Organización Administrativa

Unidad 6

Bibliografía consultada
(Lardent, A, Gómez Echarren M. Y Loro A “Técnicas
de Organización”) (Jorge Vázquez y Norberto
Caniggia, “Procedimientos básicos cursogramas y
control interno en la empresa”)
 Especial Recomendación
El material contenido en este Power Point, ha
sido preparado solamente como ayuda
memoria, para la exposición en clase, el
contenido no resulta suficiente para rendir
exámenes parciales o finales.
El alumno debe necesariamente estudiar de la
bibliografía indicada en el programa de la
materia que se encuentra en la Biblioteca
Central de la UNNE.
 Procedimientos:
Es un conjunto cronológico y sistemático de pasos a seguir para el logro
de un objetivo. Son rutinas ejecutadas de manera metódica, dirigidas a
un fin determinado. En otras palabras, si por ejemplo el fin u objetivo
esperado es la correcta inscripción de los alumnos a una mesa de
exámenes finales orales, para alumnos regulares; cuales son los pasos
que de manera cronológica, sistemática y siguiendo un método se
deben dar en materia de tramitaciones administrativas, de manera que la
lista de alumnos a rendir se conforme correctamente con todos los
requisitos reglamentarios y formales.

O por ejemplo, como serían el conjunto de rutinas que en forma

cronológica y sistemática deberían cumplirse para que el procedimiento
“Ventas al contado en mostrador” cumpla con todos los requisitos legales
y reglamentarios, pero que además cumpla con los objetivos trazados
por la organización.
Un procedimiento administrativo implica la definición de:

Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una

organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o
curso de acción a seguir ante cada acontecimiento y las distintas
posibilidades o matices que puedan darse dentro de un trámite
administrativo.

Formularios a utilizar físicos o virtuales, detallando: quien lo emite,

oportunidad de emisión, cantidad de ejemplares, que sectores de la
organización los intervienen, instrucciones para la inserción de cada uno
de los datos que lo integran, distribución de copias, etc.

Tipos de archivos a utilizar (físico o en medios magnéticos),

características (numérico, alfanumérico, cronológico) período de resguardo
(transitorio, definitivo).

El establecimiento de controles específicos o por oposición de intereses,

que asegure eficacia y eficiencia en los procedimientos y en el uso de los
bienes patrimoniales y recursos necesarios para su concreción.
El estudio de procedimientos, es la parte de la teoría de la
organización que se ocupa de desarrollar los mejores
métodos y prácticas de trabajo; comprende el registro,
análisis y examen crítico- sistemático de las formas
existentes y propuestas de llevar a cabo una tarea, o grupo
de tareas, desarrollando métodos sencillos y eficaces.

El estudio de los procedimientos persigue como fin, las

mejores prácticas y métodos de trabajo para que los
objetivos de la institución se alcancen, pero también que
estos se alcancen en términos de costos mínimos con el
máximo de beneficio; es decir, en términos de eficiencia.
En el estudio de los procedimientos de la unidad básica de análisis es la
tarea o grupo de tareas repetitivas y rutinarias dirigidas a un objetivo
determinado; o sea, el trabajo continuo que eslabona la participación de
cada sector, independientemente los niveles jerárquicos de las unidades
de organización sectoriales (departamentos, Divisiones, Secciones etc.)
que intervienen en la secuencia administrativa.

Cuando nos avocamos al estudio de los procedimientos administrativos

de un Ente, con la intensión de normalizarlos, y traducirlos en un
manual, es necesario relevar la información de las tareas que en él se
realizan.

Lo ideal es que luego de normalizados los procedimientos, el

relevamiento y control sea una actividad continua en la organización, de
manera que en forma rápida se detecten todos los posibles desvíos o
necesidades de ajustes, y el manual siempre se halle actualizado.
El relevamiento debe realizarse con la máxima objetividad, no dejarse
influenciar por preconceptos, hacer una cuidadosa clasificación de los
datos de manera de descartar lo trivial de lo importante, elegir
cuidadosamente la metodología de relevamiento.

