Manual Compras

TABLAS
CREAR DEPÓSITOS
1.-Para crear nuevos Depósitos de medicación se ingresa en la función COT-Compras Tablas,
grupo 100-Tablas, programa 102-Depósitos.

2.-Se ingresa en la Tabla de Depósitos para verificar cuál es el último número de Depósito creado,
presionando la tecla F8 o el botón con el dibujo de unos Binoculares (en el ejemplo, el último
número de Depósito creado es el 48).

3.-Se crea el nuevo Depósito con el código numérico correlativo al último creado (en el ejemplo, es
el Depósito número 49) y se presiona la tecla Tabulador para activar el resto de los campos a
completar.
En el campo Descripción, se escribe el nombre que se le dará al Depósito.
4.-Se completan los siguientes campos, buscando las opciones disponibles en las tablas
correspondientes, presionando el botón F2 o el botón con el dibujo de una Lupa:
-Responsable 1: el Jefe o Coordinador del sector que administra el stock del depósito
-Servicio: servicio al que pertenece el sector en el que cual se encuentra el Depósito.
El resto de los campos quedan tal cual aparecen.

5.-Se graban los datos del Depósito presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo de un Disquete
Rojo.
CREACIÓN DE ÍTEMS
1.-Para crear nuevos ítems se ingresa en la función COT-Compras Tablas, grupo 100-Tablas,
programa 107-Ítems.

2.-El primer campo a completar es Código, donde se escribe el código alfanumérico que va a
designar al ítem a crear.
El Código es el único dato que no se puede corregir ni modificar del Ítem, por lo tanto los
Códigos deben estar previamente escogidos y organizados, y se debe ser consistente en su
utilización.
Una vez escrito el Código, se presiona la tecla Tabulador para habilitar los demás campos.

3.-En el campo Descripción se escribe el nombre del Ítem, con tantos caracteres como sea
necesario para diferenciarlo a simple vista de otros Ítems parecidos.

4.-En el campo Genérico se repite el código del ítem

En el campo Clase se escribe la opción que corresponda:
*DES: descartables
*LIB: librería (cartuchos, toner y papel)
*OFI: elementos de oficina (todo lo demás).
5.-En caso de decidir que todas las compras y entregas se van a registrar en el sistema por unidad,
en los campos Factor divisor y Factor Divisor de compras, se indica la cantidad 1.
El campo Tiene vencimiento queda tal cual está, en la opción Nunca.
En el campo Inventariable se selecciona la opción Si.

6.-En el campo Activo se selecciona la opción Si.

7.-En el campo Cuenta/Subcuenta se seleccionan la opción que corresponda:

*1420000001-DESCARTABLE EN GENERAL
*1420000002-PAPELERÍA EN GENERAL
*1420000003-ELEMENTOS DE OFICINA

8.-Los demás campos quedan tal cual aparecen.

9.-Se graba el nuevo Ítem presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo de un Disquete Rojo.
OPERACIONES
ORDEN DE COMPRA
PASO I – ENCABEZADO DE LA ORDEN DE COMPRA
1.-Para realizar las Órdenes de Compra de medicamentos se ingresa en la función COM-
Compras, grupo 100-Compras, programa 101-Órdenes de compras.

2.-Los primeros datos se deben completar de la siguiente forma:

*Origen de Facturación: P.
*Concepto: OC-Orden de Compra
Al presionar la tecla Tabulador en el campo Concepto, el sistema brinda el próximo número
correlativo de la Orden de Compra de Farmacia.

3.-A continuación se cargan los datos que corresponden al encabezado de la Orden de Compra.
*Proveedor: presionando la tecla F2 o el botón con el dibujo de una Lupa, se busca en la
Tabla de Proveedores al distribuidor al que se le realizará el pedido de medicación; si se conoce el
código del mismo, se lo puede escribir directamente en el campo correspondiente.
*Condición de pago: dado que las condiciones de pago las pacta el Proveedor con el sector de
Tesorería de la clínica, en este campo se selecciona siempre la opción CC-Cuenta Corriente.
*Lista de precios: se selecciona la opción CP-Lista de precios Compras.
*Vencimiento: si el pedido tiene una fecha de vencimiento a partir de la cual queda anulada, se
la coloca en este campo; no es un campo obligatorio, por lo que puede quedar en blanco.
*Fecha de entrega: por default, tiene seteado un mes, pero se puede modificar la fecha.
Una vez completados los campos necesarios, se graban los datos y se pasa a la próxima pantalla
presionando el botón con el dibujo de una Tilde Roja.
PASO II – ITEMS POR PROVEEDOR
1.-El Tipo de ítem a solicitar está establecido por default como Medicamentos
Para seleccionar el ítem, se busca en la Tabla de Ítems presionando la tecla F2 o el botón con
el dibujo de una Lupa; si ya se conoce el código, se lo puede escribir directamente en el campo
correspondiente.

