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PAS-In-17 Instructivo para El Manejo Adecuado Del Papel

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INGEVIAS S.A.S.

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO


Ingeniería y Vías S.A.S. ADECUADO DEL PAPEL

Elaborado por: Aprobado por: Fecha: Documento No.

PSI-IN-17
María Isabel Madrigal Q. Adriana Rivera Palacio 29/04/2013 Versión 1
Directora S.G.I. Gerente Administrativa

1. OBJETIVO

Establecer políticas para el manejo adecuado y a la responsabilidad ambiental del papel que se
usa en las actividades de la empresa.

2. ALCANCE

Desde la compra del papel hasta la disposición final del mismo. Aplica para todos los procesos y
proyectos de la organización.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 PSI-IN-03 Programa manejo integral de residuos sólidos.


 Matriz de Requisitos Legales

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

 Papel: se compone de fibras vegetales, es decir, de materia orgánica, o lo que es lo mismo, de


elementos que están o han estado vivos. Por este motivo debemos aprender a valorar la
importancia del papel como exponente y resultado de un proceso de fabricación, que ha tenido
como consecuencia la muerte de un ser vivo: EL ÁRBOL.
 Tipos e Papel:
o Papel Kraft: Es muy resistente, por lo que se utiliza para la elaboración de papel tissue,
papel para bolsas, sacos multicapas y papel para envolturas, asimismo, es base de
laminaciones con aluminio, plástico y otros materiales.
o Papel Pergamino Vegetal: Resistencia a la humedad así como a las grasas y a los
aceites. Es utilizado para envolver mantequilla, margarina, carnes, quesos, etcétera. Así
como para envasar aves y pescados. También se utiliza para envolver plata y metales
pulidos.
o Papel Resistente a Grasas y Papel Glassine: Estos papeles son muy densos y tienen
un alto grado de resistencia al paso de las grasas y los aceites. Este papel es
translúcido y calandrado logrando una superficie con acabado plano; puede hacerse
opaco adicionando pigmentos, también puede encerarse laquearse y laminarse con
otros materiales. Son muy utilizados para envolturas, sobres, materiales de barrera y
sellos de garantía en tapas. En la industria alimenticia se utilizan con frecuencia. De
igual manera, se emplean para envasar grasas y aceites, tintas para impresión,
productos para pintar y partes metálicas.
o Papel Tissue: Son elaborados a partir de pulpas mecánicas o químicas, y en algunos
casos de papel reciclado. Pueden ser hechos de pulpas blanqueadas, sin blanquear o
coloradas. Este papel se utiliza para proteger algunos productos eléctricos, envases de
vidrio, herramientas, utensilios, zapatos y bolsas de mano. Como papeles de grado no
corrosivo son utilizados para envolver partes metálicas altamente pulidas.
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o Papeles Encerados: Brindan una buena protección a los líquidos y vapores. Se utilizan
mucho para envases de alimentos, especialmente repostería y cereales secos, también
para la industria de los congelados y para varios tipos de envases industriales.
o Papel-cartón: Material fabricado con pasta de papel o de trapos prensada y endurecida
o con varias hojas de papel húmedas, fuertemente comprimidas.
o Papeles para corrugar: Se utilizan para fabricar las típicas cajas de color café con que
se embalan televisores, electrodomésticos y productos para el hogar, que usualmente
se pueden ver en los supermercados. 9
o Cartulinas: Se emplean para fabricar los envases de pasta dental, perfumes,
detergentes, de los cereales para el desayuno, de la leche líquida de larga vida, etc.
o Periódico: Se compone de fibras de color claro pero de una consistencia y textura de
inferior calidad. Su elevada difusión y cercanía al ciudadano le confieren una gran
ventaja a la hora de promover su recuperación y reciclado. Presenta además, una
característica fundamental: su gran potencial como materia prima de sí mismo, por la
facilidad de ser confeccionado en papel reciclado.
o Revista: Al igual que el periódico, la calidad de este tipo de papel suele ser inferior,
aunque por las características de su presentación (cuerpo, satinado, fotos a color, etc.),
constituye una categoría superior. Su gran difusión le convierte también en principal
objetivo de las campañas de reciclado, sin embargo editoriales, empresas relacionadas
con la industria de la impresión y con los medios de comunicación se resisten a utilizar
papel reciclado para sus publicaciones.
o Papel Blanco oficina: Se compone de fibras vegetales blanqueadas, con una
configuración y calidad muy superior. En este apartado hay que señalar el importante
impacto ambiental que supone el blanqueo de la pasta de papel con elementos
químicos agresivos (Cloro, etc.). Estos elementos se suelen evacuar en cauces
fluviales, provocando el envenenamiento de flora y fauna en extensas superficies
naturales. Existen alternativas válidas, como el blanqueo con oxigeno, el blanqueo por
flotación o por inyección de aire, que hacen innecesaria la adicción de Cloro en la
fabricación de papel. En la actualidad este tipo de papel está siendo sustituido con éxito
por el papel blanco reciclado, que para todo tipo de usos de oficina ofrece idéntica
calidad y máximas prestaciones.
o Papel continuo: Coincide con las características del papel blanco, pero con mayor
calidad, configuración y textura. También la modalidad de reciclado se extiende cada
vez más entre empresas y particulares.
o El papel Reciclado: Se consigue utilizando desecho de papel como materia prima. Se
tritura el papel usado, se añade agua, se aplican los diferentes sistemas de depuración,
se blanquea (es necesario utilizar métodos mecánicos no agresivos, descartando el
blanqueo con productos químicos como el cloro), se escurre, se deposita en rodillos, se
seca y se corta.
 Residuo sólido: Cualquier material, objeto o parte de el, fruto de las actividades de las
organizaciones y que tiene un valor por su posibilidad de recuperación.
 Recuperación en la fuente: Actividad de separación y almacenamiento en el sitio donde se
generan los residuos.
 Zona de acopio: Lugar donde se almacenan los residuos sólidos antes de ser entregados a la
autoridad de aseo u otras previamente autorizados.

