COMITÉ ORGANIZADOR DE EVENTOS

La integración de comités corresponde a la etapa dinámica en el proceso

de Integración.

Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el

mejor resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunión, magnitud,
destino, duración, tipo de evento y programas que lo integran se
determinará el tamaño del comité organizador.

Es un factor primordial para el éxito del evento y de su coordinación

dependerá el desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse
con anticipación y cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su
objetivo y en coordinarse con los otros comités a fin de lograr que la reunión
se lleve a cabo sin problemas, detalles o contratiempos.

El éxito de un evento depende de su planeación detallada, sin desconocer

la importancia de las demás etapas que contribuyen en gran medida al
logro de los objetivos propuestos.

Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se

contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
 CLASIFICACIÓN DE COMITÉS

➢ Comité organizador: de acuerdo a lo planeado en la organización se

designará la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente
de comité, gerente de subcomité.

➢ Comité de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio

que tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento,
pero por lo general no desempeñan un papel en la organización del
evento.

➢ Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico.

➢ Comité de programa: se encarga de organizar e informar la serie de

actividades que se llevarán a cabo.

➢ Comité de publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusión del

evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos
importantes.

➢ Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten

con una habitación de acuerdo a sus necesidades.

➢ Comité de festejos: tiene a su cargo la celebración de actividades

artísticas, recreativas o culturales de los eventos sociales de la
convención.
➢ Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes
sea fácil, correcto, cómodo y rápido.

➢ Comité de recepción y hospitalidad: su papel será el de anfitrión de los

asistentes en todos los eventos de la reunión.

➢ Comité de transporte: se encarga del traslado e información de los

detalles del viaje.

➢ Comité de servicios generales: verificará los detalles de los servicios para

llevar a cabo los eventos.

➢ Comité decoración: se encarga de los anuncios, rótulos y decoración de

los eventos.

COORDINACIÓN DE COMITÉS:

Es fundamental la buena coordinación de los comités para alcanzar todos

los objetivos, para el logro de los mismos, la comunicación será
fundamental. Para este fin se deben programar en fechas predeterminadas
las reuniones generales a las cuales deberán asistir los responsables de cada
comité para llevar a cabo una orden del día elaborando minutas e informes
de progreso.

LA COORDINACIÓN GENERAL
El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos de
un evento y el éxito tiene mucho que ver con el desempeño de excelentes
coordinadores de áreas. Por ello su función principal es la de dirigir y
supervisar que los coordinadores de áreas y su grupo cumplan con sus
obligaciones.

➢ Coordinadores de área.

1. Coordinar y supervisar a los coordinadores de área. La buena

coordinación y comunicación de los organizadores y responsables de
diferentes áreas, facilita las labores y el logro de los objetivos del evento.
2. Para maximizar la coordinación entre todos los organizadores, se deben
tener juntas periódicas para el intercambio de ideas y posibles
sugerencias entre los responsables de las diferentes áreas. También
deberá mantener reuniones con cada responsable en particular.
3. Mandar la orden del día de cada reunión que se realice a cada uno de
los organizadores con la suficiente antelación, para que cada reunión de
Comité a realizar resulte lo más provechosa posible.
4. Elaborar al final de cada junta una minuta con los compromisos
contraídos y los detalles de cada reunión, que deberá estar firmada por
todos los presentes.
5. Cuando se aproxima la fecha del evento las reuniones del comité
organizador deben ser con más frecuencia y se deben supervisar y
evaluar los avances en los programas de cada una de las
coordinaciones de área.
6. Transmitir al equipo espíritu de colaboración entre todo el grupo de
organizadores, ya que esto redundará en mayor calidad del producto
final.
7. Definir e implementar sistemas de cooperación y comunicación entre las
coordinaciones, antes, durante y después del evento.
8. Establecer y automatizar la comunicación y el intercambio de
información eficiente, ya que asegura la participación de todos y facilita
la toma de decisiones.
9. Armar el programa de trabajo para cada área que forme parte de la
estructura de organización del Comité Organizador, para poder medir
avances y desviaciones y, dado el caso, tomar las medidas pertinentes.
➢ Sistemas y procedimientos:

1. Sistematizar la planificación, organización, ejecución y evaluación

general.
2. Junto al Coordinador de Administración desarrollar y establecer los
procedimientos y sistemas para facilitar la realización.
3. En eventos de gran magnitud, contratar personal profesional para
desarrollar estos sistemas, entendiendo por sistemas al software necesario
para automatizar la información y evitar que se pierda cualquier tipo de
dato relevante para la organización del evento en su totalidad.
4. Capacitar al personal para que conozca los sistemas y procedimientos.
5. Diseñar y supervisar el sistema de registro.
6. Diseñar y supervisar el sistema de información.

