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PASIVOS PENSIONALES DEL DEPARTAMENTO DEL META.

MODALIDAD DE GRADO – PRACTICA SOCIAL, EMPRESARIAL Y SOLIDARIA

DESARROLLADA EN LA GOBERNACION DEL META

ZURY GUARUPE BUSTAMANTE

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICA, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
VILLAVICENCIO – META
2017
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PASIVOS PENSIONALES DEL DEPARTAMENTO DEL META.

MODALIDAD DE GRADO – PRACTICA SOCIAL, EMPRESARIAL Y SOLIDARIA
DESARROLLADA EN LA GOBERNACION DEL META

ZURY GUARUPE BUSTAMANTE

Informe de trabajo de grado como requisito previo para optar al título de Contador Público

Asesora de la Práctica y Metodológica

JANETH LOZANO LOZANO

Contador Público

Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Finanzas Corporativas

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICA, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
VILLAVICENCIO – META
2017
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AUTORIDADES ACADEMICAS

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Directivos Nacionales

Maritza Rondón Rangel

Rectora

Directivos Sede Villavicencio

Dr. CESAR AUGUSTO PEREZ LONDOÑO

Director Sede Villavicencio

Dra. DORA NAVARRO QUINTERO

Decano Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables

Dra. EDNA RUTH AYALA MILLAN

Jefe de programa Contaduría Pública

Dra. JANETH LOZANO LOZANO

Asesora de la Práctica y Metodológica

diciembre de 2017

Villavicencio
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Doy gracias a Janeth Lozano Lozano

Zury Clarena Guarupe Bustamente

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Contenido

1. DESCRIPCIÓN ....................................................................................................................... 6
1.1 Resumen informativo ....................................................................................................... 6
1.2 Cumplimiento de los objetivos ......................................................................................... 8
1.3 Metodología ...................................................................................................................... 9
1.4 Resultados ....................................................................................................................... 10
1.4.1 Resultados del primer objetivo. .................................................................................... 10
1.4.2 Resultados del segundo objetivo ................................................................................... 11
1.4.3 Resultados del tercer objetivo ....................................................................................... 11
1.5 Aportes............................................................................................................................ 11
1.5.1 Aportes de la práctica a la empresa............................................................................... 11
1.5.2 Efectos socioculturales e impacto de calidad de vida, susceptibles de ................ 12
concretarse a corto, mediano y largo plazo en: ...................................................................... 12
1.6 Divulgación de los resultados ......................................................................................... 12
1.7 Referencias bibliográficas .............................................................................................. 16
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GUIA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO FINAL

DE PRACTICA PROFESIONAL

DESCRIPCIÓN
Resumen informativo

El presente informe tiene como finalidad dar a conocer los resultados del trabajo realizado por
los estudiantes en cumplimiento de la modalidad de grado practica social y solidaria, la cual se
desarrolló en el la gobernación del Meta.

La práctica social y solidaria se encuentra tipificada en el capítulo III del acuerdo 219 del 14 de
octubre de 2014 donde se describen las diferentes modalidades de grado avaladas por la
Universidad Cooperativa de Colombia.

Partiendo del convenio firmado por la universidad y la Gobernación del Meta, las practicas se
desarrollaron entre el 24 de febrero y el 10 de mayo de 2017 teniendo una duración de 336
horas.

Pregunta: ¿Cómo apropiar y soportar los procedimientos para la liquidación de las cuotas partes
pensionales para apoyo a la gestión administrativa y de control de la gobernación del Meta?

Justificación: Siendo la dependencia de Secretaria Administrativa – Oficina de Pasivos, uno de

los pilares fundamentales para cualquier entidad pública, es de vital interés salvaguardar
soportes que corroboren cada una de las actividades que se realizan en mencionada dependencia,
como lo son las liquidaciones de cuotas partes pensionales, estos soportes se tienen de forma
física y magnética, organizados alfabéticamente, donde cada pensionado o pensionados cuentan
con su expediente, en el cual reflejan toda su actividad laboral.

