzos personales realizados y al riesgo que
asume la empresa. Como entidad, posee sus propios activos, pasivos, ingresos y gastos que
deben ser contabilizados como tales; es decir, la preparación de los informes contables deberán
ser preparados de forma separada y diferenciada a la de los propietarios, accionistas o
cualquier otra figura relacionada a la propiedad del negocio.
1.1.4.4. Principio del Período Contable.
La vida económica de toda entidad deberá dividirse en períodos convencionales para conocer
los resultados de operación y su situación para cada período, independiente de la continuidad
del negocio. Implica dividir las actividades económicas de la empresa en períodos tales como;
3
Base, origen razón fundamental sobre la cual se procede discurriendo en cualquier materia. Cada una de las
primeras proposiciones o verdades fundamentales por donde se empiezan a estudiar las ciencias y las artes.
4
Se dice que las empresas prestan un servicio económico porque mediante su actuación ofrece a los consumidores
y a otras empresas lo que éstas pueden necesitar. Este servicio económico puede estar representado por la oferta de
productos, de cualquier índole que sean, o por la oferta de lo que son propiamente servicios.
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un mes, un trimestre, un semestre o, un año. Durante el transcurso de cada período,
información como la de los ingresos percibidos, deberá estar en correspondencia a la de los
gastos generados, necesarios para la obtención de los ingresos registrados del mismo período.
1.1.4.5. Principio del Negocio en Marcha.
Toda entidad económica se considera en marcha cuando tiene continuidad; es decir, que
siegue operando. Supone el éxito que se mide por la diferencia entre el valor de lo que se
vende o del servicios que se presta y el costo de los recursos que se usan para obtener esos
ingresos, sustentando en parte el uso del sistema contable basado en los costos históricos de
operación.
1.1.4.6. Principio de Dualidad Económica.
Sugiere que cada recurso del cual dispone la entidad fue generado por terceros quienes poseen
derechos e intereses sobre los bienes de la misma entidad. A la vez, los recursos constituyen
una especificación de los derechos que sobre ellos existen; es decir, implica que toda
transacción de la entidad debe ser registrada mostrando el efecto sobre los recursos propiedad
del negocio (activos) y las obligaciones y derechos de terceros sobre los mismos (pasivos y
capital).
1.1.4.7. Principio de la Consistencia.
Establece que los principios y cálculos sobre los cuales se obtuvo información contable
permanezcan en el tiempo para facilitar su comparabilidad. Asimismo, establece que cuando
exista algún cambio, se justifique y se anote el efecto que produce en las cifras contables.
1.1.4.8. Principio de Realización.
Toda entidad económica realiza o celebra una serie de operaciones o transacciones de forma
común, siendo propio de la contabilidad la cuantificación o asignación de valores expresados en
unidades monetarias.
Las operaciones y los eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se consideran

realizados cuando:
1. Se han realizado transacciones con otros entes económicos.
2. Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de
sus fuentes.
3. Cuando han ocurridos eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones
de ésta y cuyo efecto puede cuantificarse en términos monetarios.
1.1.4.9. Principio del Costo o Valor Histórico Original.
Se establece que los bienes y derechos deben valuarse a su costo de adquisición o fabricación
sobre la base de dos aspectos fundamentales:
1. El dinero es el denominador común de todas las actividades económicas, pues ningún otro
elemento es tan sencillo, adaptable y universal.
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2. Las fluctuaciones en el valor de la moneda pueden ser razonablemente ignoradas, sin que este
hecho ocasione una disparidad significativa o de importancia en los estados financieros.
Parte 2. Instructivo Contable.

2.1. Estados Financieros (etimología).
En su origen etimológico la palabra Estado se deriva del latín “status” que indica “situación en
que se encuentra una persona o cosa, y especialmente cada uno de los sucesivos modos de
ser de una persona o cosa sujeta a cambios, que influyen en su condición”.
Por lo que se refiere al vocablo Finanzas, viene del latín “finis”, que significa “el término o
cumplimiento de una obligación de dar dinero”.
2.1.1. Usos y Usuarios.
Hace tiempo se consideraba que los estados financieros se debían formular casi
exclusivamente para fines y conocimientos del contador de la empresa, ya que estos le

permitirían conocer si las cuentas del libro mayor habían sido operadas correctamente. De ahí
que se estimaran como mera formalidad para cerrar los libros de Contabilidad. Esta
consideración ha evolucionado en su totalidad y actualmente los estados financieros se
preparan con fines eminentemente informativos. La importancia de ellos radica precisamente en
la totalidad que pueden brindar como medio de información oportuna, fehaciente y accesible a
ejecutivos y accionistas, ya que con base en ellos podrán conocer resultados, tomar decisiones,
elaborar planes y proyectos, elegir alternativas, entre otras consideraciones desde el punto de
vista del ejercicio económico o de gestión empresarial.
La información contenida en los estados financieros, básicamente interesa a dos grupos, los
que tienen intereses directos en la empresa y aquellos cuya relación es limitada. Basándose en
esta consideración es posible enmarcarlos en la siguiente división:
a. Interés Directo Sobre la Empresa.
Dueño o Accionistas.
 La redituabilidad o productividad en su inversión.

 Cómo se ha administrado su inversión.
 Si con la inversión actual se pueden desarrollar los planes previstos.
 Cuanto se tiene y cuánto debe la empresa.
 Los resultados obtenidos en el periodo.

Los Ejecutivos y Funcionarios.
 Si su política administrativa, de producción, ventas, etc. ha sido congruente

con los objetivos estratégicos y de operación de la empresa.
 Si sus planes y presupuestos fueron desarrollados de acuerdo a lo previsto
para el periodo.
 Detectar fallas en la estructura financiera de la empresa.
 Toma de decisiones y elección de alternativas.
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Trabajadores y Empleados.
 Les interesará conocer los resultados de la empresa, a fin de participar en las

utilidades que ésta reparta y a la que por ley tienen derecho y asimismo, poder
presentar dentro del término legal, las objeciones u observaciones que
consideren convenientes.
b. Interés Indirecto.
Proveedores y Acreedores en General.
 Como información base para el otorgamiento, aumento o suspensión de líneas

de crédito, ampliación o reducción de plazos, etc.
Inversionistas.
 Proporcionan elementos de juicio que permiten considerar la conveniencia de

invertir en una empresa. Si tales Estados Financieros se encuentran
dictaminados por Contador Público, su utilidad y confiabilidad será mayor.
Banca.
 Mediante su estudio y análisis podrá otorgar: créditos, financiamientos, líneas

de descuento, etc.
Dependencias Gubernamentales.
 Para vigilar que el pago de los impuestos haya sido correcto. Para fines
estadísticos.
Debido a que la misión de los estados financieros es eminentemente informativa, es

recomendable que en su estructura se emplee una terminología accesible a las personas a que
están dirigidos, abandonando hasta donde sea posible el uso de tecnicismos teóricos que
pueden propiciar confusiones en sus lectores.
No hay que olvidar que la información que se proporcione en los estados financieros debe
planearse de tal manera que sea accesible y útil a los usos o propósitos de la persona a la que
sea destinada.
2.1.2. Concepto de Estados Financieros.
Los Estados Financieros son los documentos primordialmente numéricos elaborados de forma
generalmente periódica, con base en los datos obtenidos de los registros contables y que
reflejan la situación o el resultado financiero a que se ha llegado en la realización de las
actividades por un periodo o a una fecha determinada.
2.1.3. Clasificación.
Desde el punto de vista de su clasificación los estados financieros como documentos de

información económica se encuentran en un considerable número y clase que pueden ser
formulados bajo tal enunciado, todo depende del tipo de empresa que se trate.
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Para efecto del presente documento se hará énfasis en los dos estados financieros principales
o básicos5, a saber:
1. Estado de Situación Financiera o Balance General

2. Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultado.
2.1.4. Estudio de las Cuentas y sus Movimientos.
Toda cuenta en los diferentes Estados Financieros representa los elementos patrimoniales de la
empresa los cuales de conformidad a su naturaleza son agrupados por clase, expresando los
aumentos y disminuciones de valor que experimentan en un período determinado.
En forma gráfica se representan como un estado dividido en dos partes denominadas debe y
haber, con un título adecuado a la especie o clase de valores cuya situación y movimientos
registra y expresa.
Nombre de la Cuenta
Debe Haber
2.1.5. Terminología Técnica de las Cuentas.
a. Titular una Cuenta: Es determinar el contenido preciso de la clase de valores y

movimientos patrimoniales que en ella se van a representar. Cada cuenta sólo ha de
contener los hechos que afecten a la clase de valores calificada por su título.
b. Asiento: Cada una de las anotaciones, registradas cronológicamente, reflejando el

concepto de la operación y su valoración.
c. Cargar, Adeudar, Debitar: Es anotar un apunte en el Debe de una cuenta.
d. Abonar, Acreditar, Descargar: Es anotar un apunte en el Haber de una cuenta.
e. Apertura de una Cuenta: Tiene lugar cuando en un estado se anota en la cabecera el

nombre del elemento cuya representación y modificaciones se va a acometer y se
inscribe la primera partida.
f. Saldo, Saldar una Cuenta: Saldo es la diferencia entre la suma del Debe y la suma del
Haber. Si el debe es mayor, el saldo se denomina Deudor. Si el Haber es superior el
saldo se denomina Acreedor. Saldar una cuenta es determinar la cuantía y signo de la
diferencia entre las sumas del Debe y el Haber.
g. Cerrar una Cuenta: Una vez obtenido el saldo, es llevar este saldo al lado del (Debe o
Haber) donde haya sido menor la suma, sumándoselo y obteniendo de esta manera una
igualdad de sumas de Debe y Haber, que sirve de comprobación aritmética.
5
Son aquellos que por la abundancia de cifras informativas e importancia de las mismas, permiten al lector una
apreciación global de la Situación Financiera y Productividad de la empresa que los originó.
13
h. Reabrir una Cuenta: Supone la apertura de una cuenta con el mismo título de otra que
le sirve de antecedente y que ha sido cerrada. Se toma como primera partida de la
cuenta que se abre nuevamente el saldo final resultante de la cerrada.
2.1.6. Apertura de Cuanta.
Mediante la contabilidad intentaremos ir conociendo todas las modificaciones que se producen

a partir de dicha situación inicial o de inventario. Para ello, lo primero a hacer es abrir lo que, en
términos contables se denomina cuenta, para cada elemento del patrimonio inicial.
 Los valores iniciales de las cuantas del Activo se anotarán en el Debe.

 Los importes iniciales de las cuantas del Pasivo y del Neto o Capital los anotaremos en
el Haber.
De esta forma, se consigue cumplir desde el primer momento con la regla contable de que la
suma de saldos deudores es igual a la suma de los saldos acreedores. Es decir, que por regla
general tendremos lo siguiente:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Y además,
SUMA DE PARTIDA DEL DEBE = SUMA DE

PARTIDA DEL HABER
A partir de la situación inicial se irán anotando todas las variaciones que se produzcan en las
cuentas, como consecuencia de las operaciones que vaya realizando la empresa en el
desarrollo de sus actividades o hechos económicos. Se deberá tener en cuenta que:
 Dos cantidades colocadas en un mismo lado de la cuenta se suman.

 Dos o varias cantidades anotadas una a cada lado de la cuenta se restan.
 La diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber es al Saldo.
 El saldo será Deudor cuando la suma del Debe sea mayor que la suma del Haber.
 El saldo será Acreedor cuando la suma del Haber sea mayor que la suma del Debe.
2.1.7. Motivos de Cargos y Abonos.
Cuando se escribe una cantidad en él Debe se produce un Cargo. Si la cantidad se escribe en

el Haber se produce un Abono.
Nombre de la Cuenta
Debe Haber
Cargar Abonar
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Existen otros términos que en suma significan lo miso en contabilidad tales como:
Nombre de la Cuenta
Debe Haber
Cargar Abonar
Debito Crédito
Debitar Acreditar
2.1.7.1. Activo.
 Si aumenta una cuenta de Activo, hay que hacer un Cargo a esta cuanta.
Nombre de la Cuenta
Cargar
 Si disminuye una cuenta de Activo, hay que hacer un Abono a esta cuenta.
Nombre de la Cuenta
Abonar
2.1.7.2. Pasivo.
 Si aumenta una cuanta de Pasivo, hay que hacer un Abono a esta cuenta.
Nombre de la Cuenta
Abonar
 Si disminuye una cuenta de Pasivo, hay que hacer un Cargo a esta cuenta.
Nombre de la Cuenta
Cargar
2.1.7.3. Neto o Capital.
 Si aumenta una cuenta del Neto o Capital, hay que hacer un Abono a esta cuenta.
Nombre de la Cuenta
Abonar
 Si disminuye una cuenta del Neto o Capital, hay que hacer un Cargo a esta cuenta.
Nombre de la Cuenta
Cargar
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2.1.7.4. Gastos.
Toda cuanta de Gasto inicia con un cargo, es decir; aumenta Cargándose.
Nombre de la Cuenta
Cargar
Si disminuye una cuanta de Gasto, hay que hacer un Abono a esta cuanta.
Nombre de la Cuenta
Abonar
Su saldo será siempre Deudor.
2.1.7.5. Ingresos.
Toda cuanta de Ingreso inicia con un Abono, es decir; aumenta Abonándose.

Nombre de la Cuenta
Abonar
Si disminuye una cuanta de Ingreso, hay que hacer un cargo a esta cuenta.
Su saldo será siempre Acreedor.
2.1.8. Reglas para el Registro de Cuentas o Jornalizar.
Tipo de Cuenta Saldo Normal Aumenta con: Disminuye con:

Activo Deudor Cargo Crédito
Pasivo Acreedor Abono Débito
Neto o Capital Acreedor Abono Débito
Gastos Deudor Cargo Crédito
Ingresos Acreedor Abono Débito
2.2. Estado de Situación Financiera o Balance General.

El Estado de Situación Financiera, también conocido como Balance General, presenta en el
mismo reporte la información necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y de
financiamiento. Dicho estado incluye en el mismo informe ambos aspectos ya que parte de la
idea de que los recursos con que cuenta el negocio (activos) deben de estar en
correspondencia directa con las fuentes necesarias para su adquisición (pasivos).
2.2.1. Concepto de Estado de Situación Financiera o Balance General.
El Estado de Situación Financiera o Balance General, es un estado financiero que muestra el

monto del activo, pasivo y capital en una fecha específica, en otras palabras, dicho estado
financiero muestra los recursos que posee la empresa (activo), lo que debe (pasivo) y el capital
aportado por los dueños.
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2.2.2. Principales Grupos del Estado de Situación Financiera o Balance
General.
El Balance está formado por tres grupos principales, a saber:
1. Activo.
2. Pasivo.
3. Capital.
En lo sucesivo se hará relación a las principales cuentas de cada grupo haciéndose la

observación que la cantidad registrada en el Balance General de cada empresa dependerá de
la actividad económica a la que se dedique, su tamaño, bienes o servicios que ofrece a su
mercado y el sistema de análisis contable realizados.
2.2.2.1. Concepto de Activo.
Es el conjunto de bienes o inversiones que son propiedad del negocio y que fueron adquiridos a
un precio determinado.
2.2.2.2. Clasificación del Activo.
El activo dependiendo a su grado de disponibilidad6 se divide principalmente en dos grupos, a

saber:
a. Activo Circulante.
b. Activo no Circulante.
Otras formas de clasificación con mayor nivel de detalle agrupan las cuentas del activo en
cinco grupos, entre estos los siguientes:
a. Circulante.
b. Inversiones a largo plazo.
c. Fijo.
d. Cargos diferidos o activos diferidos.
e. Otros activos.
2.2.2.3. Activo Circulante.
Se usa con el objeto de indicar el efectivo y otros activos o recursos identificados que se
convertirán en efectivo, o que son vendidos o consumidos durante el ciclo normal del negocio.
Por lo tanto el término Clase (Activo); Grupo (Circulante Disponible).
Algunas de las cuentas más importantes incluyen:
a. Caja.
b. Inversiones Temporales.
c. Banco.
d. Clientes o Cuentas por Cobrar.
6
El grado de disponibilidad se refiere a la mayor o menor facilidad que tenga el bien o inversión de convertirse en
efectivo.
17
e. Estimaciones de Cobro Dudoso o Cuentas Incobrables de Clientes.
f. Documentos por Cobrar.
g. Deudores Diversos.
h. Inventario.
i. Anticipo a Proveedores y/o a Justificar.
j. Gastos Pagados por Anticipado.
k. Impuesto al Valor Agregado (IVA) Acreditable.
l. Anticipo de Impuesto.
m. Inversiones a Largo Plazo.
Clasificación del Activo Circulante.
Caja.
Fondo Fijo de Caja.
Inversiones Temporales.
Banco.
Clientes o Cuentas por Cobrar.
Estimaciones de Cobro Dudoso
o Cuentas Incobrables de Clientes.

