Gestión de bases de datos en Access

Lorena Quintero Gutiérrez

Instructora Sena
Tecnólogo en Gestión Administrativa
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Tabla de contenido

1. Componentes de Access .............................................................................. 12

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1. Bases de datos
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las
bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos,
pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una
hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la
lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en
los datos.

Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de
búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una
vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los
datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de
datos (DBMS), como Access.

En este programa de formación, se utiliza como administrador de la base de datos

la herramienta Microsoft Access.

Esta herramienta funciona bajo el concepto de bases de datos relacionales.

Antes de explicar el funcionamiento de Access, se deben tener claros conceptos
como: las partes de una base de datos y el modelado de datos utilizados
para Access.

Partes de una base de datos de Access

Se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access

típica.

Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en
cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. La principal diferencia
entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos,
es la forma de organizar los datos, puesto que ello permite mayor flexibilidad y evita
redundancias. En Access las filas se nombran Registros (se almacena información
individual) y las columnas Campos (información diferente, la cual conforma un
registro).

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Formularios

Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos o para mostrar los
datos de una forma amigable al usuario, estas permiten presentar y modificar
información de forma actualizada.

Informes
Los informes sirven para presentar de forma resumida un requisito de información
específico, contenido en los datos de las tablas, solicitados por un usuario.

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Consultas

Permiten recuperar datos por medio de criterios específicos, estas pueden

contener información de varias tablas en una sola hoja de datos. Es una forma de
buscar, encontrar y mostrar determinada información.

Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta
de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su
uso.

Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al

portapapeles o se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un
informe

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Introducción al modelado entidad-relación

El modelo entidad-relación también denominado modelo conceptual de datos,

es una técnica especial de representación gráfica que incorpora información
relativa a los datos y la relación existente entre ellos, para dar una visión del
mundo real.

Para hacer una mayor introducción al modelado de objetos, se deben tener en

cuenta dos definiciones: entidad y relación.

Según Rob y Coronel, una entidad es la representación de un objeto o concepto

del mundo real que se describe en una base de datos.

Ejemplos de entidad en una base de datos de una tienda son: producto, venta,
cliente y proveedor. Estos corresponden a información importante del mundo real
agrupada sobre algún tema, en este caso corresponde a información que la
persona encargada de la tienda desea conocer, para así observar las ventas que
realiza, los productos se deben comprar a mayor o menor cantidad, entre otras
funciones.

Ejemplo: para el siguiente caso, se debe seleccionar qué entidades consideran

que deben ir en la base de datos de una papelería.

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Teniendo en cuenta que una de las funciones de la empresas, es diseñar bases de datos,
puesto que es así como los diseñadores y desarrolladores de sistemas de información
agregan o no, más información dentro de las entidades. Por lo tanto, es que existe la
posibilidad de que cualquiera de esas entidades, sean utilizadas en una base de datos,
esto siempre y cuando haya algo que pueda relacionar ese objeto con la función de la
empresa para la base de datos.

Conjunto de entidades: Son objetos relevantes para la base de datos, por ejemplo:
municipios, veredas y casas.

Conjunto de atributos: Las variables o características de los objetos. Por ejemplo el

número de habitantes por vereda, donde cada atributo posee un conjunto de valores
posibles llamado dominio. Un dominio para el atributo de habitantes por vereda sería: 0-
200 habitantes, 0-20 km², etc. Este conjunto de valores posibles de un atributo se llama
dominio.

Conjunto de relaciones: Corresponde a los aspectos que relacionan una entidad con otra.
Un caso sería: la vereda X tiene muchas escuelas, cada escuela solo está en una
vereda, la carretera F cruza muchas fincas o una finca puede tener varias carreteras.

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Las relaciones no son solamente de uno a muchos, existen muchas más relaciones. Estos
son algunos ejemplos:

Uno - Uno: un municipio tiene un área rural, dicha área rural solo le corresponde a ese
municipio.

Uno - Muchos: un área rural tiene varias veredas, pero cada una de esas veredas
sólo pertenece a esa área rural.
-
Muchos - Muchos: una parcela puede tener varios dueños y cada dueño puede
tener varias parcelas. Cuando esta relación se da en una base de datos, se debe colocar
otra entidad intermedia que relacione ambas entidades, puesto que Access no tiene la
relación de muchos a muchos.