➢ Presupuesto general y flujo de dinero:

1. Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.

2. Verificar los precios de los servicios contratados y/o productos adquiridos.
3. Elaborar el presupuesto preliminar.
4. Controlar, autorizar y verificar el uso del presupuesto general y flujo de
dinero, ya que conocer el flujo de caja permite manejar eficientemente
las finanzas del evento.
5. Junto al Coordinador de Finanzas son los responsables de supervisar el
manejo y uso del dinero que ingrese por todo concepto.

➢ Financiamiento, donativos y patrocinios:

1. Coordinar su gestión y tramitación junto al Coordinador de Finanzas y al

de Relaciones Públicas.
2. Para lo relacionado con el trámite, registro y control de financiamientos
el responsable es el Coordinador de Finanzas.
3. Esta responsabilidad es de las más difíciles y en muchos eventos es
fundamental para el éxito del mismo contar con los fondos suficientes.
4. Los donativos pueden ser en especie o en dinero dependiendo de las
necesidades y posibilidades de ambas partes.

➢ Ciudad del evento - centro de convenciones y hoteles:

1. Junto al Coordinador de Administración debe seleccionar la ciudad que
cumpla con los requisitos necesarios.
2. Visitar las posibles sedes.
3. Supervisar el sistema de alimentación.
4. Escoger menús y tipos de servicio, para participantes, disertantes y
personal de la organización general.

➢ Programas de actividades, difusión y trabajo:

1. Aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusión,

trabajo, inauguración y clausura.
2. La intervención del Coordinador General y de los demás Coordinadores
en este punto es indispensable, ya que los programas (cronogramas y
agendas) son la base para la organización y realización de toda
convención
3. Medir sus avances y cumplimiento de los programas
4. En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de analizar
y aprobar los cambios que considere pertinentes y ajustar debidamente
la logística general.
5. La inauguración y clausura son algunas de las actividades más relevantes
e importantes, por lo que debe autorizar los programas finales.
6. Autorizar y coordinar la logística general y los programas de las
actividades especiales, recreativas y deportivas, culturales y sociales.
7. Seleccionar espectáculos y artistas que formarán parte de las diferentes
actividades programadas.

➢ Imagen y mensajes:

1. Conjuntamente con el Coordinador de Comercialización y Difusión debe

supervisar el manejo de la imagen y los textos que den a conocer a los
medios de comunicación y al público en general.
2. Participar en la planificación de la campaña de publicidad y promoción
3. Definir estrategias de comercialización y difusión.

➢ Invitados y ponentes:
1. Definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de
mesas de trabajo
2. Junto con el Coordinador de RRPP deben instrumentar y supervisar la
logística para la selección, invitación, recepción y atención de los
invitados especiales, ponentes, participantes y acompañantes.

➢ Medios de comunicación:

1. Definir los medios de comunicación que se pretende invitar

2. Junto al Coordinador de RRPP y al de Operaciones debe autorizar la lista
de medios invitados.
3. Definir el contenido de los escritos que se les envíe.
4. El manejo y atención de los medios de comunicación, será
responsabilidad de la coordinación de RRPP y la de Operaciones.

➢ Presídiums:

1. El Presídium es el grupo conformado por las principales personalidades

que encabezan o presiden el evento. En algunos casos tienen la
responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por ejemplo la
inauguración, los eventos intermedios y la clausura.

Acciones que debe desarrollar el organizador en relación a este grupo

de personas.
✓ Junto a la Coordinación de RRPP debe decidir la conformación de los
diferentes presídiums que se instalen durante el evento.
✓ Se recomienda que en los presídiums de las actividades de inauguración
y clausura estén las personalidades más destacadas del ramo o
relacionadas con el tema del evento, así como los principales directivos
de la empresa o agrupación y algunos organizadores.
✓ Decidir quiénes van a ocupar los presídiums de las ponencias magistrales
o de actividades especiales.