Activo
Documentos por Cobrar.
Circulante
Deudores Diversos.
Inventario.
Anticipo a Proveedores y/o a Justificar.
Gastos Pagados por Anticipado.
Impuesto al Valor Agregado (IVA) Acreditable.
Anticipo de Impuesto.
Inversiones a Largo Plazo.
2.2.2.3.1. Cuenta: Caja.
Es una cuenta del activo y representa el dinero en efectivo o fondos inmediatamente disponibles
sin restricciones para su desembolso como parte y propiedad de la empresa. Se considera
como efectivo:
a. Los billetes de los bancos.

b. Monedas.
c. Cheques.
d. Giros bancarios.
e. Moneda extranjera.
f. Metales preciosos y,
g. Amonedados.
Cargo
Aumenta cuando se recibe el dinero ya sea de banco u otros medios.
Por los importes recibidos del responsable de caja y que le son entregados en
concepto de pagos o abonos a la empresa, pudiendo ser recibidos en dinero en
efectivo o a través de cheques.
18
Abono
Disminuye cuando se paga en efectivo.
Por el importa de los y efectivo que sale de caja para ser depositados en las diversas
instituciones bancarias.
Del valor de los faltantes en efectivo.
Del valor de su saldo, para saldarla.
Saldo
Su saldo es deudor y expresa el valor de la existencia en efectivo.
2.2.2.3.2. Cuenta: Fondo Fijo de Caja.
La cuenta fondo fijo de caja, representa el dinero en efectivo disponible para cubrir gastos
menores en los que pueda incurrir la empresa.
Cargo.
Por los importes que integrarán el fondo fijo establecido.
Por los incrementos autorizados del fondo fijo.
Reposiciones o reembolsos del fondo fijo. (Previa entrega de la documentación
debidamente autorizada).
Abono.
Por la disminución del fondo fijo de caja.
Cancelación del fondo fijo de caja.
Pagos efectuados por el responsable de la caja en concepto de compras, servicios
diversos y facturas no mayores al monto establecido en la normativa contable de la
empresa que requieran ser pagados de contado.
Importes diversos en calidad de gastos a comprobar o justificar, los cuales son
entregados a empleados o funcionarios de la empresa para efectuar comprar
menores de bienes o servicios varios.
Del importe de los faltantes que resulte de la práctica de arqueo sorpresivos de caja.
(Generalmente dichos importes son cargados a la cuenta personal del responsable
de caja)
Saldo.
Su saldo es deudor y expresa el valor de las existencias de dinero efectivo disponible
para gastos menores de la empresa.
2.2.2.3.3. Cuenta: Inversiones Temporales.
Están representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversión,
convertible en efectivo en el corto plazo. Tienen por objeto, normalmente, obtener un
rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean utilizados por la entidad.
Los valores negociables son aquellos que se cotizan en bolsa de valores o son operados por
medio del sistema bancario.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor que representa el valor nominal de las inversiones en
valores negociables a su valor neto de realización.
Del importe del valor nominal de las adquisiciones de inversiones temporales a precio
de costo.
19
Abono.
Por la venta de inversiones temporales a precio de costo.
Por el importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor de las inversiones temporales en valores
negociables o su valor neto de realización, el cual representa el valor de cotización en
el mercado o el precio de venta de la inversión menos los gastos que se incurran en
7
su enajenación.
2.2.2.3.4. Cuenta: Banco.
Representa el valor de los depósitos a favor del negocio realizados en las distintas cuentas
bancarias que tiene la organización.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del efectivo
propiedad de la entidad depositados en instituciones financieras (bancos).
Del importe del valor nominal del efectivo depositados en cuenta de cheques.
Del importe o valor nominal de los intereses ganados y depositados en cuenta de
cheques. Según avisos del abono del banco.
Abono.
Del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la empresa.
Del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones, entre otros,
que el banco cobra por servicios y cargos en cuenta de cheques, según avisos del
cargo al abono.
Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad
depositada en instituciones financieras
2.2.2.3.5. Cuenta: Clientes o Cuentas por Cobrar.
Son personas (Naturales o Jurídicas) que deben al negocio por haberles vendido un bien o un
servicio al crédito y a quienes no se les exige documentos firmados como garantía.
Representa el importe de las ventas de bienes o servicios hechas a crédito que el negocio tiene
derecho a cobrar.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a
sus clientes el pago por la venta de mercancías y la prestación de servicios a crédito.
Del importe originalmente pactado con los clientes por la venta de mercancías y la
prestación de servicios a crédito.
Del importe de los intereses normales y moratorios
7
Transmisión a otro persona del derecho sobre un bien.
20
Abono.
Del importe de los pagos parciales o totales que a cuento o en liquidación de su
adeudo efectúen los clientes.
Del importe de las devoluciones de mercancías.
Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre venta concedidas a los clientes.
Del importe de los descuentos sobre venta concedidos a los clientes.
Del importe de las cuentas que se consideran totalmente incobrables.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el importe de ventas de mercancías y la prestación
de servicios a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir,
representa un beneficio a futuro fundadamente esperado.
2.2.2.3.6. Cuenta: Estimaciones de Cobro Dudoso o Cuentas Incobrables de Clientes.
Dicha cuenta representa la falta de pago de clientes los que, por diversos motivos, incumplen
sus obligaciones crediticias con la empresa. Esto da origen a las cuentas incobrables las cueles
deben de ser restadas de la cuenta Clientes o Cuentas por Cobrar para obtener un valor neto.
Cargo.
Del importe de las disminuciones efectuadas a la estimación como resultado de los
estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes con abono a los resultados del
ejercicio.
Del importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables con abono a la
cuenta de clientes
Abono.
Del importe de su saldo acreedor el cual representa la cantidad que razonablemente
se espera no paguen los clientes, es decir que es de cobro dudoso.
Del importe de los aumentos que se efectúen a la estimación, como resultado de los
estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes, con cargo a los resultados del
ejercicio.
Del importe de la estimación del ejercicio y de los aumentos que se efectúen a la
estimación.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa la cantidad que razonablemente no se recupera en
efectivo de las ventas de bienes o la prestación de servicios a crédito.
2.2.2.3.7. Cuenta: Documentos por Cobrar.
Representa el importe de las letras de cambio, pagarés entre otros documentos que tiene la
empresa el derecho de cobrar. Es decir, son títulos de crédito a favor del negocio.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir de
los suscriptores de títulos de crédito a favor de la entidad el pago de los mismos,
derivados de la venta a crédito de conceptos distintos de las mercancías o a la
prestación de servicios.
Del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagares) expedidos a
favor de la empresa.
Por el valor nominal de los documentos endosados a favor de la empresa.
21
Abono.
Del importe del valor nominal de los documentos cobrados, endosados o cancelados
por la entidad
Del importe del valor nominal de los documentos que se consideren totalmente
incobrables.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el importe de los títulos exigibles de cobro a
terceros y a favor de la entidad, sean estos por la venta de bienes o servicios
distintos a los propios del giro comercial de la empresa, representando un beneficio a
futuro fundadamente esperado.
2.2.2.3.8. Cuenta: Deudores Diversos.
Representa el importe de las personas que deben al negocio por un concepto distinto a la venta
de bienes o prestación de servicios.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor que representa el derecho de la entidad a exigir a los
deudores el pago, derivado de la venta a crédito, de conceptos distintos a las
mercancías o la prestación de servicios a crédito.
Del importe originalmente pactado con los deudores.
Del importe de los préstamos concedidos.
Del importe de otros conceptos de naturaleza análoga.
Del importe de los intereses normales y moratorios cargados a sus cuentas.
Del importe de los interese moratorios.
Abono.
Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o liquidación efectivo de los
deudores.
Del importe de las devoluciones sobre ventas a crédito sin garantía documental de
conceptos distintos a mercancías.
Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre ventas a crédito sin garantía
documental.
Del importe de los descuentos sobre ventas a crédito sin garantía documental.
Del importe de las cuentas que se consideran realmente incobrables.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de las
ventas de crédito de conceptos distintos a las mercancías y la prestación de
servicios, sin garantía documental.
2.2.2.3.9. Cuenta: Inventario.
El rubro de inventario lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o proceso
de transformación para su posterior venta. Entre estos podemos mencionar:
 Inventario de materia prima.

 Inventario de producto en proceso.
22
 Inventario de productos terminados y otros materiales que se utilizan para el empaque,
envases y piezas para las refracciones de maquinaria y equipo de producción.
 Inventario de mercancía.
Es todo aquel inventario que se hace objeto de compra y venta.
 Mercancía en tránsito.
Son artículos o mercancías que se compran libres a bordo proveedor y deben de registrarse en
una cuenta de tránsito para su control e información. Los gastos de compra y traslado son
acumulables a los costos de la mercancía en tránsito.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor, representa el costo de ventas de las mercancías
propiedad de la entidad que fueron adquiridas fuera de la plaza, las cuales viajan por
cuenta y riesgo de la entidad.
Del importe del precio de costo de las compras de mercancías adquiridas fuera de la
plaza, libre a bordo de proveedor.
Del importe de las primas de seguros contratados contra riesgo de accidentes.

Del importe de los fletes y acarreos.
En general del importe de todos los costos y gastos sobre compra
Del importe de las devoluciones de mercancías vendidas.
Abono.
Del importe de las transferencias a las cuentas de compras o almacén, al tener
conocimiento de que las mercancías llegaron a la bodega de la empresa.
Del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la cancelación o
devolución de pedidos
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías propiedad de la
entidad, las cuales fueron adquiridas fuera de la plaza.
2.2.2.3.10. Cuenta: Anticipo a Proveedores y/o a Justificar.
El rubro de anticipo a proveedores lo constituyen los adelantos realizados a empresas

proveedoras de bienes o servicios que requieren o exigen anticipos a cuenta de los pedidos.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el importe de los anticipos
efectuados a los proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios
Del importe de los nuevos anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras
compras de mercancías o servicios
Abono.
Del importe de las amortizaciones del anticipo al momento de efectuar la liquidación
en pago de estas mercancías o servicios
Del importe de la devolución del anticipo por no haberse recibido la mercancía o el
servicio
Del importe de su saldo para saldarla
23
Saldo.
Su saldo es deudor y representa los anticipos efectuados a proveedores a cuenta de
futuras compras de mercancías o servicios
2.2.2.3.11. Cuenta: Gastos Pagados por Anticipado.
El rubro gastos pagados por anticipado representan las erogaciones o gastos efectuados por
servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del
negocio y cuyo propósito no es el de venderlos ni utilizarlos en procesos productivos o
Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de los pagos
mensuales, trimestrales, semestrales, etcétera, efectuados por anticipado, es decir
pendientes de devengarse; por lo cual se obtiene el derecho de usar locales, edificios
y terrenos
Del importe del precio de costo de las rentas pagadas por anticipado
Abono.
Del importe de la parte que de dichas rentas pagadas por anticipado se hayan
devengado
Del importe de su saldo paro saldarla Saldo
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las rentas pagadas por
anticipado.
Saldo.
Su saldo deudor y representa el importe de las erogaciones o gastos realizados por la
empresa de forma anticipada ante terceros.
2.2.2.3.12. Cuenta: Impuesto al Valor Agregado (IVA) Acreditable.
Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones del impuesto al valor agregado que la
empresa paga en la adquisición de mercancías, bienes o servicios, por el cual obtiene el
derecho de acreditarlo contra el impuesto al valor agregado cobrado a sus clientes en la venta
de mercancías o prestación de servicios.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor que representa el IVA acreditable al inicio del
ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar o recuperar del fisco
Del importe del impuesto trasladado por el proveedor o el prestador de servicios en la
adquisición de mercancías, bienes o servicios.
Abono.
Del importe del impuesto trasladado que se cancelo por una devolución, rebaja o
descuento sobre una compra de mercancías adquiridas, o por la cancelación de un
servicio
Del importe de su saldo trasladado a la cuenta de impuestos y derechos retenidos por
enterar al final de cada mes
Del importe de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas por el fisco.
Del importe de su saldo para saldarla, traspasada a la cuenta de impuestos y
derechos retenidos por enterar.
Saldo.
24
Su saldo es deudor y represento el importe del derecho que tiene la entidad de
acreditar el impuesto a su cargo pagado contra el impuesto retenido o solicitar lo
compensación del mismo
2.2.2.3.13. Cuenta: Anticipo de Impuesto.
Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor de la empresa, por

concepto de anticipos de impuestos y los originados en liquidaciones de declaraciones
tributarias, contribuciones y tasas para ser solicitados en devolución o compensación con
liquidaciones futuras.
Cargo.
Por los valores pagados;
Por las retenciones en la fuente practicadas al ente económico por los diferentes
conceptos establecidos en la ley.
Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas al momento de
pago o abono en cuenta en la enajenación de bienes corporales, muebles o servicios
gravados.
Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y comercio, al
momento del pago o abono en cuenta, en la enajenación de bienes o servicios.
Por el valor del traslado de la cuenta 2408 -impuesto sobre las ventas por pagar-, en
caso de presentarse saldos a favor.
Abono.
Por la aplicación del impuesto o contribución del período gravable al cual
corresponda.
Por el valor de las sumas obtenidas como devolución.
Por el valor causado por el concepto de retenciones sobre los impuestos a las ventas
y de industria, comercio y avisos, correspondiente a las devoluciones y/o anulaciones
de operaciones a través de las cuales se enajenaron bienes corporales muebles o se
prestaron servicios gravados.
Saldo.
Su saldo es deudor y registra los cargos a favor de la empresa por concepto de
anticipo de impuestos, tasas y contribuciones especiales provenientes de entidades
gubernamentales.
2.2.2.3.14. Cuenta: Inversiones a Largo Plazo.
Representan los derechos o la tenencia de algún activo o la participación en la propiedad de

otras empresas con el objeto de ejercer control sobre dicha empresa o garantizarse un ingreso
permanente.
Cargo.
Por los importes de las inversiones financieras efectuadas:
Por la entrega del derecho de propiedad (Permuta de activos).
Por la entrega del derecho de propiedad de un activo fijo tangible en usufructo y se le
reconoce por un valor superior. O sea cuando se tiene una revalorización de los
mismos.
Por la entrega del derecho de propiedad de un activo fijo tangible en usufructo y se le
reconoce por un valor de mercado inferior. O sea están sobrevalorados en los libros
según el mercado.
25
Por la entrega de los activos fijos tangibles en usufructo, cuando se reconoce el valor
que tiene en libro. Utilizando cuentas memorándum.
Por la entrega de los activos fijos tangibles en usufructo, cuando se reconoce el valor
que tiene en libro. Utilizando cuentas reguladoras.
Abono.
Por la liquidación de éstas.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor de las inversiones a largo plazo en la
adquisición de activos con el objeto de asegurar fuentes de ingresos futuros a favor
de la empresa.
2.2.2.4. Activo No Circulante.
El Activo No Circulante está integrado por todas las partidas que se espera en forma razonable
se conviertan en efectivo; es decir, los recursos que se espera brinden un beneficio económico
futuro fundadamente esperado, ya sea por su uso, consumo o servicio normalmente dentro de
un período mayor a un año o al ciclo financiero a corto plazo. Por lo tanto el término Clase
(Activo); Grupo (No Circulante)
a. Terrenos.
b. Edificios.
c. Mobiliario y Equipo de Oficina.
d. Equipo de Reparto.
e. Equipo de Transporte.
f. Gastos de Constitución.
g. Gastos de Instalación.
h. Gastos de Organización.
i. Depósitos en Garantía.
Clasificación del Activo No Circulante.
Terrenos.
Edificios.
Mobiliario y Equipo de Oficina.
Activo Equipo de Reparto.
No Circulante Equipo de Transporte.
Gastos de Constitución.
Gastos de Instalación.
Gastos de Organización.
Depósitos en Garantía.
26
2.2.2.4.1. Cuenta: Terreno.
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los terrenos propiedad de la

empresa, valuados a precio de costo.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor que representa el precio de costo de los terrenos
propiedad de la entidad.
Del precio de costo de los terrenos adquiridos, el cual incluye el precio de
adquisición del terrenos, honorarios y gastos notariales, indemnizaciones o privilegios
pagados sobre la propiedad a terceros, comisiones a agentes, impuestos de
traslación de dominio, honorarios a abogados, gastos de localización, demoliciones,
limpia y desmonte, drenaje, calles, cooperaciones y otros.
Del precio de costo de los terrenos recibidos como donaciones.
Del precio de costo de los terreno recibidos en pago de alguna deuda.
Del precio del costo de los terrenos recibidos en pago de capital social, de un socio o
un accionista.
Abono.
Del importe del precio de costo de los terrenos vendidos o dados de baja, incluyendo
situaciones de expropiación.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor en efectivo de la empresa depositado en
bancos.
2.2.2.4.2. Cuenta: Edificio.
Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a los edificios adquiridos o
construidos, propiedad de la entidad a precio de costo.
Cargo.
Del precio de costo de los edificios adquiridos o construidos por la empresa,
incluyéndose costos como: permisos, honorarios, gastos legales et.
Del precio de costo de las adquisiciones o mejoras a edificios, las cuales tienen el
efecto de aumentar el valor del activo, ya sea porque aumentan su capacidad de
servicio de su vida útil.
Del precio de costo de las reconstrucciones del edificio.
Del precio de costo de los edificios recibidos como donaciones.
Del precio de costo de los edificios recibidos como pago de algún deudor.
Del precio de costo de los edificios recibidos como pago de capital social, de un socio
o accionista.
Abono.
Del importe del precio de costo de los edificios vendidos, o dados de baja incluyendo
su demolición, donación, etc.
Saldo.
27
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los edificios comprados o
construidos, propiedad de la entidad.
2.2.2.4.3. Cuenta: Mobiliario y Equipo de Oficina.
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los muebles y el equipo de oficina
propiedad de la empresa, valuados a precio de costo.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor.
Del precio de costo de los muebles y equipo de oficina comprado, el precio de
adquisición del mobiliario y equipo de oficina incluye los costos y gastos
estrictamente indispensables, pagados por la adquisición de los mismos.
Del precio de costo de las adquisiciones o mejoras.
Del precio de costo del mobiliario recibido como pago de algún deudor.
Del precio de costo del mobiliario recibido como pago de capital social, por parte d
socios o accionistas.
Abono.
Del importe del precio de costo del mobiliario y equipo vendido o dado de baja por
terminar su vida útil de servicio o por inservible u obsoleto.

Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo del mobiliario y equipo de oficina
2.2.2.4.4. Cuenta: Equipo de Reparto.
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los vehículos que la empresa utiliza
para el reparto y la entrega de la mercancía o productos que vende a sus clientes, propiedad de
la empresa, valuados a precio de costo.
Cargo.
Del precio de costo del equipo de reparto comprado, el precio de adquisición del
equipo, incluyendo los costos y gastos estrictamente indispensable, pagadas por la
adquisición.
Del precio de costo de las adaptaciones o mejoras.
Del precio de costo del equipo recibido como donación
Del precio de costo del equipo recibido como pago de algún deudor.
Del precio de costo del equipo recibido como pago de capital social, de un socio o
accionista.
Abono.
Del importe del precio de costo del equipo vendido o dado de baja al terminar su vida
útil de servicio, por servible u obsoleto.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo del equipo de reparto, el cual es
28
2.2.2.4.5. Cuenta: Equipo de Transporte
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los vehículos propiedad de la

entidad, los cuales son usados para el transporte de sus empleados o ejecutivos, valuados a
precio de costo.
Cargo.
Del precio de costo del equipo de transporte adquirido, el precio de la adquisición
incluye los costos y gastos estrictamente indispensables.
Del precio de costo de las adaptaciones o mejoras.
Del precio de costo del equipo recibido como donación.
Del precio de costo del equipo recibido como pago de algún deudor.
Del precio de costo del equipo recibido como pago de capital social, de un socio o
accionista.
Abono.
Del importe del precio de costo del equipo de transporte vendido o dado de baja por
terminar su vida útil de servicio o por inservible u obsoleto.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo del equipo de transporte,
2.2.2.4.6. Cuentas: Gatos de Constitución.
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por conceptos de las erogaciones que la
empresa paga cuando se lleva a cabo el proceso de constitución como sociedad mercantil.
Cargo.
Del precio de costo de los gastos pagados en la tramitación de la constitución de la
empresa como sociedad mercantil, dentro de los cuales se incluyen los pagos por
permisos ante la secretaria de relaciones exteriores, protocolización del acta
constitutiva, registro de inscripción en el registro Público de la Propiedad, honorarios
de notario y abogados que intervinieron en dichos tramites.
Abono.
Del importe de su saldo, por su cancelación definitiva, cuando ha llegado a su total
amortización.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los edificios comprados o
construidos, propiedad de la entidad.
2.2.2.4.7. Cuenta: Gastos de Instalación.
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por concepto de las erogaciones que la
empresa paga para instalar y adaptar las oficinas e instalaciones y dejarlas en condiciones de
su uso adecuadas a las necesidades de la entidad.
Cargo.
29
Del precio de costo de los costos pagados en la instalación y adaptación de las
oficinas e instalación de la empresa.
Abono.
amortización.
Del importe del precio de costo de las instalaciones dadas de baja.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los gastos erogados por la
empresa por instalar y adaptar las oficinas e instalaciones de la empresa, para
adecuarlo a sus necesidades
2.2.2.4.8. Cuenta: Gastos de Organización.
Registra los aumentos y las disminuciones que se realizan por concepto de ls erogaciones que
la empresa paga a los profesionistas (despachos de administradores o de contadores
especialistas en consultaría) que hayan llevado a cabo la organización de la empresa.
Cargo.
Del precio de costo de los gastos pagados a los profesionales que tuvieron a su
cargo la reorganización de la empresa.
Abono.
amortización.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los gastos erogados por la
empresa a profesionales que tuvieron a su cargo la organización de la misma.
2.2.2.4.9. Cuanta: Depósitos en Garantía.
Registra aumentos y disminuciones que se realizan por aquellas cantidades dejadas en guarda
para garantizar bienes o servicios.
Cargo.
Del importe de las cantidades dejadas en guarda para garantizar bienes o servicios.
Abono.
Del importe de los depósitos en garantía devueltos a la empresa, por haber terminado
el plazo de los contratos o por la cancelación de los mismos.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor de las cantidades dejadas en guarda para
garantizar bienes o servicios.
2.2.2.5. Concepto de Pasivo.

30
El pasivo comprende obligaciones provenientes de operaciones o transacciones pasadas, tales
como la adquisición de bienes o servicios, pérdida o gastos en que se ha incurrido, o por la
obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo.
Los principales conceptos comprendidos en el pasivo son los siguientes:
a. Adeudos por la adquisición de bienes y servicios, inherentes a las operaciones principales de la

empresa tales como las obligaciones derivadas de la compra de bienes para la venta o
procesamiento.
b. Cobros anticipados a cuenta de futuras ventas de bienes o prestación de servicios.
c. Adeudos provenientes de la adquisición de bienes o servicios para consumo o beneficio de la
misma empresa.
2.2.2.5.1. Clasificación del Pasivo.
La clasificación de las deudas u obligaciones que forman el pasivo se deben hacer atendiendo
a su mayor o menor grado de exigibilidad.8
Atendiendo su mayor o menor grado de exigibilidad las deudas que forman el pasivo se
clasifican en dos gropos a saber:
a. Pasivo circulante o a corto plazo.

b. Obligaciones a largo plazo.
2.2.2.6. Pasivo Circulante.
Se encuentra constituido por deudas u obligaciones a cargo de la empresa cuyo vencimiento es

menor a un año o dentro del ciclo operativo normal del negocio. Por lo general estos pasivos se
pagan con activos circulantes.
a. Proveedores o cuentas por pagar.

b. Documentos por pagar.
c. Préstamos por pagar.
d. Otras cuentas por pagar y acreedores diversos.
e. IVA trasladado.
f. Impuestos por pagar.
g. Rentas cobradas por anticipado.
h. Intereses cobrados por anticipado.
Clasificación Pasivo Circulante.
8
Grado de exigibilidad: Por esto se debe de entender el menor o mayor plazo del que dispone la empresa para
liquidar una deuda u obligación.
31
Proveedores o Cuentas por Pagar.
Documentos por Pagar.
Préstamos por Pagar.
Otras Cuentas por Pagar y Acreedores
Pasivo Circulante Diversos.
IVA Trasladado.
Impuestos por Pagar.
Gastos Acumulados por Pagar
Rentas Cobradas por Anticipado.
Intereses Cobrados por Anticipados.
2.2.2.6.1. Cuanta: Proveedores o Cuentas por Pagar.
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra de mercancía única y

exclusivamente a crédito, ya sea documentado o no. Por lo tanto se dice que la cuenta
representa la obligación que tiene la entidad de pagar a sus proveedores de los adeudos
provenientes de la compra de mercancías a crédito.
Cargo.
Del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo con
proveedores.
Del importe de las devoluciones sobre compras de mercancías a crédito.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor.
Del importe de compras de mercancías a crédito, documentadas o no.
Del importe de los intereses moratorios que carguen los proveedores por mora en el
pago.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de las compras de mercancías a crédito, por las
cuales se adquiere la obligación de pagar.
2.2.2.6.2. Cuenta: Documentos por pagar.
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra por conceptos distintos de la

mercancía o la prestación de un servicio, única y exclusivamente a crédito documentado a
cargo de la empresa. En este sentido representan las deudas contraídas por la empresa con
terceras personas que se encuentran garantizadas por un documento, ya sea pagaré, letra de
cambio9, etc.
9
La ley de títulos valores define al Pagaré como un título abstracto que contiene la obligación de pagar en un lugar
y época determinada una suma también determinada. La diferencia entre el Pagaré y la Letra de cambio estriba
tanto en los elementos personales como en el contenido.
En cuanto a los elementos personales la Letra de Cambio contiene tres, a saber: librador, librado y beneficiario; en
el Pagaré se reduce a dos, el suscriptor y el beneficiario.
32
Cargo.
Del importe de los títulos de crédito que se paguen.
Del importe de los títulos de crédito que se cancelen.
Abono.
Del importe de los títulos de crédito firmados a cargo de la empresa.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de los títulos de crédito suscritos a cargo del a
empresa, por la compra de conceptos distintos a las mercancías, a crédito, por las
cuales se adquiere la obligación de pagarlos.
2.2.2.6.3. Cuenta: Préstamos por Pagar a Corto Plazo.
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los préstamos que la empresa obtiene de
terceras personas por los cuales se han otorgados o no, bienes propios de la empresa como
garantía de pago. Dichos préstamos por lo general son contraídos durante períodos menores a
un año.
Cargo.
Del importe de los pagos que se vayan realizando para liquidar el adeudo.
Abono.
Del importe de los nuevos créditos que se reciban.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de pagar
los préstamos obtenidos, los cuales pueden estar garantizados o no, con bienes del
activo fijo propiedad de la empresa.
2.2.2.6.4. Cuenta: Otras Cuentas por Pagar y Acreedores Diversos.
Son deudas contraídas por la empresa por transacciones diferentes a la compra de mercancías
o prestación de servicios al crédito.
Registra los aumentos y disminuciones derivados de las compras de conceptos distintos a las
mercancías o la prestación de servicios, los préstamos recibidos y otros conceptos de
naturaleza análoga, única y exclusivamente a crédito abierto, sin otorgar garantía documental
representada por títulos de créditos,
Cargo.
Del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo por
la compra de bienes o servicios a crédito, sin garantía documental o por préstamos
recibidos.
En lo relativo al contenido la Letra de Cambio implica una promesa de pago a diferencia del Pagaré el cual su
contenido representa una promesa incondicional de pago que representa la obligación directa por parte por parte
de quien suscribe el Pagaré.
33
Del importe de las devoluciones de los conceptos distintos a las mercancías.
Del importe de las rebajas concedidas por los acreedores.
Abono.
Del importe de las cantidades que por los conceptos anteriores se hayan quedado de
pagar a los acreedores.
Del importe de los intereses moratorios que los acreedores hayan cargado, por falta
de pago oportuno.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de la obligación de pago, derivada de la compra
de conceptos distintos a las mercancías a crédito, sin otorgar garantía documental, o
la obtención de préstamos.
2.2.2.6.5. Cuenta: IVA trasladado.
Registra los aumentos y disminuciones derivadas de las obligaciones que las autoridades
imponen a la empresa de retener impuesto al valor agregado por la venta de mercancías o la
prestación de servicios, y posteriormente, efectuar el entero correspondiente, previa

disminución del IVA pagado en la adquisición de mercancías, bienes o servicios.
Cargo.
Del importe del IVA que se genere por una devolución, rebaja o descuento sobre venta.
Del importe del IVA por la cancelación de una venta o prestación de servicios.
Del importe del traspaso acreditado a la cuenta del IVA acreditable, al finalizar cada mes, cuando el IVA
acreditable sea mayor que el retenido por enterar.
Del importe del IVA transferido a la cuenta del impuesto por pagar cuando el importe del IVA retenido es
mayor que el acreditable y existe la obligación de efectuar el entero a las autoridades.
Abono.
Dada su naturaleza, esta cuenta no tiene saldo, toda vez que al finalizar el ejercicio,
se salda ya sea contra el IVA acreditable, o contra los impuestos por pagar.
Del importe del IVA retenido a los clientes en la venta de mercancías o en la
Saldo.
No tienen saldo al finalizar el ejercicio, ni cada mes, ya que ambos casos su saldo se
salda contra el IVA acreditable o contra los impuestos por pagar.
2.2.2.6.6. Cuenta: Impuestos y/o Retenciones por Pagar.
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los impuestos a cargo de la empresa

generados y no cubiertos en la fecha del vencimiento en la que deberían pagarse. Dentro de
estos podemos citar los siguientes:
Impuesto sobre la renta10 para personas naturales y/o asalariadas (Tabla progresiva del IR, Ley
453); INSS Patronal 16% (Ley de Seguridad Social y su Reglamento, Decreto 974 y 975);
INATEC11 2%.
10
La renta bruta comprende todos los ingresos recibidos y los devengados por el contribuyente durante el año
gravable en forma periódica, eventual u ocasional, sean estos en dinero, efectivo, bienes y compensaciones
34
Cargo.
Del importe de los pagos efectuados para liquidar los impuestos y derechos a cargos
de la empresa.
Del importe de los ajustes o correcciones a las provisiones, por movimientos que
tiendan a disminuirlas.
Abono.
Del importe de las provisiones efectuadas por el cálculo de los impuestos y derechos
de que la empresa es sujeto.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de pagar a
las autoridades hacendarías, o de otro tipo, los impuestos y derechos de que es
sujeta.
2.2.2.6.7. Cuenta: Gastos Acumulados por Pagar.
Registra las cuentas pendientes de cancelación diferentes a la compra de bienes o servicios

para su venta o prestación. Generalmente son gastos que la empresa provisiona para pagos
futuros.
Cargo.
Del valor de los pagos totales o parciales realizados por la empresa.
De las rebajas o condonaciones recibidas.
Del valor de su saldo para saldarla.
Abono.
Del valor de su saldo inicial al comenzar el período.
Del valor de los gastos pendientes de pago en los que incurre la empresa.
Del valor de los cobros por mora u otras penalidades que se carguen a la empresa.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de las obligaciones adquiridas por la
empresa por un concepto diferente al de la compra de bienes o servicios para su
posterior venta o prestación.
provenientes de ventas, rentas o utilidades, originadas por la exportación producidos, manufacturados, tratados o
comprados en el país, prestación de servicios, arriendos, subarriendos, trabajos, salarios y demás pagos que se
hagan por razón de cargos, actividades remuneradas de cualquier índoles, ganancias o beneficios producidos por
bienes muebles o inmuebles, ganancias de capital y los demás ingresos de cualquier naturaleza que provengan de
causas que no estuviesen expresamente exentas en esta ley. (Ley 453, Cap II, Art 5)
11
En la ley Orgánica de este Instituto se estipula que todo empleador o empresa tiene que aportar el 2% sobre el
total de salario básico pagado a sus empleados o trabajadores. Esta aportación del 2% la paga la empresa al INATEC
en concepto de cursos de capacitación que brinda el Instituto a sus trabajadores.
Dicha deducción que la paga el empleador es obligatoria y deberá ser retenida cuando se paga la facturación
mensual al Instituto Nicaragüense de Seguridad Social (INSS). En consecuencia, el empleador por lo general abre
una cuenta en libro llamada Gastos Acumulados por Pagar INATEC, el cual constituye un pasivo para la empresa.
35
2.2.2.6.8. Cuenta: Anticipo de Clientes.
Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones provenientes de aquellos anticipos que la
empresa recibe de sus clientes a cuenta de futuras ventas de mercancías. Por lo tanto, la
empresa adquiere la obligación de entregar a sus clientes las mercancías por las cuales ya ha
recibido cantidades de dinero a cuenta o anticipos.
Cargo.
Del importe que dichas rentas hayan devengado durante el ejercicio.
Abono.
Del importe de los intereses que se cobren en forma anticipada.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa
de entregar o prestar los bienes y servicios por concepto de anticipo a sus clientes
por los cuales se cobró en forma anticipada, pendientes de entregarse.
2.2.2.6.9. Cuenta: Renta Cobradas por Anticipado.
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los cobros por conceptos de rentas. Estas
se entenderán como ingresos o productos que la empresa cobra de forma anticipada por un
servicio que prestará en fecha futura.
Cargo.
Del importe que dichas rentas hayan devengado durante el ejercicio.
Abono.
Del importe de los intereses que se cobren en forma anticipada.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de dejar
usar o adquirir un servicio por los cuales se cobró rentas en forma anticipada,
pendientes de devengarse.
2.2.2.6.10. Cuenta: Intereses Cobrados por Anticipado.
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los cobros anticipados por conceptos de
intereses.
Cargo.
Del importe de dichos intereses se hayan devengado durante el ejercicio.
Abono.
Del importe de los intereses que se cobren por anticipado.
Saldo.
36
Es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de dejar
usar el dinero que la empresa prestó y por el cual cobró un interés en forma
anticipada, pendiente de devengarse.
2.2.2.6.11. Otras Cuentas del Pasivo Circulante.
En términos generales, los principales conceptos comprendidos en el pasivo se refieren a los

adeudos de la empresa por la adquisición de bienes y servicios inherentes a sus operaciones
principales; a los cobros anticipados a cuanta de facturas de ventas de productos o por la
prestación de un servicio o; por adeudos provenientes de la adquisición de bienes o servicios
para consumo o beneficio de la misma empresa. Más sin embargo, podemos mencionar otras
obligaciones relacionadas a las obligaciones de la empresa para con los socios de la misma, en
donde en algunos casos estas constituyen pasivos circulantes para empresa. Una de las más
importantes cuentas de este grupo se refiere a los dividendos por pagar.
2.2.2.6.12. Dividendos por Pagar.
Los dividendos por pagar representan la obligación a cuenta de la empresa de pagar a los
socios o accionistas el importe de sus dividendos.
El saldo de esta cuenta es acreedor y se presenta en el Balance General dentro del grupo del
pasivo circulante a corto plazo, formando parte de las cuentas por pagar.
2.2.2.6.13. Obligaciones a Largo Plazo.
Se llaman obligaciones a largo plazo aquellas deudas contraídas por la negociación de la

empresa para ser canceladas en un período mayor de un año de la fecha de balance.
Las negociaciones pueden ser o estar a cuanta de diferentes proveedores tanto de bienes
como de servicios. Al igual que en pasivo circulante en donde el tiempo de exigibilidad de pago
es menor a un año del balance, las cuantas más importantes que podemos identificar son las
siguientes:
Clasificación Obligaciones a Largo Plazo.
Préstamos por Pagar a Largo Plazo.

Obligaciones a Documentos por Pagar a Largo Plazo.
Largo Plazo Hipotecas por Pagar a Largo Plazo o
Acreedores Hipotecarios.
37
Una de las cuentas que por su naturaleza e importancia se incluye en el presente documento es
la relativa a Hipotecas por Pagar a Largo Plazo o Acreedores Hipotecarios, cuya naturaleza la
analizaremos con posterioridad.
2.2.2.6.14. Cuenta: Prestamos por Pagar a Largo Plazo.