2.-Si el ítem no está aún relacionado con ningún Proveedor, aparecerá un ventana de Notificación
que comunique dicha situación.
Para relacionar el ítem seleccionado con el Proveedor a quien se dirige la Orden de compra,
se presiona el botón Carga de ítems por proveedor, que está ubicado sobre el botón con el dibujo
de una Lupa.

3.-Se accede a la pantalla del programa Ítems por proveedor, en la que ya están cargados los datos
ingresados en los pasos anteriores:
*Proveedor
*Tipo
*Tipo de registro: las opciones que se pueden seleccionar son Ítem, Clase/Subclase y Clase.
El Tipo de registro que se utilice depende de las divisiones internas y agrupaciones que se quieran
obtener luego al listar las compras.
*Código
4.-Al presionar la tecla Tabulador en el campo Código, se habilitan los campos ubicados en la
mitad inferior de la pantalla:
*Status: se deja establecida la opción Activo
*Posición de IVA: hay tres Posiciones de IVA que se pueden seleccionar:
-0: para los ítems gravados al 21%
-5: para los ítems gravados al 0%
-8: para los ítems gravados al 10,5%
Una vez cargados los datos necesarios, se graba presionando la tecla F5 o el botón con el
dibujo de un Disquete Rojo.
PASO III – CARGA DE CANTIDADES
1.-Una vez que el ítem está relacionado con el Proveedor, el sistema permite la carga del resto de la
Orden de compra.
Se deben cargar las siguientes cantidades:
-A comprar: la cantidad de cajas de las que consta el pedido.
-Precio: el valor de cada caja.
-Envase: la cantidad de unidades que contiene cada caja.
-Mínimo: cantidad mínima de compra (se lo deja tal cual está, en 1).
Se confirma la línea presionando el botón con el dibujo de una Tilde Roja.

2.-A partir de la primera línea confirmada, en cualquier momento se puede presionar el botón
Importe O.C., ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla, que mostrará el importe del
pedido hasta ese momento, multiplicando la cantidad de cajas pedidas por el precio de cada caja y
sumando los resultados.
3.-Se cargan todos los ítems necesarios para llenar la Orden de compra al Proveedor, repitiendo
cada vez el mismo procedimiento.
Una vez cargados todos los datos, se graba presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo de
un Disquete Rojo.
El sistema mostrará una ventana de Impresión. Una vez seleccionada la opción elegida (Disco,
Impresora, E-Mail), se presiona la tecla F5 o el botón con el dibujo de una Impresora.

NOTA: Cuando se solicita a un Proveedor por segunda vez un ítem solicitado anteriormente, el
sistema propone las mismas cantidades que las ingresadas en la Orden de Compra anterior. Las
mismas pueden modificarse sin ninguna dificultad.
RECEPCION DE ITEMS NO INVENTARIABLES
1.-Para recepcionar los ítems no inventariables se ingresa en la función COM-Compras, Grupo 100-
Compras, programa 113-Recepción de No Inventariables.
Por el momento, los únicos dos ítems No Inventariables que existen son el FLETE y el
SEGURO de los envíos de mercadería.

2.-Se ingresan los datos de la Orden de Compra cuyos ítems no inventariables se van a recepcionar.
El Origen de Facturación es P (es el único que existe por el momento).
En Concepto y Número se ingresan los datos de la Orden de compra (en el ejemplo, se trata de
la OC-394).

3.-Al presionar la tecla Tabulador se cargan los datos de la Orden de Compra.

4.-En el espacio inferior se cargan todos los ítems a recepcionar, tanto los que deben ingresar al
stock como los No Invetariables.
Se selecciona el ítem No Inventariable colocando el cursor sobre él. La columna Cantidad
recibida debe estar vacía (en 0.00).
5.-Una vez seleccionado el ítem No Inventariable, en el campo Cantidad a recibir se ingresa el
número 1 y se carga la cantidad presionando el botón con el dibujo de una Tilde roja.

