CÓMO CALCULAR EL VALOR

GANADO EN
MICROSOFT PROJECT
 OBJETIVO DE LA SESIÓN

El valor acumulado es una eficaz característica de seguimiento y presupuesto de Project. A pesar de la gran cantidad de
acrónimos intimidantes que lo definen (como AC, CPTR, TPI, VA y similares), no resulta especialmente complicado. El valor
acumulado le ayuda a responder a preguntas como “Mirando la cantidad de trabajo realizada hasta ahora en este
proyecto, ¿cuánto dinero se suponía que hemos gastado?”, lo cual lleva a otras preguntas como "¿Terminaremos a
tiempo?"

Un ejemplo sencillo Supongamos que está trabajando en un proyecto de jardinería para 10 casas en una calle sin salida,
y tiene previsto terminar todo el proyecto de las 10 casas en un plazo de 10 meses. Además, tiene que completar el jardín
de una casa cada mes. Veamos algunos de los detalles de este proyecto.

 10.000 Bs $ es el presupuesto total para las 10 casas.

 Hay presupuestados 1.000 Bs $ para cada casa, lo que significa que planea gastar 1.000 Bs $ al mes en todo el
proyecto. Esto incluye el dinero gastado en plantas, herramientas y un jardinero.

 Pide su cuenta para un informe después de que hayan transcurrido 2 meses. El contable le dice que se han gastado
1.500 Bs $ en el proyecto hasta el momento. Piensa "Muy bien, estoy ahorrando dinero”.

 Después se da cuenta de su error. Tras un período de 2 meses, se debería haber realizado el 20 por ciento del
proyecto, porque 2 meses suponen el 20 por ciento de los 10 meses que había planificado originalmente gastar en
el proyecto. Sin embargo, solo se ha realizado realmente un jardín y medio, no 2.

 Por tanto, después de dos meses, debería haber gastado el 20 por ciento x 10.000 Bs $ (o 2.000 $) en el proyecto
para terminarlo a tiempo, y se deberían haber completado dos jardines —y no 1.500 Bs $ para un jardín y medio.
Ahora se da cuenta de que realmente está por detrás del presupuesto. Es hora de hablar con el jardinero.
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Este es el truco (y la parte genial) del valor acumulado. Enlaza el tiempo con el dinero porque multiplica la moneda por el
tiempo programado (o el porcentaje completado, en la jerga de los directores de proyecto profesionales).

¿La lección? Como dice el refrán, “El tiempo es oro”. Ahora todavía puede fomentar bastante su destreza con el valor
acumulado. Tiene que leer sobre. . .

Más información sobre valor acumulado

Mostrar valor acumulado

Uso de informes

Uso de vistas

Interpretar valor acumulado

Algunos consejos sobre el uso del valor acumulado

Lecturas adicionales

Mostrar valor acumulado

Project muestra la información de valor acumulado de dos formas: con vistas y con informes. Sin embargo, primero tiene
que realizar algunas acciones para configurar el valor acumulado para informes
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Definir una línea base

Definir y guardar una línea base

Cuando su jefe le pregunta cómo hace en comparación con el plan original del proyecto, lo último que desea decir es "No
sé." Puede evitar que alcance estableciendo y guardar una línea base como una instantánea de la programación original
antes de su proyecto obtiene sucesiva.

Online Escritorio

Definir una línea de base

1. Haga clic en proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base.

2. Seleccione la línea base que desea definir.

Sugerencia: Puede establecer hasta 11 líneas base en un único proyecto. Se recomienda hacerlo para obtener instantáneas
frecuentes del estado del proyecto.
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3. Haga clic en Proyecto completo.

No es necesario hacer nada especial para guardar la línea base. Cuando guarde el proyecto, la línea base se guarda con él.

