"Decenio de la Igualdad de oportunidades para mujeres y hombres"

“Año de la unidad, la paz y el desarrollo”

Lima, 27 de septiembre de 2023

OFICIO MÚLTIPLE N° 00017-2023-MINEDU/VMGP-DIGERE

Señor(a):
Director(a) de la Dirección Regional de Educación (DRE)
Gerente de la Gerencia Regional de Educación (GRE)
Director(a) de la Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL)
Presente. -

Asunto : Remisión de listado, cuadros, criterios y pautas para la distribución de

materiales educativos de la Dotación 2024

Referencia : a) Resolución Ministerial Nro 543-2013-ED

b) Resolución Ministerial Nro 645-2016-MINEDU
c) Memorándum Múltiple Nro 046-2023-MINEDU/VMGP-DIGERE
d) Oficio Múltiple Nro 015-2023-MINEDU/VMGP-DIGERE
e) Informe N° 00136-2023-MINEDU/VMGP-DIGERE-UAD

Tengo el agrado de dirigirme a su despacho, a fin de remitirle el consolidado de los cuadros de

distribución de los materiales educativos que serán distribuidos en el marco de la Dotación 2024.

Al respecto, es necesario señalar que mediante documento de la referencia c), la DIGERE solicitó a las
unidades orgánicas de la Dirección General de Educación Básica Regular (DIGEBR), de la Dirección
General de Educación Básica Alternativa, Intercultural Bilingüe y de Servicios Educativos en el Ámbito
Rural (DIGEIBIRA) y de la Dirección General de Servicios Educativos Especializados (DIGESE), los
cuadros y criterios de distribución de materiales y/o recursos educativos para la Dotación 2024.

Así, en virtud a la remisión y confirmación realizada por las Direcciones Pedagógicas, se procede a
trasladar dicha información para las gestiones correspondientes, la misma que contiene:

a) El listado de materiales y recursos educativos de la Dotación 2024.

b) El cuadro de distribución nacional de materiales educativos, conteniendo cantidades, pesos
aproximados y periodos estimados de llegada a las Unidades de Gestión Educativa Locales
(UGEL)1
c) Los cuadros de distribución de materiales educativos a nivel de código modular y por dirección.
d) Los criterios de distribución (en Excel y PPT) proporcionados por las direcciones pedagógicas.

Esta información, se encuentra registrada en el siguiente enlace:

1
Los períodos estimados de llegada a UGEL que se incluye dentro del cuadro de distribución nacional; han sido determinados en
base a las proyecciones de internamiento en almacén, certificación de calidad, conformidad del área usuaria y considerando el
tiempo de traslado desde el MINEDU a las UGEL. Estos períodos de llegada a las DRE y UGEL, son estimaciones que podrían
variar debido a factores externos no previsibles a la fecha, tales como dificultades de la provisión de insumos de impresión,
incumplimiento de contratos, aspectos climatológicos, convulsión social u otros.
EXPEDIENTE: UAD2023-INT-0339854 CLAVE: 491531

Esto es una copia autentica imprimible de un documento electrónico archivado en el

Ministerio de Educación, aplicando lo dispuesto por el Art. 25 de D.S. 070- 2013-PCM y
la Tercera Disposición Complementaria Final del D.S. 026-2016- PCM. Su autenticidad
e integridad pueden ser contrastadas a través de la siguiente dirección web:

https://esinad.minedu.gob.pe/e_sinadmed_6/VDD_ConsultaDocumento.aspx
https://mineduperu-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/digere55_minedu_gob_pe/En-
AmwSiIXNOo07T-FyY7gYBjK159IqnQ4ds_0F_TIuHig?e=c1SPRz

Es preciso señalar que, mediante el documento de la referencia e), se comunicó información

correspondiente a los materiales de la Dirección de Educación Básica Especial (DEBE) y para los
Servicios Hospitalarios (SEHO) y mediante el presente oficio, se comunica la información
correspondiente a la Dotación 2024, considerando los títulos e ítems correspondientes a todas las
unidades orgánicas, que en la actualidad tienen contrato u orden de servicio emitidos. En el caso de los
materiales que a la fecha no disponen de contrato u orden de servicio, la información será remitida
considerando los avances en la obtención de los mismos (Anexo 1).

Al respecto, en el marco de sus competencias y funciones se les solicita planificar las acciones que
conlleven a un correcto desempeño del almacenamiento y distribución de los materiales educativos como:

 Prever espacios adecuados para el almacenamiento de los materiales educativos.

 Gestionar los requerimientos y atender los procesos para la contratación del servicio de
transporte desde las UGEL hacia las diversas instituciones educativas (II. EE.) de su
jurisdicción.

En relación a los cuadros de distribución local que estarán cargados a nivel de código modular en el
Módulo Complementario del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (MC SIGA), tal información
debe ser considerada como referencial. Es responsabilidad de la UGEL su correcta revisión, validación
y/o actualización. Los cuadros de distribución local serán publicados el 20 de octubre y el plazo para el
registro de la información correspondiente en el MC SIGA es hasta el 03/11/2023.

Es importante señalar que los períodos estimados de entrega a las DRE y UGEL comunicados en los
cuadros de distribución, han sido determinados considerando el estado actual de la obtención de los
materiales. Sin embargo, estos podrían variar debido a factores externos no previsibles a la fecha, tales
como dificultades con la provisión de insumos, incumplimiento de contratos u otros. De presentarse
dichas situaciones, esta Dirección comunicará oportunamente a sus despachos, para la implementación
de las acciones que correspondan.