Como aprendiz ejercería el apoyo realizado en las respectivas liquidaciones correspondientes a

cuentas por cobrar, las cuales expide esta dependencia a distintos Departamentos, Municipios y
Entidades Gubernamentales. Logrando así cumplir a cabalidad con los objetivos propuestos por
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la entidad, garantizando información veraz y transparente, contribuyendo a la mejora de los

procesos requeridos en la ley.

Igualmente se apoyaría en validar y gestionar procesos para que se adelanten una gestión más
eficiente para que los pensionados puedan obtener de forma más pronta el derecho a su pensión.

La secretaria administrativa – Oficina de Pasivos, juntando conocimiento y disposición para la

construcción de un mejor país.

Resultados:

La práctica consistió en llevar acabo la liquidación de cuotas partes pensionales, actividad

fundamental del departamento de pensiones.

El trabajo permito aportar al funcionamiento ordenado de los procesos necesarios para la

liquidación de cuotas partes pensiones.

Como trabajo final se logró la actualización de datos a cabalidad (PASIVOCOL) teniendo en

cuenta que este objetivo es fundamental ya que a nivel nacional es requisito obligatorio
mantener la base de dato actualizada, también se logró agilizar las liquidaciones de los
pensionados activos evitando que se produjera retraso en los pagos.

Recomendaciones:

 Se recomienda a La Universidad Cooperativa de Colombia gestionar acuerdos con la

entidad, que garantice un espacio de trabajo adecuado al practicante ya que actualmente
el estudiante no cuenta con un espacio cómodo para realizar sus labores de trabajo,
haciendo que sea más complejo el propósito de cumplir con los objetivos propuestos en
pro del mejoramiento de los procesos.
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Conclusiones:

La práctica se finalizó de manera satisfactoria dando pleno cumplimiento al cronograma de

actividades.

Se logro la actualización general del PASIVOCOL y la liquidación de los periodos marzo, abril
y mayo de los pensionados activos.

El proceso de la práctica considero fue enriquecedor a mi desarrollo personal y profesional ya

que adquirí conocimientos fundamentales para aplicar al momento de desarrollar laboralmente
mi carrera.

Como trabajo final se realizó un aporte en la oficina de pasivos prestacionales del Meta.

Cumplimiento de los objetivos

OBJETIVOS ESPECIFICOS ACTIVIDAD
Calcular cuotas partes pensionales Calcular las cuotas partes pensionales, correspondiente a
pensionados que han laborado en distintas partes del
país, la gobernación del Meta por medio de la oficina de
pasivos prestacionales se encarga de generar las cuentas
por pagar a los municipios o departamentos
correspondientes.
Analizar novedades en nómina El análisis y actualización en nómina es una actividad
que se realiza cada vez que un pensionado fallece, y
posterior a la novedad se procede a la actualización de
nómina si este pensionado deja sustituto o no.
Actualizar base de datos Ingresar las historias laborales de los funcionarios
PASIVOCOL activos e inactivos ya pensionados, con el fin de tener
información actualizada, esto con el fin de elaborar los
cálculos actuariales de cada entidad territorial.
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Metodología
Teniendo presente que el objetivo de la práctica profesional es optimizar el rendimiento del
aprendizaje de los estudiantes, consolidando el logro de competencias, mediante el diseño un
trabajo practico en una empresa, la asesoría y acompañamiento a lo largo de todo el proceso de
prácticas ofrecido desde la Universidad y un jefe inmediato de la entidad en la cual se presta el
trabajo.

En este sentido, el trabajo se desarrolló dentro de un modelo de practica formativa como

metodología, entendida, tal y como plantea Hernández (1999) como un modelo didáctico para la
formación de profesionales de ayuda. Cuyo último sentido es ayudar al estudiante en prácticas a
desarrollar sus capacidades, competencias y habilidades para que pueda realizar mejor, las tareas
y funciones que se le asignen en el desarrollo de sus prácticas. Por lo tanto, desde esta
perspectiva la supervisión grupal es un espacio de aprendizaje en sí mismo y el marco adecuado
para el desarrollo y adquisición de ciertas competencias.