Sugerencia de administración de proyectos Si los datos actuales nunca se parecen a sincronizar con las líneas de base,
tendrá que eche un vistazo disco duro de su plan original. Que haya modificado el ámbito del proyecto, por ejemplo, o es
posible que tenga más recursos de lo que piensa en primer lugar. Póngase en contacto con su proyecto partes interesadas
y considere la posibilidad de establecer una nueva línea de base mediante el procedimiento anterior.

Actualizar una línea de base

Si agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea base, podrá agregar la nueva tarea a esta
línea base.

1. Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base.

2. Haga clic en proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y seleccione la línea de base que desea
actualizar.
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3. En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base que desea actualizar.

4. En Para, haga clic en Tareas seleccionadas.

5. Para agregar sub tareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir líneas base para especificar cómo
desea agregar las sub tareas a las tareas de resumen correspondientes.

o Para todas las tareas de resumen Se resumen los datos de línea base actualizada de las nuevas tareas
para todas las tareas de resumen asociadas, no solo para las más próximas.

De sub tareas a tareas de resumen seleccionadas Solo se actualizan los datos de línea base para las tareas de resumen
seleccionadas. Por lo general, elegirá esta opción para que solo reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de resumen
más próximas.

 Definir una fecha de estado

Establecer la fecha de estado para la generación de informes de un proyecto

El procedimiento habitual consiste en crear un informe sobre el progreso de un proyecto en un día determinado (la fecha
de estado), para administrar o comentar dicho proyecto. Por ejemplo, para obtener las cifras del informe de ventas del
último mes, deberá definir la fecha de estado en el último día de ese mes. O, imaginando que ciertos informes de progreso
vencen el viernes pero se enviaron tarde, podría restaurar la fecha de estado al viernes antes de generar un informe sobre
la información de progreso.

La fecha de estado casi nunca se corresponde con la fecha actual, por lo que deberá establecerla:
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1. Haga clic en proyecto > fecha de estado.

2. Seleccione la nueva fecha de estado.

Visualizar la fecha de estado en el diagrama de Gantt

1. En el diagrama de Gantt, haga clic en Formato > Cuadrícula.

2. En Cambiar la línea, elija Fecha de estado, y seleccione un color y un estilo de línea.

 Especificar el método de valor acumulado para el porcentaje acumulado (opcional)

Cambiar el tipo de porcentaje completado para los análisis de valor acumulado

Project para Office 365 Project Professional 2013 Project Standard 2013

¿Cómo se calcula el porcentaje completado de un proyecto? Si depende de si se ha completa un elemento físico (en lugar
del tiempo transcurrido o la cantidad de trabajo realizado), le interesará establecer la opción Método predeterminado del
valor acumulado de tarea en % físico completado.

Nota: Otros valores se calculan a partir del valor acumulado, de modo que su decisión afectará a todo el análisis del valor
acumulado.

Cambiar el ajuste predeterminado del porcentaje completado

Este procedimiento afecta a todas las tareas nuevas que agregue después de cambiar el ajuste.

1. Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas.

2. Desplácese a Opciones de valor acumulado para este proyecto

3. Elija una opción de la lista Método predeterminado del valor acumulado de tarea.

o Puede hacer que el Porcentaje completado lo calcule Project o puede escribirlo usted mismo,
dependiendo del método que use para seguir el trabajo actual. Este es el ajuste predeterminado para
proyectos nuevos.

o El porcentaje físico completado siempre se escribe de forma manual.

Cambiar la configuración del porcentaje completo para tareas específicas

Use este procedimiento para cambiar el método del valor acumulado para tareas existentes concretas:

1. Seleccione las tareas que desee cambiar.

2. Haga clic con el botón secundario en la tarea y haga clic en Información. Seguidamente, haga clic en la
pestaña Avanzado.

