Parte Reflexiónes Gfpi-F-135 Guia de Aprendizaje 5

PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
GUÍA DE APRENDIZAJE N 5
IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Realizar el procesamiento de la informacion a traves de la implementacion de metodos

operativos que faciliten el aprendizaje de los procesos administrativos
• Denominación del Programa de Formación:

Tecnico en asistencia administrativa
• Código del Programa de Formación:
134101 version 2
• Nombre del Proyecto: Implementacion de herramientas administrativas innovadoras en
diez (10) mipymes del tolima.
• Fase del Proyecto:
Ejecución de herramientas administrativas en las empresas del sector.
• Actividad de Proyecto:
Utilizar los recursos tecnologicos para la recepcion y clasificacion de los documentos
empresariales de acuerdo a la normatividad vigente
• Competencia:
210601027 - Registrar información de acuerdo con normativa y procedimiento técnico.
210602001 - Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa.
210303022 - Reconocer recursos financieros de acuerdo con metodología y normativa
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

210601027 02 Utilizar recursos tecnológicos de la unidad administrativa de acuerdo a las
tecnologías disponibles.
210602001 02 Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa
y políticas institucionales.
210303022 02 Clasificar los documentos generados en los hechos económicos, teniendo en
cuenta las políticas de contabilidad, de información financiera y la normativa.
• Duración de la Guía: 96 horas.
GFPI-F-135 V02
2. PRESENTACIÓN
Apreciado aprendiz reciba una cordial bienvenida,

recuerde que es un gran logro para usted haber llegado
a esta etapa del proceso formativo, por tal motivo es de
gran importancia que siga destacándose por su
compromiso, responsabilidad, puntualidad, autonomía,
pensamiento critico, recursividad y creatividad para la
resolución de conflictos y situaciones propuestas.
Estimados aprendices, es importante para las entidades

públicas y privadas conocer y cumplir la normatividad
que rige la administración de la gestión documental y
del archivo, organizar los documentos de una empresa, requieren de una actitud positiva, el tiempo
que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más
difícil. Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y
duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados, teniendo
en cuenta aspectos generales, tipo, estilo y presentación, que faciliten seguir los protocolos
organizacionales establecidos por la empresa en la producción de documentos. Ejercer el control
de los documentos y establecer mecanismos o condiciones indispensables que permitan su
recuperación, conserven su calidad y den testimonio de la operación de la empresa, siendo este un
elemento integrante del patrimonio de la institución.
Para el desarrollo exitoso de las actividades planteadas en esta guía, es necesario que realice un
trabajo autónomo, siendo esta la capacidad de desarrollar tareas de manera independiente; asi
mismo este trabajo debe ser organizado y sistematico, donde pueda trabajar y planificar los
procesos, manejar y distribuir bien el tiempo para cada una de las actividades.
Sus fortalezas, habilidades y destrezas dentro de la formación lograran una participación activa
dentro del grupo de trabajo para construir un aprendizaje colaborativo y crecimiento integral del
grupo, por tal motivo tambien contará con el acompañamiento del instructor asignado al programa,
quien de forma continua y permanente lo orientará con las pautas necesarias para la elaboración
de las evidencias de aprendizaje, brindando herramientas básicas de tipo conceptual y
metodológico.
"Aprender es como remar contra corriente: en cuanto se deja, se

retrocede." Edward Benjamin Britten
GFPI-F-135 V02
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
En este apartado se describirán las actividades de aprendizaje para cada una de las competencias:
Registrar información de acuerdo con normativa y procedimiento técnico, Tramitar correspondencia
de acuerdo con procesos técnicos y normativa y Reconocer recursos financieros de acuerdo con
metodología y normativa, que plantea la fase ejecución de herramientas administrativas en las
empresas del sector, para el proyecto formativo: Implementacion de herramientas administrativas
innovadoras en diez (10) mipymes del Tolima.
3.1 Actividades de reflexión inicial
Actividad 1: busca que usted como aprendiz logre hacer una reflexión personal sobre la
lectura, sobre su proyecto de vida y articule su reflexión motivándose a adquirir los
conocimientos y las competencias durante el desarrollo de la presente guía:
FORO: El Jardín de la Responsabilidad
Había una vez un joven aprendiz llamado Diego, quien anhelaba convertirse en un gran jardinero.
En su búsqueda por aprender, se acercó al maestro jardinero del pueblo, el anciano Don Antonio.
—Maestro, ¿podría enseñarme los secretos del arte de la jardinería? —preguntó Diego con
entusiasmo.
Don Antonio, con su mirada sabia, asintió y aceptó a Diego como su aprendiz. Desde el primer día,
el maestro le enseñó los fundamentos básicos: cómo plantar semillas, cuidar las plantas, y la
importancia del sol y el agua.Sin embargo, Diego, emocionado por aprender más rápidamente, a
menudo descuidaba sus responsabilidades. Olvidaba regar las plantas, no prestaba atención a las
indicaciones del maestro y buscaba atajos en lugar de seguir los procesos adecuados.
Con el tiempo, las plantas que Diego había descuidado comenzaron a marchitarse y morir. El
maestro, con paciencia, le señaló sus errores y le recordó la importancia de la responsabilidad en
el arte de la jardinería.Diego, avergonzado por su negligencia, decidió rectificar sus acciones. A
partir de ese momento, se comprometió a cuidar cada planta con esmero y dedicación. Regaba con
constancia, observaba su crecimiento con atención y aprendía de cada experiencia.
Con el tiempo, el jardín de Don Antonio floreció con una belleza inigualable. Las flores vibraban con
colores vivos y las plantas se erguían con orgullo. Diego, ahora consciente de su responsabilidad,
se convirtió en un jardinero habilidoso y respetado en el pueblo.
Luego de realizar la lectura responda y argumente con sus compañeros sobre los siguientes
interrogantes:
1.¿Cuál es el deseo de Diego al inicio de la historia?

