Solicitud de referencias

Las referencias son informes del candidato que proceden de empresas en las que
ha trabajado anteriormente.
Sirven para comprobar la veracidad de la información que el candidato ha facilitado durante
el proceso de selección y resultan muy útiles cuando se ha tenido alguna experiencia laboral. La
forma más adecuada es pedir permiso a las personas entrevistadas para solicitar referencias de
manera confidencial, en anteriores empresas.
En las solicitudes de referencias se indagará sobre: funciones realizadas en anteriores
trabajos, fechas de ingreso u baja en la empresa, retribución y aspectos destacables de la
personalidad y profesionalidad y esta información se comprobará y archivará posteriormente
en el expediente de la persona.
Análisis de la información y toma de decisiones
Tanto si el proceso de selección ha sido externo como interno, siempre se realiza una
última entrevista para valorar a la terna final de personas que optan al puesto de trabajo.
 Mediante empresa consultora: se elabora el informe de valoración final con el rendimiento de
los candidatos, puntos fuertes y débiles y un resumen de datos personales, académicos y
profesionales.
 Normalmente se presenta a la empresa cliente una terna final de candidaturas.
 Se realizan recomendaciones para que la empresa cliente tome la decisión final.
 Mediante departamento de recursos humanos: se elabora un informe con las candidaturas
que se consideran válidas,
 se presenta una terna final de candidaturas a su cliente interno, que tendrá que decidir en último
lugar, asesorado por el departamento de recursos humanos
Oferta del puesto a la persona seleccionada
La oferta se suele realizar en una entrevista en la que se informará al candidato o candidata sobre
las características del puesto: funciones y tareas, duración del contrato y período de prueba, horario,
vacaciones, retribución, beneficios sociales e incentivos.
Si ambas partes están de acuerdo, firmarán un contrato de trabajo y se comunicará la contratación
online al SEPE a través de la aplicación contrata.
El reconocimiento médico
Antes de comenzar la relación laboral, es posible que se solicite a la persona elegida un
reconocimiento médico para comprobar que reúne las condiciones físicas y psíquicas
necesarias para desempeñar el puesto de trabajo.
Para realizar el reconocimiento médico, es necesario el consentimiento previo de la persona
elegida, y es aconsejable que se realice por escrito.
El examen médico será diferente para distintos puestos de trabajo. Puede suceder que se
descubran problemas de salud que no tienen por qué afectar al desempeño del puesto de trabajo.
Estos quedarán dentro del secreto profesional del médico. El resultado del examen médico que
se entregará a la empresa será “apto” o “no apto”.
El período de prueba
No podrá exceder de: y las partes pueden dar por finalizado el contrato sin preaviso, pero sin
derecho a percibir indemnización y se tienen los mismos derechos y obligaciones que el resto de la
plantilla.
 2 meses máximo para el resto del personal
 3 meses para las empresas con menos de 25 personas contratadas
 6 meses máximo para quienes cuentan con titulación técnica
Incorporación
El proceso de selección no finaliza cuando se ha contratado a la persona adecuada, sino que
continúa con su incorporación y su adecuada integración en la empresa, ya que accede a un
lugar desconocido y en muchas ocasiones tiene que ir descubriendo por sí misma los diferentes
aspectos de su trabajo, compañeros, jefatura. Esto genera incertidumbre: además, puede
retrasar la adaptación al puesto, la correcta realización de tareas y asimilación de la cultura
empresarial.
A. Plan de acogida
B. Manual de acogida. Información que se solicita:
1. Bienvenida de la dirección
2. Empresa
 Historia, misión, visión, valores, organigrama general y por departamentos, sucursales,
tamaño de la plantilla, clientela y empresas proveedoras
 Legislación aplicable, convenio colectivo, prevención de riesgos laborales
 Plan de autoprotección, instrucciones en caso de accidentes, incendios
 Jornada y períodos de descanso: calendario laboral, horario vacaciones, permisos,
descanso en la jornada.
3. Políticas de recursos humanos:
 Prestaciones sociales: seguros de vida, planes de pensiones, anticipos, préstamos,
residencias
 Carrera profesional: oportunidades para realizar carrera profesional, formación,
promoción interna, etc.
 Medidas para la conciliación de la vida laboral y familiar
 Actividades sociales: viajes para el personal y sus familias, campamentos de verano
para las hijas e hijos del personal, actividades deportivas, club de empresa
Tratamiento de la documentación laboral
La documentación generada durante el proceso de selección y durante el tiempo que dura el
contrato necesita ser tratada correctamente, teniendo en cuenta, sobre todo, las normas
establecidas en la Ley Orgánica de Portección de Datos Personales y Garantía de los Derechos
digitales.