6.-En la columna Cantidad Recibida aparecerá la cantidad 1.00.

7.-Se graba la Recepción del ítem No Invetariable presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo
de un Disquete rojo.

NOTA: Si se ingresa en el programa y la Cantidad recibida figura en 1.00, eso significa que el ítem
ya fue recepcionado y no se le debe recepcionar de nuevo.

NOTA: Los ítems No Inventariables se deben recepcionar antes que los ítems que ingresan al Stock.
De otra forma, en Depósito no podrá realizar la Entrada de stock por Ingreso de mercadería.
FINALIZACIÓN DE ÍTEMS DE ÓRDENES DE COMPRA
1.-Para indicarle al sistema que ya no se recibirá el remanente de una Orden de Compra de la cual
no se ha recibo la mercadería completa, se ingresa en la función COM-Compras, grupo 100-
Compras, programa 107-Finalización de ítems de OC.

2.-En el campo Origen se escribe el origen P, que es el único Origen de Facturación de la clínica.
En Concepto y Número se escriben los datos de la Orden de compra cuyos ítems
incompletos se desea finalizar. Al presionar la tecla Tabulador en el campo Número, se cargan los
datos de la Orden de compra en color azul.

3.-En la parte inferior de la pantalla se cargan las cantidades de la Orden de compra que estén
cumplidas de forma parcial o sin cumplir, es decir, la mercadería de la que se recibió sólo una parte
por sistema y la mercadería de la que no se recibió nada. La mercadería completamente recibida por
sistema no aparece en este programa.
En la columna Cantidad aparece la cantidad de ítems solicitados (en el ejemplo, son 100
unidades).
En la columna Cantidad recibida aparece la cantidad de ítems recibidos por sistema (en el
ejemplo, son 90 unidades).
Se ubica el Cursor sobre la línea del ítem que se quiere finalizar y se presiona el botón con el
dibujo de Un asterisco rojo (para marcar todas las líneas, en el caso de haber varias, se presiona el
botón con el dibujo de Dos asteriscos rojos).
4.-Las líneas con ítems a finalizar quedan marcados con un asterisco (*).
No es necesario hacer la cuenta para saber cuántos ítems se deben finalizar ni ingresarlos
manualmente, el sistema finaliza todo lo que esté incompleto.

5.-Se graba la finalización de los ítem presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo de un
Disquete Rojo.

6.-Aparece la pantalla Comentarios de modificación, donde se puede escribir algún comentario.

Se graba el comentario, o se cierra la pantalla sin escribir nada, presionando la tecla F5 o el
botón con el dibujo de una Tilde Verde.
LISTADOS
LISTADO DE ORDENES DE COMPRA
1.-Para generar un Listado de Ordenes de Compra se ingresa en la función COM-Compras,
grupo 100-Compras, programa 103-Listado de ordenes de compra.

2.-El Orden pueden ser por Proveedor (ordenado alfabéticamente por código de identificación),
por el Número de la Orden de compra o por Ítem (es decir, por medicamento, ordenados
alfabéticamente por código de identificación).
Los campos Desde y Hasta origen se pueden dejar tal cual aparecen o se pueden ingresar el
Origen de facturación “P”, que es el único que existe por el momento.
Si de desea consultar todas las Órdenes de compra realizadas en un período de tiempo dado,
sin importar de qué proveedor se trate, se dejan los campos Desde y Hasta proveedor tal como
aparecen.
Si se desea consultar las Órdenes de compra de un Proveedor en particular, se escribe su
código en los campos Desde y Hasta proveedor o, en el caso de no conocer el código, se lo busca
en la Tabla de proveedores presionando la tecla F2 o el botón con el dibujo de una Lupa en el
campo Desde proveedor, y luego se presiona la tecla Tabulador para igualar los campos.

3.-En los campos Fecha (desde y hasta, aunque no lo diga) se ingresan las fechas entre las que
pueden haberse realizado las Órdenes de compra que se desea consultar.
En los campos Fecha de entrega y Fecha de carga, el espacio inicial (desde) se puede dejar en
blanco para que el sistema tome en cuenta todas las órdenes realizadas. En el segundo espacio
(hasta) se puede dejar la fecha tal cual aparece o escribir una fecha lejana. Esto se hace así para que
el sistema tome en cuenta cualquier Orden de compra cargada con un fecha errónea, ya sea hacia
adelante o hacia atrás.
4.-El campo Estado de mercadería se puede seleccionar la opción Todas, para listar todas las
Órdenes de compra, sin importar si el pedido fue o no recibido.
La Salida puede hacerse por Pantalla, a Impresora, a Disco o a Archivo (en formato .csv,
compatible con una Hoja de cálculo o Excel).
Para generar el reporte se presiona la tecla F5 o el botón con el dibujo de una Impresora.