Asimismo, con la finalidad de contribuir a la gestión de la distribución a cargo de las DRE/GRE y

UGEL de manera eficiente, se vuelve a remitir adjunto a este oficio el documento denominado “Pautas
generales para la distribución desde las UGEL a las II. EE. del material educativo de la Dotación 2024”
(Anexo 2).

En caso se requiera información adicional sobre la distribución de los materiales educativos, deberá
comunicarse al correo distribucion.uad@minedu.gob.pe y de requerir soporte y asistencia en los aspectos
técnicos, se podrá comunicar al correo materialesdigere@minedu.gob.pe.

Sin otro particular, sea propicia la oportunidad para reiterarle las seguridades de mi estima personal.

Atentamente,

Documento firmado digitalmente

LUIS ALBERTO MANUEL GARRIDO SCHAEFFER
Director
Dirección de Gestión de Recursos Educativos

C.c.: VMGP, DIGEGED

EXPEDIENTE: UAD2023-INT-0339854 CLAVE: 491531

Esto es una copia autentica imprimible de un documento electrónico archivado en el

Ministerio de Educación, aplicando lo dispuesto por el Art. 25 de D.S. 070- 2013-PCM y
la Tercera Disposición Complementaria Final del D.S. 026-2016- PCM. Su autenticidad
e integridad pueden ser contrastadas a través de la siguiente dirección web:

https://esinad.minedu.gob.pe/e_sinadmed_6/VDD_ConsultaDocumento.aspx
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PAUTAS GENERALES PARA LA DISTRIBUCIÓN DESDE LAS UGEL A LAS
II. EE. DEL MATERIAL EDUCATIVO DE LA DOTACIÓN 2024

Para la distribución de los materiales educativos se recomienda realizar los siguientes sub
procesos, en el marco de la Norma Técnica denominada “Normas y procedimientos para la
gestión del proceso de distribución de materiales y recursos educativos para las instituciones y
programas educativas públicos y centros de recursos educativos”, aprobada con RM Nro. 053 -
2013-ED y modificada con RM Nro. 645-2016-ED.

N° Sub proceso Actividade

s
1.1 Conformación del Comité de distribución de material
educativo en la DRE/GRE/UGEL
Planificación de 1.2 Elaboración del Cuadro de Distribución Local en el MC
1
la distribución SIGA.
1.3 Elaboración y aprobación del Plan de Distribución Local.
1.4 Comunicación a las II. EE. del listado del material
educativo de la Dotación 2024.
2.1 Habilitación de almacenes.
2 Gestión de almacenes
2.2 Comunicación al MINEDU del directorio de almacenes.
3.1. Verificación de llegada del material educativo de MINEDU
Recepción de material a UGEL.
3
educativo en la UGEL 3.2 Registro de las NEA UGEL en el MC SIGA.

4.1
Formulación de requerimientos.
Gestión de contratos
4.2
Contratación del servicio de transporte.
4 para el servicio de
4.3
Registro de contratos en el MC SIGA.
transporte
4.4
Ejecución y supervisión de contratos.
Registro de personal de 5.1
Solicitud del listado del personal de apoyo a la Comisión de
apoyo para la recepción Gestión de Condiciones Operativas en las II. EE. para el
de materiales periodo vacacional 2024
educativos en las II. 5.2 Emisión de documento de reconocimiento a las personas de
5
EE. durante el período apoyo a la recepción del material educativo.
vacacional y 5.3 Registro del personal de apoyo para la recepción del material
actualización de centro educativo para el periodo vacacional 2024 en el MC SIGA.
de costos en el MC SIGA 5.4 Actualización de centro de costos en el MC SIGA
6.1 Emisión de PECOSA mediante el MC SIGA.
6.2 Modulado del material.
Despacho de material
6.3 Orientaciones al proveedor del servicio de transporte.
6 educativo de UGEL a
6.4 Comunicación a las II. EE. y a la comunidad educativa del
II. EE.
inicio de la distribución.
6.5 Atención a nuevos CM
7.1 Habilitación de espacio para la recepción de material
Recepción de material educativo en la IE
7
educativo en la IE 7.2 Recepción del material educativo en la IE
7.3 Conformidad de la recepción del material educativo.
Conformidad de entrega
de materiales 8.1 Conformidad del servicio de transporte y distribución.
8 8.2 Registro de la conformidad de PECOSA en el MC SIGA, a
educativos a las II. EE.
cargo de la UGEL.
a cargo de la UGEL
Entrega de materiales a 9.1 Plan de capacitación y monitoreo al registro en SIAGIE
9
beneficiarios y registro ME.
9.2 Capacitación por la UGEL a directivos y docentes de las
II.
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N° Sub proceso Actividade

s
en el Módulo de EE. en el uso del SIAGIE ME.
Materiales del 9.3 Registro de recepción de materiales educativos en la IE.
SIAGIE1 9.4 Entrega de materiales a beneficiarios (estudiantes y
docentes).
9.5 Verificación de los materiales educativos asignados a los
docentes/tutores para la entrega a los estudiantes y registro
de asignación.
9.6 Registro de la asignación de los materiales educativos a
estudiantes en la IE.
Monitoreo a la 10.1 Monitoreo a la gestión del proceso de distribución de
distribución y entrega materiales, hasta la llegada a las II. EE. y la entrega a
10 de materiales los beneficiarios.
educativos por la DRE 10.2 Monitoreo al registro en el SIAGIE ME.
y
UGEL
11.1 Identificación de déficit y excedente de material
educativo en las II. EE.
Redistribución local de
11 11.2 Envío de cuadro de excedente y déficit de material
materiales educativos
educativo a la DRE.
11.3 Redistribución de materiales educativos.
Redistribución regional 12.1 Consolidación de faltantes y excedentes a nivel regional.
12
de materiales educativos 12.2 Redistribución regional (de requerirse).
Envío de informe de 13.1 Envío de informe de cierre de proceso de distribución y
cierre del proceso de redistribución por la UGEL.
13 distribución y
redistribución a la
DIGERE
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A continuación, se detallan aspectos claves a considerar en cada subproceso.

I. PLANIFICACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN

1.1. Conformación del Comité de distribución de material educativo en la /UGEL2

Para fines de asegurar una adecuada gestión de la distribución, se sugiere la conformación de

comités de distribución de material educativo de la Dotación 2024, integrado por el director o
directora de UGEL, un representante del área de administración, uno de gestión institucional,
uno de gestión pedagógica, uno de abastecimiento y uno de estadística.

La vigencia del comité será hasta finalizar la Dotación 2024.

Plazo sugerido: Hasta el 06/10/2023

1.2. Elaboración del Cuadro de Distribución Local en el MC SIGA

El Cuadro de Distribución Local (CDL) es el insumo fundamental para la gestión de la
distribución de materiales educativos; este es registrado en el MC SIGA.
Los CDL elaborados por las direcciones de línea y remitidos por DIGERE, deben ser
considerados como referenciales, su correcta revisión y validación por parte de las UGEL, lo
cual disminuye las posibilidades de incurrir en error en la asignación de los materiales
educativos a los usuarios finales, asegurando así el cumplimiento del criterio de pertinencia y
suficiencia. El equipo de la DRE/GRE/UGEL debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Cuadro de distribución nacional (CDN) y cuadro de distribución local (CDL):

Para la Dotación 2024, el MINEDU ha elaborado los Cuadro de Distribución Nacional y

Local considerando información por DRE y UGEL. Este ha sido comunicado por las
unidades orgánicas dependientes de la DIGEBR, DIGEIBIRA y DIGESE a partir del cálculo
de cantidades por código modular elaborado por la Unidad de Estadística del MINEDU. Esta
información estará precargada en el MC SIGA a nivel de código modular, como información
referencial. El equipo de la DRE/GRE/UGEL, deberá revisar, validar y de ser el caso
actualizar la información de acuerdo a su contexto actual.

b) Padrón de II. EE.

Para el cálculo de cantidades en el CDN, la Unidad de Estadística del MINEDU ha utilizado

el padrón web Escale con fecha de corte al 09/06/2023, el cual ha sido cargado en el MC
SIGA.

Corresponde a la UGEL revisar la caracterización de las II. EE. del nivel primaria
(polidocente completo, polidocente multigrado y unidocente). En caso se identifique alguna
diferencia, debe registrar en la columna “Observaciones” del MC SIGA, la caracterización
que le corresponde al código modular. Es preciso señalar que esta información sólo será
utilizada para el proceso de distribución de materiales educativos, no generando
actualización alguna en la caracterización consignada en el ESCALE.

c) Revisión, validación y actualización del cuadro de distribución local en el MC SIGA

Para la revisión, validación y actualización del cuadro de distribución local en el MC SIGA,

la UGEL debe conformar un equipo de trabajo liderado por el área de gestión pedagógica
con la participación del personal de estadística y de almacén.

Los insumos requeridos son:

 Padrón Web de II.EE. al 09/06/2023.

 Padrón de intervenciones DISER aprobado con RM N° 083-2022-MINEDU de
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fecha 11/02/2022.
 Padrón de II.EE. EIB aprobado con RVM N° 158-2022-MINEDU de fecha 01/12/2022
 Criterios de distribución de los materiales educativos establecidos por las unidades
orgánicas dependientes de la DIGEBR, DIGEIBIRA y DIGESE del MINEDU.
 Resoluciones Directorales de cierre de II. EE.
 Reporte de matrícula SIAGIE al 17/06/2023

Plazo sugerido: Hasta el 03/11/2023

1.3. Elaboración y aprobación del Plan de Distribución Local

Con la participación activa de los integrantes del Comité, la UGEL elabora el Plan de
distribución local que deberá incluir: el Cuadro de Distribución Local (CDL), las rutas de
distribución, el listado de tareas, los responsables y el cronograma de trabajo; así como la ruta
y responsables del monitoreo a la gestión del proceso de distribución a las II. EE., a la entrega
efectiva de materiales educativos a los beneficiarios.

El Plan deberá ser aprobado con Resolución Directoral.

Plazo sugerido: Hasta el 08/11/2023

1.4. Comunicación a las II. EE. de la llegada de los materiales y del cuadro de distribución local

La UGEL deberá comunicar al director y a los integrantes de la Comisión de Gestión de

Condiciones Operativas (COGECO) el inicio de la distribución de materiales, las fechas
posibles de llegada, el listado de materiales a recibir y destinatarios. Además, deberá brindar
las pautas para la recepción y resguardo del ME en la IIEE; asi como de la entrega del ME a
los beneficiarios. Esta información también deberá ser publicada en los espacios que la UGEL
disponga: página web, panel informativo de la UGEL, medios de comunicación, grupo de
WhatsApp u otros.

Con la finalidad de fomentar la vigilancia social en la distribución de los materiales

educativos, se recomienda difundir a la comunidad educativa, el inicio de la distribución por
parte de las DRE/GRE y UGEL. Esto permitirá que la sociedad civil, los padres de familia y la
población en general estén informados.

Plazo sugerido: Hasta el 10/11/2023.

