Cartas
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Señores:
Auditores Asociados S.C.
Presente:
Distinguidos señores:
Por favor informarnos por escrito a la siguiente dirección Av. Pardo N˚ 1080; y tan
pronto hayan recibido esta carta de invitación, su propuesta de auditoria:
Atentamente.
Atención Srta.
Camila Romero Lima
Estimada Señorita:
Atentamente.
…………………………..….
Antonio Yucra Valencia
Socio
Esta carta será efectiva para años futuros a menos que se cancele,
modifique o sustituya.
Atentamente:
………………………………
……………………………………………..
Señor:
Nisser Mariana Pradilla Contreras
MARIANAP.
CALLE 9 SUR # 17ª-20
Cordial saludo,
b) Todas las actas de las reuniones del Directorio y de las Juntas de socios y
Asambleas Administrativas realizadas.
3. No existen:
5. Los estados de información financiera incluyen los saldos de todas las cuentas
bancarias, de las cuales la INVERSIONES ZULUAGA es titular.
7. Los créditos que se han determinado como incobrables han sido dados de baja o
provisionados según corresponda.
Según nuestro mejor saber y entender, no han tenido lugar hechos posteriores al 30 de
NOVIEMBRE del 2020, y hasta la fecha de esta carta, que puedan requerir ajuste, o desglose en la
información antes mencionada.
________________________________
Consejero delegado o director general
________________________________
Director financiero
CARTA ENCARGO
A-11/1
Señor
xxxxxxxxxxx
GERENTE GENERAL
…………………………………….
Presente
De nuestra consideración:
Al efectuar nuestras valoraciones del riesgo, tenemos en cuenta el control interno relevante para
la preparación de los Estados Financieros por parte de la Compañía con el fin de diseñar
procedimientos de auditoria que sean adecuados en función de las circunstancias, y no con la
finalidad de expresar una opinión sobre la eficacia del control interno de la Compañía. No
obstante, les comunicaremos por escrito cualquier deficiencia en el control interno relevante para
la auditoria de los Estados Financieros que identifiquemos durante la realización de la auditoria.
c) De proporcionarnos:
CARTA ENCARGO
ii. información adicional que podamos solicitar a la administración para los fines de
la auditoría; y
iii. acceso ilimitado a las personas de la compañía de las cuales consideremos
necesario obtener evidencia de auditoría.
Esperamos contar con la plena colaboración de su personal y confiamos en que ellos pondrán a
nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en
relación con nuestra Auditoría.
Sírvase firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su conocimiento y acuerdo
sobre los arreglos para nuestra auditoria de los Estados Financieros.
Atentamente,
…………………………………….
GERENTE GENERAL
ZONACONTABLE S.A.
SC-RNAE N° …………
___________________
f.) Sr. ……….
GERENTE
El PRESENTE CONTRATO celebrado el [insertar día, mes y año], entre Crédito Agrícola de
Habilitación con domicilio en Carios 362 y William Richardson en lo sucesivo
denominado “El Contratante”, por una parte, y [insertar nombre completo de la Firma
Auditora] con domicilio en [insertar dirección completa de la Firma Auditora] en lo
sucesivo denominada “El Auditor”, por la otra.
Las palabras y expresiones utilizadas en este Contrato tendrán el mismo significado que
en los Documentos de Solicitud de Propuestas.
1.1 Los servicios a ser prestados por el Auditor deberán efectuarse de conformidad con
los términos de este Contrato, el cual incluye: Acta de negociación entre Contratante
y Auditor, Propuesta del Auditor, Cartas aclaratorias a la Solicitud de Propuestas, Solicitud
de Propuestas Todos estos documentos son incorporados al presente Contrato y
pasan desde este momento a formar parte integral del mismo. En particular, se
solicita al Auditor que efectúe una auditoría del Segundo Programa de Apoyo a la
Modernización del Crédito Agrícola de Habilitación, de acuerdo con los
requerimientos establecidos en la Política de Gestión Financiera para Proyectos
Financiados por el BID (OP-273-2) y la Guía de Informes Financieros y Auditoría
Externa de las Operaciones Financiadas por el Banco Interamericano de Desarrollo
(incluyendo los términos de referencia) . El cronograma para la ejecución de los
servicios solicitados se adjunta en el Anexo A de este Contrato.
2. Duración
2.1 El presente Contrato entrará en vigencia a partir de la firma del presente documento
por ambas partes y, a menos que fuere terminado anticipadamente por el
Contratante antes de su expiración, según lo estipulado en la Cláusula 8 de este
Contrato, continuará vigente hasta la fecha en la cual el Contratante haya dado por
aceptadas todas y cada una de las tareas encomendadas al Auditor, de acuerdo al
cronograma previsto en el Anexo A adjunto. Cualquier prórroga de este plazo
deberá ser concedida y aprobada previamente y por escrito por el Contratante.