Las fases del trabajo se desarrollaron de la siguiente metodología y asesoría desde la

dependencia de la gobernación, teniendo presente que la secretaria administrativa (Oficina de
Pasivos) es la que da cumplimiento a sus actividades bajo la siguiente metodología:

Cada una de las actividades realizadas, fueron supervisadas por la doctora Tatiana Rojas
Rodríguez, quien es la jefa inmediata de la oficina, de esta manera se siguió el siguiente
cronograma de trabajo para dar cumplimiento a los objetivos.

Muestreo de los funcionarios próximos a pensionarse o prepensionados. Proyección de vida

laboral.

Muestreo de los fondos de pensiones a que pertenece a fin de verificar los requisitos de pensión,
vale decir semanas de cotización y edad para la ser acreedor de la misma.

Pasivo: cuotas partes entidades concurrentes.

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1. Separar expedientes correspondientes a pensionados activos e inactivos

2. Calcular cuotas partes entidades concurrentes
3. Identificar gestión documental

Cotejar la información que reposa en cada uno de los expedientes pensionales con la base de
datos que se registra, es decir para cada trámite administrativo que realiza mencionada
dependencia, se basa primordialmente en la información de los expedientes, que se tienen
salvaguardados en el edificio, este archivo guarda información de actividades actuales y
actividades pasadas, equivalentes a cinco años, tal cual como lo estipula la ley.

Realiza liquidaciones correspondientes a cuotas partes pensionales las cuales se clasifican en:

Cuentas por cobrar: son las que el departamento del Meta, a través de la secretaria administrativa
- oficina de pasivos, genera a los distintos departamentos, municipios y entidades para que
cumplan con sus obligaciones financieras.

Cuentas por cobrar: son las que el departamento del Meta ha de pagar a la entidad que solicite el
cumplimiento de la obligación.

Cabe resaltar que la dependencia en cuestión se encarga respectivamente de cobros persuasivos

ya que los coactivos corresponden al área de jurídica.

Resultados
1.4.1 Resultados del primer objetivo. Calcular cuotas partes pensionales.

Para el logro de este objetivo se utilizó el software SISACUOTAS el cual permite calcular las
cuotas pensionales, durante el periodo trabajado se logró calcular un total de 25 cuotas partes
pensionales, incluyendo las respectivas cuentas de cobro, a los departamentos municipios o
entidades correspondientes, esto con el fin de hacer efectiva legalmente el cobro por el valor
dado en la liquidación.
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1.4.2 Resultados del segundo objetivo Analizar novedades en nómina

Teniendo presente que en este aparte se buscaba que se validaran las novedades de nómina de
los pensionados que las reportan las familias y luego se hace actualiza la información para
validarlas y poder ajustar las liquidaciones de pensiones.
Las posibles novedades que se pueden presentar son:
 Que el pensionado fallezca y no deje beneficiarios de la pensión.
 Que el pensionado en estado de valides (vivo) decida otorgar la pensión a los hijos y
cónyuge.
Es de aclarar que durante el tiempo de la práctica no se `presentaron y/o hallaron novedades en
nómina.
1.4.3 Resultados del tercer objetivo Actualizar base de datos PASIVOCOL

En este objetivo se trabajó para actualizar la base de datos de PASIVOCOL, el cuales es realizar
una auditoria interna de cada uno de los expedientes de los pensionados y por medio de este se
logra obtener información de quienes están activos e inactivos.
Para lograr este objetivo fue necesario desplazarnos de la oficina la cual está ubicada en el
edificio de la gobernación, hasta el archivo departamental donde reposan los expedientes de los
pensionados, para esta tarea fue necesario distribuirnos el trabajo en parejas esto con el fin de
agilizar el proceso, el cual fue todo un éxito.
El logro se evidencio en la actualización de información correspondiente a 800 pensionados.
Aportes
1.5.1 Aportes de la práctica a la empresa.
Brindar apoyo en los procesos de liquidación, Mediante el software que liquida cuánto dinero se
debe entregar o le corresponde al pensionado (SISACUOTAS).
Se logró calcular un total de 25 cuotas partes pensionales generado así sus respectivas cuentas de
cobro, dirigidas al departamento, municipio o entidad donde el pensionado laboro. Cabe resaltar
que el proceso de liquidación se realiza a base de los expedientes de cada pensionado, labor que
requiere conocer y analizar la vida laboral del pensionado para generar la liquidación de manera
exitosa.
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Cotejar información registrada en base de datos frente a novedades que se pudiera presentar en
el periodo de trabajo, tales como información de nómina, libranzas, cuentas por cobrar.