II. GESTIÓN DE AMACENES

2.1 Habilitación de almacenes

Una vez comunicados a las DRE/GRE y UGEL los Cuadros de Distribución Nacional (CDN)
por parte de la DIGERE - MINEDU, la IGED deberá identificar si el espacio del almacén es
suficiente para recibir el material educativo. Caso contrario la entidad deberá gestionar espacios
mediante coordinaciones con las II.EE. o convenios con otras instituciones o el alquiler de otros
espacios. En cualquier caso, el espacio para la recepción del material educativo debe ser seguro
y garantizar su protección ante todo tipo de peligro o riesgo.

La entidad deberá iniciar la implementación de acciones para garantizar las condiciones

necesarias para la recepción del material educativo que llegará a sus almacenes u otros espacios
habilitados para tal fin. En el CDN se consigna información sobre el peso, cantidades y mes
estimado de entrega a la UGEL.

2.2 Comunicación al MINEDU del directorio de almacenes.

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De acuerdo a la R.M. N° 543-2013-ED y su modificatoria, la RM N° 645-2016- MINEDU, las
UGEL comunican al MINEDU la actualización del directorio de almacenes, indicando la
dirección tanto de los almacenes como de los centros de recepción autorizados. Es preciso
señalar que, cualquier cambio en el directorio de almacenes se debe comunicar
inmediatamente a la Unidad de Almacenamiento y Distribución (UAD) de la DIGERE, al
correo electrónico distribucion.uad@minedu.gob.pe

Plazo sugerido: Hasta el 13/10/2023

III. RECEPCIÓN DE MATERIAL EDUCATIVO

3.1 Verificación de la llegada de material educativo de MINEDU a UGEL

Una vez ingresado el material educativo al almacén de la UGEL, es responsabilidad de la

UGEL, revisar que el material educativo recibido esté en buenas condiciones y según lo descrito
en el PECOSA. Es decir, se debe verificar que se entregue el mismo número de ítems y en las
mismas cantidades que figuran en el PECOSA. La verificación puede ser muestral, sin embargo,
se recomienda que se revise la totalidad de cajas en caso de encontrarse alguna incidencia.

¿Qué hacer en caso de que el material educativo no llegue conforme al PECOSA o en

buenas condiciones?

En caso el material educativo no llegue conforme, la UGEL deberá informar el hecho a la

DIGERE a través del equipo de campo y a la UAD. No se deberá firmar el PECOSA y se
levantará un acta donde figure:

a) Fecha y lugar donde ocurrió la incidencia

b) Tipo de incidencia a reportar
c) Número del PECOSA observado
d) Nombre y código SIGA del ítem observado
e) Cantidades faltantes y/o sobrantes
f) Firma del responsable de almacén y del transportista
g) Evidencia fotográfica.

En el acta se debe reportar con claridad las incidencias encontradas, algunos ejemplos:

 Cajas con material distinto al rotulado externo, en cuanto a materia o grado

 Cajas con cantidad de materiales diferente al rotulado
 Materiales que no se encuentran en buen estado

El acta deberá ser enviado por correo electrónico a distribucion.uad@minedu.gob.pe

3.2 Registro de las Notas de Entrada de Almacén (NEA) en el MC SIGA

La DRE/GRE/UGEL, recibirá del residente SIGA los archivos RAR de la Dotación 2024
asignados, los cuales deben ser cargados en el MC SIGA previa verificación y validación.
De presentar
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inconsistencias comunicarse inmediatamente con el residente SIGA.

Para el registro de la NEA, el responsable de almacén debe utilizar el archivo RAR enviado por
el residente SIGA, quedando descartado el registro manual de la NEA, el registro debe ser
inmediato, considerando la fecha según PECOSA MINEDU.

Excepcionalmente, en caso se haya presentado alguna incidencia que implique el levantamiento

de un Acta (ver numeral 3.1), se debe coordinar con el residente SIGA para el registro de la
NEA parcial en el MC SIGA. De esta manera, se facilita la distribución ante cualquier
incidencia.

IV. GESTIÓN DE CONTRATOS PARA EL SERVICIO DE TRANSPORTE

4.1 Formulación de requerimientos

Considerando la información remitida por el MINEDU, el área de gestión pedagógica de la
GRE/DRE/UGEL debe definir y formular el requerimiento para la contratación del servicio de
transporte de materiales educativos teniendo en cuenta sus necesidades.

Los términos de referencia deben considerar el sistema de contratación a emplear, las cantidades
y títulos a distribuir, las rutas, cronograma y entrega progresiva de los materiales educativos a la
UGEL, entre otros.

Es importante tener en cuenta las disposiciones del Sistema Nacional de Abastecimiento, así
como los formatos, instructivos, condiciones y demás lineamientos emitidos por el Organismo
Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE) y por la Central de Compras Públicas - PERÚ
COMPRAS, además de las disposiciones sectoriales y lineamientos aplicables al objeto de la
contratación.

4.2 Contratación del servicio de transporte

Teniendo en cuenta el contexto regional y las diversas actividades que necesitan ser
desarrolladas para la gestión y proceso de distribución de materiales educativos, es necesario
que la GRE/DRE/UGEL ejecutora inicie la contratación del servicio de transporte de materiales
educativos con anticipación, considerando las cantidades, pesos y rutas registrados y/o definidos
en el cuadro de distribución local y proceder al registro en el MC SIGA. Para la contratación del
servicio, la GRE/DRE/UGEL sigue los procedimientos y gestiones administrativas que sean
necesarias para la atención del requerimiento del servicio de transporte de materiales
educativos.

