MODELADO DE PROCESOS

MEJORA DE PROCESOS

o La mejora de procesos, implica entender y trabajar en la cadena de valor, sobre la base

de:
• Comportamiento del equipo
• Compromiso de mejora constante;
• Establecimiento de objetivos locales;
• Establecimiento de mecanismos de medición;
• Verificación de resultados;
• Aplicación de medidas preventivas y correctivas.
o El líder de proyecto debe establecer una secuencia de pasos para la mejora:
• Definir el problema o las desviaciones detectadas (indicadores y objetivos)
• Mecanismos de medición
• Identificar las causas del problema (relevantes, posibles soluciones y opción
más adecuada)
• Planes de acción e implementar mejoras
• Controlar, ajustar de acuerdo a monitoreos.
o Procedimiento para revisión o mejora:
• Mejora de la definición de los procesos
• Revisión y mejora de los límites iniciales, finales o intermedios
• Revisión y mejora de los propietarios y sus responsabilidades
• Revisión y mejora de las salidas del proceso
• Revisión y mejora de las actividades del proceso
• Revisión y mejora de las entradas del proceso
• Revisión de los indicadores del proceso.
o En conclusión
• Mejorar los estándares;
• Mejorar la calidad y la productividad
• Estandarizar procesos
 • Reconocer que se tiene una No conformidad, desviación, problema o
necesidad
• Mejora continua de los procesos.

REDISEÑO DE PROCESOS

• El Rediseño implica:
o Lograr un aumento en la productividad de la organización
o El usuario trabaja más rápido
o No debe confundirse con la gestión del conocimiento o de apoyo a la toma de
decisiones
o Involucrarse desde la raíz de la problemática
• Involucrarse en la necesidad y/o problemática:
o Desarrollar la visión de negocio:
▪ Identificar los objetivos de los procesos a través de:
Reducción de costos
Mejoras de calidad
Reducción de tiempo
Reducción de recursos
o Identificar los procesos a rediseñar
o Comprender y medir los procesos existentes
o Identificar herramientas tecnológicas que puedan influenciar en el rediseño.
• Metodología de Rediseño de Procesos:
a) Definir el proyecto
b) Entender la situación actual
c) Rediseñar en base a patrones, incluyendo la simulación propuesta
d) Diseño del sistema y construcción de prototipos
e) Implementar la solución.
• Tecnología de Información y Rediseño de Procesos:
– La IT provee de medios para el mejoramiento
– Aún así la IT no es indispensable:
❖ Si solo automatizamos un proceso ineficiente (aceleración del
desorden).
• En conclusión
o Procesos de organizaciones diferentes y por lo tanto la tecnología varia
o No hay modelos estándar para representar el rediseño de procesos
o Considerar el impacto en el personal
o Cambios a mediano plazo
o Identificar mapas de procesos de la organización
o Eliminación de tareas burocráticas.
• Claves del Éxito
o Implicación de la alta dirección
o Renovación de los sistemas actuales
o Hallar un equilibrio razonable de costo/beneficio
o Compartir conocimiento de distintos departamentos
Reingeniería de Procesos