Registra los aumentos y disminuciones en el porcentaje de las deudas por financiamiento que
vencen en plazos mayores al período contable, y por los cuales se han otorgado o no bienes
propios de la empresa como garantía de pago. El objetivo principal es el de controlar las deudas
contraídas con entidades del Sistema Financiero Nacional (SFN).
Cargo.
Del valor de los préstamos que se reclasifican como a corto plazo.
Del valor de las condonaciones o rebajas en los préstamos comerciales.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio
Del valor de los intereses acreditados por la entidad financiera.
Del valor de nuevos préstamos con instituciones del SFN, con vencimiento posterior
al cierre del período actual.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de la obligación a largo plazo que posee
la empresa de pagar los préstamos obtenidos, cuales pueden estar garantizados o no
con bienes del activo fijo propiedad de la empresa.
2.2.2.6.15. Cuenta: Documentos por Pagar a Largo Plazo.
Registra las cuentas comerciales por pagar con vencimiento posterior al cierre del periodo
contable. Su principal objetivo es registrar y controlar las deudas comerciales de la empresa
que están respaldadas por un documento o título valor.
Cargo.
Del valor de los documentos vencidos, condonados, compensados o perdonados.
Del valor de documentos reclasificados como de vencimiento a corto plazo.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio.
Del importe correspondiente al valor de los documentos mercantiles firmados por la
empresa y por los que se obliga a pagar una cantidad determinada ya sea en una
sola exhibición o en parcialidades, y cuyo plazo de vencimiento sea mayor de un año.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de las obligaciones comerciales a largo
plazo contraídas por la empresa, las cuales deben de estar respaldadas por un
documento.
2.2.2.6.16. Cuenta: Acreedores Hipotecarios.
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los préstamos que la empresa obtiene
generalmente de instituciones financieras, por los cuales se ha otorgado como garantía bienes
38
inmuebles. Dichos préstamos son concedidos a largo plazo o bien períodos mayores al del
balance.
Cargo.
Del importe de los pagos que se vayan realizando para liquidar al deudor.
Abono.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa
de pagar los préstamos obtenidos, los cuales están garantizados con bienes del
activo fijo propiedad de la empresa.
2.2.2.7. Concepto de Capital.
El Capital Contable12 es la diferencia aritmética entre el valor de todas las propiedades o

recursos de la empresa (Activo) y el importe total de todas sus obligaciones o deudas (Pasivo).
Representa todos los recursos de que dispone una entidad para la realización de sus
operaciones y han sido aportados por fuentes internas de la entidad (dueños o propietarios,
socios o accionistas), por lo que surge la obligación de la entidad para con ellos de retribuirles,
en efectivo, en bienes, en servicios, en derechos, o bien, sólo tendrán un interés residual en la
empresa.
2.2.2.7.1. Clasificación de Capital.
La clasificación del Capital incluye principalmente las siguientes cuantas:
1. Capital Social.
2. Utilidad y/o Pérdida del Ejercicio.
3. Utilidad y/o Pérdida Acumulada.
Capital contribuido. El cual se divide a su vez en capital social en aportaciones para

futuros aumentos de capital, prima en venta de acciones y donaciones.
Capital ganado. El cual se divide en utilidades retenidas incluyendo las aplicadas a
reservas de capital, pérdidas acumuladas u exceso o insuficiencia en la actualización del
capital contable.
12
La palabra Capital tiene varios significados. Generalmente se dice que Capital es el dinero del cual dispone una
persona, o bien, que representa el conjunto de bienes que posee una persona expresando su valor en dinero.
En Economía, Capital es un factor de la producción y se encuentra representado por el conjunto de bienes

necesarios para producir riquezas. Desde el punto de vista Financiero, el Capital es el dinero que se invierte para
que produzca una renta o un interés.
39
Capital Autorizado. Sólo se encuentra en las sociedades constituidas en el régimen de
capital variable y representa el total del capital que, como máximo, puede tener la
sociedad sin modificar su escritura constitutiva.
Capital suscrito. Es el que se han comprometido a pagar los socios o accionistas,
siempre que esta variación no origine que el capital fijo sea inferior al mínimo que marca
la ley.
Capital exhibido: Es el que, de aquel que se había comprometido a aportar los socios o
accionistas, se ha pagado en efectivo o en bienes.
Utilidades retenidas: Es el importe acumulado de utilidades, menos las pérdidas y los
dividendos declarados o pagados a los accionistas desde la formación de a sociedad.
Donaciones: Son las contribuciones en efectivo o en especie que realizan los
accionistas. Las donaciones que reciba una entidad deberán formar parte del capital
contribuido y se expresará a su valor del mercado en el momento en que se percibieron,
más su actualización.
Exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable. Este resume las
actualizaciones de las partidas que deben modificar su costo de adquisición pata
incorporar los efectos de la inflación, se registran los efectos de la actualización de
inventarios por costos específicos y los ajustes por el efecto monetario cuando surgen
diferencias por usar el método simplificado.
Clasificación del Capital.
Capital Social.
Utilidad y/o Pérdida del
Capital
Ejercicio.
Contable
Utilidad y/o Pérdida
Acumulada.
2.2.2.7.1.1. Cuenta: Capital Social.
Es el importe monetario, o el valor de los bienes que los socios de una sociedad (entendida esta
como una empresa, conjunto de bienes, sea sociedad limitada, anónima o comanditaria en sus
diferentes versiones) le ceden a ésta sin derecho de devolución y que queda contabilizado en
una partida contable del mismo nombre.
Cargo.
Por el importe correspondiente al valor de la disminución del capital social.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del capital.
Por el importe correspondiente a los incrementos del capital.
Saldo.
40
Su saldo es acreedor y representa el importe de las obligaciones que posee la
empresa a favor de los accionistas como consecuencia de sus aportaciones,
transacciones, y otros eventos o circunstancias que afectan a la entidad, la cual se
ejerce mediante reembolso o distribución.
2.2.2.7.1.2. Cuenta: Utilidad o Pérdida del Ejercicio.
Representa la diferencia entre los ingresos provenientes de las ventas menos los egresos
generados por los costos y gastos de operación.
Cargo.
Por el importe correspondiente al valor de la pérdida sufrida por la empresa en el
desarrollo de sus operaciones en períodos actuales.
Por el importe correspondiente a las utilidades distribuidas.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor de la utilidad obtenida por la empresa en el
desarrollo de sus operaciones.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora cuando su importe representa utilidades
obtenidas y deudora cuando su importe representa pérdidas.
2.2.2.7.1.3. Cuenta: Utilidad o Pérdida Acumulada.
La utilidad acumulad representan el importe de las utilidades o superávit pendientes de aplicar

por la empresa. La pérdida acumulada representa el importe de las perdidas cuando éstas han
absorbido las utilidades pendientes de aplicar y las aplicadas a reservas.
Cargo.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de la pérdida sufrida por la
empresa en el ejercicio anterior.
Por el importe correspondiente al valor de las utilidades que se distribuyen
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de la utilidad obtenida por la
empresa en el ejercicio anterior.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora cuando su importe representa utilidades
obtenidas y deudora cuando su importe representa pérdidas.
2.3. Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados.

Es un estado contable de circulación económica que muestra en una sola relación vertical los
ingresos, costos y gastos del período. Se trata de un estado de situación financiera real ya que
da cuenta del desarrollo de las actividades de compra, producción y venta en la empresa, el
cual puede formularse con un carácter de periodicidad anual, o en intervalos de tiempo
intermedios. También tiene interés su elaboración con carácter provisional.
41
La Cuenta de Pérdidas y Ganancias es un modelo de Estado Financiero de mayor perfección
informativa que otros modelos como el Balance General, capaz de facilitar el análisis de la
actividad económica de la empresa y de su evolución respecto al tiempo.
Mediante la determinación de la utilidad neta y de la identificación de sus componentes, se mide

el resultado de los logros (ingresos) y de los esfuerzos (costos y gastos) por una entidad
durante un período determinado. Dicha condición permite:
a. Evaluar la rentabilidad. (Rendimiento sobre la inversión del negocio).
b. Estimar su potencial de crédito. (Ingresos mayores y menores costos).
c. Estimar la cantidad, el tiempo y la certidumbre de flujos de efectivo. (Posibilidad de

cobro de los acreedores).
d. Evaluar el desempeño. (Establecer tendencias de mejora).
e. Medir riesgos. (Nivel de inseguridad de obtener flujos de efectivo).

f. Repartir dividendos. (Distribución de utilidades para los accionistas).
2.3.1. Concepto de Estado de Pérdida y Ganancia o Estado de Resultados.
El Estado de Pérdida y Ganancia o Balance General es un documento contable que muestra

detalla y ordenadamente la forma en que se ha obtenido la utilidad o pérdida del ejercicio
económico. Resulta un auxiliar muy estimable para normar la futura política económica de la
empresa. Es un estado complementario del Balance General el cual muestre la utilidad o
pérdida del ejercicio pero no la forma como ésta se ha obtenido que es propio de la información
contenida en Resultados.
El Estado de Pérdida y Ganancia es un Estado Financiero dinámico, ya que abarca un período

durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al
ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable
para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones.
2.3.2. Diferencias y Similitudes entre el Estado de Pérdida y Ganancias o Estado de

Resultado y el Balance General.
Balance General. Estado de Resultado.
1. Es un estado financiero. 1. Es un estado financiero.

2. Muestra la situación económica 2. Muestra en forma clasificada y
– financiera a una fecha ordenada la utilidad o pérdida de
determinada. la empresa entre dos fechas.
3. Es un documento financiero 3. Es un documento financiero
complementario al Estado de complementario al Balance
Resultados. General.
42
2.3.3. Principales Grupos del Estado de Pérdida y Ganancia o Estado de Resultados.
El estado de Pérdida o Ganancia, o mejor conocido como Estado de Resultados se encuentra

conformado por cinco grupos principales de cuentas, entre las más importantes podemos
señalar:
1. Las ventas.
2. Los cotos de ventas.
3. Los gastos operacionales compuestos de integrados por los gastos administrativos, gastos de
ventas.
4. Los productos y gastos financieros.
5. Otros productos y otros gastos.
El cálculo de los Costos de Ventas 13es una actividad esencial para de determinar la utilidad
bruta del ejercicio. Constituye, desde el punto de vista de la estructura del informe financiero, la
primera parte de la base de cálculo y se obtiene a través de las siguientes formulas:
1 Ventas Netas = Ventas Totales – Dev. Sobre Ventas – Reb. Sobre Ventas.
2 Compras Totales = Compras + Gastos de Compras.
Comp. Netas = Compra Total – Dev. Sobre Compras – Reb. Sobre Compra.
3
4 Costo de Venta = Inventario Inicial + Compras Netas – Inventario Final.
5 Utilidad Bruta = Ventas Netas – Costos de Ventas.
Clasificación del Estado de Resultado.
Ventas
Devoluciones Sobre
Ventas.
Rebajas Sobre Ventas.
Compras.
Devoluciones Sobre
Compras.
Estado de
Rebajas Sobre Compras.
Resultado.
Gastos de Ventas.
Gastos de Ventas.
Gastos de Administración.
Productos Financieros.
Gastos Financieros.
Otros Gastos.
Otros Productos.
1.2.3.1. Cuenta: Ventas.
13
En las empresas Comerciales el Costo de la Mercancía Vendida o Costo de Venta, se origina en el costo de las
mercancías compradas a los proveedores. En el caso de las empresas Manufactureras el Costo de la Mercancía
Producida o Costo de Producción se origina en los costos de Manufactura en los que se incurre y se encuentra
conformado por tres elementos del costo tales como: Materiales Directos, Mano de Obra Directa y Costos
Indirectos de Fabricación.
43
En esta cuanta se registran los ingresos por operaciones ordinaras de la entidad económica. Su
objetivo principal es controlar los ingresos que percibe la empresa por la prestación de sus
bienes o servicios dependiendo de la naturaleza de la actividad económica realizada.
Cargo.
Por el importe correspondiente al valor de los traspasos de las cuentas de
descuentos sobre ventas.
Por el importe correspondiente al valor de los traspasos de las cuentas de rebajas
sobre ventas.
Por el importe correspondiente al valor de los traspasos de la cuentas de
devoluciones sobre ventas.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de ésta cuenta a la cuenta de
perdida y ganancia.
Abono.
Por el importe correspondiente a las ventas de contado.
Por el importe correspondiente a las ventas efectuadas al crédito.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora, pero, debido a que es una cuanta de
resultado, ésta debe quedar saldada al finalizar el período fiscal.
1.2.3.2. Cuenta: Devoluciones Sobre Ventas.
En esta cuenta se registra el importe de todos aquellos servicios o productos que, prestados o
vendidos por la empresa, éstos son devueltos por los clientes por no satisfacer sus
expectativas.
Cargo.
Del valor de los servicios o productos prestados o vendidos por la entidad y que no
están a satisfacción del cliente.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de esta cuenta a la cuanta de
ventas totales para determinar las ventas netas.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza deudora. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta
se debe restar del valor de las ventas totales, para determinar el valor de las ventas
netas; es decir, al finalizar el período fiscal esta cuenta debe quedar saldada.
1.2.3.3. Cuenta: Rebajas Sobre Ventas.
En esta cuenta se registra el importe de todas aquellas bonificaciones y/o descuentos

concedidos a los clientes de la empresa sobre el valor de venta de los servicios o productos
prestados o vendidos a los clientes.
Cargo.
Del valor de las bonificaciones concedidas a nuestros clientes sobre el precio
de los servicios o productos prestados o vendidos por la empresa.
Abono.
44
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de ésta cuenta a la cuanta de
ventas totales para la determinación de las ventas totales.
Saldo.
se debe restar del valor de las ventas totales para determinar el valor de las ventas
netas; es decir, al finalizar el período fiscal debe quedar saldada.
1.2.3.4. Cuenta: Compras.
En esta cuenta se registra el importe de las compras efectuadas por la entidad. Su objetivo
principal es controlar el valor total de las compras de mercancías o materia prima efectuadas
por el negocio dependiendo de giro comercial o actividad económica. .
Cargo.
Se carga del valor de las compras de mercancía o materia prima efectuadas al
contado o al crédito.
Abono.
inventario para determinar la disponibilidad.
Saldo.
se debe sumar al valor del inventario inicial, para determinar el valor de la
disponibilidad; es decir, al finalizar el periodo fiscal debe quedar saldada.
1.2.3.5. Cuenta: Devoluciones Sobre Compras.
En esta cuanta se registra el importe de las mercancías devueltas por la empresa a los
proveedores debido a que ésta no cumplen a satisfacen las expectativas, o bien, porque no
pudieron ser vendidas en el período establecido cuando bienes perecederos o con un corto
tiempo para su caducidad.
Cargo.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de ésta cuenta a las cuneta de
compras totales para la determinación de las compras netas.
Abono.
Del valor de la mercancía devuelta por la empresa a sus proveedores.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta
cuenta se debe restar del valor de las compras totales para determinar el valor de las
compras netas; es decir, al finalizar el periodo fiscal debe quedar saldada.
1.2.3.6. Cuenta: Rebajas Sobre Compra.
En esta cuenta se registra el importe de la rebajas otorgadas por los proveedores de la empresa
sobre los precios de los bienes o servicios comprados.
Cargo.
45
compras totales para determinar las compras netas.
Abono.
Del valor de las bonificaciones obtenidas de nuestros proveedores sobre el precio de
los bienes o servicios comprados.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta
cuenta se debe restar del valor de las compras totales, para determinar el valor de las
compras netas; es decir, al finalizar el período fiscal debe quedar saldada.
1.2.3.7. Cuenta: Gastos de Ventas.
En esta cuenta se registran los consumos de mano de obra, servicios e insumos relacionados
directamente con la gestión comercial de la empresa. Su principal objetivo es controlar los
egresos monetarios o no monetarios generados por la venta o la prestación de los bienes o
servicios de la empresa.
Para su control se dividen en:

 Salarios.
 Remuneraciones.
 Prestaciones.
 Servicios.
Cargo.
Del valor de todos aquellos gastos que se paguen en relación directa con la
promoción, realización y desarrollo del volumen de ventas, los que podrán incluir,
sueldos, restas, impuestos, propaganda, luz, empaques, etc.
Del valor de la depreciación y amortización de los bienes en uso y servicios
propiamente relacionados con el volumen de ventas.
Del valor de la reserva, provisión o estimación para cuentas incobrables.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de esta cuenta a la cuenta de
pérdidas y/o ganancias.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza deudora pero debido a que esta es una cuenta de
resultado, debe quedar saldada al finalizar el período fiscal.
1.2.3.8. Cuenta: Gastos de Administración.
En esta cuenta se registran todos los servicios e insumos relacionados directamente con la
dirección de la empresa. El objetivo principal de esta cuenta es controlar los egresos monetarios
y no monetarios productos de las actividades administrativas.
Para su control se dividen en gastos de:
 Salarios.  Servicios.
 Remuneraciones.  Depreciaciones.
 Prestaciones.  Amortizaciones.
46
 Mantenimiento.
Cargo.
Del valor de los gastos que se paguen con el objeto de sostener las actividades de
dirección de la empresa, incurridos durante el período fiscal tales como salarios,
rentas, servicios básicos, telefonía, etc.
Del valor de la depreciación y amortización de los bienes en uso y servicio
propiamente relacionados con la administración de la empresa.
Abono.
pérdidas y ganancias.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza deudora, pero debido a que ésta es una cuenta de
resultado debe quedar saldada al finalizar el período fiscal.
1.2.3.9. Cuenta: Productos Financieros.

En esta cuenta se registran los egresos causados por operaciones financieras. El objetivo
principal de ésta cuanta es la de controlar los egresos originados por intereses aplicados por
préstamos bancarios, deslizamientos monetarios, emisión de chequeras, certificación de
cheques, etc.
Cargo.
Por el importe correspondiente al valor de los interés pagados por préstamos
otorgados por instituciones financieras.
Por el importe correspondiente al valor de las pérdidas en cambios resultantes en
operaciones en moneda extranjeras.
Por el importe correspondiente al valor de los intereses pagados y que son
generados por el incumplimiento de pagos totales o parciales con instituciones
financieras.
Por las multas ocasionadas por pagos tardíos.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de esta cuenta a la cuenta de
pérdidas o ganancias.
Saldo.
1.2.3.10. Cuenta: Otros Gastos.
En esta cuenta se registran los egresos ocasionados no relacionados con el giro comercial o
económico de la empresa. El objetivo principal de la misma es controlar los gastos
extraordinarios.
Cargo.
Del valor de los gastos extraordinarios incurridos durante el período fiscal.
Abono.
47
Del importe correspondiente al valor del traspaso de ésta cuenta a la cuenta de
pérdidas o ganancias al cierre del período fiscal.
Saldo.
1.2.3.11. Cuenta: Otros Ingresos.
En esta cuenta se registran los ingresos ocasionales no relacionados con el giro normal de la
empresa. El objetivo principal de la misma es controlar los ingresos extraordinarios.
Cargo.
Del importe correspondiente al valor del traspaso de esta cuenta a la cuanta de
pérdida o ganancia el cierre de cada período fiscal.
Abono.
Del valor de los ingresos extraordinarios incurridos durante el período fiscal.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora, pero, debido a que ésta es una cuenta de
1.2.3.12. Cuenta: Cuenta de Cierre.
La cuantas de cierre son cuentas transitorias utilizadas para el corte de operaciones de un

período fiscal a otro. Tienen como objetivo principal cortar las operaciones de un período a otro.
48
Parte 3. Catálogo de Cuentas.
3.1. Concepto de Catálogo de Cuentas.
El catálogo de cuentas o plan de cuentas, es un documento que sirve para el registro,
clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes. Es una lista
ordenada de cuentas que en un momento determinado son requeridas para el control de las
operaciones contables de una entidad y que por su misma naturaleza se encontrará sujeto a
una constante actualización.
Para lograr un manejo adecuado, es recomendable que dicho instrumento sea

acompañado de una guía o manual contable que detalle los movimientos que
afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo.
Cuando las empresas alcanzan un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable

la elaboración de dicho plan, ya que con ello se evitan muchos errores comunes en la aplicación
de las operaciones contables. En este sentido, el número de cuentas a utilizarse en una
empresa dependerá de los siguientes factores:
 Giro comercial de la empresa.