➢ Simulacros (o ensayos):

2. Programar y coordinar junto al Coordinador de Operaciones la práctica

de simulacros.
3. Participar de manera personal en cada una de las prácticas de simulacro
que se lleven a cabo
4. Este tipo de pruebas y prácticas es indispensable para detectar posibles
fallas en la logística y definir con anticipación los cambios necesarios.

➢ Capacitación:

1. Supervisar que todo el personal participante en la organización esté

capacitado.
2. Junto al Coordinador de Operaciones debe elaborar el programa de
capacitación para todo el Comité Organizador y para que esto se lleve
a cabo con la mayor eficiencia posible también colaborarán el resto de
las Coordinaciones.
3. Cada coordinación debe capacitar a su propio personal.
4. Todo el personal involucrado en la organización de un evento, debe estar
enterado de los avances del mismo en su totalidad, que conozca los
objetivos, políticas, programas, procedimientos y algunos otros detalles
de importancia, que puedan ayudarlo tanto en la realización de sus
tareas específicas, como también para poder colaborar con la
información que requieran los participantes, disertantes, invitados u otros
colaboradores y/o proveedores involucrados en la realización del
evento, ya que de esta manera se logrará mayor agilidad en la ejecución
integral.

➢ Seguridad:

1. Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y

participantes.
2. La estrategia, logística y sistema de seguridad, la debe establecer junto
al Coordinador de Operaciones.

➢ Lista de seguimiento:

1. Supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de

seguimiento.
 EL COMITÉ TÉCNICO

Esta coordinación debe estar integrada por personal especialista en el

tema. En esta coordinación radica gran parte del éxito, pues es la
responsable de elaborar las conclusiones generales del evento, como
resultado del análisis de los diferentes temas que se traten

Las principales funciones de esta coordinación son:

❖ Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de

trabajo
❖ Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación
de ponencias
❖ Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender la
intervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo,
nacionales e internacionales
❖ Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos.
❖ Proporcionar información técnica a los participantes y medios de
comunicación.
❖ Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su
difusión
❖ Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias
por temas y mesas de trabajo
❖ Organizar las mesas de trabajo
❖ Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una
de las mesas de trabajo.
Dependiendo del tipo de evento, de los organizadores y de los
participantes, se debe plantear un tema general de interés, considerando
los factores sociales, económicos y/o políticos coyunturales del momento.

Esta Coordinación debe solicitar apoyo a la Coordinación de Operaciones

para la obtención, instalación y prueba de los equipos y materiales
necesarios en las ponencias magistrales, mesas de trabajo y talleres.
Además, para evitar inconvenientes, es recomendable hacer un simulacro
o ensayo previo al evento, que incluya el uso de los diferentes equipos y la
prueba de las presentaciones remitidas por los ponentes para verificar su
buen funcionamiento y evitar, en lo posible, fallas durante los días de la
convención.
Se debe nombrar un responsable específico de la Coordinación Técnica
para proporcionar información técnica a los participantes y medios de
comunicación. Este selecciona los documentos y materiales que se
entregan a los participantes y a los medios, por ello es importante contar
con la suficiente anticipación con estos documentos, pues facilita la
clasificación, organización, fotocopiado y entrega de los mismos.

El responsable debe:
✓ Estar enterado de cualquier cambio en el programa para su difusión
✓ Coordinar diariamente la instalación y actualización de la cartelera que
contenga información relevante para los participantes.
✓ Los asistentes deben contar siempre con información oportuna, por eso
hay que coordinar e integrar la información y documentos técnicos para
su difusión y entregarla cuando se necesita, es decir, puede repartirse
antes, durante y después del evento, según sea el caso.

