EVENTO

• Es una reunión de personas que conlleva un motivo en

particular, los eventos son una herramienta de comunicación
debido a que permiten transmitir información, conceptos,
sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto
directo con los clientes potenciales, introducir nuevos
servicios y productos, crear sistemas de promoción
 Clasificación de eventos
• EVENTOS SOCIALES: Estos buscan principalmente la diversión del
público o de los invitados, a este tipo de eventos puede asistir
cualquier persona.
• EVENTOS CORPORATIVOS: Que van encaminados completamente
a incentivar, promover, capacitar, promocionar y comunicar a las
empresas y sus diferentes públicos
• EVENTO COLOQUIAL O POPULAR: Son eventos masivos; como
fiestas, festividades, conciertos, verbenas de barrio, entre otros.
 Agentes que intervienen en un evento 
• ORGANIZADORES: Son las personas que se encargan de
la organización, son los directos responsables de la
ejecución del evento.
• PARTICIPANTES O INVITADOS  Quien asisten como
receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzo.
• CONFERENCISTAS Quienes tienen a su cargo la parte
técnica o académica.
 Etapas del evento
• PRE. EVENTO En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden
a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del
público objetivo.
• DURANTE EL EVENTO Consiste en la exitosa coordinación y ejecución
de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están
implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores
• POST. EVENTO  Dos puntos importantes la actividad de seguimiento
y aplicación de encuesta de reporte de resultado.
 Manual de funciones 

• Es un libro que confiere todas las actividades

relacionadas con el funcionamiento y operación del
área correspondiente
• Este manual documenta los conocimientos,
experiencia y tecnología del área, para hacer frente
a sus retos y funciones,
 Procedimientos de un evento 
• El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que
tienen por objeto la preparación de los recursos que
componen el evento.
• Disposición de los recursos técnicos y humanos .
• Comparten las actividades planificadas.
• Retiro de los materiales y elementos utilizados en la
reunión 
 Definición de la población objeto 
• Según términos generales la
población objeto se clasifica
como el número de personas
a las cuales va dirigida la
prestación del servicio o la
venta de un producto según
el tipo de necesidades.
 Quienes participan en un evento

• Dependiendo de la temática, a un evento siempre asisten

grupos de personas afines a una actividad en particular
Desde profesionales de un sector, especialistas o
interesados en un determinado tema o un público
segmentado previamente por edad, género, clase
económica, zona geográfica, estilo de vida, entre otros .
 Quienes participan en un evento
• Invitados especiales: Eminencias o especialistas de un determinado
tema invitados para dar conferencias especiales dentro del evento.
Generalmente, son invitados extranjeros que vienen ocasionalmente a
algunas actividades y que cuentan con una trayectoria importante.
• Oradores, disertantes o speakers: También son especialistas en algún
tema y son invitados a presentarlo en el marco de alguna actividad
dentro del evento.
 Quienes participan en un evento
• Coordinadores y Moderadores: Pueden también llamarse presidentes
de mesa haber co-coordinadores y secretarios. Son quienes se
encargan de presentar una sesión (simposio, curso, taller, mesa
redonda, etc)
• Stands de patrocinadores o sponsors que son las empresas
relacionadas con la temática del evento que lo apoyan
económicamente a cambio de publicidad
• Stands de otras instituciones que pueden ser ONG, fundaciones o
futuros eventos de la misma espacialidad o subespecialidad que
necesiten difusión
 Generalidades del evento

• Tipo de evento
• Nombre del evento
• Organizadores del evento
• Publico objetivo
• Participantes e invitados
 Comités de organización de eventos

• Presidente del evento

• Delegar responsabilidades
• El comité de organización del evento debe crear
subcomités; grupos de personas a cargo de la
organización de partes específicas del evento
 Comités de organización de eventos
• COMITÉ DE FINANZAS: conjunto de personas que deben
reportar los egresos e ingresos. Máximo 6 y mínimo 5
integrantes
• Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan
recursos económicos necesarios.
• Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos.
Mantienen reuniones periódicas con el comité organizador.
 Comités de organización de eventos
• COMITÉ DE PROGRAMAS:
• Prepara el cronograma de las actividades con fechas y
toques.
• Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
• Estructura el programa técnico
• Establece los mecanismos para la preselección.
 Comités de organización de eventos
• COMITÉ DE APOYO O SERVICIOS GENERALES: colabora en
todo lo referente a planificación y logística.
• Reservación del centro de convenciones
• Montaje de salones.
• Alquiler de equipos de sonido.
• Reproducción del material organizador del personal técnico.
 Comités de organización de eventos

• COMITÉ DE PROMOCIÓN/ RELACIONES PUBLICAS:

• Diseño y compra del impreso.
• Elaboración de pancartas.
• Actos de inauguración y clausura.
• Planificación y coordinación del protocolo con los medios de
comunicación.
• COMITÉ DE TRANSPORTE: Coordina todo lo referente al transporte.
 Comités de organización de eventos
• COMITÉ DE SEGURIDAD: Coordina todo el operativo de seguridad
tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes.
• Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa
prestadora de servicios.
• Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de
incendios.
• Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.
 Comités de organización de eventos
• COMITÉ DE RECEPCIÓN:
• Da la bienvenida a todos los participantes
• Recibe a los invitados especiales.
• Brinda toda la información acerca de actividades del evento
o de otra índole requerida por los delegados e invitados.
 Comités de organización de eventos