Uno de los problemas importantes con que se encuentra el profesional

que realiza el trabajo de relevamiento es la resistencia al cambio, la
resistencia al cambio puede producirse tanto en los niveles jerárquicos
como en los niveles operativos, generalmente se da pues la presencia del
analista investigando el trabajo que el empleado realiza, le provoca cierta
angustia e inquietud, pues se encuentra frente a situación de la cual
desconoce cómo se va a desarrollar y cuál es el objetivo final, del trabajo
del analista.
El relevamiento debe realizarse con la máxima objetividad,
no dejarse influenciar por preconceptos, hacer una
cuidadosa clasificación de los datos de manera de descartar
lo trivial de lo importante, elegir cuidadosamente la
metodología de relevamiento.

Uno de los problemas importantes con que se encuentra el

profesional que realiza el trabajo de relevamiento es la
resistencia al cambio, la resistencia al cambio puede
producirse tanto en los niveles jerárquicos como en los
niveles operativos, generalmente se da pues la presencia
del analista investigando el trabajo que el empleado realiza,
le provoca cierta angustia e inquietud, pues se encuentra
frente a situación de la cual desconoce cómo se va a
desarrollar y cuál es el objetivo final, del trabajo del analista.
Cómo evitar la resistencia la cambio?????
Para evitar la resistencia al cambio es necesario que el encargado
del relevamiento explique claramente:

Que su trabajo significará una mejora en los métodos de trabajos de los

empleados, haciéndolo más funcional y con mejor rendimiento; ello
significará mejoras en el trabajo tanto psicofísicas como ambientales.

Que el objetivo anterior solo es posible lograrlo con su colaboración.

Que en la investigación no se buscan culpables de incorrecciones, de

faltas, o de tareas que se realizan de manera ineficiente, sino en analizar
los problemas con vistas a corregirlos de modo que las tareas que se
ejecutan resulten efectivas con vistas al objetivo que persiguen, pero
además se realicen con el mínimo costo en tiempo de realización,
utilización de insumos, oportunidad, tiempo de terminación de la tarea,
etc. y el máximo de beneficio para la organización, o el usuario del
servicio.
Y…..¿Cómo obtengo la
información ????
 Entrevistas
Personales:

Técnicas para
obtener la Encuestas y
información Cuestionarios

Estudio Directo
del Trabajo:
 Entrevista
Personal
Habitualmente se utilizan en los más altos niveles jerárquicos,
niveles directivos y jefaturas unipersonales; generalmente son
estos niveles los que brindan la información preliminar, que
permite que el analista se ubique en la organización. Ej: tipo
societario, cantidad de sucursales, cantidad de personal, cantidad
de productos activos, unidades producidas y vendidas de cada
unos de ellos, normativa vigente, organización y funcionamiento a
grandes rasgos, facilita manuales de misiones y funciones si se
hallan vigentes, y cualquier otra información que permita la
correcta toma de contacto y conocimiento de la organización.
También es utilizada cuando se requiere aclarar aspectos de una
encuesta o cuestionario.
 Encuestas y
Cuestionarios
Se utilizan en los niveles medios, allí donde existen un
número de empleados dependientes de un
departamento, división o sección, pero no se visualiza
observándolos trabajar, el objetivo de la tarea que
realizan, los sectores con quienes se relacionan en la
participación que les cabe en el procedimientos etc. En
este método de relevamiento se busca un mayor nivel
de detalle en la toma de conocimiento sobre las tareas
que se realizan, (relación entre sectores en cuanto a
órdenes recibidas y reportes realizados, oportunidad de
los mismos, formularios en uso, controles que se
realizan y su periodicidad, tipos de archivos etc.)
 Estudio Directo del
Trabajo:

Es una técnica que se utiliza para observar los sectores

operativos, estudio de tiempos y movimientos, observación
de los distintos sectores, acceso a archivos y equipos para
registros, recorrido de un formulario o expediente y accesos
de sectores ajenos, tales como otros departamentos,
usuarios del servicio o proveedores.