o Ingeniería:
• La aplicación de los conocimientos científicos a la invención,
perfeccionamiento y utilización de la técnica industrial
• La función coherente que un grupo de expertos aporta al proceso creador de
una realización técnica
• Es la forma como el hombre desarrolla técnicas para realizar de manera más
fácil, las cosas
o Reingeniería:
• Es la revisión de los procesos, a fin de hacerlos mucho más efectivos
• Es el rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado,
de los sistemas, las políticas y las estructuras organizacionales.
o La reingeniería Permite aplicar todos los conocimientos en la empresa con el propósito
de lograr:
• Mayor rapidez
• Mayor calidad
• Mayor cantidad
• Menores costos
• Mayores ganancias.
o Impulsores
• Cliente: participa sin saberlo en los procesos, para detectar posibilidades,
ajustar inventarios y manipular precios
• Competencia: obliga a las empresas a revisar sus procesos
• Costos: costear las operaciones, calculando las actividades del proceso, con
resultados exactos
• Tecnologías: existe una relación cíclica entre la capacidad de la tecnología y la
reingeniería de procesos.
o El papel de TI:
• Regla clásica
▪ Información disponible en un lugar y momento
▪ Sólo los expertos pueden realizar los trabajos complejos
▪ La empresa elige: centralización o descentralización
▪ Los directivos deben tomar todas las decisiones
▪ El personal necesita de oficinas para poder recibir, almacenar,
recuperar y transmitir información
▪ El mejor contacto con el cliente es el personal
▪ Hay que localizar personalmente los requerimientos
▪ Los planes deben de revisarse periódicamente
• Tecnología
▪ Bases de Datos compartida
▪ Sistemas expertos
▪ Redes de telecomunicaciones
▪ Sistema de soporte a la toma de decisiones
▪ Comunicación inalámbrica Teleconferencias
▪ Tecnología de identificación y seguimiento automático
▪ Informática de alta capacidad y rendimiento
• Nueva Regla
▪ Información simultánea en varios sitios
▪ Un analista puede realizar el trabajo de un experto
▪ Alcanzar los beneficios derivados de la centralización y
descentralización
▪ La toma de decisiones forma parte de todo los stakeholders
▪ Enviar información de cualquier lugar
▪ El mejor contacto con el cliente es el contacto eficaz
▪ Se tiene localizada la información
▪ Los planes se revisan instantáneamente
o Las 3 R´s de la Reingeniería
• Rediseño: para tener una visión interfuncional
• Retool: proveer de herramientas, factores de infraestructura (equipo de
computadoras, redes, procedimientos, etc.)
• Reorquestar: factores de la organización que necesitan cambiar para conseguir
la reingeniería
o ¿Quién hace Reingeniería?
• Empresas en grandes problemas
• Empresas que tienen visión en venir los problemas
• Empresas que están bien, pero la gerencia es agresiva y ambiciosa.
o ¿Qué se necesita?
• Autoridad delegada
• Responsabilidad por las decisiones que le personal toma
• Capacidad (herramientas, conocimiento, habilidad, etc.)
• Confianza
• Comunicación
o ¿Cuáles son los problemas para la Reingeniería?
• Parchar los procesos ineficientes
• Cuando los resultados esperados nunca llegan
• Los ejecutivos no alcanzan a comprender la reingeniería
• No usar la metodología correcta
• No tener una mente abierta.
o Los errores más comunes al inicio
• Dependencia
• A veces no se incluyen operaciones, personas, productos, procesos y
materiales
• La ReIP es un arreglo para la competitividad
• No contar con una metodología (autoevaluación y planeación, ciclo productivo,
calidad, costos y satisfacción del cliente).
o ¿La Reingeniería está resultando?
• Se ven los resultados en todas las áreas de la organización
• De acuerdo al alcance para medir resultados, desarrollando las medidas
apropiadas
• Comparar las dos anteriores, observando los cambios.
o Reingeniería en la Empresa en 7 pasos
1. Identificar el proceso y/o área de rediseñar
2. Definir el alcance (indicando misión, visión, objetivos, factores críticos de éxito,
clientes, productos, valores y paradigmas)