EL COMITÉ ADMINISTRATIVO O EJECUTIVO

Las principales funciones de esta coordinación son:

❖ Determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios

❖ Coordinar la obtención de los permisos y licencias
❖ Elaborar el programa general de actividades
❖ Elaborar el programa de actividades de acompañantes
❖ Participar en la selección de la ciudad sede
❖ Elaborar la convocatoria para elegir la sede
❖ Coordinar la selección y contratación del hotel sede y/o el centro de
convenciones
❖ Coordinar la selección y contratación del personal necesario
❖ Coordinar el sistema de hospedaje
❖ Coordinar el sistema de registro
❖ Coordinar la elaboración de directorios
❖ Coordinar las adquisiciones y contrataciones
❖ Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte
❖ Coordinar la selección de los salones o lugares donde se llevarán las
actividades de inauguración, clausura, ponencias magistrales, mesas de
trabajo y alimentación
❖ Coordinar el sistema de alimentación
❖ Coordinar la selección de menús
❖ Coordinar la organización del coctel de bienvenida
❖ Coordinar la realización de la cena –baile de gala
❖ Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc.
❖ Coordinar la contratación de los servicios de fotografía, video
proyecciones, sonido, iluminación y filmación.
❖ Contratar el servicio de agencias de viajes
❖ Coordinar la elaboración, llenado y entrega de reconocimientos
❖ Coordinar la contratación del servicio de tarjetas de crédito
❖ Coordinar la selección y contratación del servicio de seguros

EL COMITÉ DE COMERCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN

El responsable de esta Coordinación debe tener amplios conocimientos

sobre mercadotecnia (marketing), comunicación, relaciones públicas y
humanas.

Las principales funciones de esta coordinación son:

❖ Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promoción,

publicidad y difusión para un evento
❖ Coordinar la integración de la fuerza de ventas
❖ Definir la cuota de inscripción al evento
❖ Elaborar el folleto promocional
❖ Definir los medios de comunicación que se van a utilizar
❖ Organizar y manejar las conferencias de prensa
❖ Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio, anuncios en
medios gráficos y publicidades para TV
❖ Programar las entrevistas en radio y televisión
❖ Clasificar las notas, desplegados e inserciones en los diferentes periódicos
y revistas.

Siempre debemos recordar que la eficacia de un plan de mercadotecnia

depende en gran medida del planificador y de cómo aplique
creativamente los instrumentos de que disponga en una amplia gama de
combinaciones estratégicas.
Las estrategias de venta, que estará en manos de la fuerza de venta llevarlas
a la realidad, varían dependiendo de cada evento que se vaya a realizar.
La planificación del reclutamiento de dicha fuerza, la selección y
contratación se hará en coordinación con el área de administración.

La elaboración del folleto de promoción estará a cargo de esta

Coordinación ya que será una herramienta fundamental para la difusión y
en consecuencia comercialización de la misma, a cargo de la fuerza de
venta. Con el mismo fin tendrá a su cargo todo lo relacionado a la difusión
a través de los diversos medios de comunicación, con la intención de
potenciar la posibilidad de venta de la convención.

EL COMITÉ OPERATIVO

Las principales funciones de esta coordinación son:

❖ Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para una

operación eficiente
❖ Coordinar la selección y operación de los medios de transporte
❖ Coordinar la obtención y funcionamiento del equipamiento
❖ Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo
❖ Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales en
general
❖ Supervisar, coordinar y definir la ubicación de los módulos y la
señalización
❖ Planificar, integrar y controlar la instalación de los módulos de registro e
información
❖ Coordinar la rotulación y distribución de documentos en general
❖ Concertar, proporcionar y controlar los servicios de carácter general, a
las Coordinaciones del Comité Organizador y a los clientes o
participantes
❖ Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles
sede de las actividades.
❖ Diseñar, adquirir, instalar y controlar la escenografía necesaria para las
diferentes actividades.
❖ Distribuir materiales de promoción, organización e información antes,
durante y después del evento
❖ Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de
trabajo
❖ Coordinar el montaje del servicio de guardería
❖ Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico a los
participantes.
❖ Coordinar la seguridad
❖ Coordinar la organización y realización de los simulacros que se vayan a
realizar.
❖ Apoyar en la integración, impresión, comercialización y distribución de la
Memoria.
❖ Coordinar el Centro de Operaciones

Todas las coordinaciones requieren del apoyo de esta coordinación, por lo

que debe planificar muy bien la cantidad de personal que necesitará para
cumplir con todos los requerimientos, que el personal que trabaje en ésta se
esmere en dar un buen servicio y, además contar con suficientes materiales
y de buena calidad para que las distintas actividades se lleven
correctamente a cabo.

