TC-HSEQ-05

PROCEDIMIENTO PARA EL
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CONTROL DE REGISTROS
REV.1 Abr./08

TECNICONTROL S.A.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

DOC. No: TC-HSEQ-05

Adecuación del sistema de archivo dado el

1 traslado de sede, Actualización cargo Doris López M Jorge Sierra René Pedraza Abr/08
Dirección de calidad y referencias
Emisión inicial del documento, separación
0 Sandra Medina Elba Bolívar Mario Bolívar Abr/07
del procedimiento de control de documentos

Rev.
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No.

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ÍNDICE

1. OBJETIVO ................................................................................................................3
2. ALCANCE.................................................................................................................3
3. REFERENCIAS ........................................................................................................3
4. DEFINICIONES.........................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES...........................................................................................4
6. PROCEDIMIENTO ....................................................................................................4
6.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS REGISTROS ..........................................................................4
6.2 DILIGENCIAMIENTO, ARCHIVO Y LEGIBILIDAD...............................................................5
6.3 RECUPERACIÓN, ALMACENAMIENTO, PROTECCIÓN Y TIEMPO DE RETENCIÓN. ................5
6.4 DISPOSICIÓN DE LOS REGISTROS ..............................................................................7
7. FORMATOS..............................................................................................................8

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1. OBJETIVO

Establecer los criterios para el control de los registros internos y externos

asociados a las actividades de los procesos del sistema de gestión Integral,
basados en los lineamientos de las normas NTC ISO 9001, NTC OHSAS
18001, NTC ISO 14001, NTC ISO IEC 17020 e ISO 26000, , NTC ISO 10002 y
otros aplicados en TECNICONTROL S.A.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe conocerse y aplicarse por el personal cuyas funciones

estén relacionadas con la generación y almacenamiento de registros, ya sea en la
sede administrativa o en cualquier proyecto de TECNICONTROL S.A.

3. REFERENCIAS

• NTC-ISO 9001. Sistema de gestión de la calidad – Requisitos

• NTC-OHSAS 18001 Sistema de gestión en seguridad y salud
ocupacional.
• NTC ISO 14001 Sistema de gestión ambiental
• TC-GG-00 Manual de Gestión Integral
• NTC-ISO-IEC 17020 Criterios Generales para la operación de varios
tipos de organismos de Inspección.
• ISO 26000 Responsabilidad social empresarial
• NTC – ISO 10002 Gestión de la calidad satisfacción del cliente.
Directrices para el manejo de quejas en las
Organizaciones

4. DEFINICIONES

• DNS: Sistema Nervioso Digital, software exclusivo de TECNICONTROL para

manejo de información y comunicaciones internas.
• TC: Abreviatura de TECNICONTROL S.A.
• SGI: Sigla utilizada para identificar el Sistema de Gestión Integral
• Registros del Sistema: Documentos que proporcionan resultados obtenidos
o evidencia de las actividades efectuadas. Estos pueden ser formatos
diligenciados, cartas, memorandos, actas, contratos, listas de chequeo
diligenciadas y otros. En general, son todos aquellos documentos

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resultantes de la aplicación de los procesos, procedimientos, instructivos y

especificaciones que evidencian su correcta aplicación y control.

• Archivo Activo: Es el que maneja cada proceso en la oficina donde se

produce, recibe y tramita la información.

• Archivo Inactivo: Es el archivo de los documentos o registros de cada

proceso o proyecto, donde llegan los documentos que han cumplido su
trámite o el tiempo de consulta periódica y que por razones de precaución
administrativa, operativa o a solicitud del cliente se han de conservar varios
años.

5. RESPONSABILIDADES

Todos los dueños de procesos, directores, coordinadores de proyectos de TC,

son responsables de la aplicación de este procedimiento.

6. PROCEDIMIENTO

6.1 Identificación de los registros

La identificación de los registros se realiza de acuerdo con las disposiciones

establecidas para la codificación en el procedimiento de control de
documentos. Los registros que no están codificados son identificados con el
nombre asignado.

También se identifican con el nombre o código si aplica, registros de origen

externo provenientes de clientes o proveedores que son relevantes para la
trazabilidad de la prestación del servicio.

Cada dueño del proceso, director o coordinador de proyecto designa el

responsable por el manejo de archivo y mantenimiento de los registros ya
sean internos o externos de cada proceso o proyecto. Esta persona mantiene
un listado actualizado de los registros generados por el proceso/proyecto
(formato RC-HSEQ-008), indicando para cada uno los siguientes aspectos:

a. Nombre del registro

b. Código (Sí aplica)
c. Tiempo de retención: Definición de tiempo de almacenamiento en el
archivo activo e inactivo especificando el tiempo que permanece, en
meses o en años según aplique. Para fijar el tiempo de retención tener en
cuenta:

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- Requisitos legales o reglamentarios

- Tiempo histórico con base en la periodicidad conocida de consulta
- Información contenida en los registros y relevancia de la información
para su conservación.
- Requisitos contractuales de los clientes

d. Disposición Final: Definición de la disposición del registro una vez ha

cumplidos los tiempos de retención definidos, las disposiciones pueden
ser:

- Desechar

- Conservación indefinida por tratarse de información histórica para la

empresa

- Digitalización o cualquier otro medio que se tenga para conservar la

información a través del tiempo.

