Diagrama de flujo de proceso: qué es, cómo se hace

y ejemplos
Incrementar la rentabilidad de una empresa requiere una minuciosa revisión de sus procesos. Así pues,
este análisis te permitirá identificar errores y áreas de mejora, ofreciendo la oportunidad de implementar
soluciones más efectivas. En este contexto, el diagrama de flujo de proceso es una herramienta invaluable,
pues al proporcionar una representación visual de cada paso en la ejecución de tareas y operaciones,
te facilitará la comprensión de la estructura organizativa del negocio.

Desde la recepción de materias primas hasta la entrega del producto final, el diagrama de flujo permite
detectar ineficiencias, cuellos de botella y redundancias, allanando el camino para una optimización
efectiva. La importancia del diagrama de flujo de proceso radica en su capacidad para clarificar y
simplificar la complejidad de los procedimientos empresariales.

A través de símbolos y líneas, este diagrama te ofrece una representación gráfica que facilita la
identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones informadas. Además, su elaboración paso a paso
brinda una visión más amplia de los flujos de trabajo, permitiendo una evaluación exhaustiva de cada
etapa del proceso.

¡Descubre en qué consiste, cuál es su importancia, y cómo puedes hacerlo a través de algunos claros
ejemplos que te mostraré!

QUÉ ES UN DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO

Un diagrama de flujo de proceso es una representación gráfica que muestra las variaciones y relaciones de
una serie de acciones con un objetivo en común. Visualmente se puede apreciar la relación secuencial con
la ayuda de descripciones, rectángulos, rombos, círculos, flechas, prismas circulares, entre otros símbolos.
Este tipo de gráfico también es conocido como flujograma. Fue creado para la representación de procesos
industriales y de maquinaria; lo concibieron en 1921 Frank Bunker Gilbreth y Lillian Moller Gilbreth, un
matrimonio pionero de la ingeniería y la optimización del trabajo a partir de su análisis científico.

Es también una herramienta visual esencial en la ingeniería de procesos y la gestión empresarial. Se utiliza
para representar gráficamente las diversas etapas, actividades y decisiones que componen un proceso, con
el objetivo de lograr un resultado específico. Estos diagramas ofrecen una representación clara y
sistemática de las secuencias de acciones, así como de las interacciones entre ellas.

En su forma más básica, un diagrama de flujo de proceso utiliza una variedad de símbolos estándar, como
descripciones, rectángulos, rombos, círculos, flechas y prismas circulares, para representar diferentes
elementos del proceso. Cada símbolo tiene un significado específico, lo que permite a
los usuarios comprender fácilmente la naturaleza de cada actividad o decisión representada.

La estructura y disposición de estos símbolos en el diagrama de flujo ayudan a visualizar la secuencia de

acciones, identificar posibles cuellos de botella, puntos de decisión y áreas de mejora. Además, los
diagramas de flujo permiten una comunicación efectiva entre los miembros del equipo, facilitando la
comprensión compartida del proceso y fomentando la colaboración en la identificación de oportunidades
de optimización.

Al utilizar un lenguaje gráfico universal, los diagramas de flujo de proceso trascienden las barreras del
idioma y la experiencia técnica, permitiendo que profesionales de diferentes disciplinas y niveles de
habilidad participen en la mejora de procesos. En resumen, estos diagramas son una herramienta poderosa
y versátil que ayuda a las organizaciones a comprender, analizar y mejorar continuamente sus operaciones
y flujos de trabajo.

CONSEJO DE MARÍA LÓPEZ RODRÍGUEZ & PATRICIA LÓPEZ LINARES

"El objetivo principal de los diagramas de flujo es representar gráficamente las diferentes estaciones o
etapas dentro de un proceso, así como sus interacciones con nexos que los vinculen. Esto permite
encontrar mejoras dentro de cualquier proceso".

Para qué sirve un diagrama de flujo de proceso

El objetivo principal de un flujograma es representar un proceso de forma visual para que su comprensión
sea más sencilla y rápida. Con un diagrama de flujo de proceso es más fácil estudiar y observar el proceso
para optimizarlo: identificar puntos de mejora, detectar bucles repetitivos y eliminar todo tipo de
ineficiencias que entorpezcan los resultados buscados.