La información así obtenida para que resulte útil para su

estudio y análisis se la debe sistematizar y normalizar de
manera que para cada grupo de tareas y fin a lograr (rutinas)
se tenga una imagen integral.
Los procedimientos administrativos o
circuitos de la información administrativa,
se expresan en una gráfica denominada,
cursograma, o diagrama del flujo, o
flujograma que permite el análisis, estudio
y control de los procedimientos
descomponiendo los mismos en las tareas
que lo integran.

Los tres métodos para relevar información

también se utilizan para la el relevamiento
de los procesos.
 Procesos
Un proceso es una serie de actividades, que en forma conjunta
producen un resultado, las actividades combinan información,
recursos materiales, humanos, financieros, equipos, insumos, para
obtener un resultado,.
Los procesos no solo satisfacen necesidades de la organización,
sino que también están dirigidos a satisfacer necesidades externas a
la organización de factores que se relacionan con ella, tales como
usuarios del servicio, y proveedores de bienes y servicios etc.
El conjunto de actividades que integran un proceso agregan valor a
los insumos, bienes materiales y da sentido cuantitativo y cualitativo
al trabajo del recurso humano involucrado en el proceso.
Este conjunto de actividades, transforma insumos, información, uso
de equipos, horas hombre de trabajo y horas máquina de trabajo, en
bienes y servicios dirigidos a satisfacer demandas internas y
externas, en cuanto a calidad, contenido, costo, tiempo de entrega del
bien o servicio final.
Procedimientos con enfoques de sistemas
Concepto
Es un sistema conformado por los sectores o áreas de la
Organización, para que en forma interrelacionada e
interdependiente, participen en la ejecución de un conjunto de
tareas, para le logro de objetivos operacionales.

Elementos o parte significativas

Los responsables de las áreas intervinientes.
La documentación que se elabora y se emite, y/ o archiva.
Los registro, (libros o planillas de computación a cumplimentar
La información que e recibe, emite, procesa, controla o archiva.
El traslado de documentación e información a otras áreas de
actividad.
Los terceros ajenos a la Organización, que participan en el
procedimiento.
Para el análisis de los procedimientos y los procesos existen
diversas herramientas según el destino de las mismas:

Diagramas de Gantt: permiten la programación y control de los

procedimientos y procesos en el tiempo, se utiliza en la ejecución
de proyectos.
Diagramas de PERT: se utilizan para programar y controlar todas
las tareas necesarias para la ejecución de un proyecto, teniendo el
cuenta el tiempo de realización (horas máquina, horas hombre),
carga de insumos y recursos humanos necesarios.
Diagrama de Bloque: Es una gráfica simplificada y se utiliza para
detectar procesos.
Cursogramas o diagramas de flujo o flujograma, permite el
análisis, estudio y control de las rutinas administrativas habituales,
con el fin de adecuarlas y adaptarlas a criterios de eficacia y
eficiencia.

En esta materia analizaremos estudiaremos los cursogramas como

herramientas para el análisis de las rutinas administrativas
habituales.
 .

6.2 Cursogramas. Concepto. Técnicas de elaboración. Simbologías

También denominados diagramas de flujo, flujograma o

simplemente circuito administrativo, es una gráfica en la
que se representa mediante una simbología convencional
las distintas tareas que en forma secuencial y cronológica
integran un procedimiento.

El circuito administrativo es entonces un sistematizador de

la información pues expresa como se mueve la
información dentro de la organización a través de los
distintos sectores que participan en un procedimiento.
La información puede ser una orden verbal, o escrita en
un formulario físico o virtual.
Para confeccionar un cursograma es necesario que
a través de uno o varios de los métodos de
relevamiento de la información expuestos en el
punto anterior:

 Se establezca con que tarea comienza el circuito y con qué

tarea culmina.

 Sectores que participan en el procedimiento

independientemente del nivel jerárquico que ocupan.

 Descripción de tareas que integran el procedimiento.

 Controles específicos y por oposición y los responsables

encargados de realizarlos.

 Tipos de archivos y responsables de efectuarlos.

 Obtenida esta información, el
modo de normalizarla, consiste en
graficar las tareas que integran un
mismo procedimiento,
estableciendo una secuencia lógica
y cronológica, que exprese como se
mueve la información a través de
los distintos sectores, sin tener en
cuenta su jerarquía, y quiénes son
los responsables de activarla,
controlarla y archivarla.
 Objetivos
Mejorar la eficiencia operativa a fin de lograr:

Que las tareas se realicen correctamente.