Debido a que se encuentra a su cargo todo lo relacionado con la

realización y/o construcción debe tener muy claro todo lo referente a
tiempos y coordinar los mismos.

También brinda todos los servicios de carácter operativo a las

coordinaciones del comité organizador y a los clientes o participantes,
antes, durante y después del evento. Debe prestar los servicios en los
diferentes lugares en que haya actividades sociales, culturales y artísticas y
en auditorios, salones y mesas de trabajo. Es por esto que dado el volumen
de trabajo es conveniente nombrar uno o más responsables por actividad
programada y/o espacio destinado.

Como también es responsable de la distribución de los todos los elementos

que se utilicen durante el evento, es fundamental que defina una logística
para el reparto y/o entrega de comunicados, impresos, materiales de video
y/o audio, entre otros, antes, durante y después del evento.
 EL COMITÉ DE INFORMACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

La forma e intensidad del trabajo de ésta Coordinación varía mucho,

dependiendo de la naturaleza, del tamaño y de la estructura de la
organización de un evento. Hay que considerar que el evento puede ser, en
sí mismo, un producto, especialmente si el acontecimiento es artístico,
cultural, deportivo o de un grupo de intelectuales o profesionistas. En
muchos eventos el personal de RRPP se dedica a la atención personalizada
de participantes muy importantes.

Las principales funciones de esta coordinación son:

❖ Coordinar la invitación a los diferentes participantes

❖ Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades
❖ Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos
❖ Elaborar los programas y los comentarios para los maestros de
ceremonias
❖ Atender a los ponentes magistrales y a los de las mesas de trabajo
❖ Coordinar el servicio de edecanes
❖ Capacitar al personal de información y edecanes
❖ Coordinar la ubicación física de los edecanes durante las diferentes
actividades
❖ Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de comunicación
❖ Coordinar la intervención de los medios de comunicación
❖ Entregar a los medios de comunicación información sobre el evento
❖ Elaborar la Memoria del evento.
❖ El personal de RRPP es fundamental para la imagen del evento, por ello
hay que capacitarlo y dictar políticas muy claras a los responsables de
esta función. Su perfil es muy claro, ya que se requiere de experiencia,
presentación y tacto. Esta función en realidad se requiere en todas las
actividades, porque lo que siempre debería haber un representante del
área.

Es necesario nombrar responsables por personas o grupos de invitados

especiales para brindarles una mejor atención. A su vez, debe cerciorarse
de que en cada actividad tengan ubicaciones adecuadas y estar
pendiente de los pequeños detalles. Verificar que el hospedaje, comidas y
transporte sean de calidad. También debe coordinar con el área de
operaciones la entrega de los materiales de trabajo a ponentes e invitados
especiales.

Para coordinar las invitaciones correspondientes debe elaborar un directorio

general que contenga información sobre los participantes, invitados
especiales, ponentes, asistentes, expositores, medios de comunicación,
funcionarios de mesa y comité organizador, para facilitar la coordinación y
comunicación antes, durante y después del evento. Tener acceso a este
medio facilita la realización de eventos internacionales, ya que el correo
electrónico ofrece la posibilidad de enviar cartas alrededor de todo el
mundo sin costo adicional.

También tendrá a su cargo diseñar y elaborar cartas especiales de invitación

para participantes, invitados especiales, ponentes y funcionarios de mesa.
De esta forma se garantiza mantener una misma línea de información
acorde a la imagen que se quiera proyectar del evento en cuestión.

Es muy importante que apoye a la Coordinación Técnica, en la invitación y

confirmación de los ponentes magistrales, los de mesas de trabajo e
invitaciones especiales. Confirmar su asistencia con suficiente anticipación,
para en su caso tomar las medidas pertinentes.

Siempre debe tener un directorio con los teléfonos y direcciones de las

personas, servicios y lugares de importancia involucrados en el evento,
como así también información adicional sobre lugares turísticos, museos,
servicios médicos, de transporte, teléfonos de emergencia y todo aquellos
que pueda requerir cada uno de los participantes.
Los centros de información son el contacto inicial y permanente con los
participantes, por lo que debe designar personal competente y de buena
presencia.

Conjuntamente con la Coordinación de Operaciones, debe decidir la

ubicación e instalación de los módulos en las terminales de transporte aéreo
y terrestre para recibir a participantes, invitados especiales y a presídiums,
ponentes y funcionarios de mesa.