Una vez completado el diagrama de flujo de proceso, es más factible asignar los roles de los colaboradores
en cada una de las etapas. Por lo mismo, también se puede usar como una herramienta de capacitación
para explicarles a nuevos trabajadores cómo es que funciona la empresa.

Beneficios de un diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una herramienta esencial en la gestión de procesos empresariales. Aquí te
comapartiré los principales beneficios que ofrecen estos en la optimización y mejora de las operaciones
comerciales.

1. Visualización clara del proceso

Los diagramas de flujo proporcionan una representación visual clara de los pasos involucrados en un
proceso empresarial. Esta visualización facilita la comprensión de la secuencia de actividades y la relación
entre ellas.

2. Identificación de ineficiencias

Al mapear cada etapa del proceso, los diagramas de flujo permiten identificar fácilmente áreas de
ineficiencia, cuellos de botella y redundancias. Esto proporciona una base sólida para la optimización y
mejora continua.

3. Comunicación y colaboración efectivas

Los diagramas de flujo sirven como herramientas de comunicación efectivas, permitiendo a los equipos
comprender rápidamente cómo se lleva a cabo un proceso. Esto facilita la colaboración entre
departamentos y equipos en la identificación de problemas y soluciones.

4. Documentación de procesos

Al documentar cada paso de un proceso, los diagramas de flujo ayudan a establecer un registro claro y
detallado de las operaciones comerciales. Esto es invaluable para la formación de nuevos empleados y
la estandarización de procedimientos.

5. Toma de decisiones informadas

Al visualizar claramente el flujo de trabajo, los responsables pueden tomar decisiones informadas sobre
cómo mejorar el proceso. Los datos proporcionados por los diagramas de flujo permiten una evaluación
objetiva de la eficacia y la eficiencia de las operaciones.

6. Adaptabilidad y flexibilidad

Los diagramas de flujo son herramientas flexibles que pueden adaptarse a las necesidades específicas de
cada negocio. Pueden modificarse fácilmente a medida que evolucionan los procesos o se implementan
cambios en la organización.

Los diagramas de flujo son fundamentales para la gestión eficiente de procesos empresariales,
proporcionando una representación visual clara, identificando ineficiencias, facilitando la comunicación y
la colaboración, documentando procesos, apoyando la toma de decisiones informadas y siendo adaptables
a las necesidades cambiantes de la organización.

Cuáles son los elementos de un diagrama de flujo

Estos cuatro elementos de un diagrama d flujo: entidad, proceso, almacén de datos y flujo de datos, son
fundamentales para la construcción de uno completo y comprensible. Al comprender la función de cada
elemento, puedes crear un diagrama de flujo efectivo que capture con precisión la lógica y la estructura
del sistema que se está modelando.

1. Entidad

Las entidades representan las fuentes externas o destinos de datos dentro del sistema. Pueden ser usuarios,
dispositivos, sistemas externos u otras entidades que interactúan con el sistema que se está modelando.
 2. Proceso

Los procesos son las actividades o funciones que se llevan a cabo dentro del sistema. Representan
acciones específicas que transforman los datos de entrada en datos de salida. Los procesos están
representados por rectángulos en el diagrama de flujo.

3. Almacén de datos

Los almacenes de datos son lugares donde se almacenan los datos dentro del sistema. Pueden ser bases de
datos, archivos, registros u otras estructuras de almacenamiento de datos. Los almacenes de datos están
representados por rectángulos con dos líneas horizontales en la parte inferior.

4. Flujo de datos

El flujo de datos representa el movimiento de datos entre los elementos del sistema. Indica cómo los datos
se transmiten desde una entidad a un proceso, de un proceso a un almacén de datos, o entre diferentes
procesos. El flujo de datos se representa mediante flechas que conectan los elementos del diagrama.

