Sist Inf Contab
Sist Inf Contab
Sist Inf Contab
Resumen
En los últimos años, una serie de factores se han combinado para cambiar la
naturaleza de la contabilidad de gestión. El desarrollo de nuevas tecnologías han provocado
enormes cambios tanto en los sistemas de contabilidad de costes como en los sistemas de
control de gestión. Se han publicado y confeccionado numerosas clasificaciones de los
sistemas de información contables, pero la mayoría de ellos se centran en empresas de
producción. La primera parte de este artículo ofrece al lector una visión de la ubicación e
integración en el sistema de información de las empresas de servicios de los diferentes
subsistemas de información contables. La segunda parte, utilizando la metodología de
estructuración y análisis de sistemas desarrollada por Gane y Sarson, recoge el diseño de
los sistemas de contabilidad de costes y de contabilidad de gestión en empresas de
servicios, y establece como cada sistema ayuda al gestor en el proceso de toma de
decisiones.
Palabras claves: sistemas de información, tecnología.
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
1. Introducción.
Agentes económicos
Clientes
Sindicatos Inversionistas
Sistema de información
Acreedores Competidores
Subsistema
Datos Subsistema
Información
Subsistema
Input del sistema Output del sistema
Subsistema Subsistema
Trabajadores Datos económicos
Medio ambiente
- 2 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
2. Concepto.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN A
LA DIRECCIÓN
SISTEMAS DE APOYO A LA
DECISIÓN
SISTEMAS OPERATIVOS
BÁSICOS
1
AAA.“Statement on Basic Accounting Theory” Committee to Prepare of Basic Accounting Theory
1.966, pag 64.
- 3 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
2
Destacar que en el caso de empresas de producción, el ciclo transaccional por excelencia es el ciclo
de producción, también denominado ciclo de conversión.
3
De esta forma desaparecen subsistemas tales como producción, gestión de inventario y almacenes,
distribución, empaquetado, etc
- 4 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
recepción de efectivo, y las partes que sean aplicables de los sistemas de RRHH y de
contabilidad general.4
4
Los subsistemas de nóminas y contabilidad general se presentan en ocasiones constituyendo un
tercer ciclo que correspondería al de administración, que mantiene relación con ambos ciclos.
- 5 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
Sistema
contabilidad
general
Sistema de Sistema de
ordenes de compras
entrada
Sistema de
CICLO inventario CICLO
DE DE
Sistema de GASTOS
distribución INGRESOS
Sistema Sistema de
facturación/ Sistema de cuentas a
cuentas a gestión de pagar
cobrar los RRHH
FUENTE: Adaptación propia de GELINAS AND ORAM, “Accounting
Sin embargo, existe otros corriente defendida por autores como Davis, Alderman,
Robinson, Bodnar o Hopwood que abogan por la existencia de un único ciclo en las
empresas de servicios, el de Administración u operativo, que englobaría todos aquellos
aspectos de gestión de compras, cobros y pagos, facturación que aún no constituyendo su
actividad principal se consideran indispensables para su normal funcionamiento.
- 6 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
CICLO
DE
ADMINISTRACIÓN
Sistema de
Sistema de Sistema de control de
compras gestión de inversión
los RRHH (activos
fijos)
- 7 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
datos sino la correcta interacción entre los subsistemas constitutivos del sistema de
información general de la empresa.5
Estados financieros
Cuadro de cuentas
Entrada
Identificación de cuentas afectadas en las
Libro Diario transacciones de cada subsistema
5
“Vid” DAVIS, J; WAYNE ALDERMAN, C; ROBINSON, L. “Accounting Information Systems” 3
edición. Jonh Wiley & sons. EEUU 1990. Pag 35 y ss
- 8 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
Actualización transacciones
Sistemas Presupuesto Dptmto
transaccionales finalizado
presupuestos
1.0 Validar
la
transacción Datos reales y
presupuestados
6.0 Responsable
Registrar
presupuesto informes de
Entrada de
ajustes
Fichero maestro
contabilidad general
2.0
Enviar las 4.0
transacciones Cerrar las
cuentas
- 9 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
2.0. Registro de las transacciones: Una vez validados los datos, son enviados
al fichero maestro de contabilidad general7 para su registro contable en forma de
asientos. Esta fase requiere previamente la generación de una lista de cuentas
específica para esa empresa y la actividad que desarrolla, con una adecuada estructura
de desglose y con indicaciones de su funcionamiento, masa patrimonial a la que
pertenecen y cuentas o subcuentas de que está formada. Asimismo debe estar diseñada
la agrupación de cuentas según se presenten en los posteriores documentos a emitir por
el sistema. En esta fase el sistema verificará que las cuentas introducidas en el asiento
existen y cuadran.