También difundirá todas las actividades diarias que se den durante el evento
y suministrará toda la información que requieran los participantes, como por
ejemplo planos de la ciudad sede a cada uno para facilitar su movilidad o
adicional a la del primer envío promocional: biografías de los ponentes,
detalle de los diferentes programas de actividades, menús de los servicios
gastronómicos planificados, espectáculos contratados, etc. Para eventos
magnos es fundamental desarrollar un plan de comunicación. Igualmente
debe contar con un responsable de la Coordinación Técnica para dar
información especializada a los participantes.

EL COMITÉ DE FINANZAS

Tiene la responsabilidad de conseguir y manejar los recursos financieros que

se generen durante el evento. Realizar un evento sin recursos suficientes
requiere de imaginación y creatividad de los organizadores para conseguir
donativos, patrocinios y cuotas de inscripción anticipadas. Algunos apoyos
se pueden solicitar en especie, por ejemplo: artículos promocionales,
impresos, escenografía, servicios de catering, trasporte, hospedaje, etc.

Las funciones que se pueden destacar en esta coordinación son:

❖ Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general

❖ Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas
❖ Elaborar el presupuesto para montar la exposición
❖ Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores
❖ Controlar los recursos financieros
❖ Confeccionar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto
general
❖ Presentar el Informe Financiero

Esta coordinación es la responsable de integrar las necesidades

presupuestarias y financieras de cada una de las coordinaciones y llevar el
control del presupuesto general. Tiene la responsabilidad de recibir los
ingresos y coordinar los egresos por todo concepto. Debe exigir los
comprobantes fiscales de cada transacción para luego poder rendir de
manera clara y prolija cada uno de los movimientos de cuentas ocurridos.
Todas las erogaciones deben tener la firma de autorización del Coordinador
de Finanzas y en montos altos de la Coordinación General.
La responsabilidad mayor de esta Coordinación es elaborar la contabilidad
general y controlar la tesorería, como así también los movimientos de
efectivo y bancarios. Cuando los organizadores no tengan personal
permanente para esta actividad, deben contratar un contador profesional
y con experiencia para elaborar y reportar los resultados contables.

COMITÉ DE RECEPCIÓN Y HOSPITALIDAD:

❖ Designar, controlar y coordinar con los Edecanes, Anfitriones y Azafatas y

demás personal que formen la comisión.
❖ Recibir en el Aeropuerto a los Delegados, invitados, observadores y
participantes en general.
❖ Disponer cuando el rango del funcionario visitante lo amerite un Edecán
a su servicio.
❖ Señalar de acuerdo al Programa de Trabajo y Programa Social, en qué
forman serán atendidos y trasladados de sus hoteles a otros sitios y
viceversa.
❖ Atender en cada reunión a los Asistentes.
❖ Disponer de personal en los hoteles para que se sirvan proporcionar
información sobre el programa social, programa técnico y lugares
turísticos.
❖ Disponer de carteles de bienvenida con el logo del evento. En algunos
indicar el nombre del Delegado.
❖ Trasladar del Hotel al Aeropuerto.
❖ Conocer el hotel y número de habitación de los Delegados.
❖ Coordinar con las Comisiones de Alojamiento, Transportes, Registro,
Eventos y Programa Social, Información y Prensa.

COMITÉ DE ALOJAMIENTO:

❖ Recibir en los Hoteles a los Delegados, Expositores e Invitados.

❖ Distribuir en las habitaciones reservadas la papelería, obsequios e
informaciones que el Coordinador General determine.
❖ Llevar el control de las habitaciones reservadas y su respectiva
asignación a los Delegados.
❖ Prever la demanda de cuartos extras
❖ Elaborar la relación por países, con los nombres de los Delegados,
Expositores e Invitados, los nombres de los hoteles y habitaciones que
ocupen, día de llegada y estimación de salida.
❖ Coordinar lo relacionado con los desayunos y comidas que los visitantes
tengan en el hotel.
❖ Considerar el alojamiento y alimentación a los Directivos de instituciones
miembros que participarán en calidad de Conferencistas y/o Panelistas.
Coordinar con la Presidencia del Congreso.
❖ Controlar y elaborar una lista de las habitaciones ocupadas.
❖ Proporcionar al Comité de Recepción, en la medida en que vayan
alojándose, los nombres de las personas y sus países.
❖ Coordinar con las Comisiones de Transporte, de Recepción y
Hospitalidad, de Registro de Eventos y Programa Social, Prensa y Difusión.