Tipos de diagramas de flujo

1. Flujo de proceso simple
2. Flujo de decisiones
3. Flujo de datos
4. Flujo de documentos
5. Flujo de servicio

1. Flujo de proceso

Este tipo representa la secuencia de pasos o actividades en un proceso. Se utiliza para visualizar la
estructura general y el flujo de trabajo de un sistema.
2. Flujo de decisiones

Se utiliza para representar las decisiones y bifurcaciones en un proceso. Utiliza símbolos específicos
para mostrar condiciones y resultados de decisiones.

3. Flujo de datos

Este tipo muestra cómo los datos se mueven a través de un sistema. Se centra en la entrada, salida y
almacenamiento de datos, así como en los procesos que los transforman.
 4. Flujo de documentos

Se enfoca en la trayectoria de los documentos dentro de un sistema. Muestra cómo se generan, procesan
y almacenan estos.

5. Flujo de servicio

Utilizado en la gestión de servicios, representa la secuencia de actividades en la entrega de un servicio.

Puede incluir interacciones con clientes y proveedores.

Cómo hacer un diagrama de flujo de proceso

1. Define el proceso a representar.
2. Localiza las etapas más destacadas.
3. Realiza un borrador.
4. Solicita retroalimentación.
5. Traza el diagrama.
6. Asigna roles en cada etapa.

1. Define el proceso a representar

El primer paso es detectar el proceso que quieres analizar, a fin de lograr una optimización que lleve tu
negocio a otro nivel. En ocasiones un proceso está muy relacionado con otro y se pueden confundir los
límites entre uno y otro, para ello es importante fijar dónde empiezan y dónde terminan.

Como ejemplo, vamos a poner el caso de una empresa de fundas o carcasas para móviles;
específicamente el proceso de cambio de producto por parte de los consumidores, quienes tienen un plazo
de una semana para solicitar esta acción al negocio. Así, empieza cuando el cliente se comunica con la
empresa y termina cuando el cambio del producto se efectúa.

2. Localiza las etapas más destacadas

Aquí es fundamental determinar el número de las etapas que van a considerarse para crear el diagrama de
flujo de proceso. Si es muy detallado puede estar cargado de información y, por lo tanto, ser confuso. Y, si
es muy breve, es posible que se salte algunos pasos esenciales para lograr el objetivo del proceso.

En el caso de las carcasas de los móviles, la empresa fija cuatro etapas para el cambio solicitado por sus
clientes.

 Etapa 1: contacto del cliente para realizar la petición de cambio de modelo dentro del plazo establecido.
 Etapa 2: verificación del modelo solicitado por el cliente en el inventario.
 Etapa 3: localización de dicha carcasa en el almacén de la empresa.
 Etapa 4: cambiar la carcasa al cliente.

3. Realiza un borrador

Una vez consideradas las etapas del proceso que has decidido representar, haz un borrador del diagrama
de flujo de proceso, donde empieces a usar los símbolos que se utilizan en este tipo de formato.

 Óvalo: se usa para indicar el inicio y el final del diagrama de flujo de proceso.
 Rectángulo: indica una etapa del proceso a través de acciones claras.
 Rombo: sirve para marcar una división o decisión positiva (sí) o negativa (no) de una etapa, la cual
cambiará la dirección de las siguientes etapas.
 Flechas: son las encargadas de marcar la dirección de todos los elementos del flujograma.
 Triángulo invertido: indica cuando se ha archivado un documento o se ha integrado un expediente.

Podemos ver en la imagen las etapas del diagrama de flujo de proceso de la empresa de carcasas en su
dinámica de cambios de productos. Se usan los óvalos para indicar el inicio y fin, los rectángulos para las
acciones de cada etapa, el rombo para las bifurcaciones (si hay o no el modelo solicitado por el cliente), y
por supuesto las flechas que marcan el rumbo.
4. Solicita retroalimentación

Aunque los directivos sean quienes se hacen cargo de esta tarea, es esencial pedir la opinión de los
colaboradores que participan en el proceso en cuestión, porque ellos son los que pueden brindarte la
información más valiosa con base en su experiencia. Sin duda, es mejor elaborar un diagrama de flujo de
proceso en equipo que de manera individual.

