EVALUACION DE LOS METODOS Y EFICIENCIA ADMINISTRATIVA:

DEFINICION.- Es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la Empresa, de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo de RR.HH. y
materiales
PROPOSITO.- el objetivo es descubrir deficiencias o irregularidades en partes examinadas de la empresa y apuntar posibles soluciones correctivas para hacer una
administracin mas eficaz
FACTORES DE EVALUACION.- panorama econmico, estructura orgnica, observacin de polticas y procedimientos, exactitud y confiabilidad, etc.
ESTUDIOS.- En la auditoria administrativa se realizan estudios para determinar las deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia
SIEMPRE SE DEBE TOMAR MEDIDAS PREVENTIVAS PARA EVITAR PROBLEMAS FUTUROS, la auditoria administrativa esta especficamente proyectada para
evitar las practicas impropias y mejorar los mtodos y desempeo administrativo
RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR.- radica en ayudar y respaldar a la direccin en la determinacin de las reas en que pueden llevarse a cabo valiosas economas e
implantarse mejores tcnicas administrativas
ENFOQUE CIENTIFICO.- es un mtodo sistemtico que ayuda a la interpretacin y sntesis de aspectos que necesiten ser investigados, toda investigacin se basa en
obtencin de un conocimiento preciso,
APLICACIN DE BUENOS RESULTADOS.- es indispensable tener presente el valor de los datos sujetos a examen, lo que requiere de observacin detallada y
cuidadosa, de ninguna manera dar entrada a informe de odas
REVALUACIONES.- siempre es bueno revalorar en caso de duda, sospecha o informacin poco confiable, aportacin de nueva evidencia y resultados que no sean los
debidos
VENTAJA DE LA REVALUACION.- nada deja por examinar, toda investigacin se lleva hasta las ultimas consecuencias, la direccin sabe que a los auditores
corresponde ayudarles a lograr una mejor administracin
SERVICIO ESPECIALIZADO PARA LA ADMINISTRACION.- la auditoria sirve de comprobacin de la capacidad de la administracin a todos los niveles, es un
servicio que proyecta los puntos de peligro potencial o tambin resaltar las posibles oportunidades favorables. Reducir costos, eliminar desperdicios, evaluar eficacia de
controles, etc.
NATURALEZA DE LA AUDITORIA.- proporcionar un servicio especializado a la administracin
ENFOQUE DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- Al efectuar la Auditora Administrativa es importante tener un ENFOQUE SISTMICO de la organizacin el cul nos
permitir determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, as como determinar otros indicadores valiosos de gestin .

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

METODOS DE CONTROL.- son instrumentos por medio de los cuales la direccin obtiene ciertos resultados para conseguir una accin coordinada
y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectado, es decir alcanzar el objetivo deseado, compara el desempeo real con el desempeo
pretendido, para que exista un control eficaz de cualquier tarea debe haber una medicin continua y detallada de la realizacin de la misma
FUNCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- es comprobar el desempeo y evaluar la eficacia del control, cerciorarse de cuan bien se
mantiene dicho control, el control deficiente es resultado de fallas en registros, es una falta de observancia de los sistemas de supervisin o normas
administrativas insuficientes, el auditor debe hacer un estudio a cada uno de ellas y otorgar recomendaciones oportunas que se llevan a cabo las
revisiones, si los controles demuestran incapacidad, el auditor debe examinar el desempeo, los objetivos, plan, organizacin, etc. una vez evaluadas
har las recomendaciones necesarias, si una auditoria administrativa no deja ninguna recomendacin para aumentar la eficacia dejara una
sensacin de satisfaccin y seguridad
MEDIOS DE OPERACIN.- La operacin de toda empresa implica mantener la adecuada relacin o relaciones entre las diversas funciones, a
efecto de conseguir los mejores resultados. El xito en las empresas se consigue, principalmente, haciendo que las operaciones se realicen en forma
eficaz y luchando siempre por perfeccionar las cosas. El auditor debe determinar si una empresa est o no operando tan aprovechadamente como
debiera. Su tarea consiste en estudiar y analizar todos los factores pertenecientes a las operaciones de la empresa.
RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS.- La evaluacin del personal comprende una valoracin de las prcticas que se siguen en relacin al
mismo y una revisin para determinar la capacidad, puntos dbiles y fuertes de la gente que figura en la nmina. Para ello, habr que llevar a cabo un
cuidadoso examen de las condiciones en que se realiza el trabajo, moral del trabajador, programas de adiestramiento, actividades de servicio al
personal, mtodos de conservacin de informes, evaluacin del trabajo, calificacin de mritos y desenvolvimiento en sus actividades. El auditor debe
revisar acuciosamente las polticas y procedimientos de personal para ver que estn completos comprobando si reflejan bien la filosofa de la
direccin con respecto a las relaciones industriales. Buscar las causas de descontento con el empleo, falta de observancia en las polticas y
procedimientos de la compaa, coordinacin deficiente, etc.
MEDICIN DE RESULTADOS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO.- El auditor deber conocer y aplicar los mtodos de medicin cuantitativa
y cualitativa, para lo cual deber preparar, aprovechando cuestionarios u otras tcnicas, medidas, pruebas, escalas, etc, que le sirvan en su trabajo para
establecer si algo es bueno, malo, alto, bajo, medio, etc. Cierta informacin como es el no. de unidades mensurables de cada clase de tarea realizada,
resulta necesaria para el conocimiento cuantitativo.

INICIACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

Las auditorias administrativas pueden llevarse eficientemente a cabo si se planean con cuidado, debe haber mtodos sistemticos de procedimientos para
recopilar e interpretar hechos de importancia, tambin hay que hacer entrevistas, aplicar tcnicas, medir el desempeo para encontrar informacin
necesaria y as dar soluciones a problemas. El auditor necesita planear su trabajo, es decir que har primero y cuando, pero esto puede variar dependiendo
de la clase de auditoria a realizar.
ANALISIS PRELIMINAR.- se centra en una funcin y al rea en que se lleva a cabo, pero para ello debe saber de la organizacin, responsabilidades,
polticas, objetivos, etc., en todo anlisis preliminar el auditor entrevista a pocas personas para obtener datos bsicos relacionados con la funcin y el rea,
el entrevistado debe conocer de lo que esta hablando, preguntas a realizar: en donde suele entrevistarse a los solicitantes de empleo?, con la autorizacin
de quien se escoge al candidato? A veces es necesario recurrir a la ayuda de un especialista ajeno a la empresa para realizar un estudio amplio de una rea
y conozca de dichos problemas y proponga soluciones, la planeacin de una auditoria administrativa debe estar incluso antes del anlisis preliminar.
ENTREVISTAS.- es necesario saber que informacin se desea obtener y que preguntas hacer, se debe preparar anticipadamente para no perder el tiempo
y se debe entrevistar al personal adecuado, el momento y sitio de entrevista se debe de ver con anticipacin y notificarles a los entrevistados y avisarles de
que temas se van a tratar, la entrevista debe ser informal utilizando una autoridad apropiada, se debe obtener informacin suficiente y confiable, a veces
hay personas que colaboran y otras son escpticas ya que piensa que mas adelante su jefe lo tomara en su contra o reprochar por dar informacin, el
auditor debe hacerles de conocimiento que la entrevista es con el fin de ayudar a la direccin a mejorar la administracin de las funciones.
METODOS SISTEMATICOS DEL PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ADMIN..- Si se elabora con practicas de auditorias sanas hay seguridad
y confianza en la actuacin, el auditor cuenta con una gua para la ejecucin de su trabajo, los mtodos deben ser apoyados por el personal de auditoria
para evitar una flexibilidad en los detalles, en el manejo y control de tareas debe haber antes una aprobacin del jefe para realizar cualquier actividad. El
auditor debe pedir a sus jefes de grupos planear sus actividades y rendir informes semanales.
PROGRAMA DE AUDITORIA.- han de cubrir todos los aspectos, una vez hechos todos los pasos de dicho programa en el lado derecho la fecha en que
se completo a tarea y su firma, si hay algo que indicar se har mas a la derecha consignando numero de hoja de trabajo auxiliar, este programa facilita
conocer el avance del total de la tarea y que cualquier auditor reanude el trabajo en cualquier momento sin ningn contratiempo. Un factor importante del
programa de auditoria es la inclusin de puntos que requieran estudio y evaluacin especiales ya que fue la razn principal de la direccin a la ejecucin
de dicho programa y adems a medida que avance la tarea convendr que se compruebe de tiempo en tiempo con la alta gerencia la marcha de la tarea y
ver si se va en conformidad de lo que esta desea, el auditor por experiencia sabe por experiencia por donde empezar y que elementos son rpidos de
analizar y que elementos necesitan cuidadoso anlisis, interpretacin y sntesis.