Que las tareas se realicen de manera oportuna en el

momento en que son requeridas, ni antes ni después.

Que los costos operativos sean mínimos y que el objetivo

para el cual se estableció el procedimiento se logre de
manera efectiva.

Optimizar los controles sectoriales y por oposición, para

salvaguardar los intereses de la organización y se impida el
mal uso de los bienes de la misma.
 Ventajas
Evita la superposición de tareas y
duplicidad de información contenida en los
formularios.

Distribuye adecuadamente las cargas de

trabajos individuales y sectoriales.

Facilita la fluidez de los trabajos.

Facilita la estandarización y especialización

del trabajo.
 Como
Herramienta de
Comunicación

Su uso está
dirigido a:

Como
Herramienta de
Análisis
 Como herramienta de
comunicación sirve para:
1.- Es un instrumento importante para que los
empleados tomen conocimiento de los
procedimientos de la Organización dado que facilita
una visualización rápida, esquemática y global de los
procesos y procedimientos.

2.- Muestra el movimiento y flujo de la información de

cada rutina administrativa a través de: formularios
físicos o virtuales, órdenes escritas o verbales,
además permite visualizar como funcionan cada uno
de los sectores intervinientes, y el alcance del
procedimiento; es decir cómo y en qué sector se inicia
y de qué manera termina.
Como herramienta de análisis sirve para
detectar:

1. Errores de estructura

2. Errores de Control Interno

3. Errores de Normas

1. Errores de Procedimientos
 Errores de Estructura

Cuando una determinada tarea rutinaria es

realizada por un sector que por su jerarquía
puede delegarlas en un sector de menor nivel
jerárquico, por ejemplo: El Gte. Gral. suscribe
órdenes de pago. Se trata de una tarea que
puede delegar en un nivel de rango inferior.

O Cuando un sector realiza tareas que no son

de su competencia. Ej.: El Jefe de Depósito
emite facturas.
 Errores de Control interno
Refiere a la ausencia de controles oportunos o exceso de controles
que dificultan la necesaria fluidez de los trámites.
El control interno debe contribuir a salvaguardar los bienes o
patrimonio de la empresa, controlar la exactitud y confiabilidad de
los datos estadísticos y contables, evitar que un procedimiento se
encuentre bajo el control independiente y absoluto de una sola
persona, fomentar el control por oposición de manera de evitar
negligencia o fraude. Ejemplos más comunes de control interno se
dan cuando :

Falta de control de los formularios antes de asentarlos en un

registro.

Conformar un formulario sin control previo.

Controlar varias veces un formulario sin producir ningún registro,

o que un sector diferente lo intervenga.

Ausencia de controles por oposición.

 Error de Normas
Cuando la norma de procedimiento expresa de manera incorrecta
o le falta claridad en la redacción lo que lleva a la confusión del
procedimiento, o simplemente la norma no expresa el
procedimiento que debió seguirse. Ejemplos:

 Se emiten formularios sin especificar el destino.

 Se retiran expedientes, actuaciones, bienes patrimoniales,

anticipos de fondos etc. Y la norma no indica que el empleado
que procede al retiro debe firmar constancia de lo actuado.

 En la norma se omite el archivo de formularios luego de su

utilización.

 Se mencionan registros sin especificar el tipo de registro.

 La norma establece procedimientos incorrectos en cuanto a

correlatividad, cronología, coherencia.
 Error de Procedimientos
Cuando se omite una tarea se realiza en forma
inadecuada, o la secuencia de pasos no es la correcta.
Ejemplos:

 Se emiten formularios en cantidades excesivas o

insuficientes.
 El sector que emite un formulario no le queda constancia.
 Se conforma un formulario sin conformar todas las copias
que en ese momento obran en el sector.
 Se controla un formulario luego de registrarlo (problemas
en la secuencia).
 Se envía un formulario a un sector que no corresponde.
 Se confecciona formulario que contiene los mismos datos
que otro (problemas de duplicidad ).
 Sectores diferentes realizan la misma tarea (problemas
de superposición).
Es importante destacar que el cursograma debe ser la fiel
expresión gráfica del contenido del manual de normas,
bajo este principio los errores de procedimientos
habitualmente se originan en errores de normas, pero si
se detectan errores en cuanto a que la grafica no es la fiel
expresión de las normas, el error será de procedimientos
exclusivamente.