En el caso de la empresa de carcasas móviles, no se ha corroborado que el modelo aparece en el inventario

de la empresa; además, al momento de buscar el color solicitado por el cliente existe la posibilidad de que
no se encuentre. Por lo cual, es necesario agregar otro rombo al flujograma para dar solución ante tal
inconveniente.
5. Traza el diagrama

Ya corregido el diagrama de flujo de proceso es momento de darle formato para concluirlo y presentarlo a
socios, directivos y colaboradores de la empresa. En especial al área que se hace cargo de ese proceso,
para que sepa qué acciones tomar en cada una de las etapas, que se han representado de manera visual
para ser comprendidas rápidamente.

6. Asignar roles en cada etapa

Por último, con ayuda del flujograma puedes dividir las tareas que desempeñarán determinados
colaboradores en cada una de las etapas del proceso. Con ello, podrás obtener resultados positivos y, por
lo tanto, de mayor rendimiento.
 A continuación, te mostraré algunos ejemplos de diagramas de flujo de proceso que te servirán para
conocer su funcionalidad y versatilidad en cualquier tipo de actividad de una empresa.

EL CONSEJO DE RAFAEL REINA VALLE

EXPERTO EN ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL

”Los diagramas de flujo tienen una ventaja clave: indican la secuencia del proceso, como su nombre lo
indica, representando el flujo de información de un procedimiento. Esto permite identificar problemas y
encontrar soluciones de manera efectiva”.

3 ejemplos de flujo de proceso

1. Compra a proveedores
2. Selección de personal
3. Pedido de venta

1. Compra a proveedores

En este ejemplo vemos cada una de las etapas que influyen en el proceso de operaciones de compra a
proveedores. La secuencia comienza cuando se da la notificación de que es necesario adquirir nuevas
materias primas o productos; allí se aclara si es la primera vez que se realizará la compra de dichos
artículos.

Si es una compra nueva, es necesario consultar precios y pedir cotizaciones para revisar que el precio se
ajusta al presupuesto; dependiendo de ello se confirma o no el pedido con el proveedor.

Si es una compra ya hecha con anterioridad, se debe decidir si el proveedor que se está considerando es
bueno o no; cuando la respuesta es negativa se conecta con los pasos de una nueva compra. Y si la
respuesta es afirmativa, el camino es más sencillo y se hacen directamente el pedido y el pago.
2. Selección de personal

Dentro del proceso de selección de personal se pueden presentar diferentes variantes que tienen que ser
direccionadas de manera clara. En el siguiente diagrama de flujo de proceso observamos que, desde que se
inicia la búsqueda del candidato a la vacante, es necesario decidir si se va a escoger a alguien de la misma
empresa (lo cual es más rápido), o si se va a buscar fuera.

Cuando se elige esta última opción el proceso se alarga: se pasa a la revisión de solicitudes y de
curriculum vitae; se entrevista a los preseleccionados, luego se les realizan las pruebas necesarias para
determinar sus conocimientos respecto al puesto. En caso de que les falten algunas habilidades, se pasa
a la capacitación; después, hay que verificar sus antecedentes en otros trabajos, revisar sus exámenes
médicos, elegir al candidato indicado y contratarlo.
3. Pedido de venta

Es importante que una empresa o negocio cuente con un diagrama de flujo de proceso de algo tan
primordial como es la venta. A partir de dicha representación visual, es más fácil para los vendedores
saber qué hacer ante los diferentes casos que se presentan con el cliente.

La secuencia inicia con la solicitud del cliente de dichos productos, el vendedor comienza por verificar si
hay en el inventario. Si existe disponibilidad, se envía la orden al almacén, se entregan los productos y se
cierra la venta.

En el caso de que no haya algún producto, habrá que informarle al cliente y ofrecerle otras opciones para
que se efectúe la venta; si el comprador no quiere, se cancela el pedido. Por otro lado, si acepta modificar
u omitir el artículo faltante se procede a solicitar el pedido al almacén, entregarlo y finalizar la venta.

Con estos ejemplos se puede ver la importancia de comprender los pasos de un proceso, a través de un
flujograma. En esta representación gráfica podrás detectar nuevas oportunidades para agilizar la secuencia
y omitir pasos innecesarios; así que aprovecha esta valiosa herramienta.