3. En el cuadro Método del valor acumulado, haga clic en el método de cálculo que desee.

Sugerencia: Si su proyecto consta de algunas tareas que utilizan un tipo de método de valor acumulado y otras que usan
otro tipo, le recomendamos agregar la columna Método de valor acumulado a la vista. De esta forma le resultará más fácil
ver de un vistazo qué método se está utilizando para cada tarea y también es más fácil cambiar la opción de una tarea si
fuera necesario. En la fila del encabezado de la columna, haga clic con el botón secundario en el punto donde desee
insertar la columna y, a continuación, haga clic en Insertar columna > Método de valor acumulado.

Uso de informes

1. Haga clic en Proyecto > Informes > Más informes.

2. Haga clic en Costos y, a continuación, en Valor acumulado.

Uso de vistas

1. Haga clic en Vista > Tabla y, a continuación, en Más tablas.

2. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado, Indicadores de costo del valor acumulado o Indicadores de
programación del valor acumulado.
Si no está seguro de qué tabla elegir, seleccione Valor acumulado.

3. Haga clic en Aplicar.

Interpretar valor acumulado

Hay tres valores clave en la raíz del análisis de valor acumulado y necesita bastante conocer al menos tres de estos valores
para usar el valor acumulado.
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Valor planeado Este es el costo (o línea de base) presupuestado de tareas estimado al inicio del plan de
(PV) También se conoce proyecto, basado en los costos de Recursos asignados a dichas tareas, más cualquier coste
con el acrónimo CPTP. fijo asociado a las tareas, hasta la fecha de estado que elija.

Por ejemplo, el presupuesto planificado total para una tarea de 4 días es de 100 $ y empieza
un lunes. Si establece la fecha de estado al siguiente miércoles, verá que el PV es 75 $. Sin
embargo, con este valor, no sabe qué éxito tiene el proyecto.

Costo real (AC) También Este es el coste real requerido para completar todas las tareas, o parte de ellas, hasta la
se conoce como CRTR. fecha de estado. Por ejemplo, si la tarea de 4 días realmente incurre en un costo total de 35
$ cada uno de los 2 primeros días, el AC para este período es de 70 $ (pero el PV será todavía
de 75 $).

Sin embargo, con este valor, no sabe qué éxito tiene el proyecto. Por ejemplo, si planificó
terminar más trabajo para los mismos 70 $, eso no suena bien. Tiene que saber (o
adivinarlo) el valor acumulado para evaluar por completo la eficiencia del proyecto.

Valor acumulado Este es el valor del trabajo llevado a cabo por la fecha de estado, medida en la moneda.
(VA) También se conoce
como CPTR Por ejemplo, si después de que se haya completado el porcentaje del 60% de 2 días de una
tarea, puede prever haber gastado el 60 por ciento del presupuesto total de la tarea, o 60 $.
Si resulta que ha gastado 80$, puede decir con seguridad que ha sobrepasado el
presupuesto y que se encuentra por detrás de la programación.
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Un tema importante que ejecuta estos términos de valor acumulado comunes es la fecha de estado. El análisis de valor
acumulado supone que desea ver el progreso en el proyecto antes de punto específico a tiempo que elija.

Dado que una imagen vale más que mil palabras, miremos esto de manera gráfica. Este es un gráfico en el que se muestra
una acumulación firme del costo a lo largo de la vigencia de un proyecto. La línea de puntos muestra unos gastos fijos
durante la vigencia del proyecto.
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Una vez que ha comenzado el trabajo en el proyecto, un gráfico de los valores clave del análisis de valor acumulado puede
tener el siguiente aspecto.

La fecha del estado determina los valores que Project calcula. El costo real (AC) de este proyecto

ha superado el costo presupuestado. El valor acumulado (VA) refleja el valor verdadero del trabajo realizado. En este caso,
el valor del trabajo realizado es menor que el importe gastado para realizar dicho trabajo.
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Algunos consejos sobre el uso del valor acumulado

Haga esto Cómo

Tomar medidas Cuanto antes en el ciclo de vida de un proyecto identifique dichas discrepancias entres los costos
pronto reales, los costos presupuestados y el valor acumulado, antes puede realizar pasos para poner remedio
al problema.