Hay autores que engloban los errores de normas y

procedimientos y simplemente los llaman errores de
procedimientos, lo importante es detectarlos y
corregirlos, en aras del logro de la eficacia y la
eficiencia, que es el objetivo al que está dirigido el uso
de esta herramienta.
El análisis de procedimientos a través de cursogramas
puede dar lugar a que se detecten varios tipos de error
en un mismo paso o etapa, circunstancia que deberá
consignarse.

La tipificación de errores es útil a los fines del correcto

enfoque de las correcciones que deban realizarse, ya
que sirven de guía y orientación. Los cursogramas y
manuales de normas permiten analizar cómo se están
realizando las tareas que comprenden una rutina
administrativa y cuando esta requiere correcciones es
importante revisar también quien lo está haciendo y qué
se está haciendo.
 Técnicas de Elaboración

O también llamadas técnicas de

diagramación, consiste en graficar
utilizando símbolos convencionales de
manera de lograr un diagrama coherente
y de fácil comprensión. Se diagramará
una planilla con columnas cuyo
encabezamiento indicará los sectores o
secciones que intervienen en el
procedimiento.
 Recomendaciones:
1.- Los sectores que intervienen se colocarán de izquierda a derecha
comenzando por el sector que interviene en primer término, y
siguiendo luego por los sectores en el orden en que lo indica la
norma los sectores se consignarán una sola vez.

2.- La columna en el extremo izquierdo debe utilizarse como sector

exterior (clientes, proveedores, contratistas, usuarios y prestadores
de servicios etc.) Si la gráfica se vuelve abigarrada, a efectos de
lograr una vista estética y que facilite la lectura se puede utilizar
también la columna del extremo derecho como sector exterior.

3.- Se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

4.- Dentro de cada columna que representa un sector los símbolos

de graficarán desde el centro hacia la izquierda, a la izquierda del
símbolo se colocarán las aclaraciones que resulten necesarias;
desde el centro hacia la derecha, se colocarán los formularios.

5.- El flujo de la información quedará indicado por las cabezas de

flecha que se utilizarán para las líneas de comunicación.
 Recomendaciones (sigue)

6.- Las líneas de comunicación no deben entrecruzarse, cuando

no pueda evitarse se usará un puente.

7.- Se seguirá la modalidad de colocar aclaraciones al lado de

los símbolos de operación y de operación y control, no así en los
demás. Así mismo, cuando sea necesario sobre las líneas de
comunicación se harán aclaraciones como personalmente, al
cliente, con dinero etc.

8.- Se evitará utilizar simbología de operación de manera

sobreabundante (recibe, entrega, devuelve etc.)

9.- Las fallas detectadas se señalarán con un círculo y se

numerarán comentándolas por separado.
 Simbología
La metodología de los cursogramas consiste en graficar
representando las distintas tareas que componen un mismo
procedimiento, para lo cual se utiliza una simbología
convencional, la que va inserta con las aclaraciones de uso al
principio del manual de procedimientos a modo aclaratorio de
manera que el lector de la gráfica interprete adecuadamente el
lenguaje de los símbolos.

En la Argentina la primera estandarización de los cursogramas se

logró en el año 1973, a través de la norma 34501, IRAM Instituto
Argentino de Racionalización de materiales la norma tiene como
objeto establecer la simbología a utilizar para la representación
gráfica de procedimientos administrativos.

Los siguientes cuadros extraídos de la obra Jorge Rubén

Vázquez y Norberto Caniggia “Procedimientos básicos
cursogramas y control interno de la Empresa, ilustran sobre la
simbología convencional.
Unidad 6, punto 3,
Formularios

Bibliografía utilizada
Po Américo “Diseño y Control de
Formularios”
.