 Tamaño de la empresa.
 Tipo de bienes o servicios que se elaboran o generan por la empresa.
 Tipos de análisis realizados, los cuales a mayor nivel de detalle requerirán un mayor
número de cuentas a utilizar.
El esquema de clasificación del catálogo de cuentas, debe ser proyectado de tal manera que
cualquiera nueva cuanta que no se haya incluido en el plan original, pueda ser incorporada al
mismo y de igual forma, pueda ser retirada por obsolescencia debido al crecimiento o cambios
en el giro comercial y/o productivo de las empresas. Todo esto, sin alterar su orden general.
3.2. Importancia del Catálogo de Cuentas.
La importancia del catálogo de cuentas se fundamenta en sus objetivos los cuales se expresan
de la siguiente forma:
a. Es la base del sistema contable.

b. Al unificar criterios, es la base del registro uniforme de las transacciones realizadas.
c. Es la base y guía en la elaboración de los estados financieros.
d. Sirve de guía en la elaboración de los presupuestos.
e. Es imprescindible si se cuenta con un sistema de cómputo.
f. Facilita la actividad del contador general, del contador de costos y del auditor.
g. Sirve de instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa.
h. Promueve la eficiencia de las operaciones y la adhesión a las políticas administrativas de la
empresa.
3.3. Organización del Catálogo de Cuentas.
Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrán de aparecer en los
estados financieros, numerándolas dentro de los diferentes sistemas de clasificación contable
49
utilizados, Lo anterior es especialmente importante para poder designar cada cuenta ya sea por
su nombre, número o cualquier otra forma reconocida para lograr hacer más práctica su
utilización.
3.3.1. Clasificación del Catálogo de Cuentas.
El catálogo de cuentas puede ser clasificado de la siguiente forma:
1. Sistema Decimal.
Se basa en la clasificación de grupos y subgrupos tomando como base la numeración

del 0 al 9.
2. Sistema Numérico.
Se basa en la clasificación de grupos y subgrupos asignando un número corrido a cada

una de las cuentas. La combinación del sistema numérico – decimal constituye el
sistema más conveniente de todos al combinar números arábigos y puntos que dan
como resultado un simbolismo de expansión ilimitado e infinito.
3. Sistema Nemotécnico.
Se basa en el empleo de letras que representan una característica especial o particular

de la cuenta, facilitando con ello su recordación y memorización.
Activo =A
Activo Circulante = AC
Cuenta de Caja = Acc
Cuenta de Clientes = Accs
Pasivo =P
Pasivo Circulante = PC
4. Sistema Alfabético.
Se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las cuentas.
5. Sistema Combinado.
Son una combinación de los anteriores.
3.4. Ejemplo de Catálogo de Cuentas.
3.4.1. Clasificación: (Numérico – Decimal)
Algunas formas de clasificación nos brindan información detallada de las cuentas respecto a su
clasificación, registrándose la numeración correspondiente por clase a la que corresponda la
cuenta, su grupo dentro de la misma clase, el mayor a nivel de su grupo y la cuenta con su
respectiva subcuenta en caso de existir. Un ejemplo de esta forma de clasificación sería la
siguiente:
50
Clase 1000-000-000-00 ACTIVO.
Grupo 1001-100-000-00 Activo Circulante Disponible.
Mayor 1001-110-000-00 Caja y Bancos.
Cuenta 1001-110-001-00 Caja.
Subcuenta 1001-110-001-01 Caja Principal.
1001-110-001-02 Caja Chica en Córdobas.
1001-110-001-03 Caja Chica en Dólares.
1001-110-001-04 Fondo Operativo.
Cuenta 1001-111-002-00 Inversiones Temporales.
Cuenta 1001-112-003-00 Banco.
Subcuenta 1001-112-003-01 Banco Cuenta Corriente.
1001-112-003-02 BAC Cta- 000-101010-0001
1001-112-003-03 BANPRO Cta- 0001-11111-2222
Para efecto del presente documento, las cuentas se registrarán asumiendo ciertos
convencionalismos contables que, desde el punto de vista práctico, facilita en gran medida la
clasificación de las cuentas. De esta forma tendremos lo siguiente:
Nombre de la Empresa.
Cuentas de Balance General.
Cuentas de Activo (100-199)
Activo Circulante (100-129)
110 Activo Disponible.

111 Efectivo en Caja.
112 Banco.
112-1 BANPRO Cuenta de Cheques.
112-2 BAC Cuenta de Cheques.
112-3 BDF Cuenta de Cheques.
120 Activo Circulante.
121 Inversiones Temporales.
122 Cuentas por Cobrar.
122-1 Estimaciones para Cuentas Incobrables.
123 Documentos por Cobrar.
123-1 Estimaciones para Documentos Incobrables.
124 Deudores Diversos.
125 Inventarios.
125-1 Inventario de Productos Terminados.
125-2 Inventario de Producción en Proceso.
125-3 Inventario de Materias Primas.
126 Inventario en Tránsito.
127 Impuestos Pagado por Anticipado.
128 Seguros Pagados por Anticipado.
Instalaciones Plantas y Equipos (130-159)
131 Terrenos.
132 Edificios.
132-1 Depreciación Acumulada de Edificio.
133 Maquinaria y Equipo de Producción.
133-1 Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo de Producción.
134 Utensilios y Otras Herramientas.
51
135 Automóviles.
135- Depreciación Acumulada de Automóviles.
136 Mobiliario y Equipo de Oficina.
136-1 Depreciación de Mobiliario y Equipo de Oficina.
137 Equipo de Entrega y Reparto.
137-Depreciación de Equipo de Entrega y Reparto.
Activos Diferidos (160-169)
161 Gastos de Constitución e Instalación.

161-1 Amortización Acumulada de Gastos de Constitución e Instalación.
162 Gastos de Organización.
162 Amortización Acumulada de Gastos de Organización.
Otros Activos. (170-179)
171 Depósitos en Garantía.

172 Activo Fijo Obsoleto.
173 Patentes.
173-1 Amortización Acumulada de Patentes.
174 Marcas de Fábrica.
174- Amortización Acumulada de Marcas de Fábrica.

175 Franquicias.
Cuentas de Pasivo. (200-249)
Pasivo Circulante o de Corto Plazo (200-229)
210 Proveedores.
211 Documentos por Pagar.
212 Acreedores Comerciales.
213 Acreedores Bancarios.
214 Impuestos por Pagar.
215 Retenciones por Pagar.
216 Salarios Acumulados por Pagar.
217 Seguro Social por pagar.
218 Intereses por Pagar.
219 intereses Cobrados por Anticipado.
220 Rentas Cobradas por Anticipado.
221 IVA por Pagar.
222 Dividendos por Pagar.
Obligaciones por Pagar a Largo Plazo. (230-239)
231 Acreedores Hipotecarios.

232 Acreedores Bancarios.
233 Documentos por Pagar a Largo Plazo.
234 Intereses por Pagar a Largo Plazo.
235 Bonos por Pagar.
Cuentas de Capital. (250-259)
251 Capital social.

252 Utilidades Acumuladas.
253 Pérdidas Acumuladas.
254 Utilidad Neta del Ejercicio.
52
255 Pérdida Neta del Ejercicio.
256 Donaciones.
257 Reserva Legal.
Cuentas del Estado de Perdida y Ganancia (300-799)
Ventas (310-320)
311 Ventas
311- Devoluciones Sobre Ventas.
311-2 Rebajas Sobre Ventas.
311-3 Descuentos Sobre Ventas.
Costos de Ventas. (330-359)
331 Costo de Ventas.

332 Compras.
332-1 Devoluciones Sobre Compras.
332-2 Rebajas Sobre Compras.
332-3 Descuentos Sobre Compras.
340 Gastos Generales Aplicados a Producción.
350 Gastos Generales Sobre o Sub-aplicados.
Costos de Producción. (360-399)
370 Producción o Costos de Producción.

370-1 Materiales Directos Consumidos.
370-2 Mano de Obra Directa.
370-3 Costos Indirectos de fabricación.
380 Sueldos y Salarios.
Gastos Generales de Producción. (400-499)
410 Control de Gastos Generales de Producción.

411 Salarios de Producción.
412 Materiales Indirectos.
413 Mano de Obra Indirecta.
414 Capacitación.
415 Horas Extras.
416 Vacaciones.
417 Combustible de Producción.
418 Energía y Luz.
419 Teléfono.
420 Trabajos Defectuosos.
421 Gastos por Seguro.
422 Gastos de Depreciación de Edificio.
423 gastos de Depreciación de Maquinaria y Equipo.
424 Gastos de Depreciación de Mobiliario y Equipo.
425 Gastos de Depreciación de Equipo de producción.
430 Reparación y Mantenimiento de Edificio.
440 Reparación y Mantenimiento de Equipo de Transporte.
450 Renta de Equipo.
469 Amortización de patentes.
Gastos de Comercialización. (500-599)
53
510 Control de Gastos de Comercialización.
511 Salarios – Supervisores de Ventas –
512 Salario – Vendedores –
513 Comisiones por Ventas.
514 Papelería y Útiles de Oficina.
515 Seguro Social Patronal.
516 combustibles y Lubricantes.
517 Energía Eléctrica.
518 Teléfono.
519 Agua Potable.
520 Gastos de Viaje.
521 Gastos de Seguros.
523 Gastos de Depreciación Automóviles.
524 Gastos de Depreciación Equipo de Reparto.
540 Publicidad y Propaganda.
550 Renta de Equipos.
Gastos de Administración. (600-699)

610 Control de Gastos Administrativos.

611 Salarios del Personal Administrativo.
612 Seguro Social Patronal.
613 Horas Extras.
614 Papelería y Útiles de Oficina.
615 Combustibles y Lubricantes.
616 Energía Eléctrica.
617 Teléfono.
618 Agua Potable.
619 Gastos de Viaje.
620 Gastos de Seguros.
640 Gastos de Depreciación de Mobiliario y Equipo de Oficina.
660 Honorarios Legales.
670 Renta de Equipo.
680 Donativos.
690 Gastos por Cuentas Incobrables.
Otros Gastos. (700-749)
710 intereses Pagados.

720 Intereses Pagados Sobre Hipotecas.
Otros Ingresos. (750-799)
760 Ingresos Sobre Inversiones.

770 Ingresos Devengados.
780 Ingresos por Rentas.
790 Ingresos Varios.
Cuentas de Orden. (800-899)
810 Caja del Comitente.

820 Comitente Cuneta Caja.
54
830 Clientes del Comitente.
840 Comitente Cuenta Clientes.
Parte 4. Normativa Contable.

4.1 . Concepto de Control Interno Contable.
Concepto.
El control interno de una organización comprende el plan de organización y el conjunto de

medidas adoptadas para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y la veracidad de su
información financiera, técnica y administrativa, proveer la eficacia en las operaciones, estimular
la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
propuestos.
Cada empresa está obligada al establecimiento de métodos y procedimientos propios de control

interno. El control interno comprenderá:
Un plan de organización que prevea una separación apropiada de funciones.

Métodos y procedimientos de autorización y registro que hagan posible el control
financiero y administrativo sobre los recursos, obligaciones, ingresos, gastos y
patrimonio.
Practicas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones de cada empleado del
Restaurante, la asignación de la persona idónea para el cumplimiento y ejecución de
cada una de las actividades.
Principios de Control Interno.
Los principios de Control Interno constituyen los fundamentos específicos que basados en la
eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las actividades financieras y administrativas,
son reconocidas en la actualidad como esenciales para el control de los recursos humanos,
financieros y materiales.
Los siguientes se consideran de uso generalizado y aplicable:
55
 Responsabilidades delimitadas.
 Segregación de funciones.
 Utilización de cuentas de control.
 Contabilidad por partida doble.
 Control y uso de formularios pre-numerados.
 Evitar el uso de dinero en efectivo.
 Uso de un mínimo de cuentas bancarias y con firmas mancomunadas.
 Depósitos oportunos y exactos.
Objetivo:
Las políticas y procedimientos de control, tienen por objeto brindar a la administración de la

empresa una herramienta que les permita tomar todas las medidas empleadas con la finalidad
de:
 Proteger sus recursos contra pérdidas, fraudes y/o ineficiencia.

 Promover la exactitud y la confiabilidad de los informes contables y de operación.
 Apoyar y medir el cumplimiento y funcionamiento de la empresa.
Medios para Lograr el Control:
Un plan lógico de organización que establezca claramente las líneas de autoridad y

responsabilidad tanto administrativa, como contables que separe las funciones, registro
y custodia.
Un adecuado sistema de registros contables, que incluya un catálogo de cuentas e
instructivo de cuentas, manuales de procedimientos y grafica descriptiva del flujo de las
operaciones.
Una revisión continua, evaluaciones y mejoras de las políticas y procedimientos por
parte de la administración.
Políticas Generales de Control Interno.
Es responsabilidad de la Administración de la empresa, formular y aplicar políticas y
procedimientos tanto administrativos como contables para el buen funcionamiento de las
operaciones que conlleve al cumplimiento de metas y objetivos propuestos por el mismo,
en las siguientes áreas.
4.1.1. Efectivo
El efectivo es el resultado de las operaciones de generación de ventas de servicios ofertados

por la Empresa y/o de otros ingresos, los que deben administrarse de forma adecuada en
función de los planes y objetivos trazados por el mismo.
Guías de Control Interno del Efectivo:
 Registrar los ingresos de forma inmediata.

 Depositar intactos los ingresos captados a diario.
 La función de manejo de efectivo deberá ser realizada por una persona diferente a la encargada
de realizar los registros.
 Se deberá dar apertura a un fondo de caja chica para gastos menores.
 Los recibos de caja que se emitan deberán estar pre numerados.
 Todos los desembolsos se efectuaran por medio de cheque.
 Se deberán elaborar conciliaciones bancarias de forma mensual para cada una de las cuentas a
nombre de la empresa.
56
4.1.2. Caja General.
La cuenta caja general registra todo el efectivo que ingresa y sale de la empresa como
consecuencia, generalmente, de la venta de un producto o la prestación de un servicio. Debido
a su grado de disponibilidad en dinero en efectivo se deberán de establecer los siguientes
procedimientos:
Guías de Control Interno de Caja General:
 Los ingresos de caja, así como los depósitos serán manejados por una sola persona, la que será
formalmente nombrada por la Administración de la empresa. En caso de que se establezcan
turnos de trabajo se deberá delegar la responsabilidad de recepcionar el efectivo a una persona
por turno.
 En caso de que el encargado de recibir los ingresos se ausente, dicha responsabilidad quedará
bajo la responsabilidad de la persona que asigne la Administración de la empresa.
 El dinero de los ingresos recibidos en caja, no debe mezclarse con el dinero de otro fondo que
esté custodia o que maneje la Administración.

Será obligación del encargado de caja, garantizar que el dinero y documentos bajo su
responsabilidad estén siempre bien resguardados, a fin de evitar cualquier irregularidad.
 Será responsabilidad de la Administración instruir y proveer al encargado de caja las políticas
generales sobre el manejo de efectivo, las normas técnicas de control, así como la
implementación de controles internos adicionales que considere necesarios.
 Por todo ingreso recibido deberá emitirse una factura la cual estará debidamente pre numerada y
con el sello de cancelado.
 Los ingresos recibidos deberán ser depositados diariamente en las cuentas bancarias de la
empresa.
 El responsable de caja informará en su turno a la Administración, sobre los movimientos de caja
(ingresos recibidos, depósitos realizados y saldo).
 De los ingresos recibidos en caja bajo ninguna circunstancia se podrán cambiar cheques de
terceras personas o empleados de la empresa.
 Se deberá llevar un control de consecutividad de las facturas y recibos oficiales de caja y la
persona encargada de caja bajo ningún caso deberá alterar el uso de la secuencia numérica de
dichos documentos.
4.1.3. Reembolsos de Caja Chica
Caja chica representa la suma de dinero fijo utilizado por la empresa para asumir los gastos
menores para atender de forma inmediata las necesidades imprevistas u ocasionales que
surjan como consecuencia de sus actividades administrativas. Debido a su alto grado de
disponibilidad, se hace necesario establecer un adecuado proceso de control que asegure una
eficiente y oportuna gestión. La administración de dichos recursos atenderán los siguientes
procedimientos:
Guía de Control Interno para Reembolsos de Caja Chica:
 El monto del fondo de Caja Chica será establecido por la Administración, se propone que
inicialmente sea por un valor de C$ x,xxx.xx (xxx mil córdobas netos) y el monto máximo de pago
en efectivo será de C$ x,xx.xx (xxx córdobas netos). Cualquier cambio de esta disposición sólo
podrá hacerse previa aprobación de la Gerencia u Administración de la empresa debiendo
considerarse las necesidades del mismo.
 Los movimientos de Caja Chica se registrarán en el mismo día de las operaciones.
57
 Todo fondo de Caja Chica debe ser de uso exclusivo para cubrir las necesidades operativas de la
empresa.
 El cheque de apertura del fondo y los reembolsos futuros deberán emitirse a nombre del
encargado de Caja Chica.
 Todo gasto de Caja Chica en la que se justifique la no existencia de una factura o recibo de quién
ha dado el bien o servicio, podrá ser soportado únicamente por vale de caja chica.
 Todo pago de Caja Chica debe estar respaldado por un documento, que reúna los siguientes
requisitos:
o Ser documento original que cumpla con los requisitos legales.

o Ser emitido a nombre de la empresa.
o No contener alteraciones ni borrones.
o Describir claramente el concepto del gasto.
o Mostrar sello o indicación de cancelado.
o Mostrar firma de recepción del bien o servicio.
 Todo anticipo para compras y/o pagos tendrá que estar soportado por un vale de Caja Chica,
cuya validez estará en función de la firma que lo autorice, del responsable de Caja Chica o del
responsable que en su ausencia quede habilitado para tal función.
 Los reembolsos de Caja Chica deberán ser realizados al agotarse un 75% de la misma o al final
del mes, para efectos de contabilizar los gastos del período.

 Periódicamente y sin previo aviso, el Contador o a quien se designe practicará un arqueo de los
fondos de Caja Chica con el propósito de verificar que se cumpla con las normas y políticas
establecidas. Los formularios de los arqueos realizados deberán archivarse en forma cronológica.
En caso de que exista diferencia o la Caja Chica no cuadre, el responsable deberá reintegrar el
faltante o depositar el sobrante.
 Toda diferencia existente en los arqueos de caja chica deberá ser reportada al comité financiero,
a fin de tomar medidas correctivas.
 El responsable de caja chica, no podrá autorizar desembolsos, ya que dichas funciones le son
incompatibles.
 A fin de deslindar responsabilidad por las compras efectuadas, el responsable del fondo en
ningún momento podrá efectuar compras.
 Del fondo de caja chica no se podrá cambiar cheques de empleados o de terceras personas.
 El responsable de caja chica deberá dar seguimiento a todos los adelantos pendientes de rendir,
a fin de garantizar que serán rendidos en el tiempo establecido (tres días hábiles como máximo).
 Todo vale provisional tendrá vigencia de tres (3) días hábiles a partir de la fecha de entrega del
efectivo.
 No podrá entregarse un nuevo vale a personas que tengan otro pendiente de rendición.
 El vale debe ser cancelado en su totalidad, caso contrario el faltante será cargado a su cuenta
para ser deducido de su salario en planilla.
4.1.4. Emisión de Cheques.
El cheque es un documento bancario cuya función específica es la de ordenar o autorizar la

entrega de dinero tanto a personas naturales como jurídicas desde las cuentas de banco de la
empresa. Debido a la facilidad implícita del proceso respecto a la convertibilidad del documento
en dinero en efectivo a favor de su portador, su emisión deberá cumplir con los siguientes
procedimientos:
Guía de Control Interno para Emisión de Cheques:

58
 Todo desembolso mayor a C$ x,xxx.xx (xxx córdobas netos) debe ser emitido en cheque y
aprobado por la persona autorizada, además deberá ser respaldado por los documentos de pago
correspondientes.
 Los cheques emitidos serán efectivos únicamente cuando tengan la firma de las personas que
están registradas en el banco, para tal efecto por el Gerente General o Administrador designado
por la empresa.
 No deben firmarse cheques en blanco, ni dejar de completar la información del talón de la
chequera para efectos de un mejor control.
 La documentación de pago se archivará por la numeración de los cheques del banco, debiendo
permanecer archivada durante un período mínimo de cinco años posteriores a la fecha de cierre
del ejercicio contable.
 Toda documentación que respalde un egreso por medio de cheque, deberá ser estampada con
un sello de CANCELADO, el cual debe mostrar número de cheque, fecha de emisión y nombre
del banco al que pertenece la cuenta.
 Deben prepararse mensualmente las conciliaciones bancarias correspondientes, dentro de los
primeros diez días del siguiente mes.
 No se emitirán cheques pos-fechados bajo ninguna circunstancia, salvo y en casos especiales
con la debida aprobación del Gerente o Administrador.
 Todo cheque anulado deberá anexarse al comprobante de cheque con la palabra ANULADO y se
debe archivar igualmente como si hubiese sido emitido.