3. Personal
3.1 Las partes convienen que las personas que se indican en la Propuesta Técnica (las
“Personas”) y sus experiencias respectivas son esenciales para la prestación de los
servicios materia de este Contrato. En consecuencia, el Auditor se compromete a
que dichas Personas estarán disponibles durante toda la duración de los servicios a
que este Contrato da origen.
3.2 En el supuesto caso que cualquiera de dichas Personas dejare de prestar servicios
para el Auditor o dejare de formar parte de las personas mencionadas en la Cláusula
3.1, el Auditor deberá informar al Contratante de dicha situación y procederá
inmediatamente a reemplazar dicha persona con otra de conocimiento y
experiencia comparables y que sea aceptable para el Contratante. Asimismo, si el
Contratante estuviere disconforme con cualquier persona que estuviere prestando
servicios como resultado de este Contrato, el Auditor, si es que el Contratante con
su discreción así se lo solicita, deberá reemplazar dicha persona con otra de
conocimiento y experiencia similares inmediatamente.
4. Desempeño
4.1 A la finalización de los trabajos descritos, el Auditor deberá entregar sus informes al
Contratante1.
4.2 El Contratante tendrá un plazo de quince (15) días desde la fecha de recepción de
los informes, de conformidad a la Propuesta que se anexa, para hacerle al Auditor
cualquier comentario y requerirle cualquier aclaración, revisión o modificación a los
mismos, con la finalidad de asegurar la calidad de los productos y el cumplimiento
de los términos de este Contrato. El Auditor tendrá un plazo de diez (10) días desde
la fecha de la notificación del Contratante, para entregar dichas aclaraciones,
efectuar tales revisiones o modificaciones sin costo adicional alguno para el
Contratante, salvo, previa aprobación del mismo, de los gastos de viaje, alojamiento
y comunicación a que hubiere lugar. Una vez entregadas y aceptadas dichas
aclaraciones, revisiones o modificaciones, el trabajo se dará por cumplido.
1A criterio del Banco, se podrá requerir que el Auditor envíe una copia de sus informes directamente a la Representación del Banco
en el país.
notificará e indicará por escrito al Auditor de la naturaleza del problema y el Auditor
tendrá un plazo de quince (15) días hábiles desde la fecha de esa notificación para
tomar las medidas correctivas que correspondan a fin de cumplir con los términos
de este Contrato en lo que se refiere al desempeño.
5. Supervisión e Inspección
5.1 El Auditor deberá supervisar y ser responsable por la calidad del servicio prestado
por aquellas Personas que éste asigne para prestar los servicios materia de este
Contrato.
5.2 En la prestación de los servicios materia de este Contrato, el Auditor deberá reportar
el progreso de los mismos al Contratante de acuerdo a los términos acordados.
6. Honorario y gastos
6.2 Queda entendido que el personal del Contratante relacionado con el Proyecto
suministrará plena colaboración en la preparación y localización de la información
que se requiera, elaboración de análisis, etc. A tales efectos, el Contratante asume
la responsabilidad por ello2. Si durante el desempeño de los trabajos del Auditor
surgieran problemas no previstos que incrementaren significativamente el número
de horas estimadas y de gastos, el Auditor tendrá la oportunidad de discutir la
posible facturación adicional con el Contratante.
6.3 Asimismo, si el Contratante solicitara al Auditor la ampliación del alcance del trabajo
contratado o la realización de tareas adicionales, la tarifa horaria a pagar por el
Contratante queda establecida en [insertar monto y moneda] en caso de tratarse de
tareas a realizar por personal del nivel staff asignado al trabajo de campo, y en
[insertar monto y moneda] en caso de requerirse la participación directa y exclusiva
de personal del nivel gerencial del Auditor, más sus gastos asociados.
7. Pagos
2Incluyendo la provisión de un espacio físico para los auditores en sus oficinas que les permita realizar sus labores en forma
normal y sin interrupciones.
7.1 El pago de los honorarios y gastos reembolsables indicados en la precedente
Cláusula 6.1 será efectuado por el Contratante de la siguiente manera:
8. Terminación
8.2 El presente Contrato podrá ser renovado de forma sucesiva y hasta la finalización
de la ejecución del Proyecto, de común acuerdo entre el Contratante y el Auditor,
previa no-objeción del Banco; salvo lo dispuesto en la cláusula siguiente.
