Oficio

OFICIO
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para

establecer comunicación entre las instituciones
estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en
especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar
acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir
documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de
trabajos administrativos.
S E S D E
CL A
FI C I O S
O
OFICIO SIMPLE
USOS. El oficio simple ,conocido comúnmente sólo como “oficio” se emplea para
comunicar disposiciones,consultar,responder,remitir documentos u objetos,
realizará gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades,
coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra
información a un solo destinatario.
CARACTERÍSTICAS
a)El oficio simple tiene un solo destinatario ,que viene a ser la persona,
dependencia o institución que se nomina en la parte llamada “destinatario”.
b)Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del
mecanografiado del documento. O sea ,que no se deja en blanco el espacio
correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o memorandos
múltiples.
c)Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del documento.
d) Usa con copia.
e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y
las copias , a los que se indica en la “con copia”.
Estructuración según formatos. Los oficios simples y múltiples se

estructuran en base a formatos establecidos por cada institución.
OFICIO MÚLTIPLE.
El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra

información simultáneamente a varios destinatarios
CARACTERÍSTICAS
a) El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia
en la parte denominada “distribución”
b) Todos ellos, por constituir tales ,son tratados en igualdad de condiciones y asumen
responsabilidades acorde con las funciones que desempeñan.
c) En el código lleva “oficio múltiple! Como nombre del documento y mantiene la misma
numeración para todos los ejemplares.
d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco ,con la única mención del
tratamiento “señor” o “al” ,según formatos que se empleen.
e) En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este espacio, pero
sí, en los de circulación externa.
f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de ”destinatario”
deberá comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar a quienes
remitimos los ejemplares del oficio.
g)El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe
decirse ,por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes….sino tengo el agrado de
dirigirme a usted…como si el oficio tuviera un solo destinatario.
h) Usa distribución en lugar de “con copia”
i) Por lo general es impreso en computadora.
J) Se es tipiado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las
copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo
respectivo.
OFICIO DE TRANSCRIPCIÓN
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es
un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da
en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o
párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u
otros casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e
importantes.
Informar
Remitir Su
finalidad Invitar
Pedir
ESTRUCTURA DEL OFICIO:
MENBRETE:
Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
NOMBRE DEL AÑO:
Nombre que se le da al año actual.
LUGAR Y FECHA:
Es donde se escribe el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año.
NUMERACION:
En esta parte se escribe tres datos como el memorándum.
DESTINATARIO
Aquí se escribe el nombre completo, el cargo y el lugar a quien se dirige.
ASUNTO:
Se indica con claridad el mensaje del texto que se aplica en el cuerpo.
REFERENCIA:
Esta palabra también se escribe con mayúsculas y de bajo del asunto.
CUERPO O TEXTO:
esta parte del documento se da a conocer se da a conocer el mensaje de la comunicación
en forma clara y precisa y muy breve.
DESPEDIDA:
Es donde debemos mostrar amabilidad y cortesía.
FIRMA Y POSFIRMA:
Se coloca el nombre y el apellido de la persona que firma el documento y su cargo ala
vez y el sello.
INICIALES:
Se escribe con letras mayúsculas y minúsculas las de las de la persona.
ANEXO:
Es una pagina que constituye a un tipo de información relacionada con artículos.
DISTRIBUCION:
Se usa generalmente en los oficios múltiples aquí se menciona el nombre de la persona
y a quienes va dirigido.

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