Concepto
La actividad administrativa de cualquier Ente se pone en movimiento por
órdenes verbales o escritas, en este último caso, las órdenes se vuelcan
en formularios. En la Administración Pública, donde se manejan bienes
y valores de propiedad del Estado para la prestación de un servicio
público, en nuestro caso la empresa; es necesario que las órdenes
queden debidamente documentadas, y es por ello que se le dar la debida
consideración, atendiendo además al importante papel que juega en los
procedimientos administrativos.
Dado que los formularios resultan de uso imprescindible, es preciso
asegurar adecuadamente su calidad a fin de lograr un optimo beneficio
no solo en términos de bajar los costos, sino que su contenido
preimpreso sirva para que su llenado por parte del usuario resulte de
real utilidad a la organización, en términos de claridad, pertinencia al
trámite de que se trata y que finalmente esa información resulte efectiva
para respaldar con total solvencia los actos de los integrantes de la
empresa respecto de los usuarios de los servicios, y respecto de la
administración de los bienes del Estado, en el caso de la administración
pública
 5

Principios racionales para su diseño

1.- Interdependencia entre formulario y Procedimiento.

2.- Instrumentación unificada.

3.- Ejemplares integrantes del formulario.

3.1.- Circulación de los ejemplares.

4.- Aptitud conductiva del formulario.

4.1. Presentación estética.

5.- Reimpresión de formularios.

1.- Interdependencia entre formulario y
Procedimiento
Cuando se instrumenta un procedimiento
administrativo, simultáneamente se diseñan los
formularios que tomarán parte en el mismo, a medida
que los usuarios ganan experiencia con el
procedimiento, el mismo se va perfeccionando y
consolidando de acuerdo a la metodología de trabajo
elegida que mejor se adapte a los intereses de la
organización. Los formularios que se utilizan en el
procedimiento no pueden separarse de este proceso de
perfeccionamiento o diferirse los retoques y ajustes que
deban hacerse al diseño original de los formularios, por
cuanto se hallan directamente relacionados entre sí y
son inherentes al mismo.
2.- Instrumentación unificada
El estudio de los procedimientos administrativos de una
organización debe hacerse de manera integral de modo que
cuando se estudien los formularios se estudien todos los
formularios a fin de detectar si existe duplicidad de información,
información que resulta inútil, o carencia de información clave.
Esta unicidad en la instrumentación y diseño de formularios evita
duplicación de registros, formularios incompletos, fragmentación
de la información, errores de transcripción, lográndose con ello
una mayor efectividad y por ende una mayor eficiencia debido a
la baja en los costos.
Es por ello que resulta absolutamente indispensable coordinar la
instrumentación de los procedimientos a través de toda la
actividad que se relaciona con el formulario y unificar las
registraciones y el llenado de los mismos de manera de utilizar la
menor cantidad de formularios posible, y evitar la dispersión y
fragmentación de la información.
3.- Ejemplares integrantes del formulario
Los requerimientos documentales que los sectores intervinientes
en un procedimiento realizan dan lugar a la determinación de la
cantidad de copias que requieren de un formulario. En tal sentido
es necesario realizar un concienzudo estudio de esta
circunstancia, a los fines de determinar la real necesidad y utilidad
de los datos e información contenida en los formularios que le dará
el sector requirente, de esta forma se evitará copias adicionales
que inútilmente elevan los costos de la organización.

3.1.- Circulación de los ejemplares

Cuando la intervención de algún sector que participa en el
procedimiento se limita únicamente a tomar conocimiento de la
información contenida en el formulario no es necesario adicionar
copias para su archivo, esta clase de intervenciones pueden
constar en apartados especialmente diseñados para tal fin.
4.- Aptitud conductiva del formulario
Uno de los atributos fundamentales de los formularios es su aptitud
para conducir las tareas con certeza, celeridad y con el mínimo de
esfuerzo mental, vulgarmente se dice que el formulario debe llevar
de la mano al operador, esta es una preferente característica y
esencial cualidad que debe tener todo formulario para lograr
efectividad y ser de bajo costo operacional; a fin de cumplir
adecuadamente con este objetivo, es necesario que la parte
preimpresa del formulario cumpla con los siguientes requisitos:

Redacción clara y precisa que evite malos entendidos.