5.-Si en el campo Estado de mercadería se selecciona la opción Pendientes, se listan las Órdenes
de compra que no han sido recibidas por sistema.
Hay dos casos posibles:
*la orden puede estar cumplida Pacialmente; en ese caso las columnas Cantidad (solicitada) y
Cantidad recibida no coinciden (en el ejemplo, se recibieron 50 unidades de Telebrix cuando se
habían pedido 76 unidades); o
*la orden puede estar completamente incumplida (en ese caso, en la columna Cantidad
recibida, todos los ítems figurarán en 0).
6.-Si en el campo Estado de mercadería se selecciona la opción Cumplidas, se listan las Órdenes
de compra que han sido completamente recibidas por sistema.
Las columnas Cantidad (solicitada) y Cantidad recibida deben coincidir, ya que se recibió el
total de los ítems pedidos.
LISTADO DE COMPRAS
1.-Para rastrear Órdenes de compra o Facturas que puedan haber sido relacionadas de manera
incorrecta, se debe ingresar en la función COM-Compras, grupo 100-Compras, programa 106-
Listado de compras.

2.-En los campos Desde y Hasta Proveedor se busca al Proveedor cuya Factura u Orden de
compra que se está rastreando.
En los campos Desde y Hasta Fecha se ingresan las fechas con las que quedaron registrados
los movimientos.
En los campos Desde y Hasta Fecha de carga se ingresan las fecha en las que se registraron
los movimientos.

3.-Se genera el reporte presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo de una Impresora.
4.-En el listado se pueden visualizar los números de Facturas y las Órdenes de compra a las que
corresponden.
Si la Factura no está relacionada con ninguna Orden de compra, el campo aparecerá en
blanco.
DEPÓSITO
INGRESO DE STOCK CON ORDEN DE COMPRA
1.-Para realizar el Ingreso de la medicación que ha sido solicitada mediante una Orden de compra,
se ingresa en el mismo programa en el que se realiza el ingreso de medicación de forma manual, es
decir, en la función COM-Compras de farmacia, grupo 300-Movimientos, programa 301-Entrada
de stock.

2.-La pantalla está dividida en dos partes.

Los datos que se ingresan en la mitad superior de la pantalla son los mismos que se vienen
ingresando hasta el momento:
*Depósito: 100-Depósito Compras
*Concepto: IN-Ingreso de mercadería
*Número: el sistema brinda el número correlativo siguiente al último utilizado
*Responsable: se carga automáticamente el responsable asociado a cada Depósito
*Fecha: la fecha actual del sistema
Una vez completados los campos necesarios, se cargan los datos y se habilita para escritura la
mitad inferior de la pantalla, presionando el botón con el dibujo de una Tilde Roja.
3.-Para realizar la recepción de la medicación pedida mediante una Orden de compra, se presiona
el botón Ordenes de compra.

4.-Se abre una pantalla en la que se ingresan los datos del proveedor:
*Origen de facturación: P
*Proveedor: se busca al proveedor en la Tabla de Proveedores presionando la tecla F2 o el
botón con el dibujo de una Lupa.
Se habilitan los campos siguientes presionando el botón con el dibujo de una Tilde Roja.

5.-Los siguientes campos a llenar son:

*Concepto: OC-Orden de compra
*Número: el número de la Orden de compra. Si no se conoce el número, se puede ingresar a
buscarlo en la Tabla de Ordenes de compra de farmacia del Proveedor, presionando la tecla F2 o
el botón con el dibujo de una Lupa; dentro de la Tabla, los registros están ordenados por número de
Orden de compra y por fecha.
Para confirmar la línea con los datos de la Orden de compra, se presiona el botón con el
dibujo de una Tilde Roja.
Se puede cargar más de una Orden de compra en cada Ingreso de stock.
6.-Una vez cargados los datos de la/s Orden/es de compra, se cargan los ítems que componen la
misma presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo de una Tilde Verde.

7.-El sistema regresa a la pantalla anterior, donde aparecerán ya cargados los datos de la Orden de
compra.
Se los confirma presionando el botón con el dibujo de una Tilde Roja ubicado en el extremo
inferior derecho de la pantalla.

