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    Ga2 220501094 Aa2 Ev01

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    Alberto Luis
    El documento detalla los requisitos técnicos y funcionales para un software de gestión de correspondencia, incluyendo especificaciones de hardware y software, costos de desarrollo e implementación. También presenta los elementos clave que deberían incluirse en los términos de referencia para el contrato con el proveedor del software, así como una lista de verificación para evaluar a los posibles proveedores.

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    El documento detalla los requisitos técnicos y funcionales para un software de gestión de correspondencia, incluyendo especificaciones de hardware y software, costos de desarrollo e implementación. También presenta los elementos clave que deberían incluirse en los términos de referencia para el contrato con el proveedor del software, así como una lista de verificación para evaluar a los posibles proveedores.

    Título original

    GA2-220501094-AA2-EV01

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    El documento detalla los requisitos técnicos y funcionales para un software de gestión de correspondencia, incluyendo especificaciones de hardware y software, costos de desarrollo e implementación. También presenta los elementos clave que deberían incluirse en los términos de referencia para el contrato con el proveedor del software, así como una lista de verificación para evaluar a los posibles proveedores.

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    El documento detalla los requisitos técnicos y funcionales para un software de gestión de correspondencia, incluyendo especificaciones de hardware y software, costos de desarrollo e implementación. También presenta los elementos clave que deberían incluirse en los términos de referencia para el contrato con el proveedor del software, así como una lista de verificación para evaluar a los posibles proveedores.

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    FICHA TÉCNICA DE LOS PRODUCTOS REQUERIDOS, LOS

    TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL CONTRATO Y LISTA DE


    CHEQUEO PARA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.
    ANALISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE
    #FICHA 2758345

    Aprendices
    Youris Palacios Palomeque
    Alberto Luis Niebles Cantillo
    Miguel Angel Natera Chima
    Heidy Sorany Muñoz Burbano
    Milena Paola Pardo Posada
    INSTRUCTORA
    BIBIANA LYSVE ARIAS TAPIAS
    TABLA DE CONTENIDO

    1. INTRODUCCION
    2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
    5. LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL CONTRATO
    9. LISTA DE CHEQUEO PARA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
    10. CONCLUSIONES
    11. REFERENCIAS
    INTRODUCCION

    La ficha técnica de los productos requeridos proporcionará detalles específicos sobre las
    características, especificaciones y requisitos de los productos que se necesitan. Esto permitirá
    una comprensión clara de lo que se espera de los proveedores.

    Los términos de referencia para el contrato establecerán las condiciones, responsabilidades y


    acuerdos entre las partes involucradas. Esto incluirá detalles sobre plazos de entrega, calidad
    esperada, precios acordados y otros aspectos relevantes para el contrato.

    La lista de chequeo para la evaluación de proveedores ayudará a evaluar a los posibles


    proveedores en base a criterios como experiencia, capacidad de producción, calidad del
    producto, cumplimiento de normativas, entre otros aspectos clave para garantizar una selección
    adecuada.
    ESPECIFICACIONES TECNICAS

    Las especificaciones técnicas detallan los requisitos y características específicas del hardware
    y software que se utilizarán en el desarrollo e implementación del proyecto.

    SOFTWARE DE SISTEMA Y DE PROGRAMACIÓN

    ITEM DESCRIPCION DETALLE CANTIDAD COSTO COSTO


    UNITARIO TOTAL
    1 Sistema Permanente 1 $ 185.00 $ 185.00
    operativo
    1 Oracle anual 1 $ 892,4575 $ 892,4575
    Database
    Enterprise
    Edition
    1 Microsoft Office Permanente 1 $ 49.990 $ 49.990

    HARDWARE

    ITEM DESCRIPCION DETALLE CANTIDAD COSTO COSTO


    UNITARIO TOTAL
    1 Dell Optiplex Dell OptiPlex 1 $850.000 $850.000
    3020 Sff Pc - 3020-
    Intel Core I5- SFF, Intel
    4570 Core i5-
    4570 3.2GHZ,
    16 GB de
    RAM, estado
    sólido SSD
    de 512 GB,
    soporte 4K,
    DVD, WiFi,
    DP, VGA,
    teclado,
    mouse,
    Windows 10
    Pro
    TABLA DE COSTO DE DESARROLLO