Ejemplificando un poco el proceso, para crear una base de datos relacional y a su vez
asemejarla a lo que se hace con Microsoft Access, se representa las entidades como una
tabla donde sus atributos se encuentran dentro de la entidad y las relaciones como una
línea entre las dos entidades.

A continuación, se describe el ejemplo

Don Nicolás es dueño de una papelería que está creciendo rápidamente y los productos
que antes compraba y que le duraban un mes, ahora no le duran ni 15 días. Al ver que su
negocio no da abasto con los cuadernos de información que utilizaba para llevar a cabo
sus cuentas, ha decidido diseñar una base de datos teniendo en cuenta los siguientes
factores.

1. El objetivo de la papelería es sólo vender productos, no hay intercambios de

productos ni cambio de mercancía, puesto que todo lo vende en promoción.

2. Don Nicolás tiene 4 proveedores (Papeles Ltda, Tecnología S.A, Borradores E.U y
Tintas S.A), a quienes les compra los productos.

3. Don Nicolás tiene 10 clientes (Diana, Marcela, Lina, María, Juan, David, Felipe,
William, Carlos y Mónica).

4. Don Nicolás no puede permitir que sus productos se acaben. Debe tener control
sobre todos los productos que vende.

Después de leer el ejercicio, observe qué palabras son tan importantes como para
convertirse en entidades. En este caso se debe observar punto por punto.

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Punto 1. El objetivo es vender productos, es decir, que una entidad puede ser Venta lo
cual representa lo que hace la empresa.

Punto 2. Don Nicolás tiene cuatro Proveedores, es importante tener en cuenta la entidad
de Proveedor, puesto que él necesita tener control sobre los proveedores de los
productos que él necesite. Por ejemplo, si se le estuvieran acabando los lápices, podría
saber por medio de la base de datos quién se los puede vender.

Punto 3. Don Nicolás tiene 10 Clientes, es importante tener a los Clientes en esta base de
datos, porque son quienes compran los productos en venta.

Punto 4. Don Nicolás no puede permitir que sus productos se acaben, es muy importante
tener en cuenta la entidad Producto que son de gran ayuda para controlar este problema.

En este caso se tienen cuatro entidades, que ahora se deben relacionar:

Venta: ¿Qué entidades se relacionan con venta?

1. A los proveedores no se les venden productos, sólo se les compra y en el ejercicio

no se ha solicitado ningún proceso de compra, por lo tanto, el problema real de
don Nicolás es que se le están acabando los productos y necesita que alguien o
algo le diga cuando se le van a acabar.
2. Los clientes sí están relacionados porque compran productos. Una venta tiene sólo
un cliente (por ejemplo para vender una resma de papel nunca se hace un recibo
para dos personas, sino sólo para una).
3. Producto: los proveedores son los que venden el producto. En este caso, un
proveedor vende varios productos.

Proveedor: ¿Qué entidades se relacionan con proveedor?

1. Venta: nuevamente a los proveedores no se les venden productos, pues ellos son
los que le venden a don Nicolás.
2. Cliente: los clientes no se relacionan con los proveedores, el intermediario es la
empresa (en este caso es la papelería).
3. Producto: los proveedores son los que venden el producto. En este caso, un
proveedor vende varios productos.

Cliente: ¿Qué entidades se relacionan con cliente?

1. Venta: los clientes son los que compran productos. Un cliente puede comprar
varias veces en la papelería.
2. Proveedores: no se relacionan con el cliente.
3. Productos: un cliente compra productos, pero él lo que realiza es una compra, por
lo tanto necesita de la tabla Venta para relacionarse con la tabla Producto y no se
relaciona directamente.

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Productos: ¿Qué entidades se relacionan con producto?

1. Venta: los productos son los que se utilizan para la venta. Una venta tiene uno o
muchos productos.
2. Proveedores: los proveedores ofrecen los productos, un producto es ofrecido por
un proveedor.
3. Cliente: los productos se relacionan con los clientes por medio de la venta, pero
ellos no están relacionados directamente.

Actividad: De acuerdo al enunciado anterior diseñe la distribución de la base de datos

para este ejemplo

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