Las partes del formulario deben permitir al operador una

rápida y fácil interpretación de la finalidad del mismo y el modo
de utilizarlo.

Asignarle un título concreto y bien determinado que permita

identificar el objeto y sirva para identificarlo, preferentemente
esta manera de designar el formulario debe consignarse en la
parte superior de manera bien visible.
4.1. Presentación estética
Las partes del formulario deben tener una
disposición armónica la tipografía debe ser
cuidadosa y que no dificulte la lectura si es en
colores se deben evitar los colores estridentes
más bien deben ser colores suaves, estas
característica incitan a un mayor esmero en su
manejo y promueve su correcta utilización y
contribuyendo a una mayor aptitud conductiva.
Lo contrario provoca aversión y animosidad
con el consiguiente entorpecimiento del
trabajo.
5.- Reimpresión de formularios

Una de las consideraciones especiales

se debe tener hacia los formularios que
luego de sucesivas reimpresiones han
permanecido inmutables sin ser
revisados. Es posible que parte de él o en
su totalidad haya perdido eficacia, en tal
caso hay que hacer los análisis
pertinentes, y de ser, así hay que
eliminarlo sin vacilaciones de ese modo
se evitarán costos innecesarios.
Componentes de los formularios

Las columnas cuadros y casilleros del formulario son sus principales

componentes. Los datos fijos que se encuentran preimpresos, en
conexión con los espacios en blanco son los que se reservan a la
introducción de los datos complementarios que son altamente variables.
Se debe tener en cuenta los espacios, si el formulario será llenado en
forma manual por el usuario/operador (certificación de exámenes) o
será llenado en forma mecanografiada..
Un modo de ahorrar espacios es través de la aptitud conductista del
formulario es insertar las respuestas alternativas posibles y que el
usuario tache lo que no corresponda (alumno libre/ regular), otra forma
de ahorrar espacio es dando las respuestas posibles y dar la opción de,(
marque con una x la opción correspondiente).
Este modo de instrumentar los formularios disminuye al mínimo el
esfuerzo mental y no requieren instrucciones para su llenado.
Complementos Formativos

1.-Márgenes: Los formularios deben prever un margen apropiado, para

su archivo, de modo que permita su lectura cuando se encuentre
perforado y archivado, preferentemente se utilizará el borde izquierdo
si se escribe en anverso y reverso del mismo debe tenerse en cuenta
esta circunstancia a los fines de que el margen del reverso se
encuentre en el mismo lado.

2.-Identificación de las copias: Habitualmente se utilizan colores,

también puede consignarse sobre cada copia. Original, duplicado,
triplicado etc.
Cuando por alguna razón los formularios deben ser transmitidos por
fax, o se requiere fotocopiarlos, es importante tener en cuenta que el
color del formulario no interfiera con la información que contiene el
mismo, igual cuidado debe tenerse con los sombreados de protección.
 Complementos formativos (sigue)
3.-Marcas impresas: Tales como “doblar por aquí”, para facilitar el uso
de determinadas medidas de sobres, o marcas bajo relieve que
facilitan el doblado del papel para mantener un tamaño uniforme.

4.-Numeración de los datos: Sirve para relacionar la información que

allí se vuelca, con normas e instrucciones, Ej: El formulario de
declaración jurada de familiares a cargo, identifica por cuadros
numerados las distintos familiares (padres esposo/a hijos etc.) y lo
datos personales de cada uno de ellos, de ese modo no solo se facilita
su llenado por parte del usuario sino que facilita la lectura e
interpretación que debe hacer el empleado del área de personal.

5.-Identificación del formulario: Cuando el organismo tiene en uso un

número importante de formularios resulta apropiado identificarlos por
números o números y letras, ello facilita el control de uso de los
mismos, y su revisión periódica para evitar duplicaciones.
Formularios Activos (Pantallas)
Alberto R Lardent, Manuel Gómez Echarren y Alberto Loro “Técnicas de
organización, sistemas y métodos”

El avance tecnológico, en el área de la computación y el fácil

acceso a equipos informáticos ha provocado de manera masiva el
procesamiento de la información por este medio, reduciendo
considerablemente el uso de formularios preimpresos, ya que
estos se diseñan dentro del programa en uso y solo si es necesaria
su impresión física se utiliza papel.