8.-Se abre la ventana de carga de ítems, donde usualmente se selecciona la medicación a ingresar,
con la diferencia de que ya vienen cargados todos los ítems que conforman la/s Orden/es de
compra que fue/ron levantada/s del sistema.
Cada ítem tiene asociada la cantidad que figura en la Orden de compra expresada en unidades,
es decir que la cantidad corresponde al número de cajas pedidas multiplicado por las unidades que
contiene cada caja.

9.-Se completa el campo Cantidad recibida, que debería coincidir con la Cantidad solicitada en la
Orden de compra.
Si la Cantidad recibida es menor, el resto de la compra solicitada quedará pendiente.
Si se intenta ingresar una Cantidad recibida mayor a la Cantidad solicitada, el sistema no
permitirá realizar la carga.
Se valida la línea presionando el botón con el dibujo de una Tilde Roja.
10.-Ubicando el Cursor sobre cada línea, se visualiza el precio de compra (Precio de valorización
de stock) y la Orden de compra a la que pertenece la medicación recibida.

NOTA: el Precio de valorización no aparece, puede ser porque no hay una actualización de precios
como en Farmacia.

11.-Se graba el Ingreso de stock presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo de un Disquete
Rojo.
SALIDA DE STOCK
1.-Para realizar el egreso de medicación se ingresa en la función COM-Compras, grupo 400-
Movimientos, desde el programa 402-Salida de Stock.

2.-Desde las tablas correspondientes, a las que se ingresa presionando la tecla F2 o el botón con el
dibujo de una Lupa en cada campo, se busca el Depósito al cual se envía medicación y el
Responsable del mismo.
El Concepto utilizado es EG-Egreso por consumo de servicio.
El Número de comprobante y la Fecha las da el sistema.
Una vez completos todos los campos, se pasa a la siguiente pantalla presionando la tecla F5 o
el botón con el dibujo de una Tilde Roja.
3.-La carga de Ítems es igual a la que se realiza para el Ingreso de mercadería, todas las pantallas y
la forma de confirmar las líneas sucesivas son iguales, con la única salvedad de que no se pide
establecer una Fecha de vencimiento.

4.-Una vez terminada la carga de la medicación que se envía a las distintos Depósitos, se confirma
la operación presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo de un Disquete Rojo.

5.-Finalmente, el sistema da la opción de Imprimir un comprobante.

LISTADO DE MOVIMIENTOS

1.-Para generar un reporte de los movimientos de stock de los distintos Depósitos, se ingresa en la
función COM-Compras, grupo 400-Movimientos, programa 403-Listado de movimientos.

2.-En los campos Desde y Hasta Depósito, se ingresa el depósito de origen.

Si se desea listar las salidas de medicación desde Compras hacia los distintos depósitos, en
ambos campos se ingresa el Depósito 100.

3.-Si se desea listar las salidas hacia un depósito en particular, se ingresa el número del mismo en
los campos Desde y Hasta Depósito de destino.
Si se desean listar todas las salidas, para después poder filtrar en el archivo resultante, se dejan
los campos tal cual aparecen.

4.-En el campo Tipo de ítem, se seleccionan las opciones Descartables u Otros ítems, que son los
tipos de mercadería que se registran desde el sector de Compras.

5.-En el campo Tipo de movimiento se puede seleccionar: Entrada, Salida o Todos.

En los campos Fechas de movimiento, se ingresan las fechas entre las cuales se desea realizar
la consulta (por ejemplo, desde el día 1º al último de un mes dado).
A menos que se desee consultar los consumos de un paciente en particular, los campos Desde y
Hasta Pacientes se dejan tal cual aparecen.
Si lo que interesa es la fecha del movimiento en sí, y no cuándo fueron cargados en el sistema,
los campos Desde y Hasta Fecha de carga se dejan tal cual aparecen.
6.-Si se desea consultar todos los movimientos individualmente, se establece el Nivel de detalle en
la opción Detalle.
Si se desea consultar sólo las cantidades totales de los movimientos, se establece el Nivel de
detalle en la opción Totales.

7.-Para un mejor manejo de la información, es recomendable establecer la Salida a Archivo.

8.-Se genera el reporte presionando la tecla F5 o el botón con el dibujo de una Impresora.
22-06-22 – Agregado Recepción de ítems no inventariables.