COMUNICACIÓN INTERNA Código: PE-02-02-F2

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Circular N° 003 de 2024

CONTRATISTAS DE SECRETARIA DE EQUIDAD DE GENERO DEL MUNICIPIO DE

PARA:
CUCUTA.
PATRICIA RIOS CUELLAR- KELLY REYES MONTALVO - SECRETARIA DE EQUIDAD DE
DE:
GENERO
ASUNTO: TRAMITE DE REVISION DE CUENTAS DE COBRO
FECHA: San José de Cúcuta, 24 de Mayo de 2024

Cordial saludo,

Comedidamente les informo sobre el proceso interno de revisión de cuentas llevado a cabo por la
Secretaría de Equidad de Género:

1. Enviar el acta de pago, el informe de cumplimiento, anexo de evidencias, pago de seguridad social
(planilla completa), certificación juramentada de retención en la fuente, pdf de la bolsa de
empleo con prestador la alcaldía, acta de inicio, contrato, certificación de cuenta bancaria,
certificación del banco de proyectos, CDP, RP, RUT, fotocopia de la cedula y designación del
supervisor, al correo electrónico: cuentasequidaddegenero@gmail.com.
- El nombre de los documentos debe ir en mayúscula.
- Los archivos deben tener el nombre del archivo correspondiente y el nombre del contratista.
Ejemplo:
 ACTA DE INICIO LEIDY TRUJILLO
 RUT LEIDY TRUJILLO
 CEDULA LEIDY TRUJILLO
 CDP LEIDY TRUJILLO
 RP LEIDY TRUJILLO
 CERTIFICADO BANCARIO LEIDY TRUJILLO
 CONTRATO LEIDY TRUJILLO
- Para el caso del acta y el informe los archivos deben tener el nombre del archivo
correspondiente, número de pago y el nombre del contratista:
 ACTA DE PAGO 3 LEIDY TRUJILLO
 INFORME DE CUMPLIMIENTO PAGO 3 LEIDY TRUJILLO
 SEGURIDAD SOCIAL PAGO 3 LEIDY TRUJILLO
 COMPROBANTE DE EGRESO 2 LEIDY TRUJILLO
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A partir de la segunda cuenta, por favor solo se debe enviar el acta de pago, el informe de
cumplimiento, anexo de evidencias, pago de seguridad social (planilla completa), certificación
juramentada de retención en la fuente, acta de inicio, comprobante de egreso y designación del
supervisor al correo electrónico cuentasequidaddegenero@gmail.com.

En el asunto del correo, por favor incluir el nombre del contratista, número de cuenta y el número
de contrato, tal como se muestra a continuación.

2. Una vez verificada y validada la información anterior, en un plazo máximo de 2 días hábiles, se le
informará vía correo electrónico si es necesario corregir o adjuntar algún formato, o si puede
proceder a imprimir el informe de cumplimiento con sus respectivas evidencias y el acta de pago
para obtener las firmas correspondientes.

En caso de requerir correcciones, estas deberán ser realizadas y enviadas nuevamente al correo
electrónico cuentasequidaddegenero@gmail.com, una vez subsanadas, se le informará sobre su
validez en un plazo de 1 día hábil para proceder a la impresión proceder a imprimir el informe de
cumplimiento con sus respectivas evidencias y el acta de pago para obtener las firmas
correspondientes.
Nota: Para los contratos donde la supervisora es la doctora Kelly Reyes, adicional se enviara la
información al correo desde el correo de cuentasequidaddegenero@gmail.com al correo de
cuentasrentaciudadana@gmail.com , la documentación impresa deberá ser entregada a los
contratista Pedro Eduardo Acosta y/o Mónica Dávila, los cuales se encargaran de la firma de la
supervisora. Antes de entregar la documentación a la contratista Leidy Trujillo debera
encontrarse el visto bueno en todas las hojas de la doctora Kelly Reyes.

Las firmas correspondientes a la secretaria deberán ser solicitadas a través de la contratista Leidy
Trujillo, quien verificará toda la información y buscará la respectiva firma, según su
disponibilidad.
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3. Una vez completado lo anterior, se les indicara para que procedan a escanear los documentos
con las respectivas firmas y proceder con el trámite de radicación en la plataforma SIEP

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRARSE, CREAR CONTRATO Y GESTIÓN DE CUENTAS EN LA PLATAFORMA

DE SIEP

Las siguientes actividades se deben realizar una única vez para el procesamiento de pagos.
A. Ingresar a la ventanilla única a través de la página web
https://sgd.cucuta.gov.co/ventanillaunica/ven_sec_Login/ y acceder con su usuario que sería su
número de cedula y contraseña. En caso de no recordar la contraseña solicitar recuperar
contraseña y seguir indicaciones del correo electrónico.
B. Ingresar a la función de contratos y dar clic en nuevo contrato para posteriormente registrar la
información solicitada.
i. Tipo de contrato, Numero de contrato, Fecha inicial del contrato, Fecha final del
contrato, Numero de RP, Objeto del contrato, para esta información Ver acta de
inicio. Actividades Ver contrato.
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ii. Buscar en el listado de acuerdo al supervisor asignado

iii. Cargar los documentos que fueron enviados y validados en el correo de pago

Agregar el contrato
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PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE PAGOS EN LA PLATAFORMA DE SIEP