3. Definir el modelo del negocio, los procesos y subprocesos, identificar las
responsabilidades y roles asociados, requerimientos de personal
4. Situación actual de los procesos, personal, tecnología e infraestructura (FODA)
5. Identificar estrategias de acuerdo al FODA
6. Administrar el cambio
7. Implantación, seguimiento y control con la finalidad de retroalimentar
 BPM, BPMN, BPMS
BPM (gestión de procesos de negocio, business process management)
Es una metodología corporativa y disciplina de gestión, cuyo objetivo es mejorar el
desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una
organización, a través de la gestión de los procesos que se deben diseñar, modelar,
organizar, documentar y optimizar de forma continua. Por lo tanto, puede ser descrito
como un proceso de optimización de procesos
El modelo de administración por procesos se refiere al cambio operacional de la
empresa, al migrar de una operación funcional a una operación administrada por
procesos.
• Beneficios de soluciones de gestión de procesos de negocio
• Maximiza la reducción de costos, provee un crecimiento, gestiona el cambio, y
ejecuta una estrategia de negocio integrada
• Permite la integración entre empresas a escala y extiende los controles de gestión a
través de la tecnología
• Gestiona cambios efectivamente como requisitos, leyes, procesos, y cambios en
regulaciones
• Proporciona un ambiente estructurado, pero adaptable para extenderse a otras
industrias y los requerimientos de automatización de procesos para minimizar los
costos de entrenamiento
• Permite la expansión de los procesos de un solo departamento para obtener un valor
de negocios aún mayor en el BPM.
BPMN (business process model and notation)(bpmn) modelo y notación de procesos de
negocio
Notación gráfica estandarizada que permite el modelado de procesos de negocio, en
un formato de flujo de trabajo
o Objetivos:
proporcionar una notación gráfica estándar que sea fácilmente legible y
entendible por parte de todos los involucrados e interesados del negocio
(stakeholders).
o Interesados
1. Analistas de negocio (quienes definen y redefinen los procesos).
2. Desarrolladores técnicos (responsables de implement ar los procesos).
3. Los gerentes y administradores del negocio (quienes monitorizan y gestionan
los procesos).
o Finalidad
La finalidad de servir como lenguaje común para cerrar la brecha de comunicación
que frecuentemente se presenta entre el diseño de los procesos de negocio y su
implementación, esto facilitará una mejor comprensión de lo que se realiza.
o Ejemplo (e identificación de riesgos kpi's)
BPMS (bpm suite)
• Modelado: Planifique su proceso y mida el tiempo y el costo necesario para ejecutar su
proceso
• Automatización: Evolucione su proceso desde un proceso manual a un proceso
electrónico, donde se recogen los datos en los formularios web y fácilmente son
transferidos a / desde sus aplicaciones de terceros existentes
• Gestión: Obtenga información sobre sus procesos, los datos de la empresa en esos
procesos, y la efectividad de los participantes en el proceso
• Optimización: Aprenda cómo hacer que su proceso de negocio de día a día sea más
eficiente, más referenciado a costos, controlar entrada de datos y errores en la
aplicación
Diferencias del software de bpm y bpms
– Modelado de Procesos - simula un proceso ANTES de automatizarlo
– Motor Integrado de Reglas de Negocios –reglas de procesos de negocio pueden ser
creadas y actualizadas separadas de los procesos de negocio subyacentes
– Diseñador de Formularios Fuera de la Caja - permite una fácil construcción de
formularios para emular sus documentos fuera de línea actuales
– Simulación de Procesos – le permite probar sus procesos de negocio de la misma
manera que los usuarios finales utilizarán los procesos
– Metodologías de Optimización de Procesos Patentada (Adaptive Discovery) - suporta
Lean Six Sigma
– Monitoreo y Reportes de Procesos de Negocios- la visibilidad es una necesidad para
cualquier proceso
 LOS PROCESOS DINAMICOS