    ITEM DESCRIPCION DETALLE CANTIDAD COSTO COSTO


    UNITARIO TOTAL
    1 Desarrolladores Autores 1 $5.000.000 5.000.000
    del Proyecto
    2 Licencias Office, N/A $ 1.200.000 $ 1.200.000
    Windows,
    Oracle
    3 Gastos Internet y N/A $ 1.200.000 $ 1.200.000
    indirectos telefonía
    Los términos de referencia para el contrato de un software para gestionar la mensajería del
    Conjunto Residencial Aura, cliente de Atila Seguridad Ltda incluirán varios elementos
    importantes:

    Descripción del software requerido: Detalles sobre las funciones específicas necesarias para
    la gestión de correspondencia en el edificio, como seguimiento de envíos, registro de paquetes,
    notificaciones electrónicas, etc.

    Requisitos técnicos: Especificaciones técnicas del software, como compatibilidad con


    sistemas operativos específicos, requisitos de almacenamiento y capacidad, seguridad de
    datos, entre otros.

    Plazos y cronograma: Definición clara de los plazos para la implementación del software,
    incluyendo etapas de prueba, capacitación del personal y fecha de puesta en marcha.

    Soporte técnico y mantenimiento: Detalles sobre el soporte técnico ofrecido por el proveedor
    del software, como actualizaciones regulares, mantenimiento preventivo y asistencia técnica.
    Costos y forma de pago: Especificación de los costos totales del software, incluyendo licencias,
    instalación y cualquier otro gasto adicional. Además, se establecerían las condiciones de pago,
    ya sea por adelantado, a plazos, etc.

    Garantías y cláusulas de responsabilidad: Definición de las garantías ofrecidas por el


    proveedor, así como las responsabilidades en caso de fallos del software o incumplimiento de
    términos.

    Normativas legales y de privacidad: Asegurarse de que el software cumple con todas las
    regulaciones legales y de privacidad aplicables, garantizando la protección de datos sensibles.

    Estos términos de referencia formarían la base para el contrato entre el edificio y el proveedor
    del software de correspondencia, asegurando una comprensión clara de las expectativas y
    responsabilidades de ambas partes.
    Términos de referencia para un software de correspondencia de Atila Seguridad

    1. Antecedentes: Atila Seguridad, una empresa líder en el sector de seguridad, busca


    implementar un software de gestión de correspondencia para optimizar sus procesos internos
    y mejorar la eficiencia en el manejo de paquetes y documentos.

    2. Descripción del Proyecto: Se requiere un software de correspondencia que permita el


    registro, seguimiento y control de todos los envíos y recepciones de paquetes y documentos
    dentro de las instalaciones de Atila Seguridad. El software debe integrarse con los sistemas
    existentes y ofrecer una interfaz intuitiva para los usuarios.

    3. Funcionalidades Requeridas:
    Registro de entrada y salida de paquetes.
    Asignación de códigos de seguimiento.
    Notificaciones automáticas de recepción o entrega.
    Generación de reportes y estadísticas.
    Capacidad de adaptabilidad para futuras actualizaciones.

    4. Requisitos Técnicos:
    Compatibilidad con los sistemas operativos Windows y macOS.
    Seguridad robusta para proteger datos sensibles.
    Interfaz amigable y de fácil uso.
    Capacidad de integración con sistemas de seguridad existentes.

    5. Cronograma Tentativo:
    Presentación de propuestas: del 1 al 15 de mes.
    Evaluación y selección del proveedor: del 16 al 20 de mes.
    Desarrollo e implementación: del 1 al 30 del siguiente mes.
    Pruebas y ajustes: del 1 al 10 del mes siguiente.
    Entrega final y capacitación: del 11 al 15 del mes siguiente.

    6. Condiciones Contractuales:
    Costo total del software y servicios asociados.
    Forma y plazos de pago.
    Soporte técnico y mantenimiento post-implementación.
    Garantías y cláusulas de responsabilidad.

    7. Evaluación de Propuestas: Se evaluarán las propuestas considerando la experiencia del


    proveedor, calidad del software, cumplimiento de requisitos técnicos y costos.
    Estos términos de referencia servirán como base para la selección del proveedor y la posterior
    formalización del contrato para la implementación del software de correspondencia de Atila
    Seguridad.
    Actividades y responsabilidades para los términos de referencia del software de
    correspondencia de Atila Seguridad:

    Actividades del Proveedor:

    Análisis de Requerimientos:
    Revisión detallada de los requisitos y necesidades específicas de Atila Seguridad en cuanto
    al software de correspondencia.