 Debe establecerse un día de la semana para la entrega de cheques, así sean éstos para compra
de equipo, remodelaciones u otros gastos pertinentes. (En particular, deben comunicarse las
políticas pertinentes con toda claridad a los proveedores de los bienes y servicios requeridos por
la empresa).
 Queda establecido que todo cheque emitido y listo para la entrega a su beneficiario deberá ser
entregado en un plazo no mayor de 3 (tres) y en días hábiles de trabajo, siempre que exista
disponibilidad bancaria.
4.1.5. Conciliaciones Bancarias.
La conciliación bancaria representa el reporte de la comparación y los ajustes correspondientes

entre los estados de cuentas emitidos por el banco y los saldos mostrados por el libro mayor de
banco de la empresa. Debido a su importancia para la justificación de los valores en efectivo
disponibles por la empresa se hace necesaria la realización de las siguientes actividades:
Guía de Control Interno para la Conciliación Bancaria:
 El Contador deberá solicitar los documentos siguientes:
 Copia de Recibos oficiales de caja.

 Minutas de Depósitos.
 Comprobantes de pago original y copias.
 El Contador, recibe, revisa, registra en los libros de banco las minutas de depósitos y comprobantes
de pago conforme a la consecutividad de las mismas y de acuerdo a cada cuenta corriente.
 Cuando se reciban los estados de cuenta, verifica, que estén adjunto los soportes: Notas de débito
y/o crédito, cheques pagados y minutas de depósitos.
 Posteriormente el Contador, teniendo es estado de cuenta bancario, revisa, verifica el mismo contra
el archivo de las minutas de depósitos, si todas fueron registradas en el libro de bancos, al igual
deberá hacerlo con los comprobantes de pago.
 Verifica los cheques flotantes de los meses anteriores en el estado de cuenta del banco, los que
fueron pagados en este mes, marcando tanto en la lista de cheques flotantes como en el estado de
59
cuenta los cheques pagados, de igual manera se deben comparar los cheques emitidos durante el
mes, para determinar los cheques no cobrados aun.
 Los cheques que una vez comparados no fueron marcados en los libros de banco y en la lista de
cheques flotantes del mes anterior, son los nuevos cheques flotantes del mes, los que son enlistados
con los datos siguientes:
 Fecha
 Número de cheque
 Beneficiario
 Cantidad
 Los depósitos flotantes de los meses anteriores se comparan con los depósitos registrados en el
estado de cuenta del banco del mes, marcando tanto en el listado de los depósitos flotantes como en
el estado de cuentas del banco.
 Los depósitos que una vez comparados no fueron marcados en el estado de cuenta, ni en la lista de
los meses anteriores, son los nuevos depósitos flotantes del mes.
 Los depósitos percibidos durante el mes se verifican en el libro de banco y estado de cuenta si todos
fueron registrados correctamente se marcan en el registro del libro de banco y en el estado de
cuenta, los no marcados formaran parte del listado de depósitos flotantes del mes.
 Por las notas de débito y crédito se elaborará un comprobante de diario y se registran en los libros
de banco. Las notas de débito pueden ser por servicios bancarios y las de crédito pueden ser por
correcciones. Estos importes se deben tomar en cuenta y anotarse en la conciliación del mes.
 El Contador elaborará la conciliación bancaria del mes y realizará el asiento contable
correspondiente.
4.1.6. Cuentas por Cobrar.
La Administración establecerá las políticas administrativas de acuerdo a sus objetivos y metas

en este rubro. Los controles se dirigirán a la implementación de estas políticas, como montos,
periodos de cobros y restricciones.
Guías de Control Interno de Cuentas por Cobrar:
 La estructura de cobranza establecida en la empresa deberá proveer la segregación de las

funciones de crédito y cobranza, facturación, recepción de efectivo, contabilización de las cuentas
por cobrar y cuentas de mayor.
 Se deberá observar los procedimientos legales descritos en las políticas crediticias de la
empresa, en el que se formaliza la relación contractual entre los clientes y el negocio.
 Se verificará las cantidades, precios y precisión aritmética de los créditos para evitar errores.
 Se utilizara información independiente para los pases a las cuentas de control de mayor y los
libros auxiliares de cliente.
 Se preparara una relación de cuentas por cobrar, clasificada por antigüedad de saldos, para ser
revisada por la Administración de la empresa.
 Todas las cancelaciones de cuentas incobrables, serán realizadas únicamente con la aprobación
de la Administración de la empresa.
 Se llevara un efectivo control de los pagos cancelados por parte de los clientes.
Normas y Procedimientos para la Gestión de Cuentas por Cobrar.
Los pagos serán realizados directamente en las instalaciones de la empresa.

Todo crédito deberá ser cancelado a más tardar 15 días hábiles después de ser
otorgado.
60
El no pagar las cuentas en el tiempo estipulado causará una multa de xx% por cada mes
de retraso.
A más tardar 15 días después del cierre de cada mes, la contabilidad identificará a los
clientes pendientes de pago y levantará un listado.
El listado de clientes morosos se remitirá a la Administración o persona encargada de la
gestión de cobranza, para que realice llamadas telefónicas a cada uno de los clientes
estado de morosidad, dejándose la correspondiente constancia física de la gestión
realizada.
El listado se deberá ir depurando, conforme se hagan pagos o arreglos de pago. Esta
actividad será responsabilidad del Administrador o persona encargada de la gestión de
cobranza, bajo la supervisión de la Gerencia de la empresa.
4.1.7. Inventarios.
Significado e Importancia del Control Interno de los Inventarios.
Debido a la importancia que tienen los materiales para el proceso de producción de toda
empresa, se hace imprescindible un adecuado control de los mismos. En este sentido, el control
de los materiales se lleva a cabo mediante registros e informes periódicos que se relacionan
con las compras, recepción, almacenamiento y entrega de los materiales directos e indirectos.
Las anotaciones tienen que mostrar la cantidad y el costo de los materiales pedidos a los
proveedores, recibidos de éstos, almacenados y posteriormente entregados de manera que las
cuentas de inventario en los libros, según se muestren en el balance general al igual que los
artículos producidos o manufacturados estén correctamente calculados.
Objetivo del Control de los inventarios.
La inversión en existencias de una empresa que se encuentra sujeta a procesos de producción

generalmente representa una importante fracción de su activo circulante.
Para mantener una inversión en existencias debidamente equilibrada, se requiere de una

cuidadora labor de planeación y control. Un inventario excesivo ocasiona mayores costos
incluyendo pérdidas debido a deterioros, espacios de almacenamiento adicional, y el costo de
oportunidad del capital. Por lo tanto, se hace de vital importancia que la empresa ejerza un
control escrito sobre su inversión en existencias.
Los objetivos del control de inventarios se pueden orientar a lo siguiente:
 Al establecimiento de una rutina sistemática de compra, recepción, almacenamiento y entrega de

los materiales.
o Dicha rutina coordinará los presupuestos de los materiales con las compras y entrega de
los mismos en un contexto de compras centralizada bajo la responsabilidad de un solo
responsable de compra.
 Al establecimiento y utilización de una serie bien integrada de formas o modelos impresos que
eviten los errores y fije las responsabilidades de cada persona que interviene en el proceso.
 Al establecimiento de un sistema de comprobaciones internas que facilite una exacta

contabilización y evite los fraudes y robos originados por el personal interno de la empresa o a
través de personas externas que puedan intervenir indirectamente en el proceso.
61
 Al establecimiento de un sistema apropiado de valoración de solicitudes de materiales e
inventarios de los mismos.
 Al análisis y solución de problemas tales como el control efectivo del inventario orientado a la
disminución de desperdicios de materiales y materiales dañados en el proceso de producción.
o Se prevé con ello el mantenimiento del importe del inventario en la cantidad más baja
posible para la realización de un proceso de producción más eficiente.
 Al establecimiento y uso de registros y anotaciones de contabilidad que produzcan una rápida

información sobre los costos de producción como parte del sistema de información interna de la
empresa para la toma de decisiones gerenciales.
Control Interno de los Inventarios.
Los inventarios representan una de las mayores inversiones dentro del activo corriente de toda
empresa. Sin embargo, su naturaleza, vulnerabilidad a los robos, los diversos procedimientos
para su control, registro, valuación y movilidad originan diversos errores en su determinación y

en la información mostrada en los estados financieros, tan es así, que si uno de los miembros
del área administrativa o gerencial de la empresa está dispuesto a evadir impuestos, ocultar
faltantes de posibles irregularidades y/o ocultar fraudes a los propietarios o accionistas de la
empresa, los inventarios es el área más adecuada para que tomen lugar estas posible acciones.
Por esto es que se hace necesario establecer medidas de control interno para salvaguardar los
inventarios y así mismo, tener una información útil y confiable sobre el nivel óptimo de
disponibilidad y requerimientos de los mismos.
Para lograr un eficiente control interno en el manejo de los inventarios, se debe de establecer
una adecuada separación de funciones entre los distintos departamentos o áreas de trabajo,
entre estas: compras, recepción, almacenaje o bodega, producción, contabilidad y finanzas. Se
procurará así mismo adquirir los inventarios en cantidades económicas y suficientes para evitar
que por falta de existencia se pierdan ventas.
Es beneficiosa también, realizar recuentos físicos de los inventarios por lo menos una vez al
año y efectuar comparaciones contra los registros contables para detectar posibles
discrepancias y efectuar ajustes en casos necesarios para que la información refleje la cantidad
correcta en los inventarios.
Guías de Control Interno de los inventarios.
 Mantener inventarios perpetuos de materias primas, materiales, producción en proceso,

productos terminados, refacciones para mantenimiento, artículos de empaques y envases, ya que
la implementación de este sistema de valuación le permitirá a la empresa detectar en cualquier
momento las diferencias entre las existencias físicas contra la información contenida en los
registros.
 Realizar los registros contables correspondientes reflejando la información de la situación
financiera de los inventarios tanto en unidades físicas (cuanto) como en unidades valor (costo).
 Vigilar permanentemente las bases para valuar los inventarios; es decir, revisar que los métodos
de valuación sean aplicados en forma consistente con el principio de contabilidad.
62

14
En empresas industriales, establecer el sistema de costos estándar , a fin de garantizar la
verificación de la actuación contra lo predeterminado, proporcionando información sobre el costo
de los inventarios de forma oportuna.
 Todas las compras serán controladas y recibidas por al área o departamento de recepción,
mismo que será independiente de los departamentos o áreas de compras, almacenamiento,
producción, contabilidad y finanzas.
 Asegurar que el departamento o área de recepción elabore tantas copias como sean necesarias,
para ser enviadas resto de departamentos o áreas de compras, almacenamiento, producción,
contabilidad y finanzas.
 Todas las existencias deberá almacenarse en una bodega central bajo la custodia de un solo
responsable. Dicha condición de delegación de responsabilidad en una sola persona evita o
inhibe los robos y acrecienta el control.
 Asegurar los inventarios mediante la adquisición de pólizas de seguros, sobre todo en aquellos
artículos de mayor costo.
 Todas las salidas de almacén deberán estar soportadas por la documentación comprobatoria
correspondiente tales como las respectivas requisiciones. Esta medida garantiza que los
inventarios sean utilizados para los fines propios de la empresa y su autorización debe constar
por escrito.
 Deberán establecerse controles físicos y contables para la venta desperdicios, así como la de
subproductos.

El encargado de bodega deberá informar oportunamente sobre los inventarios obsoletos o de

lento movimiento, dañados o fuera de los máximos y mínimos autorizados.
 En el principio de separación de funciones anteriormente relacionado, se debe evitar que el
personal que tenga bajo su custodia los inventarios físicamente participen en las siguientes
actividades:
o Controlen los registros contables, tanto libros mayores como auxiliares.

o Autoricen o registren notas de créditos o la documentación probatoria.
o Autoricen o registren devoluciones sobre ventas o su documentación comprobatoria.
o Autoricen o registren compras o su documentación comprobatoria.
o Autoricen o registren pagos o su documentación comprobatoria.
Organización y Proceso para el Aprovisionamiento de Materiales.
Toda empresa manufacturera o que adquiere materiales para ser sometidos a procesos de
producción cuanta con un departamento o al menos con una persona encarga de hacer los
pedidos de las materias primas o suministros necesarios para la producción. Esta persona es la
responsable de que los artículos requeridos reúnan los estándares de calidad establecidos por
la empresa, que se adquieran al menor costo y sean despachados y entregados en el menor
tiempo posible.
14
Costo Estándar se fundamenta en una medida de lo que un elemento del costo debe ser, en contraste con un
registro de lo que realmente fue. Un sistema de Costos estándar, es un sistema de costeo contable que registra
costos estándares además, o en lugar, de los costos reales.
Los Costos Estándares se desarrollan por lo general con el propósito de brindar a la Gerencia un indicador para
comparar los resultados reales respecto a los estimados. En la práctica pueden no incorporarse a los sistemas
contables lo que indica la irrelevancia de realizar los registros correspondientes. A dichos estándares se les conocen
como básicos o históricos ya que después de cierto período solo serán usados para indicar tendencias de las
operaciones. Por otra parte están los estándares ideales o teóricos los cuales representan el mínimo costo que
podría obtenerse en las mejores condiciones operativas posibles.
63
Las responsabilidades a fines a este departamento o persona encargada del aprovisionamiento
de materiales y suministros de una empresa son entre otras loas siguientes:
 Obtener cotizaciones de precios de los vendedores para los artículos que aparecen en las
requisiciones de compra.
 Elegir entre los posibles proveedores después de tener los datos referentes a pecio, calidad, ciclo
de tiempo de entrega y costo del flete y acarreo.
 Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra de después de tomar en consideración los
descuentos por cantidad, ahorro de flete en los pedidos grandes, costo del pedido, limitaciones
de espacio en almacén y el costo del capital comprometido en los inventarios.
 Preparar órdenes de compra y enviarlas a los proveedores con los siguientes propósitos:
o Autorizar al vendedor para hacer el envío.
o Notificar al departamento o encargado de la recepción de los materiales acerca de los
artículos que van a ser entregados a futuro.
o Informar al departamento de planeación, producción u otra área relacionada a las
requisiciones sobre la colocación de los pedidos.
o Notificar al departamento o persona encargada de la contabilidad general acerca del
compromiso de compra adquirido.
4.1.8. Pasivos.
La administración de la empresa es la única responsable para comprometer, suscribir y

contratar toda clase de pasivos que por su giro o por sus planes estratégicos crea oportuno
para la sobrevivencia y/o ampliación del negocio. Estos pueden ser de 2 clases:
a. Pasivo Circulante.
b. Pasivo a Largo Plazo.
Guía de Control Interno para Pasivos:
 Deberá haber una segregación de funciones de autorizaciones, compra, recepción,

inspección y verificación de documentos, registro y pago.
 Deberá prevalecer una comunicación oportuna de todos los contratos o acuerdos
relacionados con el pasivo suscrito para su oportuno registro.
 Se deberá comparar periódicamente las sumas de los auxiliares de las cuentas
colectivas, contra las cuentas de control.
4.1.9. Ingresos.
Por los ingresos obtenidos de las ventas de servicios generados por la empresa o por cualquier
otro ingreso que no esté directamente relacionado con el giro normal del negocio, se deberá
tener especial cuidado, por lo que se implementarán los siguientes controles:
Guía de control Interno para Ingresos.
 Una segregación adecuada de las funciones de facturación por servicios o ventas, cobranza,
recepción de efectivo y contabilización.
 Se deberán emitir facturas pre numeradas por cada concepto de venta.
4.1.10. Gastos de Operación
64
Estos gastos representan el costo de obtener beneficios por parte de la empresa como parte de
su funcionamiento normal para poder operar. Por eso la Administración debe tener pleno control
sobre estos, así como su distribución a las diferentes categorías de gastos, los que pueden
segregarse de las siguientes maneras:
Gastos de Venta.
Gastos de Administración.
Gastos Financieros.
Otros Gastos.
Guía de Control Interno Gastos de Operación:
 Se utiliza el catálogo de cuentas para clasificar adecuadamente los gastos de operación.