6
Para mas información sobre el proceso “vid” WARMAN, A; DAVIES, J “Accounting a systems
approach” International Thomson Business Press. UK 1999 Pag 47 y ss
7
El fichero maestro de contabilidad general contiene la información de todas las transacciones
realizadas por la compañía, clasificadas por tipos. Se basa en un cuadro de cuentas previamente
diseñado por la compañía y que determinará el rango y variedad de informes contables que podrán ser
emitidos por el sistema. La codificación de las cuentas permitirá determinar el centro responsable, el
número de proyecto, etc.
- 10 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
8
Traducción del término anglosajón (MIS) Management Information System
9
Peter Keen y Michel Scoot demostraron ya en 1978 mediante un cuadro de doble entrada que
relacionaba los niveles de actividad de gestión con los tipos de decisiones que los sistemas de
información de gestión son el mejo rapoyo para la adopción de decisiones semiestructuradas. KEEN,
P.; SCOTT, M. “Decision Support Systems” Addison-Wesley Publishing.EEUU 1.978. Pag 78
10
Los costes directos se imputan directamente a las órdenes de prestación del servicio y los costes
indirectos se reparten a los centros de costes mediante claves de distribución para posteriormente ser
imputadas a los servicios.
11
Tradicionalmente se habla de una triple clasificación de sistemas de costes: por pedido, por proceso
y estándar; sin embargo autores que manifiestan la rigurosidad de la misma argumentando que es
corriente la implantación de un sistema de costes estándar de forma extracontable en el contexto de un
sistema de costes históricos, y por otro lado por la existencia de numerosos sistemas mixtos, en donde
se combinan ambos. “Vid” PEREIRA, F Pag 299.
- 11 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
Centros de
trabajo Horas/hombre Fichero maestro
y h/máquina costes estandar
Fichero inventario
servicios en curso
Costes unitarios MMPP
MMPP y MOD
Almacén (si 1.0. Acumular MMPP y MOD estandar
hubiese) costes directos
por órdenes de
producción
Horas
Costes reales 2.0. Acumular
estándar
MMPP y MOD los costes
indirectos
Costes indirectos
reales
Costes MOD y
MMPP
actuales vs. Fichero maestro de
estándar contabilidad general
Total
costes
aplicados
Fichero órdenes de
prestación de servicios
Desviaciones
- 12 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
1.0. Acumular costes directos por órdenes de servicio12: Este proceso comienza
con la entrada de los datos relativos a las horas de MOD empleadas en cada servicio y de
las horas máquina empleadas, procedente de los distintos centros de trabajo y del almacén
respectivamente, así como de los costes unitarios estándar relativos a los mismos que se
encuentran en el fichero de datos de costes estándar creado a tal efecto13. El cálculo de los
estándares relativos a los costes directos debe realizarse mediante un análisis riguroso de
dos tipos de datos: datos históricos proporcionados por la contabilidad financiera y datos
“ideales” procedentes de estudios de ingeniería de procesos, análisis de productos, análisis
de tiempos ,etc.14 Al mismo tiempo debe crearse en el fichero inventario de trabajos en
proceso el registro correspondiente.
- Para las agrupaciones que no tengan una relación directa con el producto,
se establece una base de reparto, que se utiliza para asignar sus costes a una agrupación
de costes que si la tenga
- Dentro de cada agrupación compuesta por sus costes propios mas los
obtenidos procedentes de otras se reparten entre los productos en función de laguna
base de reparto o inductores de coste16.
12
Recordar que la inclusión del proceso 1.0 en el diagrama lógico se justifica por la pretensión de
englobar toda la casuística relativa a las actividades realizadas por las empresas de servicios, sin
olvidar que la mayor parte de las mismas carecen de mano de obra directa y MMPP que imputar a las
órdenes de servicio a prestar, por lo que omitirán del ciclo la mencionada fase, incorporando
exclusivamente los costes indirectos. Para profundizar en el diseño de sistemas de información de
costes en empresas industriales ver Eiler, R; Walter, K, Goletz y Daniel Keegan, Ripoll Feliú, V., y
Balada Ortega, T entre otros.