Las siguientes actividades se deben realizar para el registro de cada pago

A. Ingresar a intranet a través de la página web
https://sgd.cucuta.gov.co/ventanillaunica/ven_sec_Login/ y acceder con su usuario y
contraseña.
B. Ingresar a la función de contratos y dar clic en el signo de $ del contrato que se creó
anteriormente.
I. seleccionar la opción de nuevo.

II. Seleccionar el periodo (mes) y año correspondiente a la cuenta, el número de

pago que está efectuando y el número total de pagos dependiendo de su
contrato.

III. Cargar los documentos correspondientes a cada cuenta

- Acta de pago firmada
- Informe de cumplimiento firmada
- Planilla de seguridad social completa
- Otros anexos: Adjuntar certificación juramentada de retención en la fuente, la
bolsa de empleo con prestador la alcaldía, y solo a partir del segundo pago
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comprobante de egreso. (estos documentos deben estar unidos en un solo PDF).

Radicar y copiar el número que se generó de radicado

4. Una vez completado lo anterior, El contratista debe crear el pago en la plataforma SECOP II,
registrando el número de radicado que género en la plataforma de SIEP.

PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE PAGOS EN LA PLATAFORMA DE SECOP II

Las siguientes actividades se deben realizar para el registro de cada pago

A. Ingresar a SECOP II a través de la página web
https://community.secop.gov.co/STS/Users/Login/Index?SkinName=CCE y acceder con su
usuario y contraseña.
B. Entrar en la opción de “mis procesos” y seguidamente “mis contratos”
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C. Dar clic en detalle del contrato

D. Ingresar en el numeral 7, allí debe adjuntar la planilla de pago de la seguridad social y las
evidencias de las actividades.

E. Ingresar la información solicitada:

- Obligado a facturar electrónicamente (Marque no si no factura electrónicamente)
- Número de factura: El número de pago y el total de pagos, ejemplo 1 de 4
- Valor neto y valor total: El valor cobrado cada mes
- Número de radicación: El número de radicado que género en la plataforma de SIEP

F. Anexar planilla de seguridad social y documento de evidencias por separado

I. Anexar

II. Buscar y cargar documento

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III.

IV. Anexar y luego cerrar

V. Volver al paso I para cargar el otro documento

G. Validar la planilla de pago.

- Planilla: Numero de planilla
- Fecha de pago: Seleccionar la fecha en la que hizo el pago de la planilla
- Validar

H. Confirmar y enviar

Nota: En este punto 7, es necesario realizar el cargue del documento del banco de proyectos una única
vez para la primera cuenta.

5. Una vez radicada la cuenta en SIEP y cargado el pago en el Secop II se debe enviar el número de
radicado y numero de contrato a SEBASTIAN GIATSIDAKIS para que en un término de 1 día hábil
se realice la reasignación en Siep y cargar las actas en Secop II.
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6. En caso de ser devuelta la cuenta por algún error o por la falta de algún documento, deberán
contactar a SEBASTIAN GIATSIDAKIS con los documentos faltantes y/o corregidos, para que, en
el plazo de un día hábil, se proceda a cargar nuevamente y reasignar en plataforma.

nota aclaratoria 1: Es responsabilidad de cada contratista estar verificando en plataforma con el numero
de radicado el estado de su cuenta. Así como allegar en caso de ser necesario los documentos faltantes
y/o corregidos.
nota aclaratoria 2: El procedimiento anteriormente descrito es de estricto cumplimiento, agradecemos
acatar el paso a paso al pie de la letra, respetar los tiempos establecidos en aras de evitar posibles
inconvenientes.

Agradecemos la atención prestada,

Cordialmente,

PATRICIA RIOS CUELLAR KELLY TATIANA REYES MONTALVO

SECRETARIO DE DESPACHO SUPERVISOR
SECRETARIA DE EQUIDAD DE GENERO RENTA CIUDADANA/RENTA JOVEN

LEIDY JOHANNA TRUJILLO PRADO

Elaboró PROFESIONAL DE APOYO
Fecha de elaboración 23/05/2024
JUAN SEBASTIAN GIATSIDAKIS HADDAD
Revisó ASESOR JURIDICO EXTERNO.
Fecha de la revisión 24/05/2024
PATRICIA RIOS CUELLAR
SECRETARIO DE DESPACHO
Aprobó Fecha de la aprobación: 24/05/2024