Trabajar más Dicho y hecho. Cuanto más trabajo realice antes de la siguiente fecha de estado para determinar el
valor acumulado, mejor. Puede que no ayude la simple contratación de más trabajadores, pero sí la
contratación de trabajadores más baratos. O bien, puede que necesite, "andar de un lado a otro" para
averiguar por qué los trabajadores no están siendo productivos. O quizá el problema se produce con
los directores que están produciendo maquinaria que necesita más mantenimiento de lo esperado.
Podría haber muchos motivos pero lo fundamental es que, usando un "enfoque numérico" con el valor
acumulado ayudará a detectar tendencias negativas.

Trabajar de No ande detrás de los problemas de productividad en las tareas que sean menos importantes que
manera más otras. Compruebe las tareas en la ruta de acceso crítica primero por el mayor impacto en los números
inteligente de valor acumulado positivos.
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Haga esto Cómo

Volver a Un análisis de valor acumulado al final de un proyecto tiene realmente poco valor. Los orígenes de los
ejecutar sus problemas del proyecto se encuentran con probabilidad al principio y probablemente han tenido mucho
informes impacto para corregir sin incurrir en grandes costos y frustraciones por parte de su equipo, director y
otras partes interesadas. Habitúese a ejecutar informes de valor acumulado mensualmente, si los va a
realizar.

No sufra al Si ve problemas muy pronto en el proyecto, podría deberse solo a costos de puesta en marcha, o a los
principio costos de formación, la incorporación de todo el mundo, la colaboración temprana abundante pero
necesaria con el equipo y otras tareas domésticas. No pase por alto estos primeros síntomas de
problemas, si bien pueden ser más comprensibles en la primera etapa del proyecto que posteriormente.
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Análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado (VG) o Earned Value (EV) con Microsoft
Project
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El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto.
En este artículo se incluye un ejemplo sencillo que espero ayude a interpretar el conjunto de campos incluidos en Microsoft
Project sobre este método. Además se muestra en paralelo el proceso de cálculo llevado a una hoja Excel, junto a una
gráfica de Curvas S de las 3 variables principales. Para completar la ficha Resumen de usuario que se adjunta, he incluido
los acrónimos o abreviaturas más comunes y su equivalencia en inglés. Te animo a que calcules los diferentes campos y
compruebes los resultados del fichero resuelto de Project que incluye además una Tabla personalizada denominada Valor
Acumulado – VA con todos los campos ordenados del VA, puedes descargarla más abajo junto al de Excel. El caso de
ejemplo es el siguiente,

Línea de Base o Planificación inicial:

1. La Tarea A se estima en 5 días seguidos de duración, de Lunes a Viernes, considerando el día de 8h de trabajo.
2. Se asigna Juan a la Tarea A con una dedicación de 8h/día (100%). La tasa de Juan es de 20€/h.
La realidad de lo que pasó hasta el Jueves incluido fue la siguiente:
3. Juan trabajó 8h el lunes pero no pudo asistir el Martes y el Miércoles por estar enfermo, incorporándose el Jueves
con normalidad.
4. El trabajo de 8h del miércoles lo realizó Rosa, cuya Tasa es de 25€/h
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El análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado o Earned Value (EV)
Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado
(trabajo real) hasta el momento (fecha de estado) y el costo previsto de las tareas cuyo origen como es sabido puede
provenir de: un costo fijo y una asignación de recursos en base a su precio hora o unidad material.

N.- Ms Project no considera en el cálculo del Valor Acumulado los costes de asignación de recursos del tipo coste.