    Desarrollo del Software:


    Creación y diseño del software de gestión de correspondencia según las especificaciones
    acordadas.
    Integración del software con los sistemas existentes de Atila Seguridad.

    Pruebas y Validación:
    Realización de pruebas exhaustivas para garantizar el funcionamiento correcto del software
    en diferentes escenarios.
    Corrección de errores y ajustes según los resultados de las pruebas.

    Implementación y Capacitación:
    Instalación del software en las instalaciones de Atila Seguridad.
    Capacitación al personal en el uso efectivo y adecuado del software.

    Soporte Técnico Post-Implementación:


    Provisión de soporte técnico continuo para resolver problemas, realizar actualizaciones y
    brindar asistencia técnica.
    Responsabilidades de Atila Seguridad:

    Proporcionar Requisitos Claros:


    Detallar los requisitos específicos del software y proporcionar información detallada sobre el
    flujo de trabajo actual.

    Colaboración en Pruebas y Validación:


    Participar en las pruebas del software y proporcionar retroalimentación para mejorar su
    funcionalidad.

    Facilitar la Implementación:
    Garantizar la disponibilidad de recursos necesarios para la instalación y puesta en marcha
    del software.

    Asegurar la Capacitación del Personal:


    Designar personal para recibir capacitación y garantizar la difusión de conocimientos sobre el
    uso del software entre los empleados pertinentes.
    Comunicación Fluida:
    Mantener una comunicación abierta y constante con el proveedor para resolver dudas y
    problemas que puedan surgir durante el proceso.

    Estas actividades y responsabilidades establecen un marco claro de las acciones a ser tomadas
    tanto por el proveedor del software como por Atila Seguridad para garantizar una
    implementación exitosa del software de correspondencia.

    Lista de chequeo para evaluar proveedores de software de seguridad de Atila:

    Características Técnicas del Software:


    Funcionalidades específicas del software de gestión de correspondencia.
    Nivel de seguridad y protección de datos ofrecido por el software.
    Escalabilidad y capacidad de adaptación del software a las necesidades futuras de Atila
    Seguridad.

    Soporte:
    Disponibilidad de soporte técnico durante la implementación y post-implementación del
    software.
    Proceso de actualización y mantenimiento del software ofrecido por el proveedor.
    Capacidades de formación y asistencia al personal de Atila Seguridad en el uso del
    software.

    Compatibilidad y Integración:
    Compatibilidad del software con los sistemas operativos utilizados por Atila Seguridad.
    Capacidad de integración con los sistemas existentes de seguridad de Atila Seguridad.

    Costos y Condiciones Contractuales:


    Transparencia en los costos asociados con licencias, instalación, mantenimiento y posibles
    gastos adicionales.
    Flexibilidad en los términos de pago y condiciones contractuales.

    Cumplimiento Normativo y Legal:


    Adecuación del software a las normativas y regulaciones de seguridad y protección de datos
    aplicables.

    Esta lista de chequeo proporciona una guía para evaluar a los proveedores potenciales de
    software de seguridad de correspondencia para Atila Seguridad, permitiendo una comparación
    detallada de sus capacidades y servicios ofrecidos.
    CONCLUSION

    Podemos concluir que la elaboración de fichas técnicas, términos de referencia y lista de


    chequeo son elementos esenciales en el proceso de adquisición y contratación estás
    herramientas contribuyen a la transparencia , la eficiencia y la eficacia en las relaciones
    comerciales asegurando que los productos y servicios adquiridos cumplan con los estándares
    de calidad y requisitos establecidos y que los contratos se lleven a cabo de manera exitosa
    REFERENCIA

    https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnolo
    gia/228118/Contenido/OVA/CF11/index.html#/introduccion

    https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnolo
    gia/228118/Contenido/OVA/CF11/index.html#/curso/tema1

    https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnolo
    gia/228118/Contenido/OVA/CF11/index.html#/curso/tema2

    https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnolo
    gia/228118/Contenido/OVA/CF11/index.html#/curso/tema3

    https://biblioteca.sena.edu.co/

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