Actualmente es muy utilizado para solicitar información, para

suscribirse o inscribirse en determinada actividad, para acceder a
determinados archivos, en este último caso los sistemas de
seguridad prevén determinados formas de acceder la más común
actualmente es mediante la asignación de claves especiales de
acceso también denominada Password.
Las principales ventajas de esta
tecnología informática en uso son:
Genera un ahorro considerable en el tiempo de
impresión.

La posibilidad de operar en línea agiliza de manera

extraordinaria el acceso a la información.

Facilita la actualización instantánea de información.

Evita el uso de papel ( aspecto ecológico importante)

 Unidad 6, punto 4
Manuales de Procedimientos.
Concepto, Contenidos. Ventajas y
Limitaciones

Bibliografía Utilizada:
Alberto R Lardent, Manuel Gómez
Echarren y Alberto Loro “Técnicas de
organización, sistemas y métodos”
Manuales de Procedimientos
Instrumentar un procedimiento administrativo implica establecer el
ámbito y alcance del mismo, definir los sectores y los responsables
intervinientes, estableciendo con claridad y precisión las funciones y
tareas y las alternativas o cursos de acción posibles, definir los
formularios que se utilizarán especificando el emisor, oportunidad de
emisión, cantidad de copias, distribución de las misma datos que
contiene, forma y tipo de de registro, oportunidad de registración,
forma y tipo de archivo, oportunidad de archivo periodo de resguardo,
tipos de control simples o por oposición etc.
El manual de procedimientos es la expresión escrita y analítica de
todas las tareas y actividades que componen un procedimiento
administrativo, y expresan como se canalizarán las actividades de la
organización.
Es una fuente de información permanente, que facilita al personal de
la organización, la correcta ejecución de sus tareas estableciendo la
oportunidad y ámbito de participación de los sectores intervinientes,
como así mismo la relación de la organización con entidades
externas (usuarios del servicio, proveedores, prestadores de servicios
etc.)
Los elementos que constituyen el manual de
procedimientos son:

Cursogramas: Son los gráficos con que se representa

los distintos procedimientos descriptos, que habitualmente
se los conocen como diagrama de procedimientos o
circuitos administrativos.

Formularios: Son los documentos y soportes de

información que circulan dentro de la organización a
través de los distintos sectores que los elaboran,
conforman, registran, archivan etc.

Normas de procedimientos: Es la redacción por escrito

de la secuencia de los procedimientos. Es la redacción
literal de cómo se deben realizar las tareas que se hallan
graficadas en el cursograma.
El manual de procedimientos debería contener
básicamente los siguientes aspectos:

Índice temático
Glosario de términos
Responsables de la aplicación del procedimiento.
Autoridad jerárquica que autoriza las excepciones.
Normas escritas de cada cursograma identificándolos por una
denominación que los distinga.
Formularios que intervienen identificándolos por una
denominación y/o por números o letras o ambas.
Cursogramas identificándolos por la denominación que los
distingue.
Ventajas:
1. Facilita el entrenamiento del personal.

2. Motiva el trabajo individual pues simplifica y facilita la

ejecución de tareas.

3. Facilita la delegación de funciones reduciendo la

participación de jefes y gerentes a decisiones no
programadas o situaciones excepcionales.
4. Es una fuente de permanente información y consulta
pues permite delimitar responsabilidades.

5. Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas.

6. Es una herramienta para el análisis y evaluación de

tareas, facilitando el establecimiento de estándares.
Limitaciones

1. Requiere de permanente actualización, y ello

significa costos para la organización.

2. Limitan la iniciativa de los empleados, ya

que constituyen normas de cumplimiento
obligatorio.

3. Son poco flexibles, el nivel de

discrecionalidad por parte de quien lo tiene
que aplicar es mínimo, lo que no estimula la
creatividad de los empleados.
F I N ……..