La gestión de la documentación de nuevas incorporaciones comienza con la apertura de un
expediente personal, donde se guarda, de forma ordenada, la documentación relacionada con el
historial laboral de cada trabajadora o trabajador
 El expediente es el conjunto de documentos ordenados cronológicamente que refleja el
historial laboral de cada trabajador o trabajadora, formación, peustos de trabajo
desempeñados, funciones, tipos de contratos laborales que ha tenido.
o Puede tenerse en formato de papel o formato digital y las empresas suelen
digitalizar el expediente personal de su plantilla con programas informáticos.
A. Documentación del expediente:
En el expediente se pueden encontrar documentación aportada por el personal, documentos
generados en la empresa, documentación procedente de las administraciones públicas, de otras
empresas y de instituciones públicas o privadas.
B. Actualización de los expedientes:
Los expedientes sufren variaciones, prórrogas, finalizaciones o modificaciones de contratos,
ascensos, excedencias, cambios de tareas, formación continua o cambios familiares
La comunicación de las variaciones puede tener importantes consecuencias como la notificación
del nacimiento de un descendiente o la discapacidad de un ascendiente con el que se conviva
pueden acarrear una disminución en la retención a cuenta del impuesto sobre la renta de las
personas físicas o generar beneficios sociales como guarderías.
Conservación de los documentos de carácter laboral
Las relaciones laborales generan muchas documentación de carácter económicos, como las
nóminas, los documentos del pago de la cotización de la Seguridad Social y las retenciones a
cuenta del IRPF. El papel del personal administrativo es muy importante en este aspecto, ya que
son quienes controlan toda esta documentación.
La documentación de carácter económico, además de justificar el pago del salario, acredita los
gastos reflejados en la contabilidad de la empresa, el pago de impuestos (IRPF e impuesto sobre
sociedades) o el cobro de subvenciones y bonificaciones
 Legislación laboral: un mínimo de cuatro años desde el fin de la relación laboral
o Contratos de trabajo
o Documentos de afiliación de los trabajadores y trabajadoras a la Seguridad
Social
o Partes de altas y bajas
o Documento de afiliación a la mutualidad de accidentes y enfermedades
profesionales
o Nóminas y boletines de cotización a l Seguridad Social (cuatro años desde que
vence el plazo para liquidar cotizaciones)
 Legislación fiscal: cuatro años a contar desde la liquidación de los impuestos, ya que se
trata de documentos justificativos de gastos fiscalmente deducibles
 Código de comercio: seis años a contrar desde la fecha de cierre del ejercicio contable
 Otras normas: ya que algunas administraciones establecen mayores plazos de
conservación cuando conceden subvenciones relacionadas con los salarios; por ejemplo,
las subvenciones del Fondo Social Europeo para la formación de la plantilla se deben
conservar diez años
Medidas de seguridad para la protección de datos
El Reglamento General de Protección de Datos indica que los encargados y responsables del
tratamiento de los datos deben aplicar medidas de seguridad proporcionales y adecuadas al riesgo
detectado en el análisis previo. Las medidas de seguridad deben ser técnicas y organizativas.
Medidas técnicas
 Identificación de usuarios
o Si el ordenador se usa para el tratamiento de datos personales y también para otros
fines se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada
finalidad
o Garantizar la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales
almacenados
 Medidas de salvaguarda
o Ordenadores y dispositivos usados para el almacenamiento y tratameitno de dtos
personales deben mantenerse actualizados
o Disponer de un sistema de antivirus que ha de actualizarse
o Existirá un firewall
o Se efectuará copa de seguridad
Medidas organizativas
 Deber de confidencialidad y secreto:
o Debe impedirse el acceso a datos personales a personas no autorizadas
o No se comunicarán datos personales o cualquier información personal a
personas no autorizadas
o Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar
secreto
o No se desecharán documentos o soportes electrónicos sin garantizar su destrucción
o El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finaliza la relación
laboral de la persona en la empresa
Gestión de la documentación del personal
Las empresas tienen establecidos procedimiento para gestionar los expedientes de la plantilla.
Estos procedimientos pueden ser muy diferentes, pero todos tienen que respetar las medidas de
seguridad para el tratamiento de los datos establecidas en la Ley. Es el personal administrativo del
departamento de recursos humanos quien se encarga de llevarlos acabo.
A. Ordenación de los expedientes
Aunque los procedimientos que se utilizan para la gestión de la documentación depende de
diferentes factores, lo habitual consiste en.
