Ensayo Importancia de Los Archivos

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Introducción.
Los archivos son importantes porque son la parte fundamental dentro de una empresa, ya que sin
estos no habría historia, ni mucho menos memoria, siendo estos los grandes testigos de
situaciones pasadas como a la hora de tomar decisiones futuras.
Ahora bien, al respondernos del ¿Por qué son importantes los archivos? Podemos responder que
estos son los encargados de recopilar, conservar y difundir información registrada, generada o
recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
Esta información puede estar registrada en documentos sobre papel o cualquier otro soporte:
medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, discos de computadora, fotografías,
fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.
Sustentación.
Los archivos son material de gran importancia pues tienen un gran valor para la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de
la cultura y la consolidación de la identidad nacional. La función de estos es servir de memoria que
al pasar el tiempo se vuelven más importantes a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien
organizados no se tendrán que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso,
confusión y, en general, una deficiente administración.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las
civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos
organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las
personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad).
También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha
documentación privada.
En los últimos tiempos, el uso de la tecnología en los archivos le brindan la posibilidad de

automatizar los procesos en ellos, como también es su difusión. Sirviéndole como soportes de
conservación más no de sustitución de los documentos.
Cualidades de los archivos:
 Económicos: Son aquellos que ahorra costos y sus derivados del tiempo y en el personal
empleado en las búsquedas de documentación.
 Simples: Se identifican por el contenido de la información y la búsqueda de manera
sencilla de esta.
 Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
 Exactos: Su clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
 Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Clases de Archivos según su uso:
 Activo.
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la
información fecha,
creación u modificación. Son considerados importantes.
 Semiactivo.
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de forma
frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos
no
resultan de observancia cotidiana.
 Histórico o permanente.
Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo inactivo,

porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la
historia o la cultura de un país.
Por su organización en:
 Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir,
sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos
son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
 Descentralizada: Archivos que permiten que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo
responsable de la seguridad y comunicación de estos.
 Descentralizado con control central: Son aquellos archivos que contienen la

combinación de los dos sistemas anteriores, donde el trámite de la documentación
está centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que
cada correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse
en el archivo central.
Según su ciclo vital:
 De gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a

consulta administrativa por toda la organización.
 Central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes

archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente,
pero siguen en vigencia.
 Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central
al archivo de conservación permanente.
Categorización de los archivos: estos están clasificados así:
 Archivo general del distrito.

 Archivo general del municipio.
 Archivo general del departamento.
 Archivo general de la nación.
En la actualidad las Herramientas informáticas ayudan para la búsqueda de archivos, lo que genera
que el uso y manejo de los archivos se hagan de manera fácil, eficaz y eficiente. Eso si sin minorizar
aquellos archivos que están plasmados en papel.
Conclusión:
Archivar sirve para gestionar, clasificar y ordenar una serie de documentos que son necesarios
dentro de una organización, ayuda a conservar información, por ello es de vital importancia, pues
son ellos los que garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente, permitiéndonos
gestionar los documentos desde su nacimiento para preservar su valor y significado.

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En los últimos tiempos, el uso de la tecnología en los archivos le brindan la posibilidad de

Cualidades de los archivos:

Clases de Archivos según su uso:

creación u modificación. Son considerados importantes.

resultan de observancia cotidiana.

Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo inactivo,

Por su organización en:

 Descentralizada: Archivos que permiten que cada departamento maneje su propio

 Descentralizado con control central: Son aquellos archivos que contienen la

 De gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a

 Central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes

Categorización de los archivos: estos están clasificados así:

 Archivo general del distrito.

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