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    de 19

    RADICACIÓN

    DIGITAL
    Abril 2024
    En el módulo de Radicación para prestadores naturales usted podrá cargar la(s) factura(s) y
    sus respectivos soportes, con el fin de ser auditadas por Colsanitas/Medisanitas y sujeto a
    cumplimiento de requisitos se realizará el proceso de grabación, pagos o glosas según
    corresponda.

    REQUISITOS PARA EL CARGUE:

    • Facturas digitalizadas en formato pdf, tiff,tif.


    • Soportes digitalizados por factura (puede ser en formato pdf,
    jpg, tiff, xls, xlsx). Se puede asociar uno o más soportes a la
    factura y el peso máximo permitido por cada adjunto es de
    110 MB
    • RIPS comprimidos en formato zip (actualmente el sistema no
    permite formatos .rar ni 7zip).
    • Soporte Pila digitalizado en archivo pdf, tif,tiff y jpg. Se puede
    asociar uno o más soportes a la radicación y el peso máximo
    permitido por cada adjunto es de 110 MB (Se recomienda
    adjuntar los archivos en formato PDF).
    • Acta de devolución en formato pdf, tif,tiff y jpg.
    • Máximo 50 facturas por cargue.
    • Página: https://prestadores.colsanitas.com/prestadores/
    PASO A PASO PARA LA RADICACIÓN

    1. Ingresar al sitio web https://prestadores.colsanitas.com/prestadores/ desde su


    navegador Chrome.
    2. Ingrese a la sección Radicación digital

    3. Seleccione la opción de “Radica Aquí”:


    1. INGRESO DATOS PARA RADICACIÓN

    Seleccionar prestador: Indique el nombre de quien radica la factura


    (Prestador- Personal natural-Jurídica). Puede consultar por NIT-CC o nombre.

    Escriba el NIT o el nombre y de clic en la lupa. (en caso no obtener respuesta


    puede dar clic en recuadro que parece para buscar todas las coincidencias).

    Se selecciona la sede correspondiente y se da clic en seleccionar.

    Pepito Perez 12345 123457 Pepito Perez


    Pepito Perez 6
    123456 123456 Pepito Perez
    1. INGRESO DATOS PARA RADICACIÓN

    Contacto: Nombre de la persona encargada del proceso por parte del


    prestador y se pueda localizar en caso de requerir algo adicional referente a las
    facturas.

    Correo electrónico: Ingresar el correo electrónico de contacto del prestador o


    quien radica las facturas para poder remitir actas de radicación y devolución.

    Número celular: Ingresar el numero de celular de contacto del prestador o


    quien radica las facturas para poder contactar en caso de ser necesario.

    Teléfono: Ingresar el indicativo de la ciudad y número de teléfono de contacto


    del prestador o quien radica las facturas para poder contactar en caso de ser
    necesario.

    Cantidad de facturas: Ingrese la cantidad total de facturas que está


    radicando.

    RIPS: En el recuadro RIPS debe seleccionar el tipo de rips a cargar: Formato


    Json, Formato texto o no requiere, éste último sólo será visible para los
    prestadores exceptuados a instrucción de Colsanitas.
    1. INGRESO DATOS PARA RADICACIÓN

    Valor total de las facturas: Ingrese el valor total que suma las facturas que
    está radicando.

    Re-Ingreso: Si la factura que va a cargar fue devuelta marque la opción de


    reingreso. Esta opción está habilitada del día 11 al 15 de cada mes exclusivo
    para prestadores naturales.

    Tipo Factura: Seleccione una de las opciones que corresponda según la


    radicación (Factura o Soportes en adquisiones)

    Factura: Si está obligado a presentar Factura electrónica de venta.

    Soportes en adquisiones: Si por sus ingresos no está obligado a emitir


    factura electrónica.
    1. INGRESO DATOS PARA RADICACIÓN

    Pila: Marcar el check box Pila si la factura no requiere de anexar una planilla
    pila. En caso de que desee anexar una Planilla Pila dejar desmarcado.

    Una vez registrados todos los datos dar clic en CONTINUAR:

    El botón de Limpiar, se encuentra disponible en caso de que quiera iniciar


    el proceso de nuevo:
    2. CARGUE DE SOPORTES: FACTURA

    En la pestaña Facturas: Se procederá al cargue de las facturas en PDF, la


    cuales se deben nombrar de la siguiente manera.:

    Numerodefactura.PDF (este puede contener prefijos y NO debe contener


    caracteres especiales como *._)

    IMPORTANTE:

    Tener en cuenta que el sistema no recibirá un numero de factura ya


    radicado.

    El nombre del archivo factura debe ser igual al número de factura


    autorizado por la DIAN, no se deben agregar prefijos si no fue autorizado.

    Para cargar el Soporte debe dar clic en Seleccione un archivo:


    2. CARGUE DE SOPORTES: FACTURA

    Se abrirá una ventana para seleccionar los archivos a Seguido a ello se da click en el botón Cargar
    cargar: Seleccionando él a o los archivos. Archivos.

    Cuando el soporte cargado surtió proceso


    exitoso genera la notificación de “Factura
    cargada satisfactoriamente”
    2. CARGUE DE SOPORTES: PLANILLA PILA

    SOLO APLICA PARA PRESTADOR NATURAL

    Se debe cargar la Planilla Pila correspondiente al PERIODO


    correspondiente a las facturas cargadas en la pestaña Facturas.

    Deben nombrarse: PILA_MesAño_#Sec.xxx.