Por Departamentos  por expedientes personales o apellidos y nombre  documentos
por orden cronológico
B. Ciclo vital de los documentos
o Archivo del departamento. Contiene la documentación actual que se utiliza
frecuentemente. Los documentos permanecerán en este archivo mientras la
persona permanezca en la empresa o su uso sea frecuente
o Archivo intermedio. Recibe la documentación del personal que ha finalizado su
relación con la empresa, la que ha perdido la vigencia jurídica y administrativa o
cuando las necesidades de consulta son esporádicas.
o Archivo histórico. A él se le transfiere la documentación que se consulta
raramente y que constituye la memoria histórica de la empresa. Lo normal es
digitalizar los documentos.
Expurgo de la documentación:
 Es la destrucción física de documentos que han perdido valor administrativo y que no se
prevea que vayan a tener valor histórico y mediante métodos que aseguren la destrucción
o Documentos sin vigencia ni interés histórico / documentos duplicados /
documentos de difusión general entre todo el personal o todos los
departamentos / que han perdido vigencia jurídica y administrativa
4.1. Responsabilidades del personal que gestiona la documentación de carácter laboral
A. Deber de confidencialidad  es importante el trabajo del personal administrativo. Ellos deben
guardar el trabajo del personal administrativo. Deben firmar cláusula de confidencialidad.
B. Deber de secreto profesional  La Ley Orgánica de Portección de Datos Personales y Garantía
de los Derechos digitales.
1. Los elementos de la comunicación
 Retroalimentación o feedback

No siempre fuente y emisor coinciden en la misma
 Contexto
persona
 Receptor
 Emisor o fuente  El mensaje debe estar codificado para
 Código que el receptor lo pueda entender
 Mensaje  El código más utilizado es el lenguaje
 Ruido o interferencias oral pero existen otros
 El contexto puede hacer que el mensaje
tenga un significado distinto
 El canal es el medio a través del que se
difunde el mensaje
Información no es lo mismo que comunicación pues la comunicación del mensaje no se da en el
mismo sentido.  Si no existe retroalimentación no existe comunicación
2. La comunicación en la empresa
La comunicación empresarial, conocida también como comunicación corporativo o institucional,
consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una empresa.
2.1. La comunicación interna en la empresa
La comunicación interna se genera y ejecuta dentro de la empresa con el objetivo de informar,
coordinar, organizar tareas, controlar y motivar y liderar
A. Comunicación descendente
La comunicación descendente surge cuando se transmite información desde los niveles superiores
de la jerarquía a niveles inferiores desde la dirección a mandos intermedios hasta el personal de
niveles más bajos.
B. Comunicación ascendente
La comunicación ascendente discurre desde las posiciones jerárqucias ifneriores de la empresa
hata los superiores o cargos directivos
C. Comunicación horizontal o lateral
La comunicación horizontal se establece entre personas de distintos departamentos del mismo nivel
jerárquico y sin relaciones de dependencia directa entre sí. Las principales barreras en la
comunicación horizontal o lateral son.
 Rivalidades personales y entre departamentos
 Ausencia de espíritu de equipo
 Falta de visión global de la empresa
 Contraposición de objetivos comunes frente a objetivos de cada departamento.
2.2. La transmisión de la comunicación
Canales para transmitir información en las empresas
 Correo electrónico  Intranet (web del epleado o portal de la empresa)
 Correo interno o a domicilio
 Circulares internas, notas informativas, avisos
 Memorando
 Blogs corporativos y revistas
Canales que facilitan la comunicación en las empresas
 Buzón de quejas, sugerencias y agradecimientos  Videoconferencias
 Línea telefónica abierta
 Programas de iniciativas
 Reuniones
2.3. Barreras en la comunicación
 Barreras físicas: interferencias que impiden la comprensión del mensaje, ruidos
 Barreras semánticas: surgen cuando no se comprende bien el idioma, se utiliza un lenguaje
rebuscado o una terminología muy técnica
 Barreras de contexto: en las empresas en las que existe desconfianza, amenazas y mal
ambiente laboral, los mensajes serán vistos con escepticismo, habrá actitud defensiva frente a
mensajes de la empresa
 Barreras personales y psicológicas
o Estereotipos
o Efecto halo: el receptor resulta influido por la impresión, favorable o desfavorable,
que se tiene de una persona
o Expectativas. Al conocer a una persona, verificamos la imagen que nos hemos
creado de ella
 Pérdidas por transmisión en cadena: como enviar el mensaje por email y responder por
tlf.
 Exceso de información. En ocasiones, la empresa lanza a su plantilla grandes cantidades
de información que no puede procesar
 Falta de planificación
 Puenteo (bypass) saltándose la línea jerárquica