COMITÉ DE TRANSPORTES:

❖ Contratar los autobuses y automóviles en el número acordado por el

Presidente del Comité Organizador, de acuerdo a las necesidades de
comodidad que merecen los Delegados.
❖ Disponer en el aeropuerto los automóviles o buses para el traslado de los
Delegados al Hotel.
❖ Asignar al Delegado o Expositor que por su rango lo amerite, un automóvil
para su uso exclusivo.
❖ Solicitar a la Comisión de Alojamiento las listas de las personas por hoteles,
para poder disponer de los autobuses para los traslados a los lugares
programados.
❖ Solicitar a la Comisión de Registro, los calendarios y horarios de llegada
de los participantes, así como las direcciones de los lugares donde se
programen agasajos, almuerzos u otra atención.
❖ Estar en permanente contacto con los de la Comisión de Recepción y
Despedida, para conocer las llegadas y salidas de los Delegados.
❖ Capacitar a los choferes de los autobuses en relación a las normas de
protocolo, de lugares turísticos, de los países que asistirán.
❖ Coordinar con las comisiones de Recepción y Despedida, de Registro, de
Eventos y Programa Social, de Prensa y Difusión.
 COMITÉ DE REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN:

❖ Controlar todo lo relativo a la inscripción de los Delegados,

Observadores, Acompañantes, Directores, Profesores y Estudiantes, por
medio de los formularios de registro.
❖ Controlar la entrega de documentos de trabajo, portafolios y gafetes o
distintivos.
❖ Elaborar conforme a las listas proporcionadas por las comisiones de
Recepción y Despedida, de Alojamiento, relacionados por países de los
participantes, con antelación a su llegada.
❖ Tener previstas las llegadas de última hora y personas que no se
registraron previamente.
❖ Mantener el suficiente número de gafetes en blanco para ser llenados en
el mismo momento.
❖ Instalar una Oficina en el Centro de Convenciones con el suficiente
personal para la atención inmediata de los participantes.
❖ Formular diferentes tipos de relaciones: por países, por orden alfabético
y por invitados especiales.
❖ Ordenar las tarjetas de registro por países, las mismas que contendrán los
siguientes datos: nombre participante, nacionalidad, cargo,
representación, datos del hotel.
❖ Informar sobre los horarios de las reuniones o cambios de última hora.
❖ Coordinar con las Comisiones de Recepción y Hospitalidad, de
Alojamiento, de Prensa y Difusión.

COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS:

❖ Supervisar los alimentos y bebidas durante el evento.

❖ Coordinar con los equipos de apoyo, los horarios de los recesos para el
servicio de Coffee breaks.
❖ Mantener en todo momento las jarras con agua para los Conferencistas,
❖ Coordinar los horarios para los almuerzos y cenas.
❖ Escoger con el Gerente de A & B de los hoteles, los menús que se servirán.
❖ Prever digestivos u otras sales. (Sal de uvas, Alka Seltzer)
❖ Apoyar en caso que se requiera como personal de azafatas y mozos.
❖ Seleccionar una persona para la atención de los Delegados y Expositores.
❖ Procurar el auspicio de empresas para los Coffee breaks o cenas.
❖ Capacitar al personal que integrará esta Comisión.
 COMITÉ DE PROTOCOLO