Para la contratación de transporte es recomendable tener en cuenta lo siguiente:

a) Las IGED ejecutoras deberán iniciar en el 2023 los procesos de contratación del servicio de
transporte conforme a la normatividad de la materia y a sus instrumentos de gestión interna,
según aplique y/o corresponda. Los términos de referencia del servicio deben considerar: el
sistema de contratación a emplear, las cantidades y títulos a distribuir, las rutas, cronograma
y entrega progresiva de los materiales educativos a las IIEE, entre otros.
b) Resulta recomendable que la gestión de las contrataciones y los requerimientos que se
formulen consideren las buenas prácticas y eviten los nudos críticos derivados de la
experiencia de contrataciones anteriores, permitiendo que se perfeccione el requerimiento e
incorpore condiciones del servicio de acuerdo al cumplimiento de la normatividad de la
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materia.
c) Conforme a la evaluación y decisión adoptada por la GRE/DRE/UGEL, se busca disponer de
un contrato que permita distribuir los materiales educativos en el momento que se presente la
necesidad, teniendo para ello la posibilidad de emplear los mecanismos y procedimientos
que consideran tanto la normatividad de Contrataciones del Estado como las disposiciones
del Sistema Nacional de Presupuesto.
d) Considerando el contexto vigente, es necesario que se vele por la correcta ejecución del
servicio, empleando para ello las opciones y procedimientos jurídicos que establece la
normatividad de la materia e incorporando (si fuera el caso y corresponda) las condiciones
sectoriales vigentes para ejecutar la prestación.
e) En todos los casos, la contratación del servicio de transporte debe garantizar condiciones
básicas y cumplimiento de las normas de contrataciones como son: el plazo de ejecución del
servicio, solución de controversias, forma de pago, garantías, obligaciones y derechos de los
contratantes, entre otras.
f) La determinación de las fechas de inicio y perfeccionamiento de la contratación
corresponderá a la decisión de la GRE/DRE/UGEL, considerando (entre otros puntos) el
plazo de ejecución del servicio, los recursos disponibles, el tipo de procedimiento a realizar,
la planificación del proceso de distribución, así como los lineamientos del sistema nacional
de abastecimiento, contratación pública y presupuesto.

4.3 Registro de contratos en el MC SIGA

A lo largo del proceso de distribución y con el objeto de contar con la información necesaria, las
GRE/DRE/UGEL deben cumplir con los procedimientos y gestiones correspondientes en los
aplicativos y sistemas de información, velando por el correcto y oportuno registro de
información, siguiendo las disposiciones y lineamientos que establezca el MINEDU y sus
equipos conformantes.

4.4 Ejecución y supervisión de contratos

Teniendo en cuenta la contratación, así como el cumplimiento de fines de cada entidad, es

necesario que conforme a lo previsto en la normatividad de contrataciones del Estado y en el
marco de sus funciones y responsabilidades, las GRE/DRE/UGEL garanticen y supervisen el
proceso de contratación en todos sus niveles, así como cumplir con las normas aplicables y los
fines públicos de cada contrato.

V. REGISTRO DE RESPONSABLES DE RECEPCIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS EN

LAS II. EE. DURANTE EL PERÍODO VACACIONAL Y ACTUALIZACIÓN DE CENTRO
DE COSTOS EN EL MC SIGA

5.1 Solicitud del listado del personal de apoyo a la Comisión de Gestión de Condiciones
Operativas en las II. EE. para el periodo vacacional 2024.

La UGEL deberá identificar a las II. EE. que cuentan con director contratado con cese en el
presente año o aquellas en los que el director nombrado haya solicitado licencia en periodo
vacacional o IIEE unidocentes. En los mencionados casos, la UGEL deberá considerar solicitar
al director de la IE una lista de 3 personas de apoyo a la COGECO 3 para la recepción del
material educativo en el periodo vacacional 2024.

3
De acuerdo a RM xxx cada IE deberá renovar la COGECO para el año 2024
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Plazo sugerido de envío de oficio de UGEL a II. EE.: Hasta el 23/10/2023

Plazo sugerido de respuesta de II. EE. a UGEL: Hasta el 24/11/2023

5.2 Emisión del documento oficial de reconocimiento a las personas de apoyo a la recepción del
material educativo

La UGEL debe consolidar y validar la información remitida por los directores de las II. EE. y
luego de ello, deberá emitir una resolución directoral aprobando la lista de personas de apoyo a
la COGECO en la recepción del material educativo.

Es responsabilidad de la COGECO capacitar a las personas que apoyarán en la recepción del

material educativo antes de concluir el año, de manera que puedan cumplir adecuadamente su
labor en el periodo vacacional.

Plazo sugerido: Hasta el 11/12/2023

5.3 Registro en el MC SIGA

Las DRE/GRE/UGEL, de corresponder, deberán realizar el registro de las personas de apoyo a

la COGECO en el MC SIGA, para ello se coordinará con el residente SIGA.

En caso se cuente con director contratado en la IE actualizarlo en el centro de costo del MC SIGA.

Plazo sugerido: Hasta 29/12/2023

5.4 Actualización de centro de costos en el MC SIGA

Las DRE/GRE/UGEL que identifiquen directores contratados con cese en el presente año,
deberán actualizar permanentemente el centro de costos en el MC SIGA, en coordinación con el
residente SIGA, una vez que se contraten a los directores para el período 2024.

VI. DESPACHO DE MATERIAL EDUCATIVO DE LA UGEL A LAS II. EE.

6.1 Emisión de PECOSA mediante el MC SIGA

La DRE/GRE/UGEL, a través del MC SIGA, generará sus PECOSA de manera masiva. Si la

UGEL extorna algún PECOSA que corresponda al material de la DOTACION 2024 que ya
tiene fecha de conformidad registrada en el SIGA, deberá informar al profesional de la DIGERE
encargado; asi como al Residente SIGA a fin de considerarlo en el seguimiento y control de la
distribución de materiales.

6.2 Modulado del material

Dependiendo del tipo de contrato de transporte que realice la UGEL, el modulado podrá estar a
cargo del proveedor del servicio de transporte o del personal de la UGEL.