13
Señalar que en caso de trabajar con costes históricos habría que esperar al cierre contable para la
obtención de los datos relativos a los mismos, procedentes del fichero maestro de contabilidad
general.
14
En este sentido “vid” BALLARÍN Y ROSANAS, “Contabilidad de costes para toma de decisiones”
Pag 170 y ss.
15
Para una mayor profundización “vid” PEREIRA, BALLARÍN, ROSANAS, VAZQUEZ DODERO
Pag 264 y ss
16
Las teorías clásicas han propuesto u reparto de los costes a los productos en función del uso que es
tos hacen de los recursos de la empresa que signifiquen coste, y que suele concretarse en bases de
reparto en función de la mano de obra. Sin embargo los avances tecnológicos a los que nos hemos
venido refiriendo han provocado una pérdida constante de la participación de la mano de obra en los
- 13 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
Este proceso se inicia con la entrada del dato relativo a las horas de trabajo
estándar procedentes del proceso anterior. Esta fase consiste en la imputación de los
costes indirectos a las órdenes de servicio en función de las claves previamente
establecidas17. La mayor parte de los costes indirectos son costes fijos, aunque también
se pueden encontrar otros de naturaleza variable que determinan la conveniencia de
utilizar para los primeros presupuestos de gastos fijos determinado por la empresa en
las cantidades que estime conveniente18, y para los costes variables presupuesto de
gastos variables o flexibles, en la medida en que estos variarán según el volumen de
actividad realizado. La asignación de los estándares de costes indirectos a los servicios
se realizará de igual forma que si se tratase de costes históricos con la diferencia de que
los estándares se distribuyen en función de los presupuestos y no de las cifras históricas
reales. Los costes variables requerirán un tratamiento similar con la particularidad de
que su presupuesto es flexible en función del volumen de actividad. Con ello se
consigue el coste estándar del servicio prestado, que se utilizará en el proceso siguiente
para analizar las posibles desviaciones con los costes reales procedentes del fichero
maestro de contabilidad general.
procesos productivos, así como el incremento de costes no relacionados directamente con las
actividades de producción y con ello de los sistemas de reparto de los costes. Los nuevos sistemas,
encabezados por los ABC, procuran agrupar los costes en función de las actividades efectuadas para
el proceso de negocio, y posteriormente cambiar las bases de reparto en función del volumen de
producción por inductores de costes relacionados con el número de veces que ocurre una determinada
operación.
17
La obtención de los estándares de los costes indirectos se hace por procedimientos idénticos a los
aplicados en los costes directos, es decir, estableciendo centros de costes, repartiendo los costes de los
centros de servicio a los realmente productivos y atribuyendo estos a los servicios o productos finales.
18
Para la asignación de los costes fijos a los productos se utiliza el número de unidades producidas en
caso de un único producto o el número de horas de mano de obra empleado en la producción de cada
uno de ellos como índice de actividad.
- 14 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
Los resultados así obtenidos son obviamente diferentes, y la misma es una desviación
que se debe a la vez al precio o cantidad utilizada, por lo que recibe el nombre de
“desviación conjunta”.
19
Traducción del término anglosajón “EIS” Executive Information System.
20
Coopers & Lybrand “Como mejorar la Gestión Económico-Financiera de la empresa” Sistemas de
información a la Dirección .. Expansión. Madrid 1.993. Pag 290.
21
Traducción del término ingles “Decision Support System” acuñado por Gorry y Scott-Morton para
este tipo de sistemas.
- 15 / 16 -
Cruzando Fronteras: Tendencias de Contabilidad Directiva para el Siglo XXI
Bibliografía:
Gene, C.; Sarson, T. (1979): Structural systems analysis: toals and techniques. Editorial
Prentice Hall. EEUU.
Gelinas, J.R. y Oram, A. (1997): Accounting Information Systems. South Western. EEUU.
Pereira, F; Ballarin, E.; Rosanas, J.M. y Vazquez-Dodero, J.C. (1999): Contabilidad para
dirección. EUNSA. Pamplona. Pag 251.
- 16 / 16 -