El análisis del valor acumulado se centra en tres valores principales:

o El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en el plan del proyecto, en función de
los costos de los recursos tipo trabajo o materiales asignados, más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Esto
se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP)también llamado Valor Programado (VP). El
CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida. Los valores de costos presupuestados se almacenan en
los campos de líneas de base o, si ha guardado varias líneas de base, en los campos Línea de base 1 hasta Línea de
base 10, aunque los cálculos de Project se hacen con los valores de la Línea de Base principal.
o El costo real incurrido para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de estado. Se trata del Costo Real
del Trabajo Realizado (CRTR) también denominado AC del inglés Actual Cost. Por regla general, Microsoft Project
establece una correlación entre los costos reales y el trabajo real.
o El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos monetarios. Realmente es el Valor
Acumulado o VA del trabajo realizado y se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR), hay
quien lo denomina Valor Ganado, Valor Alcanzado, Valor Satisfecho o Earned Value (EV). Este valor se calcula
para cada tarea, pero se analiza en un nivel agregado (normalmente en el nivel de proyecto).

El análisis del valor acumulado siempre es específico de la fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o
cualquier fecha previa a la fecha actual.

El método ayuda a tener una idea a nivel de proyecto de: I) el trabajo o esfuerzo realizado en relación al que se debería
llevar a una fecha de estado II) el coste real gastado y su comparación con el que se debería llevar para los trabajos
realizados y III) se podría extrapolar de forma aproximada el coste del proyecto a su finalización (CEF) en base a lo
ejecutado
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Existen 3 tablas en Microsoft Project relacionadas con el Valor Acumulado que se pueden consultar a través del Menú /
Vista/ Datos/ Tablas/ Más tablas y son:

- Valor acumulado

- Indicadores de costo del valor acumulado

- Indicadores de programación del valor acumulado

Aunque en el archivo adjunto : Proyecto Ejemplo Valor Acumulado – VA.mpp figura la tabla personalizada de tareas
denominada “Valor Acumulado – VA” que incluye ¡todos los campos anteriores en un solo cuadro!

Resumiendo, el planificador debe tener claro algunas premisas en relación al análisis VA con Microsoft Project, como se
describe a continuación:

- La estimación inicial del trabajo para la realización de cada tarea se considera invariable durante el ciclo de vida del
proyecto.

- Si la estimación inicial del trabajo varía, se debe establecer una nueva Línea de Base o plan previsto para recoger
dichos valores.

- Igualmente ocurriría con la aparición de cambios de tasa de recurso, costo por uso de recurso y costo fijo de tarea, o
cualquier otro costo, que afecten al trabajo restante, es decir posterior a la fecha de estado. Especial influencia tendrían
sobre los indicadores CPF (Costo Previsto al Final o Coste Previsto Total), IRPC (Índice de Rendimiento para Completar),
CEF (Costo Estimado a la Finalización) y VAF (Variación al Finalizar).
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- El método VA en Project requiere asignar a las tareas al menos un recurso trabajo o/y material o/y un costo fijo.
- El recurso del tipo costo se ignora en el cálculo VA de Project y no se refleja en los valores CPTP, CPTR y
CRTR...aunque sí en el Costo total de la tarea de la asignación.

- Evidentemente hay que crear la Línea de base antes de introducir los datos de seguimiento.

- Si se asigna costo fijo a la tarea hay que esperar a su finalización (100% completada) para poder introducir un costo
real distinto al calculado (costo fijo total al finalizar)

- Si se quiere dar el avance a la fecha de estado en base a la producción física, y que Project calcule el CPTR en lugar
de por las horas de trabajo %completado, hay que introducirlo en el campo % físico completado a insertar en la tabla si no
estuviera.

- Para que Project active el cálculo de CPTR con el %físico completado en lugar de con %completado hay que
habilitar en Archivo/Opciones/Avanzado...Método predeterminado del valor acumulado de tarea. Esto afectará a las
nuevas tareas, pero a las que ya estuvieran creadas no las afectará y se debe cambiar también en la Ficha avanzado de
información de la tarea.

Y esto es todo por ahora en cuanto al análisis del Valor Acumulado con Microsoft Project