La UGEL debe garantizar que tanto su personal como el personal contratado por el transportista
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estén capacitados para realizar dicho procedimiento siguiendo los criterios de distribución
enviados por la DIGERE, de manera que el material que se distribuya desde las UGEL a las II.
EE. sea el consignado en el PECOSA y en el Cuadro de Distribución Local final

6.3 Orientaciones al proveedor del servicio de transporte

La UGEL capacitará al proveedor del servicio de transporte contratado para asegurar el

adecuado proceso de recepción a cargo del director y/u otro miembro de la COGECO o del
personal de apoyo en la recepción durante el período vacacional, que implica que posterior a la
recepción y previa verificación con el PECOSA se consigne la fecha de entrega, nombre
completo, firma, DNI y sello de las personas cuyos nombres figuran en el mencionado
documento.

Así mismo, en caso la UGEL cuente con algún mecanismo de monitoreo que facilite el reporte
de la distribución de material educativo, debe capacitar al proveedor en su uso.

6.4 Comunicación a las II. EE. y a la comunidad educativa del inicio de la distribución

A través de oficio y medios de comunicación masivos (radio, televisión local, página web,
grupos WhatsApp, etc.), la UGEL comunica a los directores de las II. EE. y a los integrantes de
la COGECO: los cuadros de distribución que indiquen los materiales que llegarán, pautas de la
recepción del material educativo en la IE y el cronograma de distribución.

6.5 Atención a nuevos códigos modulares

En caso se identifique la creación de nuevos CM durante el año escolar 2024, AGP deberá
informar lo propio tanto al área de almacén como a la Unidad de Estadística, para la
programación de la atención con ME.

VII. RECEPCIÓN DE MATERIAL EDUCATIVO EN LA IE4

7.1 Habilitación de espacio para la recepción de material educativo en la IE

Una vez comunicado el Cuadro de Distribución Local (CDL) por parte de la GRE/DRE/UGEL,
la IE a través del director y la Comisión de Gestión de Condiciones Operativas (COGECO),
inician las acciones para prever las condiciones necesarias para la recepción, conservación y
seguridad del material educativo.

Un aspecto básico a considerar en la habilitación de los espacios en la IE es identificar el

espacio en donde permanecerán los materiales educativos hasta la entrega a los usuarios finales.
Este espacio debe brindar condiciones mínimas de seguridad.

7.2 Recepción de material educativo en la IE

Es responsabilidad del director, de los integrantes de la COGECO y del personal de apoyo en la

recepción durante el período vacacional 2024, verificar que el material educativo que llegue a su
institución esté en buenas condiciones. Así mismo, debe verificar que se les entregue el mismo
número de ítems y en las mismas cantidades que figuran en el PECOSA. La verificación puede
ser muestral, pero se recomienda que se revise la totalidad de cajas en caso de encontrarse
alguna
4
En la Resolución Ministerial N.° 189-2021-MINEDU, en el literal 5.3.1 se especifican las funciones de la COGECO.
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de la unidad, la paz y el desarrollo”

incidencia.

Una vez recibidos los materiales, el director o el personal designado, según corresponda, debe
comunicar a la UGEL, la llegada de estos. Esto permitirá identificar el avance en la distribución
de materiales.

¿Qué hacer en caso de que el material educativo no llegue conforme al PECOSA o en buenas
condiciones a la IE?

El director o el personal designado, según corresponda, deberán levantar un acta de

observaciones, sin firmar el PECOSA. Además, deberá comunicar la situación a la UGEL, de
manera inmediata. El acta debe precisar:

a. Fecha y lugar donde ocurrió la incidencia

b. Número del PECOSA observado
c. Nombre y código SIGA del ítem observado.
d. Cantidades faltantes y/o sobrantes
e. La firma del responsable de la IE y del transportista
f. Evidencia fotográfica

En el acta se debe reportar con claridad las incidencias encontradas, algunos ejemplos son:

 Cajas con material distinto al rotulado externo, en cuanto a materia o grado.

 Cajas con cantidad de materiales diferente al rotulado.
 Materiales que no se encuentran en buen estado.

El director de la IE o el integrante delegado de la COGECO, según corresponda, remitirá el acta a

la UGEL.

7.3 Conformidad de la recepción del material educativo

Una vez que se verifique que el material llegó según PECOSA, uno de los integrantes de la
COGECO o una de las dos personas de apoyo en la recepción de materiales, debe firmar y sellar
todos los juegos de PECOSA, consignando la fecha de recepción del material en todas ellas. La
COGECO se quedará con un juego del PECOSA.

VIII. CONFORMIDAD DE ENTREGA DE MATERIALES EDUCATIVOS A LAS II. EE. A CARGO DE LA

UGEL

El personal de UGEL asignado para tal fin, al recibir los PECOSA de la entrega de los materiales
educativos a las II. EE. por parte del proveedor del servicio de transporte contratado, deberá
realizar los siguientes procedimientos:

8.1 Conformidad del servicio de transporte y distribución

Para dar la conformidad del servicio deberá verificar lo siguiente:

a) Que las firmas suscritas en los PECOSA, en señal de conformidad de recepción del material
educativo de las II. EE. coincidan con los nombres del director de la IE o de un integrante de
la COGECO o de las personas de apoyo para la recepción.
b) Que todos los PECOSA tengan fecha de recepción, y que ésta no sea anterior a la emisión del
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PECOSA; ni posterior a la fecha de entrega de los PECOSA a la UGEL. Es preciso señalar

que en el monitoreo a II. EE. se verificará la fecha de recepción.
c) Excepcionalmente, en caso aparezca un nombre distinto al nombre de uno de los integrantes
de la Comisión o de las personas de apoyo, la UGEL debe verificar si el material se
encuentra en la IE. Si el material efectivamente se encuentra en la IE, la UGEL deberá
coordinar con el Residente SIGA para realizar el adecuado registro de conformidad del
PECOSA.
d) En caso se presenten incidencias, estas deberán ser comunicadas al transportista para la
subsanación de las observaciones realizadas considerando los plazos establecidos por la
UGEL para tal fin.