PREPARACION DEL INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

Realiza su informe en borrador a medida que realiza su labor, debe colocar documentos en las carpetas respectivas y hacer todo a debido tiempo para que mas adelante
no tenga problemas con si se olvido. En el informe se deben tener en cuenta estas dos preguntas: a quien se enviara el informe?, Cmo rendir el informe?, el auditor
debe realizar un buen trabajo ya que quien reciba el informe puede aceptarlo o rechazarlo, determinar si es interesante y til, en cuanto a la segunda pregunta el
auditor debe tener presente que parte de la informacin que proporcione ser oral y la mayor parte escrita, la parte escrita debe ser breve, claro, valioso y pertinente.
PENSAR CON CLARIDAD ANTES DE ESCRIBIR.- El auditor debe tomarse su tiempo necesario y tener cuidado al escribir para que logre comunicar de forma
eficaz sus ideas a quienes los reciban y lean el informe, y para ello debe conocer la materia a fondo, analizar los hechos con intencin critica y que al final el que
reciba el informe capte el material.
BORRADOR DE UN INFORME DE AUDITORIA ADMIN..- El informe del auditor debe estar ordenado a la hora de presentarlo, pero no en cuanto a contenido,
es decir, los hallazgos deben estar bien planteados y tambin no se debe borrar la personalidad individual de quien redacte el informe, el informe debe contener:
finalidad y alcance del estudio, limitaciones, hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones.
PUNTOS ESCENCIALES DE UN BUEN INFORME.- deber estar escrito en buen espaol y escrito con claridad para que no sea entendido de forma equivocada,
el auditor debe expresar sus ideas con: Exactitud (basado en una informacin definida), Concisin (exposicin precisa de lo que se informa) y Cortesa (empleo de
palabras y expresiones que eviten brusquedad en las alusiones)
En el informe los espacios entre lneas deben ser de doble rengln y prestar atencin a ortografa, puntuacin y gramtica, debe ser constructivo y positivo y no
prejuicioso.
TIPOS DE INFORMES.- de los siguientes tipos: verbales, memorndums, cartas, cuestionarios, rutinarios, etc., depende de las necesidades de la empresa,
generalmente es por escrito, pero si es de trato confidencial ser de forma verbal, las recomendaciones pueden ir al inicio o en cada rea examinada, si son auditorias
de larga duracin se emiten tres tipos de informes: preliminar (antes de avanzar demasiado), de progreso (lo que se viene haciendo) y final (resumen incluidos en
informes detallados), dos tipos de informes: tipo relato u ordinario (se emplea en empresa grandes), tipo cuestionario o formal (limitado, mecnico e ineficaz)
METODOS DE PRESENTACION DE RESULTADOS.- son variados, el mas comn es darles una oportunidad a los afectados de manifestar sus observaciones
personales con respecto a los hallazgos antes de presentarlo a direccin, otras veces se prepara un informe preliminar, otras veces hay una serie de informes, de ver a
la organizacin como un todo, otro al estudio de cada funcin y otro exponiendo las necesidades futuras de la empresa.
PRESENTACION DE RECOMENDACIONES.- sugerencias para mejorar la estructura orgnica, polticas y normas, desempeo, desarrollo de personal, etc., estas
sugerencias deben ser discutidas y aprobadas, el auditor debe opugnar para que acepten sus recomendaciones sin importar las demoras, las recomendaciones debe ir en
el informe en su orden de posible aceptacin, si se aceptan debe precisarse la fecha en que sern puestas en practica.

12. Informe.
Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones ms convenientes. En el cual el informe puede seguir el siguiente formato:
I. Propsito y alcance II. Aspectos fundamentales III. Problemas discutidos con la supervisin IV. Prcticas comunes (en detalle) V. Discusin o comentarios VI.
Recomendaciones VII. Anexos

Para determinar la confiabilidad del boceto (el informe habr que contestar el siguiente cuestionario: Se han considerado en l los puntos importantes? Se han incluido
los datos importantes en el captulo de aspectos fundamentales? Tiene brevedad y originalidad? Se detallan en los anexos los datos sintticos? Es claro y no se presta a
malos entendidos?
La presentacin y discusin de los resultados encontrados por el auditor son partes importantes del servicio de la auditora. El auditor acta en beneficio de la
administracin y busca aceptacin a sus recomendaciones, generando mejoras y acciones correctivas. Por lo tanto, debe limitar su presentacin a los puntos importantes y
deber ser cuidadoso y diplomtico en todo momento. Una vez discutido el boceto de informe slo queda la presentacin del informe final, el cual pide: Accin
inmediata para eliminar irregularidades y situaciones inadecuadas. La idea principal de la persecucin es complementar cualquier asunto planteado en las
recomendaciones que todava no ha sido acatado. Las revisiones peridicas son una forma de evaluar resultados. Lo que no pudo lograrse en una auditora se lograr en la
siguiente.
CONCLUSIN.- La administracin se hace ms complicada, cuando una de las empresas va creciendo y adoptando mayor importancia la comprobacin y el control
interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad, y debe de comprender una determinada funcin o actividad, un departamento o grupo de
departamentos, una divisin o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad. Y el auditor administrativo se convierte en una de las pocas personas de la empresa que
conoce, desde un punto de vista independiente, las ms profundas habilidades y mtodos de varios departamentos. Una auditoria administrativa la cual es un examen
detallado de la administracin de un organismo social, realizado por un profesional, y lo usa la alta gerencia usa para mantener ntegra la salud del organismo empresario
y salvaguardarlo de desperdicios, mal planeamiento, mtodos inadecuados y cualesquiera otras prcticas inconvenientes, que una investigacin y evaluacin puedan hacer
resaltar. La auditoria debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar
inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.