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 Medio Ambiente: es el conjunto de factores físicos y biológicos que rodean a un organismo,


así como el conjunto de valores culturales, económicos y políticos existentes en un lugar y
momento determinado que influyen en la vida material y sicológica del hombre.
 Contaminación: es la introducción en un medio cualquiera de un contaminante, es decir, la
introducción de cualquier sustancia o forma de energía con potencial para provocar daños,
irreversibles o no, en el medio inicial.
 SGI.: Sistema de Gestión Integral.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

 Director de proyecto y/o coord. del SG: Velar por el cumplimiento de este instructivo en el
proyecto.
 Todo el personal de la compañía incluyendo contratistas, subcontratistas y visitantes.

6. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

6.1 IMPLEMENTE TEORÍA DE LAS 3 "R":

 Re aprovechar: Utilizar el papel por ambas caras, realizar el menor número de impresiones
posible.
 Reutilizar: Hacer uso del papel ya usado por la cara vacía o utilizar espacios vacios para notas.
 Reciclar: Realizar una buena separación del papel y recordar no arrugarlo, no mezclarlo con
otros residuos.

6.2 RECOMENDACIONES GENERALES:

 Evitar en lo posible envases, envoltorios y productos de usar y tirar. Y en cualquier caso


intentar reutilizarlos.
 Realizar sólo las fotocopias imprescindibles y en papel reciclado, cuando sea posible.
 Aprovechar la existencia de un amplio mercado de productos elaborados con papel reciclado
de primerísima calidad, pues, ya es más fácil, asequible y económico adquirirlos.
 Reutilizar sobres en el uso de correspondencia interna.
 No arrojes ceniza ni desperdicios en los recipientes de almacenado de papel usado. Echa
EXCLUSIVAMENTE papel.
 Acumula el papel SIN ARRUGAR, empaquetado o atado si es el caso, para mantener limpio el
lugar de almacenado, ocupar el menor espacio posible y facilitar su transporte.
 NO juegues con FUEGO cerca del papel y cuidado con las colillas encendidas.

 Control del número de copias e impresiones: Controlar e informar mensualmente sobre las
fotocopias e impresiones que se realizan. Al ser este uno de los principales focos de consumo
de papel, nos dará idea de los progresos que estamos realizando.

 Fotocopiar a doble cara: Una de las formas más efectivas de reducir el consumo de papel en
una oficina es utilizar las dos caras de cada hoja, en lugar de solo una cara. Al usar las dos
caras se ahorra papel, gastos de copias, de envíos y de almacenamiento. Al utilizar las dos

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caras los documentos ocupan y pesan menos y son más cómodos de grapar y de transportar.
Se estima que simplemente fotocopiando e imprimiendo a doble cara, se puede conseguir la
reducción del 20% del consumo del papel de una oficina.

Muchas fotocopiadoras e impresoras pueden configurarse de forma que por defecto hagan copias
a doble cara. Es muy importante informar a todos los usuarios de que estos equipos que se han
configurado así, para evitar despilfarrar papel por un uso erróneo de los mismos.