 Se efectuará una revisión sistemática de las operaciones que se efectúen en las cuentas de
gastos de operación, tales como egresos, compras y cuentas por pagar, nóminas y otros.
4.1.11. Elaboración de Estados Financieros.
Representan los documentos que debe preparar la empresa al término de cada período
contable con el objeto de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos
de la actividad. Por la información presentada y el interés que la misma representa para las
partes interesadas estas deberán de cumplir con los siguientes procedimientos para su
elaboración:
Guía de Control Interno para la Elaboración de Estados financieros.
 El Contador recibe, revisa y procede a archivar en orden consecutivo la documentación siguiente:
o Recibos oficiales de caja.

o Comprobantes de pago.
o Minutas de depósitos.
o Comprobantes de diario.
o Elaborará recapitulación de comprobantes de pago, recibos de caja y comprobantes de
diario.
 El Contador elabora y contabiliza comprobantes de diario en forma manuscrita de los siguientes

asientos:
o Ingresos por venta de servicios en córdobas y dólares.

o Ingresos de banco en córdobas y dólares.
o Notas de débito y notas de crédito bancarias.
o Diferencial cambiario por deslizamiento del córdoba.
o Cheques anulados.
o Comprobantes de pago (egresos) de cuentas bancarias.
o Consumo de materiales y suministros.
 Con los comprobantes de diario procede a elaborar la balanza de comprobación que contendrá:
o Un detalle de las cuentas con su codificación contable, saldo inicial, movimientos del mes
(deudor y acreedor) y saldo final.
 Con la balanza de comprobación elaborada y debidamente cuadrada, procederá a elaborar los

estados financieros de la empresa, los que estarán conformados por:
65
o Estado de Resultados.
o Balance General.
o Anexos de las Cuentas.
o Notas a los Estados Financieros.
o Estado de Flujo de Efectivo.
 Con la Balanza de Comprobación también se deberá realizar la jornalización de los libros

contables tales como el de Diario y Mayor.
4.1.11. Documentación de Respaldo.
La estructura de control interno y todas las operaciones financieras o administrativas de la

empresa, deben tener la suficiente documentación que la respalde y justifique y, estar
disponible para su verificación y control. La documentación debe ser en original y a nombre de
la empresa.
Los documentos de respaldo justifican e identifican la naturaleza, finalidad y resultados de la

operación y contienen los datos suficientes para su análisis.
 Archivo de la Documentación de Respaldo.

o La documentación que respalda las operaciones, especialmente los comprobantes de

contabilidad y sus soportes, serán archivados siguiendo un orden lógico y de fácil
acceso, estos deberán conservarse durante el tiempo que lo estipula la ley.
o La aplicación de procedimientos adecuados para el manejo de los archivos permite la
ubicación rápida de la documentación. Para tal fin se adoptarán medidas que permitan
salvaguardarlas y protegerlas contra incendios, robo o cualquier otro riesgo.
 Control y Uso de la Documentación Pre numerada.
o Las formas pre-impresas tales como: recibos de caja, facturas, retenciones, etc., que se
utilicen para la sustentación de operaciones financieras, serán numeradas al momento de
su impresión, y su uso se controlará permanentemente.
o La utilización de documentos pre numerados tanto en comprobantes, formularios u otros
que registren transferencias, adquisición, venta o uso de recursos financieros, permite
ejercer un mejor control sobre los mismos.
o La documentación que se anule por cualquier causa deberá archivarse el juego completo
(original y sus copias); así mismo aquella documentación que no haya sido utilizada debe
ser resguardada por una persona autorizada.
 Custodia de los Recursos y Registros.
o El acceso a los recursos y registros debe limitarse a una persona autorizada para ello,
quien está obligada a rendir cuenta de la custodia y utilización de los mismos.
o Para garantizar dicha responsabilidad se cotejarán periódicamente los recursos con los
registros contables. La frecuencia de estas comparaciones depende del grado de
vulnerabilidad de los activos.
o En caso de que exista diferencia entre la verificación física y los registros, estas deberán
investigarse exhaustivamente.
o La restricción del acceso a los recursos permite reducir el riesgo de una utilización no
autorizada o de pérdida o daños provocados.
66
Parte 5. Manual de Formularios.
5.1. Formularios.
El manual de formularios está conformado por toda la documentación impresa de índole

comercial que utiliza la empresa, constituyendo todos los comprobantes extendidos por escrito
con los que se deja constancia de las operaciones económicas que realiza.
Su propósito es de suma importante, ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la
realización de alguna acción comercial y por ende, son el elemento fundamental para la
contabilización de tales acciones.
“Se puede definir formulario a una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser
rellenados con alguna finalidad, que se utilizan como diseño de presentación al usuario. Sus
componentes se presentan bajo un diseño orientado al tipo de comercio ejercido por la
institución.”
La estructura de los formularios está preparada para contener la información mínima para la
definición y puesta en funcionamiento de un plan de contabilización, basada en el
establecimiento de objetivos.
El objetivo principal de los formularios es obtener información sobre el desempeño logrado,

valorando los principales resultados alcanzados en el cumplimiento de sus objetivos
estratégicos, los efectos de los objetivos y metas no logradas o parcialmente alcanzadas sobre
los resultados globales y los principales desafíos de la gestión de acuerdo a la evaluación
realizada.
Eliminar duplicidad de esfuerzo.

Facilitar el trabajo.
Reducir costos.
Proveer uniformidad en los datos que se registran, informan o analizan período a
período.
67
5.1.1. Recibo Oficial de Caja
Objetivo:
Servir de constancia en la recepción de los ingresos en efectivo, cheques o moneda Extranjera

que percibe la empresa por la venta de servicios; siempre que no se trate de una venta de
contado, ya que para tal fin se utiliza la factura de contado que es un equivalente al Recibo de
Caja si va sellado y firmado por el cajero como constancia de que esta fue cancelada en caja.
Recibe Información de:
Abonos o cancelaciones de factura de crédito en efectivo o cheques, notas de débitos u otros

ingresos.
Brinda información a:
Informes diario de caja y banco

Es soporte del comprobante de Diario
Preparado por los Cajeros de la empresa.
Procedimientos:
Este documento debe ser impreso y pre numerado. Se le entregará al cajero un block de
recibos y este será el custodio del mismo hasta que se agoten, debiéndose de mantener un
constante control y supervisión tanto del que está en uso como los que se encuentran en
bodega de papelería controlados por Contabilidad.
Se debe emitir un Recibo Oficial de Caja por cada ingreso o cobro en efectivo o cheque que
ingrese a caja detallando el número de este y el nombre del banco girado, Ejemplo: Abono de
clientes, cancelación de facturas de crédito, notas de débito, otros ingresos, etc.
Control Interno:
 La función de recibir dinero, debe ser responsabilidad de una sola persona.

 Por cada Ingreso se debe emitir el correspondiente recibo de caja pre numerado,
detallando los documentos que originan el ingreso.
 Los cheques recibidos deben inmediatamente endosarse mediante un sello que indique
la cuenta bancaria en la que se deposita el dinero.
 Únicamente se recibirán cheque emitidos a nombre de la empresa.
 Todo recibo oficial de caja que sea anulado debe ponérsele un sello que indique
anulado, tanto al original como en las copias, remetiéndolas a contabilidad en el
correspondiente orden.
 El efectivo y valores pendientes de depósitos deben resguardarse al final en caja fuerte.
68
 El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de recibos
oficiales de caja.
Distribución:
Se elabora en forma pre numerada en original y copia.
Original: Cliente para soporte de comprobación de pago.

Copia I: contabilidad para la elaboración de registros contables.
Instructivo para su uso
Encabezado:
1. Nombre de la empresa. Para identificar a la razón social

2. Recibo Oficial de Caja: Identifica el nombre del documento que elaboramos
3. Numeración 0001: Corresponde a la pre enumeración secuencial
4. Fecha: Día, mes y año en que se elabora el recibo.
Cuerpo del documento:
5. Recibí de: El nombre completo o razón social de quien se recibe el Dinero o cheque.
6. La Cantidad de: Anote la cantidad recibida en letras.
7. Valor (C$): Anote el valor recibido en número.
8. En Concepto de: Detalle claramente el número de facturas o notas de débito o causa
que dio origen al documento.
9. Efectivo: Marque con una X, si el monto recibido es en Efectivo.
10. Cheque: Margue con una X, si el monto recibido esta emitido a través de un cheque.
11. No.: Si el pago fue recibido con cheque, anote el número de Cheque recibido.
12. Banco: Anote el nombre del banco en que se cobrará el valor recibido en cheque.
13. Recibí Conforme: Firma de identidad del cajero y sello de caja.
14. Entregue Conforme: Firma de la Persona quien realiza el pago.
69
001 Formato: Recibo Oficial de Caja.
Razón Social (Nombre Natural del Propietario

y/o Jurídico de la Empresa); Dirección; Número
Logotipo de la Empresa (s) Telefónico (s); Dirección de Correo
electrónico; Web Site; Número RUC.
Día Mes Año

No 0001
RECIBO OFICIAL DE CAJA.

Recibí de: ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Pagado con:
La Cantidad de:
Efectivo _______________________________________________________________
Cheque No ___________ Banco ____________________________________
_______________________________________________ C$ __________________________
En Concepto de: Conforme

Recibí ______________________________________________________________
Entregue Conforme
____________________________________________________________________________
Pie de Imprenta (Requisito Legal)
5.1.2. Arqueo General de Caja
Objetivo:
Este formulario está diseñado para realizar recuento físico del dinero existente en caja (Billetes,
cheques), con el fin de verificar que la administración de los fondos es efectuada y controlada
adecuadamente.
Preparado Por:
Es practicado por el Contador
Procedimientos:
70
El arqueo general de caja debe ser practicado por el contador de la empresa. Éste deberá de
ser elaborado en presencia del o los cajeros y deberá ser de forma sorpresiva, a fin de
determinar cualquier situación anómala en la administración del efectivo. En este sentido, la
actividad de arqueo deberá practicarse de forma periódica en los momentos que se estime
conveniente por las personas autorizadas para su realización.
Control interno:
 Deben efectuarse arqueos sorpresivos y periódicos a los responsables de las cajas para
el adecuado manejo y control de los mismos.
 Por todo cambio, traslado o renuncia del personal encargado de manejar dinero y
valores, deben practicarse arqueos y rediciones de cuentas, lo mismo que elaborar acta
de entrega y recepción conjuntamente con el nuevo encargado. Contabilidad en base a
esta documentación efectuará el movimiento contable respectivo.
 El efectivo y valores pendientes de depósitos deben resguardarse al final en caja fuerte.
 Ninguna persona debe tener acceso a los documentos y valores que son
responsabilidad del cajero, excepto el personal de contabilidad designado para efectuar
arqueos.
Frecuencia:
Son utilizados en forma periódica, por los encargados de realizar arqueos de la caja general.
Distribución:
Original: Departamento de contabilidad como soporte de la verificación en el efectivo de la

empresa.
Copia: Cajero, constancia del arqueo efectuado.
Instructivo Para su uso:
Encabezado:
1. Nombre de la empresa: Para identificar la razón social de la empresa.

2. Arqueo de Caja: identificación del documento.
3. Responsable: Nombre completo de la persona que tiene asignado el fondo.
4. Practicado a las: Hora, día, mes y año en se practica el arqueo.
Cuerpo Principal:
5. Cantidad: Cantidad de billetes o monedas que se encuentran según la denominación

respectiva.
6. Denominación: El detalle de las denominaciones del efectivo arqueado.
7. Valor: Es el producto de multiplicar la cantidad de Billetes o monedas por su
denominación.
8. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados en la columna de valor.
9. Emitido por: Nombre de la empresa o persona que emite el cheque a favor del
Restaurante.
10. Cheque #: Anotar el número del cheque recibido.
11. Banco: Anotar nombre del banco que gira el Cheque.
71
12. Valor: El monto del cheque en forma numérica.
13. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados de los cheques en la columna de
valor.
14. Total: Es la suma total del efectivo encontrado.
Autorizaciones:
15. Firma del cajero: Firma de la persona a cargo de la caja.

16. Contador: Firma del contador que práctico el arqueo.
002 Formato: Arqueo de Caja.
Razón Social (Nombre Natural del Propietario y/o

Jurídico de la Empresa); Dirección; Número (s)
Logotipo de la Empresa Telefónico (s); Dirección de Correo electrónico;
Web Site; Número RUC.
Arqueo de Caja.
Responsable: _______________________________________________Caja No ___________
Practicado a las: _________ horas: _________ del mes de: _____________ del año ________
Efectivo
Billetes y Monedas Denominación Valor
C$ 500.00
C$ 200.00
C$ 100.00
C$ 50.00
C$ 20.00
C$ 10.00
C$ 5.00
C$ 1.00
C$ 0.50
C$ 0.25
C$ 0.10
C$ 0.05
Sub Total
72
Cheques.
Emitido por: Ck No: Banco: Valor:
Sub Total:
Total:
Declaro que el Valor de C$ __________, representa la totalidad de los valores que tengo en mi
poder los cuales son propiedad de (Nombre de la empresa) y que fueron contados en mi
presencia y devueltos a mi entera satisfacción.
_________________________ ____________________________
Firma Cajero. Firma Contador
003 Formato: Comprobante de Pago.

5.1.3. Comprobante de Pago.
Objetivo:
Documentar los pagos efectuados por medio de cheques para control del efectivo anejado en
las cuentas bancarias.
Recibe Información:
Documentos soportes.
Comprobante de Diario
Tarjetas auxiliares
Libro de Bancos
Preparado por:
Administrador y/o Auxiliar Administrativo.
Procedimientos:
Esta forma es una combinación de cheque y comprobante, es decir, el original corresponde al

cheque Propiamente y el duplicado con una sección adicional representa el comprobante.
Al emitirse debe especificarse en la segunda sección el concepto por el cual se emite y en la

tercera sección, se debe detallar los débitos y créditos que la operación de la origina.
Frecuencia:
73
Se emite por cada pago girado con cheque que corresponda a las cuentas corrientes propiedad
del negocio.
Distribución:
Original:
Se entrega al beneficiario (propiamente el cheque)
Copia:
Se archiva en contabilidad junto con los documentos soportes para afectar los registros
contables,
Control Interno:
 Todo cheque deberá llevar por lo menos 2 firmas libradoras mancomunadas.

 Los cheques anulados deberán de ser mutilados poniéndoles un sello que indique
ANULADO remitiendo los originales a contabilidad para ser archivados en el legajo de
Egresos en orden numérico consecutivo.

 Las firmas de funcionarios que han dejado de prestar sus servicios a la empresa y
estaban autorizados para firmar cheques deben cancelarse de inmediatamente su retiro.
 Los cheques deben estar respaldado por comprobantes originales como: facturas,
recibos y otros documentos comprobatorios del egreso.
 Una vez emitido el cheque, deberá plasmarse sello de CANCELADO indicando el
número de cheque y la fecha de emisión, a todos los documentos fuentes del
desembolso.
 Antes de pasar los cheques a las firmas autorizadas para firmarlos el comprobante de
egresos tiene que ser revisado por Contabilidad en cuanto al valor correcto a emitir y
afectación de cuentas contables.
 Debe cuidarse y controlarse la secuencia numérica de los cheques, tanto en su
libramiento como en su registro.
 No se debe firmar cheques en blancos ni al portador.
 Los fondos en moneda extranjera deben evaluarse al tipo de cambio vigente a la fecha
de los estados financieros.
Características:
Impresa en una cara.

El formato de cheque es pre numerado en imprenta por el banco.
Block de 5O juegos c/u.
Papel Bond.
Instructivo Para su uso:
Encabezado:
1. Nombre de la empresa: Para identificar la razón social de la empresa.

2. Comprobante de Pago: Identificación del documento
3. Lugar y Fecha: Lugar, Día, mes y año en que se realiza el Comprobante de pago.
74
4. Páguese a: Nombre completo de la persona beneficiario que corresponde la cancelación

de la deuda.
5. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y números
6. Concepto: El motivo por el cual se emite el cheque.
Autorizaciones:
7. Hecho por: Firma de la persona que elaboró el comprobante.

8. Revisado por: Firma del contador general.
9. Autorizado por: Firma del Gerente o Administrador.
10. Cuenta No.: El número de cuenta de la cual se está aplicando el Pago.

11. Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando el débito o crédito.
12. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de subcuenta.

13. Debe: Valor total en que se está afectando la cuenta.
14. Haber: Valor total que se está afectando la cuenta-
15. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber.
16. Fecha de recibido: Anotar la fecha en se cobró el cheque.
17. Recibo Conforme: Firma del beneficiario y número de cédula de identidad, presentada al
cajero.
75
Logotipo de la Razón Social (Nombre Natural del Propietario
Empresa. y/o Jurídico de la Empresa); Dirección; Número
(s) Telefónico (s); Dirección de Correo
COMPROBANTE DE PAGO.
Banco: ______________ Cheque No: __________

Inserción del Cheque Bancario detalle de la información:
Páguese a: ___________________________________________________ C$ ________________
La Cantidad de: ___________________________________________________________________
Cuenta: ______________
En Concepto de: _____________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
Elaborado por: _________________ Revisado por: _________________ Autorizado por: _________________
Cuenta No. Nombre de la Cuenta Parcial Debe Heber
Totales:
Hago constar que he recibido satisfactoriamente el importe detallado en el presente comprobante en la ciudad de
__________________ el día __________ del mes ____________ del año ____________.
Recibí Conforme: _____________________

Cédula de Identidad: _____________________
Dirección: _____________________
Teléfono: _____________________
004 Formato: Factura de Contado.

5.1.4. Factura de Contado
Objetivos:
76
Controlar los ingresos de las ventas de contado de los servicios prestados por la empresa.
Transacciones originadas por cada venta.
Brinda Información a:
Administración y Contabilidad.
Procedimientos:
Las facturas serán elaboradas por el cajero de turno, a los cuales se les asignarán los
talonarios, teniendo el cuidado de controlar la numeración consecutiva de las facturas.
Las facturas serán soportadas por el pago en efectivo y/o los pagos efectuados por medio de
tarjetas de crédito cancelados en caja.
Control Interno:
 Establecer procedimientos que permitan la debida y adecuada facturación.

 Los ingresos por ventas deberán registrarse en el momento que se realicen.
 Las ventas deben ser registradas y controladas en facturas pre-enumeradas y mantener
un control de su numeración, a fin de evitar cualquier omisión.
 Las rebajas y promociones serán autorizadas por la gerencia general.
Distribución:
Se elabora en original y copia. Entregándose original al cliente y la copia será utilizada por
Contabilidad para la elaboración y respaldo del Comprobante de Ingreso.
Características:
1. Impresa a una sola cara en Original y copia.

2. Original de color blanco y copia a color.
3. El documento es pre-enumerado en imprenta.
Instructivo para su llenado:
Encabezado:
1. Membrete de la empresa: Para identificar la razón social.

2. Factura de Contado: Para nombrar el formulario utilizado.
3. Fecha Indica el día mes y año que se emite la factura de contado.
4. Número consecutivo: Para controlar las facturas por las ventas realizadas.
5. Cliente: Para identificar a quien se le brindó el servicio.
6. Dirección: Para conocer la ubicación del cliente.
77
7. Cantidad: Identifica el número de unidades que solicita el cliente.

8. Descripción: Característica del servicio o producto.
9. Valor Total: Es la cantidad por el precio.
10. Sub-total: Es la suma que se realiza antes de aplicar la tasa correspondiente al
impuesto.
11. Impuestos: Cálculo del valor del IVA a retener.
12. Total: Valor total a pagar en números.
Autorizaciones:
13. Firma del vendedor: Del vendedor que elabora la factura.