    Ejemplo: PILA_062022_1.pdf.

    El resultado del cargue del soporte menciona la cantidad de soportes


    asociados correctamente.
    2. CARGUE DE SOPORTES: SOPORTES
    Los soportes que adjunten a las facturas, deben
    Deben nombrarse así: Numerodefactura_SOP_1
    corresponde a lo dispuesto normativamente asi como a
    Ejemplo: RF123_SOP_1
    lo pactado según el Manual de Facturación.
    Recuerde que por cada factura debe estar mínimo un archivo
    como soporte.

    En caso de tener más de un soporte por factura adjuntarlas con su


    respectivo consecutivo 1,2,3, etc. Ejemplo:

    RF123_SOP_1
    RF123_SOP_2
    RF123_SOP_3

    El sistema realizara las validaciones para los soportes con el mismo


    consecutivo y mostrara el siguiente mensaje.

    El resultado del cargue del soporte menciona la cantidad


    de soportes asociados correctamente.
    2. CARGUE DE SOPORTES: RIPS

    Formato Texto

    Se realizará el cargue de los RIPS correspondientes a las facturas


    cargadas en la pestaña 2, estos deben estar con el formato
    seleccionado en la opción de registro: Formato Json o Formato
    Texto

    Recuerde esta pestaña se observará si en el formulario indico


    que requiere RIPS dejando el recuadro sin llenar.
    Formato JSON

    El resultado del cargue del soporte menciona la cantidad


    de soportes asociados correctamente.
    2. CARGUE DE SOPORTES: DEVOLUCIÓN

    Se realiza el cargue del acta de devolución y solo se habilita cuando


    se marca la opción Reingreso en la pestaña de Registro.

    Debe nombrarse: NumeroFactura_DEV. Ejemplo RF123_DEV.

    Recuerde que la opción de reingresos:

    Solo aplica para prestador Natural


    Se habilita entre el 11 y el 15 de cada mes se habilita para realizar
    el reingreso de sus facturas

    El resultado del cargue del soporte menciona la


    cantidad de soportes asociados correctamente.
    2. CARGUE DE SOPORTES: ACTAS

    Debe dar clic en Asociar para seleccionar las facturas a radicar y


    luego en Generar Acta.

    Adicional cuenta con los siguientes botones.

    Puede seleccionar masivamente las facturas


    que va a radicar.
    Para eliminar la factura y soportes
    cargados en caso de
    requerirlo.

    Para buscar la factura cargada


    2. CARGUE DE SOPORTES: ACTAS

    Resultado del proceso:

    Se visualizará un PDF donde se relaciona las


    facturas cargadas:

    Se observará la imagen de la primera página


    de la factura cargada, indicando si fue exitoso
    y la cantidad de soportes.

    Las facturas que no se cargan exitosamente


    serán mostradas al final detallando los motivos
    de las fallas.

    Todos los soportes cargados por Seguridad de


    la información quedarán con la marca de agua
    y fecha de cargue.
    3. INFORMACIÓN ADICIONAL
    Este mensaje se genera
    cuando se marca el check box
    de Re-Ingreso.

    Este mensaje se genera


    cuando se marca el check box
    de Pila.

    Aquí se debe revisar que la


    cantidad de facturas cargadas
    coincidan con lo ingresado en la
    pestaña de Registro.

    Este mensaje se genera cuando


    no se ha diligenciado el registro y
    se cargan facturas.

    Este mensaje hace referencia a


    que el nombre del archivo no
    cumple la estructura establecida
    para su cargue.
    3. INFORMACIÓN ADICIONAL
    Este mensaje hace referencia a que el
    n o m b re del archivo de RIPS no
    cumple la estructura establecida para
    su cargue.

    Este mensaje se presenta


    cuando se n o m b ra el archivo
    con el mismo consecutivo

    Este mensaje se genera para


    informar que el archivo ya está
    cargado.

    Este mensaje se habilitará cuando


    se intente cargar el m i sm o archivo e
    igual n o m b ra m ie n to en el instante
    de la radicación.
    Este mensaje se presenta
    cuando el archivo PDF se
    encuentra dañado o corrupto.

    Este mensaje se genera


    cuando la factura ya ha sido
    ingresada a la plataforma.
    Este mensaje se puede presentar
    cuando los soportes contienen
    contraseñas diferentes al n ú m e ro
    de d o cu m e n to del prestador y no
    se p o d rá n visualizar.
    Este mensaje se presenta
    cuando se cargan se intenta
    cargar m á s de un archivo de
    RIPS.

    Este mensaje se presenta para


    informar que el archivo ya fue
    cargado con anterioridad
    3. INFORMACIÓN ADICIONAL

    El nombre de cada archivo relación debe ser diferente para cada cargue.

    El peso máximo de las imágenes establecido es parametrizado por unidad de negocio valor por defecto
    110 MB, es decir 112640 KB.

    Los archivos que contengan contraseñas deben ser iguales al número de documento del prestador para
    que ser cargados.

    Los soportes no deben tener las siguientes denominaciones: pdf.pdf, pdf.tiff., pdf.tif.,tiff.tiff ó tif.tif.

    Cualquier duda e inquietud respecto al proceso de radicación digital será atendida por la mesa de
    soporte de activa en Bogotá: PBX. (1) 742 7695 EXT. 601 y 602 en horario Lunes a Viernes de 7am a
    5pm

    Frente a otras inquietudes comuníquese con la Mesa de ayuda al prestador Tel: 4867000 o Línea
    nacional: 01 8000 964 848.
    Gracias

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