También se puede asignar una bandeja de la fotocopiadora al papel usado por una cara. Este
papel nos puede servir para copiar borradores, noticias de prensa u otra información que no vaya a
salir de la oficina. De nuevo es importante informar a todos los usuarios de la asignación de esta
bandeja. Se pueden poner instrucciones en un cartel junto a la fotocopiadora.

 Fotocopiar dos hojas por cara en borradores: Puedes utilizar la opción de incluir dos o más
copias por cada cara que tienen algunas fotocopiadoras.

 Reducción del tamaño de la imagen al fotocopiar: Se puede utilizar el zoom para reducir
documentos grandes a tamaño Carta. La mayoría de las fotocopiadoras tienen marcada la
posibilidad de reducir de tamaño. Utiliza el papel usado por una cara para imprimir borradores
o documentos que vayan a conservarse en la oficina.

 Elección del tamaño de letra y fuente: Elige siempre el tipo de letra más pequeño que
puedas, pasar de tipo 14 a tipo 11, por ejemplo, puede ahorrar muchas hojas. Puedes trabajar
en la pantalla del ordenador con un tipo de letra grande ej. 14 o 16 y una vez realizadas las
correcciones necesarias y esté listo para imprimir, cambiar todo el texto a tipo 10, 11 o 12.
Cada fuente de letra también ocupa un espacio diferente, elige las fuentes más pequeñas.

 Configuración de página: Configura por defecto márgenes muy pequeños, para imprimir
borradores o documentos internos y cambia los márgenes cuando tengas que imprimir un
informe o carta definitiva, procurando siempre dejar el menor margen posible.

 Corrección en pantalla: Corrige en pantalla en lugar de en el papel. Pasa el corrector


ortográfico y/o gramatical antes de imprimir. Puedes aumentar el tamaño de letra del
documento para que te resulte más fácil la corrección y una vez terminada, establecer el
tamaño de letra definitivo.

 Evitar copias innecesaria: Se pueden poner notas recordatorias en las pantallas de los
ordenadores como:
¿Seguro/a que necesitas imprimir/copiar este documento?
¿Has comprobado cuantas copias necesitas?
¿Has revisado y corregido el documento antes de imprimirlo?

Piensa que cada copia/impresión nos cuesta plata y afectan el medio ambiente.

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 Imprimir dos hojas por cara en borradores: Si es necesario imprimir un borrador, puedes
utilizar la opción de impresión de dos caras por hoja que tienen algunas impresoras. Anular
opción de pruebas en impresoras

 Guardar archivos no impresos en ordenador: No es necesario guardar copias en papel de


todos los documentos e informes. Se pueden guardar en el disco duro, disquetes, CDs,
microfichas, etc. Esto permitirá además el ahorro de espacio de almacenamiento. No imprimir
los e-mails que se reciban, se pueden leer en pantalla y guardar los que sean necesario en el
propio ordenador como documento de texto para que ocupen menos espacio o en otro soporte
informático.

 Conocer el uso correcto de fotocopiadoras e impresoras: Es muy importante que todos los
usuarios conozcan el funcionamiento correcto de impresoras y fotocopiadoras para evitar el
despilfarro de papel. En muchas empresas se realizan pequeños cursos sobre el
funcionamiento de las máquinas para todos los trabajadores, a cargo de los técnicos de las
empresas proveedoras.

 Realizar un mantenimiento periódico de fotocopiadoras e impresoras: Los defectos de


tonner o pequeños problemas de fotocopiadoras e impresoras ocasionan despilfarros
importantes de papel. Es importante que haya una persona encargada de avisar
inmediatamente al servicio de mantenimiento y de informar al resto de usuarios de que las
máquinas no están en condiciones de trabajar hasta que se revisen.

 No fomentar o hacer uso de toallas de papel para el secado de las manos o cocinas.

6.3 MEJORAS DEL PROCESO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS:

 Revisar el listado maestro de formatos y verificar el medio en el que se puede manejar los
registros, seguir las recomendaciones allí dispuestas para evitar consumos innecesarios.
 Implementación del fax magnético en caso de que los consumos de estos sean muy grandes y
que según análisis costo – beneficio amerite la inversión.
 Implementación de consulta de todos los documentos del SGI de forma magnética, no se
requiere su uso físico.
 Realizar escaneo de documentos que se requieran enviar por fax a otras sedes o empresas y
que sean extensos, y enviarlos vía email.

7. MEDICIÓN Y CONTROL

A través de inspecciones preventivas y auditoria internas a los procesos.

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8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA N DE
VERSIÓN A RAZÓN DEL CAMBIO
Día Mes Año
CAMBIAR

FIN DEL DOCUMENTO

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