Contribuir a la optimización del proceso de actualización correspondiente al aplicativo

PASIVOCOL, brindando los conocimientos de asistente administrativa.

1.5.2 Efectos socioculturales e impacto de calidad de vida, susceptibles de concretarse a

corto, mediano y largo plazo
Desde la oficina de pasivos prestacionales, se reflejó un alto nivel de compromiso, que se tiene
frente a los procesos, sean legales o pagos oportunos a pensionados, haciendo que los
beneficiarios de la pensión se sientan a gusto y protegidos por la ley, sin desconocer y estando
siempre a disposición de cualquier petición o queja que se puede presentar, para así mismo
gestionar una solución oportuna.
El apoyo del pasante se ve por medio de los beneficios que obtuvieron, no solo los 6
funcionarios de la dependencia sino también de los 800 pensionados a los cuales se les realizo la
actualización de datos.
Divulgación de los resultados
El día 23 de febrero de 2017 siendo las 8:00 am se lleva a cabo la primera reunión, entre el
órgano administrativo de la gobernación y universidad cooperativa de Colombia, dando paso a la
presentación oficial de los estudiantes de los programas administración de empresas y
contaduría.
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Apertura oficial de las practicas.

Foto: Portal informativo, Universidad Cooperativa de Colombia.

El día 24 de febrero de 2017 a las 8:00 a.m. llega la pasante a la oficina de pasivos
prestacionales, luego se realiza acto de presentación al equipo, posteriormente se hace la
asignación de las actividades a las cuales brindara apoyo.

Iniciando labores

Foto: Zury Guarupe Bustamante

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24 de febrero del presente año, se da inicio con la primera actividad asignada, capasitacion del
manejo del software, posteriormente se inicia con el proceso de liquidacion.

Liquidador cuotas partes pensionales.

Imagen: portal Google.

18 de abril del 2017, se da inicio al cumplimiento del objetivo correspondiente a la actualización

del aplicativo PASIVOCOL, siendo necesario ir hasta el archivo departamental para obtener los
expedientes requeridos.
Actualización PASIVOCOL exitosa

Foto: Zury Guarupe Bustamante

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El día 11 de mayo, en horas de la mañana se da inicio con la reunión final donde participa la
docente Janeth Lozano, la doctora Tatiana Rojas y la pasante Zury Guarupe.
En esta reunión de cierre de la práctica, la secretaria administrativa exalta el trabajo que,
realizado por la pasante, haciendo referencia al compromiso, responsabilidad y buena
disposición que mantuvo a lo largo de la práctica, haciendo que los procesos se agilizaran
beneficiando la parte administrativa y operativa.
Trabajo en equipo.

Foto: Zury Guarupe Bustamante

Terminación de la práctica.

Foto: Zury Guarupe Bustamante.

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El 12 de octubre se realizó la sustentación del trabajo realizado en la gobernación de Meta.

en
Sustentación.

Foto: Zury Guarupe Bustamante.

Referencias bibliográficas
Colombia, C. d. (30 de Marzo de 2017). Secretaria General del Senado . Obtenido de
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0100_1993.html

Hernández Aristu, J. (1999) La supervisión calidad de los servicios. Una oportunidad para los
profesionales de ayuda. Pamplona. Ediciones Eunate.

López, C. (2015). El Instituto de Seguros Sociales y la reforma a la seguridad social en

Colombia. Facultad Nacional de Salud Pública,, 22.