78
Logotipo de la Empresa. Razón Social (Nombre Natural del Propietario
(s) Telefónico (s); Dirección de Correo
Día Mes Año
No. 0001
FACTURA
Cliente: _____________________________________________________________________
Dirección: ___________________________________________________________________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR

SUB TOTAL C$
¡Gracias por su Preferencia! I.V.A C$
TOTAL C$
_________________________ _________________________
Recibí Conforme Entregue Conforme
005 Formato: Comprobante de Diario.

5.1.5. Comprobante de Diario.
79
Objetivo:
Formalizar mediante documentos, los asientos contables originados por las transacciones
financieras efectuadas tanto a lo interno y externo de la empresa.
De cualquier documento que compruebe, justifique y controle las operaciones

financiares de la empresa.
Brinda información:
Frecuencia:
Se emite por cada asiento contable.
Distribución:
Se elabora en original
Original:
Departamento de contabilidad para registros en libros auxiliares y legales, archivándose

en los legajos del mes.
Procedimiento:
 Se emite para recoger los asientos recurrentes de los registros de ventas, compras,
pagos, ingresos, salarios, depreciaciones y amortizaciones, bajas y altas de medios
básicos y otras operaciones contables.
 Los comprobantes de diario se enumeran comenzando por el #1 en cada mes o periodo,
anteponiéndole el número de dicho período.
Control Interno:
 Cada comprobante de diario original debe ir soportado con la documentación

comprobatoria de la operación.
 La persona que autoriza este documento no debe hacerlo si no lleva la firma de revisado
y si no cumple con la documentación comprobatoria.
 El contador encargado del registro de los comprobantes de diario, debe cerciorarse que
estos estén firmados.
Características:
 Impresa en una cara en Original

 Original de color blanco.
 El documento es post-numerado - . .
 Block de 100 juegos c/u
Instructivo para su llenado:
80
Encabezado:
1. Nombre la empresa: para identificar la razón social

2. Comprobante de diario: Nombre del documento
3. Fecha: Identifica la fecha en que se llena el formulario.
4. No. de Comprobante de Diario: Es la secuencia numérica del formato por mes.
5. Cuenta: ubicar el código que identifica las cuentas de mayor y las sub cuentas.
6. Nombre de la cuenta: identifica el nombre de las cuentas y sub cuentas
7. Parcial: Indica los valores de las sub-cuentas tanto de débito como crédito.
8. Debe: Identifica el valor de la cuenta de mayor de este.
9. Haber: Identifica el valor de la cuenta de mayor de este.
Autorizaciones:
10. Preparado: Es la persona que elabora y firma el documento

11. Revisado por: Firma del responsable de contabilidad

12. Autorizado: Es la autoridad administrativa delegado como firma autorizada.
81
Logotipo de la Empresa.
COMPROBANTE DE DIARIO.
Fecha: _______________________ No. ______________
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUANTA PARCIAL DEBE VALOR

____________________ ____________________ ____________________

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
006 Formato: Nómina de Pago.

5.1.6. Nómina de Pago.
82
Objetivos:
En este formato se recapitula el detalle de todos los ingresos percibidos por los trabajadores
como resultado de la prestación de sus servicios en la empresa y las deducciones por
retenciones a las cuales están obligados a cumplir las leyes tributarias y de seguridad social por
las percepciones generada de los servicios prestados. En la planilla de pago también se
detallan las obligaciones patronales de la empresa para efecto de registrar el gasto y
aprovisionamiento del pasivo por pagar al Instituto Nicaragüense de Seguridad Social e
INATEC.
Recibe información de:
Del control que se registra en la boleta de tiempo (Asistencia) por cada trabajador,
permisos otorgados, subsidios.
Memorando, evaluaciones realizadas para incrementos salariales, detalle de horas

extras en casos eventuales previamente autorizadas por la Administración de la
empresa.
Al trabajador detallando las cantidades percibidas y los conceptos de las mismas.

La contabilidad para el registro contable de la nómina de pago a los trabajadores.
Preparado por:
El Contador y/o Asistente Administrativo.
Procedimiento:
 El documento debe ser calculado por el encargado de nómina detallando los montos
percibidos en concepto de salario, horas, bonificaciones, comisiones, vacaciones,
aguinaldo, horas extra, así como también detallará los montos deducidos en concepto
de retenciones tributarias (en caso de que existieran salarios mayores a C$ 75,000.00
anuales) y laborales, determinando el monto total a percibir.
 Esta nómina será revisada por el contador del Restaurante, su autorización será del
Gerente Administrativo para efectuar el desembolso para el pago de la misma.
Control Interno:
 La Nómina de pago debe ser revisada selectivamente en todas sus extensiones y

cálculos antes de ser firmada por el financiero.
 Los sueldos no reclamados en las horas deben depositarse al banco.
 Todos los empleados activos deben de tener un expediente conteniendo toda la
documentación personal, académica y referencial.
83
Frecuencia:
Será elaborada quincenalmente para efecto de realizar los pagos a los empleados por la
Prestación de sus servicios a la empresa.
Distribución:
Se elabora en original para que el Contador elabore los registros pertinentes.
Instructivo para su uso:
Encabezado:
1. Nombre de la empresa: Identifica la razón social de la empresa.

2. Nómina de pago: Nombre del documento
3. Del ____al ____: Detallar el periodo de pago que se está cancelando.

4. No. INSS: Anotar el número del INSS asignado a cada empleado.

5. Nombre del Empleado: Detallar el nombre y apellido del empleado.
6. Cargo: Se debe detallar el cargo desempeñado por empleado.
7. Salario devengado: Detallar el salario que devenga el empleado por quincena.
8. Horas Extra: En caso de que durante la quincena de trabajo haya algún empleado que
labora más de las horas establecidas, previa autorización de la Administración.
9. Días Feriados: si durante la quincena hubiere un día feriado el cual se debe pagar doble
debe anotarse en esta columna.
10. Total Devengado: Corresponderá a la sumatoria de los ingresos percibidos.
11. Ausencias Injustificadas: En esta columna se anotan las deducciones por días no
laborados por el empleado en el cual no presento justificación.
12. Deducciones de INSS: Detallar en cifras las cantidades retenidas por concepto de INSS.
(En caso de que existieran préstamos y todo concepto que sea deducible en la nómina
de pago) se deberá agregar las columnas que sean necesarias para detallar los
conceptos a deducir.
13. INNS Patronal: Monto correspondiente a la obligación del empleador calculada en base
a las percepciones recibidas afectas al seguro social.
14. Neto a recibir: Será la diferencia resultante de las percepciones menos las deducciones
aplicadas al trabajador.
15. Recibí Conforme: Al momento de recibir los ingresos percibidos.
Autorizaciones:
16. Elaborado por: Firma de la persona que elaboró la nómina.

17. Revisado por: Firma del Contador.
18. Autorizado por: Firma del Gerente Administrativo y/o Propietario
84
85
Logotipo de la Empresa.
PLANILLA DE PAGO No _________
Período del ________ al _________ de _________ del año _________

Deducciones
No de Nombre y Salario Horas Días Total INSS INSS Neto a Recibí
Cargo Asistencias
Asegurado Apellido Quincenal Extras Feriados Devengado Laboral a Patronal Recibir Conforme
Injustificadas
Deducir
Total General:
_________________________ _________________________ _________________________

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
96
007 Formato: Recibo de Egreso.
5.1.7. Recibo de Egresos
Objetivo:
Documento elaborado por la empresa para las personas naturales que no emiten facturas y
sirve de comprobante donde se especifica que reconocen haber recibido una determinada
suma de dinero en efectivo, por diferentes conceptos relativos a la compra de bienes o
servicios.
Las compras realizadas en las que los proveedores de la empresa no emiten facturas
membretadas.

Es soporte del: Comprobante de diario
Preparado por: Los cajeros de la empresa.
Procedimientos:
Este documento debe ser impreso y pre numerado. Se le entregará al cajero un block de
recibos de egresos y este será el custodio del mismo hasta que se agoten, debiéndose de
mantener un constante control y supervisión tanto del que está en uso como los que se
encuentran en bodega de papelería controlados por Contabilidad.
Se debe emitir un Recibo de Egresos por cada pago en efectivo o cheque que se efectué en
caja detallando siempre y cuando no existan facturas que respalden el egreso.
Control Interno:
 La Función de entregar dinero, debe ser responsabilidad de una sola persona.

 Por cada Egreso se debe emitir el correspondiente recibo de egreso pre numerado,
detallando el concepto que origina el egreso.
 Únicamente se pagaran gastos y/o compra de artículos a nombre de la empresa.
 Todo recibo de egresos que sea anulado debe ponérsele un sello que indique anulado,
tanto al original como en las copias, remitiéndolas a contabilidad en el correspondiente
orden.
 El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de recibos de
egresos.
Distribución:
Se elabora en forma pre numerada en original y copia.
87
Original: Contabilidad para soporte de comprobación de pago y elaboración de registros
contables.
Copia I: Archivo para control de orden cronológico.
Encabezado:

3. Recibo de Egresos: Identifica el nombre del documento que elaboramos
4. Numeración 0001: Corresponde a la pre numeración secuencial.
5. Por C$: Anotar el valor en Números del pago a realizar.
6. Páguese a: El nombre completo o razón social a quien se le entrega el Dinero o cheque.

7. La Cantidad de: Anote la cantidad recibida en letras.
8. Por Concepto de: Detalle claramente el concepto por el cual se está efectuando el pago
o causa que dio origen al documento.
9. Recibido por: Firma de identidad de la persona quien recibe el pago.
10. Autorizado por: Firma de la persona quien autoriza el desembolso y/o la compra del bien
o servicio.
Autorizaciones:
11. Entregado por: Firma de la Persona quien realiza el pago.
88
Día Mes Año

No 0001
RECIBO DE EGRESO. POR C$
Páguese a: ___________________________________________________________________
La Cantidad de: _______________________________________________________________

_______________________________________________ C$ __________________________
En Concepto de: ______________________________________________________________
____________________________________________________________________________
_________________________ _________________________ _______________________

Recibido por: Autorizado por: Entregue Conforme
008 Formato: Constancia de Retención I.R.

5.1.8. Constancia de Retención I.R.
Objetivo:
Servir de constancia del monto retenido a nuestros proveedores por pagos mayores a C$
1,000.00 (mil córdobas netos) y por cualquier servicio profesional prestados por terceros de
acuerdo a lo que establece la ley.

89
Las facturas emitidas por los proveedores en concepto de compras de bienes y servicios
mayores a mil córdobas netos. Y cualquier pago en concepto de servicios profesionales.

Es soporte del: Comprobante de diario
Preparado por: Los cajeros de la empresa.
Procedimientos:
Este documento debe, ser impreso y pre numerado. Se le entregará al cajero un block de
recibos de egresos y este será el custodio del mismo hasta que se agoten, debiéndose de
mantener un constante control y supervisión tanto del que está en uso como los que se
encuentran en bodega de papelería controlados por Contabilidad.
Se debe emitir una Constancia de Retención por cada pago en efectivo o cheque que se
efectué en caja mayor a los C$ 1,000.00 y/o por cualquier servicio profesional.
Control Interno:
 La Función de emitir la constancia de retención, debe ser responsabilidad de una sola

persona.
 Por cada Egreso mayor a C$ 1,000.00 (mil córdobas) se debe emitir la correspondiente
constancia de retención pre numerado, detallando el concepto que origina la retención.
 Únicamente se retendrá por gastos y/o compra de artículos a nombre de la empresa.
 Toda constancia de retención que sea anulada debe ponérsele un sello que indique
anulado, tanto al original como en la copia, remitiéndolas a contabilidad en el
correspondiente orden.
 El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de constancias
de retención.
Distribución:
Se elabora en forma pre numerada en original y copia
Original: Cliente para soporte de comprobación de la retención que le fue aplicada.
Copia I: Contabilidad para soporte de retención y elaboración de registros contables

para establecer la obligación fiscal.
Encabezado:

2. Constancia de Retención: Identifica el nombre del documento que elaboramos.
3. Numeración 0001: Corresponde a la pre numeración secuencial.
90
4. Nombre del Retenido: El nombre completo o razón social a quien se le realiza la

retención.
5. Cédula No. (En caso de ser persona natural): Se debe anotar el No. de cedula de
identidad de la persona a quien se le aplica la retención.
6. Concepto del Pago: Detalle claramente el concepto por el cual se está efectuando el
pago o causa que dio origen al documento.
7. Valor de la Compra o Pago por Servicio (sin impuestos): Anote la cantidad del pago
realizado sin incluir el monto correspondiente al impuesto.
8. Suma Retenida: Anote el monto que resulte de multiplicar el monto del pago sin incluir
impuestos por la tasa aplicable de acuerdo a ley de retención de I.R.
9. Tasa de Retención Aplicada: Anote la tasa de retención aplicable de acurdo a la ley.
10. Factura No.: Anótese el número de la factura emitida por el proveedor a la que se le
aplicara la retención.
Autorizaciones:
12. Firma del Retenedor: Firma autorizada de la Persona quien realiza la retención.

No. 0001
CONSTANCIA DE RETENCIÓN I.R.
Retención en la fuente a cuenta del impuesto sobre la renta – Decreto No. 31 - 90
Nombre del Retenido: ________________________________________________________
Cédula No: _________________________________________________________________
Concepto del Pago: ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Valor de la compra o pago por servicio (Sin impuesto): C$ ____________________________
Suma Retenida: C$ __________________ Tasa de retención aplicada: __________________
Factura No: ____________________
Fecha: ______________________________ ________________________________ 91
Firma del Retenedor

Referencias Bibliográficas.
Goxens A y Otro. Enciclopedia Práctica de la Contabilidad. Editorial Océano Centrum.
Barcelona España. 2009.
Cuevas Carlos Fernando. Contabilidad de Costos. Enfoque Gerencial y de Gestión. Prentice

Hall. Segunda Edición. 2001.
Narváez Sánchez Andrés A. Contabilidad I. Primera Edición. Ediciones A.N. 1998.
Narváez Sánchez Andrés A. y Otro. Contabilidad II. Quinta Edición. R.S. Impresiones. 2009.
Narváez Sánchez Andrés A. y Otro. Contabilidad de Costos I. Primera Edición. 2005.

Narváez Sánchez Andrés A. y Otro. Principios de Administración Financiera I. Tercera

Edición. 2006.
Narváez Sánchez Andrés A. y Otro. Principios de Administración Financiera II. Primera

Edición. 2009.
Ley de Seguridad Social. Decretos 974 y 975. Editorial Jurídica. 2008.
Ley de Equidad Fiscal y su Reglamento. Ley Número 453, Ley Número 712, Decreto 93-
2009. Editorial Jurídica. 2010.
Código del Trabajo. Impresiones La Universal. Novena Edición. 2002.
Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnología (FUNDACITE). Manual de

Sistemas y Procedimientos Contables. Mérida, Mayo del 2004.
92

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1.1. Concepto de Contabilidad. .....................................................................................................5

1.1.1. Relación entre la Actividad de la Empresa, la Contabilidad y la Toma de

1.1.2. Características de la Contabilidad. ...............................................................................5

1.1.3. Funciones de la Contabilidad. .......................................................................................6

1.1.4. El Departamento de Contabilidad y el Contador. .....................................................7

Parte 2. Instructivo Contable................................................................................................................11

2.1. Estados Financieros (etimología). ......................................................................................11

2.1.1. Usos y Usuarios. .............................................................................................................11

2.1.2. Concepto de Estados Financieros. ............................................................................12

2.1.3. Clasificación. ....................................................................................................................12

2.1.4. Estudio de las Cuentas y sus Movimientos. ............................................................13

2.1.5. Terminología Técnica de las Cuentas. ......................................................................13

2.1.6. Apertura de Cuanta. ........................................................................................................14

2.1.7. Motivos de Cargos y Abonos. ......................................................................................14

2.1.8. Reglas para el Registro de Cuentas o Jornalizar. ..................................................16

2.2. Estado de Situación Financiera o Balance General.......................................................16

2.2.1. Concepto de Estado de Situación Financiera o Balance General. ....................16

2.3. Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados. .........................................41

2.3.1. Concepto de Estado de Pérdida y Ganancia o Estado de Resultados. ............42

2.3.3. Principales Grupos del Estado de Pérdida y Ganancia o Estado de

Parte 3. Catálogo de Cuentas. .............................................................................................................49

3.1. Concepto de Catálogo de Cuentas. ....................................................................................49

3.2. Importancia del Catálogo de Cuentas. ..............................................................................49

3.3. Organización del Catálogo de Cuentas. ............................................................................49

3.3.1. Clasificación del Catálogo de Cuentas. ....................................................................50

3.4. Ejemplo de Catálogo de Cuentas........................................................................................50

3.4.1. Clasificación: (Numérico – Decimal) ..........................................................................50

Parte 4. Normativa Contable. ...............................................................................................................55

4.1 . Concepto de Control Interno Contable. ..........................................................................55

4.1.1. Efectivo ...................................................................................................................................56

4.1.2. Caja General. .........................................................................................................................57

4.1.3. Reembolsos de Caja Chica ................................................................................................57

4.1.4. Emisión de Cheques. ..........................................................................................................58

4.1.5. Conciliaciones Bancarias. .................................................................................................59

4.1.6. Cuentas por Cobrar. ............................................................................................................60

4.1.7. Inventarios. ............................................................................................................................61

4.1.8. Pasivos. ..................................................................................................................................64

4.1.9. Ingresos. .................................................................................................................................64

4.1.10. Gastos de Operación ........................................................................................................64

4.1.11. Elaboración de Estados Financieros. ...........................................................................65

4.1.11. Documentación de Respaldo..........................................................................................66

Parte 5. Manual de Formularios. .........................................................................................................67

5.1.1. Recibo Oficial de Caja ....................................................................................................68

5.1.2. Arqueo General de Caja.................................................................................................70

5.1.3. Comprobante de Pago. ..................................................................................................73

5.1.4. Factura de Contado ........................................................................................................76

5.1.5. Comprobante de Diario..................................................................................................79

5.1.6. Nómina de Pago. .............................................................................................................82

5.1.7. Recibo de Egresos ..........................................................................................................87

5.1.8. Constancia de Retención I.R. .......................................................................................89

El Registro en forma clara y sistemática de todas las cuantas que se manejan en la

El Establecimiento de un control absoluto sobre cada uno de los activos y obligaciones

1.1.1. Relación entre la Actividad de la Empresa, la Contabilidad y la Toma de

La actividad de la e m pre s a origina

Las de cis ione s de la ge re ncia Las ope racione s tie ne n un

El anális is de los datos contable s Los docum e ntos s on la bas e de