8.2 Registro de conformidad del PECOSA en el MC SIGA

Una vez verificada la conformidad de los PECOSA entregados por el transportista, la UGEL
debe proceder con el registro de conformidad de la entrega de los materiales educativos a las II.
EE. en el MC SIGA, esto permitirá contar con información oportuna de la distribución.

Recordar que la fecha de conformidad a consignar en el MC SIGA, es la fecha que se indica en

el PECOSA físico firmado por el director o un integrante del Comité o la persona de apoyo que
se haya designado durante la recepción de los materiales educativos en la IE.

Así mismo, si en el registro del PECOSA incluye materiales correspondientes a saldos de

dotaciones anteriores, en el detalle incluir la marca de la dotación anterior a la actual para poder
hacer el seguimiento respectivo.

IX. ENTREGA DE MATERIALES A BENEFICIARIOS Y REGISTRO EN EL SIAGIE

MATERIALES EDUCATIVOS EN LA IE5

El SIAGIE ME, es una aplicación que permite que los directores de las DRE/GRE/UGEL, y el
MINEDU, identifiquen el avance en la entrega del material educativo a los beneficiarios, así
como el déficit o excedencia de dichos materiales para las acciones de redistribución, por ello es
importante que los directores y docentes de las IIEE conozcan su manejo.

Una vez recibidos los materiales educativos en las II. EE. es responsabilidad del director,
docentes/tutores realizar las siguientes acciones:

9.1 Plan de capacitación y monitoreo al registro en SIAGIE ME

La UGEL, mediante el especialista SIAGIE debe organizar la capacitación de los directivos y

docentes en el uso del SIAGIE ME, para ello podrá emplear diversas estrategias, tales como la
organización de grupos a capacitar, priorizar a las II. EE. con personal nuevo o a las II. EE. con
un bajo nivel de registro de información. Las capacitaciones se podrán realizar de manera
presencial o virtual.

De manera complementaria a la capacitación, la UGEL, a través del comité de distribución,

deberá organizar el seguimiento al registro de recepción y asignación, a fin de identificar los
códigos modulares sin registro y las causas que originarían lo propio, a fin brindar insumos al
especialista
5
La “Guía para la gestión escolar en II. EE. y Programas Educativos de Educación Básica” - Oficio Múltiple N° 00035-
2021-MINEDU/VMGI-DIGC, precisa en el literal 5.5. las orientaciones para la entrega oportuna de los materiales
educativos a los estudiantes.
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SIAGIE.

En tal sentido, con la participación del especialista en SIAGIE y los integrantes del comité
de distribución, la UGEL elabora el plan de capacitación y monitoreo al registro en SIAGIE.

Plazo sugerido: 16/02/2024

9.2 Capacitación por la UGEL a directivos y docentes de las II. EE. en el uso del SIAGIE ME.

Es responsabilidad de la GRE/DRE/UGEL realizar el seguimiento y brindar asistencia técnica

para el registro de la recepción y asignación de materiales educativos en el SIAGIE ME.

9.3 Entrega de materiales a beneficiarios (estudiantes y docentes)

Una vez distribuidos los materiales educativos a los tutores/docentes, dependiendo de los criterios
de distribución, deberán ser entregados a los beneficiarios finales: estudiantes (matriculados o en
proceso de matrícula) y docentes; en el menor plazo posible para su uso, teniendo en cuenta para
ello las condiciones de funcionamiento de los servicios educativos (presencial o semi presencial).
Precisar que dicha entrega debe contar con la evidencia (cargos de entrega) en la que figure la
cantidad materiales recibidos, la fecha de entrega y la firma o huella digital.

9.4 Registro de recepción de materiales educativos en la IE

El director de la IE procederá con el registro de los materiales recibidos en el SIAGIE ME, así
como la asignación de materiales por sección (asignación al tutor) para la entrega a los
estudiantes.

En los casos en los que la recepción del material educativo no esté a cargo del director de la IE
sino de los miembros de la COGECO, el director coordinará con la Comisión o personal de
apoyo asignado para que haga llegar los PECOSA y proceder con el registro correspondiente en
el SIAGIE ME.
Plazo sugerido: Hasta el 28/06/2024

9.5 Verificación de los materiales educativos, asignación de materiales por sección (asignación
al tutor), para la entrega a los estudiantes y registro de asignación en SIAGIE ME

El tutor del grado y sección, verifica los materiales educativos asignados por el director para ser
entregados a los estudiantes, asimismo puede descargar el reporte en Excel del material
educativo recibido, haciendo uso del SIAGIE ME.

En caso que el docente/tutor haya recibido algún material educativo de acuerdo a los criterios de
asignación establecidos por las direcciones pedagógicas del MINEDU (guías, manuales, entre
otros), también se deberá registrar la asignación de dicho material en el SIAGIE ME.

9.6 Registro de la asignación de los materiales educativos a estudiantes en la IE

El docente, verifica los materiales educativos recibidos (cantidad recibida con la cantidad de
alumnos matriculados), identificando material educativo faltante y/o sobrante. Entrega los
materiales a los estudiantes y una vez realizada la entrega registra esta información en el
Plazo sugerido: Hasta el 02/08/2024
SIAGIE
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ME adjuntando la respectiva evidencia. Este registro permitirá que la UGEL, la DRE y el

MINEDU, conozcan en línea el posible déficit o excedencia de materiales educativos e
implementar las acciones de redistribución, según sus competencias.