LOS PROCESOS DINÁMICOS

1. El enfoque de contingencias
2. La complejidad en las organizaciones
3. La resistencia al cambio
4. Toma de decisiones
5. Aprendizaje
6. Gestión del conocimiento.

ENFOQUE DE CONTINGENCIAS

• CONTINGENCIA Significa algo incierto o eventual, que bien puede suceder o no. Se
refiere a una proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la
experiencia o por la evidencia y no por la razón. Debido a esto el enfoque de
contingencias marca una nueva etapa en la Teoría General de la Administración
• El enfoque contingente o teoría de las contingencias aplicado al estudio de las
organizaciones es una concreción de la teoría general de sistemas y se basa en la
consideración de las posibles contingencias o condiciones del entorno de la
organización para establecer, en función de las mismas, el diseño estructural o las
acciones administrativas más adecuadas a cada situación o caso.
• El administrador deberá identificar la técnica que mejor servirá para alcanzar las metas
deseadas en una situación, en unas circunstancias y en un momento concretos.

EJEMPLO DE CONTINGENCIAS

• Plan de contingencia detalla las medidas que se deben tomar para garantizar que una
empresa pueda continuar operando en caso de alguna crisis o emergencia. Puede
tratarse de un huracán, terremoto, fuego o cualquier otro fenómeno natural. No se
puede controlar un fenómeno natural, por ejemplo.
o Tambos en el tiempo de los incas
o Corte de luz: grupo electrógeno
o Máquinas de reemplazo
o Fenómeno del niño

COMPLEJIDAD DE LAS ORGANIZACIONES

• La complejidad se refiere a la multiplicidad de unidades estructurales en las que se

agrupan los miembros de una organización. Unidades que pueden establecerse en
función de los roles, los puestos, los conocimientos, las funciones, los rangos, etc.
RESISTENCIA AL CAMBIO

La resistencia puede ser inmediata, diferida, abierta e implícita. Algunas personas tienen miedo
a lo desconocido, al cambio de rutinas, de hábitos.

• ¿CUÁLES SON LAS CAUSAS DE LA RESISTENCIA AL CAMBIO?

o Amenaza de poder a nivel individual.
o Pérdida de control sobre los empleados o viceversa.
o Factores económicos.
o Amenaza de confort.
o Seguridad en el empleo.
o Reasignación de recursos.
• ¿CÓMO COMBATO LA RESISTENCIA AL CAMBIO?
o Educación y comunicación.
o Participación.
o Generar compromiso.
o Justicia y consistencia.
o Relaciones positivas.
• TECNICAS PARA MOTIVAR A LOS EMPLEADOS
o Tómalos en cuenta
o Reconócelos.
o Diles qué esperas de ellos.
o Implementa políticas flexibles.
o Cuida su lugar de trabajo.

TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones
o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral,
familiar, personal, sentimental o empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda
la administración).

Las cinco características más importantes en la toma de decisiones son:

1. Efectos futuros: Tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con
la decisión afectará el futuro. Una decisión que tiene una influencia a largo plazo,
puede ser considerada una decisión de alto nivel, mientras que una decisión con
efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior.
 2. Reversibilidad: Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la
dificultad que implica hacer este cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la
decisión a un nivel alto; pero si revertir es fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel
bajo.
3. Impacto: Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se
ven afectadas. Si el impacto es extensivo, es indicado tomar la decisión a un nivel alto;
un impacto único se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo.
4. Calidad: Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones
legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc. Si muchos de estos
factores están involucrados, se requiere tomar la decisión a un nivel alto; si solo
algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisión a un nivel bajo.
5. Periodicidad: Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma
frecuente o excepcionalmente. Una decisión excepcional es una decisión de alto nivel,
mientras que una decisión que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo.

TEORIA DE DECISIONES

• IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Es una nueva cultura empresarial, una manera de gestionar las organizaciones que sitúa los
recursos humanos como el principal activo y sustenta su poder de competitividad en la
capacidad de compartir la información y las experiencias y los conocimientos individuales y
colectivos.

• INTRANET
• PLAN DE CAPACITACIÓN
• EXTRANET
• PROCEDIMIENTOS
• MANUALES
• POLITICAS

APRENDIZAJE

Es el proceso a través del cual se modifican y adquieren habilidades, destrezas, conocimientos,

conductas y valores. Esto como resultado del estudio, la experiencia, la instrucción, el
razonamiento y la observación