• COMITÉ DE REGISTRO:
• Coordina todo lo referente a la inscripción.
• Diseña las planillas de inscripción.
• Entrega el material y suministra información.
 Comités de organización de eventos
• COMITÉ DE ALOJAMIENTO:
• Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje.
• Contrata los servicios de alojamiento.
• Distribuye las habitaciones
• Asigna la habitación a los invitados especiales.
 Comités de organización de eventos
• COMITÉ DE ALIMENTOS Y
BEBIDAS:
• Selecciona los menús del evento
(desayunos, almuerzos, cenas y
refrigerios, entre otros.)
• Organiza los horarios para la
alimentación.
 Comités de organización de eventos
• COMITÉ DE DAMAS: Coopera en la recepción y
hospedaje de los invitados y participantes.
• Solicita obsequios y donaciones.
• Ayuda en la planificación y organización del programa
social
• Coordina el programa de acompañantes.
 Agenda de un evento
• Es un libro o cuaderno en el cual se llevan apuntes para no olvidar las
actividades del día las cuales son importantes.
• Agenda Electrónica: Un dispositivo o programa que permite almacenar apuntes.
• Agenda(de reunión): Una lista de puntos a ser discutidos en una reunión.
• Agenda Personal: Es un libro en blanco para anotar actividades personales
previstas.
• La agenda debe tener un orden en el cual se debe destacar: Fecha, hora, lugar,
motivo y ajuste
 Cronograma de actividades
• Esquema básico donde se distribuye y organiza en forma de
secuencia temporal el conjunto de experiencias y
actividades diseñadas a lo largo de un evento. La
organización temporal básicamente se organiza en torno a
dos ejes: la duración del evento y el tiempo que
previsiblemente los participantes dedicará al desarrollo de
cada actividad.
 Soportes tecnológicos aplicados a la
Organización de Eventos.
• Hace rato que quedaron atrás el papelógrafo, los
marcadores y la exhibición física de productos que forman
parte de los eventos empresariales. Hoy la tecnología está
presente en la planeación, el diseño y el desarrollo de los
mismos y se ha vuelto imprescindible para obtener el
impacto y los resultados esperados.
 Las opciones tecnológicas
• Video mapping: consiste en proyectar imágenes en
superficies reales e inanimadas, como edificios, para
producir sensaciones de tercera dimensión o
movimiento.
• Streaming: son transmisiones de video y audio que
se hacen a través de Internet y que posibilitan seguir
en tiempo real eventos como conferencias, foros,
entre otros.
 Las opciones tecnológicas

• Holografías: imágenes virtuales que,

combinadas con personas u objetos reales,
permiten impactar los sentidos de los
asistentes. Sirven, por ejemplo, para dar la
bienvenida
 Las opciones tecnológicas
• Suelo
interactivo: proyecciones de
imágenes, especialmente de
la empresa, en el piso donde
se desarrolla el evento, para
llamar la atención de los
invitados.
 Las opciones tecnológicas
• Pantalla de niebla: espacios
donde se pueden proyectar
imágenes que parecen que
están en el aire y que a su vez
se pueden atravesar, creando
mensajes y anuncio que
interesan al visitante.
 Las opciones tecnológicas
• Aplicaciones para móviles :
Especialmente diseñadas para
ser la mejor guía y agenda en
las reuniones corporativas.
Con ellas se recuerdan los
horarios, se accede a material
audiovisual y se promueve la
participación
 Rider Técnico
• Documentación para la planificación de un evento, que un
artista o manager entregan al promotor o la sala de una
presentación, para que conozcan todas las necesidades del
artista y puedan preparar el show correctamente. Suele
estar formado por un mapa de escenario, lista de canales y
necesidades técnicas, y necesidades de backline si fueran
necesarias.
 Divulgación de eventos
• Televisiva: realizada a través de cadenas de televisión, bien
a través de, patrocinios, micro espacios temáticos... Es un
medio caro!! y de gran impacto
• Radiofónica: Desplazada en relevancia por la televisión,
mantiene un público que por necesidades concretas o
preferencias subjetivas escuchan el medio fielmente.
 Divulgación de eventos

• Prensa y revistas: Medio muy segmentado por su

naturaleza: existen revistas de niños, jóvenes,
mujeres, profesionales, etc. Se trata de un medio
leído por personas que gustan de información por lo
que la información puede ser más extensa y precisa.
 Divulgación de eventos

• Publicidad exterior o vía pública: Vallas,

marquesinas, transporte público, letreros luminosos,
vallas prisma, pantalla inflable, etc.
• Punto impacto (PDV): Se realiza por medio de
displays, carteles, posters, etc.
 Divulgación de eventos

• Internet: Probablemente la característica más

llamativa de Internet es que puede tener acceso a
cualquier parte del mundo por el precio de una
llamada local, es decir, la distancia de la misma no
es proporcional al coste de la comunicación
establecida.
 Tarjetas protocolarias

• Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones

organizacionales escritas para el manejo de las
relaciones publicas y de negocios. La redacción y
presentación depende de lo que se pretende.
Presentación, invitación o agradecimientos.
 Como organizar eventos
• https://www.youtube.com/watch?v=5ng89xtPQ_I