X. MONITOREO A LA GESTIÓN DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES,

HASTA LA LLEGADA A LAS II. EE. Y LA ENTREGA A LOS BENEFICIARIOS

10.1 Monitoreo al proceso de distribución de materiales por las UGEL a las II. EE. y la entrega a
los beneficiarios.

Es responsabilidad de la GRE/DRE/UGEL a través del comité, monitorear todos los subprocesos

de la distribución de materiales educativos desde las UGEL hasta las II. EE. para garantizar su
distribución oportuna, pertinente y suficiente. Así, deben realizar el monitoreo de:

A nivel de UGEL
 Cumplimiento de la contratación de transporte.
 Disponibilidad de almacenes.
 Comunicación oportuna a las II. EE. del inicio de la distribución.
 Ejecución de la distribución, entre otros.
 En coordinación con el equipo de SIAGIE (matricula), área de gestión pedagógica y almacén
monitorean permanentemente para la atención oportuna del material educativo a los
estudiantes.

A nivel de II. EE.

 Suficiencia de material educativo (cantidad de materiales para todos los estudiantes que
asisten), en el caso de que este sea insuficiente se debe indicar al director que haga su
requerimiento formal a la UGEL.
 Entrega del material educativo a docentes/tutores y a estudiantes y/o padres de familia.
 Recojo de incidencias durante la entrega de los materiales.

10.2 Monitoreo al registro en el SIAGIE ME

Es responsabilidad de la GRE/DRE/UGEL a través del Especialista SIAGIE de la UGEL

realizar el monitoreo a todos los aspectos relacionados al registro en el SIAGIE ME, para lo
cual hará uso de los aplicativos desarrollados por el MINEDU. Así, la DRE/GRE/UGEL
deben monitorear:

 Avance del registro de recepción del material educativo entregado a IIEE.

 Avance de la asignación de materiales educativos a los estudiantes y/o docentes/tutores

XI. REDISTRIBUCIÓN LOCAL DE MATERIALES EDUCATIVOS

11.1 Identificación de déficit y excedente de material educativo en las II. EE.

La UGEL en coordinación con los directivos de las II. EE. y a partir de la información
disponible en los sistemas de información propios de la UGEL (matrícula SIAGIE y reportes
de directores sobre estudiantes con nómina adicional), de la DRE o del MINEDU, deberá
contrastar permanentemente el número de estudiantes matriculados en cada IE con la cantidad
de materiales entregados a las II. EE. Este análisis le permitirá identificar las brechas de
material
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faltante y/o sobrante por I.E. para realizar la redistribución local.

Así mismo, la UGEL deberá solicitar a los directores de las II. EE. que remitan vía correo
electrónico (u otro medio determinado por la UGEL) sus requerimientos de materiales
faltantes e informen sobre las excedencias. Los requerimientos deberán ser validados y
consolidados por la UGEL.

Con la información descrita en los párrafos anteriores se elaborará el cuadro de redistribución

local y se identificarán los materiales faltantes y excedentes en la UGEL.

11.2 Envío de cuadro de excedente y déficit de material educativo a la DRE

Las UGEL deberán remitir la relación de material faltante y excedente a la DRE/GRE.

11.3 Redistribución de materiales educativos

La UGEL debe ejecutar su proceso de redistribución local considerando la información de

matrícula SIAGIE y reportes de directores de las II.EE sobre estudiantes con nómina
adicional), para ello, debe incluir dentro del contrato del servicio de transporte, así como
establecer alianzas estratégicas con gobiernos regionales, municipalidades y/u otros actores de
la sociedad civil que intervienen en el territorio.
Cabe precisar que en esta etapa se deberá generar los PECOSA con marca REDISTRIBUCIÓN.

XII. REDISTRIBUCIÓN REGIONAL DE MATERIAL EDUCATIVOS

12.1 Consolidación de faltantes y excedentes a nivel regional

Con la información remitida por las UGEL con el detalle de material excedente y faltante, la
GRE/DRE elabora el consolidado regional y una propuesta de redistribución regional.

12.2 Redistribución Regional (de requerirse)

En base a la propuesta de redistribución regional las UGEL coordinan entre sí la solicitud y

recojo del material educativo (cantidad de materiales, generación de PECOSA, fecha de
recojo, requisitos de bioseguridad para el recojo de materiales, entre otros).
La GRE/DRE monitorea la ejecución de la redistribución regional.

XIII. INFORME DE CIERRE DE PROCESO DE DISTRIBUCION Y REDISTRIBUCIÓN A LA DIGERE

13.1 Elaboración de informe de cierre de proceso de distribución y redistribución por la UGEL

La DRE/GRE/UGEL, en el marco de la R.M. N° 543-2013-ED y su modificatoria RM N°

645-2016- MINEDU, elaborará el informe de cierre de proceso (distribución y redistribución)
de los materiales educativos de la dotación 2024 a las II. EE., para lo cual remitirá un oficio
múltiple con el formato que las UGEL deben completar.
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CONTACTOS PARA EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN:

En el MINEDU:
 Para distribución de MINEDU a UGEL: Unidad de Almacenamiento y Distribución
(UAD), correo distribucion.uad@minedu.gob.pe
 Para distribución de UGEL a II. EE.: correos materialesdigere@minedu.gob.pe,
materialesdigere@gmail.com
En las UGEL:
 Sobre el MC SIGA: Residente SIGA asignado a la UGEL.