9.1 La facultad para firmar el presente Contrato por parte del Contratante y para
aprobar cualquier modificación, adición u orden de cambio de cualquiera de los
requisitos o disposiciones del mismo, ha sido delegada a [insertar Representante
autorizado]. Dicha facultad se extiende también a favor de cualquier persona que
pudiera reemplazarla en su cargo y, además, la misma puede ser delegada a otros
funcionarios del Contratante, en cuyo caso y de acuerdo con la Cláusula 10.2 de este
Contrato, el Contratante deberá notificar por escrito al Auditor de ello y del alcance
de dicha delegación de facultades.
9.2 Toda modificación, adición u orden de cambio, incluyendo la suma de este Contrato,
deberá ser aprobada por el funcionario autorizado por el Contratante o su
representante expresamente autorizado para ello, así como por el personal
debidamente autorizado del Auditor. En el supuesto que el Auditor ejecutare
cualquiera de los cambios antes indicados como resultado de las instrucciones de
cualquier persona distinta a los funcionarios del Contratante indicados en la
Cláusula 9.1, dichas modificaciones, adiciones o cambios se considerarán que se han
efectuado sin la debida autorización y, por lo tanto, no se efectuará ajuste alguno
en la suma del Contrato tendiente a reconocer cualquier incremento que pudiere
derivarse de dichas modificaciones, adiciones o cambios.
9.3 Toda modificación a este Contrato deberá contar con la no-objeción previa del
Banco.
11. Responsabilidad
11.1 El Contratante reconoce que ni el Auditor, ni alguna de sus firmas asociadas, ni
alguno de los socios, asociados o empleados de cualquiera de ellas serán
responsables por cualquier pérdida, daño, costo o gasto en que el Contratante,
sus funcionarios, empleados y representantes pudieren incurrir o sufrir, como
resultado de cualquier acto del Auditor, alguna de sus firmas asociadas, o alguno
de los socios, asociados o empleados de cualquiera de ellas con relación al
desempeño de los servicios detallados en el presente Contrato, salvo la existencia
de culpa grave, dolo o incumplimiento con su obligación de respetar la
confidencialidad y no divulgación de la información del Contratante. En este
sentido, el Contratante se obliga a no reclamar al Auditor o a sus firmas asociadas,
así como a los socios, asociados o empleados de cualquiera de ellas, las arriba
referidas pérdidas, daños, costos o gastos; sin embargo, no obstante ello, nada de
lo anteriormente señalado operará de modo de liberar al Auditor o a sus firmas
asociadas, sus socios, asociados o empleados por la responsabilidad, por cualquier
daño o pérdida, que cualquiera de ellos pudiera tener debido a la existencia de
culpa grave, dolo o incumplimiento de su obligación de respetar la
confidencialidad y no divulgación de la información del Contratante.
12. Seguros
12.1 El Auditor será responsable de contratar los seguros pertinentes.
16. Elegibilidad
16.1. Los Auditores deberán ser originarios de países miembros del Banco. Se considera
que un Auditor tiene la nacionalidad de un país elegible si cumple con los
siguientes requisitos:
(b) Una firma auditora tiene la nacionalidad de un país miembro si satisface los
dos siguientes requisitos:
(a) El Banco define, para efectos de esta disposición, los términos que figuran a
continuación:
(i) Una práctica corruptiva consiste en ofrecer, dar, recibir o solicitar, directa o
indirectamente, cualquier cosa de valor para influenciar indebidamente las
acciones de otra parte;
(iv)Una práctica colusoria es un acuerdo entre dos o más partes realizado con
la intención de alcanzar un propósito inapropiado, lo que incluye
influenciar en forma inapropiada las acciones de otra parte; y
3 En el sitio virtual del Banco (www.iadb.org/integrity) se facilita información sobre cómo denunciar la supuesta comisión de
Prácticas Prohibidas, las normas aplicables al proceso de investigación y sanción y el convenio que rige el reconocimiento
recíproco de sanciones entre instituciones financieras internacionales.
4 Además, el Auditor deberá reportar cualquier caso sospechoso encontrado en cumplimiento con la Norma Internacional de
Auditoría 240A.
b.1. todo acto dirigido a impedir materialmente el ejercicio de inspección
del Banco y los derechos de auditoría previstos en el párrafo 17.2 (f)
de abajo.
(vii) imponer otras sanciones que considere apropiadas bajo las circunstancias
del caso, incluyendo la imposición de multas que representen para el Banco
un reembolso de los costos vinculados con las investigaciones y
actuaciones. Dichas sanciones podrán ser impuestas en forma adicional o
en sustitución de las sanciones arriba referidas.