❖ Manejar las reglas de acuerdo al Manual de Procedimientos

Protocolarios y Ceremonial. Además:
❖ Visitar Embajadas con antelación para comprometer su asistencia a la
Ceremonia de Inauguración o Clausura.
❖ Diseñar los gráficos para el orden y las precedencias en el Presídium,
tanto para las Ceremonias de Inauguración y Clausura.
❖ Entregar estos gráficos al Coordinador General y Jefe de Sala.
❖ Diseñar los gráficos para la ubicación de los integrantes de la Mesa
Principal en la Asamblea General. Los miembros activos por orden
alfabético.
❖ Supervisar las atenciones a los Delegados por las Comisiones de
Recepción y Alojamiento.
❖ Brindará capacitación en etiqueta y protocolo a todos los integrantes de
la Comisión Organizadora.
❖ Acompañar a los funcionarios invitados al ingreso como a la salida de las
Ceremonias de inauguración y clausura del Congreso.
❖ Señalar la ubicación de las Banderas en el Centro de Convenciones.
❖ Recordar a los invitados especiales la fecha del evento.
❖ Solicitar al Centro de Convenciones un ambiente como antesala para
ubicar a las autoridades que tomarán asiento en el Presídium.
❖ Indicar a los integrantes del Presídium cuál es su ubicación.
❖ Coordinar con el equipo de Anfitrionas y Edecanes.
❖ Conocer el Reglamento para el Personal de Apoyo.
❖ Ensayar previamente en los ambientes del Congreso con el personal
general para que cada uno conozca su ubicación y desplazamientos.

COMITÉ DE DECORACION/AMBIENTACIÓN

1. Decorar los ambientes que se utilizarán.

2. Almacenar el material decorativo
3. Trasladar las Banderolas y chequear diario su ubicación.
4. Colocar letreros en los lugares que se requiera, para una mejor
ubicación de los asistentes.
5. Supervisar a primera hora en el Centro de Convenciones:
6. Limpieza y orden en los ambientes de Registro y Secretaría.
7. Limpieza y orden en las Salas de Trabajo
8. Tener en el Centro de Convenciones material para confeccionar
letreros que se determinen a última hora.
9. Alquiler de plantas si es necesario en los viveros municipales.
10. Coordinar con el Comité de Finanzas la compra de arreglos florales para
el estrado.
11. Preparar para el Pódium un cartel alusivo al Congreso.
12. Estas actividades deben ser reportadas diariamente al Coordinador
General.

Lugares que requieren de Edecanes y Anfitrionas:

AEROPUERTO: Edecanes
REGISTRO: Edecanes
RECEPCION EN CENTRO DE CONVENCIONES: Edecanes y Anfitrionas
HOTELES: Edecanes y Anfitrionas
SALÓN DE CONGRESOS: Edecanes y Anfitrionas
OFICINA PRESIDENCIA COMITÉ ORGANIZADOR: Edecán
OFICINA PRESIDENCIA: Edecán y Anfitrionas
SALA VIP: Anfitrionas y Anfitrionas
SALA DE PRENSA: Anfitrionas
PRESÍDIUM: Edecanes
AUTOBUSES: Edecanes

Este personal puede ser cubierto por estudiantes de las Escuelas de

Hotelería, Turismo y Gastronomía, previa capacitación del rol que
desempeñará en el ambiente que se le asigne.

FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL DEL EVENTO:

1. Reclutar a los miembros del comité organizador.

2. Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
3. Establecer objetivos y metas.
4. Definir políticas, reglamentos y procedimientos.
5. Planificar, organizar y controlar el evento.
6. Contratar empresas y personal experto en la organización de eventos.
7. Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.
8. Verificar los precios de algunos servicios y productos.
9. Visitar las posibles sedes del evento.
10. Definir métodos de evaluación.
11. Elaborar el presupuesto preliminar.
12. Definir estrategias de comercialización y difusión.
13. Buscar patrocinadores.
14. Participar en la planificación de la campaña publicitaria.
15. Seleccionar a los medios de comunicación.
16. Diseñar y supervisar el sistema de registros.
17. Diseñar y supervisar el sistema de información.
18. Supervisar el sistema de seguridad.
19. Supervisar el sistema de alimentación.
20. Escoger menús y tipos de servicios.
21. Seleccionar espectáculos y artistas.
22. Definir los programas de trabajo, recreativos y deportivos, culturales y
sociales.
23. Definir presídiums. (Autoridades que participan en determinados
momentos del evento).
24. Vigilar la capacitación del personal.
25. Verificar la lista de seguimiento.
26. Coordinar el cierre del evento.

CiberGgrafía:

➢ Comités de organización de eventos, Fuente internet

http://www.genv.net/es-ar/node/1147
➢ Notas de Clase. Ángela Maria Betancur
➢ http://temasselectosdeturismo.blogspot.com/2014/02/comite-
organizador-2.html