2.¿Quién es el maestro de Diego y qué le enseña?
3.¿Cuáles fueron los errores que cometió Diego mientras aprendía?
GFPI-F-135 V02
4.¿Qué consecuencias tuvieron los descuidos de Diego en el jardín?
5.¿Cuál es la lección principal que Diego aprende sobre la responsabilidad en su proceso
de aprendizaje?
Ambiente requerido: Ambiente de formación.
Materiales: Guía de aprendizaje, hojas, lapicero.
Evidencia: Participacion en foro- moderada por el Instructor
Actividad 2: busca centrar su pensamiento en la necesidad que existe para la sociedad y

el mundo empresarial para que usted como aprendiz reconozca la importancia de los
saberes que va a adquirir en esta guía de aprendizaje.
MESA REDONDA IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS OFIMATICAS EN

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Aprendiz, teneindo encuenta todo el proceso de

aprendizaje que ha alcanzado hasta el momento es
importante reconocer la importancia de los sabaeres a
aprender en esta guía de aprendizaje.
Imagina que trabajas como asistente administrativo en una

empresa mediana. Tu trabajo implica la gestión de
documentos, elaboración de informes, manejo de datos, y
comunicación interna y externa. Sin embargo, la empresa ha decidido actualizar sus sistemas y
herramientas, pero muchos de los empleados, incluido tú, tienen limitados conocimientos sobre las
nuevas tecnologías y herramientas ofimáticas.
Reflexione:
1¿Qué herramientas ofimáticas consideras esenciales para realizar tus tareas como asistente
administrativo?
2¿Cómo crees que el dominio de estas herramientas impacta en tu desempeño laboral y en la
eficiencia del trabajo administrativo en general?
3¿Qué beneficios adicionales aportan las herramientas ofimáticas en el contexto administrativo,
más allá de la gestión de documentos y datos?
4¿Cómo crees que el conocimiento y dominio de estas herramientas pueden influir en tu desarrollo
profesional y en tu empleabilidad?
5¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentas al aprender y utilizar nuevas herramientas
ofimáticas?
6 ¿Qué estrategias propondrías para superar estos desafíos y mejorar tus habilidades en el uso de
herramientas ofimáticas?
Mesa redonda
• Nombrar un moderador.
• Discutir cada una de las preguntas orientadoras
• Conclusiones de la mesa redonda
GFPI-F-135 V02
Actividad 3. De forma individual, deben leer la historieta que se presenta a continuación y
responder las siguientes preguntas:
Luego, de forma individual responda en su Portafolio de evidencias (física/digital):
1. ¿Qué dificultades se presentan al manejar archivo de documentos en su entorno familiar?

2. ¿Alguna vez ha sentido extrañar algún documento que parecía ya no importante?
3. ¿Teniendo en cuenta la historieta, cree usted que la vigencia de un documento es importante?,
explique en un párrafo mínimo de cuatro líneas.
4. ¿Según la historieta, cuál es la solución? Describa un párrafo de tres líneas.
5. ¿Considera usted que la conservación de documentos y la forma en cómo se gestionan son
necesarios en su vida personal y laboral?, desarrolle en siete líneas
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• Duración de la Guía: 96 horas.

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"Aprender es como remar contra corriente: en cuanto se deja, se

3.1 Actividades de reflexión inicial

FORO: El Jardín de la Responsabilidad

1.¿Cuál es el deseo de Diego al inicio de la historia?

Actividad 2: busca centrar su pensamiento en la necesidad que existe para la sociedad y

MESA REDONDA IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS OFIMATICAS EN

Aprendiz, teneindo encuenta todo el proceso de

Imagina que trabajas como asistente administrativo en una

Luego, de forma individual responda en su Portafolio de evidencias (física/digital):

1. ¿Qué dificultades se presentan al manejar archivo de documentos en su entorno familiar?

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