6.2 Diligenciamiento, archivo y legibilidad.

Para asegurar la legilibilidad de los registros, tener en cuenta:

a. Ser diligenciados de manera clara, con el fin que sean entendidos

fácilmente.
b. Evitar tachones, enmendaduras y cualquier acción que pueda alterar la
legibilidad del mismo o su validez.
c. Todos los espacios o casillas establecidos en los formatos deben ser
diligenciadas sin excepción, cuando no sea necesario su diligenciamiento
se coloca no aplica (N/A).

6.3 Recuperación, almacenamiento, protección y tiempo de retención.

La disponibilidad o recuperación de los registros se asegura mediante la

correcta identificación y trazabilidad por parte del responsable de su
diligenciamiento y archivo durante el desarrollo de los servicios.

Mientras los registros permanezcan en archivo activo, la recuperación,

almacenamiento y protección son responsabilidad de cada usuario.

Una vez cumplido el tiempo de retención en la oficina ó finalizado un proyecto

(de acuerdo al RC-HSEQ-008) el dueño del proceso, director o coordinador

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de proyecto debe entregar los registros a conservar al Coordinador del

almacén debidamente embalados en cajas marcadas con su contenido según
el RC-HSEQ-009 “Organización archivo inactivo” ó en archivos magnéticos al
Ingeniero Jefe de sistemas, especificando el nombre del proceso al que
pertenece y la fecha de destrucción de dichos registros si aplica.

El lugar donde se almacenan los registros posee las características mínimas

que permiten su conservación, para evitar su deterioro y pérdida. El dueño del
proceso, director o coordinador de proyectos en ejecución es el responsable
de asignar el personal autorizado para retirar los registros de su sitio de
archivo. El tiempo de conservación de los informes generados por el
organismo de inspección de grúas debe ser de 10 años.

Para el caso de las historias clínicas, el responsable asignado asegura las

condiciones adecuadas de protección y confidencialidad de esta información.

Durante el almacenamiento de la información en el archivo inactivo, el

Coordinador de Almacén es el responsable por el control de éste, garantiza el
adecuado almacenamiento, protección y recuperación del mismo, mediante el
seguimiento al proveedor, en caso de que se requiera consultar información
de este archivo el préstamo es controlado por medio del formato RC-HSEQ-
004 “Préstamo de documentos para uso interno”.

El Coordinador de Almacén es quien con el apoyo de los responsables de la

custodia de los registros realiza seguimiento periódico al cumplimiento de los
tiempos de retención.

Cuando los proyectos han finalizado, la documentación es clasificada por el

responsable del manejo del archivo del proyecto y entregada a la dirección de
proyectos. La dirección de proyectos define las notas de restricción de la
información para su uso. Las responsabilidades por el almacenamiento y los
periodos de conservación de los documentos de los proyectos se definen en
la tabla No. 5:

TABLA No. 5
TIPO DE DOCUMENTO CONSERVADO POR Tiempo de CUSTODIO
conservación
NII, orden de servicio contrato, Control proyectos. Dueño de
actas y facturación Archivo inactivo 5 años Proceso de
Ejecución
del Servicio

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Apoyo logístico
Procedimientos, cartas, registros Vicepresidencia de
de campo ingeniería y proyectos, 5 años Dueño de
Vicepresidencia de Proceso de
Integridad y END, quien Ejecución
entrega en cajas con del Servicio
listado al Coordinador
del almacén.
Especificaciones, oferta y dossier Apoyo logístico
o informe final copia física Vicepresidencia de
ingeniería y proyectos, 5 años
Vicepresidencia de
Integridad y END, quien
entrega en cajas con
listado al Coordinador
del almacén.
Documentos desarrollados Dueño de
durante la prestación del servicio Proceso de
que se considere como Ejecución
documentos útiles para consulta del Servicio
en un futuro:
Pliegos de licitación
especificaciones, análisis de Original entregado a
precios, presupuestos, estudios, Sistemas 10 Años
planes ambientales, otros.
Se entregan en copia dura y/o
magnética.
Dossier o informe final (copia
electrónica)

Para proyectos el responsable por el manejo de archivo y mantenimiento de

los registros de cada proyecto elabora una lista de los registros internos en el
RC-HSEQ-008 “Listado de registros por Procesos/Proyecto”.

6.4 Disposición de los registros

Los registros se disponen en sitios accesibles para su consulta, debidamente

identificados y organizados, en forma tal que permitan su rápida ubicación, ya
sea en auditorias al SGI o en el desarrollo normal de las actividades.

En el momento en que se cumpla el tiempo estipulado de retención del

archivo inactivo, se procede a la disposición final definida, dejando un acta
con las acciones y aprobaciones por el dueño del proceso sobre la disposición
aplicada al registro.

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7. FORMATOS

RC-HSEQ-004 Préstamo de documentos para uso interno

RC-HSEQ-009 Organización archivo inactivo
RC-HSEQ-008 Listado de registros por Procesos/Proyecto

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