(c) Lo dispuesto en los incisos (i) y (ii) del párrafo 17.1 (b) se aplicará también en
casos en los que las partes hayan sido temporalmente declaradas inelegibles
para la adjudicación de nuevos contratos en espera de que se adopte una
decisión definitiva en un proceso de sanción, o cualquier otra resolución.
(f) El Banco exige que los solicitantes, oferentes y sus representantes, contratistas,
consultores, auditores, miembros del personal, proveedores de servicios y sus
representantes, y concesionarios permitan al Banco revisar cualesquiera
cuentas, registros y otros documentos relacionados con la presentación de
propuestas y con el cumplimiento del contrato y someterlos a una auditoría
por auditores designados por el Banco. Todo solicitante, oferente y su
representante, contratista, consultor, auditor, miembro del personal,
proveedor de servicios y concesionario deberá prestar plena asistencia al
Banco en su investigación. El Banco también requiere que solicitantes,
oferentes y sus representantes, contratistas, consultores, auditores, miembros
del personal, proveedores de servicios y concesionarios: (i) conserven todos los
documentos y registros relacionados con actividades financiadas por el Banco
por un período de siete (7) años luego de terminado el trabajo contemplado
en el respectivo contrato; y (ii) entreguen todo documento necesario para la
investigación de denuncias de comisión de Prácticas Prohibidas y (iii) aseguren
que los empleados o agentes de los solicitantes, oferentes y sus
representantes, contratistas, consultores, auditores, proveedores de servicios
y concesionarios que tengan conocimiento de las actividades financiadas por
el Banco estén disponibles para responder a las consultas relacionadas con la
investigación provenientes de personal del Banco o de cualquier investigador,
agente, auditor, o consultor apropiadamente designado. Si el solicitante,
oferente y su representante, contratista, consultor, auditor, miembro del
personal, proveedor de servicios o concesionario se niega a cooperar o
incumple el requerimiento del Banco, o de cualquier otra forma obstaculiza la
investigación por parte del Banco, el Banco, bajo su sola discreción, podrá
tomar medidas apropiadas contra el solicitante, oferente y su representante,
contratista, consultor, auditor, miembro del personal, proveedor de servicios,
o concesionario.
(a) que han leído y entendido las definiciones de Prácticas Prohibidas del Banco y
las sanciones aplicables a la comisión de las mismas que constan de este
documento y se obligan a observar las normas pertinentes sobre las mismas;
(c) que no han tergiversado ni ocultado ningún hecho sustancial durante los
procesos de selección, negociación, adjudicación o ejecución de un contrato;
(d) que ni ellos ni sus agentes, personal, socios, directores, o funcionarios han sido
declarados por el Banco o por otra IFI con la cual el Banco haya suscrito un
acuerdo para el reconocimiento recíproco de sanciones, inelegibles para que
se les adjudiquen contratos financiados por el Banco o por dicha IFI, o
culpables de delitos vinculados con la comisión de Prácticas Prohibidas;
(e) que ninguno de sus directores, socios o funcionarios han sido director, socio o
funcionario de ninguna otra compañía, firma o entidad que haya sido
declarada inelegible por el Banco o por otra IFI y con sujeción a lo dispuesto
en acuerdos suscritos por el Banco concernientes al reconocimiento recíproco
de sanciones para que se le adjudiquen contratos financiados por el Banco
o ha sido declarado culpable de un delito vinculado con Prácticas Prohibidas;
(f) que han declarado todas las comisiones, honorarios de representantes, pagos
por servicios de facilitación o acuerdos para compartir ingresos relacionados
con actividades y auditorías financiadas por el Banco;
18. Integración
18.1 Este Contrato y los documentos incorporados a este Contrato, según lo indicado en
la Cláusula 1.1, constituyen el total del Contrato entre ambas partes. En el supuesto
que se produjere cualquier ambigüedad o contradicción entre el texto del Contrato
y cualquiera de sus documentos, prevalecerá lo indicado en el texto de este
Contrato. En el caso que se produjere cualquier ambigüedad o contradicción entre
los textos del presente Contrato, prevalecerá el texto de uno sobre el otro de
acuerdo al siguiente orden de prelación: Especificaciones técnicas, contrato. Es Se
deja constancia que no se efectúan promesas ni se establecen otros términos,
condiciones u obligaciones distintos a los contenidos en este documento y los
anexos adjuntos. El presente Contrato, asimismo, reemplaza cualquier
comunicación, representación, entendimiento o contrato, verbal o por escrito, que
las partes pudieran haberse hecho o prometido antes de la celebración de este
Contrato.
Fecha: ___________________